PROTOCOLO NOTARIAL
1. ANTECEDENTES Y ETIMOLOGÍA DEL PROTOCOLO:
En los comienzos de la vida jurídica los hombres estipulaban verbalmente, realizando
lenguaje como elemento capital empleado a modo de texto, y el o en forma de expresión
litúrgica; eran las únicas huellas que quedaban de las declaraciones de voluntad jurídica,
puramente verbales. El protocolo surge en el derecho notarial, de la necesidad de dejar
constancia de los actos celebrados, con el fin de poder en cualquier momento que las
partes lo necesiten, obtener una reproducción o prueba escrita del mismo y a la vez dar
mayor solemnidad, certeza y seguridad jurídica a los actos y contratos autorizados por el
notario en el protocolo.
La palabra protocolo aparece ya en la novela de Justiniano, pero no con la significación
estricta actual sino como un conjunto de requisitos que los tabeliones han de observar en su
ministerio. A los requisitos de los que hace mención dicho autor, podemos citar la obligación
de “conocer las leyes, ser de buen carácter, no llevar una vida disoluta, ser escogido entre
gente prudente, juiciosa e inteligente”; así mismo la conservación y custodia personal de la
minuta del acto o contrato en que intervenía. En época de aplicación del código de partidas,
se trataba de un cuaderno borrador de bolsillo que llevaba consigo el notario, donde, en el
momento de requerir sus servicios redactaba un breve apunte heredero, por su significación
y contenido, de la antigua noticia dorsal. De este apunte de minutuario el notario, más
despaciosamente sacaba y escribìa la carta, que entregaba al interesado y la nota para el
libro de notas, antecedente inmediato del protocolo.
EL ORIGEN DEL PROTOCOLO PUEDE DIVIDIRSE EN ORIGEN REMOTO Y ORIGEN
PRÒXIMO;
El origen remoto del protocolo (prescindiendo de las disposiciones del fuero real sobre la
conservación de las notas, que servían de base a las escrituras), se encuentra en el libro
que el código de las partidas ordenó que llevaran los escribanos para extender en él las
notas con arreglo a las cuales debían redactar las escrituras o cartas que se entregaban a
los interesados.
El origen próximo del protocolo que reguló la Pragmática de Alcalá en 1503 para extender
en él, la escritura íntegra y que difiere del protocolo actual en que el libro se formaba
anticipadamente para extender en él la escritura, mientras en el sistema actual el libro se
forma por la unión de las escrituras autorizadas. En virtud de la Pragmática de Alcalá, dada
por los reyes católicos el siete de junio de 1503, se dispuso que cada escribano tuviera un
libro de protocolo encuadernado, de pliegos de papel enteros, en los que había de escribir
por extenso las notas de las escrituras que ante él pasaran y se hubieran de otorgar,
declarando las personas que las otorgan y especificando todas las condiciones, cláusulas y
renunciaciones establecidas por las partes”. En virtud de la Pragmática de Alcalá, dada
por los reyes católicos el siete de junio de 1503, se dispuso que cada escribano
tuviera un libro de protocolo encuadernado, de pliegos de papel enteros, en los que
había de escribir por extenso las notas de las escrituras que ante él pasaran y se
hubieran de otorgar, declarando las personas que las otorgan y especificando todas
las condiciones, cláusulas y renunciaciones establecidas por las partes.
ETIMOLOGÍA JURÍDICA:
Al abordar el tema del protocolo notarial en cuanto a su origen etimológico, existen varias
acepciones de la palabra protocolo, su etimología poco ayuda para esclarecer cuál es su
sentido propio, pues hay diversidad de opiniones acerca de su origen, evidentemente es
palabra compuesta del prefijo proto, procedente de la voz griega protos y del sufijo “colo o
colon”, a este respecto no se ha logrado unificación de criterios por parte de los estudiosos
del derecho notarial, según algunos autores, proviene de la voz latina “collium o callatio”,
que significa comparación o cotejo, según otros autores se deriva del griego kollo, que
quiere decir pegar, debido quizás a que en la Roma de Justiniano se fijaba a toda copia en
limpio una etiqueta o sello, aunque según dicho autor se deriva del sánscrito kul, que
significa reunir y lo reunido, es decir, depósito. Su origen se remonta, según algunos a la
práctica de los tabelliones romanos de conservar copia de los documentos que redactaban,
y según otros de la costumbre de los argentarios griegos que desempeñaban funciones de
procuración y gestión de negocios de sus clientes y notariales, redactando contratos que
escribían en libros que guardaban en su poder. El Fuero Real de España dispuso que los
escribanos tuvieren notas primeras o resúmenes llamadas también imbreviaturas hasta que
llegó a conservar en poder del notario el texto íntegro del documento y la carta fue la
reproducción fiel (lo que conocemos como testimonio), esto fue consagrado legalmente en
la Pragmática de Alcalá en 1503.
DEFINICIONES:
“En su sentido más vulgar, quiere decir colección de hojas, folios o documentos adheridos
unos a otros que en su conjunto, forman un volumen o libro”.
El vocablo registro tiene distintas acepciones, podemos decir que es el libro en que cada
notario extiende las escrituras públicas que se otorgan ante él. En ese sentido puede
emplearse como sinónimo de protocolo, También puede definirse como: “Libro registro
numerado, rubricado o sellado que lleva el notario o escribano, según la denominación
oficial en cada país del fedatario extrajudicial. En cuanto a la definición anterior, de carácter
muy genérico, puede establecerse la necesidad de identificar con el nombre de protocolo
notarial, al utilizado por el notario en el ejercicio de la función y no simplemente protocolo,
como ordinariamente se ha acostumbrado, ya que esta acepción, puede dar lugar a una
interpretación diferente. La ley española del notariado, entiende por protocolo, La colección
ordenada de escrituras matrices autorizadas durante un año, “El reglamento respectivo
determina que el protocolo notarial comprenderá los instrumentos públicos y demás
documentos incorporados al mismo cada año contado desde el uno de enero al treinta y
uno de diciembre”.
“Pedro Ávila Álvarez, define el protocolo como: La colección ordenada cronológicamente, de
instrumentos públicos autorizados en cierto tiempo en una notario determinada”.
También se le atribuyen los siguientes significados: El instrumento público notarial, el libro
anual formado con los instrumentos públicos autorizados por un notario, el formulario que
contiene las reglas de etiqueta y diplomacia con que se tratan recíprocamente los
Gobiernos, el registro donde se inscriben las deliberaciones y acuerdos de los congresos y
negocios diplomáticos.
Definición legal.
Nuestra legislación, en el Decreto 314, Artículo 8. del Código de Notariado, define el
protocolo como: “La colección ordenada de las escrituras matrices, de las actas de
protocolación, razones de legalización de firmas y documentos que el notario registra de
conformidad con esta ley. Arts.8 del Código de Notariado y 962 del Código Civil.
En conclusión el protocolo es un elemento de forzosa necesidad para el ejercicio de la
función notarial debido a la perdurabilidad y seguridad en que quedan los instrumentos, y la
facilidad de obtener copias de ellos.
CONTENIDO:
a. Escrituras Matrices, artículos, 8, 29 del Còdigo de Notariado.
b. Actas de Protocolaciòn, articulos 8, 29, 63, 64 del Còdigo de Notariado.
c. Razòn de Legalización de firmas, artìculos 8, 59 del Còdigo de Notariado.
d. Transcripción del Acta Notarial de Otorgamiento de Testamento Comùn Cerrado,
artículo 962 del Còdigo Civil.
e. Razón de cierre del Protocolo, artículo 12 del Còdigo de Notariado.
f. Índice, artículos 15, 16 del Código de Notariado.
g. Atestados, artículo 17 del Código de Notariado.
h. Empastado, artículo 18 del Código de Notariado.
REQUISITOS Y FORMALIDADES
Se autoriza en papel Sellado Especial para Protocolo, las Escrituras matrices, Actas de
protocolización, Razones de legalización de firmas y documentos que el Notario registra.
artículo 13 del Código de Notariado.
en el protocolo deben llenarse las formalidades siguientes:
1. Los instrumentos públicos se redactarán en español y se escribirán a máquina o a
mano, de manera legible y sin abreviaturas;
2. Los instrumentos llevarán numeración cardinal, y se escribirán uno a continuación de
otro, por riguroso orden de fechas y dejando de instrumento a instrumento, sólo el
espacio necesario para las firmas;
3. El Protocolo llevará foliación cardinal, escrita en cifras;
4. En el cuerpo del instrumento, las fechas, números o cantidades, se expresarán con
letras. En caso de discrepancia entre lo escrito en letras y cifras, se estará a lo
expresado en letras;
5. Los documentos que deban insertarse o las partes conducentes que se transcriban,
se copiarán textualmente;
6. La numeración fiscal del papel sellado no podrá interrumpirse más que para la
intercalación de documentos que se protocolen; o en el caso de que el notario
hubiere terminado la serie; y
7. Los espacios en blanco que permitan intercalaciones se llenarán con una línea antes
de que sea firmado el instrumento.
8. Hojas de Papel Bond, cuando se otorgan los instrumentos en el extranjero. Art. 43
Ley del Organismo Judicial.
9. Art. 14 del Código de Notariado: Serán nulas las adiciones, entrerrenglonaduras y
testados, si no se salvan al final del documento y antes de las firmas, las
enmendaduras de palabras son prohibidas.
OBLIGACIONES DEL NOTARIO RELATIVAS AL PROTOCOLO:
1. Pagar el derecho de apertura; En Guatemala, existen precedentes que evidencian la
utilización de la razón de apertura de protocolo, según el Artículo 18 del Decreto
Legislativo número 1154 del 21 de abril de 1936, Ley de Notariado, que textualmente
dice: El protocolo se abrirá cada año, el día en que el notario principie a cartular, con
una razón en la que se expresará el lugar y fecha de la apertura, sellándola y
firmándola a continuación; “La figura jurídica de la razón de apertura, desapareció de
nuestra legislación al promulgarse el Código de Notariado vigente, el cual en su
Artículo 12 en su parte conducente expresa: El protocolo se abre con el primer
instrumento que el notario autorice, el que principiará en la primera línea de la hoja
inicial. Se cerrará el 31 de diciembre o antes si el notario dejare de cartular.
2. Cierre; se cierra cada año, pero puede cerrarse en cualquier momento que el notario
dejare de cartular. El cierre es mediante una razón notarial, que contiene la fecha, el
número total de instrumentos autorizados, indicando cuántos de ellos son escrituras
públicas, el número de actas de protocolación, de razones de legalización, el
número de escrituras canceladas, si la hubieren, así como el total de folios
utilizados; observaciones si fueren necesarias y la firma del Notario. Art. 12 de
Código de Notariado.
2.1. Modelo: En la ciudad de Guatemala, el treinta y uno de diciembre de dos mil
uno, el Infrascrito Notario MARIO RENE MENDEZ VASQUEZ, procedo a cerrar el
protocolo a mi cargo correspondiente al año en curso, el cual consta de treinta
instrumentos públicos, divididos así: veintisiete Escrituras Matrices, dos Actas de
Protocolización y una Acta de Toma de Razón de Legalización de Firmas. Dicho
protocolo consta de cuarenta y nueve folios.
3. Elaborar Índice; posterior a la razón de cierre, debe redactarse el índice, el cual
debe hacerse en papel sellado del mismo valor del papel de protocolo; ira fechado y
firmado por el notario y este podrá hacer las observaciones que estime pertinente; y
que contendrá en columnas separadas:
a. Número de orden del instrumento.
b. Lugar y Fecha.
c. Los Nombres de los otorgantes.
d. El objeto del Instrumento.
e. El folio en el que se inicia.
3.1. Modelo: Índice del protocolo del Notario Juárez López correspondiente al año 2,000.
4. Atestados: el notario agregará al final del tomo respectivo del protocolo, los
atestados referentes a los instrumentos que autorice, y las constancias de pago del
derecho de apertura.
“Son los documentos que el notario agrega al final de su protocolo, la mayoría de
ellos tienen relación con los instrumentos autorizados, y son: El recibo de pago de
apertura, comprobantes de entrega de testimonios especiales, copias de avisos,
recibos, solvencias”, Como se indicó anteriormente, los atestados son agregados al final del
tomo respectivo, de manera que los mismos son parte de la estructura del protocolo,
formando así una unidad, dándoles cumplimiento a los principios de seguridad jurídica
y de conservación.
5. Avisos que realiza el notario al archivo general de protocolo:
a. Cuando el notario sale del país. (Art. 27. Código de Notariado).
b. Trimestral (Art. 37 literal. c del Código de Notariado).
c. Cancelación de instrumentos (Art. 37 literal b del Código de Notariado).
d. Modificaciones de los instrumentos (Art. 81 numeral 9 Código de Notariado).
e. De protocolación de documentos provenientes del extranjero (Art. 40 de la Ley del
Organismo Judicial).
6. Empastado, dentro de los treinta días al cierre del protocolo el Notario debe mandar
a empastar el protocolo (Art. 18 del Código de Notariado). El empastado puede hacerse en
uno o más tomos, dependiendo de su volumen, lo que no es permitido es empastar en un
solo tomo dos o más años.
7. Depósito y Guarda: El Notario no es propietario del protocolo, ya que únicamente es
depositario del mismo y responsable de su conservación.
8. Casos en que se Deposita el Protocolo: La ley menciona los casos de depósito del
protocolo, algunos en forma temporal y otros en forma definitiva, siendo los siguientes:
1. Por ausencia del país por tiempo menor a un año;
2. Por ausencia del país por más de un año;
3. Por inhabilitación;
4. Por entrega voluntaria; y
5. Por fallecimiento del Notario.
9. Protocolo del Notario fallecido: En este caso los albaceas, herederos, parientes, o
cualquier persona que tuviera protocolos de un Notario fallecido, deberán depositarlos
dentro de los 30 días siguientes al fallecimiento, al Archivo General de Protocolos, si fuera
en la capital; al Juez de Primera Instancia, si estuviera en una cabecera departamental; o al
Alcalde, se estuviesen en un Municipio ; en esos casos, estos funcionarios deben remitir
dentro de los ocho días siguientes del depósito al Archivo General de Protocolos.
10. Pérdida, destrucción y reposición del protocolo: El protocolo puede perderse, destruirse
o deteriorarse, casos en que es necesario [Link] esta circunstancia el notario debe
dar aviso al Juez de Primera Instancia, el cual deberá instruir averiguación y terminada la
misma resolverá declarando procedente la reposición del protocolo y en caso de que exista
delito mandará a que se inicie el respectivo procedimiento penal incluso en contra del propio
notario. Al declarar procedente la reposición el juez pedirá a la Corte Suprema de Justicia
copias de los testimonios especiales enviados por el notario al archivo general de
protocolos. Si no existieran testimonios en el archivo se pedirán las copias o duplicados que
hubieren en los registros y se citará a los otorgantes y a interesados previniéndoles la
presentación de los testimonios o copias que tengan en su poder. Esta citación se hará por
avisos en el Diario Oficial y otro de los de mayor circulación. Si no fuere posible reponer
todas las escrituras el Juez tendrá que citar de nuevo a los interesados para consignar en
actas los puntos que las escrituras contenían y en caso de desacuerdo o incomparecencia,
los interesados tendrán que recurrir a un juicio en la vía ordinaria.
11. Revisión ordinaria y especial del Protocolo: La inspección y revisión del protocolo tiene
por objeto comprobar si en el mismo se han llenado los requisitos formales establecidos en
la ley. La revisión puede ser de tres clases:
a. La Inspeccion y Revision Ordinaria: se debe de hacer cada año, para el efecto, el
Notario está obligado a presentar el protocolo y sus comprobantes, debiéndose
practicar la inspección y revisión en su presencia.
b. La Inspección y Revisión Extraordinaria: podrá hacerse en cualquier tiempo, cuando
lo ordene la Corte Suprema de Justicia.
c. La Inspección y Revisión Especial: Es importante mencionar, que en casos de
averiguación sumaria por delito, también se puede hacer la revisión de un protocolo
notarial, este es el caso especial.
ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS, CALENDARIO DE OBLIGACIONES
NOTARIALES.
PAPEL SELLADO ESPECIAL PARA PROTOCOLO:
Denominación:
En Guatemala el papel sellado especial para protocolos es el tipo de papel especial que
utilizan los notarios para documentar los actos y contratos en los cuales intervienen y que
por obligación legal deben constar en este tipo especial de papel.
Utilización y Finalidad:
El papel sellado es un tipo especial de papel que se utiliza y es exigido en ciertos países para
realizar trámites administrativos o judiciales e inclusive documentar declaraciones de voluntad.
El papel sellado especial para protocolo es una de las dos especies fiscales que se utilizan
actualmente en Guatemala, puesto que la tercer especie fiscal, que era el papel sellado, ya no
se encuentra en uso. Siendo la segunda especie fiscal los timbres fiscales, que son estampillas
que se utilizan para pagar impuestos adhiriéndolos a los documentos respectivos. Ambas
especies fiscales configuran impuestos documentarios. Tiene como finalidad por una parte dar
seguridad jurídica, y además es utilizado para cobrar impuestos que se establecen por su uso.
Artículo 3 del Reglamento de la Ley del Impuesto de Timbres Fiscales y de Papel Sellado
Especial para Protocolos, “Uso del Papel Sellado Especial para Protocolos”: Cuando en
actos o contratos gravados se haga uso del papel sellado especial para protocolos, lo
escrito o impreso en la hoja será de veinticinco líneas por lado; pero cuando se excediere
de las líneas o de los márgenes, lo escrito o impreso se tendrá por no puesto, si al final no
se salva lo entrelineado o excedido. Quedan excluidas de esta disposición, las anotaciones
y/ o razones que se hagan en los márgenes del papel en los casos expresamente
autorizados en razón del ejercicio profesional que el notario deba efectuar
Ley del Impuesto de Timbres Fiscales y de Papel Sellado Especial Para Protocolos; Artículo
23. De la Fabricación y Control. El Ministerio de Finanzas Públicas se encargará de la
fabricación de timbres fiscales y papel sellado especial para protocolos pero cuando lo
considere necesario, podrá celebrar contratos de suministro con entidades nacionales o
extranjeras. El reglamento establecerá todo lo relativo a los procedimientos de fabricación
custodia, distribución, mantenimiento de existencia y destrucción de especies fiscales. Las
características de los timbres fiscales y el papel sellado especial para protocolos podrán ser
modificadas por el ministerio, a través de acuerdos ministeriales, para adaptarlos a los
nuevos métodos y técnicas de producción y utilización.
Medidas:
Características Físicas y de Seguridad de los Timbres Fiscales y Notariales:
ARTÍCULO 29. DE LAS CARACTERÍSTICAS DEL PAPEL SELLADO ESPECIAL PARA
PROTOCOLOS. Las hojas de papel sellado especial para protocolos serán producidas en
hojas sueltas de treinta y tres centímetros de largo por veintidós de ancho. Llevará
estampado en el ángulo superior izquierdo el Escudo de Armas de la República y la
indicación del valor de la hoja. En al ángulo inferior izquierdo, se imprimirá el sello del
Ministerio de Finanzas Públicas. Al lado derecho del Escudo de Armas, dentro de un
rectángulo en filigranas de nueve centímetros de largo, irá el número de orden de la hoja y
abajo de dicho rectángulo llevará impresa con letras mayúsculas la palabra PROTOCOLO.
Abajo del Escudo de Armas irá el número de registro de la hoja, con la indicación del
quinquenio a que corresponde. El número de orden irá precedido por la letra que
corresponda a la serie, según las veintiocho letras del alfabeto español. La hoja deberá
contener impresas en cada lado, veinticinco líneas a doble espacio. Cada línea tendrá una
extensión de ciento cincuenta y siete milímetros. Al dorso de la hoja llevará un rectángulo en
filigranas de nueve centímetros de largo por dos centímetros de ancho, en donde se
indicará la fecha y hora en que se imprimió la primera hoja estampada en el Taller Nacional
de Grabados en Acero.
La impresión de papel sellado especial para protocolos se hará en rotograbado en acero y
del color específico que establezca el Ministerio de Finanzas Públicas, por acuerdo
ministerial, y será de la denominación de un quetzal, quedando la impresión de litografía
circunscrita al rayado y a los rectángulos de la parte superior del anverso de las hojas.
Forma de adquisición del Papel Sellado y de los Timbres Fiscales y Notariales:
De la Distribuciòn y Venta
Artículo 24. De la Distribución y Venta. La distribución y venta de timbres fiscales y papel
sellado especial para protocolos estará a cargo de la Dirección General de Rentas Internas.
El reglamento establecerá lo relativo a estos procedimientos.
De los Patentados y Notarios
Artículo 25. De la Venta. La venta de especies fiscales al público se hará preferentemente a
través de los patentados autorizados por la dirección. Queda prohibido extender patente a
personas jurídicas. Cuando así convenga la dirección podrá hacer uso del sistema bancario
para proveer a los patentados de la República, así como también establecer estanquillos
para la venta directa al público. El reglamento normará lo relativo a los patentados.
Artículo 27. De los Notarios. Los notarios por su condición de tales, gozan de los privilegios
de los patentados. La venta de timbres fiscales y papel sellado especial para protocolos a
tales profesionales se rige por lo que para el efecto disponga el reglamento. La dirección
debe habilitar una ventanilla especial para la atención personal de los notarios e integrar los
sistemas y procedimientos para ese efecto. El Colegio de Abogados y Notarios de
Guatemala proporcionará a la Dirección General de Rentas Internas, dentro del mes
siguiente al vencimiento de cada trimestre calendario, el listado de los colegiados inactivos
o
inhabilitados para el ejercicio de la profesión, asimismo le informará de los notarios incluidos
en el listado que adquieran la calidad de activos o habilitados. No se efectuarán ventas de
papel sellado especial para protocolos ni de timbres fiscales a los notarios inactivos o
inhabilitados, ni se aceptará que dichos profesionales cubran el impuesto mediante el uso
de máquinas estampadoras de timbres fiscales o en efectivo.
