GESTIÓN DOCUMENTAL: LA CIRCULAR
1. ETIMOLOGÍA. Proviene del latín circularis (formar o poner en círculo). Significa
perteneciente al círculo.
2. CONCEPTO. Es un documento de uso interno que dirige una autoridad superior a todos o
aparte de sus subalternos simultáneamente para darle a conocer disposiciones o asuntos
internos para que se cumplan a cabalidad.
Los temas a tratar en una circular puede ser generalmente lo siguiente:
o Movimiento interno de los jefes de la institución
o Acuerdos o decisiones de la alta jerarquía.
o Ascensos del personal que elabora en la empresa.
3. FUNCIÓN. Sirve para dictar órdenes y también para informar. El mensaje que transmite
es específico y de interés general para todos sus destinatarios. Por ejemplo, a través de
una circular se puede comunicar:
o Cambios de horario.
o Rotación de jefes.
o Nombramiento de comisión reorganizadora.
o Ascensos del personal.
o Aplicación de encuesta.
o Acuerdos y decisiones del directorio, etc.
4. USOS. Permite, dentro de una institución, un enlace vertical descendente (de superior a
subordinado) y horizontal (entre personas del mismo rango). Generalmente, se dirige a todo
el personal o a las dependencias subordinadas. Cuando la circular tiene un buen número de
destinatarios se recurre a la impresión mimeografiada o a copias fotostáticas.
5. PARTES:
1. Denominación del documento: A partir del margen superior, de dos a tres interlineas
se ubica la palabra CIRCULAR en mayúscula sostenida, centrada y destacada con negrilla o
espaciada.
2. Número (referencia): La numeración puede ser la consecutiva para correspondencia o
independiente para la circular. Le puede anteceder el código de dependencia determinado por
cada empresa particular. Se escribe de dos a tres interlineas de la palabra CIRCULAR.
Ejemplos. CIRCULAR 0103-172
CIRCULAR
3. Fecha: Los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envió se escriben de dos a
tres interlineas del número (referencia). En forma completa en orden de día, mes (en
minúscula) y año sin separarlo con punto. Ejemplo: Piedecuesta, 20 de agosto de 2012
4. Destinatario: A tres interlíneas de la fecha y contra el margen izquierdo o centrado; en
mayúscula sostenida, se escribe el grupo destinatario de la circular. Ejemplo: PARA
DIRECTORES Y SUBDIRECTORES REGIONALES
5 Asunto (opcional): Constituye la síntesis del tema expresada mínimo en cuatro palabras. A
tres renglones del grupo destinatario, se escribe el vocablo Asunto con mayúscula inicial y
seguida de dos puntos (:).
6 Texto: Se inicia de tres a cuatro interlíneas del grupo destinatario o del asunto, cuando lo
hay. Se escribe a interlineación sencilla y doble entre párrafos. En circulares de poca extensión
se puede dejar interlineación de uno y medio entre renglones y doble entre párrafos; debe ir
siempre en modo justificado. Se redacta en tercera persona del singular o en primera del
plural. Ejemplos: 1. Con agrado informamos al personal………….
2. La Dirección Administrativa se complace en comunicar…………..
7 Páginas subsiguientes: Se tiene en cuenta lo siguiente:
7.1 Se pueden utilizar hojas en blanco o que tengan impreso sólo el logotipo o la razón social.
7.2 La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las hojas.
7.3 El encabezado se ubica de 2 cm a 3 cm del borde superior de la hoja en papel blanco o a
dos interlineas del logotipo o de la razón social, con mayúscula inicial. Está constituido por la
línea de identificación contra el margen izquierdo y número de la página contra el margen
derecho.
7.4 La última página debe contener como mínimo, el párrafo de cierre antes de la despedida.
8 Despedida: Expresión de cortesía que se escribe a dos interlineas del texto, contra el
margen izquierdo tanto en estilo bloque como en estilo bloque extremo. Se puede presentar
con una expresión breve seguida de coma (,) o con frase de cortesía terminada en punto (.)
Nota: Se usa una de las dos opciones EJEMPLO: Atentamente, Agradecemos al personal el
cumplimiento de estas normas.
9 Remitente: El nombre se sitúa de cuatro a seis interlineas después de la despedida en
mayúscula sostenida. El cargo se anota a una interlínea del nombre, con mayúscula inicial, sin
centrar. Para la ubicación de estos datos se tiene en cuenta el estilo elegido. De preferencia se
firma a mano.
¡NUNCA CONSIDERES EL ESTUDIO COMO UNA OBLIGACION, SINO COMO UNA
O P O R T U N I D A D P A R A E N T R A R A L B E L L O M U N D O D E L C O N O C I M I E N T O … ! E i ns t e i n
