Espirales revista multidisciplinaria de investigación
ISSN: 2550-6862
Enviado: 5 de abril 2018 Revisado 26 de abril 2018 Publicado 1 de mayo 2018
Importancia de realizar auditoria de sistemas
preventiva en las Organizaciones
Importance of conducting preventive systems audit in organizations
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Lsi. María Elena Guevara Toscano, Mba
2
Ing. Tanya Magaly Recalde Chiluiza, MSIG.
3
Ing. Jennifer Alexis Avilés Monroy ,Mae
4
Ing. Lorena Carola Bravo Balarezo
Resumen
La realización de esta investigación tiene por objetivo analizar la importancia de la realización de
auditoria preventiva en las organizaciones que permita determinar algún tipo de falencia en algún
punto del manejo de la información durante la entrada, proceso y salida de la misma , la mayoría
de los sistemas de información gerenciales en la actualidad guardan información conocida como
rastros de auditoria que ayuden a determinar quién, cuando, donde, porque y a través de que
medio se ha realizado la utilización y/o modificaciones de la información que son manejados por
los diferentes usuarios en la realización de sus funciones dentro de las compañías. En la actualidad
la tecnología avanza a pasos agigantados, la información es manejada a través de varios medios
sean estos: Internet (redes sociales), Equipos Móviles, información que es utilizada y maneja en
tiempo real (OLAP), es por ello que se requiere que la información sea confiable y segura, que ayude
Importancia de realizar auditoria de sistemas preventiva en las Organizaciones
a tomar decisiones acertadas y precisas al momento que estas sean requeridas, dando un valor
agregado a las organizaciones, clientes y sociedad en general. La realización de la auditoria
preventiva ayudara al dueño y alta gerencia a contar con información segura y confiable para la
toma de decisión ayudando también a prevenir: algún tipo de fraude, pérdida monetaria y pérdida
de confianza con el personal interno.
Palabras claves: Auditoria Preventiva, Sistema de información Gerencial, Administración estratégica.
Abstract
The purpose of this research is to analyze the importance of conducting preventive audit in
organizations that allow to determine some kind of flaw at some point in the management of
information during the entry, process and exit of it, most management information systems currently
hold information known as audit trails that help determine who, where, where, because and through
which means has been made the use and/or modifications of the Information that are handled by
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[email protected] Universidad de Guayaquil
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different users in carrying out their functions within the companies. Today technology is advancing by
leaps and bounds, information is managed through various means are these: Internet (social
networks), mobile equipment, information that is used and handled in real time (OLAP), that is why it
is required that the Information is reliable and safe, that helps to make accurate and precise
decisions when they are required, giving an added value to organizations, clients and society in
general. The conduct of the preventive audit will help the owner and senior management to have
safe and reliable information for decision-making helping also to prevent: some type of fraud, loss of
money and loss of confidence with the internal staff.
Key words: preventive audit, management information system, strategic management.
1. Introducción
1.1 Introducción al problema
En la actualidad la mayoría de las empresas u organizaciones requieren contar con
información segura y precisa, que ayude a sus colaboradores a tomar decisiones acertadas,
precisas y cuando estas sean requeridas, para contar con esta información, debería hacerse
cada cierto tiempo una auditoria preventiva que ayude a:
ü Evaluar los sistemas, procesos y programas asignados a través del cual
Importancia de realizar auditoria de sistemas preventiva en las Organizaciones
va a manejar la información acorde al cargo y función asignado
ü Determinar los posibles puntos vulnerables del Sistema en cada
Modulo
ü Evaluar la información del sistema para que mantenga su integridad
ü Evaluar aquellos procesos que se están manejando en forma manual
por medio de los cuales se está permitiendo incluir y/o manipular la
información en forma manual.
ü Realización del Manual de Usuario del Sistema con ayuda y apoyo del
líder del área , acorde a los procesos asignados al personal de su área.
La información que se maneja dentro de las organizaciones tiene un alto valor para la
compañía, ya que la competencia puede estar pendiente de la información que le permita
mejorar su rendimiento, es por ello de la importancia de la auditoria preventiva que ayuda
evitar eventos no deseados antes de que estos sucedan.
La mayoría de los sistemas de información gerencial (siglas SIG), almacenan en su base de
datos información de rastro de auditoria, que puede ser utilizado para verificar y controlar
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quien, cuando y como se ha procedido a acceder a la información almacenada en un
computador, que esta puede ser información de clientes, proveedores, productos.
Análisis, desarrollo e implementación de Módulos de Sistemas utilizando tecnología de
punta tanto en TI y TICS, permita manejo y almacenamiento de la información a través
de internet (redes sociales) , equipo móviles, entre otros, manteniendo para ellos normas
de almacenamiento con datos relevantes para una posterior auditoria de la misma.
Además permite ofrecer información a los oficiales de seguridad que les permita identificar
los posibles puntos vulnerables y/o críticos, susceptibles de fuga de información,
permitiendo cometer ILICITOS o FRAUDES , cuantificar el costo de fuga de información
que atenten con la integridad de la compañía, determinar si las seguridad establecida son
o no adecuadas para el negocio, y ayudar a la alta dirección a planificar, administrar y
controlar las eventualidades que se puede presentar en alguna área del negocio.
La auditoría preventiva sólo actúa como estrategia para evitar que se de algún
inconveniente, además ayuda a desarrollar un plan de contingencia que ayude
rápidamente a tomar las medidas correctivas y de solución.
Importancia de realizar auditoria de sistemas preventiva en las Organizaciones
Es más económico para el negocio realizar una auditoria preventiva que realizar una
auditoria correctiva, ya que la auditoria correctiva aparte de tener pérdidas económicas,
hay pérdida de credibilidad en los clientes internos y externos.
1.1.1 Tipos de Auditoria interna
1.1.1.1 Auditoria Preventiva
Constituye una herramienta para poder realizar un seguimiento del cumplimiento efectivo
de las actividades operativas definidas por las empresas, que ayude a determinar si la
gestión realizada es buena, caso contrario prevenir y medir el posible impacto y además
poder anticipar los correctivos a aplicar.
1.1.1.2 Auditoria Correctiva
Es la función que cumple el auditor interno al determinar errores involuntarios o actos
ilícitos cometidos en el proceso de las operaciones de la empresa, conocidos como fraudes,
los cuales deben ser informados a los niveles superiores de la organización, ya que su
finalidad es impedir que el autor del hecho siga cometiendo actos ilícitos o se siga
cometiendo los mismo errores en el futuro
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1.2 Importancia del problema
Actualmente todas las empresas a nivel mundial, están expuestas a nuevas amenazas que
ponen en peligro los sistemas informáticos. Este tipo de problemática se da muy a menudo
porque muchas de las organizaciones no cuentan con el personal capacitado en la
aplicación de las prácticas efectivas para cumplir a cabalidad con las políticas, reglas y
´procedimientos definidos por la dirección de la compañía. .
La evolución de los sistemas de información y comunicación en nuestro país, ha generado la
necesidad de implementar la gestión de sistemas en las diferentes instituciones; para
obtener seguridad de la información, confiabilidad y escalabilidad en todos los ámbitos que
a estos conciernen.
En nuestro país preocupado por establecer mejoras en la calidad de servicio a sus clientes y
mejorar los productos que se fabrican en el mismo, las diferentes compañías nacionales han
venido estableciendo mejoras internas o estableciendo un mejoramiento continuo en los
procesos que les permita obtener información precisa y segura para:
Importancia de realizar auditoria de sistemas preventiva en las Organizaciones
ü Promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y la calidad en los
servicios que deben ofrecer a sus clientes.
ü Reducir costos de producción, evitar los desperdicios, optimizando todos los
procesos involucrados en el proceso productivo de los productos que elabora.
ü Cumplir con los reglamentos internos establecidos por la compañía para mejorar la
elaboración de los productos y la calidad de los mismos.
ü Cumplir con las leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales a tiempo,
elaborando información financiera valida y confiable, que deba ser presentada a los
organismos de control gubernamental como: IESS, SRI y Superintendencia de
Compañías.
Las empresa ecuatorianas la mayoría de ellas con regularidad contratan a compañías
externas para que se realicen auditoria financiera contable o de gestión, luego han visto la
necesidad de realizar auditoria a los sistemas informáticos, pero la mayoría de las auditorías
realizadas son de índole correctiva, cuando ya ocurrido algún Ilícito, lo que ha ocasionado
grandes pérdidas monetaria como también la pérdida de credibilidad al personal que
labora dentro de las institución.
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La administración eficiente de las empresa debe concebir el control interno como un
sistema práctico que le permita anticiparse a pérdidas, previendo y mitigando eventuales
riesgos más significativos, confiar en la información financiera, detectar oportunamente
problemas legales y mejorar su actividad principal que contribuya a alcanzar sus objetivos
de negocio.
Entre uno de los controles que debe establecerse es que exista un control financiero ligado
al adecuado uso de la tecnología, contando con un sistema informático acorde a la
naturaleza del negocio, a través de él, asegurar que todas las transacciones de la empresa
sean registradas de manera veraz y oportuna, permitiendo obtener seguridad y control de
la información allí almacenada, que contribuya a la consecución de los objetivos globales,
llevando un manejo adecuado de los recursos, la discrecionalidad en la toma de decisiones,
las diferencias en la definición de los objetivos y la propia complejidad de la empresa.
Es importante que la administración de la empresa trabaje en conjunto con el personal que
labora en la misma, para transmitir a toda la organización de contar con reglas establecidas
de control que van dirigidas a todo el personal de la empresa, y que estas ayudarían a
disminuir riesgos, detectar problemas y lograr la eficacia y eficiencia de las operaciones. El
Importancia de realizar auditoria de sistemas preventiva en las Organizaciones
manejo financiero debe ser visto como un proceso integrado y ordenado que se apoya en
todos sus procesos con un sistema informático que tiene como fortaleza la seguridad de la
información y que este puede en cualquier momento facilitar información que permita
auditar en cualquiera momento uno de los procesos relacionados, de una operación o
actividad. A su vez que ayude y facilite establecer una adecuada división del trabajo y la
asignación de responsabilidades.
2. Metodología
Para la realización de este proyecto de investigación se tiene que identificar el método que
se apegue a la solución que se pretende conseguir que sea establecer un modelo adecuado
para llevar a cabo sobre las pólizas de seguro en el Ecuador.
El método que se aplicará a esta investigación cuantitativa ya que nos permitirá ir
descomponiendo el problema en varios segmentos. Una vez analizados empezaremos a
ensamblarlos de acuerdo a la optimización de los recursos y en la obtención de los
resultados que esperamos conseguir.
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2.1 Tipo de Investigación
Se utilizará el método cualitativo ya que permite la interacción social empleando métodos
de recolección de datos que son no cuantitativos, como lo expresa. Merino (2014). Pág. 46:
“Las técnicas cualitativas sirven para obtener información muy profunda de las personas
investigadas: motivaciones de compra de un producto, actitudes hacia una marca, creencias
y opiniones sobre el consumo de un servicio, etc.” El propósito de explorar las relaciones
sociales y describir la realidad tal como la experimentan los individuos que participan en
este proceso.
El mismo autor también nos indica que existen tipos de investigaciones cualitativas:
Las técnicas directas miden la expresión verbal, esto es, lo que los individuos van diciendo
durante la investigación. Por ejemplo, las reuniones de grupos o las entrevistas en
profundidad.
Las técnicas indirectas, como su nombre indica, analizan indirectamente aquellas
percepciones o cometarios del individuo que puedan interesar en cada caso. Por ejemplo,
las técnicas proyectivas o la observación.
Importancia de realizar auditoria de sistemas preventiva en las Organizaciones
Entonces se puede interpretar que la investigación cualitativa requiere un profundo
entendimiento del comportamiento humano y las razones que lo gobiernan buscando
explicar los diferentes aspectos de tal comportamiento. En otras palabras, investiga el por
qué y el cómo se tomó una decisión. También que la investigación cualitativa se puede
aplicar en la toma de muestras pequeñas, esto es la observación de grupos de población
reducidos como en nuestro proyecto de investigación.
Otro tipo de investigación a utilizar será la descriptiva como lo menciona Tamayo (2004).
Pág. 84: “La investigación descriptiva va más allá de la toma y tabulación de datos. Supone
un elemento interpretativo del significado o importancia de lo que describe, combinando
así el contraste, la interpretación y evaluación.”
Como podemos notar también en este proyecto es recomendable utilizar el tipo de
investigación descriptiva ya que de esta manera es posible exponer los puntos que soporta
la hipótesis planteada y que describirán al detalle en que se basa la misma.
2.1 Herramientas metodológicas.
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Dentro de las herramientas metodológicas a utilizar vamos a tomar en cuenta las que más
se apeguen o las más adecuadas para obtener la información precisa que se necesita para
este proyecto de tesis.
Una de las herramientas a utilizar serán las entrevistas con las personas que intervengan en
el proceso de nuestra investigación, ya que mediante ello vamos a interactuar y a conocer
las diferentes actividades que realizar los actores en cada uno de los procesos. De esta
forma nos adentraremos en su labor diaria lo cual nos permitirá identificar las necesidades,
causas y deficiencias que pudieran existir.
También se procederá a realizar encuestas con el personal de farmacia y cierta porción de
médicos. Estas encuestas estarán dirigidas a la obtención de información referente al
proceso de abastecimiento y dispensación en el caso de farmacia; y para el caso de los
médicos estará enfocada en el cumplimiento de los requerimientos de medicamentos por
parte de ellos hacia las pólizas de seguro.
2.1.1 Método Estadístico.
Todos los datos recolectados por medio de las encuestas realizadas a personal del algunas
Importancia de realizar auditoria de sistemas preventiva en las Organizaciones
compañías de Guayaquil- Ecuador, correspondientes a áreas: dirección, financiera,
administrativa y auditoria, será tabulada, graficada y con su respectiva interpretación de los
resultados obtenidos.
Población: Es el conjunto total limitado e ilimitado de individuos compuesto por personas o
cosas, que poseen algunas características comunes. La población para el presente trabajo
se consideró un total de 20 compañías, dentro de las cuales se encuesto a 40
colaboradores.
Según Tomás (2009) “Es el conjunto de todos los individuos que cumplen ciertas
propiedades y de quienes deseamos estudia ciertos datos. Podemos entender que una
población abraca todo el conjunto de elementos de los cuales podemos obtener
información, entendiendo que todos ellos han de poder ser identificados” (p. 21).
Tabla 1.
Población
Personal Cantidad
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Dirección 5
Gerentes Financieros 15
Garantes Administrativos 10
Auditoria Interna 10
TOTAL 40
En esta tabla se describe la población
de 40 de algunas compañías, que han sido entrevistadas para poder determinar si es
importante la realización de auditoria preventiva dentro de su organización .
Muestra
Según Fuentelsaz (2010)“La muestra es el grupo de individuos que realmente se estudiaran,
es un subconjunto de la población. Para que se pueda generalizar los resultados obtenidos,
dicha muestra ha de ser representativa de la población”. (Pág. 55).
Como la población es menos de 100 no se aplica formula.
El método utilizado en la presente investigación es cualitativa, descriptiva, para Bernal
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Cesar A. (2010). “Es la concepción de métodos cimentada en las distintas concepciones de
la realidad social, en el método de conocerla científicamente y en el uso de herramientas
metodológicas que se emplean para analizarla, Según esta concepción, el método de
investigación suele dividirse en dos métodos cuantitativos o investigación cuantitativa y
cualitativo o investigación cualitativa”
En la encuesta realizada al personal de dirección y de auditoria, al cual se le hizo la
siguiente pregunta: ¿Considera importante que dentro de la empresa donde usted trabaja
se realice una Auditoria de Sistemas preventiva?,
Cualquiera sea la respuesta dada, debe argumentarla y si considera que SI, indique si es
necesario realizar un Plan de Auditoria,
Tabla 1
Respuesta a la pregunta
Respuesta Numero de
Personal
SI NO Encuestados
Dirección 5 0 5
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Gerentes Financieros 10 5 15
Garantes Administrativos 7 3 10
Auditoria Interna 10 0 10
TOTAL 32 8 40
A nivel de Porcentaje 80,00% 20,00% 100,00%
Importancia de realizar auditoria de sistemas preventiva en las Organizaciones
Figura 1. Respuesta a la pregunta
Análisis de la Respuesta
Con relación a la pregunta la mayoría de la población, siendo el 80% considera adecuado
realizar la auditoria de sistemas preventiva, para lo cual se requerirá realizar un Plan de
Auditoria y el 20% de los encuestados consideran que no es necesario debido a que
cuentan con el personal de confianza y sus jefes inmediatos realizan el seguimiento de la
gestión y función que desempeñan.
2.2. Plan de Auditoría
2.2.1 Objetivo de la Auditoría Preventiva de Sistemas
El objetivo de la auditoría preventiva de sistemas será valorar el sistema de control interno
de la empresa en base a una evaluación de riesgos efectuada en forma neutral y de acuerdo
con los objetivos de la compañía, que permitirá emitir una opinión sobre la eficacia de los
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procedimientos de sistemas de las operaciones, el cumplimiento de la normativa y la
razonabilidad de la información.
En base al objetivo principal, se establecerán una serie de objetivos estratégicos que vienen
detallados a continuación:
ü Se deberá descartar todas las actividades que no agregan valor y que por lo tanto se
convierten en una pérdida para la empresa.
ü Se modificará los procesos si es necesario, con el fin de que aporten la máxima
productividad posible y así ayudar a maximizar el beneficio de la empresa.
ü Se cumplirá con las normas legales a las que se debe sujetar cualquier compañía.
ü El control por parte del Departamento de Auditoría Interna de las normas que debe
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cumplir la organización será de gran utilidad a fin de mejorar el posicionamiento de
la empresa mejorando la eficacia y eficiencia de sus operaciones diarias, sumando a
estas el conjunto de controles internos aplicables a sus necesidades.
2.2.2. Enfoque de la Auditoría de Sistemas Preventiva
La Auditoría Preventiva estará enfocada a examinar la forma en que la entidad desarrolla
sus actividades, detecta errores, los informa y analiza con el auditado, y genera una
recomendación donde se indique de qué modo podría solucionarse el error detectado. Esta
solución deberá discutirse entre el equipo de auditoría de sistemas y las personas que se
encargarán de realizar la tarea.
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2.3.1. Estrategia
Se empleará para la determinación de los controles más significativos una metodología en
base a la identificación del impacto y riesgos que más afectan a la empresa.
Para la valoración de los factores de riesgo se tomará la complejidad y extensión de cada
sistema o proceso. Asimismo, se considerará el historial de excepciones, el clima
empresarial y la opinión que esta auditoría formará sobre la dirección de la empresa y en
base a estos criterios se elaborará el plan de auditoría informática , tomando en
consideración de los sistemas o módulos de mayor impacto y que generan mayores
ingresos económica a la compañía .
2.3.2 Evaluación de factores de riesgo
Todas las empresas independientemente de su tamaño, estructura, naturaleza o sector al
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que pertenecen poseen riesgos. Si bien no pueden eliminarlos por completo de su
estructura, es indispensable disminuir aquellos que podrían causar un mayor impacto
negativo en caso de producirse.
La preparación de una evaluación de riesgos es importante para cualquier empresa, y es la
base para poder estructurar su sistema de control interno. La auditoría informática se ve
en la necesidad de elaborarla para poder determinar cuáles son los riesgos que más
perjudican a la empresa y que deben ser evaluados en forma más profunda. Asimismo, la
Gerencia deberá efectuar un análisis de dicho trabajo y descubrir la utilidad del mismo,
tanto para la toma de decisiones operativas como estratégicas.
En el Plan de Auditoría de sistemas que se presentará a la Gerencia para su aprobación se
establecerán las conclusiones respecto a la identificación y ponderación de los riesgos
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detectados en la compañía a partir del estudio inicial efectuado por la auditoría de
sistemas.
Las mayoría de las empresas medias a grandes actualmente cuenta un auditor de sistemas,
tanto el gerente de auditoría interna junto con el auditor de sistemas deberán elaborar
una evaluación de riesgos de la empresa, para esta evaluación se tomarán en consideración
los riesgos que afectan a cada uno de los departamentos de la entidad, los cuales se deberá
clasificar en función del tipo, nivel y calidad de cada uno. En dicho análisis se considerará la
forma en que cada uno de ellos amenaza a la realización de los objetivos de la compañía.
Durante el proceso de auditoría de sistemas se evaluarán los controles fijados para
disminuir riesgo, pérdidas económicas y procesos operativos manuales. También se tomará
en consideración el modo en que los mismos están integrados a las tareas que realiza la
compañía, el conocimiento de los empleados sobre dichos controles, la existencia y eficacia
Importancia de realizar auditoria de sistemas preventiva en las Organizaciones
de planes de contingencia.
Para este análisis se determinará al riesgo como un producto basado en IMPACTO x
PROBABILIDAD. Los factores de riesgos son:
Para cuantificar el IMPACTO:
ü Tipo de actividad
ü Materialidad
ü Planes de Contingencia
ü Importancia para las partes interesadas
Para cuantificar la PROBABILIDAD:
ü Cambios en los procesos
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ü Complejidad en los procesos
ü Administración de las instalaciones
3. Resultados
La auditoria de sistema preventiva ayudara al control de los riesgos que pude tener la
organización, evitando ocurra algún Fraude e Ilícito sea este voluntario o involuntario a
nivel de:
ü Financieros: Por un mal desarrollo de los sistemas pueden incurrir en una perdida
financiera , ejemplo duplicidad en retenciones en el proceso de facturación.
ü Estratégicos: Relacionados con las estrategias y posicionamiento de la organización
dentro del mercado.
ü Operacionales: Relativos a la eficacia y la eficiencia de las operaciones de la
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entidad, incluyendo objetivos de rendimiento y rentabilidad; pérdida potencial por
fallos o deficiencias en los procesos de sistemas de las operaciones diarias.
4. Conclusión
La realización de la auditoría preventiva de sistemas debe estar a cargo del área de
auditoria interna, quien debe contar con auditor de sistemas, la auditoria ayudaría a:
ü Disminuir la ocurrencia de Fraude o Ilícito
ü En caso de ocurrir disminuir y controlar el impacto
ü Ayudaría a la protección de la inversión
ü Evitar perdida de información sensible que afecte el desarrollo de sus actividades
normales de la empresa.
ü Los planes de auditoria preventiva de sistemas no son adaptables a todas las
empresas, ya que pueden dar resultados en una y en otras no, es por eso que
previamente realizar una investigación y análisis minucioso que permita hacerlo de
acuerdo a la realidad de la empresa.
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