ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
CONCEPTOS DE ARCHIVO
• Explica la necesidad de los archivos en las empresas
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Los archivos representan el lenguaje natural de la administración y constituyen un
apoyo decisivo en la gestión de la entidad, son muy importantes en la administración
ya que contribuyen a la gestión administrativa y a la gestión documental, permitiendo
una mejor organización, trámite, consulta, conservación y disposición final de los
documentos, procesos que reflejan la mejor imagen de la empresa. Por ello, es
necesario procurar una racionalización y control en la producción documental, en
atención a los procedimientos y trámites administrativos, lo mismo que la
normalización de formatos necesarios
• Define, explica y establece la importancia de tablas de
retención documental y el manual de archivo en una empresa.
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Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a
las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer
cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos
de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez
finalice su vigencia o utilidad.
Y estas Constituyen un instrumento archivístico que permite la clasificación
documental de la entidad acorde a sus estructura orgánico - funcional, e indica los
criterios de retención y disposición final resultante de la valoración documental por
cada una de las agrupaciones documentales.
Es un documento que recoge las normas y procedimientos que se deberán aplicar en
el proceso de flujo de las comunicaciones escritas para lograr la agilidad y eficiencia
en la toma de las decisiones de la entidad. Es una guía que recoge en forma clara y
sencilla los pasos a seguir para el desarrollo de las funciones relacionadas con
Correspondencia y Archivo.
• Que entiende por el proceso de foliación y que
recomendaciones se hacen al respecto para una óptima y
efectiva organización documental.
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Controlar la cantidad de folios de una unidad de conservación dada (carpeta, legajo,
etc.) y controlar la calidad, entendida esta última como respeto al principio de orden
original y la conservación de la integridad de la unidad documental o unidad
archivística. En tanto se cumplan estas finalidades, la foliación es el respaldo técnico
y legal de la gestión administrativa. Ahora bien, en tanto permite ubicar y localizar de
manera puntual un documento, la foliación es necesaria para diligenciar diferentes
instrumentos de control (inventarios, formatos de control de préstamos, TRD) y de
consulta (inventarios, guías, catálogos).
RECOMENDACIONES:
5. No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al
soporte papel.
6. No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco.
7. Los planos, mapas, dibujos, etc., que se encuentren tendrán el número de folio
consecutivo que les corresponde, aún cuando estén plegados.
8. Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas.) que se encuentren
enumerarán como un solo folio. En el área de notas del instrumento de control o de
consulta se debe dejar constancia de título, año y número total de páginas.
9. Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una
hoja, a éstas le escribirá su respectivo número de folio, dejando en el área de notas
del instrumento de control o de consulta las características del documento foliado.
4- Explique 3 faltas graves en las que puede incurrir un
funcionario en el mal manejo en la administración de documento,
que le repercutan sanciones disciplinarias.
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Mal Almacenamiento, organización y localización documentos.
Incorrecta organización en la coherencia de los documentos.
Administrar los metadatos de documentos de una forma inadecuada.
5.-En la empresa DE-SASTRE se conservan los originales de
todos los documentos que llegan, así como una copia de los que
se envían. Al guardarlos no se sigue ningún criterio determinado,
de tal manera que los papeles se amontonan “como caen” en las
carpetas. Cuando necesitan buscar algún documento concreto,
tienen que revisar uno por uno todos los papeles de todas las
carpetas hasta que lo encuentran (cosa que no siempre sucede).
No puede decirse que la empresa DE-SASTRE disponga de un
Archivo, más bien lo que tiene es un “contenedor” de
documentos.
La empresa EFIKAZ, por el contrario, ha establecido ciertas
normas en cuanto a la conservación de los documentos: los van
ordenando por fechas y por asuntos (compras, ventas, personal,
etc.); cuando tienen que localizar algún papel, sólo necesitan
saber el asunto a que se refiere para buscarlo en la carpeta
correspondiente.
A tu criterio, ¿quién crees tú que organiza sus documentos como
archivo? ¿Por qué?
R//
La labor de archivar, organizar y gestionar un archivo de empresa, debe ser llevada a
cabo por un profesional de la materia.
Los resultados de tener un sistema de archivos que funciona son siempre positivos y
duraderos y merecen ese esfuerzo para tenerlo organizado y sus documentos localizados.
De ahí la importancia de que esta labor sea organizada por un profesional.
6 - La obligación legal de guardar los documentos, ¿es extensiva
a todo tipo de documentación empresarial? Justifica tu respuesta
R//
No, por que cada uno tiene distintos procesos y procedimientos. Además manejan otro
tipo de características y documentos lo que significan que no manejan el mismo periodo
de vida y por tanto tampoco la obligación legal de guardar los documentos para todo no
es extensiva.
7- cuál es el tiempo que hay que conservar los documentos.
R//
A lo largo de la vida de una empresa se genera una enorme cantidad de documentación,
de acuerdo con el Código de Comercio (artículo 30) los libros, correspondencia,
documentación y justificantes concernientes a la empresa deben conservarse, durante 6
años, a partir del último asiento realizado en los mismos
8- -Clasifica alfabéticamente las palabras siguientes:
Habichuela, judía, cubierto, servilleta, cordero, vacuno, conejo,
venado, pan, ave, manzana, tarta, verdura, legumbre, flan, vino,
refresco, agua, café, té, sopa, pera, plátano, limón, ciruela,
manzanilla, membrillo, tomate
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Agua
Ave
Café
Ciruela
Conejo
Cordero
Cubierto
Flan
Habichuela
Judía
Legumbre
Limón
Manzana
Manzanilla
Membrillo
Pan
Pera
Plátano
Refresco
Servilleta
Sopa
Tarta
Te
Tomate
Vacuno
Venado
Verdura
Vino
