TIPOS DE DOCUMENTOS APLICANDO LO CONSIGNADO EN LA NORMA ICONTEC NTC 185
Cartas
Memorandos
Circulares
CARTA
Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organización y personas
naturales; igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados. En
algunas entidades se denomina oficio.
La expedición de cartas u oficinas está a cargo de funcionarios o empleados autorizados
mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones.
Se recomienda elaborar las cartas u oficios externos en formato carta, oficio A4, con logo,
membrete y pie de página. Estos elementos deberían de estar preferiblemente en todas
las hojas. Para las cartas u oficios internos, se recomienda que solo la primera hoja vaya
con el logo, membrete y pie de página, las demás con el logo. Véase Acuerdo 060 del
AGN, de octubre del 2001.
PARTES DE LA CARTA
Lugar de origen y fecha de elaboración Destinatario
Denominación o título Código Nombre del destinarlo
académico
Cargo Organización
Dirección Nombre del lugar de origen
País Asunto
Salud Texto
Despedida Remitente y firmas responsables
Líneas especiales Anexos
Copias Identificación del transcriptor
Paginas subsiguientes
Ejemplo
Cartagena, 11 de abrir del 2009
Señor
NIDIA GONZALES MORA
Coordinadora Área Bienestar
Capacitación empresarial S.A
Calle 34 45-80
Bogotá D.C
Asunto: modelo estilo bloque
Cordial saludo, señora nidia:
El estilo bloque consiste en que las líneas del código, la fecha, la firma y el cargo se ubica
partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.
Los datos del destinatario, el asunto, el saludo, el texto de la carta, la despedida y las
líneas especiales se ubican contra los márgenes izquierdos.
Agradecemos la aplicación de la guía
MARIA FERNANDA GOMES LARA
Orientadora de capacitación
MEMORANDO Es una comunicación escrita de carácter interno de una empresa, que se
utiliza para transmitir información, orientaciones y pautas a las dependencias locales.
Regionales, nacionales, o internacionales. y las líneas de coordinación jerárquica de la
organización. Se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos:
Utilizar los formatos normalización en los manuales de cada organización;
redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortés y en modo impersonal en
primera persona en plural;
distribuir el texto de acuerdo con su extensión y; tratar preferiblemente un solo
tema por memorando
PARTES DEL MEMORANDO
1. Encabezado 2. Denominación del documento
3. Código 4. Fecha
5. Encabezamiento 6. Destinatario y remitente
7. Asunto 8. Texto
9. Despedida 10. Remitente y firmas responsables
11. Líneas especiales
Ejemplo:
Bogotá D.C., 26 de octubre de 2009
PARA: Ingeniera Amalia Mora Rodríguez, Instructora
DE: Mario Rojas Sepúlveda, Director Encargado
ASUNTO: Información sobre memorando
Con agrado la saludo e informo que el memorando es una comunicación escrita que utiliza
para transcribir información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales,
regionales, nacionales e internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de una
organización.
Es aconsejable que se conserven las normas de cortesía y protocolo usadas en la
comunicación y se tengan en cuenta los parámetros anteriores
Atentamente
Firmante
CIRCULAR
Comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un
grupo específico de personas tanto interna como externamente.
Circular tiene su origen en el vocablo latino circulares y permite nombrar a aquello
perteneciente o relativo al círculo. Como adjetivo, se utiliza para hacer referencia a
cualquier objeto que tenga forma redondeada, incluso aquellos que no sean
perfectamente circulares, ya que principalmente sirve para hacer alusión a la falta de
esquinas o ángulos.
La circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter
general.
La circular con carácter interno se utiliza para informar disposiciones, normas,
lineamientos y políticas y la circular externa para dar a conocer reglas de negocios, nuevos
productos o servicios, entre otros. Se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
Tratar solo un tema
iniciar y finalizar el texto con una clase de cortesía;
redactar en forma clara, precisa, concreta y precisa concisa;
usar un tratamiento respetuoso y cortes;
emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo;
utilizar los formatos normalizados en el manual de procedimientos de cada
organización, y
distribuir el texto de acuerdo con su extensión.
CLASES DE CIRCULARES
La circular general se dirige a un grupo específico de personas.
La carta circular está dirigida en forma personalizada.
PARTES DE UNA CIRCULAR
1. Encabezado 2. Código
3. Lugar de origen y fecha de elaboración 4. Encabezamiento y destinatarios
5. Asunto 6. Saludo
7. Texto 8. Despedida
9. Remitente y firmas responsables 10. Líneas especiales
11. Identificación de páginas subsiguientes
Ejemplo
Cartagena., 11 de abril de 2009
PARA: COORDINADORES DE CAPACITACION
ASUNTO: Compendio actualizado
Cordial saludo, señores coordinadores. Les comunicamos que la edición actualizada sobre
documentación organizacional será publicada en el presente año. Así mismo, informamos
que para obtener ejemplar original lo pueden adquirir en las oficinas de ICONTEC o en las
librerías autorizadas.
El objetivo del Instituto Colombiano de Normas Técnicas es presentar recomendaciones
para la elaboración de diferentes tipos de documentos que se generan en las
organizaciones y proyectar una adecuada imagen corporativa.
Su actualización se hace periódicamente y se informa a nuestros usuarios, con el fin de
evitar la adquisición de: plagios, ejemplares sin actualizar o adulterados.
Hasta nueva comunicación.
PEDRO VARGAS GOMEZ
Director General
