INSTITUTO TECNOLOGICO SUPERIOR
DE SAN ANDRES TUXTLA
ALUMNO
LUIS ANDRES DOMINGUEZ OLIVEROS
INGENIERIA INDUSTRIAL 501 A
PROFESORA
MARTA GABRIELA LIMON OROZCO
MATERIA
ADMINISTRACION DE LAS OPERACIONES
UNIDAD 1: CONCEPTOS DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS
Competencia especifica de la asignatura
Planear y organizar actividades; así como integrar, dirigir y controlar recursos
en tiempo-costo aplicando herramientas de la gestión de proyectos
Competencias específicas
• identificar los elementos que integran un proyecto en el ámbito profesional.
• Identificar y relacionar correctamente las fases de la administración de proyectos.
• organizar las actividades de un proyecto para el diseño de la matriz de responsabilidades; división
Planear del trabajo, tiempo y recursos.
• Conocer y diseñar gráficas de Gantt para programar las actividades de un proyecto.
INTRODUCCION
Durante la segunda guerra mundial(1939-1945) se perfecciono la administración de
proyectos. La fabricación y las cadenas de producción fueron optimizadas para
producir materiales de guerra más rápido y mejor.
Durante 1960 las organizaciones comenzaron a ver la ventaja de organizar el
trabajo a través de proyectos y de hacer uso de estas técnicas para poder crecer y
afrontar los cambios.
E n l o s a ñ o s d e 1 9 9 0 , e l i n t e r é s e n l a administración de proyectos se elevó
debido a una convergencia de varios factores. Entre ellos se destaca el desarrollo
de software que facilitó el uso de las técnicas administrativas.
1.1 DEFINICIÓN DE PROYECTO
Un proyecto es una herramienta o instrumento que busca recopilar, crear, analizar
en forma sistemática un conjunto de datos y antecedentes, para la obtención de
resultados esperados. Es de gran importancia porque permite organizar el entorno
de trabajo. Surge como respuesta a lo concepción de una “idea” que busca la
solución de un problema o a la forma de aprovechar una oportunidad de negocio.
Un proyecto es una ruta para el logro de conocimiento específico en una
determinada área o situación en particular a través de la recolección y el análisis de
datos.
Proyecto:
Es una secuencia de tareas con un principio y un final limitado por el tiempo, por los
recursos y los resultados deseados (tiene un resultado deseado, fecha límite y un
presupuesto, personal, suministros y dinero).
Ejemplos de proyectos
El desarrollo de un nuevo producto o servicio.
Efectuar un cambio en la estructura, la dotación. De personal, o el estilo de
una organización.
El diseño de un nuevo vehículo de transporte.
Desarrollar o adquirir una nueva o modificar el sistema de información.
La construcción de un edificio o instalación.
La construcción de un sistema de abastecimiento de agua para una
comunidad en un país en desarrollo.
La ejecución de una campaña para cargar políticos.
1.2 SIGNIFICADO E IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DE
PROYECTOS.
Administración de proyectos:
Es la planeación, organización, dirección y control de los recursos para lograr un
objetivo a corto plazo. Es el proceso de combinar sistemas, técnicas y personas
para completar un proyecto delas metas establecidas de tiempo, presupuesto y
calidad (Baker 1999).Las formas y tipos de proyectos son de lo más diversos.
Algunos son pequeños y bien definidos; otros son grandes y complejos. Sin importar
el tipo de proyecto que uno va a realizar, sino aplica correctamente los conceptos
de la administración de proyectos, crecerá el riesgo de no terminar a tiempo y de
rebasar con mucho presupuesto .El plan de línea base para un proyecto puede
demostrar en un formar lo grafico o tabular para cada periodo (semanal,
mes), desde el inicio del proyecto hasta su terminación. La información debe incluir:
Las fechas de inicio y terminación de cada actividad.
Las cantidades de los diversos recursos que se necesitaron durante cada
periodo.
El presupuesto para cada periodo, así como el proyecto acumulado desde el
inicio del proyecto a través de cada periodo. Una vez que se ha establecido
un plan de línea base, se tiene que poner en práctica. Esto incluye realizar
un trabajo según el plan y controlar el trabajo en forma tal, que el alcance del
presupuesto se logre dentro del presupuesto y el programa, a satisfacción
del cliente. El intentar realizar un proyecto sin establecer primero un plan de
línea base es arriesgado. Es como comenzar unas vacaciones sin un mapa
de carreteras, itinerario ni presupuesto. Se puede terminar en un lugar
remoto, sin dinero y sin tiempo. La administración de proyecto nos ayuda a:
Estructuración de un buen plan.
Al control de un proyecto de principio a fin.
Aceptación del plan, es decir respaldo de los demás.
Motivación de los involucrados.
Mejor utilización de los recursos disponibles control de gastos de tiempo
y dinero.
1.3 FASES DE LA ADMINISTRACIÓN.
Fase 1: Inicio
Consiste en descubrir una necesidad, un problema o una oportunidad, pudiendo
suceder que el cliente pida propuestas a individuos, a un equipo de proyecto o a
empresas (contratistas) para que atiendan la necesidad o resuelvan el problema. El
cliente suele anotar la necesidad y los requisitos en un documento llamado solicitud
de propuesta. Con el que pide a individuos o contratistas que presenten propuestas
sobre como resolverán ellos el problema, junto con el costo y el programa
correspondiente.
Fase 2: Planeación
Consiste en encontrar una solución a la necesidad o al problema. Al cliente se le
presenta una propuesta uno o más individuos o empresas que requieren que les
pague por implementaría, para ello se requiere el tiempo necesario para destripar
los tipos y la cantidad de recursos necesarios, así como el tiempo que tardan en
diseñar y realizar la solución propuesta.
Fase 3: Ejecución
Consiste en implementar o poner en práctica la solución propuesta. Se planea
detalladamente el proyecto y luego se implementa para conseguir su objetivo. En
esta fase se cumple el objetivo del proyecto, quedando el cliente satisfecho porque
la obra se terminó en su totalidad con la calidad deseada, sin rebasar el presupuesto
y el tiempo.
Fase 4: Control
Aquí se efectúan una serie de actividades de cierre como confirmar que se haya
realizado todo lo solicitado, evaluando la ejecución del proyecto a fin de averiguar
que podría mejorarse si otro similar se llevara a cabo en el futuro. Habría que
obtener retroalimentación del cliente para determinare su grado de satisfacción y si
el proyecto correspondió o no a sus expectativas. Además habría que pedirle al
equipo de proyecto recomendaciones para mejorar la ejecución del proyecto.
.
1.4.-PLANIFICACIÓN DE LOS PARÁMETROS DE UN PROYECTO.
(ALCANCE, ESTRUCTURA, ESPECIFICACIONES Y
ESTIMACIONES DE TIEMPOS, COSTOS Y RECURSOS).
El objetivo de la planificación de proyectos es obtener una distribución de las
actividades en el tiempo y una utilización de los recursos que minimice el coste del
proyecto cumpliendo con los condicionantes exigidos de: plazo de ejecución,
tecnología a utilizar, recursos disponibles, nivel máximo de ocupación de dichos
recursos, etc.
Por tanto la planificación de proyectos es una programación de actividades y una
gestión de recursos para obtener un objetivo de coste cumpliendo con los
condicionantes exigidos por nuestro cliente.
La parte de la planeación incluye elaborar con gran detalle el plan, el programa y el
presupuesto. Por lo general durante la fase de la propuesta (segunda) no se
justifican el tiempo ni el gasto que se requieren para hacer una planeación detallada:
1. Definir con claridad el objetivo del proyecto. La definición tiene que ser aceptada
por el cliente y la persona u organización que realizará el proyecto.
2. Dividir el alcance del proyecto en "piezas" importantes, o paquetes de trabajo.
Aunque los proyectos importantes quizá parezcan ser abrumadores cuando se
contemplan como un conjunto, una forma de dominar la empresa más monumental
es dividirla. La estructura de división del trabajo es un árbol jerárquico de los
elementos de trabajo o partidas que realiza o produce el equipo durante el proyecto.
Con frecuencia la estructura de división del trabajo identifica la organización o la
persona individual responsable de cada paquete de trabajo.
3. Definir las actividades específicas que son necesarias de realizar en cada
paquete de trabajo con el fin de lograr el objetivo del proyecto.
4. Presentar en forma gráfica las actividades bajo la forma de un diagrama de red.
Este diagrama muestra el orden necesario y las interdependencias de las
actividades para alcanzar el objetivo del proyecto.
5. Calcular el tiempo estimado que requerirá completar cada actividad. También es
necesario determinar los tipos de recursos y la cantidad que se requiere de cada
uno de ellos para terminar cada actividad dentro del tiempo estimado.
6. Calcular el costo estimado para cada actividad. El costo se basa en los tipos y
cantidades de recursos que se requieren para cada actividad.
7. Calcular un programa y un presupuesto para el proyecto para determinar si se
puede lograr dentro del tiempo requerido, con los fondos asignados y con los
recursos disponibles. Si no es así, se tienen que hacer ajustes al alcance del
proyecto, a los tiempos estimados de las actividades o las asignaciones de
recursos, hasta que se pueda establecer un plan de línea base (un programa para
lograr el alcance del proyecto a tiempo y dentro del presupuesto), que sea factible
y realista.
La planeación determina lo que se necesita hacer, quién lo hará, cuánto tiempo se
necesitará y cuánto costará. El resultado de este esfuerzo es un plan de línea base.
El dedicar tiempo a desarrollar un plan bien pensado es crítico para el logro exitoso
de cualquier proyecto.
Alcance del proyecto:
Un proyecto en el que no se realiza una definición el alcance en forma correcta, es
un proyecto condenado a grandes problemas en su planeación, ejecución, control,
por lo que su probabilidad de esto se reduce considerablemente.
Estructuras:
Las organizaciones funcionales proporcionan el fundamento básico a partir del cual
se llevan a cabo las actividades orientadas hacia el proyecto; el proyecto integra los
esfuerzos del equipo para lograr los objetivos del proyecto. El gerente de proyectos,
que sirve como el punto focal para las actividades del proyecto, determina el
"cuando" y el "que" del trabajo; los gerentes funcionales, al apoyar todos los
proyectos, determinan el "cómo" se hará el trabajo.
Bajo el concepto de la administración de proyectos, se asignan representantes de
cada uno de los departamentos funcionales de las divisiones al equipo asignado al
proyecto. Cada miembro del equipo deriva una guía funcional experta y control
administrativo del gerente de departamento. El equipo incluye al siguiente personal
clave:
Gerente de proyectos
Ingeniero de proyectos
Gerente de construcción del proyecto
Ingeniero de puesta en marcha del proyecto
Ingeniero de aseguramiento de la calidad del proyecto
Supervisor de costo y programas del proyecto
Administrador del proyecto
Gerente de aprovisionamiento del proyecto
Asistente del controlador del proyecto
Las responsabilidades principales de los miembros del equipo se definen en los
siguientes párrafos:
Gerente De Proyectos.
El gerente de proyectos es responsable de la total ejecución del proyecto basándose
en contrato, las necesidades del cliente, los criterios de las agencias regulatorias y
los compromisos específicos de la corporación. Su meta principal es mantener el
proyecto dentro del presupuesto, dentro de lo programado y concluirlo de acuerdo
a los estándares de calidad aceptables por el cliente y la compañía.
Ingeniero de proyectos.
El ingeniero de proyectos es responsable de los trabajos de ingeniería en el
proyecto. Este trabajo incluye la preparación de los documentos con respecto a los
objetivos técnicos describe el proyecto, el desarrollo del plan de ingeniería y el
presupuesto, y el desarrollo del diseño del proyecto. Asegurar la calidad del diseño,
proporcionar apoyo técnico a otros departamentos y al cliente.
Gerente de construcción del proyecto.
El gerente de construcción del proyecto es responsable de todas las actividades de
la compañía en el lugar de trabajo. Esto incluye la supervisión de la mano de obra
de contratación directa, administración de los contratos de construcción, ingeniería
de campo, aprovisionamiento de campo, seguridad en el trabajo, control de calidad
de la construcción, contabilidad del sitio de trabajo, y recepción y custodia temporal
del equipo y materiales de la planta separadamente.
Coordinador de la construcción de la construcción del proyecto.
Asiste al gerente de construcción evaluando los costos y programas de la obra.
Coordina las actividades del personal del sitio de trabajo con el personal de la oficina
matriz de ingeniería de diseño, de aprovisionamiento, de costos y programas, y de
construcción.
Ingeniero de puesta en marcha del proyecto.
Es el responsable de la planeación de los servicios de pruebas pre-operacionales
del proyecto.
Ingeniero de aseguramiento de la calidad del proyecto.
Es responsable de la implantación del programa de aseguramiento de la calidad
para la obra y de supervisar y auditar las actividades de calidad de ingeniería, el
aprovisionamiento, la construcción, los materiales y de los grupos de fabricación en
el proyecto.
Supervisor de los costos y la programación en el proyecto.
Es responsable de preparar las estimaciones, presupuestos y programas del
proyecto y de pronosticar y supervisar los costos de la obra y de la evolución. Debe
implantar un programa de calidad en los materiales y dirigir la preparación de
estudios económicos.
Administrador del proyecto.
Es responsable de proporcionar apoyo con personal y controlar todos los servicios
administrativos/de oficina que requieren los miembros del equipo asignado al
proyecto. Al igual que se produzcan los manuales de procedimientos del proyecto y
otros internos.
Gerente de aprovisionamiento del proyecto.
Es responsable de todas las funciones de aprovisionamiento requeridas por el
proyecto, incluyendo el aprovisionamiento de campo y de la oficina matriz.
Asistente del controlador del proyecto.
Es responsable de todos los asuntos financieros y contables del proyecto, tales
como la contabilidad general, la nómina, las cuentas por pagar, las facturas, las
cuentas de empleados, el registro del tiempo, las cuentas por cobrar y los registros
de obligaciones y de costos.
Especificaciones de proyectos:
El concepto en la preparación de planos y especificaciones es que los planos del
proyecto definen la geometría incluyendo dimensiones, forma y detalles mientras
que las especificaciones complementen esto definiendo aspectos generales,
materiales y la ejecución necesaria. Uno de los problemas encontrados es que las
especificaciones están mal organizadas. Éstas tienden a ser voluminosas y es muy
difícil encontrar lo deseado si no se organizan bien. Además, algunas mezclan
diferente tipo de información en un mismo párrafo lo que contribuye a aumentar la
confusión.
