Introducción a Los Elementos De Excel
Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con
números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta
cálculos de préstamos hipotecarios.
¿Qué es y para qué sirve Excel2007?
Excel2007 es una hoja de cálculo integrada en Microsoft Office. Esto quiere decir que si
ya conoces otro programa de Office, como Word, Access, Outlook, PowerPoint, ... te
resultará familiar utilizar Excel, puesto que muchos iconos y comandos funcionan de
forma similar en todos los programas de Office.
Una hoja de cálculo es un programa que es capaz de trabajar con números de forma
sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda de la
cuadrícula se pueden introducir números, letras y gráficos.
Por ejemplo, para sumar una serie de números sólo tienes que introducirlos uno debajo
de otro, como harías en un papel, colocarte en la celda donde irá el resultado y decirle a
Excel hacer la suma de lo que tienes encima.
Unidad 1. Introducción. Elementos de Excel (II).
La barra de fórmulas
Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados.
Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente,
pero esto lo estudiaremos más adelante
La barra de etiquetas
Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo
Unidad 2 Empezando a trabajar con Excel
Libro de trabajo
Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos
en este programa se almacenará formando el libro de trabajo.
Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .XLS, Un libro de trabajo está
formado por varias hojas, en principio constará de 3 hojas aunque el número de éstas
puede variar entre 1 y 255
Los libros de trabajo son una gran herramienta de organización, ya que por ejemplo
todas las hojas referidas a un mismo proyecto o trabajo podrían agruparse en un sólo
libro.
Hoja de cálculo
La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de
trabajo. Es una herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con gran
cantidad de números y necesiten realizar cálculos u operaciones con ellos. Formada por
16384 columnas y 1.048.576 filas.
Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas.
La intersección de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el
nombre de la columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila, por
ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se
llama A1.
Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ésta,
dicha celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece más remarcada que
las demás. De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa
y columna activa, columna de la celda activa.
Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de Rango, que es un bloque
rectangular de una o más celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son
vitales en la Hoja de Cálculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de
rangos
Movimiento rápido en la hoja
MOVIMIENTO TECLADO
Celda Abajo FLECHA ABAJO
Celda Arriba FLECHA ARRIBA
Celda Derecha FLECHA DERECHA
Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo AVPAG
Pantalla Arriba REPAG
Celda A1 CTRL+INICIO
Primera celda de la columna activa FIN FLECHA ARRIBA
Última celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJO
Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO
Última celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA
Introducir datos
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas.
Tipos de datos
En una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:
Valores Constantes, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda.
Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.
Números: Para introducir números puedes incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los
signos especiales + - ( ) / %
Fecha U Hora
Para introducir una fecha u hora, no tienes más que escribirla de la forma en que deseas
que aparezca.
Ejemplos:
1/12/99 1-12-99 2:30 PM
14:30 1/12/99 14:30 12/07/2031
Texto: Para introducir texto como una constante, selecciona una celda y escribe el
texto.
Fórmulas, Una fórmula es una secuencia formada por valores constantes, referencias a
otras celdas, nombres, funciones, u operadores.
Una fórmula es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas
operaciones con los datos de las hojas de cálculo como *, +, -, Seno, Coseno, etc...
Los distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en una fórmula son :
OPERADORES ARITMÉTICOS se emplean para producir resultados numéricos.
Ejemplo: + - * / % ^
OPERADORES RELACIONALES se emplean para comparar valores y proporcionar
un valor lógico (verdadero o falso) como resultado de la comparación. Ejemplo: < > =
<= >= <>
OPERADORES DE REFERENCIA indican que el valor producido en la celda
referenciada debe ser utilizado en la fórmula. En Excel pueden ser:
- Operador de rango indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un rango de
celdas. Ejemplo:
A1:G5
- Operador de unión indicado por una coma (,), une los valores de dos o más celdas.
Ejemplo: A1,G5
FUNCIONES
Una función es una fórmula especial escrita con anticipación y que acepta un valor o
valores, realiza unos cálculos con esos valores y devuelve un resultado.
Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si ésta no se respeta Excel nos
mostrará un mensaje de error.
1) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios
antes o después de cada paréntesis.
2) Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o
funciones.
3) Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ";".
Ejemplo:
=SUMA(A1:B3) esta función equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3
Errores en los datos
Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error.
Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.
Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO,
siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:
##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza
una fecha o una hora negativa.
#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto,
como puede ser sumar textos.
#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.
#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.
#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.
#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.
#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.
#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan.
También en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá además un
símbolo en la esquina superior
UNIDAD 3
Operaciones con archivos
Guardar un libro de trabajo: Para almacenar un libro de trabajo, podemos utilizar varios
métodos.
1. Seleccionar el Botón officeGuardar o Guardar como
2. hacer clic sobre el botón Guardar, de la Barra de Acceso Rápido.
3. Digitar Control + G.
Al momento de guardar puede que cambiemos de opinión, asi que se presenta algunas
opciones para ir a la carpeta indicada:
Crear automáticamente copias de seguridad
Podemos tener siempre una copia de los archivos por si le pasara algo al archivo original. Para
ello:
a. Seleccionar el Botón Office y elegir la opción Guardar como...
b. Después hacer clic sobre la flecha de la derecha del botón herramientas
c. escoger opciones generales
d. crear siempre una copia de seguridad.
e. Activar la casilla Crear siempre una copia de seguridad.
a. Hacer clic sobre el botón Aceptar para cerrar el cuadro de opciones.
b. vuelve a hacer clic sobre el botón Aceptar para cerrar ahora el cuadro de diálogo
Guardar como.
Cerrar un libro de trabajo
1. Seleccionar el Botón Office elegir la opción Cerrar.
2. Pulsando las teclas ALT + F4
Empezar un nuevo libro de trabajo
Cuando entramos en Excel automáticamente se inicia un libro de trabajo vacío.
1. Seleccionar el Botón Office elige la opción Nuevo.
2. O bien utilizar la combinación de teclas CTRL+U.
Usar plantillas.
Una plantilla es un modelo que puede servir como base para muchas hojas de cálculo. Puede
incluir tanto datos como formatos.
Para crear un libro de trabajo utilizando plantillas:
1. Seleccionar el Botón Office.
2. Elegir la opción Nuevo...
3. Hacer clic sobre la categoría Plantillas instaladas en el cuadro de diálogo Nuevo Libro.
Crear plantillas.
Para crear una plantilla, seguir los siguientes pasos:
1. Crear un libro de trabajo con todos los datos y los formatos que serán comunes a todos los libros
de trabajo creados a partir de esta plantilla.
2. Seleccionar el Botón Office.
3. Elegir la opción Guardar como...
4. Escribir el nombre de la plantilla en el recuadro Nombre de archivo.
5. En el recuadro Guardar como tipo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para que se abra la
lista desplegable y elegir la opción Plantilla de Excel.
Abrir un libro de trabajo ya existente
1. Ir al botón officeabrir
UNIDAD 4
Formulas y funciones
Esta unidad es la unidad una de las más importantes del curso, pues en su comprensión y manejo está la
base de Excel. Qué es una hoja de cálculo sino una base de datos que utilizamos con una serie de
fórmulas para evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos. Por eso esta unidad es
fundamental para el desarrollo del curso y la buena utilización de Excel.
Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2007 para agilizar la creación de
hojas de cálculo, estudiando la sintaxis de éstas así como el uso del asistente para funciones, herramienta
muy útil cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de éstas.
Introducir Fórmulas y Funciones
Una función es una fórmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o más
valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la
fórmula que la contiene.
La sintaxis de cualquier función es:
nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN). Siguen las siguientes reglas:
Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.
Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después
de cada paréntesis.
Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.
Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":"
nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8,
así la función anterior sería equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8
En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.
Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la
fórmula.
Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay
funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas,
de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.
Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto,
precedida siempre del signo =.
Operadores más utilizados en las fórmulas o funciones
Excel permite que en una función tengamos varios operadores para tratar los datos. Los operadores son
símbolos que identifica Excel con operaciones aritméticas y es el enlace entre 2 argumentos.
En la tabla podemos ver los operadores más utilizados.
Pag 33
En una fórmula o función pueden utilizarse tanto operadores como sea necesario teniendo en cuenta
siempre que los operadores hacen siempre referencia a dos argumentos. Pueden crearse fórmulas
verdaderamente complejas. Veamos un ejemplo.
= ((SUMA(A1:A7)*SUMA(B1:B7)) / (SUMA(C1:C7)*SUMA(D1:D7)))=(F8*SUMA(G1:G5))
Precedencia de los operadores
Hemos visto que una fórmula puede ser muy compleja, utilizando multitud de operadores. Excel como
cualquier operador matemático tiene unas ciertas reglas para saber que operaciones debe realizar primero
para que el resultado obtenido sea el correcto. En la siguiente tabla mostramos las precedencias
establecidas por Excel.
FUNCION SI()
FUNCION BUSCAR()
Números
Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda. Para ello,
seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los números.
Seleccionar la pestaña Inicio.
Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Número.
Hacer clic sobre la pestaña Número.
Aparecerá la ficha de la derecha:
Elegir la opción deseada del recuadro Categoría:
Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo
quedará nuestra selección en la celda.
General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que
utiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, números en forma
exponencial si la cifra no coje por completo en la celda.
Número: Contiene una serie de opciones que permiten específicar el número de
decimales, también permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar
los números negativos.
Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda
por 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin
Decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%.
O también se halla en la barra de Formato los siguientes signos:
% para asignar el formato de porcentaje.
, para asignar el formato de millares
OOo para quitar decimales a los números
oOO para aumentar decimales a los números
CAMBIOS DE ESTRUCTURA
Cambiar el nombre de la hoja.
Si trabajamos con varias hojas dentro del libro es aconsejable utilizar un nombre de hoja
para identificarla de forma más rápida, así si utilizamos una hoja para manejar los
ingresos y gastos de cada mes, la primera hoja se podría nombrar Enero, la segunda
Febrero, ...
La longitud máxima de los nombre de las hojas es de 31 caracteres.
No puede haber dos hojas de cálculo dentro del mismo libro de trabajo con el mismo
nombre.
Hacer doble clic sobre el nombre de la hoja en su etiqueta .
Escribir el nuevo nombre de la hoja.
Pulsar Enter.
También se puede cambiar el color de la hoja.
Ubicarse en la hoja clic derecho color de etiqueta.
Insertar y eliminar elementos
Insertar filas en una hoja
Para añadir una fila, seguir los siguientes pasos:
Se puede hacer desde la pestaña inicio escogiendo las opciones de insertar, eliminar y
formato o también de la siguiente manera:
Seleccionar la fila sobre la que quieres añadir la nueva, ya que las filas siempre se
añaden por encima de la seleccionada.
Clic derecho escoger la opción insertar fila
Insertar columnas en una hoja
Se puede hacer desde la pestaña inicio escogiendo las opciones de insertar, eliminar y
formato o también de la siguiente manera:
Seleccionar la columna sobre la que quieres añadir la nueva
Clic derecho escoger la opción insertar columna
Insertar celdas en una hoja
Para añadir varias celdas, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar las celdas sobre las que quieres añadir las nuevas.
Clic derecho escoger la opción insertar
Desplazar celdas hacia la derecha
Desplazar celdas hacia abajo
Insertar toda una fila
Insertar toda una columna
Eliminar filas y columnas de una hoja
Los pasos igual a los anteriores se escoge la opción eliminar.
Impresión
Vista preliminar
La vista preliminar es una herramienta que nos permite visualizar nuestra hoja antes de
imprimirla.
Se siguen los siguientes pasos:
Selecciona la pestaña Vista.
Elige la opción Vista de Diseño de página
Desde esta vista podemos seguir trabajando con la hoja de cálculo como hasta ahora, la
única diferencia es que sabremos cómo quedará en la hoja al imprimirla.
Una vez terminado, para ver la vista preliminar de la hoja en una página utiliza la
opción Vista preliminar que encontrarás en el Botón Office, haciendo clic en la flecha a
la derecha de Imprimir.
Cerrar la vista preliminar asi: Clic en el botón cerrar vista preliminar.
Gráficos
Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su
interpretación. La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación
de los datos. A menudo un gráfico nos dice mucho más que una serie de datos
clasificados por filas y columnas.
Crear gráficos
Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que participen
en el gráfico, de esta forma, Excel podrá generarlo automáticamente. En caso contrario,
el gráfico se mostrará en blanco o no se creará debido a un tipo de error en los datos que
solicita.
Añadir una serie de datos
Este paso es el más importante de todos ya que en él definiremos qué datos queremos
que aparezcan en el gráfico.
Modificar las características del gráfico
En la pestaña Presentación podrás encontrar todas las opciones relativas al aspecto del
gráfico. Por ejemplo, podrás decidir que ejes mostrar o si quieres incluir una cuadrícula
de fondo para poder leer mejor los resultados. Todo esto lo encontraras en la sección
Ejes:
Utiliza las opciones de la sección Etiquetas para establecer qué literales de texto se
mostrarán en el gráfico:
Desde esta sección también podrás configurar la Leyenda del gráfico.
Pag 152
