DIAGRAMA DE FLECHAS
Definir las reglas básicas a seguir para la construcción y utilización del Diagrama
de Flechas, del método PERT y del CPM, resaltando las situaciones en que pueden
o deben ser utilizados.
Es de aplicación a todos aquellos estudios y situaciones en las que se necesita
planificar cualquier tipo de proyecto o esfuerzo, que se pueda descomponer en
varias actividades sucesivas.
Su utilización será beneficiosa para el desarrollo y el seguimiento de los proyectos
abordados por los Equipos y Grupos de Mejora y por todos aquellos individuos u
organismos que estén implicados en la mejora de la calidad.
Además, se recomienda su uso como herramienta de trabajo dentro de las
actividades habituales de gestión.
1. RESPONSABILIDADES
a) Grupo de trabajo o persona responsable del estudio:
- Seguir las reglas que se señalan en el procedimiento para su correcta
construcción, interpretación y utilización.
b) Dirección de Calidad:
- Asesorar, a aquellos que así lo soliciten, en las bases para la construcción,
interpretación y utilización del Diagrama de Flechas, del método PERT y del
CPM.
2. DEFINICIONES / CONCEPTOS
2.1. DIAGRAMA DE FLECHAS
Definición
Representación gráfica en forma de "red" de las secuencias lógicas de actividades
necesarias para realizar un proyecto.
Ejemplo:
2.2. PERT “PROGRAM EVALUATION AND REVIEW TECHNIQUE Técnica de
Evaluación y Revisión de Programas”
Definición
Método de planificación de proyectos, basado en el Diagrama de Flechas y enfocado
a la evaluación de los tiempos y de la probabilidad de completar el proyecto, dentro
de los parámetros de tiempo definidos.
2.3. CPM “CRITICAL PATH METHOD-Método del Camino Crítico”
Definición
Método de planificación de proyectos, basado en el Diagrama de Flechas y enfocado
a la optimización simultanea de los tiempos y de la distribución de recursos entre
las actividades que constituyen el proyecto.
2.4. CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES DE LAS HERRAMIENTAS
A continuación se comentan una serie de características, comunes a las tres
herramientas, que ayudan a comprender su naturaleza fundamental.
Enfoque lógico
La utilización de estas herramientas obliga a una planificación completa y
disciplinada del proyecto.
Impacto visual
Proporcionan una visión global, clara y ordenada de la secuencia de actividades
necesarias para llevar a cabo un proyecto, de sus interdependencias lógicas y de
otros aspectos relevantes (tiempos, costes, etc), facilitando la comprensión y
comunicación del plan.
Priorización
Permiten ordenar las áreas y actividades involucradas en el proyecto según su
relevancia en el cumplimiento del plan.
2.5. OBJETIVO
Expresión escrita de lo que se pretende conseguir con la realización del programa o
proyecto que se planifica.
2.6. EVENTO / HITO
Un evento o hito, tal como se utiliza en el Diagrama de Flechas, es el punto de
comienzo o de término de un trabajo. Representa una situación y no consume, ni
tiempo ni otros recursos.
2.7. EVENTO / HITO SUCESOR (PREDECESOR)
Un evento o hito se considera sucesor (predecesor) de otro, cuando lo sigue
(precede) directamente, sin que exista un hito intermedio.
2.8. ACTIVIDAD
Ejecución real de la tarea, y consume tiempo y otros recursos. En un Diagrama de
Flechas, las actividades representan el trabajo necesario para pasar de un
acontecimiento al siguiente.
Ejemplo:
HITOS ACTIVIDADES
Carta Terminada Escribir carta
Inicio cena Preparar cena
Inicio partido de fútbol Partido de fútbol
Etc… Etc…
2.9.- ACTIVIDAD IMAGINARIA
Definición
Representación gráfica, en forma de actividad, de la dependencia lógica entre dos
actividades (una no puede comenzar antes que se haya acabado la otra). No
comportan verdadero trabajo y tienen una duración igual a cero.
Ejemplo:
2.10.- HOLGURA
Definición
La holgura de un evento o hito indica el margen de seguridad de tiempo de que se
dispone para alcanzarlo, sin comprometer el plan de marcha del proyecto.
3. PROCESO
5.1.- CONSTRUCCIÓN / REALIZACIÓN
5.1.1.- Construcción del Diagrama de Flechas
La construcción de un Diagrama de Flechas se basa en las siguientes ideas clave:
a) Para pasar de un evento a otro, hay que completar la actividad que une los dos
eventos.
b) No puede terminarse ninguna actividad hasta que el evento que le precede haya
tenido lugar.
c) Ningún evento puede considerarse como alcanzado hasta que todas las
actividades que conducen al mismo estén terminadas.
El Diagrama de Flechas se construirá tal y como se explica a continuación.
Paso 1: Concretar el objetivo de la construcción del Diagrama de Flechas Es
importante identificar claramente para qué tipo de decisiones se utilizará el
Diagrama de Flechas, puesto que el objetivo de la construcción influirá sobre el
grado de detalle del Diagrama, la elección de los puntos clave (hitos) del proyecto,
y, naturalmente sobre la oportunidad de realizar un análisis PERT o CPM.
Paso 2: Definir los límites del proyecto a planificar. Determinar el evento inicial y el
evento final del proyecto.
Paso 3: Identificar y representar los eventos. Los hitos han de ser puntos notables
y significativos del proyecto, dependiendo su número del grado de detalle
requerido. Hay que procurar mantener el mismo nivel de detalle en todo el
Diagrama, es decir en cada fase o área del proyecto.
Cada evento N se representará con un número en un círculo.
Aunque los números no representen el orden secuencial de los eventos, se
procurará asignarlos de forma que cada uno tenga un número inferior a todos sus
hitos sucesores.
El evento inicial se designará con 1.
Respecto a la disposición gráfica de los hitos, se debe considerar que el flujo lógico
irá de izquierda a derecha.
Se empezará entonces, dibujando en el extremo izquierdo de la hoja el primer
evento del proyecto, disponiendo luego sus eventos sucesores a su derecha, y así
sucesivamente.
Eventos o cadenas de eventos independientes y paralelos se dispondrán uno debajo
del otro.
Ejemplo:
EVENTOS
1. Aprobación lanzamiento nuevo producto.
2. Finalización diseño del producto.
3. Finalización fabricación y test prototipo.
4. Finalización estudio y planificación publicidad.
5. Finalización planificación de ventas.
6. Finalización preparación para la fabricación.
7. Lanzamiento nuevo producto.
Paso 4: Definir y representar las actividades
Conectar cada evento con todos sus sucesores por medio de flechas. Las flechas
indicarán el sentido de la secuencia lógica (hacia la derecha).
Cada actividad se identificará como "Aij", sustituyendo "i" por el número
correspondiente al evento de comienzo de la actividad y "j" por el número
correspondiente al que finaliza la actividad.
Recopilar una lista-leyenda de las actividades, definiendo el trabajo al que
corresponden.
Ejemplo:
ACTIVIDADES
A1;2 Diseñar Producto A1;4 Analizar y Planificar Publicidad
A2;3 Fabricar y ensayar prototipo A4;5 Planificar Ventas
A3;5 Distribuir Muestras A3;6 Planificar para Fabricación
A5;7 Preparar Red Comercial A6;7 Fabricar Productos
Paso 5: Identificar las actividades imaginarias
Evidenciar las dependencias lógicas, que no comportan trabajo, conectando los dos
eventos con una flecha discontinua.
Ejemplo:
A2;4 Actividad imaginaria, representan el hecho, de que no se puede
comenzar a planificar las ventas, hasta que no se haya completado el
diseño del producto.
Paso 6: Comprobar la integridad del gráfico
a) Comprobar, para cada evento, que sus eventos predecesores y las actividades que
los conectan son efectivamente suficientes para alcanzarlo.
b) Comprobar que el Diagrama no contenga "mallas cerradas".
Estas representan situaciones imposibles y anulan la utilidad del Diagrama.
El problema tiene su origen, en una mala identificación y/o definición de uno de los
eventos o una de las actividades, que componen la "malla cerrada".
Ejemplo:
Los eventos 1, 3, 4 y 2 forman una “malla cerrada”, destruyendo la
secuencia lógica del diagrama.
5.1.2.- Realización de un Análisis Pert
Paso 1: Construir el Diagrama de Flechas
El Diagrama de Flechas se construirá como lo hemos indicado en el punto
5.1.1.
Ejemplo:
Paso 2: Evaluar los tiempos para cada actividad
Para cada actividad se harán tres estimaciones acerca del tiempo necesario
para llevarla a cabo:
- El tiempo optimista, to = Es el mínimo periodo de tiempo posible
necesario para realizar la actividad.
- El tiempo más probable, tm = Es la mejor estimación del periodo de
tiempo necesario para llevar a cabo la actividad.
- El tiempo pesimista, tp = Es el máximo periodo de tiempo que podría
tardarse en realizar la actividad.
Siendo, por tanto: to < tm < tp.
Hay que asegurar que todos los tiempos sean expresados en la misma
unidad de medida (minutos, días, semanas, etc.).
