6.
EL CONTROL
TEMAS Y SUBTEMAS
6. EL CONTROL
6.1 Concepto e importancia
6.2 Controles
6.3 Sistemas de información
6.4 Evaluación
6.5 La mejora continua
OBJETIVOS PARTICULARES. Al finalizar el tema, el alumno:
• Definirá qué es el Control y su importancia dentro del Proceso
Administrativo.
• Identificará los diferentes tipos de controles y su relación con la
mejor continua.
EL PROCESO ADMINISTRATIVO
Planificación Organización Dirección Control
Metas Estructura Motivación Normas
Objetivos Administración Liderazgo Medidas
Estrategias de recursos Comunicación Comparaciones
Planes humanos Comportamiento Acción
Individual de
grupo
EL PROCESO ADMINISTRATIVO
CONTROL
Proceso de vigilar las actividades con el fin de
asegurar que se realicen conforme a los planes y se
corrijan las desviaciones importantes.
IMPORTANCIA DEL CONTROL
Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque
hasta el mejor de los planes se puede desviar.
El control se emplea para:
Crear mejor calidad
Enfrentar el cambio
Producir ciclos más rápidos
Agregar valor
Facilitar la delegación y el trabajo en equipo
ÁREAS DEL CONTROL
Las principales áreas de control en la empresa son:
Áreas de producción: Los principales controles existentes en el área
de producción son los siguientes:
Control de producción
Control de calidad
Control de costos
Control de los tiempos de producción
Control de inventarios
Control de operaciones productivas
Control de mantenimiento y conservación
Control de desperdicios
Área comercial:
Control de ventas
Control de propaganda
Control de costos
Área financiera: Los principales
controles en el área financiera son:
Control presupuestario
Control de costos
Área de recursos humanos: Los principales
controles que se aplican son:
Controles de asistencia y retrasos
Control de vacaciones
Control de salarios
TÉCNICAS PARA EL CONTROL
Entre las diferentes técnicas de control se pueden mencionar
las siguientes:
Contabilidad izquierda, mano derecha etc.
Auditoria Estudio de métodos, tiempos y
Presupuestos movimientos, etc.
Reportes, informes Métodos cuantitativos
Formas Redes
Archivos (memorias de expedientes) Modelos matemáticos
Computarizados Investigación de operaciones
Mecanizados Estadística
Gráficas y diagramas Cálculos probabilísticas
Proceso, procedimientos, Gannt, etc.
Procedimiento hombre-maquina, mano
Características de los tres enfoques de
Sistemas de Control
CONTROL DE CONTROL
BUROCRÁTICO CONTROL DE CLAN
MERCADO
• Enfoque del control • Enfoque del control • Enfoque para
que subraya el uso que hace hincapié diseñar los sistemas
de mecanismos en la autoridad y de control en cuyo
externos del depende de reglas, caso los
mercado como, por reglamentos, comportamientos de
ejemplo, la políticas, y los empleados son
competencia de procedimientos regulados por
precios y la administrativos. medio de valores
participación de compartidos,
mercado. normas, tradiciones,
rituales, creencias,
y otros aspectos de
la cultura
organizacional.
EL PROCESO DE CONTROL
El proceso de control consta de tres pasos independientes y
claros:
(1) medir el desempeño real,
(2) comparar el desempeño real contra algún
estándar, y
(3) tomar medidas administrativas para corregir
las desviaciones o los estándares
incorrectos.
EL PROCESO DE CONTROL
Concepto Definición
ESTÁNDARES DE DESEMPEÑO: Deben ser establecidos durante la
planeación.
RANGO DE VARIACIÓN: Parámetros de variación aceptables entre el
desempeño real y el estándar.
MEDIDA CORRECTIVA Corregir un problema enseguida con el
INMEDIATA: propósito de rectificar el desempeño.
MEDIDA CORRECTIVA BÁSICA: Determinar cómo y por qué se ha desviado el
desempeño y, a partir de ahí, corregir la
fuente de la desviación.
REVISAR EL ESTÁNDAR: La variación también podría ser resultado de
un estándar poco realista; es decir, la meta
quizás haya sido demasiado alta o
demasiado baja. En este caso, lo que se
debe corregir es el estándar, en lugar del
desempeño.
RANGO DE VARIACIÓN:
TIPOS DE CONTROL
La dirección puede implementar controles antes de que empiece la
actividad, mientras ésta transcurre, o cuando ha concluido.
CONTROL PREVENTIVO Antes
CONTROL CONCURRENTE Mientras
CONTROL DE
RETROALIMENTACIÓN Concluido
(POSTERIOR O CORRECTIVO)
ENTRADA PROCESOS SALIDA
Control que Control que tiene Control que
evita los lugar mientras ocurre una vez
problemas una actividad se que
esperados. está llevando concluye la
a cabo. actividad.
CUALIDADES DE UN SISTEMA DE
CONTROL EFECTIVO
Exactitud.
Oportunidad.
Economía.
Flexibilidad.
Inteligibilidad.
Criterios razonables.
Criterios estratégicos.
Hincapié en la excepción.
Varios criterios.
Medidas correctivas.
CUALIDADES DE UN SISTEMA DE CONTROL EFECTIVO
Exactitud:
• Un sistema de control exacto es confiable y
produce datos válidos.
Oportunidad:
• Un sistema de control efectivo debe ofrecer
información oportuna.
Economía:
• Todo sistema de control debe justificar los
beneficios que proporciona en relación con
los costos que representa.
Flexibilidad:
• Los controles deben ser lo bastante flexibles
como para adaptarse a los problemas o para
aprovechar las nuevas oportunidades
(tiempos y condiciones).
CUALIDADES DE UN SISTEMA DE CONTROL EFECTIVO
Inteligibilidad:
• Un sistema de control difícil de entender puede
ocasionar errores innecesarios, frustrar a los
empleados y, a la larga, ser ignorado.
Criterios razonables:
• Los parámetros de control deben ser razonables y
alcanzables. Si son demasiado altos o irrazonables
dejarán de motivar.
Criterios estratégicos:
• No se puede controlar todo lo que ocurre en una
organización. Aun cuando pudiera hacerse, los
beneficios no justificarían los costos. Por ello, se
deben establecer controles en los factores que sean
estratégicos para el desempeño de la organización.
Los controles deben cubrir actividades, operaciones y
hechos críticos dentro de la organización.
CUALIDADES DE UN SISTEMA DE CONTROL EFECTIVO
Hincapié en la excepción:
• Un sistema de excepciones garantiza que el
gerente no se vea abrumado por información
sobre las variaciones del estándar. Estos puntos
de control se convierten en controles que forman
parte de las limitaciones de autoridad y liberan a
los gerentes de nivel alto de tener que revisar las
erogaciones de rutina.
Varios criterios:
• Gerentes y empleados por igual buscarán lucir
bien en los criterios que estén controlados. Si los
gerentes controlan usando una sola medida, por
ejemplo la utilidad por unidad, el esfuerzo estará
dirigido exclusivamente a lucir bien en ese
estándar. Además, ya que el desempeño rara vez
puede ser evaluado a partir de un solo indicador,
tener diversos criterios permite hacer
evaluaciones más exactas.
CUALIDADES DE UN SISTEMA DE CONTROL EFECTIVO
Medidas correctivas:
• Un sistema de control efectivo no sólo
indica cuándo se ha presentado un
distanciamiento importante del estándar,
sino también sugiere qué medidas
debemos tomar para corregir dicha
desviación. Es decir, se debe señalar el
problema y especificar la solución.
FACTORES QUE AFECTAN AL CONTROL
Informales, personales,
Pequeña
gestión itinerante
Tamaño de la
Organización
Formales, impersonales,
Grande
muchas reglas y reglamentos
Altos Muchos criterios
Posición y Nivel
Pocos criterios, fáciles de
Bajos
medir
Mayor cantidad y amplitud de
Alta
los controles
Grado de
Descentralización
Baja Menor cantidad de controles
FACTORES QUE AFECTAN AL CONTROL
Control personal,
Abierta y solidaria
informal
Cultura de la
Organización
Controles
formales,
Amenazante
impuestos desde
el exterior
Controles
Mucho elaborados y
amplios
Importancia de la
actividad
Controles
Poco informales y
relajados
FALLAS EN EL PROCESO DE CONTROL
Cacería de brujas: el sistema se encamina a la búsqueda de síntomas y
culpables en vez de causas y posibles soluciones.
Esparcimiento de la responsabilidad: el Proceso de control puede no ser
demasiado específico e involucrar al total del Personal el cual al sentirse
atacado, lejos de apoyar el restablecimiento del equilibrio, reacciona
negativamente.
Obsesión: el Proceso de control se vuelve obsesivo, hay demasiadas
inspecciones por lo que se vuelve costoso.
Nostalgia: el sistema pone demasiado énfasis en lo que pasó, se vuelve
recursivo, lo que limita una efectiva toma de medidas correctivas.
Grupo de Procesos de Monitoreo y Control
Está compuesto por aquellos procesos requeridos para:
rastrear, analizar y dirigir el progreso y el
desempeño del proyecto
identificar áreas en las que el plan requiera
cambios
para iniciar los cambios correspondientes
Resumen de lo Aprendido
1. LA ADMINISTRACIÓN Y SUS OBJETIVOS
2. LA PLANEACIÓN
3. LA ORGANIZACIÓN
4. LA INTEGRACIÓN DE PERSONAL
5. LA DIRECCIÓN
6. EL CONTROL
OBJETIVO GENERAL:
AL FINALIZAR EL CURSO
EL ALUMNO:
Examinará las diferentes etapas
del proceso administrativo,
identificando y aplicando cada
una de sus funciones,
características y elementos
desde la óptica del psicólogo.
