Microsoft project
Gestión de tiempo y tareas
La gestión del tiempo del proyecto incluye los procesos requeridos para gestionar
la conclusión a tiempo de un proyecto. La fecha de término suele ser una de las
restricciones más importantes en la gestión de un proyecto.
Definición de tareas
Según la real academia española tarea significa "trabajo que debe hacerse en
un periodo limitado de tiempo", esta definición incluye otro término importante
"trabajo", además de la limitación "tiempo".
Si aplicamos el concepto de tarea al project management nos encontramos con
que las tareas de un proyecto deben ser definidas en términos de trabajo y con
limitaciones temporales
Tareas sumarias
Si es respecto a la duración se denomina % completado, y se calcula como la
relación en tanto por ciento entre la suma de todas las duraciones reales de las
tareas que tiene subordinadas y la suma de todas las duraciones de esas
mismas tareas.
Tareas repetitivas
Es habitual tener en los proyectos tareas que se repiten cada cierto periodo, por
ejemplo tareas de elaboración de informes, reuniones de seguimiento, etc.
Vinculación/desvinculacion de tareas
Puede vincular dos tareas cualesquiera de un proyecto para mostrar la relación
existente entre ellas (lo que también se denomina una dependencia de tareas).
Las dependencias controlan la programación del proyecto: una vez vinculadas
las tareas, todos los cambios que realice en la tarea predecesora se aplicarán
también a la sucesora y, de haberla, a la siguiente, y así sucesivamente.
Para quitar un vínculo, seleccione las dos tareas vinculadas y haga clic en tarea
> desvincular tareas botón desvincular tareas de la pestaña tareas de la cinta
Dependencia entre tareas
Las tareas de un proyecto generalmente tienen relaciones entre sí, que
determinan cuándo una tarea se puede llevar cabo en función de la
programación de otra tarea. A estas relaciones se les denomina dependencias.
Técnicas de comprensión de cronogramas
Existen muchas metodologías que sirven de base para la elaboración del
cronograma de actividades. Para elegir cuál es la más indicada en cada caso,
habrá que atender a las características concretas del proyecto y sus
necesidades. Así, por ejemplo, se pueden aplicar los métodos del diagrama de
gantt, cpm - pert o algún tipo de análisis de redes, en función de su creciente
complejidad. En cualquier caso, la información necesaria para la elaboración de
un calendario de este tipo ha de ser, como mínimo:
Camino crítico
La ruta crítica es el conjunto de tareas que determinan el recorrido del proyecto
hasta la fecha de fin del proyecto; estas tareas no tienen holgura. Si alguna de
estas tareas no se cumple en la fecha o en la duración esperada retrasará el
proyecto. El líder del proyecto debe cuidar que estas tareas tengan los insumos
necesarios para su ejecución.
Gestión de recursos
Asignación de recursos y tareas
Los calendarios son lo que microsoft office project 2007 utiliza para programar el
proyecto y, normalmente, se aplican a los recursos para que project pueda
controlar cuándo están disponibles los recursos para trabajar en las tareas a las
que están asignados. De manera predeterminada, las tareas se programan
basándose en el calendario del proyecto. Para definir excepciones únicas o
específicas de tiempos de trabajo y período no laborable, puede crear un
calendario de tareas.
Si el recurso no tiene ningún calendario de recursos, se utiliza el del proyecto.
Nivelación de recursos
Microsoft define nivelar los recursos como “el acto de tomar un proyecto con
personas asignadas a un grupo de tareas, y hacerlo de manera que estas no
tengan que trabajar horas extras.”
Gestión de calendarios
La gestión del cronograma incluye los procesos requeridos para asegurar la
terminación del proyecto a tiempo. Pero antes de que el cronograma de un
proyecto sea creado, un gerente de proyecto debe tener una estructura de
desglose del trabajo (edt) completa, un esfuerzo estimado para cada tarea, y una
lista de recursos con la disponibilidad de cada uno. Un cronograma se crea
utilizando un método de estimación de consenso dirigido por las personas que
harán el trabajo; la razón es porque un cronograma de por si es un estimado.
Calendario general
Uno de los aspectos más importantes en la gestión de un proyecto es la
capacidad de administrar el tiempo y el dinero. Hay que garantizar que todas las
tareas y actividades que se llevarán a cabo disponen de recursos suficientes, se
realizan en el orden correcto y emplean de forma adecuada los recursos
disponibles..
Calendario por recurso
De la misma manera que hemos definido un calendario laboral para nuestro
proyecto podemos definir un calendario para un recurso en particular. Un ejemplo
de ello sería si tenemos un recurso que tenga sus feriados independientemente
del calendario del proyecto (motivos religiosos, personales, etc).
Durante este proceso, el equipo de dirección del proyecto obtiene y recluta los
recursos humanos necesarios para completar el proyecto. La disposición de los
miembros del equipo reclutados puede no ser a tiempo completo. Adquirir el
equipo ocurre durante la ejecución del proyecto
Gestión de gastos
La gestión del coste del proyecto incluye todas aquellas actividades necesarias
para la planificación, estimación, obtención del plan de referencia de costes o
baseline, y control de costes, con objeto de completar el proyecto dentro del
presupuesto asignado. Sin embargo, desde una perspectiva amplia por tanto, la
gestión de costes no va a consistir únicamente en controlar los gastos de manera
que no superen el presupuesto de costes, sino también en gestionar los ingresos
de manera que se minimicen las necesidades de financiación y se maximice el
disponible. El jefe de proyecto deberá procurar maximizar los ingresos siempre
que exista una causa contractual justificada o exista la posibilidad, mediante
negociación con el cliente, de recuperar costes no previstos inicialmente en los
que se haya incurrido. Por ello, describiremos el concepto de flujo de caja y la
importancia de asegurar un control adecuado del mismo.
Asignación de costos por recursos
Project calcula los costos de recursos basados en tasas de pago, tarifas por uso,
los costos fijos o totales para los recursos de costo (como una tarifa aérea o
restaurantes) que están asignados a tareas.
