SISTEMAS
MICROINFORMÁTICOS Y
REDES
Aplicaciones Ofimáticas
UD1. Empresa y aplicaciones
ofimáticas
Juan García Cortés
2018 - 2019
UD1. Empresa y apliaciones ofimáticas 1º SMR – AO Aplicaciones Ofimáticas
Índice
1. Introducción......................................................................................................3
1.1. Informática y la empresa...........................................................................4
1.2. Programas de uso común en la empresa.................................................5
2. Tipos de software y licencias............................................................................5
2.1. Clasificación en función del tipo de software............................................7
2.2. Clasificación en función del tipo de licencias de distribución....................8
2.3. Aplicaciones ofimáticas...........................................................................10
2.3.1 Procesadores de texto......................................................................12
2.3.2.Hojas de cálculo................................................................................12
2.3.3. Gestores de presentaciones............................................................13
2.3.4. Gestores de datos............................................................................13
2.3.5.Gestores de correo electrónico.........................................................14
2.4. OpenOffice.org........................................................................................15
3. Implantación de openoffice.org.......................................................................17
3.1. Requisitos de software y hardware.........................................................18
3.2. Descarga de archivos..............................................................................19
3.3 Instalación del programa..........................................................................20
4. Soluciones autoevaluación.............................................................................21
5. Bibliografía......................................................................................................22
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1. Introducción
La implantación de una aplicación es todo aquel conjunto de tareas que se
llevan a cabo desde la instalación del software hasta el mantenimiento del
mismo. Incluye las tareas de configuración y procedimientos de prueba y
puesta a punto.
El proceso de implantación consta de las siguientes fases:
• Compatibilidad: evaluación del estado del sistema y de las aplicaciones
existentes antes de la implantación
• Utilidad: aquí debemos analizar si la nueva aplicación se adapta a las
necesidades existentes y a los requerimientos de la empresa. También
debemos estudiar un plan de migración y adaptación de los datos
antiguos al nuevo formato.
• Instalación y configuración de la aplicación, según las necesidades
de la empresa
• Formación a los usuarios para adquirir los conocimientos suficientes
para su explotación
• Simulación final de la herramienta implantada y valoración de las
dificultades detectadas.
• Migración de los datos para su compatibilidad con la nueva herramienta
• Mantenimiento de la aplicación:
◦ Elaboración de planes de contingencia
◦ Políticas de copia y restauración de datos
◦ Ubicaciones o reubicaciones de los ficheros generados
◦ Políticas de seguridad de los datos
◦ Planes de privacidad y confidencialidad de las informaciones
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1.1. Informática y la empresa
La informática consiste básicamente en el tratamiento automático de la
información. Si la empresa tiene como una de sus actividades principales la
generación, manejo y análisis de cierta información parece lógico pensar que la
informática va a jugar un papel importante en la gestión empresarial.
En un sistema de información como es una organización empresarial, las
actividades que se realizan con la información son:
• Recogida.
• Almacenamiento.
• Procesamiento.
• Distribución y presentación.
• Protección.
Todas estas funciones están relacionadas con los datos. Su manejo es
fundamental y es aquí donde entra la informática como herramienta para el
tratamiento los mismos de manera razonablemente automática, que es más
fiable y menos costosa que la manera manual.
Para realizar estas operaciones el sistema informático dispone de ciertos
componentes. Son los siguientes:
• Equipos físicos: Que en su conjunto se denominan Hardware. Son los
componentes físicos: (impresoras, scanner) realizan la mayoría de las
funciones anteriores.
• Equipamiento lógico: Software. Es el conjunto de programas que
dispone el sistema informático para que el usuario pueda interactuar con
los componentes físicos y pedirles que realicen las tareas que la
actividad empresarial demanda.
• Soportes físicos: Son la parte del equipamiento físico que se utilizan
para almacenar la información y los programas.
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• Usuarios: Esta parte tiene que ver con la protección de los datos.
1.2. Programas de uso común en la empresa
Con la aparición de la informática la actividad empresarial como otras muchas
se ve enormemente beneficiada. Por una parte empiezan desarrollarse
programas que resuelven aspectos concretos del funcionamiento de la
empresa: contabilidad, facturación etc. A estos programas se los denomina
corporativos o de uso empresarial.
Por otro lado la evolución de la informática ha llevado a la extensión de su uso
a todos los ámbitos de la sociedad. Aparecen así los llamados programas
ofimáticos. Estos programas resuelven necesidades generales relacionadas
con el trabajo en la oficina (escribir texto, manipularlo etc.)
2. Tipos de software y licencias
En este apartado vamos a ver la clasificación del software de aplicaciones
según diferentes criterios:
SEGÚN EL TIPO
DE SOFTWARE
APLICACIONES SOFTWARE APLICACIONES
GRATUITAS LIBRE OPENSOURCE
APLICACIONES SOFTWARE APLICACIONES
COMERCIALES PROPIETARIO PRIVATIVAS
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SEGÚN EL TIPO DE
LICENCIA DE DISTRIBUCIÓN
OEM
RETAIL
LICENCIAS POR VOLUMEN
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2.1. Clasificación en función del tipo de software
En función del tipo de software las aplicaciones se pueden dividir en tres
grandes grupos:
• Aplicaciones Gratuitas (Freeware) y Aplicaciones comerciales: Esta
clasificación se basa en el coste de distribución. Las primeras son gratis
de libre distribución. Esta distribución se puede hacer de varias formas:
por medio de Internet, en centros educativos, mano a mano… Se
pueden utilizar para cualquier actividad personal o profesional.
Las aplicaciones comerciales en cambio necesitan de un pago para su uso.
• Software Libre y Software propietario:
Las licencias del software libre se basan en la distribución del código
fuente junto con el programa, así como en:
◦ La libertad de usar el programa con cualquier propósito.
◦ La libertad de estudiar el funcionamiento del programa y adaptarlo a
las necesidades.
◦ La libertad de distribuir copias.
◦ La libertad de mejorar el programa y hacer públicas las mejoras, de
modo que la comunidad se beneficie.
Hay que dejar claro que el que un determinado programa sea libre no
implica que sea o deba ser gratuito (freeware). Puede tratarse de un
software libre y a su vez sea un software comercial, en el que se pida un
pago por licencia.
Las licencias de software propietario, son aquellas en las que los
usuarios tienen limitadas las posibilidades de usarlo, modificarlo o
redistribuirlo. El código fuente es cerrado al usuario.
Para saber más:
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• http://es.wikipedia.org/wiki/Software_libre
• http://es.wikipedia.org/wiki/Software_propietario
• Aplicaciones Opensource o privativas, en las primeras el código es
abierto al usuario mientras que en las privativas el código fuente no está
disponible o el acceso a él se encuentra restringido.
La repercusión en la fase de implantación es importante, ya que una aplicación
OpenSource permite un afinamiento más adaptado, barato y simple que una
privativa, aunque debido a contingencias en la compatibilidad e interconexión
de aplicaciones es necesario en determinadas ocasiones instalar software
privativo.
AUTOEVALUACIÓN
1. Indica que afirmación es falsa:
a) Las licencias de software libre se basan en la distribución del código
fuente junto con el programa.
b) El que un determinado programa sea libre implica que sea gratuito.
c) Un software privativo es aquel cuyo código fuente no está disponible o
el acceso a él se encuentra restringido.
d) Las licencias de software propietario son aquellas en las que los
usuarios tienen limitadas las posibilidades de usarlo, modificarlo o
redistribuirlo (con o sin modificaciones).
2.2. Clasificación en función del tipo de licencias de
distribución
En función de las licencias de distribución, el software comercial se puede
dividir en:
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• OEM. Este tipo de licencia afecta sobre todo a sistemas operativos y su
venta está siempre sujeta a que forme parte de un equipo nuevo, está
prohibido venderlos si no es bajo esa condición.
El software que se compra bajo este tipo de licencia implica la propiedad
por parte del usuario, pero los fabricantes pueden poner ciertas
limitaciones para su uso, como por ejemplo el número máximo de veces
que se puede reinstalar.
Los programas adquiridos con esta licencia no permiten vender ni ceder
a terceros , salvo como parte de un equipo.
• Retail. En este caso el programa es de entera propiedad del usuario,
pudiendo cederlo a terceros o venderlo.
• Licencias por volumen. Este tipo de licencia de software está
destinado a grandes empresas (muchos usuarios). Las condiciones son
parecidas a las licencias OEM, pero no están supeditadas a equipos
nuevos.
Básicamente se trata de estipular un determinado número de equipos
que puedan utilizar el mismo código de licencia, el fabricante queda
autorizado a hacer las comprobaciones oportunas para ver que las
licencias que se están usando son las adquiridas.
Normalmente se venden por paquetes de X número de licencias. (Por
ejemplo: paquetes de 25 licencias como mínimo).
Este tipo de licencia no se puede ceder a terceros.
AUTOEVALUACIÓN
2. Indique que afirmación es falsa:
a) Una licencia por volumen es un tipo de licencia de software destinado a
grandes usuarios(empresas), normalmente bajo unas condiciones
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similares a las de las licencias OEM, aunque sin estar supeditadas a
equipos nuevos.
b) Una licencia por volumen se puede ceder a terceros total o
parcialmente.
c) En un software opensource el código está abierto para que el usuario lo
pueda ver.
d) Un tipo de licencia OEM es un tipo de licencia que supedita su venta a
que forme parte de un equipo nuevo.
2.3. Aplicaciones ofimáticas
La palabra ofimática se ha ido extendiendo hasta hacer referencia a
prácticamente cualquier programa informático de utilidad más o menos general.
Una suite ofimática o suite de oficina es una recopilación de programas, los
cuales son utilizados para manejar la información y los documentos utilizadas
en diferentes sectores empresariales, disponiendo de una gran variedad de
funciones como crear, modificar, organizar, escanear, imprimir, etc. sobre
archivos y documentos. Son ampliamente utilizados, y es más asequible
adquirir una suite ofimática que programas independientes; además de por su
coste, por la facilidad para interactuar entre los mismos, ya que disponen de
características comunes.
A la hora de elegir la suite ofimática debemos de considerar los siguientes
aspectos y analizar que es lo más conveniente en función de las características
de nuestra empresa y el uso para el que vaya a ser destinado este software:
• ¿La suite es multiplataforma o no?
• ¿Dicha aplicación ofimática es opensource o privativa?
• ¿La aplicación es gratuita o no?
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Existen en el mercado una gran variedad de suites ofimáticas, atendiendo a los
criterios anteriores podemos enumerar algunas de ellas:
• OpenOffice: suite multiplataforma, libre y gratuita, utiliza el estándar
OpenDocument, que es un formato estándar para el almacenamiento de
ficheros. Esta formada por los programas Write, Calc, Impress, Draw y
Base.
• Gnome Office: suite multiplataforma, libre y gratuita del proyecto
Gnome (Conformada por Abiword, Gnumeric, GNOME-DB y GIMP).
• StarOffice: Suite multiplataforma y libre (hasta la versión 5.2) de Sun
basada en OpenOffice.org, con algunos añadidos propietarios.
• Lotus: Lotus SmartSuite (Word Pro, Lotus 1-2-3, Lotus Organizer, Lotus
Word Pro, Lotus Approach y Freelance Graphics). Multiplataforma
• Microsoft Office: privativa, propietaria, comercial y creada para
plataformas Windows. Su uso está muy extendido, dispone de varias
versiones y ediciones para cada versión. Contiene los siguientes
programas: Word, Excel, PowerPoint, Access, Publisher, etc.
Todas las suites ofimáticas disponen por lo menos de un procesador de texto y
una hoja de cálculo aunque la mayoría ofrecen las siguientes aplicaciones:
• Procesadores de textos
• Hojas de calculo
• Gestores de presentaciones
• Gestores de datos
• Gestores de correo electrónico
• Gestores de proyecto
• Programas de diseño grafico
• Agendas electrónicas
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2.3.1 Procesadores de texto
Son programas de edición de texto que permiten borrar, insertar o modificar
según se va escribiendo. Permiten intercalar párrafos, en algunos casos se
puede cambiar el tipo y tamaño de la letra e imprimir y/o guardar el documento
en diferentes formatos.
En el campo de la edición de texto se ha avanzado mucho y los editores de
texto han pasado a ser procesadores de texto. Son más avanzados, incorporan
nuevas herramientas, por ejemplo los correctores ortográficos y de errores
gramaticales, diferentes formatos de párrafos, letras, colores, tablas, efectos
especiales, etc.
Los más conocidos:
• Word (Microsoft)
• Works (Microsoft)
• WordPerfect (Corel)
• WordStar (Softkey)
• AmiPro3 (Lotus)
• Writer (Sun)
2.3.2.Hojas de cálculo
Son programas que permiten la posibilidad de realizar desde cálculos sencillos
hasta operaciones muy complejas, haciendo uso de las funciones propias del
programa o de otras creadas por el usuario, los tipos de datos que maneja
normalmente son de tipo numérico o tipo texto, pero también hay otros
formatos: alfanumérico, moneda, fecha.
Los datos en las hojas de calculo se presentan en un formato que el usuario
puede manipular directamente para obtener el resultado mas óptimo, también
herramientas para la creación de gráficos y la distribución de los resultados.
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Los más conocidos:
• Excel (Microsoft)
• Lotus123 (IBM)
• Quattro Pro(Corel)
• Calc (Sun)
2.3.3. Gestores de presentaciones
Son programas que permiten desarrollar presentaciones visuales. Al principio
estos gestores consistían únicamente en permitir desarrollar diapositivas, pero
han avanzado tanto que ahora ofrecen múltiples posibilidades como:
animaciones, transiciones entre diapositivas, inserción de sonidos y video.
Los más conocidos:
• Power Point (Microsoft)
• Presentations (Corel)
• Impress (Sun)
2.3.4. Gestores de datos
Conocidos como gestores de bases de datos. La información que maneja una
empresa se almacena en ficheros organizados independientemente de su
utilización, es lo que se conoce como bases de datos; la información suele
estar gestionada por un programa gestor que permite el almacenamiento, la
recuperación en diferentes formatos, la ordenación, la búsqueda bajo diversos
criterios, la relación entre los datos, la actualización, distribución en forma de
informes, etc.
Hay diferentes programas para la gestión de esta información, algunos muy
complejos y otros más sencillos, pero en todos es necesario conocer los
fundamentos de la gestión de base de datos y comprender conceptos como
relaciones, registros, integridad, campos, claves.
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UD1. Empresa y apliaciones ofimáticas 1º SMR – AO Aplicaciones Ofimáticas
Hay varios programas, algunos muy complejos y otros más sencillos pero para
todos es necesario conocer los fundamentos de la gestión de base de datos y
comprender conceptos como relaciones, registros, integridad, campos, claves.
Los más conocidos:
• Access (Microsoft)
• Oracle (Oracle).
• Progress (Progress).
• Paradox (Corel).
• dBase (dBase).
• Lotus Approachment/Notes (IBM).
2.3.5.Gestores de correo electrónico
Con la llegada de Internet los clientes de correo electrónico han aumentado
mucho. Un cliente de correo electrónico es un programa que instalado en
nuestro ordenador nos permite enviar y recibir mensajes vía Internet. Los
primeros gestores permitían enviar solamente mensajes de tipo texto.
Actualmente se pueden adjuntar ficheros de todo tipo y cada vez de mayor
tamaño. También estos gestores ofrecen un gestor de contactos, direcciones y
de mensajes recibidos y enviados. No hay que confundir los clientes de correo
con páginas Web que ofrecen los servicios de correo. La diferencia es que el
cliente de correo no hay que estar conectado constantemente a una página
Web para saber si tenemos o no correo
Los más conocidos:
• Outlook/Outlook Express (Microsoft).
• Eudora (Qual Comm).
• Mozilla Mail.
• Evolution.
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AUTOEVALUACIÓN
3. Indique que afirmación es falsa:
a) Microsoft Office 2007 es un software privativo, propietario, comercial y
creado solo para plataformas Windows.
b) OpenOffice.org es un software multiplataforma, libre y gratuito.
c) Start Office es de Sun Microsystems, opensource y basada en
Microsoft Office.
2.4. OpenOffice.org
El desarrollo de esta suite comenzó en 1994 y desde ese momento ha sufrido
una gran evolución hasta llegar a ser el programa que conocemos actualmente.
Este programa permite importar y exportar documentos en diferentes formatos
de archivo. Además de producir sus propios archivos, es capaz de leer y grabar
formatos de archivo para Microsoft Office. La suite tiene la capacidad de
guardar documentos en diferentes formatos, tales como el formato RTF, TXT,
Microsoft Office XML y OpenOffice.org XML, y formatos Wiki para incluirse en
documentos como wikipedia. Adicionalmente puede exportar documentos
directamente al formato PDF y exportar presentaciones al formato Adobe Flash
(SWF). OpenOffice.org también cuenta con la capacidad de importar
documentos en modo de «sólo lectura» en los formatos Unified Office Format,
Data Interchange Format y los formatos propios de Microsoft Works,
WordPerfect, Lotus 1-2-3, entre otros.
Este software es posible instalarlo en diferentes plataformas como Windows,
Linux, Mac, etc. Otra de las grandes ventajas es que permite descarga
diccionarios adicionales para muchos idiomas, permitiendo la corrección
ortográfica y búsqueda de sinónimos.
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OpenOffice.org ofrece las siguientes ventajas:
Es libre, se puede descargar gratuitamente de internet, copiar y
redistribuir, todo esto de forma completamente legal.
Con el tiempo todos los programas caducan, se quedan obsoletos; con
OpenOffice.org, no sucede, siempre puedes ir a su página web y
descargarte gratuitamente la última versión actualizada y mejorada.
Con OpenOffice.org tienes completa libertad para elegir el sistema
operativo que desees, desde las diferentes versiones de Windows,
Linux, Mac, etc., descargas la versión correspondiente de
OpenOffice.org de su página oficial y ya puedes instalarlo.
Si tienes necesidad de editar tus documentos en un ordenador que
funciona con un sistema operativo distinto del tuyo. Puedes abrir los
documentos creados desde diferentes entornos y plataformas.
Es muy compatible con Microsoft Office: los documentos de texto, hojas
de cálculo y presentaciones de MS Office se pueden abrir, editar y
guardar satisfactoriamente con OpenOffice.org.
Como hemos dicho anteriormente openOffice.org es una suite por lo tanto está
compuesta por diferentes aplicaciones, en el cuadro siguiente se muestra de
forma resumida una explicación de cada una de ellas.
APLICACIONES FUNCIÓN
WRITER Procesador de textos, permite crear documentos de
texto, permitiendo la aplicación de diversas
funcionalidades.
CALC Hoja de cálculo, permite generar doceumntos que
contienen una gran cantidad de cálculos realizados
mediante la aplicación de fórmulas y funciones.
IMPRESS Crea presentaciones, a base de “diapositivas” que
contienen información en formato de texto, dibujos,
gráficos o vídeos.
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BASE Permite la creación y gestión de base de datos
DRAW Editos de gráficos vectoriales
MATH Editor de formulas matemáticas
AUTOEVALUACIÓN
4. Indique que afirmación es falsa:
a) Writer es la aplicación de edicción o procesamientos de textos del
OpenOffice.
b) Impress es la aplicación que facilita la exposición y presentación de
documentos multimedia de OpenOffice.
c) Base ayuda en la gestión de bases de datos e informaciones de
OpenOffice.
d) Excel es la hoja de cálculo de OpenOffice.
3. Implantación de openoffice.org
Después de haber analizado las consideraciones anteriores en cuanto a la
clasificación del software y los diferentes tipos, la suite ofimática que vamos a
implantar y sobre la que vamos a desarrollar los contenidos es
OpenOffice.org.
En este apartado vamos a configurar e implantar la suite ofimática OpenOffice,
ante todo vamos a explicar lo que se entiende por configuración e implantación.
En Informática se entiende por configuración elegir entre distintas opciones con
el fin de obtener un programa o sistema informático personalizado o para poder
ejecutar dicho programa correctamente.
La configuración de cualquier programa suele poder cambiarse desde Setup,
Opciones, o Configuración.
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UD1. Empresa y apliaciones ofimáticas 1º SMR – AO Aplicaciones Ofimáticas
La implantación es simplemente poner en marcha un sistema informático,
programa etc.
Vistos estos conceptos podemos empezar con el proceso que en este caso
constará de Descarga, Configuración e Implantación.
3.1. Requisitos de software y hardware.
La suite ofimática Apache OpenOffice 4.1.5 exige unos recursos de sistema
relativamente elevados, aunque desde luego menores que los necesarios para
ejecutar otros programas semejantes. Los requisitos mínimos descritos por el
fabricante son los siguientes:
• Microsoft Windows
◦ Windows XP, Windows 2003, Windows 2012, Windows Vista,
Windows 7, Windows 8, Windows 8.1, Windows 10
◦ Free memory of 256 MB RAM (512 MB RAM recommended)
◦ At least 650 MB available disk space for a default install via
download. After installation and deletion of temporary installation files,
Apache OpenOffice will use approximately 440 MB disk space.
◦ 1024 x 768 pixel or higher resolution with at least 256 colors (16.7
million colors recommended)
• GNU/Linux ("Linux")
◦ Linux kernel version 2.6 or higher, glibc2 version 2.5 or higher
◦ Free memory of 256 MB RAM (512 MB recommended)
◦ 400 MB available disk space
◦ X-Server with 1024 x 768 pixel or higher resolution with at least 256
colors (16.7 million colors recommended)
• OS X
◦ OS X 10.7 (Lion) or higher
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UD1. Empresa y apliaciones ofimáticas 1º SMR – AO Aplicaciones Ofimáticas
◦ Intel Processor
◦ Free memory of 512 MB RAM
◦ 400 MB available disk space
◦ 1024 x 768 pixel or higher resolution with 16.7 million colors
3.2. Descarga de archivos
Antes de proceder a instalar y ejecutar el programa, es necesario descargar el
archivo de instalación desde la web de OpenOffice, cuya dirección es
https://www.openoffice.org/es/descargar/index.html
Para ello pondremos la dirección en nuestro navegador, como en el ejemplo de
la figura:
Nos aparecerá la siguiente pantalla. La descarga debe hacerse desde una
conexión a Internet de banda ancha, pues el ejecutable tiene un tamaño de
unos 124 megabytes.
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3.3 Instalación del programa
Antes de comenzar la instalación os conviene saber que si ya tenéis instalada
una versión anterior lo mejor es desinstalarla. Después reiniciar el ordenador.
Una vez descargado, hay que ejecutar el archivo de instalación que estará en
la carpeta donde lo habéis descargado:
Para ello hay que hacer doble clic sobre él, con lo que se abrirá el siguiente
cuadro de diálogo en el que pulsaremos la opción de Ejecutar:
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UD1. Empresa y apliaciones ofimáticas 1º SMR – AO Aplicaciones Ofimáticas
Al ejecutar se abre el módulo de preparación para la instalación Una vez
hechos todos estos pasos ya estamos listos para poder aprender a utilizar el
OpenOffice.
4. Soluciones autoevaluación
Eje. Respuesta
La respuesta correcta es la b.
1 Puede tratarse de un software libre y a su vez sea un software
comercial, en el que se pida un pago por licencia.
La respuesta correcta es la b.
2 Las condiciones son parecidas a las licencias OEM, (está
prohibido venderlos)
La respuesta correcta es la c.
3 Esta basada en OpenOffice.org, con algunos añadidos
propietarios.
La respuesta correcta es la d.
4
Excel es la hoja de cálculo de Microsoft Office.
5. Bibliografía
• Muñoz F.J. (2006) Sistemas informáticos monousuario y multiusuario.
McGraw-Hill
• Raya L., Rodrigo V.,Santos M. y Martínez M.A, (2007) Sistemas
informáticos monousuario y multiusuario. Editorial Ra-ma
• https://es.wikipedia.org
• Materiales de MEC para FP a distancia
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