LOS TEXTOS ADMINISTRATIVOS
Los textos administrativos son aquellos que se emiten en las
empresas u otros organismos públicos o privados.
Estos textos permiten la comunicación interna con los miembros de
una institución o con otros que les son ajenos a su ámbito.
Suelen presentar una forma fija y convencional, ya establecida, en la
que se recogen expresiones del tipo: por medio de la presente…,
estimado cliente, etc. y se caracterizan porque en ellos se adopta un
tono de cortesía “simulada” (le saludamos respetuosamente).
Los textos administrativos son textos que dejan poco espacio a la
improvisación creadora, puesto que su esquema está previsto de
antemano, porque de lo contrario perdería su eficacia comunicativa.
Son muchos los que solemos encontrar. Entre los más conocidos
tenemos: el oficio, la solicitud, el memorando, el acta, el informe, la
circular, el parte, los certificados, los formularios, los contratos, la
carta comercial, etc.
LA AUTORIZACIÓN
Autorización tenemos que exponer que es un término que procede,
etimológicamente hablando, del latín. Así, si llevamos a cabo su
análisis morfológico nos daremos en cuenta de ello. De esta manera,
podemos ver que dicho vocablo está conformado por la unión de tres
partes perfectamente delimitadas: la palabra auctus, que puede
traducirse como “aumentado”; el término izare que es sinónimo de
“convertir en”, y el sufijo –ción que es equivalente a “acción”.
Autorización es la acción y efecto de autorizar (reconocer la facultad
o el derecho de una persona para hacer algo). En el campo
del derecho, la autorización es un acto realizado por una autoridad, a
través del cual se permite a un sujeto una cierta actuación que, en
otro caso, estaría prohibida.
Para la informática, la autorización es la parte de un sistema
operativo que protege los recursos del sistema, de modo tal que sólo
puedan ser utilizados por los usuarios que cuentan con permiso para
eso.
La autorización, por lo tanto, es una especie de permiso. Consiste en
dar consentimiento para que otros hagan o dejen de hacer algo.
En este sentido, la autorización puede consistir en que una persona
en concreto, que por determinados motivos no pueda realizar una
acción necesaria para ella, establezca mediante el correspondiente
documento acreditativo que autoriza a un familiar o amigo para que
lleve a cabo aquella por él.
Un ejemplo de este tipo de autorización sería el que un hombre
tenga que recoger un documento oficial y haya sufrido un accidente
que le impide acudir a por aquel. Por eso, realiza una autorización
para que su esposa pueda presentarla en la institución oficial y se le
haga entrega a ella del citado documento.
Muchos son los modelos de autorizaciones que podemos encontrar.
No obstante, todos ellos, independientemente del ámbito en el que se
den, tienen que contar con una serie de datos imprescindibles. Así,
por ejemplo, estarían el nombre completo de quien da la autorización
así como otros datos de interés del mismo tales como el número de
su documento de identidad y su dirección, los datos personales de la
persona a la que autoriza y el objeto de dicha autorización.
Cuando un estudiante quiere ausentarse de la clase por algún
motivo, solicita la autorización pertinente a su maestro. De igual
forma, un niño que quiere salir a jugar con sus amigos tiene que
pedir autorización a sus padres o a los adultos responsables de su
cuidado.
Las autorizaciones rigen en todos los ámbitos de la vida donde existe
una relación jerárquica o distintos niveles de poder. Un empleado
debe pedir autorización a su jefe para tomarse un día libre, por
ejemplo. Un funcionario público necesita de la autorización de sus
superiores para dar a conocer cierta clase de información a los
medios de comunicación.
EL ACTA
NUMERA
DEL OFICIO
También conocido como memorándum. Cultismo del latín que
significa “algo que deberá guardarse en la memoria”.
En el argot de empresa suele denominarse como memo. Este tipo de
documento se usa con documento de carácter interno en la empresa
destinado a transmitir órdenes, comentar determinados asuntos, dar
recomendaciones, etc.
Se caracteriza por su brevedad y claridad de aquello que se pretende
comunicar. No contiene saludo ni despedida.
Partes en las que se divide un memorando
Un memorando deberá presentar la siguiente estructura:
1. Cabecera. En ella se indicarán los datos del remitente
(persona, departamento, etc.), los datos del destinatario, es
decir, a quien va dirigido el memorando, el asunto del
memorando y la fecha del mismo. El memorando no lleva
saludo a diferencia de otros documentos, como por ejemplo, la
carta.
2. Cuerpo. Texto principal donde se expone de forma breve y
concisa el motivo del documento.
3. Pie. En él se podrán indicar los posibles anexos de documentos
al memorando o cualquier otro dato que pueda ser de interés.
MEMORANDO 1
EMPLEANDO UNA PLANTILLA WORD
EL OFICIO
Es un documento de carácter oficial que se utiliza para establecer
comunicación entre los funcionarios, autoridades y representantes
de las instituciones estatales y particulares.
El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial a las
autoridades de más alta jerarquía.
SU FINALIDAD
Informar, invitar, pedir, remitir.
ÁREA DE DIFUSIÓN
El oficio se define en dos niveles: Nivel Externo, es decir, fuera de
una institución; y Nivel Interno, dentro de ella.
ESTRUCTURA DE UN OFICIO:
1. Lugar y fecha
2. Indicativo: Se ubica en la parte superior izquierda y contiene el
número de oficio, año y sigla de la entidad, dependencia u oficina
de origen.
3. Destinatario: Comprende :
-La palabra Señor:
-Título académico
-Nombre del destinatario (mayúscula)
-Posición o cargo
4. Asunto: Se escribe con el menor número de palabras el contenido
exacto del objeto del oficio, de tal manera que no sea necesario leer
todo el documento para saber de qué se trata.
5. Texto (cuerpo) Constituye la parte vital del oficio, en la que se
expone la matera o motivo que da lugar al documento.
6. Despedida: Existen ciertas frases de “cliché” para cerrar un oficio:
“Me valgo de la ocasión para renovarle los sentimientos de mi
especial consideración”, Es ocasión propicia para renovarle”, etc.
7. Firma, post- firma.
REQUISITOS FORMALES:
Membrete: Nombre de la institución.
Nomenclatura del año ( obligatorio únicamente en los casos de
circulación externa)
Anexo
LA SOLICITUD
Es un documento por medio del cual se pide el goce de un derecho,
beneficio o servicio que se considera que puede ser atendido.
ESTRUCTURA DE LA SOLICITUD
1. Sumilla: Se ubica en la parte superior derecha del papel, y es el
resumen del pedido.
2. Destinatario: Comprende:
-La palabra Señor:
-Título académico
-Nombre del destinatario (mayúscula)
-Posición o cargo
-Nombre del destino
3. Referencias personales: Son los datos del solicitante: Nombres y
Apellidos, No de documento de identidad, ubicación de domicilio,
cargo, etc.
4. Texto. (cuerpo) Constituye la parte vital del oficio, en la que se
expone la matera o motivo que da lugar al documento. Se inicia con
la palabra Que, seguido de la exposición de ideas.
5. Conclusión: En otros documentos equivale a la despedida. Puede
ser: Por lo expuesto es justicia que espero alcanzar u otras frases.
6. Lugar y fecha.
7. Firma y Posfirma.
REQUISITOS FORMALES:
Con Copia.
Anexos
EL INFORME
Es un documento por el cual se hace conocer el avance o la
culminación de acciones encomendadas o la ocurrencia de hechos
considerado de interés.
La autoridad puede pedir que personas particulares informen sobres
hechos o situaciones que conocen y que considere útiles para
esclarecer, para solucionar problemas.
El informe tiene carácter de declaración jurada, quiere decir que la
persona que informe debe informa la verdad de lo contrario podrá
ser sancionado administrativo y penalmente.
Según los casos el informe puede ser breve o pormenorizado por lo
tanto, de extensión variable, pudiendo abarcar incluso varias
paginas.
Asimismo puede ser elaborado y firmado por más de una persona e ir
acompañada de cuadros, fotografías, videos, grabaciones,
testimonios, declaraciones, resúmenes, separatas, facturas, recibos,
u otros documentos. Para sustentar la información que se
proporciona.
El informe es utilizado por trabajadores del sector público y privado.
ÁREA DE DIFUSIÓN
El informe es un documento que se difunde solamente dentro de una
institución u empresa. Relaciona al subordinado con su superior y al
jefe de una dependencia con otro de su mismo nivel.
CLASES:
Existen diferentes criterios para clasificar los informes:
a. DE ACUERDO A LA NECESIDAD:
- Ordinario: Está planificado dentro de un cronograma. Sirve
para comunicar avances o culminación de un trabajo.
-Extraordinario: Se presentan circunstancialmente, en la
mayoría de los casos a petición de un superior.
b. DE ACUERDO A LOS OBJETIVOS Y CONTENIDOS:
-Expositivo: Se narra una secuencia de hechos sin análisis ni
interpretaciones del autor y, por consiguiente, sin conclusiones ni
recomendaciones.
-Interpretativo: Contiene no sólo la narración de hechos sino que
interpreta y analiza las situaciones con el fin de emitir
conclusiones y recomendaciones:
Ejemplo: Informe sobre la aplicación de una nueva estrategia de
lectura.
-Técnicos: Presenta información y descripción de todos los pasos
que han seguido en la solución de algún problema o desarrollo de
una actividad. Es elaborado por especialistas.
ESTRUCTURA DEL INFORME
Encabezamiento:
Nº de informe
Destinatario
Remitente
Asunto
Fecha
Cuerpo o texto:
En esta parte se hace una descripción pormenorizada de lo que se quiere
informar. Puede contener en el caso del informe técnico:
Introducción: Planteamiento del problema, origen, etc.
Análisis de la situación
Conclusiones
Recomendaciones.
Despedida
Se inicia con la expresión: “Es todo cuanto puedo informar…”. Luego se
ubica la firma.
REQUISITO FORMAL
Nomenclatura del año
LA CARTA
Puede definirse como una comunicación escrita dirigida a una persona
ausente.
CLASIFICACIÓN
1. PRIVADAS: Son las que dirigimos a nuestros familiares y amigos.
Se caracteriza por su tono confidencial e íntimo y comprenden una
serie de modalidades: de cortesía, de felicitación de pésame, de
recomendación, etc. Es decir todas aquellas misivas de carácter
social.
2. ERUDITAS: Son las que se escriben con fines especialmente
literarios, por lo general entre personalidades representativas de las
artes, la política, la filosofía, etc.
3. OFICIALES: Son aquellos que se relacionan con asuntos propios de
los organismos estatales.
4. COMERCIALES: Son las que se refieren a asuntos de negocios,
compras, ventas, transacciones comerciales generales.
ESTRUCTURA DE LA CARTA
1. Lugar y fecha
2. Nombre del destinatario y lugar de destino
3. Vocativo o saludo. Es una introducción breve , cortés y afectiva.
4. Texto o Cuerpo:
5. Despedida
6. Firma
7. Posdata
REQUISITO FORMAL:
-Membrete:(en el caso de carta comercial) Parte que identifica a la
institución o empresa. Va en la parte superior y central, o al lado
superior izquierdo.
1. Redacta 1 MEMORANDUM, dirigido al padre del alumno, DE:
Prof Marcia Rivera, con el ASUNTO Informe de rendimiento de su
menor hijo
2. Redacta 1 ACTA DE REUNIÓN, realizada la reunión en el aula de
5to, indicando los alumnos ausentes, Agenda: Acuerdos sobre el viaje
de estudios.
3. Redacta 1 AUTORIZACIÓN, realizada la reunión en el aula de 5to,
indicando los alumnos ausentes, Agenda: Acuerdos sobre el viaje de
estudios.
4. Redacta 1 SOLICITUD, 1 OFICIO Y 1 INFORME.
LOS TRABAJOS DEBERÁN SER REDACTADOS EN
WORD Y LUEGO SUBIDO A LA PLATAFORMA
VIRTUAL. NO SE OLVIDE QUE TAMBIÉN DEBE
IMPRIMIR EL TRABAJO Y TRAER A CLASE LA
PROXIMA SEMANA.
DESPUES DE HABER LEÍDO EL TEXTO: REDACCIÓN DE
DOCUMENTOS ADMISNITRATIVOS QUE ESTA EN FORMATO
PDF, ELABORA UN ORGANIZADOR VISUAL DONDE SE
REFLEJE TODO EL TEMA SOBRE LOS TEXTOS
ADMINISTRATIVOS.
