Sistema Contable
Definiciones
Un sistema se define como un conjunto ordenado de normas y procedimientos que regulan el
funcionamiento de un grupo o colectividad, que incluye reglas, principios o medidas que tienen
relación entre sí (RAE, 2019).
La contabilidad es la técnica que se aplica para generar sistemática y estructuralmente
información cuantitativa de una entidad económica, es expresada en unidades monetarias, de las
transacciones que realiza y de determinados eventos económicos reconocibles que influyen en
ella, con el fin de promover y coadyuvar a los interesados en la toma de decisiones (15:12).
Es una ciencia aplicada que proporciona los mecanismos para medir la riqueza de una empresa,
el conocimiento que brinda es verídico adquirido a través del accionar de la entidad, y no una
mera suposición de hechos sin relevancia (Montoya, 2014).
Al tomar ambos conceptos, como sistema de contabilidad o sistema contable, se determina que
es una estructura organizada a través de la cual se capta información de una empresa como
resultado de sus operaciones, haciendo uso de recursos como formularios, reportes y libros, que
al ser presentados a la gerencia de forma ejecutiva le permitirán a la misma tomar decisiones
financieras. Forman parte del sistema de contabilidad las normas, pautas y procedimientos que
hayan sido definidos para su manejo, para controlar las operaciones y suministrar información.
Debe contar con una estructura configurada, que buscará cumplir con los objetivos estimados por
la empresa, en la medida en que se logren a través del sistema se cuantificará su funcionamiento
eficiente (Monografías, 2018).
De acuerdo a lo indicado por Edwin Abzún (2011), las Organizaciones No Gubernamentales
Internacionales -ONG’s-, para su funcionamiento, ejecutan transacciones de carácter
económico, que deben ser ingresadas a los registros a través de un proceso contable, que permita
cumplir con las exigencias de información financiera para las figuras directivas, ejecutivos y
necesidades de las entidades fiscalizadoras.
El sistema contable de una Organización no Gubernamental Internacional, constituye el conjunto
de métodos y procedimientos utilizados para identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar e
informar las operaciones de la entidad, así como mantener el control de los activos y pasivos; sus
componentes son: manuales contables, perfil de puestos del departamento de contabilidad y
programas contables.
Objetivos y funciones de un sistema contable
Suministra información de la situación económica y financiera de la empresa, es necesario para
reconocer el patrimonio del que dispone y ejercer control sobre ello. La información que
proporciona debe cumplir con las características de utilidad, confiabilidad, oportunidad,
objetividad, verificabilidad y provisionalidad. Sus objetivos se resumen en (TESIS UNAM):
Cuantificar los recursos de la entidad.
Mostrar los bienes y derechos de las partes involucradas.
Determinar los cambios habidos.
Identificar los periodos específicos de tales cambios.
Utilizar una unidad monetaria como común denominador.
Controlar las propiedades de la entidad.
Programar el uso dado a las propiedades.
El sistema contable, mantiene las funciones que ejerce la contabilidad, entre ellas controlar, para
que los recursos puedan ser utilizados en forma eficaz, aplicando el proceso contable
estructurado y cumpliendo con las fases de sistematización, valuación y registro. Otra de sus
funciones más relevantes es informar, a través de los estados financieros y reportes específicos,
sobre los afectos de las operaciones ejecutadas, independientemente que modifiquen o no el
patrimonio, esto representa para sus propietarios y usuarios:
Conocer cuáles son y a cuánto ascienden sus recursos, deudas, patrimonio, productos y
gastos.
Observar y examinar el comportamiento de la entidad.
Comparar los resultados obtenidos contra los de otros períodos y otras entidades.
Planear sus operaciones futuras dentro del marco socioeconómico en el que se
desenvuelve.
Normativa relacionada
La normativa actual aplicada al marco de información financiera a nivel internacional, son las
Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), y su versión para Pequeñas y
Medianas Entidades (NIIF para PYMES), las cuales surgieron como resultado del proceso de
convergencia de la normativa previa; fueron adoptadas fueron adoptadas en el año 2,001 por el
por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB), y consisten en estándares
técnicos contables para el desarrollo y presentación de Estados Financieros, que establecen
lineamientos básicos para una presentación uniforme de manera general mundial.
La normativa, presenta variantes de acuerdo al área geográfica de referencia, al igual que en los
diferentes sectores como el privado y el público, que maneja sus propios estándares aunque estén
basados en los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
Diseño de un sistema contable
Al referirse a sistema contable, no se está hablando de un software de contabilidad, que si bien es
cierto en el medio globalizado es necesaria la implementación de tecnología, para este caso al
hablar de sistema contable, se refiere a: “la clasificación de las cuentas y de los libros de
contabilidad, formas, procedimientos y controles que sirven para contabilizar y controlar el
activo, pasivo, entradas, gastos y los resultados de las transacciones. Considerando la definición
anterior, en sentido amplio, sistema contable es el conjunto de registros, controles, métodos y
procedimientos que sirven para lograr información contable eficiente, la cual sirve para la toma
de decisiones de la empresa” (Kohler, 2005).
El diseño de sistemas contables que son aplicables a todo tipo de negocio, cada empresa requiere
un sistema de información financiera adecuado para sus necesidades. Incluye las formas
contables, los registros, los manuales de instrucción, los diagramas de flujos de los procesos,
programas de computador en caso se usen y los informes específicos para satisfacer las
necesidades de información de la entidad. “Un área especializada de la contabilidad consiste en
el diseño del sistema contable y su implementación” (Cantú G., s.f.).
Además, forman parte de un sistema contable, todos aquellos elementos de información
contable y financiera relacionados entre sí, para promover la toma de decisiones gerenciales
orientada adecuadamente y oportuna; sin embargo, no debe pasarse por alto que la información
debe ser analizada, clasificada, registrada (en los libros correspondientes) y resumida (en los
estados financieros), de manera que sea útil a sus usuarios.
Para ello se debe considerar el giro del negocio y su estrategia competitiva, ya que sobre eso es
ideal estandarizar los procesos, crear estructuras de costos y presentar información contable
estandarizada que facilite su interpretación, que permita efectuar análisis financieros del negocio.
Otros aspecto relevante en el diseño del sistema contable es que la información que proporcione
debe ser real, medible y que permita seguirse (auditable), debido a que será tomado como base
fundamental para conocer el funcionamiento del negocio y la confiabilidad que este presente
para sus accionistas, proveedores y clientes es de suma relevancia. Así mismo, debe contar con
cierto grado de flexibilidad para poder realizar adaptaciones posteriores.
Cuando los aspectos anteriores ya han sido identificados, analizados y se ha creado la estructura
sobre ellos, se tiene listo el diseño para el sistema contable con todos sus elementos para
facilitar un efectivo control sobre las operaciones. Aunado a ello, se debe elaborar el plan de
cuentas o catalogo contable, que incluya todas las cuentas necesarias para adecuar el sistema
contable a los objetivos y estrategia de la entidad.
Se deben establecer además, los procedimientos necesarios, para tener guías explicitas sobre los
procesos de ingreso y verificación de la información.
Abzún (2011), agrega al respecto que las ONG’s internacionales, denominan fondos a los
recursos financieros destinados al desarrollo de proyectos, los cuales son obtenidos en su
mayoría de agencias de cooperación, quienes en sus contratos solicitan llevar controles
independientes (Fondos = Proyecto).
Clasificación y propósitos de los sistemas contables
Según la forma en que llevan a cabo las operaciones contables, los sistemas pueden ser
clasificados en manuales o electrónicos. El primero de ellos, consiste en que los datos son
registrados a mano, y resguardados. El segundo, normalmente es dedicado para el procedimiento
de datos, tanto entrada, proceso y familia.
Los propósitos del sistema contable básicamente son: registrar las transacciones y salvaguardar
los activos.
Procedimientos para instalar un sistema contable
Adquirir conocimiento de la entidad
Elaborar una lista de verificaciones y validaciones.
Crear informes y reportes
Organizar Catálogo de Cuentas y Manuales de Procedimientos
Plantear formularios para todas las operaciones.
Preparar los libros y balance inicial
Método contable
Basados a la naturaleza de las Organizaciones No Gubernamentales Internacionales que se
dedican a proyectos de desarrollo rural, para el trámite de la información financiera deben
realizarlo bajo el método de lo devengado.
Lista de Referencias
Real Academia Española. (2018). Diccionario. Consultado en: [Link]
Monografías. (s.f). Artículo: Sistema de contabilidad. Consultado en: [Link]
.com/trabajos93/ sistema-de-contabilidad/[Link].
Kohler, E. L. (2005). Diccionario para Contadores Públicos. Pág.251. Editorial Limusa. México.
Mi curso de contabilidad. (s.f.). Sistema Contable. Consultado en:
[Link] 2014.
Montoya, Ligia. (2014). Tesis de grado: Diseño e implementación de un sistema contable en la
empresa COSMOS SERVICENTER AUTOLAVADO. Recuperado de:
[Link] Enero 2015. México.
Abzún, Edwin. (2011). Tesis de grado: Organización y sistematización contable en una
Organización No Gubernamental Internacional. Recuperado de
[Link] Guatemala.
Guajardo Cantú, G. (s.f.). Contabilidad Financiera. Pág. 108.
