MANUAL DEL SISTEMA

INTEGRAL PARA LA
PREVENCIÓN DEL LAVADO DE
ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL
TERRORISMO
(SIPLAFT)
EQUIPOS Y TRANSPORTES S.A.S.
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TERRORISMO
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CONTENIDO
NATURALEZA DEL DOCUMENTO ................................................................................................................. 4
1. ALCANCE .................................................................................................................................................... 5
2. OBJETIVOs .................................................................................................................................................. 5
2.1. OBJETIVO GENERAL ................................................................................................................................. 5
2.1.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS ....................................................................................................................... 5
3. ELEMENTOS DEL SISTEMA INTEGRAL PARA LA PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS Y
FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO (SIPLAFT) ........................................................................................... 6
4. DISEÑO, APROBACIÓN Y CONSTANCIA DE LA APROBACIÓN DE POLÍTICAS. .............................. 7
5. POLITICAS PARA LA PREVENCION Y CONTROL DEL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACION
DEL TERRORISMO ............................................................................................................................................ 7
6. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL, FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE QUIENES
PARTICIPAN EN LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LA/FT- PADM ............................................. 10
6.1. JUNTA DIRECTIVA ................................................................................................................................... 10
6.1.1. Funciones: ................................................................................................................................................ 10
6.2. REPRESENTANTE LEGAL ....................................................................................................................... 10
6.3. OFICIAL DE CUMPLIMIENTO ................................................................................................................ 10
6.3.1. Nombramiento del oficial de cumplimiento: ............................................................................................. 10
6.3.2. Requisitos del oficial de cumplimiento: .................................................................................................... 11
6.3.3. Funciones del oficial de cumplimiento: .................................................................................................... 11
6.3.4. Presentación de informes: ................................................................................................................... 12
6.4. REVISOR FISCAL: ................................................................................................................................... 12
6.5. EMPLEADOS: ........................................................................................................................................... 13
7. Documentación ............................................................................................................................................... 14
7.1. MANEJO DE LA INFORMACIÓN ............................................................................................................ 14
7.2. ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN DE LOS PARTICIPANTES Y
CONTRAPARTES. ............................................................................................................................................ 14
7.3. ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIÓN ACLARATORIA DE LA INUSUALIDAD Y SOPORTES DE
LA DECISIÓN DEL REPORTE. ....................................................................................................................... 15
8. Divulgación y Comunicación .......................................................................................................................... 15
8.1. PLAN DE DIVULGACIÓN INTERNO ...................................................................................................... 15
8.2. PLAN DE DIVULGACIÓN EXTERNA. .................................................................................................... 15
9. CAPACITACIÓN ........................................................................................................................................... 16
9.1 Características de las capacitaciones ............................................................................................................. 16
9.2. Herramientas de evaluación ......................................................................................................................... 17
10. Esquema Metodológico ................................................................................................................................. 17
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10.1 Desarrollo del esquema metodológico ........................................................................................................ 18

11. Procedimientos para la Prevención y Control del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del
Terrorismo - LA/FT- PADM. .............................................................................................................................. 18
12. IDENTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS. .................................................................................................... 19
12.1. PASO 1: Identificar los Eventos de Riesgo de LA/FT- PADM de acuerdo a los Factores de Riesgo. ...... 19
14. MEDICIÓN Y EVALUACIÓN DE LOS RIESGOS ................................................................................... 22
14.1. PASO 1. Asignar Calificación a Riesgos. ................................................................................................ 22
14.2. PASO 2. Calcular el Riesgo Inherente por medio de la medida de Frecuencia. ........................................ 22
14.3. PASO 3. Calcular el Riesgo Inherente por medio de la medida de Impacto. ............................................ 22
14.4. PASO 4. Combinar Medida de Impacto y Frecuencia. ............................................................................. 23
15. CONTROL DE RIESGOS ............................................................................................................................ 23
15.1. PASO 1. Identificar Controles.................................................................................................................... 23
15.2. PASO 2. Documentar el control. ................................................................................................................ 23
15.3. PASO 3. Realizar la calificación del control. ............................................................................................. 23
16. MONITOREO DE LOS RIESGOS .............................................................................................................. 24
16.1. PASO 1. Actualizar matrices de riesgos. .................................................................................................... 24
16.2. PASO 2. Crear Planes de Acción asociados a los Riesgos. ........................................................................ 24
16.3. PASO 3. Realizar seguimiento a Planes de acción. .................................................................................... 25
16.4. PASO 4. Diseñar Indicadores. .................................................................................................................... 25
16.5. PASO 5. Verificar Niveles de Riesgos Residuales. ................................................................................... 25
17. CONOCIMIENTO. ....................................................................................................................................... 25
17.1. CONOCIMIENTO DE LOS CLIENTES .................................................................................................. 25
17.2. CONOCIMIENTO DE PERSONAS EXPUESTAS PUBLICAMENTE – PEP´S. .................................. 27
17.3. CONOCIMIENTO DE SOCIOS Y ACCIONISTAS................................................................................. 27
17.4. CONOCIMIENTO DE TRABAJADORES O EMPLEADOS .................................................................. 27
18. REPORTES A LA UNIDAD DE INFORMACIÓN Y ANÁLISIS FINANCIERO – UIAF........................ 28
19. REPORTE DE OPERACIONES INTENTADAS Y OPERACIONES SOSPECHOSAS – ROS ................ 28
20. REPORTE DE TRANSACCIONES MÚLTIPLES DE CARGA ................................................................. 29
21. OTROS REPORTES. .................................................................................................................................... 30
22. ACREDITAR CON SOPORTES TODAS LAS OPERACIONES, NEGOCIOS Y CONTRATOS ............ 30
23. GLOSARIO ................................................................................................................................................... 31
24. ANEXOS....................................................................................................................................................... 38
25. CONTROL DE MODIFICACIONES. .......................................................................................................... 38
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NATURALEZA DEL DOCUMENTO

El presente Manual tiene como propósito establecer y unificar las políticas y

procedimientos que deben ser acatados por todos los funcionarios, proveedores,
clientes y asociados de La Compañía, para apoyar en cuanto sea posible a que
EQUIPOS Y TRANSPORTES S.A.S., en adelante “La Compañía”, NO sea utilizada
como un instrumento para el desarrollo de actividades delictivas, como lo son el
lavado de activos y financiación del terrorismo (LA/FT- PADM).

Trasmitir a nuestros empleados, socios de negocios y accionistas, la política,

objetivos y controles definidos por la empresa para el Sistema de Prevención y
Control de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo – SIPLAFT.
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1. ALCANCE

Este manual aplica a todos los negocios, contratos y operaciones que desarrolle La
Compañía, en el desarrollo de su objeto social relacionado con el Transporte terrestre
Automotor de Carga.

Está dirigido y será de obligatorio cumplimiento por todos los socios, accionistas,
empleados, clientes, proveedores y contratistas de La Compañía; empresa
transportadora sujeta a la vigilancia, inspección y control por parte de la
Superintendencia de Puertos y Transporte, en todos los procedimientos en los que
se presenten factores de riesgo de actividades ilícitas, lavado de activos y
financiación del terrorismo.

2. OBJETIVOS

2.1. OBJETIVO GENERAL

Establecer los lineamientos, procedimientos y controles para prevenir, detectar y

reportar operaciones ilegales, lavado de activos y financiación del terrorismo LA/FT-
PADM, en las operaciones de transporte y logística de La Compañía, de acuerdo a
los requisitos mínimos establecidos en la Circular Externa 011 del 25 de noviembre
de 2011 expedida por la Superintendencia de Puertos y Transportes.

2.1.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Determinar el modelo de gestión de riesgo que permita identificar, evaluar

y tratar el riesgo legal, contagio, operacional y reputacional.

 Establecer políticas y requisitos de manejo de riesgo legal, contagio,

operacional y reputacional, en las operaciones, negocios y contratos que
desarrolla La Compañía.

 Establecer los requisitos para el adecuado conocimiento del cliente, del

mercado y los proveedores contratados por La Compañía, para desarrollar
sus operaciones de transporte.

 Establecer el procedimiento de reporte de actividades ilegales, lavado de

activos y financiación del terrorismo a la UIAF.

 Establecer el procedimiento de reporte de información requerida por la

Superintendencia de Puertos y Transporte sobre operaciones relacionadas
con lavado de activos y financiación del terrorismo.
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 Capacitar a los empleados de La Compañía, en el desarrollo de criterios

de protección y mitigación de riesgos de LA/FT- PADM.

3. ELEMENTOS DEL SISTEMA INTEGRAL PARA LA PREVENCIÓN DEL

LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO (SIPLAFT)

Para la eficiente, efectiva y oportuna implementación y desarrollo del SIPLATF, La

Compañía desarrolla los siguientes elementos:

a) Diseño, Aprobación y Constancia de la Aprobación de Políticas

b) Políticas
c) Estructura Organizacional
d) Documentación
e) Divulgación y Comunicación
f) Capacitación
g) Esquema Metodológico
h) Procedimientos para la Prevención del Riesgo de LA/FT- PADM
i) Procedimientos para el Control del Riesgo del Riesgo de LA/FT- PADM

Diseño Y
aprobación

Procedimientos
de Prevención Y Políticas
Control

Esquema Estructura
Metodológico Organizacional

Divulgación y
Capacitación
Capacitación

Documentación
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4. DISEÑO, APROBACIÓN Y CONSTANCIA DE LA APROBACIÓN DE POLÍTICAS.

El diseño y aprobación de políticas para la implementación del Sistema SIPLAFT, es

responsabilidad de la Junta Directiva de La Compañía, las cuales quedan
evidenciadas mediante acta de este órgano de Control.

5. POLITICAS PARA LA PREVENCION Y CONTROL DEL LAVADO DE ACTIVOS Y

FINANCIACION DEL TERRORISMO

La Junta Directiva, el representante legal la compañía y el Oficial de Cumplimiento,

acompañados de los dueños de los procesos, adoptan y establecen el SIPLAFT en
el desarrollo de contratos, negocios y operaciones de transporte, definen reglas y
políticas claras para controlar dineros ilícitos provenientes del lavado de activos y
demás actividades ilegales y eliminar las posibilidades de ser vínculo para financiar
actividades terroristas mediante las siguientes políticas.

 Prevención del LA/FT- PADM: No se entabla ninguna relación de negocios o

de cualquier otro tipo con personas naturales ó jurídicas cuando se presenten
elementos que conlleven dudas fundadas sobre la legalidad de las
operaciones o licitud de sus recursos. Para estos efectos, no se entablan
relaciones de negocios o de cualquier otro tipo con personas naturales ó
jurídicas incluidas en listas consideradas como restrictivas, ó cuando alguna
de las siguientes personas figure en las listas mencionadas: Socios,
representantes legales, miembros de Junta Directiva, Accionistas ó socios que
tengan el 5% ó más del capital social, aporte o participación.

En la medida en que sea jurídicamente posible la terminación de los actos

jurídicos correspondientes, no se mantienen como contrapartes a personas
naturales ó jurídicas incluidas en listas consideradas como restrictivas o
cuando sus representantes legales, miembros de Junta Directiva, Accionistas
ó socios que tengan el 5% ó mas del capital social, aporte o participación,
figure en las listas mencionadas.

En relación con el grupo de interés de contrapartes en las relaciones de

tesorería, solo se entablan relaciones comerciales o de negocios con
entidades financieras de Colombia o del exterior que se encuentren
debidamente supervisadas por el órgano de control correspondiente, que sean
de reconocida trayectoria y que tengan implementados mecanismos de
prevención y control la LA/FT- PADM.
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 Conocimiento de las contrapartes: Para el conocimiento de las contrapartes

se aplican los manuales de procedimientos definidos, los cuales permiten la
identificación plena y confiable de las contrapartes, la verificación de la
información suministrada por estos y los controles para la detección de
operaciones sospechosas, inusuales o intentadas.

 Reserva de la información: Es deber de todos los empleados, socios y

accionistas de la empresa garantizar la reserva de la información reportada a
las autoridades sobre personas o empresas que hayan efectuado o intenten
efectuar operaciones sospechosas, operaciones Inusuales y operaciones
intentadas.

 Sanciones por incumplimiento: La inobservancia del presente manual se

sanciona de conformidad con lo establecido en las políticas y procedimientos
corporativos, en el Reglamento Interno de Trabajo y en las normas que sean
aplicables, sin perjuicio de las sanciones penales, administrativas o civiles
previstas en la ley.

 Máximo Dinero Efectivo en Caja Menor y Tesorería: Respecto del efectivo

en caja menor, se tiene establecido:

o El monto de las cajas menores asignadas en la empresa,

o Los montos máximos para realizar transacciones a través de ellas
o El tipo de uso que se puede dar a estos recursos.
o Los periodos o momentos en que se debe solicitar reposición de caja
menor.
o Cuenta bancaria de la cual se genera el reintegro de caja menor.
o Personal responsable de la administración de la caja menor.
o Criterios de auditoría anunciada y no anunciada.

 Movilización de Carga: Como parte de los mecanismos de prevención y

control para la prevención y control de lavado de activos y de financiación del
terrorismo, que deben atender los funcionarios involucrados en los procesos
internos de movilización de carga por vías nacionales, departamentales y/o
municipales, se establecen las siguientes normas:

o No está permitido transportar mercancías diferentes a las del objeto de

la orden de transporte definida en el proceso de movilización y que
corresponda a la contratada por los clientes.
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o En momentos de supervisión por parte de alguna autoridad competente,

entendiendo por esta, cualquier autoridad nacional o internacional
designada o reconocida por el Estado para un determinado fin, deberá
definirse una especial atención al proceso de supervisión que se efectué
al vehículo y a la mercancía, velando por evitar cualquier alteración o
hecho inusual al momento de la parada del vehículo.
o Se encuentra prohibido el transporte de personas diferentes a las
vinculadas con La Compañía, en los vehículos utilizados por la misma
o en nombre de esta.
o Evitar transportar dinero o mercancías por solicitud de personas
diferentes a los remitentes o dueños de la mercancía.
o Los conductores deben abstenerse de realizar cualquier operación de
contrabando o facilitar el concurso de cualquier actividad ilegal asociada
a este delito.

 LA COMPAÑÍA, impulsa a nivel institucional la cultura del SIPLAFT,

puntualizando para toda la organización, es decir accionistas, directivas,
funcionarios y demás vinculados, que La Compañía, propende por una cultura
dirigida a la prevención y control del riesgo de LA/FT- PADM

 LA COMPAÑÍA, ha adoptado lineamientos más exigentes para el

conocimiento de sus clientes, previamente a la vinculación, y para el monitoreo
de operaciones de personas nacionales o extranjeras que por su perfil o por
sus funciones pueden exponer en mayor grado a la Compañía al riesgo de
LA/FT- PADM.

 Estos principios constituyen los lineamientos adoptados por LA COMPAÑÍA,

frente a los factores de riesgo y los riesgos asociados de LA/FT- PADM, y se
reflejan en lo dispuesto en el presente Manual.

 El incumplimiento de lo dispuesto en el SIPLAFT, genera graves

consecuencias que van desde amonestaciones y medidas correctivas, hasta
multas o la terminación del contrato de trabajo con justa causa.

 De conformidad con la Ley colombiana y los estándares internacionales, es

política de LA COMPAÑÍA, que todos sus accionistas, directivas y funcionarios
deben anteponer el cumplimiento de las normas en materia de administración
del riesgo de LA/FT- PADM al logro de las metas comerciales.
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 Para la realización de vínculos comerciales con Personas Expuestas

Públicamente (PEP´s), por parte de LA COMPAÑÍA, la persona quien debe de
atender dicho vínculo, debe ser de un nivel jerárquico mayor al que
normalmente lo realice y con visto bueno del Oficial de Cumplimiento.

6. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL, FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE

QUIENES PARTICIPAN EN LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LA/FT- PADM

Sin perjuicio de las funciones asignadas, para la implementación del SIPLAFT, LA

COMPAÑÍA establece como mínimo las siguientes funciones:

6.1. JUNTA DIRECTIVA

6.1.1. Funciones:

 Diseñar la política para la prevención y control de riesgo de LA/FT- PADM en

el SIPLAFT.
 Ordenar los recursos técnicos y humanos que se requieren para implementar
y mantener en funcionamiento el SIPLAFT.
 Designar el Oficial de Cumplimiento.
 Incluir en el orden del día de sus reuniones, la presentación del informe del
oficial de cumplimiento.
 Pronunciarse sobre los informes presentados por el oficial de cumplimiento y
la revisoría fiscal y realizar el seguimiento a las observaciones o
recomendaciones adoptadas, dejando constancia en las actas.

6.2. REPRESENTANTE LEGAL

El Representante Legal de LA COMPAÑÍA es quien Comunica a la Superintendencia

de Puertos y Transportes y a la UIAF la designación del Oficial de Cumplimiento.

6.3. OFICIAL DE CUMPLIMIENTO

Es la persona natural contratada por La Compañía, responsable de velar por el

cumplimiento de los requisitos establecidos en el SIPLAFT.
Vela por que los procesos, procedimientos, controles y mecanismos utilizados sean
eficaces, y sean los necesarios para actuar dentro del marco del sistema de
prevención de riesgos de lavado de activos o financiación del terrorismo.

6.3.1. Nombramiento del oficial de cumplimiento:

La Junta Directiva en uso de sus facultades, de acuerdo con el perfil de cargo, las
responsabilidades en el proceso de riesgo de LA/FT- PADM, nombra el Oficial de
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Cumplimiento, empleado responsable de implementar y velar por el adecuado y

oportuno cumplimiento del SIPLAFT.

Para lo cual deja registro en acta de Junta Directiva y Reporta a la Superintendencia

de Puertos y Transporte y a la UIAF, la designación del oficial de cumplimiento y su
aceptación.

Como constancia de la aceptación de las funciones designadas, El oficial de

cumplimiento nombrado, deja constancia escrita de la aceptación del cargo.

6.3.2. Requisitos del oficial de cumplimiento:

 Ser un empleado de alto rango.

 Tener capacidad de decisión.
 Tener respaldo y apoyo de la Junta Directiva y de la alta dirección.

6.3.3. Funciones del oficial de cumplimiento:

 Implementar y desarrollar los procesos a través de los cuales se llevarán a la

práctica las políticas aprobadas para la implementación del SIPLAFT.
 Identificar las situaciones que puedan generar riesgo de LA/FT- PADM en las
operaciones que realiza la empresa.
 Implementar y desarrollar los controles a las situaciones que puedan generar
riesgo de LA/FT- PADM en las operaciones, negocios o contratos que realiza
la empresa.
 Realizar seguimiento y monitoreo a la eficiencia y eficacia de las políticas,
procedimientos y controles establecidos.
 Velar por el adecuado archivo de los soportes documentales y demás
información relativa al riesgo de LA/FT- PADM.
 Participa en el diseño y desarrollo de los programas de capacitación sobre el
riesgo de LA/FT- PADM y vela por su cumplimiento.
 Proponer a la Junta Directiva los ajustes o modificaciones necesarias a las
políticas del SIPLAFT.
 Recibir y analizar los reportes internos de posibles operaciones inusuales,
intentadas o sospechosas y reportar las operaciones intentadas o
sospechosas a la UIAF.
 Realizar los respectivos reportes trimestrales solicitados por la UIAF.
 Mantener actualizados los documentos que contengan la política y
procedimientos del SIPLAFT.
 Presentar trimestralmente a los administradores (el representante legal, el
liquidador, los miembros de juntas o consejos directivos y quienes de acuerdo
con los estatutos ejerzan o detecten esas funciones) y anualmente al máximo
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órgano social (Asamblea de socios) el informe escrito donde expone el

resultado de su gestión en el SIPLAFT.

6.3.4. Presentación de informes:

 Los procesos establecidos para llevar a la práctica las políticas aprobadas,

sus adiciones o modificaciones.
 Los resultados del seguimiento o monitoreo para determinar la eficiencia y
la eficacia de las políticas, procedimientos y controles establecidos.
 Las medidas adoptadas para corregir las falencias encontradas al efectuar
el monitoreo de los controles.
 El cumplimiento dado a los requerimientos de las diferentes autoridades,
cuando se hayan presentado.
 Las propuestas de ajustes o modificaciones a las políticas para la
prevención y control del riesgo de LA/FT- PADM.
 El cumplimiento de los ajustes o modificaciones a las políticas de
prevención y de control de riesgo de LA/FT- PADM aprobados por máximo
órgano social.
 Las últimas normas o reglamentaciones expedidas sobre la prevención y
control de riesgo de LA/FT- PADM y las medidas adoptadas para su
cumplimiento.
 La gestión en capacitación planeada y ejecutada.
 Gestión sobre la debida diligencia en las operaciones, negocios y contratos
de la empresa.
 Las debilidades y recomendaciones recibidas de auditorías y relacionadas
con el desempeño del SIPLAFT.
 Las operaciones inusuales, sospechosas o intentadas reportadas
internamente,
 Las operaciones inusuales, sospechosas o intentadas controladas o
evitadas en el SIPLAFT.
 Los reportes de operaciones sospechosas o intentadas reportadas a la
UIAF.

6.4. REVISOR FISCAL:

Las funciones del revisor fiscal, establecidas en el artículo 207 del Código de
Comercio, establecen entre otras:

 ART 207: NUMERAL 1: Cerciorarse de que las operaciones que se celebren

o cumplan por cuenta de la sociedad se ajustan a las prescripciones de los
estatutos, a las decisiones de la asamblea general y de la Junta Directiva.
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 ART 207: NUMERAL 2: Dar oportuna cuenta, por escrito, a la Junta Directiva
o Gerente, según los casos, de las irregularidades que ocurran en el
funcionamiento de la sociedad y en el desarrollo de sus negocios.
 ART 207: NUMERAL 3: Colaborar con las entidades gubernamentales que
ejerzan la inspección y vigilancia de las compañías, y rendirles informes a que
haya lugar o le sean solicitados.

Lo anterior implica que el revisor fiscal tiene responsabilidades en el cumplimiento de

requisitos del SIPLAFT para LA COMPAÑÍA, con las siguientes funciones:

 Cerciorarse que las operaciones, negocios y contratos que celebre o cumpla

LA COMPAÑÍA, se ajustan a las instrucciones y políticas aprobadas por la
Junta Directiva.
 Dar cuenta por escrito a la Junta Directiva, al Representante Legal, del
cumplimiento o incumplimiento a las disposiciones contenidas en el SIPLAFT.
 Poner en conocimiento del Oficial de Cumplimiento, las inconsistencias y
falencias que detecte respecto a la implementación del SIPLAFT o de los
controles establecidos.
 Rendir los informes sobre el cumplimiento del SIPLAFT, cuando la
Superintendencia de Puertos y Transporte, lo requiera.

 Tomar las medidas necesarias para cumplir con estas responsabilidades.

6.5. EMPLEADOS:

Es responsabilidad de todos los empleados, el estricto cumplimiento de las políticas,

reglas, normas y procedimientos establecidos, tendientes a controlar, detectar, evitar,
prevenir e informar la utilización de los productos y servicios de LA COMPAÑÍA para
el lavado de activos y financiación del terrorismo.

Así mismo, de abstenerse de recibir propinas, ofrendas o cualquier otro tipo de

beneficio, económico o no, a cambio de acciones u omisiones relacionadas con el
proceso de prevención y control del lavado de activos y financiación del terrorismo.
De igual forma:

 Cumplir con todos los controles establecidos en los procedimientos de la

empresa.
 Reportar al Oficial de Cumplimiento todas las operaciones inusuales,
sospechosas o intentadas.
 Mantener reserva de la información reportada como operaciones inusuales,
sospechosas o intentadas.
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7. DOCUMENTACIÓN

7.1. MANEJO DE LA INFORMACIÓN

Cada empleado o persona a cargo de establecer el vínculo con la contraparte, es

responsable de la integridad, veracidad, confiabilidad y confidencialidad de la
información.

Solo podrán tener acceso a la consulta de información de la contraparte, cada

responsable y el Oficial de Cumplimiento.

El área encargada de establecer el vínculo con la contraparte, es la responsable de

la administración y custodia del archivo y documentación de cada una de las
contrapartes, como mínimo cinco (5) años para poder atender requerimientos de la
Superintendencia de Puertos y Transporte y las autoridades, y para que pueda ser
utilizada en el análisis de operaciones inusuales que hayan sido detectadas.

7.2. ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN DE LOS

PARTICIPANTES Y CONTRAPARTES.

El Oficial de Cumplimiento es el responsable de la guarda y archivo de la información

relacionada con el SIPLAFT, para lo cual debe conservar los documentos de manera
centralizada y organizados secuencial y cronológicamente. Entre los cuales
comprende los siguientes documentos:

 Las actas de la Junta Directiva donde conste la aprobación de la política del

SIPLAFT y las que registren ajustes o modificaciones a esta política.
 Acta, plan estratégico o documento equivalente donde se describen las
políticas aprobadas.
 Los instructivos o manuales que contengan los procesos a través de los cuales
se llevan a la práctica las políticas aprobadas. Estos documentos deben estar
firmados por el representante legal principal.
 Los informes presentados por el Oficial de Cumplimiento.
 Los informes presentados por el Revisor Fiscal sobre el funcionamiento del
SIPLAFT.
 Las constancias de envío de los reportes de operaciones sospechosas - ROS
– remitidos a la UIAF y demás reportes solicitados por esta unidad.
 Las constancias de capacitación dado a todo el personal de la empresa sobre
el SIPLAFT.
 Las actas de Junta Directiva en donde conste la presentación de los informes
del oficial de cumplimiento y del revisor fiscal
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 Las bases de datos de reportes de transacciones sospechosas.

7.3. ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIÓN ACLARATORIA DE LA INUSUALIDAD

Y SOPORTES DE LA DECISIÓN DEL REPORTE.

En el evento que el Oficial de Cumplimiento no encuentre procedente hacer un

reporte de operación sospechosa, deberá archivar la documentación aclaratoria del
reporte, junto con el correspondiente reporte de operación inusual, dejando
constancia de las razones por las que no se considera operación sospechosa sujeta
de reporte a la UIAF.

El Oficial de Cumplimiento conserva las copias de los documentos relacionados con

los reportes de operaciones sospechosas (ROS), a fin de que los registros de las
operaciones celebradas permitan la reconstrucción de las mismas y pueda prestarse
oportuna y adecuadamente colaboración con las autoridades judiciales o
administrativas que lo requieran.

8. DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN

8.1. PLAN DE DIVULGACIÓN INTERNO

Para la divulgación interna, se incorpora al programa de capacitación de LA

COMPAÑÍA, todos los lineamientos y procedimientos para la prevención y control del
riesgo de LA/FT- PADM, con el objeto de generarle al empleado la capacidad de
identificar cuando una operación es intentada, inusual o sospechosa, cuando debe
reportarse, el medio para hacerlo y a quien.

El programa de capacitación en el SIPLAFT incluye, el conocimiento de la Circular

Externa 011, que da base al control del riesgo del LA/FT- PADM en la cadena de
suministro, el conocimiento de la UIAF y legislación relacionada, la profundización
sobre operaciones intentadas, inusuales o sospechosas, el procedimiento de reporte
interno de operaciones intentadas, inusuales o sospechosas, y sucesivos del contrato
de transporte que permite fortalecer el control de riesgo que asume LA COMPAÑÍA,
en la prestación del servicio – CONTRATO DE TRANSPORTE.

8.2. PLAN DE DIVULGACIÓN EXTERNA.

Se realizarán divulgaciones externas para contratistas, contrapartes externas y

demás interesados externos sobre los lineamientos y controles definidos para la
prevención del LA/FT- PADM.
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9. CAPACITACIÓN

El Oficial de Cumplimiento deberá diseñar, programar y coordinar los planes de

capacitación sobre el SIPLAFT, los cuales tendrán mínimo una periodicidad anual y
cuya asistencia deberá hacer constar por escrito en un Registro de Asistencia

Como quiera que es obligación de cada uno de los funcionarios de La Compañía,

deberá participar activamente en el proceso de prevención y control del lavado de
activos y financiación del terrorismo y cumplir estrictamente con todas las políticas y
procedimientos establecidos en el presente manual, resulta necesario que los
mismos sean permanentemente capacitados, con el objeto de que éstos conozcan la
importancia del tema, el marco legal actual, las obligaciones de cada una de las áreas
de La Compañía, las consecuencias de la no observancia de las normas internas y
externas que regulan la materia, las actualizaciones del manual, entre otros aspectos.

Estos planes de capacitación deben ser constantemente revisados y actualizados por

el Oficial de Cumplimiento, con la colaboración del área de Gestión de Recurso
Humano.

9.1 Características de las capacitaciones

 Establecer las necesidades a nivel de gerencia, operaciones y apoyo.

 Generar registro de la capacitación en donde se especifique: fecha, tema
tratado, nombre y firma de los asistentes.
 Establecer evaluación para la medición o calificación frente a los resultados
pretendidos en la capacitación.
 Las capacitaciones se deben de realizar con una periodicidad anual.
 Durante la inducción de ingreso personal nuevo, se debe de dar una
capacitación y debe de quedar documentado.

Adicionalmente, dentro del programa de inducción de personal, deberá programar

con el Oficial de Cumplimiento la capacitación del Sistema SIPLAFT para todos los
nuevos empleados que ingresen a La Compañía. Obtener de los mismos el
compromiso de leer el presente manual y aplicarlo estrictamente, así como dejar
conocer todas las inquietudes que les surjan sobre el mismo; dicho compromiso
deberá constar por escrito (con firma y fecha) y reposar en los archivos de
capacitaciones.

Estos programas de capacitación podrán realizarse a través de diferentes

instrumentos: conferencias, presentaciones, mesas redondas, juegos interactivos,
documentos, manuales, cuestionarios de preguntas y respuestas, calendarios,
capacitaciones virtuales, entre otros.
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9.2. Herramientas de evaluación

Con el fin de verificar que todos los empleados de LA COMPAÑÍA han entendido los
conceptos del Manual y Sistema SIPLAFT, así como para detectar las posibles
deficiencias en el proceso de capacitación para su posterior refuerzo, el Oficial de
Cumplimiento, en conjunto con el Área de Gestión de Recursos Humanos, realizarán
al final de las capacitaciones evaluaciones a todos o algunos de los funcionarios en
donde los puntos evaluados y los resultados obtenidos por los funcionarios se
archivarán en la carpeta establecida..

10. ESQUEMA METODOLÓGICO

Un sistema de administración de riesgos adecuado, contempla varias etapas que

permiten identificar los factores de riesgo, medirlos, evaluarlos, controlarlos, y
monitorearlos.

Modelo de Administración de Riesgos ISO 31000 ICONTEC.

LA COMPAÑÍA en la administración del riesgo de LA/FT- PADM se guiará para todos

los efectos por lo dispuesto en la Circular Externa 011 del 2011. Adicionalmente,
utilizará como guía el modelo establecido en la ISO 31000, Gestión del Riesgo.
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10.1 Desarrollo del esquema metodológico

Mediante la adopción del SIPLAFT, LA COMPAÑÍA, ha creado herramientas para

identificar los potenciales eventos de riesgo a los cuales se puede ver expuesta para
la materialización del riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.

Para ello ha instaurado procedimientos internos descritos en este Manual. LA

COMPAÑÍA a través de sus funcionarios, previamente al lanzamiento y
comercialización de un producto o servicio, a la modificación de las características
técnicas del mismo, a la incursión en un nuevo mercado, a la apertura en nuevas
jurisdicciones y al lanzamiento o modificación de los canales de distribución, debe
identificar posibles eventos de riesgo y determinar cuándo se encuentra en una
situación que amerite un control especial o que le permite a la compañía decidir no
continuar en un determinado proceso comercial.

La identificación de los eventos de riesgo en LA COMPAÑÍA, está relacionada con la

posibilidad de pérdidas o daño por su eventual propensión a ser utilizada
directamente como instrumento para el LA/FT- PADM. Estos eventos determinadores
de pérdida o daños se pueden presentar principalmente por:

a) Ineficiencia administrativa en la correcta implementación y la aplicación de los

procedimientos de prevención.
b) Ineficiencia operativa en la puesta en funcionamiento de dichos
procedimientos de Prevención.
c) Ineficiencia para adoptar controles en los productos y servicios ofrecidos.

LA COMPAÑÍA ha definido el modelo que acoge para la administración del riesgo de

LA/FT- PADM, ha establecido metodologías para la identificación de sus eventos de
riesgo, sus riesgos inherentes, asociados, residuales y las formas a través de las
cuales se puede presentar el riesgo de LA/FT- PADM, aplicando estas metodologías
a los factores de riesgos y a los diferentes segmentos.

11. PROCEDIMIENTOS PARA LA PREVENCIÓN Y CONTROL DEL RIESGO DE

LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO - LA/FT- PADM.

El objetivo es minimizar la posibilidad que, a través de las diferentes actividades de

la compañía, se introduzcan recursos provenientes de lavado de activos y
financiación del terrorismo, para lo cual se establece:

 La revisión de todos los negocios que realiza la compañía.

 La revisión de todos los contratos que realiza la compañía.
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 La revisión de todas las operaciones que realiza la compañía.

 La evaluación de todos los agentes de riesgo que afectan a la compañía.

En La Compañía, no está permitido realizar actividades, negocios ni contratos

cuando:

 No existe soporte interno.

 No existe soporte externo
 No ha sido debidamente autorizado

LA COMPAÑÍA ha establecido los procedimientos aplicables para la adecuada

implementación y funcionamiento de los elementos, etapas, mecanismos y demás
herramientas del SIPLAFT. Los procedimientos se encuentran contenidos en los
diferentes formatos documentados para cada uno y en el presente manual se
describe la metodología para estos, los cuales cumplen con lo siguiente:

a. Instrumentan las diferentes etapas y elementos del SIPLAFT.

b. Identifican los cambios y la evolución de los controles y de los perfiles de
riesgo.
c. Atienden los requerimientos de información por parte de autoridades
competentes.

d. Dan cumplimiento a las obligaciones relacionadas con listas internacionales

vinculantes para Colombia, de conformidad con el derecho internacional.
e. Consagran las sanciones por incumplimiento a las normas relacionadas con
el SIPLAFT, así como los procesos para su imposición.
f. Implementan metodologías para la detección de operaciones inusuales y
sospechosas, y el oportuno y eficiente reporte de éstas últimas a las
autoridades competentes.
g. Prevén procesos para llevar a cabo un efectivo, eficiente y oportuno
conocimiento de los clientes actuales y potenciales, así como la verificación
de la información suministrada y sus correspondientes soportes, atendiendo
como mínimo los requisitos establecidos en el presente Manual.

12. IDENTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS.

12.1. PASO 1: Identificar los Eventos de Riesgo de LA/FT- PADM de acuerdo a

los Factores de Riesgo.

Los factores de riesgo aplicables al SIPLAFT en La Compañía y de conformidad

con la Circular 011 de 2011 de la Superintendencia de Puertos y Transporte, son:
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• Contrapartes
• Productos o Servicios
• Canales de Distribución
• Jurisdicción Territorial

Otros factores de Riesgo derivados de nuestra operación.

• Movilización de carga por vías nacionales, departamentales y municipales.

12.2. PASO 2: IMPLEMENTAR METODOLOGÍA PARA LA IDENTIFICACIÓN DE

LOS RIESGOS.

Para la identificación de los eventos de riesgo en LA COMPAÑÍA, ha partido de la

formulación de las preguntas:

a) ¿Qué evento de riesgo puede suceder?

b) ¿Dónde puede suceder?
c) ¿Cómo puede suceder este evento?

Para llevar a cabo la identificación y análisis de los riesgos, se adelantaron las

siguientes actividades:

a) Se realizaron reuniones con grupo de Expertos, con el fin de identificar

previamente los posibles riesgos.
b) Se socializaron los riesgos anteriormente identificados con cada uno de los
líderes de los procesos y/o áreas.
c) Se discutieron los riesgos, dejando únicamente los que realmente se pueden
clasificar como riesgos.

d) Se validó el impacto y la frecuencia que cada riesgo pueda tener frente a La

Compañía, con base en los criterios de calificación.

12.3. PASO 3: IDENTIFICAR LAS FORMAS A TRAVÉS DE LAS CUALES SE

PUEDE PRESENTAR EL RIESGO DE LA/FT- PADM.

Con la metodología anteriormente descrita, se han detectado los eventos de riesgos

que pueden presentarse indistintamente en los diferentes procesos que tiene la
compañía.

Como apoyo para la detección de eventos de riesgos LA COMPAÑÍA cuenta con las
siguientes herramientas:
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a) Listas: Compendio de listas nacionales e internacionales extraídas de diferentes

órganos de control y vigilancia, las cuales son administradas a través de una
aplicación sistemática.
b) Señales de Alerta: Consiste principalmente en la identificación y generación de
notificaciones de acuerdo a criterios establecidos.
c) Formatos: Verificación de la información suministrada en los diferentes formatos
tales como:
• Verificación de Antecedentes
• Inscripción y Actualización de Proveedores, Clientes y/o Proveedores
• Hoja de Ruta Vinculación de Personal
• Conocimiento de Cliente

13. MECANISMOS

13.1 Tipología para identificar posibles Operaciones de Lavado de Activos

 Adquirir activos que no tienen relación con el objeto social de la empresa.

 Adquirir activos que no se encuentren en correcto estado de funcionamiento y
no exigir las garantías derivadas de la compraventa.
 Cifras financieras no consistentes.
 Información del Representante Legal no consistente.
 Estados financieros que no corresponden al sector o ciclo productivo del
equipo o empresa.
 Incremento de maquinaria o equipo de forma imprevista.
 Ofrece precios muy por debajo del estándar competitivo del mercado.
 Cambios intempestivos en su comportamiento financiero

13.2. Tipología para identificar posibles Operaciones de Financiación al

Terrorismo

 Insumos que no corresponden con la actividad del equipo

 Activos que se transitan permanentemente en regiones afectadas por el
terrorismo
 Solicitudes de financiación por personas que no han mantenido una actividad
conocida y que se ubican en regiones de alto riesgo por terrorismo.

13.3. Centrales donde consultar

Las centrales de riesgo de consulta son:

 Lista OFAC – Lista Clinton.

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 Superintendencia de Sociedades. Empresas en Ley 1116

 Lista contraloría general de la república – Lista de responsables fiscales.
 Lista procuraduría general de la nación. Antecedentes.
 Policía Nacional – DAS
 Destino Seguro

14. MEDICIÓN Y EVALUACIÓN DE LOS RIESGOS

14.1. PASO 1. Asignar Calificación a Riesgos.

La valoración de riesgos consiste en asignar una calificación a los riesgos dentro de

un rango específico.

14.2. PASO 2. Calcular el Riesgo Inherente por medio de la medida de

Frecuencia.

La clasificación de la frecuencia está representada en cinco (5) categorías, siendo 1

la de menor probabilidad de ocurrencia y 5 la de mayor probabilidad.

A continuación, se presentan las escalas utilizadas

FRECUENCIA
Valor Descripción
5 Muy Frecuenta
4 Frecuente
3 Moderada
2 Poco Frecuente
1 Inusual

14.3. PASO 3. Calcular el Riesgo Inherente por medio de la medida de

Impacto.

No todos los impactos se miden de manera financiera, es por eso que, de acuerdo al
tipo de riesgo, existen diferentes criterios/rangos para determinar el impacto de
acuerdo a su materialización.
Como estos riesgos son diversos por naturaleza, se tienen dispuestos diferentes
criterios para que sean tomados como referencia y que permitan su medición en la
misma escala, teniendo en cuenta el impacto.

A continuación, se presentan las escalas utilizadas:

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IMPACTO
Valor Descripción
5 Catastrófico
4 Crítico
3 Moderado
2 Menor
1 Insignificante

14.4. PASO 4. Combinar Medida de Impacto y Frecuencia.

El resultado de la valoración estará dado de acuerdo a la combinación del Impacto y

la Probabilidad, y se verá reflejado en la hoja “Identificación Riesgos”, columna con
nombre “Riesgo Inherente” del archivo Excel con nombre “Macro SIPLAFT.xls”

15. CONTROL DE RIESGOS

15.1. PASO 1. Identificar Controles.

Identificar los controles asociados a cada riesgo.

15.2. PASO 2. Documentar el control.

Se documenta control identificado en herramienta que administra la Gestión de

Riesgos, ingresando; Nombre de Control, Descripción del Control y Objetivo del
Control.

15.3. PASO 3. Realizar la calificación del control.

De acuerdo con los criterios establecidos y las variables para la calificación se realiza
la calificación del control. Las variables que se tienen empleadas para la calificación
del control son:

• Clase de Control
o Preventivo
o Detectivo
o Correctivo

• Tipo de Control
o Automático
o Semiautomático
o Manual

• Responsable con Experiencia

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o Responsable con Experiencia

o Responsable sin Experiencia

• Documentación del Control

o Procedimiento Documentado y publicado
o Procedimiento Documentado y No publicado
o Procedimiento No Documentado

• Responsabilidad del Control

o La responsabilidad del control está asignada y formalizada
o La responsabilidad del control está asignada individualmente pero no
formalizada
o La responsabilidad del control no está asignada

• Afecta
o Frecuencia
o Impacto
o Impacto y Frecuencia

• Responsable de ejecutar el control

16. MONITOREO DE LOS RIESGOS

El Oficial de Cumplimiento de LA COMPAÑÍA, una vez se hayan implementado las

políticas aprobadas y los controles, debe verificar permanentemente que estos
operan de manera oportuna y eficiente.

También adoptará las medidas necesarias para corregir falencias encontradas y dar
adecuado cumplimiento al SIPLAFT.

16.1. PASO 1. Actualizar matrices de riesgos.

Periódicamente se actualizan las matrices de riesgos, como resultado de las

evaluaciones efectuadas a través de los órganos de control y vigilancia y órganos de
control internos (Auditoría y Revisoría Fiscal).

16.2. PASO 2. Crear Planes de Acción asociados a los Riesgos.

Crear Planes de Acción asociados a los riesgos identificados con el objetivo de

realizar seguimiento a las acciones que puedan mitigar el impacto y/o frecuencia.
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16.3. PASO 3. Realizar seguimiento a Planes de acción.

El Oficial de Cumplimiento realizará un seguimiento al cumplimiento de estos Planes

de Acción.

16.4. PASO 4. Diseñar Indicadores.

Como complemento a las actividades anteriormente enunciadas, diseñar indicadores

de acuerdo con las necesidades de La Compañía para el sistema SIPLAFT.

- Diligenciar plantilla “Identificación Indicadores”.

- La creación, monitoreo y control de los diferentes indicadores que maneja La
Compañía, se llevarán en un sistema diferente al utilizado para los riesgos
SIPLAFT.
Los funcionarios deben reconocer y aplicar los controles, según su respectiva
responsabilidad para que su funcionamiento sea óptimo.

16.5. PASO 5. Verificar Niveles de Riesgos Residuales.

Se podrán tener niveles de riesgos residuales Moderados, por lo anterior, los riesgos
que se encuentren por encima de este nivel de aceptación se les efectuarán controles
adicionales sobre el mismo o se implementarán Planes de Acción.

17. CONOCIMIENTO.

17.1. CONOCIMIENTO DE LOS CLIENTES

En los procesos relacionados con el conocimiento de los socios, clientes,

proveedores, contratistas, empleados y terceros, se establecen mecanismos de
control orientados a seleccionar y conocer a estas personas habituales u ocasionales,
pudiendo identificarlos, tener conocimiento de sus actividades económicas, para
poder establecer la coherencia en el desarrollo de negocios y operaciones; indagar
datos comerciales, financieros, personales para determinar quién es, qué hace y a
qué se dedica en realidad. Esta información debe estar documentada, actualizada y
debidamente almacenada.

Tenga en cuenta que aquellas condiciones, garantías o exclusiones que la empresa,

ha pactado en el contrato de transporte de mercancías, también deben ser
consideradas para la aceptación del cliente o asociados del negocio y la realización
de las operaciones.

En el documento de identificación del cliente según formato “Conocimiento del

Cliente”, están considerados:
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 Nombre y apellidos o razón social del cliente,

 Número del documento de identificación o RUT,
 Domicilio y residencia,
 Identificación de socios y representante legales, cuando se trate de
sociedades anónimas, nombre, identificación y dirección de representantes
legales,
 Actividad económica,
 Capital social registrado,
 El origen de los recursos y forma de pago de las operaciones identificado el
medio e individualizado el instrumento de pago, entidad financiera emisora o
pagadora, ciudad donde está localizada,
 Estructura de operaciones en donde recibe, transporta y entrega la carga
objeto del servicio de transporte.
 Identificación de mercancías, empaques, embalajes y unidades de carga.
normas técnicas y legislación especial si se requiere.
 Identificación del personal responsable de la operación.
 Original certificado cámara comercio menor a 60 días de emitido.
 Estados financieros (balance general y estado de pérdidas y ganancias) de los
dos últimos años firmados por representante legal y revisor fiscal.
 Certificación bancaria de cuenta o cuentas por las cuales realizará las
transacciones financieras con LA COMPAÑÍA.
 Copia del contrato de transporte de mercancías vigente, indicando
condiciones, garantías y exclusiones que se deben cumplir para tener
cobertura en caso de daños o pérdidas en la ejecución del contrato de
transporte.
 Certificación de origen de fondos firmado por representante legal y revisor
fiscal.
 Certificaciones del sistema de gestión en calidad, seguridad u otros.
 relación de empleados de contacto indicando nombres, apellidos, cédula de
ciudadanía y cargo.
 Conocimiento de las características del mercado en el que desarrolla su
negocio el cliente habitual u ocasional.

Se debe verificar la información suministrada por el cliente.

La información recopilada y los resultados del análisis de la información quedan

registrados en la hoja de vida del cliente y en la aceptación o rechazo a la prestación
del servicio de transporte.
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17.2. CONOCIMIENTO DE PERSONAS EXPUESTAS PUBLICAMENTE – PEP´S.

En el desarrollo de operaciones con Personas Expuestas Públicamente o PEP´s,

responsables del manejo de dineros públicos, adicional a los documentos, consulta
de centrales de riesgo y visita física, solicitar:

 La autorización emitida por la empresa o entidad estatal, para contratar el

servicio solicitado.
 La certificación de la disponibilidad presupuestal.
 Identificación del monto de negociación del servicio. debe ser coherente y
debe evitar ser utilizado como mecanismo para la corrupción, lavado de
activos o financiación del terrorismo.

17.3. CONOCIMIENTO DE SOCIOS Y ACCIONISTAS

El SIPLAFT al interior de LA COMPAÑÍA, establece la identidad de los socios y

accionistas.

 Hoja de vida del socio o accionista.

 Confirmación y actualización de datos
 Verificación de centrales de riesgo
o Lista OFAC – Lista Clinton.
o Superintendencia de Sociedades. Empresas en Ley 1116
o Lista contraloría general de la república – Lista de responsables
fiscales.
o Lista procuraduría general de la nación. Antecedentes.
O Policía Nacional – DAS
 Certificación de cuenta bancaria
 Declaración de origen de fondos.

17.4. CONOCIMIENTO DE TRABAJADORES O EMPLEADOS

Para la verificación y actualización de antecedentes de trabajadores o empleados

antes de su vinculación, durante la vigencia del contrato laboral y en caso de
desvinculación o cuando se detecten comportamientos inusuales, se establece:

Documento de autorización libre y espontánea del empleado a nombre de LA

COMPAÑÍA, autorizando:

 La consulta, verificación, reporte, suministro y análisis de información

contenida en la hoja de vida o la solicitud de empleo.
 Verificación de originalidad de documentos aportados.
 Realización de visitas domiciliarias de seguridad (Cuando apliquen).
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 Verificación con centrales de riesgo.

 Toma grafo técnica y estudio fotográfico.
 Pruebas de consumo de alcohol etílico y drogas.
 Revisión de correspondencia personal que llegue a nombre de la empresa
 Toma de impresiones dactilares para establecer plena identidad en caso de
afectación por incendio, terremoto o cualquier otro evento.
 Realización de exámenes de polígrafo.
 La información puede ser utilizada para efectos de confirmación de idoneidad
ante instituciones públicas, estatales, gubernamentales y/o privadas.
LA COMPAÑÍA, se compromete a respetar las limitaciones impuestas por las normas
legales, la constitución y las autoridades competentes.

Antes de la vinculación, el candidato declara que conoce, acepta y acata todas las
condiciones establecidas y que esta autorización no genera compromiso laboral con
la empresa.

LA COMPAÑÍA, se compromete a revisar reglamento interno de trabajo, a establecer

modificaciones y publicarlas, como ejemplo, las sanciones por el incumplimiento del
SIPLAFT.

18. REPORTES A LA UNIDAD DE INFORMACIÓN Y ANÁLISIS FINANCIERO –

UIAF.

El Oficial de Cumplimiento es la única persona autorizada en LA COMPAÑÍA para

reportar a la UIAF operaciones sospechosas, inusuales o intentadas y enviar los
diferentes reportes que esta entidad solicite.

Los reportes de operaciones sospechosas se harán utilizando el software otorgado

por la UIAF, por medio del envío de forma electrónica, utilizando un correo electrónico
especial creado en LA COMPAÑÍA, a la cual solo pueden tener acceso el Oficial de
Cumplimiento, quien se encargará de que su uso sea confidencial.

Una vez efectuados los reportes, se dejará constancia impresa de los mismos, con
todos los documentos soporte que dieron lugar al reporte, y serán archivados en las
instalaciones de LA COMPAÑÍA con las debidas seguridades.

A esta información solo tendrá acceso el Oficial de Cumplimiento y aquellas personas

que expresamente y por escrito autorice éste.

19. REPORTE DE OPERACIONES INTENTADAS Y OPERACIONES

SOSPECHOSAS – ROS
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- El Oficial de Cumplimiento recopila, analiza información y establece de

acuerdo con los criterios de análisis que le generan las herramientas, así como
el formato de “Reporte de Operaciones Inusuales, Sospechosas o Intentadas”,
cuando esta frente a una operación sospechosa, intentada o inusual.
- EL reporte de operaciones sospechosas o intentadas se hacen
inmediatamente la empresa cataloga la operación como intentada o
sospechosa. El reporte lo realiza el Oficial de Cumplimiento
- Para el reporte sigue las instrucciones indicadas en la guía – MANUAL
RAPIDO USUARIO UIAF – ROS. Sistema de reporte en línea “SIREL”.
- Los soportes de la información que dan origen al reporte de operaciones
sospechosas o intentadas – ROS son organizados y conservados bajo
responsabilidad del oficial de cumplimiento por mínimo cinco (5) años.
- Cuando en el trimestre el oficial de cumplimiento no realizó ningún reporte de
operación sospechosa a la UIAF, deberá reportarlo a la UIAF ASI:

REPORTE TRIMESTRE FECHA REPORTE

No se reportan operaciones PRIMERO 1:
sospechosas o intentadas Enero Del 1 al 10 de abril
Febrero
Marzo
No se reportan operaciones SEGUNDO2:
sospechosas o intentadas Abril Del 1 al 10 de julio
Mayo
Junio
No se reportan operaciones TERCERO 3:
sospechosas o intentadas Julio Del 1 al 10 de
Agosto octubre
Septiembre
CUARTO 4:
No se reportan operaciones Octubre Del 1 al 10 de enero
sospechosas o intentadas Noviembre
Diciembre

- Ninguna persona de LA COMPAÑÍA podrá dar a conocer que se ha efectuado

el reporte de una operación sospechosa o intentada a la UIAF, en
cumplimiento del inciso cuarto del artículo 11 de la Ley 526 de 1999.

20. REPORTE DE TRANSACCIONES MÚLTIPLES DE CARGA

El Oficial de Cumplimiento debe reportar a la UIAF las siguientes operaciones:

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REPORTE TRIMESTRE FECHA REPORTE

Operaciones que en conjunto PRIMERO 1:

sean iguales o mayores a Enero Del 1 al 10 de abril
$30,000 millones o Febrero
US$15.000 o su equivalente. Marzo

Operaciones que en conjunto SEGUNDO2:

sean iguales o mayores a Abril Del 1 al 10 de julio
$30,000 millones o Mayo
US$15.000 o su equivalente. Junio

Operaciones que en conjunto TERCERO 3:

sean iguales o mayores a Julio Del 1 al 10 de octubre
$30,000 millones o Agosto
US$15.000 o su equivalente. Septiembre

Operaciones que en conjunto CUARTO 4:

sean iguales o mayores a Octubre Del 1 al 10 de enero
$30,000 millones o Noviembre
US$15.000 o su equivalente. Diciembre

- Todas las transacciones nacionales e internacionales realizadas con una

misma persona natural o jurídica que en conjunto en el trimestre anterior sean
iguales o superiores a treinta ($30.000.000) millones de pesos o quince
(US$15.000) dólares o su equivalente.

21. OTROS REPORTES.

El Oficial de Cumplimiento debe reportar a la UIAF otros reportes y/o controles en los
términos y periodicidad que determine la UIAF, de acuerdo con los riesgos y
vulnerabilidad de LA/FT- PADM.

22. ACREDITAR CON SOPORTES TODAS LAS OPERACIONES, NEGOCIOS Y

CONTRATOS

La adecuada tenencia de los soportes de la negociación y del registro contable,

constituyen prueba o respaldo probatorio para cualquier investigación que puedan
adelantar autoridades competentes.
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23. GLOSARIO

 Actividad Transportadora: De conformidad con el artículo 6 de la Ley 336

de 1996, se entiende por actividad transportadora un conjunto organizado de
operaciones tendientes a ejecutar el traslado de personas o cosas, separada
o conjuntamente, de un lugar a otro, utilizando uno o varios modos, de
conformidad con las autorizaciones expedidas por las autoridades
competentes, basadas en los reglamentos del Gobierno Nacional.

 Administradores: de conformidad al artículo 22 de la ley 222 de 1995, Son

administradores, el representante legal, el liquidador, el factor, los miembros
de juntas o consejos directivos y quienes de acuerdo con los estatutos
ejerzan o detecten esas funciones.

 Asociados: Son los denominados socios o accionistas, es decir, aquellas

personas que, en asociación con otra u otras, constituyen una sociedad
mercantil con fines de lucro, participando en las pérdidas y beneficios.
Cuando dicha persona es socio de una empresa donde el capital está
representado en acciones se una el término accionista.

 Beneficiario final: Para efectos del presente acto administrativo de

conformidad con las recomendaciones del GAFI se entenderá como
beneficiario final a la(s) persona(s) natural(es) que finalmente posee(n) o
controla(n) a un cliente y/o la persona natural en cuyo nombre se realiza una
transacción. Incluye también a las personas que ejercen el control efectivo
final o tienen una titularidad por el 25% o más de una persona jurídica.

 Cadena de Transporte: De acuerdo a lo dispuesto en el literal d del artículo

2.4.4.2 del Decreto Único Reglamentario del Sector Transporte 1079 de
2015, la cadena de transporte se refiere a la secuencia de modos de
transporte y puntos de intercambio o nodos para el movimiento de carga o
pasajeros desde su origen hasta su destino, con uno o más transbordos.

 Control de Riesgo de LA/FT- PADM: Comprende la implementación de

políticas, procesos, prácticas u otras acciones existentes que actúan para
minimizar el riesgo de LA/FT-PADM en las operaciones, negocios o contratos
que realice la empresa.

 Cuenta de cobro: formalidad documental o promesa de pago exigida

cunado se presta un servicio.
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 Debida Diligencia: Equivale a ejecutar algo con cuidado. Existen dos

interpretaciones sobre la utilización de este concepto en la actividad
empresarial. La primera, se concibe como actuar con el cuidado que sea
necesario para evitar la posibilidad de llegar a ser considerado culpable por
negligencia y de incurrir en las respectivas responsabilidades
administrativas, civiles o penales. La segunda, de contenido más económico
y más proactiva, se identifica como el conjunto de procesos necesarios para
poder adoptar decisiones suficientemente informadas.

 Documentos de Transporte: Son aquellos documentos de porte obligatorio,

requeridos como requisitos para el transporte de mercancías y que pueden
ser solicitados en cualquier momento y lugar por la autoridad competente.

 Empresa de Servicio Público de Transporte Terrestre Automotor de

Carga: Es aquella persona natural o jurídica legalmente constituida y
debidamente habilitada por el Ministerio de Transporte, cuyo objeto social es
la movilización de cosas de un lugar a otro en vehículos automotores
apropiados en condiciones de libertad de acceso, calidad y seguridad de los
usuarios.

 Evento: Incidente o situación de LA/FT-PADM, que ocurre en la empresa

durante un intervalo particular de tiempo.

 Financiación del Terrorismo: Delito que comete toda persona que incurra
en alguna de las conductas descritas en el artículo 345 del Código Penal,
modificado por el artículo 16 de la ley 1453 de 2011.

 Fuentes de Riesgo: Son los agentes generadores de riesgo de LA/FT-

PADM, en una empresa y se deben tener en cuenta para identificar las
situaciones que puedan generarle este riesgo en las operaciones, negocios
o contratos que realiza.

 Gestión de Riesgo de LA/FT- PADM: Consiste en la adopción de políticas

que permitan prevenir y controlar el riesgo de LA/FT- PADM.

 Grupo de acción financiera internacional (GAFI): Organismo

intergubernamental cuyo propósito es elaborar y promover medidas para
combatir el lavado de activos.

 Herramientas: Son los medios que utiliza la empresa para prevenir que se
presente el riesgo de LA/FT-PADM y para detectar operaciones intentadas,
inusuales o sospechosas. Dentro de dichas herramientas se deben
mencionar, entre otras, las señales de alerta, indicadores de operaciones
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inusuales, programas para administración de riesgos empresariales y hojas

electrónicas de control.

 Manifiesto de carga: es el documento0 que ampra el transporte de

mercancía ante las distintas autoridades, por lo tanto, debe ser portado por
el conductor de vehículo durante todo el recorrido. Se utilizará para llevar las
estadísticas del transporte público de carga por carretera dentro del territorio
nacional.

 LA/FT-PADM: Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y

Financiamiento de la proliferación de Armas de Destrucción Masiva.

 Lavado de Activos: Delito que comete toda persona que busca dar
apariencia de legalidad a bienes o dinero provenientes de alguna de las
actividades descritas en el artículo 323 del Código Penal, modificado por el
articulo 33 ley 1474 de 2011, modificado por el articulo 11 Ley 1762 de 2015.

 Listas Nacionales e Internacionales: Relación de personas y empresas

que de acuerdo con el organismo que la pública, pueden estar vinculados
con actividades de lavado de activos o financiación del terrorismo, como lo
son las listas del Consejo de Seguridad de las naciones unidas, que son
vinculantes para Colombia. Adicionalmente, pueden ser consultadas por
internet las listas OFAC, Interpol, Policía Nacional, entre otras.

 Máximo Órgano Social: Se le conoce como Junta Directiva y se conforma

cuando se reúnen los socios o los accionistas respectivamente.

 Monitoreo: Es el proceso continuo y sistemático mediante el cual se verifica

la eficiencia y la eficacia de una política o de un proceso, mediante la
identificación de sus logros y debilidades para recomendar medidas
correctivas tendientes a optimizar los resultados esperados. Es condición
para rectificar o profundizar la ejecución y para asegurar la retroalimentación
entre los objetivos, los presupuestos teóricos y las lecciones aprendidas a
partir de la práctica.

 Omisión de Denuncia de Particular: Consiste en tener conocimiento de la

comisión de delitos señalados en el artículo 441 del Código Penal y no
denunciarlos ante las autoridades competentes.

 Operación Intentada: Se configura cuando se tiene conocimiento de la

intensión de una persona natural o jurídica de realizar una operación
sospechosa, pero no se perfecciona por cuanto quien intentaba llevarla a
cabo desiste de la misma o porque los controles establecidos o definidos por
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la empresa no permitieron realizarla. Estas operaciones también deberán

reportarse a la UIAF.

 Operación Inusual: Es aquella cuya cuantía o características que no

guardan relación con la actividad económica ordinaria o normal de la
Empresa o, que por su número, cantidad o características no se ajusta a las
pautas de normalidad establecidas por la Empresa para un sector, una
industria o una clase de contraparte.

 Operación Sospechosa: Es aquella que por su número, cantidad o

características no se enmarca dentro de los sistemas o prácticas normales
de los negocios, de una industria o sector determinado, y además de acuerdo
con los usos y costumbre de la actividad que se trate, no ha podido ser
razonablemente justificada. Cuando se detecten esta clase de operaciones
deben ser reportadas a la UIAF.

 Persona Expuesta Públicamente (PEP’s): Son personas nacionales o

extrajeras que por razón de su cargo manejan recursos públicos, o tienen
poder de disposición sobre estos o gozan de reconocimiento público.

 Políticas: Son los lineamientos, orientaciones o aspectos que fundamentan

la prevención y el control del riesgo de LA/FT-PADM en la empresa. Deben
hacer parte del proceso de gestión de riesgo de LA/FT-PADM.

 Remesa Terrestre de Carga: Documento donde constan las

especificaciones establecidas en el artículo 1010 del Código del Comercio y
las condiciones generales del contrato, de conformidad con lo establecido en
el artículo 30 del Decreto 173 de 2001 compilado en el Decreto 1079 de 2015
capitulo 7 artículo 2.2.1.7.5.5.

 Reportes de Transacciones Múltiples de Carga: Son aquellos reportes

que se presentan ante la UIAF durante los 10 primeros días calendario del
mes siguiente al trimestre, de todas las transacciones de carga nacionales o
internacionales, realizadas con una misma persona natural o jurídica que en
conjunto en el trimestre sean iguales o superiores a treinta millones de pesos
($30.000.000) o su equivalente en otras monedas.

 Reportes Internos: Son aquellos que se manejan al interior de la empresa,

están dirigidos al oficial de cumplimiento y pueden ser efectuados por
cualquier empleado o miembro de la organización, que tenga conocimiento
de una posible operación intentada, inusual o sospechosa.
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 Reporte objetivo: Son los reportes de aquellas transacciones que por sus
características y de acuerdo con las condiciones de cada uno de los sectores
reportantes, constituyen una fuente de información importante para el
análisis desarrollado en la UIAF, por ejemplo, transacciones en efectivo,
transacciones cambiarías, entre otros.

 Riesgo de LA/FT-PADM: Es la posibilidad de pérdida o daño que puede

sufrir una empresa de ser utilizada para cometer los delitos de lavado de
activos o financiación del terrorismo.

 Sanciones financieras: El término sanciones financieras son tanto el

congelamiento de activos como las prohibiciones para prevenir que los
fondos u otros activos sean se ponga a disposición, directa o indirectamente,
de o para el beneficio de alguna persona o entidad ya sea designada por o
bajo la autoridad del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas dentro
del capítulo VII de la cara de las Naciones Unidas.

 Señales de alerta: Hechos, situaciones, eventos, cuantías, indicadores

cuantitativos y cualitativos, razones financieras y demás información que la
entidad determine como relevante, a partir de los cuales se puede inferir
oportuno y/o prospectivamente la posible existencia de un hecho o situación
que escapa a lo que la empresa determine como normal; a modo de
ilustración pueden ser las siguientes:
 1. Se encuentra reportada en listas restrictivas o vinculantes.
 2. Presenta vínculos con delincuentes.
 3. Efectúa altos movimientos en efectivo y se encuentra en zonas de alta
influencia de grupos armados organizados (GAO).
 4. Presenta incremento patrimonial injustificado.
 5. Presenta fraccionamientos frecuentes en sus operaciones financieras.
 6. Presenta altas operaciones en efectivo no acordes con su estructura
financiera.
 7. Operaciones realizadas con jurisdicciones listadas por el GAFI como no
cooperantes
 8. Operaciones realizadas con monedas virtuales.
 9. Operaciones de transporte de carga terrestre por carretera de productos
que no corresponden con su actividad económica ordinaria.
 10. Cambios de último minuto en el destino final de la mercancía o en la carga
a transportar por parte del solicitante del servicio de transporte de carga
terrestre por carretera.
 11. Operaciones en las que se detecta que la persona que está solicitando
el servicio de transporte de carga terrestre por carretera está actuando a
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nombre de un tercero y que sugieren el deseo de anonimato del real

propietario de los bienes o la mercancía.
 12. Operaciones de transporte de carga terrestre por carretera efectuadas a
favor de menores de edad por personas que no poseen un vínculo cercano
con este.
 13. Solicitud de transporte de mercancías a sitios donde existe una
producción excesiva de dicha mercancía.
 14. Solicitud de servicio de transporte de carga terrestre por carretera por
parte de personas naturales o jurídicas con escaso capital o sin aparente
capacidad económica para poder solicitar dicho servicio.
 15. Solicitud de transporte de carga terrestre por carretera por personas con
domicilio aparentemente falso.
 16. Compraventa de empresas quebradas o en dificultades económicas, por
parte de personas sin trayectoria en el sector.
 17. Cancelación del servicio de transporte de carga terrestre por carretera
efectuado por terceras partes que no tienen relación directa con la operación.
 18. Información de un generador de carga o proveedor que no se pueda
confirmar.
 19. Crecimiento desproporcionado en las operaciones tradicionales del
generador de carga terrestre.
 20. Pagos de valor significativo mediante la utilización de recursos en efectivo
no acordes con su estructura financiera.
 21. Transportadores de carga que buscan permanecer por periodos de
tiempo prolongados en el mismo lugar, sin que se presenten reportes de
fallas mecánicas o bajo circunstancias que imposibiliten el transcurso normal
de las rutas de viaje.
 22. Intentos de soborno u ofrecimientos de dadivas con el fin de otorgar
servicios o permitir afiliaciones a empresas de transporte.
 23. Presionar o amenazar a funcionarios para que no cumplan con la
reglamentación en cuanto a la vinculación de clientes nuevos dentro de la
empresa transportadora de carga terrestre.
 24. Proveedores que ofrezcan a la empresa de transporte descuentos
inusuales o fuera de las condiciones de mercado.
 25. Aumento inesperado en las rutas o frecuencias de empresas de
transporte para abastecer cierta zona del país, sin un incremento en el nivel
de ventas.
 26. Evidencia de desvíos reiterativos no autorizados en las rutas de entrega
de los productos.
 27. Incrementos inusuales en los gastos por insumos sin una variación en las
frecuencias o rutas de una empresa de transportes.
 28. Cambios evidentes del nivel de vida sin razón aparente de las personas
que participan en las cadenas de suministro, compra y distribución de la
empresa.
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 29. Nuevas rutas de repartición del producto en zonas alejadas de los

núcleos urbanos, con escasa población y altas probabilidades de ser
controladas por grupos terroristas.

 Servicio público de transporte terrestre automotor de carga: De

conformidad con el artículo 6 del Decreto 173 del 2001 compilado en el
Decreto 1079 de 2015 capitulo 7 artículo 2.2.1.7.3, es aquel destinado a
satisfacer las necesidades generales de movilización de cosas de un lugar a
otro, en vehículos automotores de servicio público a cambio de una
remuneración o precio, bajo la responsabilidad de una empresa de transporte
legalmente constituida y debidamente habilitada en esta modalidad.

 Sistema de Reporte en Línea - SIREL: Es el sistema administrado por la

Unidad de Información y Análisis Financiero - UIAF, por medio del cual las
empresas obligadas a implementar un sistema de prevención y control de
Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Proliferación de Armas de
Destrucción Masiva, realizan los reportes correspondientes.

 Transporte Público: De conformidad con el artículo 3 de la Ley 105 de 1993.

el Transporte Público es una industria encaminada a garantizar la
movilización de personas o cosas, por medio de vehículos apropiados, en
condiciones de libertad, acceso, calidad y seguridad de los usuarios y sujeto
a una contraprestación económica.

 Unidad de Información Y Análisis Financiero – UIAF: Es una unidad

administrativa especial, de carácter técnico, adscrita al Ministerio de
Hacienda y Crédito Público, creada por la Ley 526 de 1999, modificada por
la Ley 1121 de 2006, que tiene como objetivo la prevención y detección de
operaciones que puedan ser utilizadas para el lavado de activos o la
financiación del terrorismo. Así mismo, impone obligaciones de reporte de
operaciones a determinados sectores económicos.

 Usuario del Servicio de Transporte Terrestre Automotor de Carga: Es la

persona natural o jurídica que celebra contratos de transporte terrestre de
carga directamente con el operador o empresa de transporte debidamente
constituida y habilitada.

 Vehículo de Carga: Vehículo autopropulsado o no, destinado al transporte

de mercancías por carretera. Puede contar con equipos adicionales para la
prestación de servicios especializados.

 Vehículos Vinculados: Vehículos de transporte de carga de servicio público

y/o particular destinado al transporte de mercancías por carretera, que,
mediante contrato regido por las normas de derecho privado, establece una
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relación contractual con una persona natural o jurídica, con el fin de prestar
un servicio de transporte de mercancías.

24. ANEXOS

Matriz de identificación de Riesgos

25. CONTROL DE MODIFICACIONES.

Fecha de Parte
Versión Modificación
modificación modificada
Creación del
27-Feb-2013 0 Creación del documento.
documento
Se actualiza el documento de acuerdo
Todo el
02-Jun-2017 1 a los requisitos establecidos en la
documento
Resolución 074854 de 2016.

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Nombre: Ana María del Rio

NOMBRE: Michael Arcila Eljack Miranda NOMBRE: Jorge Roa Borresen
CARGO: C. Sistemas y CARGO: Gerente CARGO: Gerente General
Telecomunicaciones- Oficial de Administrativa y Contable
cumplimiento SIPLAST.

Firma: Firma: Firma: