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FECHA: Bogotá D.C., noviembre 21 de 2016

PARA: Diana Maria Caldas Gualteros

Subdirectora Técnica de Recursos Físicos

DE: Jefe Oficina de Control Interno

REFERENCIA: Informe Auditoría al Proceso de Gestión Recursos Físicos en

relación con el cumplimiento de los requisitos de las normas
NTC-GP1000:2009, ISO 14001:2007, OHSAS 18001:2007 y
Pacto Global

Respetada Dra. Diana María:

La Oficina de Control Interno, dentro de su Plan de Acción para la vigencia 2016, y

como parte de la auditoría interna al Sistema Integrado de Gestión –SIG, evaluó
la gestión adelantada por la Subdirección Técnica de Recursos Físicos sobre el
Proceso de Gestión de Recursos Físicos, atendiendo a la normatividad vigente.

Como resultado del trabajo realizado adjuntamos el informe final producto de la

evaluación, con el fin de que se implementen las acciones correctivas y
preventivas, sobre las no conformidades presentadas, de las cuales destacamos:

 Debilidad en el cumplimiento del numeral 4.4.2 de la Norma ISO 14001

sobre establecer y mantener procedimientos para que las personas que
trabajan tomen conciencia de la importancia de la conformidad con la
política ambiental, los procedimientos y requisitos del sistema de gestión
ambiental.

 Debilidad en el cumplimiento de los numerales 8.2.3 y 8.5.2 de las Normas

NTGP 1000 e ISO 9001, toda vez que no se evidencian correcciones ni
acciones correctivas cuando no se alcanzan los resultados esperados con
ocasión de los indicadores de gestión.

A continuación presentamos el detalle de la evaluación realizada:

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INFORME DE AUDITORÍA
Proceso Fecha de corte Tipo de auditoría
Proceso Gestión de 11 de Noviembre de SIG
Recursos Físicos 2016

I. OBJETIVOS:

 Evaluar y Verificar el grado de cumplimiento del Proceso Gestión de

Recursos Físicos frente a los requisitos de las normas ISO 9001:2008,
NTC-GP 1000:2009, ISO 14001:2007, OHSAS 18001:2007 y los principios
del Pacto Global aplicables y que se encuentra relacionado en el programa
de auditorías Internas SIG 2016.

 Verificar el grado de cumplimiento de la documentación de proceso, en

materia de caracterización, planes, programas, procedimientos, guías,
instructivos, normograma, y demás documentación aplicable y evaluable en
el marco del SIG.

II. ALCANCE:

El alcance de la evaluación de la Oficina de Control Interno aplicó al

Proceso Gestión de Recursos Físicos, el cual hace parte del mapa de
procesos del Instituto, bajo los requisitos establecidos por la las normas ISO
9001:2008, NTC-GP 1000:2009, ISO 14001:2007, OHSAS 18001:2007 y lo
aplicable del Pacto Global, a los manuales, caracterización del proceso
Gestión de Recursos Físicos, al mapa de procesos, a la matriz de riesgos y
publicada en la intranet al corte de la evaluación, a los procedimientos,
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registros y formatos y demás documentos que formen parte del proceso y

que sirvan de criterio evaluable, así como el cumplimiento a las directrices
de Calidad, de Salud y Seguridad en el Trabajo y de Gestión Ambiental, a
los objetivos de Calidad, indicadores y demás documentos; especialmente
a los contratos de aseo y cafetería y suministro de materiales, y los
indicadores de gestión con corte al 30 de septiembre de 2016, de igual
forma, se adelantaron entrevistas al personal responsable del proceso tanto
a contratistas como a personal de planta, para el periodo del 3 al 10 de
noviembre de 2016, fechas establecidas en el cronograma de trabajo.

Se tomó como base de evaluación, la Caracterización Gestión de Recursos

Físicos versión 3.0 publicada en la Intranet, se evaluaron y verificaron las
seis (6) actividades críticas de la caracterización que hacen parte de la
Subdirección Técnica de Recursos Físicos, con base en los requisitos
establecidos en las listas de verificación de las normas enunciadas en el
presente alcance. Lo anterior en razón a la reciente finalización de la
auditoría de gestión realizada al proceso de Gestión de Recursos Físicos,
específicamente a los contratos IDU 1333, 1489, 1723, 1741, 1743 de 2015
y CCE 7664 de 2016 y atendiendo a los tiempos establecidos para el
adecuado desarrollo del proceso auditor SIG.

III. CRITERIOS DE AUDITORÍA:

 Caracterización Gestión de Recursos Físicos con código CP-RF-01, versión

3.0
 Planes de Calidad aplicables y publicados en la intranet al corte de la
evaluación.
 Procedimientos guías, instructivos y formatos publicados.
 Normograma del Proceso.
 Matriz de Riesgos del Proceso

IV. EQUIPO AUDITOR Y FECHAS:

Auditor Líder Nombre: Dependencia - Cargo:

Fernando Garavito Guerra OCI - Profesional Especializado 222-
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Equipo Auditor: Dependencia - Cargo:

Jorge Enrique Sepúlveda Afanador STRH – Profesional Universitario 219-
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Líder Responsable Proceso: Líder operativo: Nombre, cargo y
Nombre, Cargo y Dependencias: dependencia.

Carlos Humberto Moreno Bermúdez – Diana Maria Caldas Gualteros –

Subdirector General. Subdirectora Técnica.
Subdirección General de Gestión Subdirección Técnica de Recursos
Corporativa. Físicos.
Informe Distribuido a:
Subdirección General de Gestión Corporativa
Dirección Técnica Administrativa y Financiera

Reunión de Apertura Ejecución de la Auditoría Reunión de Cierre

Día:02 Mes:11 Año:2016 Desde: Hasta: Día: 11 Mes: 11 Año: 2016
03/11/2016 10/11/2016

V. DESARROLLO DE LA AUDITORÍA:

La evaluación se dividió en dos etapas a saber:

Etapa 1: Levantamiento de información y planeación de la auditoría, análisis de la
información y documentación implementada para verificar el grado de
cumplimiento de la documentación aplicable al proceso, en materia de
caracterización, planes, programas, procedimientos, guías, instructivos,
normograma, y demás documentación en el marco del SIG.

Etapa 2: Trabajo en campo, realizando entrevistas, verificando y constatando

información suministrada, aplicación de diversas pruebas de auditoría tales como:
análisis de la información objeto de la muestra, de la información reportada a la
OCI, constatando la veracidad de lo enunciado en los reportes y fechas, dejando
evidencia de los aspectos que se consideraron relevantes para el proceso auditor,
mediante la aplicación del plan de auditoría y de las listas de verificación en las
diferentes actividades críticas del proceso. Una vez agotadas la pruebas y
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constatada la información se elaboró el informe de auditoría. Adicional a lo

enunciado, se realizó monitoreo al mapa de riesgos del Proceso Gestión de
Recursos Físicos.

Se evaluó la gestión de la STRF frente a la oportunidad en la consolidación

mensual de los indicadores. Dentro de la evaluación adelantada por la OCI, se
aplicó prueba para determinar la pertinencia de los indicadores de gestión del área,
así como establecer la cobertura de los mismos y se evidenció que el área no ha
cumplido con el cumplimiento de la Guía GU-PE-18 Guía de seguimiento a la
gestión del IDU en lo referente al desarrollo de acciones correctivas cuando el
indicador presenta una ejecución inferior al 70%. El corte de esta evaluación fue el
30 de septiembre de 2016, en lo que respecta a los indicadores de gestión.

VI. CONCLUSIONES:

Para esta auditoría se realizaron actividades de revisión documental a los

contratos de cafetería y aseo y suministro de materiales, se efectuaron entrevistas
y se constató la información suministrada por el área, de acuerdo a los
requerimientos de la OCI.

Se resalta la entrega oportuna de evidencias para el cumplimiento de las normas

auditadas, no obstante, se hizo el hallazgo de dos (2) no conformidades
relacionadas con el conocimiento de la política ambiental y sus aspectos
ambientales de acuerdo a lo establecido en la norma ISO 14001 y el
incumplimiento a un procedimiento de una guía interna relacionada con el análisis
de datos y la mejora continua.

VII. RECOMENDACIONES / OBSERVACIONES Y/O NO CONFORMIDADES

(Las No Conformidades aplican para las auditorías del SIG).

N° Ref. RECOMENDACIÓN DESCRIPCIÓN DE OBSERVACIÓN Y

/ O NO CONFORMIDAD
ASPECTO
1 NC/ Cumplir, con el objetivo de Se evidenció debilidad en interiorizar
1 tomar conciencia sobre la la directriz del subsistema de gestión
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conformidad de la política ambiental y los aspectos ambientales

ambiental y los aspectos aplicables al proceso de Gestión de
ambientales significativos a Recursos Físicos, ya que de acuerdo
través de jornadas de a las entrevistas realizadas a tres
divulgación del sistema de colaboradores del proceso, se
gestión ambiental al interior observó que uno desconoce la
de la dependencia. directriz. Lo anterior incumple con lo
establecido en el numeral 4.4.2 de la
norma ISO 14001 el cual establece
que la organización debe establecer
y mantener procedimientos para que
sus empleados tomen conciencia de:
a) la importancia de la conformidad
de la política ambiental, los
procedimientos y requisitos del
sistema de gestión ambiental; b) los
aspectos ambientales significativos,
los impactos relacionados reales y
potenciales asociados con su trabajo
y los beneficios ambientales de un
mejor desempeño personal. Lo
anterior fue evidenciado en el
contrato de cafetería y aseo que
tiene la STRF.

2. NC/ Implementar acciones Se evidenció que uno de los

2 correctivas, para aquellos indicadores de la STRF (el N° 591-
indicadores con porcentaje Ejecución Centro Memoria Histórica
de ejecución inferior al 70%. Documental Gestión Institucional Interna)
se encuentra por debajo de la
ejecución del 70% y no se realizó la
acción correctiva que establece la
Guía GU-PE-18. Lo anterior incumple
con el numeral 8.2.3 seguimiento y
medición de los procesos de las
normas ISO 9001:2008 y NTC-GP
1000:2009 el cual establece que: …
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“como resultado del seguimiento de

la medición y seguimiento de los
procesos, deben llevarse a cabo
correcciones, acciones preventivas
y/o correctivas, según sea
conveniente, y con el numeral 8.5.2
de la normas ISO 9001:2008 y NTC-
GP 1000:2009 el cual establece que
la entidad debe tomar acciones para
eliminar las causas de las no
conformidades con el objeto de evitar
que vuelvan a ocurrir.
Convenciones:
H: Hallazgo (requiere acción correctiva y/o corrección)

O: Observación (requiere acción Preventiva).

NC (No conformidad): Requiere Acción correctiva/o corrección para los casos de auditorías del
SIG.

VIII. BALANCE AUDITORÍA

BALANCE DE AUDITORÍA
Proceso, proyecto, Total No
Total observaciones
Procedimiento Evaluado conformidades
Proceso de Gestión de 2 0
Recursos Físicos

IX. FORTALEZAS:

 Con la auditoría realizada al proceso evaluado, se alcanzó el objetivo

planteado de verificar el grado de cumplimiento frente a los requisitos de las
normas ISO 9001:2008, NTC-GP 1000:2009, ISO 14001:2007, OHSAS
18001:2007 y Pacto Global, el cual se encuentra relacionado en el
programa de auditorías Internas SIG 2016. También el cumplimiento de las
Directrices de Calidad, Salud y Seguridad en el Trabajo y Gestión

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Ambiental, así como los objetivos estratégicos trazados para el proceso

evaluado.

 La atención brindada al equipo auditor y la disposición por parte de los

funcionarios y contratistas de la STRF, en el suministro oportuno de la
información requerida, facilitó el proceso auditor.

 En lo que respecta a Salud y Seguridad en el Trabajo, las campañas

adelantadas para sensibilizar a toda la entidad frente al tema, han generado
conciencia en el uso de los elementos de protección personal.

 En lo que respecta a la Gestión Ambiental, la STRF ha demostrado interés

e iniciativa en el ahorro del papel, uso de los centros ecológicos para
disposición de residuos, adecuado manejo de los residuos biológicos, entre
otros.

La evaluación se realizó aplicando el ciclo PHVA y los criterios de auditoría

establecidos en la Norma ISO 19011:2012. Así mismo, se dio cumplimiento a las
actividades programadas y a las fechas establecidas dentro del plan de auditoría.

Es necesario que la Subdirección Técnica de Recursos Físicos, formule a partir de

las no conformidades evidenciadas, un plan de mejoramiento que contenga las
correcciones, las acciones correctivas, preventivas y/o de mejora para subsanar la
raíz de las deficiencias encontradas, conforme a lo establecido en el
procedimiento PR-MC- 01 FORMULACIÓN, MONITOREO Y SEGUIMIENTO A
PLANES DE MEJORAMIENTO INTERNO Y POR PROCESOS V_2.[Link], ubicado
en la intranet, en la siguiente ruta:

[Link]
01_FORMULACION_%20MONITOREO_%20Y_SEGUIMIENTO_%20A_%20PLA
NES_%20DE_%20MEJORAMIENTO_%20INTERNO_%20Y_%20O_%20POR%2
0_PROCESOS_%20V_2.[Link]

Para diligenciar el formato de Plan de Mejoramiento, es necesario diligenciar

previamente uno de los instrumentos de análisis de causas que se encuentran en

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la intranet tales como: lluvia de ideas, diagrama causa efecto y los cinco porqués,
los cuales pueden ubicarse en la siguiente ruta:

[Link]

Es importante destacar que el resultado de la evaluación corresponde al análisis

de una muestra, por tal motivo es responsabilidad del área encargada, efectuar
una revisión de carácter general sobre el tema en mención. El presente informe
fue comentado el 11 de noviembre de 2016, con los funcionarios y contratistas
designados por la STRF para atender la reunión de cierre, para lo cual se elaboró
el acta correspondiente.

Cualquier aclaración al respecto con gusto será suministrada.

Cordialmente,

Luis Antonio Rodriguez Orozco

Jefe Oficina de Control Interno
Firma mecánica generada en 21-11-2016 02:20 PM

cc Jeaneth Flórez Pardo - Dirección Técnica Administrativa y Financiera

cc Carlos Humberto Moreno Bermudez - Subdirección General de Gestión Corporativa

Elaboró: Oficina De Control Interno

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