Manual del alumno adaptado al módulo

Operaciones administrativas de compraventa

FACTUSOL 2015

En colaboración con:

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o transformación de este documento sin autorización expresa de Software del Sol S. A.
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ÍNDICE

ÍNDICE ................................................................................................................................................................................. 3
¿Cómo está estructurado este manual? ............................................................................................................................. 5
Instalación y puesta en marcha de FactuSOL ..................................................................................................................... 6
Licencia de uso del programa ............................................................................................................................................. 6
Requerimientos del programa ............................................................................................................................................ 7
Instalación del programa .................................................................................................................................................... 8
Iniciar una sesión con el programa ................................................................................................................................... 10
Menú “Información de FactuSOL”................................................................................................................................ 11
Definición de la pantalla ............................................................................................................................................... 12
Botón Opciones de FactuSOL ....................................................................................................................................... 15
Copias de seguridad .......................................................................................................................................................... 33
Uso de la ayuda del programa .......................................................................................................................................... 36
Unidades didácticas .......................................................................................................................................................... 37
UNIDAD 1.- LA FUNCIÓN COMERCIAL DE LA EMPRESA .................................................................................................... 37
Creación de una empresa ............................................................................................................................................. 37
Abrir la sesión con una empresa creada ...................................................................................................................... 44
Mantenimiento del fichero de empresas ..................................................................................................................... 46
Fichero de bancos ........................................................................................................................................................ 51
Fichero de personal ...................................................................................................................................................... 53
Unidad 2.- la contratación mercantil ................................................................................................................................ 55
Ficheros relacionados con el fichero de clientes .......................................................................................................... 55
Ficheros relacionados con el fichero de proveedores .................................................................................................. 75
Ficheros relacionados con el fichero de artículos ........................................................................................................ 84
UNIDAD 5 Y 6.- CIRCUITO DOCUMENTAL DE LA COMPRAVENTA, GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA COMPRAVENTA ..... 101
Condiciones de venta ................................................................................................................................................. 101
Ciclo de compras ........................................................................................................................................................ 110
Ciclo de ventas ........................................................................................................................................................... 130
UNIDAD 7.- FACTURACIÓN ............................................................................................................................................. 156
Generación de facturas emitidas ............................................................................................................................... 156
Recibos ....................................................................................................................................................................... 163
UNIDAD 8 Y 9.- COBRO Y PAGO AL CONTADO, COBRO Y PAGO APLAZADOS ................................................................. 169
Cobros ........................................................................................................................................................................ 169
Anticipos ..................................................................................................................................................................... 172
Cheques ...................................................................................................................................................................... 173
Pagos de facturas ....................................................................................................................................................... 174
Pagarés ....................................................................................................................................................................... 177
Caja ............................................................................................................................................................................. 179
UNIDAD 10 Y 11.- LA GESTIÓN DE EXISTENCIAS, VALORACIÓN DE EXISTENCIAS E INVENTARIOS ................................. 181
Consolidación de inventario ....................................................................................................................................... 181
Valoración de almacenes ........................................................................................................................................... 184
Salidas internas de artículos ....................................................................................................................................... 185
Traspaso entre almacenes.......................................................................................................................................... 187

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Volcado de stock ........................................................................................................................................................ 189

Regeneración de stock ............................................................................................................................................... 190

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¿CÓMO ESTÁ ESTRUCTURADO ESTE MANUAL?

Este manual está especialmente diseñado para utilizarlo con los materiales formativos del módulo Operaciones
Administrativas de Compraventa de la editorial Macmillan

Consta de dos partes principales:

 La primera está orientada a la instalación y la puesta en marcha y configuraciones generales de la aplicación

informática, así como a la adquisición de los conocimientos básicos acerca de su interface y de la disposición
de las opciones.

 La segunda detalla cada una de las opciones del programa que son necesarias para el desarrollo de las
correspondientes unidades de trabajo del libro del alumno.

Este manual puede ser descargado en la dirección de Internet:

[Link]

En esta misma dirección de Internet puedes descargar el manual completo de la aplicación FactuSOL 2015, que puede
ser utilizado para consultar cualquier otra opción o característica no detallada en este manual.

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INSTALACIÓN Y PUESTA EN MARCHA DE FACTUSOL

LICENCIA DE USO DEL PROGRAMA

El uso y posesión de este programa están sujetos a los siguientes términos legales:

1. La sola posesión de este programa supone la aceptación de todas y cada una de las condiciones de esta Licencia de
uso del programa.

2. LICENCIA: Software del Sol, S.A. cede el derecho a uso de este programa por tiempo indefinido. Esta licencia se
concede para tantos ordenadores como se desee.

3. Software del Sol, S.A., permite al usuario realizar copias del soporte magnético, óptico, o electrónico del presente
programa y también la distribución de las mismas siempre que se realice de forma gratuita.

4. Software del Sol, S.A. se reserva todos los derechos de autor y de propiedad intelectual del producto.

5. GARANTIA. La única garantía que Software del Sol, S.A. proporciona sobre el programa es la sustitución del soporte
magnético, óptico, o electrónico del producto, si éstos fueran originales y estuviesen en mal estado, por otros en
buenas condiciones durante el periodo de un año a partir de la fecha de su adquisición.

Software del Sol, S.A. no se compromete ni responsabiliza con ninguna persona o entidad en todo lo relativo a
cualquier perjuicio supuestamente provocado por el uso o falta de uso de este programa, tanto directa como
indirectamente, incluyendo, sin limitarse a las siguientes eventualidades: interrupciones del trabajo, pérdidas
económicas o pérdidas de ganancias previstas, como resultado de la utilización del mismo.

El programa se vende "tal como es", no aceptándose reclamaciones por "supuestas" especificaciones que el mismo
debería cumplir.

6. Software del Sol, S.A. se reserva el derecho a cambiar las especificaciones de este programa sin previo aviso.

El desconocimiento de estas cláusulas no exime de su responsabilidad a los usuarios.

Si no está conforme con la Licencia de uso del programa, no instale este producto. En caso de que estuviese instalado,
desinstálelo de forma inmediata.

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REQUERIMIENTOS DEL PROGRAMA

Para la correcta ejecución del programa FactuSOL es necesario que tu equipo cumpla los siguientes requerimientos
mínimos:

 Pentium III o superior

 Windows XP o superior
 1 Gb de memoria RAM (según el sistema operativo, puede ser necesario más memoria para la ejecución
óptima del programa).
 200 Mb de espacio en disco duro
 Resolución de pantalla 1024 x 768
 Ratón

Conexión a Internet

FactuSOL incluye herramientas de actualización a través de Internet, por lo que, aun no siendo obligatorio, es
recomendable contar con una conexión a Internet en el sistema.

Así mismo, ciertas opciones del programa, como la presentación de cuentas anuales o emisión de facturas vía e-mail,
pueden requerir esta conexión.

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INSTALACIÓN DEL PROGRAMA

Este programa permite su instalación tanto en sistemas monousuarios, como en sistemas multiusuarios bajo red local.

Para ambos casos el proceso de instalación es idéntico:

Puedes descargar el programa desde la dirección:

[Link]

Una vez que aparezca en tu pantalla el programa de instalación, debes seguir las instrucciones.

Instalaciones multiusuario

En una instalación multiusuario, sólo debes tener en cuenta que el directorio o carpeta donde se instalará el programa
ha de estar situada en el propio disco duro de cada uno de los ordenadores de la red.

Una vez terminadas las instalaciones, debes ejecutar el programa en cada una de las estaciones de trabajo, y dentro
del Menú de Sistema, en el botón Opciones de FactuSOL, opción Ubicaciones, tienes que configurar una ruta donde
el camino especificado te lleve al directorio o carpeta en el que se guardarán los datos.

Este directorio ha de contener TODOS los archivos de la subcarpeta DATOS del programa.

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INICIAR UNA SESIÓN CON EL PROGRAMA

PANTALLA INICIAL

La primera pantalla que aparecerá al ejecutar el programa será la pantalla de selección del usuario:

En la primera sesión del programa sólo aparecerá el usuario [Supervisor] (usuario que tiene el privilegio de entrar en
todas las opciones del programa) por lo que debes seleccionarlo para iniciar la sesión. En el futuro, y si has creado
otros usuarios, podrás elegir entre éstos.

Usuario en uso

Una vez que entres bajo un nombre de usuario en el programa, ese nombre queda marcado como usuario en uso. Si
se intenta entrar desde otro ordenador en el mismo usuario, el programa te avisará de que el usuario seleccionado ya
está en uso, pero te permitirá continuar.

Varias instancias del programa

La aplicación te permite abrir tantas instancias del programa en un mismo ordenador como desees, y trabajar en cada
una de ellas en la misma empresa o en diferentes, así como con el mismo nombre de usuario o con otros distintos. La
única limitación existente es la de la capacidad de tu ordenador.

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Menú “Información de FactuSOL”

En la zona izquierda de la pantalla inicial del programa encontrarás el menú Información de FactuSOL desde el que
podrás acceder a las siguientes opciones:

 Datos de versión de FactuSOL

 Licencia de uso del programa
 Acceso a la información de asistencia técnica de la empresa
 Envío de sugerencias
 Envío de incidencias
 Introducción de tus datos de Usuario Registrado
 Ayuda del programa
 Acceso automático a la zona restringida de la web
 Datos acerca de FactuSOL en la web
 ¿Cómo registrarse? – Registro Online

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Definición de la pantalla

BOTÓN DE SISTEMA / MENÚ DE SISTEMA

Este botón despliega el Menú de Sistema, desde el que podrás acceder a la creación y la apertura de empresas en el
programa, así como a diferentes opciones como:

 Opciones de seguridad, (copias de seguridad, restaurar, etc.)

 Información de FactuSOL
 Actualizaciones automáticas del software
 Acerca de FactuSOL
 Últimas empresas abiertas en el programa
 Botón Opciones de FactuSOL
 Botón Salir de FactuSOL

BOTÓN OPCIONES DE FACTUSOL

Desde este botón podrás acceder a todas las configuraciones generales del programa (configuraciones que
se aplican a todas las empresas existentes).

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Podrás configurar aquí:

 Las ubicaciones de las bases de datos del programa

 Los usuarios que accederán a la aplicación
 Las opciones de inicio de sesión (recordar contraseña, etc.)
 La configuración regional y de idioma
 Los códigos postales
 Las entidades bancarias que utilices
 Los diseños de los documentos del programa (facturas, albaranes, etc.)
 Las diferentes opciones de impresión
 Algunas opciones de apariencia del programa
 El gestor de correo electrónico

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 Las impresoras que utilizarás con el programa en este equipo

BARRA DE ACCESOS RÁPIDOS

Esta barra te permitirá acceder a los elementos de menú más utilizados en tu trabajo.

Puedes agregar los elementos que desees, haciendo un clic con el botón derecho del ratón sobre la opción de menú
que desees y seleccionar Añadir a la barra de acceso rápido.

MENÚ DE CINTAS

Contiene cada una de las opciones del programa, agrupadas en distintas solapas.

Inicialmente las solapas que se muestran son los conjuntos iniciales de opciones; no obstante, durante la ejecución,
pueden aparecer otras solapas pertenecientes a la opción activa.

Este menú de cintas sólo aparecerá cuando tengas iniciada la sesión con un usuario, y se mostrará activa cuando estés
dentro de la gestión de alguna empresa.

BARRA DE ESTADO

La barra de estado, está situada en la parte inferior de la ventana del programa, te muestra la información de la ruta
de bases de datos, el usuario seleccionado, la fecha y el acceso al envío de e-mail a nuestra empresa y a la web del
programa.

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Botón Opciones de FactuSOL

Como ya explicamos en el apartado Definición de la pantalla, desde este botón podrás acceder a todas las
configuraciones generales del programa, es decir, a las configuraciones que se aplican a todas las empresas existentes.
A continuación estudiarás cada una de las opciones que se incluyen en este botón.

UBICACIÓN DE ARCHIVOS

Este fichero permite configurar la ruta/s donde se guardarán los datos generados por el programa.

Es posible crear tantas ubicaciones de archivos como desees, de esta forma podrás acceder a distintas carpetas de
datos con una única instalación del programa. Esta opción es útil en dos situaciones:

1. Los datos del programa se encuentran en un servidor de archivos de la red, y vas a acceder a esos datos desde el
programa. En este caso te recomendamos que modifiques la ubicación existente con la ruta de acceso
centralizada en la red.
2. Deseas tener acceso a dos ubicaciones diferentes de datos, por ejemplo, una en un servidor de red de tu oficina,
y otra en el propio ordenador para trabajar fuera de la oficina con datos desconectados. En este caso deberías
dejar la ruta que el programa te ofrece por omisión, y crear una ruta nueva para la conexión de la red.

Al iniciar, la aplicación comprobará si existen diferentes ubicaciones de archivos y si así fuera, te mostrará una pantalla
en la que deberás seleccionar la ubicación de datos que utilizará el programa para la sesión actual.

Para crear una nueva ubicación pulsa el botón Nueva.

Los datos que tienes que introducir al crear o modificar una ubicación son los siguientes:

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Descripción: Indica aquí un texto descriptivo para la ubicación de archivos. Éste se mostrará en la barra de estado
(parte inferior del programa) una vez hayas iniciado la sesión de trabajo.

Ubicación de base de datos: Debes indicar la ruta donde se encuentran las bases de datos de la empresa.
Esta opción del programa sólo debe ser modificada en caso de instalación en una red local, en la que cada uno de los
ordenadores donde se halla instalado el programa, se debe configurar con la ubicación centralizada de la información.
Por defecto, la ubicación de los archivos se encuentra en la carpeta de instalación del programa más la carpeta
“\Datos\”.

Ubicación de copias de seguridad: Indica la ruta predeterminada para realizar las copias de seguridad. Esta ruta
quedará predefinida por defecto.

Ubicación de descargas automáticas: Es posible descargar de forma automática las últimas revisiones del programa
desde Internet. Las descargas se guardarán en la ruta que indiques, al igual que al arrancar el programa, se revisará
esta ruta para ver si existen revisiones pendientes de instalar. Si utilizas el programa en red local, puedes configurar
una misma ruta de descargas en todos los equipos, y así bastará que un equipo descargue para que todos accedan a la
instalación al iniciar su ejecución.

Bloquear ruta de ubicación: Esta opción es útil para instalaciones del programa en una red local, ya que es posible que
al acceder al programa la ubicación donde se encuentran los datos no se encuentre disponible temporalmente por
cualquier tipo de problema en tu red. Si activas esta casilla el programa impedirá que el usuario restaure la ubicación
de datos a la ubicación por defecto. Esta opción sólo es accesible por el Supervisor de la instalación o por los usuarios
con un nivel de acceso superior.

USUARIOS

Es posible crear en el programa tantos usuarios como tengan acceso al mismo, independizando para cada uno de
ellos, una clave de acceso, diferentes categorías de acceso para cada una de las opciones, indicaciones en informes
por impresoras, etc.

Para crear un nuevo usuario pulsa el botón Nuevo. Los datos que se solicitan son Código y Nombre. Esto se puede
hacer desde el usuario supervisor, o desde otro usuario que esté autorizado para entrar en esta opción.

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Para cada uno de los usuarios creados, podrás introducir una clave de acceso (pulsando el botón Cambio de clave) y
programar los permisos de entrada en cada una de las opciones de la aplicación (pulsando el botón Asignar permisos.
A continuación estudiarás con más detalle estas opciones.

Los botones Nuevo, Eliminar, Duplicar y Asignar permisos permiten mantener el fichero de usuarios del programa.
Estos procesos son solo accesibles por el usuario supervisor y los usuarios con esta categoría.

El usuario [Supervisor] no se puede modificar ni eliminar.

Para crear un nuevo usuario, pulsa el botón Nuevo e introduce, su código y el nombre que quieras dar al nuevo
usuario.

Es importante no utilizar esta opción cuando otros usuarios se encuentren dentro del programa, ya que puede
provocar errores inesperados en su ejecución.

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Botón Asignar permisos

Todos los usuarios del programa, excepto el usuario Supervisor, son susceptibles de que se les modifiquen el nivel de
acceso al programa y a las opciones del mismo.

Básicamente existen cuatro niveles de acceso:

 Todos los permisos de trabajo incluido Supervisor: En este tipo de acceso no existe ninguna restricción dentro
del programa. Solo es aconsejable para aquellos usuarios jefes de departamento, administradores del sistema, o
responsables de la instalación.

 Todos los permisos de trabajo: Este es el tipo de permiso recomendado para casi todos los usuarios. Con este
tipo de acceso se podrá acceder a cualquier parte del programa sin limitación, excepto en las funciones de
administración del sistema como son la gestión de usuarios y ubicación de archivos.

 Permisos programables: Es la opción adecuada para aquellos usuarios a los que se les quiera dar acceso solo a
algunas opciones del programa. La limitación al uso de una opción del programa, conlleva tal limitación en
cualquier parte del programa. Es decir, que si por ejemplo deniegas el acceso al Plan General Contable,
posteriormente el usuario no podrá acceder a ella cuando desee consultar el listado de cuentas en la
introducción de apuntes.

 Ninguno: Si activas esta opción, el usuario no podrá acceder al programa. Se puede utilizar cuando se desea
impedir temporalmente el acceso al programa de un usuario, manteniendo sus configuraciones, ya que si se
quisiese denegar de forma definitiva, lo ideal sería eliminarlo del fichero de usuarios.

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Botón Cambio de clave

Puedes crear o modificar la clave de acceso del usuario activo utilizando esta opción. Si deseas saber cuál es el usuario
activo, puedes verlo en la barra de estado a la derecha del panel de ubicación de datos actual. Para cambiar la clave
de acceso del usuario, debes teclear la clave actual, y escribir la nueva por repetido (para comprobar lo escrito).

Es importante no utilizar esta opción

cuando otros usuarios se encuentren
dentro del programa, ya que puede
provocar errores inesperados en su
ejecución.

La clave no se presentará en pantalla, en su lugar, y por cada carácter de la misma, aparecerá un signo almohadilla
“#”. Esto te protegerá ante las posibles miradas de personas que se encuentren a tu alrededor. No obstante si quieres
que se muestren los caracteres de la contraseña, puedes hacerlo pulsando la opción Mostrar caracteres.

Duplicar usuario

Pulsando el botón Duplicar, puedes crear un nuevo usuario con los mismos permisos que el usuario seleccionado.
Para ello, sólo tienes que indicar el código y el nombre del usuario nuevo al que se le aplicaran los mismos permisos.

Por ejemplo, si quisieras duplicar los permisos del usuario MARIA a un nuevo usuario llamado ANTONIO, los pasos
serían los siguientes:

1º Selecciona el usuario MARIA y pulsa el botón Duplicar.

2º Introduce el Nombre y pulsa el botón Guardar.

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Botón Limpiar panel de “Últimas empresas abiertas”

En el Menú de Sistema, FactuSOL te mostrará las diez últimas empresas que hayas abierto en el programa, para que
con sólo hacer clic sobre cualquiera de ellas se vuelva a abrir la empresa. Ejecutando esta opción, eliminarás estas
referencias.

EJECUCIÓN - INICIO AUTOMÁTICO DE SESIÓN

Al iniciar sesión con el programa, el programa solicitará el usuario y la contraseña. En el caso de que en la pantalla de
inicio de sesión hayas marcado las opciones Recordar el usuario seleccionado y/o Recordar contraseña podrás volver
a configurar aquí, desmarcando las opciones Recordar usuario y/o Recordar clave de acceso que la próxima vez que
inicies sesión se solicite de nuevo el usuario y/o la contraseña. Además de esto, podrás configurar en esta opción:

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 Restablecer los mensajes desactivados.

 Mostrar ventana ¿Qué desea hacer ahora?
 Mostrar el panel de ayuda de primeros pasos al iniciar la sesión con una empresa.

CONFIGURACIÓN REGIONAL Y DE IDIOMA

Desde esta opción puedes hacer ajustes básicos en la configuración del programa para adaptarlo a tu país o zona de
utilización. Puedes realizar cambios en:

 Denominación de la identificación fiscal y territorial

 Configuración de moneda y contramoneda

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CÓDIGOS POSTALES

Este fichero muestra todos los códigos postales creados en el programa. Al crear un cliente, proveedor...
automáticamente se genera un registro en el archivo de códigos postales, si éste no existe previamente.

Botón Nuevo y botón Eliminar: Permiten llevar el mantenimiento manual del fichero.
Botón Importar: Permite importar todos los códigos postales que haya en los ficheros de clientes/proveedores.

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ENTIDADES BANCARIAS

Este fichero nos muestra todas las entidades bancarias creadas en el programa. Al crear un cliente, proveedor...
automáticamente se genera un registro en el archivo de entidades bancarias, si éste no existe previamente.

Botón Nuevo y botón Eliminar: Permiten llevar el mantenimiento manual del fichero.
Botón Importar: Permite importar el registro oficial de las entidades bancarias.
Botón Actualizar: Permite importar todas las entidades bancarias que haya en los ficheros de clientes/proveedores.

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DISEÑO DE DOCUMENTOS

FactuSOL se entrega con varios modelos estándar de impresión de documentos. Aun así, si dichos modelos no
satisfacen tus necesidades, podrás crear tantos modelos como desees y utilizarlos para imprimir los documentos del
programa.

Puedes rediseñar completamente el modelo que desees e incluso incluir el logotipo de tu empresa .

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Las opciones disponibles son las siguientes:

Nuevo

Se utiliza para crear el modelo personalizado a partir de un modelo estándar de los que se entregan con FactuSOL,
para ello elige el modelo a partir del cual vamos a crear el nuevo, escribe el código y el nombre del nuevo modelo y
por último pulsa el botón Aceptar. Una vez creado el nuevo modelo, puedes seleccionarlo y modificarlo pulsando el
botón Editar.

Editar

Permite modificar el modelo duplicado, para diseñarlo. La pantalla que se presenta es la siguiente:

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En esta pantalla se presentan las opciones mediante iconos en la parte superior. Las opciones son las siguientes:

Icono Impresora /Tipo de papel

Al pulsar este icono, en la parte inferior de la pantalla podrás indicar los datos de la impresora, tipo de papel y
orientación del papel. Al entrar por primera vez en la modificación de un formato, se recomienda que sea lo primero
que se configure.

Botón Logotipos

Puedes incluir hasta cinco logotipos diferentes en tus modelos de documentos y una imagen para los mensajes en
documentos. Debes indicar la ruta de cada uno de ellos, el ancho, el alto y la posición X e Y.

Botón Datos generales

Desde esta opción puedes elegir qué datos van a aparecer en el documento, especificando su ancho de campo,
posición X e Y, propiedades de fuente, condición para la impresión. También puedes introducir un dato de ejemplo
que te facilitará la identificación del dato al verlo en pantalla.

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Botón Datos líneas de detalle

Puedes elegir desde aquí los datos que quieres incluir en las líneas de detalle de los documentos, especificando el
ancho del campo, la distancia desde el margen izquierdo, propiedades de fuente y sus condiciones para la impresión.

Botón Texto adicional

Puedes crear tantos elementos de texto adicional como desees. Éste es un texto fijo que no se variará según los datos
del documento que estés imprimiendo. Debes especificar un texto, propiedades de fuente, una posición X e Y del
texto y la condición para la impresión del elemento.

Botones Rectángulo, Línea, Círculo

Puedes crear tantos rectángulos/líneas/círculos como desees. Debes indicar el vértice superior izquierdo (X e Y) y el
vértice inferior derecho (X e Y), el grosor de la línea, color de la línea, color del relleno, puedes ajustar la opción de
imprimir esquinas redondeadas en el caso de rectángulos y la condición para la impresión del elemento.

Botón Añadir elemento

Puedes añadir cualquier elemento de las diferentes solapas mediante el Botón Añadir elemento y suprimir cualquier
elemento mediante el Botón Eliminar elemento o estando seleccionado el elemento pulsando la tecla SUPR.

También puedes ajustar el tamaño y la posición de todos los elementos de la pantalla mediante el uso del ratón para
agilizar la creación de un modelo.

Icono Vista Previa

Este botón permite observar cómo quedará por impresora el modelo que estás modificando.

Icono Importar

Mediante esta opción, puedes importar las opciones de Impresora / Tipo de papel, Logotipo y Elementos adicionales
(Texto adicional, Rectángulos, Líneas y Círculos) desde cualquier otro modelo que hayas creado en el programa.

Icono Actualizar

Esta opción permite la adaptación de un modelo creado en una versión anterior de FactuSOL a los cambios
introducidos en los modelos estándar de una nueva versión del programa.

Eliminar

Permite borrar el modelo seleccionado.

OPCIONES DE IMPRESIÓN

Las opciones de impresión están divididas en 4 grupos: Opciones de impresión, Presentación, Márgenes y Formato de
impresión en informes.

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Opciones de impresión:

Logotipo. FactuSOL permite imprimir un logotipo en cada una de las páginas de los informes y balances. Puedes
seleccionar una imagen en esta opción, (el programa la utilizará para todas las empresas existentes), o utilizar la
imagen que se seleccione en los datos generales de la empresa. Ten en cuenta que imprimir una imagen de alta
resolución en los informes y balances, pueden causar la ralentización en la emisión de los mismos.

Imagen del usuario. Puedes hacer que la imagen seleccionada para el usuario se imprima en los documentos.

Formato. Estas opciones se encuentran agrupadas en las solapas: Encabezado de informe, Encabezado de página,
Detalle y Pie. Son las opciones propias para diseñar un informe, modificando colores, bordes y poder incluir en la
impresión datos como:

 Imprimir la fecha actual en los informes

 Imprimir la hora de emisión en los informes
 Imprimir el nombre del usuario en los informes
 Imprimir el nombre de la empresa en los informes
 Imprimir el título del informe
 Imprimir el número de página
 Imprimir límites
 Interlineado

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Presentación:

Podrás configurar las siguientes opciones:

 Imprimir una hoja de cabecera con la identificación del usuario

 Imprimir una hoja de presentación del listado
 Imprimir una hoja de cabecera con la identificación del usuario
 Imprimir una hoja de presentación del listado
 Imprimir una segunda numeración de páginas
 Imprimir en la cabecera el diario seleccionado
 Forzar impresión gráfica

Márgenes

Permite definir margen superior/inferior e izquierdo/derecho de los informes.

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APARIENCIA

A través de esta opción puedes modificar diversas opciones de diseño de la aplicación:

 Se podrán activar distintos fondos de FactuSOL, mostrando una imagen global o para la empresa activa,
pudiéndose ajustar la imagen al tamaño de la ventana y cambiando las mismas en orden aleatorio.
 Se podrá activar el cuadro resumen con la información de los archivos más usuales.
 Podrás cambiar el tamaño de las fuentes de las rejillas de datos para una mejor visualización del usuario.
 En esta opción también encontrarás la contraseña para reanudar el bloqueo del programa.

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CORREO ELECTRÓNICO

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Puedes indicar en esta ventana si deseas utilizar Microsoft Office Outlook para enviar correos electrónicos, Mozilla
Thunderbird, Windows Live Mail ó podrás definir la configuración manual. En caso de no seleccionar ninguno el
programa intentará utilizar el gestor de correo electrónico instalado por defecto en tu sistema.

CONFIGURACIÓN DE IMPRESORAS

Es posible configurar en el programa tantas impresoras como existan en tu ordenador o sistema de red local.

También es posible crear varias configuraciones para una misma impresora, de esta manera podrás por ejemplo
seleccionar diferentes tipos de letras para informes.

CODIGOS 1KB

Desde esta opción puedes configurar las distintas opciones para la lectura de Códigos 1kB. Podrás configurar:

 Lector de códigos
 Escáner

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COPIAS DE SEGURIDAD

La finalidad de este proceso es realizar una copia en un dispositivo externo, carpeta de tu ordenador o red local, que
contenga la información introducida en cada empresa hasta este momento.

Es posible que por algún tipo de problema físico en tu equipo (cortes de luz, bloqueos, o simplemente avería de tu
disco duro) sea imposible acceder a la información que existiese en la empresa. Si esto ocurriese, la única forma de
recuperar los datos sería a través de las copias de seguridad existentes.

Las copias de seguridad también se pueden utilizar como la forma de asegurar los datos antes de ejecutar opciones
críticas del programa como cambios en los formatos de niveles de cuentas, importaciones de datos, etc. En estos
procesos, el programa suele aconsejar, a través de un mensaje, que la realices.

En caso de que hayas localizado un problema grave en la información de la empresa, no hagas copias de seguridad en
los mismos disquetes, unidades o carpetas habituales bajo ningún concepto, ya que esto sustituiría la información en
buen estado que existiera previamente.

La copia de seguridad debe tomarse como parte del trabajo diario, y en cualquier sistema informático es la única arma
para defenderse de posibles desastres.

La asiduidad con la que se deben hacer las copias de seguridad no depende de la cantidad de datos que grabes en el
programa, ni del número de horas trabajadas en éste, sino del riesgo que pueda o quiera asumir el usuario del
programa.

La opción que te permite hacer una copia de seguridad se encuentra en el Menú de Sistema > Seguridad > Copia de
seguridad.

La pantalla que se muestra se divide en 2 apartados:

 Datos a copiar
 Destino y opciones de la copia

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Datos a copiar

Puedes realizar copias de:

1. La información de una empresa específica.

2. La información genérica del programa (configuraciones, diseño de plantillas, conceptos predefinidos, etc.).
3. Todos los datos del programa (carpeta DATOS al completo).

Información de la empresa

El proceso de copias de seguridad te solicitará que selecciones una empresa existente y un ejercicio; es decir, la copia
se realiza independientemente por cada empresa y ejercicio.

Datos genéricos del programa

El proceso de copias de seguridad te proporciona la posibilidad de realizar la copia de los datos genéricos del
programa. Este proceso pondrá a salvo apartados como modelos de documentos, fichero de usuarios, fichero de
códigos postales, etc.

Todos los archivos

Activando esta opción se realizará la copia de seguridad de todas las empresas del programa así como de los datos
genéricos del programa.

Destino y opciones de la copia

Destino

También debes indicar en qué lugar se va a grabar la copia de seguridad. El programa te facilita cuatro lugares en los
que se podrían hacer las copias:

 Carpeta de copias predeterminada

 Ubicación específica
 Correo electrónico
 Servidor ftp

Carpeta de copias predeterminada

Dentro de la opción Ubicación de archivos se encuentra configurada una carpeta predeterminada de copias de
seguridad. Esta carpeta tiene como valor inicial la carpeta “Copia” dentro de la ubicación genérica de los datos.

Ten presente que si haces una copia de seguridad con este método, y eliges una carpeta de tu ordenador, el proceso
te garantizará la seguridad de tus datos frente a algunos problemas, pero si, por ejemplo, se te averiase tu disco duro,
posiblemente, también perderías la copia de seguridad.

Ubicación específica

Puedes seleccionar en este momento la carpeta o unidad en la que se van a copiar los datos, teniendo en cuenta que
éstos deben entrar en el destino, ya que en caso contrario el programa no te permitirá continuar.

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Correo electrónico

Servirá para remitir la base de datos de la empresa a una dirección de correo electrónico como datos adjuntos. Existe
la posibilidad de enviar este fichero comprimido.

Puedes renombrar el archivo de copias si el destinatario de correo electrónico tiene bloqueada la entrada de archivos
con extensión MDB.

Servidor FTP

A través de esta opción puedes realizar una copia de seguridad remota de los datos de FactuSOL, realizando el envío a
su servidor de ficheros. Para llevar a cabo esta acción es necesario configurar el acceso de FactuSOL a dicho servidor (a
través del botón “Configuración del servidor FTP”), indicando nombre de usuario, contraseña, dirección del servidor y
carpeta remota en la que se almacenarán las copias.

Opciones

Puedes activar las siguientes opciones:

 No sobreescribir copias de seguridad anteriores

 Identificar las copias con la denominación del programa: Al hacer la copia de seguridad, nombra los archivos
de copias de seguridad de tal forma que no se puedan confundir las copias de ContaSOL con las de FactuSOL
y NominaSOL.
 Comprimir la copia en archivo ZIP

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USO DE LA AYUDA DEL PROGRAMA

FactuSOL incluye un sistema de ayuda estructurado al que puedes acceder desde cualquier opción del programa de
forma directa utilizando la tecla de función F11. Esta tecla te abrirá la ayuda a través del explorador de Internet que
tengas instalado en tu equipo, accediendo directamente al apartado del texto que corresponde a la opción donde has
pulsado.

También puedes acceder al sistema de ayuda mediante el menú Información de FactuSOL, ubicado en la pantalla
inicial del programa, antes de seleccionar el usuario.

Otra posibilidad de acceso se encuentra en el botón de ayuda de la esquina superior derecha del programa.

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UNIDADES DIDÁCTICAS

UNIDAD 1.- LA FUNCIÓN COMERCIAL DE LA EMPRESA

Creación de una empresa

La opción para crear una empresa nueva se encuentra en la pantalla ¿Qué desea hacer ahora? (si no has desactivado
esta notificación) y en el Menú sistema.

Los datos para crear una nueva empresa en el programa FactuSOL están distribuidos en tres solapas, algunos de estos
datos son obligatorios para comenzar a trabajar con la empresa, otros en cambio pueden ser introducidos con
posterioridad, desde Menú de Sistema> opción Archivo de empresas> opción Modificación de empresas.

En primer lugar tienes que introducir los datos identificativos de la empresa:

Código de la empresa. Es un código de tres caracteres alfanuméricos que identifica a la empresa en el programa. Al
admitir letras y números, debes tener en cuenta que, por ejemplo, son diferentes los códigos “1“y “001.

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Junto a la casilla de Código de empresa, se encuentra el botón Información de FactuSOL. Pulsando este botón,
accederás a la ayuda del programa en este proceso.

N.I.F. Introduce en este campo el Número de Identificación Fiscal de la empresa.

Denominación social y Nombre comercial. Aparecerá en la parte superior de la pantalla del programa para mostrarte
la empresa activa. Además también se imprimirá en todos los listados, libros, formularios y balances que se emitan.

El resto de datos se solicitan en las diferentes solapas. Algunos de estos datos son obligados para comenzar a trabajar
con la empresa, otros, en cambio, pueden ser introducidos con posterioridad desde la opción Modificación de
empresas que se encuentra dentro de la opción Archivo de empresas del Menú de Sistema
.
SOLAPA DATOS GENERALES

En esta solapa debes introducir en primer lugar los datos de localización de la empresa.

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Puedes crear una clave de acceso que te permita cerrar el acceso a los datos de esta empresa. Esta clave puede tener
hasta 10 caracteres alfanuméricos.

También puedes configurar impedir fechas fuera del ejercicio, de manera que FactuSOL no permitirá crear ningún
documento o ficha con fecha de otro ejercicio diferente.

SOLAPA OTROS DATOS

En esta solapa se solicitan los datos registrales y de internet de la empresa.

Estos datos son sólo informativos pero te servirán en algunos procesos del programa.

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SOLAPA COFIGURACIONES

En esta solapa puedes establecer las siguientes configuraciones:

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Impuestos aplicables

Pulsando el botón Configurar podrás

introducir los tipos de impuestos, RE y
retenciones a aplicar.

Es imprescindible repasar la configuración de

impuestos antes de crear artículos y/o
comenzar los procesos de compras y ventas.

En esta pantalla puedes configurar también

diversas opciones del Régimen especial del
criterio de caja si la empresa está acogida a
ese Régimen.

En la solapa Retenciones de esta misma

pantalla, podrás configurar el porcentaje de
retención para compras y ventas, así como el
tipo de cálculo para dicha retención.

También podrás seleccionar a que tipo o tipos

impositivos, quieres aplicar retención.

Código 1kB

Pulsando el botón Configuración podrás crear los diferentes parámetros del Código 1kB, así como seleccionar la/s
actividad/es de tu empresa. La pantalla que se muestra se divide en 2 solapas:

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Contenido del Código 1kB:

En esta solapa podrás configurar:

 Campos a incluir
 Aspecto visual del Código 1 kB
 Propiedades avanzadas (Seguridad,
Rario vertical, Color de pincel y de
fondo…)

Otras configuraciones:

En esta solapa podrás configurar:

 Imprimir como dato identificativo

de la empresa:
- Denominación social
- Nombre comercial

 Actividades de la empresa:
Selecciona en este apartado la/s
actividad/es de la empresa.

Activar el uso de la trazabilidad de productos

Si activas esta casilla el programa te solicitará en la introducción de líneas de detalle de documentos de compra y
venta, la información referente a los números de serie / lote del artículo, fecha de fabricación y consumo preferente.
Introduciendo correctamente esta información obtendrás en los diferentes listados y búsquedas de números de serie
un completo control sobre la trazabilidad de artículos de tu empresa.

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Activar el uso de tallas y colores

Activando esta casilla, FactuSOL ofrecerá al usuario la posibilidad de desglosar cada artículo e indicar las tallas y
colores en los que éste está disponible. Se podrá indicar para cada talla y color un precio de venta y un código EAN
diferentes, controlando además el stock de forma independiente para cada talla y color del artículo.

Activar la solapa Internet en esta empresa

Esta opción activará el menú Internet en la empresa, a través de las opciones de este menú puedes enlazar FactuSOL
con nuestra aplicación FactuSOL Web. Estudiarás esta solapa en el Módulo 21 de este curso

Configuración de opciones auxiliares

Puedes acceder a:

 Activar la utilización de dimensiones auxiliares en las

salidas de artículos
 Activar la utilización de partes de reparación
 Activar el módulo que incluye FactuSOL para el control
básico de costes de obras

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 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

Abrir la sesión con una empresa creada

Esta opción te muestra las empresas existentes en el programa. Debes seleccionar la empresa y el ejercicio, y pulsar el
botón Aceptar.

Si pulsas sobre un ejercicio

FactuSOL te mostrará un
cuadro resumen del mismo

Selecciona aquí el ejercicio que

quieres abrir

Si seleccionas un ejercicio que no existe, el programa te preguntará si deseas crearlo, y si deseas configurar este
ejercicio como ejercicio por defecto. Si así lo haces, la próxima vez que selecciones la empresa, el ejercicio que te
aparecerá por omisión será este último.

Así mismo, FactuSOL te facilita la entrada a las diez últimas empresas abiertas por el usuario, sin tener que utilizar esta
opción (zona derecha del Menú de Sistema).

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 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

Cada vez que inicies una sesión en el programa, se abrirá de forma automática la última empresa utilizada. Para
abandonar esta empresa y poder seleccionar otra, debes cerrar la sesión (Ctrl+Z, o dentro del Menú de Sistema >
opción Cerrar la sesión con la empresa).

Una vez abierta una empresa, el código, el nombre y el ejercicio abierto aparecerán en la Barra de título de la ventana
del programa.

Cuando te encuentres con una empresa activa en el programa, podrás cambiar de ejercicio de forma rápida. Para ello,
ejecuta desde la Barra de accesos rápidos > Icono Cambio de ejercicio.

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Mantenimiento del fichero de empresas

Las opciones que permiten el mantenimiento del fichero de empresas se encuentran en el Menú de Sistema > Archivo
de empresas.

MODIFICACIÓN DE EMPRESAS

Al entrar en esta opción, debes seleccionar en primer lugar la empresa que deseas modificar y pulsar el botón
Modificar:

La pantalla que se muestra es idéntica a la pantalla de creación de empresa.

Podrás hacer los cambios deseados en cada una de las solapas de la ficha. Ten en cuenta que la modificación que
realices solo afectará al fichero de empresa del ejercicio fiscal activo. Si quieres cambiar los datos en otro ejercicio,
debes hacerlo en la solapa Diario/IVA > grupo Especiales > icono Empresa.

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CAMBIO DE CÓDIGO DE EMPRESA

Con este proceso podrás cambiar el código con el que identificas a las empresas dentro del programa. Recomendamos
que antes de proceder con el cambio, hagas una copia de seguridad de la empresa.

Para cambiar el código de la empresa, selecciona en primer lugar la empresa, posteriormente introduce el nuevo
código en el recuadro y pulsa el botón Aceptar.

BORRADO DE EMPRESAS

Utilizando este proceso del programa, es posible borrar definitivamente una determinada empresa en FactuSOL. Para
proceder con la anulación, teclea la empresa que deseas borrar, y selecciona si quieres eliminar todos los ejercicios o
uno concreto.

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 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

A continuación introduce la clave de borrado de empresas que es la siguiente: KLDKJH LDF987F9ASDF98 987FDSFA

Ten en cuenta que una vez anulada una empresa o un ejercicio, sus datos son irrecuperables.

TRASPASO DE DATOS DE LA EMPRESA

Esta opción permite la copia de los ficheros que desees de la empresa seleccionada a otra empresa existente en el
programa.

Debes indicar en primer lugar el código, ejercicio y nombre de la empresa de origen y de destino. A continuación, en
las distintas solapas, selecciona los datos que quieras traspasar.

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LISTADO DE EMPRESAS

A través de esta opción puedes imprimir o visualizar en pantalla un listado de las empresas que existan en el
programa, ordenados por el código de la empresa o por su denominación social. Esta opción extrae los datos de la
ficha de empresa del ejercicio fiscal activo.

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 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

DUPLICAR EMPRESA

Es posible duplicar una empresa que ya exista en el programa sobre otro código de empresa. Para ello, selecciona la
empresa y pulsa el botón Duplicar. En la pantalla que se abre, introduce el código que quieres asignar a la empresa
nueva, el nombre de la empresa y selecciona los ficheros a duplicar.

Ten en cuenta que la empresa destino de los datos, no debe existir en el programa.

CHEQUEO DEL ARCHIVO DE EMPRESAS

Como el programa te permite importar empresas desde otra ubicación, restaurar empresas que anteriormente no
estaban creadas en el programa, e incluso copiar empresas manualmente desde el Explorador de Windows, puede
ocurrir que existan en tu disco duro, empresas que no sean reconocidas por el programa. En este caso, debes ejecutar
esta opción para volver a generar un índice de empresas válido.

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Fichero de bancos

En este archivo puedes almacenar las fichas de todas las entidades de crédito con las que trabaja tu empresa. Se
encuentra en el grupo Empresa dentro de la solapa Administración y representado por el icono Bancos.

Su inclusión en el programa es casi meramente informativa, sólo tiene aplicación práctica si utilizas fichero de pagarés.
Para crear un nuevo banco pulsa el botón Nuevo. Los datos que se solicitan se dividen en 2 solapas:

Solapa Ficha: donde se solicitan los datos identificativos y de localización del banco y los datos técnicos de la cuenta
que se mantiene en ese banco.

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 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

Solapa Configuración para cuadernos bancarios: Donde se solicitan los datos para la configuración para los envíos de
los Cuadernos 19 y 58 u para el envío de transferencias.

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 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

Fichero de personal

Este fichero te permite informatizar los datos personales y profesionales del personal de tu empresa. Se encuentra en
el grupo Empresa dentro de la solapa Administración y representado por el icono Personal.

Puede ser utilizado a modo de agenda, y en la gestión de costes de obras incluida en el programa.

Para crear un trabajador, pulsa el botón Nuevo. Los datos que se solicitan se dividen en 3 solapas:

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[Link] 53
 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

Puedes cambiar la denominación de cada tipo de hora

pulsando el botón Modificar.

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[Link] 54
 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

UNIDAD 2.- LA CONTRATACIÓN MERCANTIL

Ficheros relacionados con el fichero de clientes

FICHERO DE AGENTES COMERCIALES

El fichero de agentes comerciales se encuentra en el grupo Agentes de la solapa Ventas. En este archivo se guardan
todas las fichas de agentes comerciales que existan en tu empresa.

Todos los campos que requiere la ficha son opcionales, no obstante, siempre es muy cómodo tener de un vistazo toda
la información del agente.

Desde los botones de la parte inferior de la pantalla, podrás llevar el mantenimiento de este fichero.

Para crear un nuevo agente, pulsa el botón Nuevo. Los campos requeridos se dividen en 4 solapas:

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

[Link] 55
 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

Solapa ficha:

En esta solapa se solicitan los datos de

identificación y contacto del agente.

Solapa Técnica:

Los datos solicitados son:

 Fecha de alta: Si pulsas Enter el programa le aplicará la fecha actual del sistema.
 Importe fijo: Introduce el importe fijo de sueldo concertado con el agente.
 Comisión: Indica el porcentaje de comisión sobre las ventas que se ha acordado con el agente. Este porcentaje de
comisión es fija para todas las ventas, no obstante, en el momento de crear un albarán o factura, el programa te
permite modificarlo.
 Jefe de equipo: Marca esta opción si el agente hace funciones de jefe de equipo, en cuyo caso la liquidación
también seria por la comisión de ventas de los demás agentes.
 Zona de trabajo, observaciones y: Datos informativos del agente.
 Tipo de contrato: Selecciona si es un agente externo o si pertenece a la plantilla de la empresa. Indica también si
aplicará IVA y el porcentaje de retención en el caso de que se le aplique.
Solapa Internet:

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

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 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

En esta solapa debes indicar si el agente

tendrá acceso a los módulos de Internet
como usuario registrado.

También deberás asignar el código de

usuario y la contraseña que se le solicitará
al agente para identificarlo como usuario
registrado. Puedes introducir un mensaje
que será mostrado al agente una vez se
haya identificado como usuario.

Solapa Comisiones:

Para cada agente comercial es posible

indicar diferentes porcentajes de comisión
dependiendo del artículo o de la familia de
artículos.

Desde esta pestaña se realiza el

mantenimiento de este fichero de
comisiones por artículo/familia. Si pulsas el
botón Nueva se abre la pantalla donde
podrás seleccionar si quieres asignar la
comisión por artículo o por familia e indicar
el porcentaje de comisión.

Desde el botón +Opciones de la rejilla principal del fichero de agentes comerciales, puedes asignar porcentajes de
comisión para un grupo de agentes comerciales, seleccionando un rango de familias o artículos.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

[Link] 57
 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

En la pantalla que se muestra el FactuSOL permite seleccionar si la comisión se asignará por rango de artículos o por
rango de familias y el intervalo de agentes al que se aplicará la comisión.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

[Link] 58
 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

FICHERO DE FORMAS DE COBRO

El fichero de formas de cobro se encuentra en el grupo Auxiliares, dentro de la solapa Ventas.

Las formas de pago/cobro que son utilizadas en las opciones de clientes y proveedores son totalmente programables
en este programa. Puedes crear todas las formas de pago que desees, y posteriormente asignarla directamente en la
ficha de cliente/proveedor. Al hacer un albarán o factura, el programa te dará la opción de modificar la forma de pago
predefinida por otra cualquiera. El programa permite también configurar una contrapartida por defecto para cada una
de ellas. Al pulsar esta opción se muestra la siguiente pantalla:

Desde los botones de la parte inferior de la pantalla, podrás llevar el mantenimiento de este fichero.

Para crear una nueva forma de pago/cobro, pulsa el botón Nuevo.

Los campos que se solicitan al crear una nueva forma de pago/cobro se muestran en la siguiente pantalla:

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

[Link] 59
 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

 Código: Código de tres caracteres alfanuméricos que identifica la forma de pago.

 Descripción: Texto con la denominación de la forma de pago. Este texto aparecerá en los impresos de facturas,
albaranes, etc., en el apartado de forma de pago.
 Vencimientos: Indica el número de vencimientos de la forma de pago.
 Importes proporcionales: Apartado en el que se especifica si todos los importes de los vencimientos son iguales.
 Días entre vencimientos: Indica los días transcurridos entre la fecha de factura y el primer vencimiento, así como
entre los restantes vencimientos.
 Proporción de pago: Si los importes no son proporcionales, indica que proporción del pago corresponde a cada
vencimiento.
 Efectivo: Indica si la forma de pago genera un ingreso en caja, que será tenido en cuenta por el cierre de caja de
TpvSOL.
 Internet: Indica si quieres que se pueda utilizar esta forma de cobro/pago en internet y la descripción de la
misma.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

[Link] 60
 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

FICHERO DE ACTIVIDADES

Este fichero se encuentra en el grupo Auxiliares, dentro de la solapa Ventas representado por el icono Actividades de
clientes.

Puedes crear en este fichero las actividades profesionales o empresariales más comunes entre tus clientes

Para crear una nueva

actividad de clientes, pulsa el
botón Nuevo. Los datos
solicitados al crear una nueva
actividad son:

 Código
 Descripción

Posteriormente, en el icono Comercial de la ficha de cliente, puedes asociar cada cliente con su actividad comercial.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

[Link] 61
 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

TIPOS DE CLIENTES

El fichero de tipos de clientes se encuentra en el grupo Auxiliares de la solapa Ventas.

En este fichero puedes crear los diferentes tipos de clientes que tienes en tu negocio. Una vez indicado en la ficha del
cliente su tipo, el programa te permitirá, por ejemplo, crear una oferta de precios especial para un determinado tipo
de cliente o imprimir un listado de clientes o de etiquetas de clientes filtrando por el tipo de cliente.

Para crear una ficha el programa te solicitará el código del tipo de cliente (campo alfanumérico de tres caracteres) y
una pequeña descripción informativa del tipo de cliente.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

[Link] 62
 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

FICHERO DE CLIENTES

En este archivo se guardan todas las fichas de clientes que existan en el programa. Puedes acceder al fichero de
clientes desde el icono Clientes, dentro del grupo Clientes de la solapa Ventas.

Icono Elegir columnas

Botón Actualizar

Desde la ventana del fichero de clientes puedes acceder a las funciones de mantenimiento, consultas, impresiones y
distintas acciones a llevar a cabo con el fichero de clientes, como por ejemplo: crear sobres, enviar correos masivos y
su adjunto, ver las estadísticas de compras del cliente seleccionado, etc.

Dispones, arriba a la derecha, de un botón para actualizar y refrescar la pantalla. Igualmente, dispones de un atajo de
teclas subrayado en las palabras, para acceder a las opciones más utilizadas.

Tendrás la posibilidad de seleccionar las columnas que deseas mostrar pulsando la opción Elegir columnas del grupo
Vista de la solapa clientes (solapa que se activa al entrar en el fichero de clientes).

Desde el grupo Mantenimiento, puedes acceder a las opciones para crear un nuevo cliente, duplicar una ficha de
cliente, modificarla o visualizarla y borrarla.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

[Link] 63
 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

[Link] 64
 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

FICHA DE CLIENTE

Puedes abrir la ficha de un cliente haciendo doble clic sobre ella en el fichero de clientes. Para crear un nuevo cliente,
pulsa el icono Nuevo.

Todos los campos que requiere la ficha son opcionales, no obstante, siempre es muy cómodo tener de un vistazo toda
la información del cliente.

Desde la ficha del cliente puedes acceder a crear los documentos que necesites (presupuesto, pedido, albarán factura
y/o abono). Estas opciones están disponibles en el grupo Documentos de la ficha del cliente. Igualmente desde el
grupo Acciones, puedes hacer etiquetas de envío, asignarle riesgo, mandar SMS, correo electrónico, etc.

Acceso a creación de
documentos de ventas

Los datos que componen la ficha de cliente se dividen en 3 solapas:

 Cliente
 CRM
 Documentos

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

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SOLAPA CLIENTE

ICONO GENERAL

En este icono se solicitan los siguientes datos:

Código: Indica el número que identificará al cliente, si dejas este campo a 0, el programa le asignará el código
siguiente al valor más alto existente en el fichero.

Código de contabilidad: Este dato sólo se utilizará si enlazas FactuSOL con nuestro programa de contabilidad general
ContaSOL. Indica el código que se le asignará a este cliente al traspasarlo de forma automática al plan contable. Debe
introducirse sin el número de cuenta oficial (430). Si no se introduce, el programa tomará el código genérico del
cliente como el código contable.

Identificación fiscal: Indica el tipo de identificación fiscal del cliente (NIF, NIF operador intracomunitario, pasaporte).
En caso de introducir un DNI, el programa te calculará de forma automática la letra del NIF.

Nombre fiscal: Nombre fiscal de la empresa.

Nombre comercial: Nombre comercial de la empresa. Por omisión, al crear la ficha, se repetirá el nombre fiscal.

Domicilio: Domicilio, Código Postal, Población, Provincia, País.

Datos de Contacto: Teléfono, Fax, Móvil.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

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Persona de contacto, Teléfono de contacto: Utiliza estos campos para indicar la/s persona/s con las que normalmente
tienes contacto en la empresa y sus números de teléfono.

Botón Más: Puedes almacenar aquí el nombre, teléfono y correo electrónico de otras personas de contacto del
cliente.

Agente comercial: Código del agente al que pertenece el cliente. Indicando un agente en este campo, al crear
albaranes y facturas, el programa asigna la comisión especificada en el agente en las líneas de salidas.

Ruta: Indica la ruta en la que se encuentra localizado el cliente, con el botón +Rutas, puede asignar éste,
independientemente de la ruta indicada en su ficha, a varias rutas para poder disponer de un listado de los clientes de
una ruta determinada.

C.C.C.: Entidad, Oficina, Dígito de control y Nº de cuenta. También se ofrece la posibilidad de almacenar para cada
cliente un número ilimitado de cuentas bancarias.

Botón Otros datos: Puedes indicar aquí la siguiente información:

 Domicilio: Introduce el domicilio del banco

 Población: Introduce la población del banco
 IBAN: Código IBAN del banco
 SWIFT: Código SWIFT (BIC) del banco

Botón Más cuentas: Puedes generar un fichero de cuentas bancarias del cliente.

Banco: Nombre de la entidad de crédito del cliente.

Observaciones: Esta solapa permite grabar un texto de hasta 65000 caracteres. Puedes utilizarlo con cualquier fin,
teniendo en cuenta que es un texto independiente por cada cliente.

ICONO COMERCIAL

En este icono se solicitan los siguientes datos:

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

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Forma de pago: Código de la forma de pago asignada al cliente. Puedes utilizar el Botón Buscar para acceder al
fichero de formas de pago.

Días de pago: Campos para programar los días fijos de pago del cliente. Los vencimientos de las facturas se ajustarán a
la forma de pago seleccionada y al próximo día de pago indicado en estos campos.
Por ejemplo, si la fecha de factura es: 05-01-2014 y la forma de pago es a 30 días, el programa calculará los 30 días y
aplicará una fecha de vencimiento al 04-02-2014, si en días de pago están programados los días 10 y 25, el
vencimiento se ajustará al 10-02-2014.

Mes de “No pago”: Puedes indicar en este apartado un mes del año en el que el cliente no va a realizar ningún pago.
En caso de existir un vencimiento en ese mes FactuSOL atrasará el vencimiento al mes siguiente.

Tarifa de precios: Selecciona la tarifa de precios aplicable al cliente.

Aplicar la tarifa especial de precios: Con esta opción se le aplican al cliente las tarifas especiales que hayamos creado.

Comisión para el agente: Este porcentaje irá a la liquidación del agente que tenga asignado.

Tipo de cliente: Permite agrupar los clientes según un determinado criterio. Posteriormente es posible asignar unos
descuentos fijos por familia/artículo a un tipo específico de cliente.

% Financiación: Indica un porcentaje fijo de financiación para este cliente. Al crear un albarán o factura se le aplicará
este porcentaje en el pie del documento.

% Pronto pago: Indica un porcentaje fijo de descuento por pronto pago para este cliente. Al crear un albarán o factura
se le aplicará este porcentaje en el pie del documento.
Descuentos fijos: Descuentos fijos que se aplicarán al cliente en todas las salidas.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

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Portes: Condiciones acordadas en tema de portes.

Impuestos: Indica si al cliente se le debe aplicar el impuesto directo (eligiendo entre IVA o IGIC) o no, o si éste es
intracomunitario o de importación. En caso afirmativo, el programa asignará de forma automática el tipo impositivo a
través de los porcentajes asignados a cada artículo que se le de salida.
Puedes indicar un porcentaje fijo para todos los artículos, pero salvo en casos muy específicos, no es necesario.

R. Equivalencia: Indica aquí si al cliente se le aplica o no el recargo de equivalencia en los documentos.

Retención: Indica si al cliente se le aplica o no el porcentaje de retención en los documentos.

Estado de cliente: Indica, de entre los disponibles, el estado actual del cliente.

Tipo de documento: Selecciona un tipo de documento prefijado para el cliente.

Actividad: India a qué actividad pertenece el cliente. Pulsando la tecla F1 puedes acceder al fichero de actividades para
seleccionarla.

ICONO OTROS DATOS

Los datos que se solicitan son los siguientes:

Fecha de alta/modificación: Fecha de creación/modificación de la ficha del cliente en el programa. Por omisión el
programa asigna la fecha actual del sistema.
Fecha de nacimiento: Indica la fecha de nacimiento del cliente.

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E-Mail: Teclea aquí la dirección de correo electrónico de contacto del cliente. Puedes incluir más de una dirección de
correo electrónico separándolas por “;”.

Dirección web: Dirección de la página web del cliente.

Cuenta Skype: Indica la dirección de la cuenta Skype del cliente.

Mensaje emergente: El texto que introduzcas en este apartado, te aparecerá en todos los documentos de salidas
cuando selecciones este cliente. Es un mensaje meramente informativo, es decir, el programa mostrará el mensaje y a
continuación continuará con la ejecución del programa. Este apartado es válido para grabar avisos o recordatorios
para el cliente.

Código proveedor: Indica cuál es su código de proveedor en el sistema informático del cliente.

Nº de copias de factura a imprimir: Puedes indicar para cada cliente de forma independiente el número de copias que
se imprimirán de las facturas pertenecientes al cliente.

Nº de copias de albaranes a imprimir: Puedes indicar para cada cliente de forma independiente el número de copias
que se imprimirán de los albaranes pertenecientes al cliente.

Transportista: Indica el transportista asignado al cliente.

Divisa: Selecciona del fichero de divisas de FactuSOL cuál utilizar en la impresión de documentos del cliente.

N.C.P.P.F.: Número de carné profesional de productos fitosanitarios.

Horario y periodo de vacaciones: Horario de oficinas del cliente y el periodo de vacaciones.

Opciones: Marca las opciones que desees.

Direcciones de entrega: Puedes indicar por cada cliente todas las direcciones de entrega que desees. Posteriormente
puedes seleccionar en los documentos de clientes a que dirección de entrega está destinado el documento. Es posible
facturar de forma automática los albaranes de los clientes agrupándolos en facturas agrupadas por la dirección de
entrega.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

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ICONO CONCEPTOS

Puedes indicar para realizar la facturación automática, a través de la solapa Administración, en el grupo Facturación,
en la opción Periódica, hasta 12 artículos o conceptos independientes con su precio de facturación e indicando un
mes para su facturación.

Si se seleccionan artículos, el precio utilizado en la factura será el precio de venta del artículo en la tarifa del cliente en
el momento de la facturación, siempre y cuando el apartado importe de este concepto se deje a cero, de lo contrario
se utilizará el precio configurado en el concepto de facturación.

ICONO INTERNET

Dar acceso a la web a este cliente: Selecciona esta opción si el cliente tendrá acceso a los módulos de Internet como
usuario registrado.

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Código de usuario web: Escribe el código de usuario que se le solicitará al cliente para identificarlo como usuario
registrado.

Contraseña de usuario web: Escriba la contraseña que utilizará el cliente para su acceso a la web.

Mensaje web: En este apartado puedes introducir un mensaje que será mostrado al cliente una vez se haya
identificado como usuario.

ICONO CONDICIONES

Desde aquí podrás realizar el mantenimiento (crear, modificar, borrar) las condiciones especiales de venta para el
cliente. Tan sólo deberás indicar el artículo, el tipo de la condición (eligiendo si es un importe fijo de venta o un
porcentaje de descuento) e indicar el importe o porcentaje que el programa deberá aplicar al vender este artículo al
cliente.

ICONO CARPETA

En esta opción del programa podrás asignar al cliente una carpeta de tu equipo o red local, permitiendo, directamente
desde su ficha, abrir cualquier archivo existente en la misma.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

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ICONO E-MAIL

Desde esta opción podrás enviar un correo electrónico al cliente que esté en uso. El programa te abrirá Outlook ©, o
tu correo predeterminado. Con el separador “;“, podrás enviar documentos a distintas cuentas.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

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SOLAPA CRM

Desde esta pestaña puedes visualizar las acciones comerciales realizadas al cliente, así como crear nuevas acciones,
borrarlas, modificarlas. También tienes acceso a las estadísticas del cliente, donde podrás visualizar el volumen de
facturación, cobros pendientes, últimos artículos consumidos…

SOLAPA DOCUMENTOS

A través de esta opción se pueden consultar rápidamente los documentos (pedidos, presupuestos, albaranes y
facturas) que han sido realizados a ese cliente. Para ello, selecciona en primer lugar la profundidad de la búsqueda y a
continuación el intervalo de fechas y pulsa el botón Consultar.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

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Ficheros relacionados con el fichero de proveedores

FICHERO DE REPRESENTANTES

El Fichero de representantes se encuentra en el grupo Auxiliar de la solapa Compras.

Desde este fichero, puedes grabar en el programa una ficha con los datos de cada uno de los representantes que
visitan tu empresa.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

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Todos los datos a grabar son opcionales y meramente

informativos. Los datos que se solicitan son:
 Código
 Nombre
 Domicilio, C. Postal, Población y Provincia
 NIF
 Cargo, Teléfonos, E-mail, Observaciones
 Botón Nuevo. Al pulsar este botón puedes asignar al
proveedor que representa

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

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FICHEROS DE FORMAS DE PAGO

Tal y como se explica en el apartado anterior, las formas de pago/cobro son totalmente programables en FactuSOL.
Esta opción se encuentra en el grupo Auxiliar de la solapa Compras.

Puedes crear todas las formas de pago que desees, y posteriormente asignarla directamente en la ficha de proveedor.
Al hacer un albarán o factura, el programa te dará la opción de modificar la forma de pago predefinida por otra
cualquiera.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

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FICHERO DE PROVEEDORES

En este archivo se guardan todas las fichas de proveedores que existan en el programa. El fichero de proveedores se
encuentra en el grupo Proveedores de la solapa Compras, representado por el icono Proveedores.

Desde esta ventana puedes acceder a las funciones de mantenimiento, consultas, impresiones y distintas acciones a
llevar a cabo con el fichero de proveedores.

Dispones de un botón para actualizar y refrescar la pantalla (arriba a la derecha).

En la zona de consultas (zona izquierda de la pantalla del fichero de proveedores), está disponible un atajo de teclas
para acceder a las opciones más utilizadas, subrayados en la palabra.

Tendrás la posibilidad de seleccionar las columnas que deseas mostrar y el orden de las mismas (el funcionamiento es
el mismo que en el fichero de clientes).

Desde los iconos del grupo Mantenimiento, puedes acceder a crear un nuevo proveedor, duplicar uno existente,
modificar el que tengas seleccionado, visualizar la ficha del proveedor y borrarlo.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

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FICHA DE PROVEEDOR

Todos los campos que requiere la ficha son opcionales, no obstante, siempre es muy cómodo tener de un vistazo toda
la información del proveedor.

Desde la ficha del proveedor es posible acceder a crear los documentos que fuesen necesarios (pedido, entrada,
factura o devolución). Podremos así mismo desde el grupo Acciones, crear un anticipo, hacer etiquetas de envío,
mandar SMS o un correo electrónico.

Acceso a creación de
documentos de compras

Los datos que incluye la ficha del proveedor se dividen en 2 solapas:

 Proveedor
 Documentos

SOLAPA PROVEEDOR

ICONO GENERAL

En este icono se solicitan los siguientes datos:

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

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Código: Indica el número que identificará al proveedor, si dejas este campo a 0, el programa le asignará el código
siguiente al valor más alto existente en el fichero.

Código contabilidad: Estos datos sólo se utilizarán si enlazas FactuSOL con nuestro programa de contabilidad general
ContaSOL. Indica el código que se le asignará a este proveedor al traspasarlo de forma automática al plan contable.
Debe introducirse sin el número de cuenta oficial (400-410). Si no se introduce, el programa tomará el código del
proveedor como el código contable.

Proveedor / Acreedor: Selecciona si la ficha pertenece a un proveedor o a un acreedor. Según selecciones en este
apartado, se le asignará la cuenta 400 o la 410.

Identificación fiscal: Indica el tipo de identificación fiscal del proveedor (NIF, NIF operador intracomunitario,
pasaporte). En caso de introducir un DNI, el programa te calculará de forma automática la letra del NIF.

Nombre fiscal: Nombre fiscal de la empresa.

Nombre comercial: Nombre comercial de la empresa. Por omisión, al crear la ficha, se repetirá el nombre fiscal.

Datos de domicilio: Domicilio, C. Postal, Población, Provincia, País.

Datos de contacto: Teléfono, Fax, Móvil y Persona de contacto.

Botón Más: Puedes almacenar aquí el nombre, teléfono y correo electrónico de otras personas de contacto del
proveedor.

C.C.C.: Entidad, Oficina, Dígito de control y Nº de cuenta. El programa permite introducir otra información opcional del
banco mediante el botón Mas:

 Domicilio: Introduce el domicilio del banco.

 Población: Introduce la población del banco.
 IBAN: Código IBAN del banco.
 SWIFT: Código SWIFT (BIC) del banco.

Banco: Nombre de la entidad de crédito del proveedor.

Observaciones: Esta solapa permite grabar un texto de hasta 65000 caracteres. Puedes utilizarlo con cualquier fin,
teniendo en cuenta que es un texto independiente por cada proveedor.

ICONO COMERCIAL

Los datos que se solicitan son los siguientes:

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

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 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

Forma de pago: Código de la forma de pago asignada al proveedor. Puedes utilizar la tecla de función F1 para acceder
al fichero de formas de pago.

Días de pago: Estos campos sirven para programar los días fijos de pago al proveedor. Los vencimientos de las facturas
se ajustarán a la forma de pago seleccionada y al próximo día de pago indicado en estos campos.
Por ejemplo, si la fecha de factura es: 05-01-2014 y la forma de pago es a 30 días, el programa calculará los 30 días y
aplicará una fecha de vencimiento al 04-02-2014; si en días de pago están programados los días 10 y 25, el
vencimiento se ajustará al 10-02-2014.

Tarifa en activo: Nombre de la tarifa que esté en activo de este proveedor. Por ejemplo “Enero 2014”.

Aprovisionamiento: Indica en este campo el plazo de aprovisionamiento que te garantiza el proveedor.

Descuentos fijos: Descuentos fijos que aplicará el proveedor en todas las compras.

% Retención: Indica el tipo de retención fijo que el programa aplicará a todas las facturas del proveedor.

% Pronto pago: Indica aquí el tipo de pronto pago fijo que quieres que el programa aplique a todas las facturas del
proveedor.

Tipo de portes: Condiciones acordadas en tema de portes.

Impuestos: Indica el tipo de impuesto que se aplicará al proveedor (IVA o IGIC) y selecciona si el tipo fiscal se debe
aplicar al proveedor o no, o si el tipo fiscal es intracomunitario o de importación. También debes indicar aquí si al
proveedor se le debe aplicar el recargo de equivalencia.

Rappels: Indica las condiciones de rappels concertadas con el proveedor.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

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ICONO OTROS DATOS

Los datos que se solicitan en este icono son:

Fecha de alta/modificación: Fecha de creación/modificación de la ficha del proveedor en el programa. Por omisión el
programa asigna la fecha actual del sistema.

E-Mail: Teclea la dirección de correo electrónico de contacto del proveedor.

Dirección web: Dirección del proveedor en Internet.

Usuario web y contraseña web: Puedes almacenar aquí el usuario y la contraseña que el proveedor te facilitó para
acceder a la zona de clientes de su página web.

Mensaje emergente: El texto que introduzcas en este apartado, te aparecerá en todos los documentos de entradas
cuando selecciones este proveedor. Es un mensaje meramente informativo, es decir, el programa mostrará el mensaje
y a continuación continuará con la ejecución del programa.

Télex: Indica aquí el número de télex del cliente.

Código cliente: Indica cuál es tu código de cliente en el sistema informático del proveedor.

Cuenta de compras: Cuenta de compras que tiene asignada el proveedor en nuestro programa ContaSOL.

Divisa: Selecciona la divisa con la que trabaja el proveedor.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

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 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

Proveedor homologado: Marca esta casilla si el proveedor ha superado el proceso de homologación al que le expone
el sistema de gestión de la calidad de tu empresa.

Horario y periodo de vacaciones: Indica el horario de oficina del proveedor y su periodo de vacaciones.

Opciones: Marca las opciones que desees: No vender artículos de este proveedor, No realizar pagos a este proveedor
y/o No imprimir este proveedor en los listados.

ICONO CARPETA

En esta opción del programa podrás asignar al proveedor una carpeta de tu equipo o red local, permitiendo,
directamente desde la ficha de proveedor, abrir cualquier archivo existente en la misma.

SOLAPA DOCUMENTOS

A través de esta opción se pueden consultar rápidamente los documentos (facturas, entradas y pedidos) que han sido
realizados a este proveedor. Selecciona en primer lugar la profundidad de la búsqueda y a continuación el intervalo de
fechas y pulse el botón Consultar.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

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 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

Ficheros relacionados con el fichero de artículos

FICHERO DE SECCIONES

Una sección es una agrupación de familias de artículos. Imagina una gran superficie. En este tipo de establecimientos
pueden existir varias familias de productos de alimentación, varias de productos de menaje, varias de ferretería,
juguetes… Cada una de las familias es independiente, pero pueden agruparse en secciones. Este apartado del
programa te permite agrupar las familias que existan bajo un determinado nombre.

Antes de comenzar a dar de alta artículos, debes valorar si necesitas agrupar las familias en varias secciones o por el
contrario te es suficiente con una sola sección.

Puedes acceder al fichero de secciones mediante la opción Secciones del grupo Artículos de la solapa Almacén.

Cada sección debe ser identificada por un código de tres caracteres alfanuméricos y su descripción.

Una vez creadas las secciones con el Botón +Opciones puedes acceder a los listados de la misma y pudiendo, incluso,
valorar sus existencias en almacén.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

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FICHERO DE FAMILIAS

La creación de un fichero de artículos que en el futuro puede contener miles de referencias, implica cierta clasificación
en grupos de artículos.

Estos grupos de artículos se denominan en el programa “Familias”. Las familias te facilitarán la labor de codificar
posteriormente los artículos. El fichero de familias se encuentra en el grupo Artículos de la solapa Almacén
representado por el icono Familias.

Al crear las familias tienes que tener en cuenta varias particularidades:

 El código de la familia puede ser alfanumérico, pero recomendamos por tu comodidad futura que utilices
códigos numéricos.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

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 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

 El orden del código de familia será posiblemente el que posteriormente utilice el programa en los informes y
listados, por lo que es interesante estudiar con detenimiento en qué orden deseas que te aparezcan los
artículos en un futuro, y aplicar ese orden en el código de las familias.

 No utilices número correlativos para el código de familia, ya que en un futuro podrías necesitar insertar una
familia de artículos entre dos ya existentes y te será imposible. Por lo tanto, deja huecos dentro de la
codificación. Por ejemplo: 010, 020, 030, 040, 050...

Los campos necesarios para crear una familia:

Código: Código que identifica la familia. Tiene una longitud máxima de tres caracteres y puede contener valores
alfanuméricos.

Nombre: Especifica la denominación de la familia.

Sección: Indica la sección a la que pertenece la familia.

Texto predefinido: Puedes indicar un texto que te facilitará en el momento de crear los artículos de la familia, la
introducción de la descripción de los mismos.

Por ejemplo, en la familia “ALO” de la figura superior, puedes introducir como texto predefinido lo siguiente
“ALOJAMIENTO WEB DE “. Posteriormente, al crear los artículos de esta familia sólo tendrás que teclear los detalles de
ese artículo.

Cuenta de compras: Indica la cuenta contable de compras (válida sólo para el enlace con nuestro programa de
contabilidad ContaSOL).

Cuenta de ventas: Indica la cuenta contable de ventas (válida sólo para el enlace con nuestro programa de
contabilidad ContaSOL).

Permitir el uso de la familia en la web: Indica si esta familia y sus artículos serán incluidos en la base de datos que
FactuSOL puede subir a Internet a petición del usuario.

Una vez creadas las familias con el Botón +Opciones puedes acceder a los listados pudiendo, incluso, valorar sus
existencias en almacén. Si pulsas la opción acceso al listado dentro del botón +Opciones del fichero de familias,
accedes a la siguiente pantalla, donde podrás emitir el listado eligiendo el intervalo, diversas opciones, ordenación,
clasificación e imprimir o no los límites introducidos.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

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FICHERO DE ALMACENES

FactuSOL es un programa multialmacén, es decir, es capaz de controlar el stock en varios almacenes. Siempre que
hagas una entrada, salida o fabricación de artículos, podrás seleccionar el almacén origen o destino. También existe en
el programa una opción de traspasos entre almacenes. Puedes acceder al fichero de almacenes desde el grupo
Artículos de la solapa Almacén.

Pulsando el botón Nuevo, podrás crear un nuevo almacén. La pantalla que se muestra es la siguiente:

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

[Link] 87
 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

Cada almacén debe identificarse con un código alfanumérico de tres caracteres, en cada ficha podrás indicarle los
datos de domicilio, contacto y un campo de observaciones.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

[Link] 88
 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

TARIFAS DE PRECIOS

El fichero de tarifas te permite crear tantas tarifas como necesites en la gestión de tu empresa y se encuentra en el
grupo Precios de la solapa Almacén. FactuSOL se entrega con una sola tarifa.

Al pulsar esta opción se muestra la siguiente pantalla:

Al crear una tarifa debes introducir el margen deseado que se utilizará por omisión al crear los precios en el fichero de
artículos. Se debe indicar también si el precio del artículo se introducirá IVA incluido.

Puedes duplicar una tarifa ya existente, con lo cual, se respetarán los precios de ventas que se hayan puesto
manualmente. Esta opción se encuentra en el menú desplegable de la opción +Opciones.

No es recomendable excederse en el número de tarifas creadas, ya que posteriormente se hacen demasiado

laboriosas las labores de actualización de precios periódicas.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

[Link] 89
 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

FICHERO DE ARTÍCULOS

En este archivo se guardan todas las fichas de artículos que existan en el programa. El fichero de artículos se
encuentra en el grupo Artículos de la solapa Almacén, representado por el icono Artículos.

El proceso de creación del fichero de artículos es quizás el más laborioso y comprometido en el programa, ya que es
una labor de estructuración y recopilación de información que conlleva un gran esfuerzo en tiempo y trabajo.

Antes de proceder a la creación del fichero de artículos debes haber creado y configurado ya otras informaciones en el
programa:

 Debes crear los almacenes que vas a utilizar en tu gestión.

 Debes crear las tarifas de precios.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

[Link] 90
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 Tallas, colores y tallajes, siempre que hayas activado el uso de tallas y colores en los datos generales de la
empresa.
 Debes crear con anterioridad los proveedores de tu empresa.

Desde el grupo Mantenimiento de la solapa Artículos, podrás duplicar una ficha de artículo existente, modificarla,
visualizarla o borrarla.

Pulsando el icono Listado, podrás emitir un listado de artículo pudiendo seleccionar entre diversos intervalos, opciones,
ordenaciones y posibilidades de clasificación. La pantalla que se muestra es la siguiente:

Dispones de un botón para actualizar y refrescar la pantalla (arriba a la derecha). Dispones también de un atajo de
teclas para acceder a las opciones más utilizadas, subrayados en la palabra (en la zona de consultas de la izquierda).
De la misma manera que en los ficheros de clientes y proveedores, puedes seleccionar las columnas que deseas
mostrar al entrar en este fichero y el orden de las mismas.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

[Link] 91
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FICHA DE ARTÍCULO

Los datos que componen la ficha del artículo se dividen en 3 solapas:

 Artículo
 Números de serie / lote
 Tallas y colores

SOLAPA ARTÍCULO

ICONO GENERAL

Los datos solicitados en este icono son los siguientes:

Código: Este código identifica al artículo en el programa, no puede repetirse, y tiene una longitud máxima de 13
caracteres alfanuméricos. Una vez creado el artículo, es el único campo que no se puede modificar.

Una buena codificación del fichero de artículos es esencial para el buen funcionamiento futuro del programa. Debes
tener en cuenta lo siguiente:

- Aunque su longitud máxima es de trece caracteres, puedes crear códigos con sólo tres o cuatro caracteres.
Una longitud óptima podría ser de seis a diez caracteres.
- Intenta no utilizar caracteres alfabéticos, ya que posteriormente te ralentizará mucho su introducción al no
poder utilizar el teclado numérico.
- Intenta facilitar la identificación de los códigos, estructurando por familia y alguna característica, por
ejemplo:
Si desea codificar un Taco de 8 mm, puedes crear el siguiente:

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

[Link] 92
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0201008

El “020” sería el código de familia.

El “1” siguiente sería una distinción entre los de PVC y de metal (0-1).
El “008” serían los milímetros.

Código EAN: Introduce en este apartado el código de barras del artículo. Es posible introducir ilimitados códigos EAN
para el artículo, estos podrán ser utilizados para la identificación del artículo desde los documentos de
ventas/compras.

Familia: Indica el código de la familia del artículo. Puedes utilizar la tecla de función F1 para acceder a la búsqueda de
la familia si no recuerdas su código.

Descripción: Puedes utilizar en este programa, (si configuras esta opción), hasta cuatro descripciones para cada
artículo. Pulsando Descripciones auxiliares, se muestra esta pantalla:

Descripción general: Es utilizada para imprimir

en los informes y en los documentos en los
que se haga uso del artículo.

Descripción para etiquetas: Es utilizada para

imprimir en las etiquetas adhesivas.

Descripción para tickets: Es utilizada para

imprimir en los módulos de TPV que se
conectan con este programa.

Descripción larga: Si existe, es utilizada por el

programa en la creación de facturas en lugar
de la descripción general del artículo.

Equivalente: Puedes introducir un código más reducido que te de acceso a los artículos más utilizados. Por ejemplo,
podrías teclear en este campo el valor “T8” para el ejemplo de “TACO DE PVC DE 8MM” que utilizamos antes, y
conseguirías un acceso más rápido al artículo.

Código corto: Es un código aleatorio que genera el programa de forma automática, y puede servirte para etiquetar los
artículos con etiquetadoras manuales con un código de cinco cifras como máximo, el uso de este código corto se
puede desactivar desde la opción de configuración de artículos.

Tipo de IVA: Selecciona en este apartado el tipo de IVA al que está acogido este artículo.

Proveedor habitual: Puedes indicar el proveedor al que le sueles comprar este artículo. Este campo se utilizará entre
otras cosas para clasificar el informe de artículos por proveedor.

Referencia: Teclea en este campo el código que utiliza el proveedor para referirse a este artículo.

Fabricante: Indica el fabricante del artículo.

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Precio de costo: Introduce el precio de costo del artículo.

Descuentos: Señala los porcentajes de descuento que el proveedor hace sobre su precio de costo. Normalmente, y
para evitar confusiones, te recomendamos que el precio de costo ya incluya los descuentos del proveedor y que estos
apartados queden a cero.

Para cada una de las tarifas de precios deberás indicar:

Porcentaje de margen: Indica el margen que desees trabajar con el artículo. Este margen te facilitará el cálculo del
precio de venta, y te servirá en el futuro para actualizar de forma automática los precios de venta cuando hayan
cambiado los precios de costo.

Precio de venta: Teclea el precio de venta del artículo.

Stock mínimo: Es un control de stock donde puedes indicar el stock mínimo que deseas para un artículo en tu
almacén. Al hacer cualquier salida del artículo, el programa te emitirá un aviso diciendo que has rebasado el stock
mínimo. También existe un informe donde puedes visualizar los artículos que se encuentren bajo mínimos.

Stock máximo: Es un control donde puedes limitar una cantidad de unidades como el máximo stock deseado.
Posteriormente el programa te informará si superas este stock al hacer entradas de mercancías. También existe un
informe donde puedes visualizar los artículos que superen el stock máximo.

Stock actual: Es el stock que tienes realmente en el almacén, si fuese en negativo se marcará en rojo en la rejilla de
artículos.

Stock disponible: Es el stock que tienes en almacén menos los pedidos de clientes.

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ICONO TÉCNICA

Los datos que se solicitan en esta pantalla son los siguientes:

Fecha de alta: Indica la fecha en la que se crea el artículo en el programa. Si no se indica otra cosa, se toma la fecha
actual del sistema.

Fecha de última modificación: Indica la fecha en la que se ha modificado algún apartado referente a la ficha del
artículo. También será ajustado automáticamente siempre que se altere el precio de costo o venta del artículo desde
las distintas opciones de actualización de precios.

Contraseña: FactuSOL te permite crear una contraseña por cada artículo, visible únicamente por el usuario Supervisor.

Máximo descuento aplicable: Puedes especificar en este campo el porcentaje máximo de descuento que permitirá
realizar sobre el precio de venta el programa.

Importe de portes por unidad: Este campo te permite indicar el precio de los portes del artículo.

Unidades por bulto: Señala las unidades que entran en una caja. En las salidas de artículos, el programa automatizará
las unidades y utiliza el campo bultos de las líneas de detalle.

Cantidad por defecto en los documentos de salida: Puedes especificar una cantidad por omisión para que en los
documentos de salida, (presupuestos, pedidos, albaranes y facturas), aparezca de forma automática.

Articulo concatenado: Puedes indicar aquí el código de otro artículo existente, este será utilizado en el momento de
hacer una línea de venta o compra del artículo actual. Si grabas una línea de venta o compra utilizando el artículo A (y
siempre que dentro de su ficha le hayas indicado un artículo concatenado, por ejemplo B), una vez grabada esta línea

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el programa rellenará la siguiente línea con los datos del artículo B y utilizando el mismo número de unidades de la
línea que acabamos de grabar.

Unidad de medida: Selecciona la unidad de medida del artículo; puedes imprimir esta información en la línea de
detalle de los documentos de ventas y de compras.

Dimensiones: Indica las dimensiones del artículo.

Ubicación en el almacén: Indica aquí el lugar en el que está situado el artículo en tu almacén.

Unidades en línea: Puedes utilizar este campo para indicar cuantos artículos deben de colocarse en línea en las
estanterías.

Peso: Indica el campo peso del artículo.

Garantía: Campo informativo para almacenar las condiciones de garantía del producto.

Campos programables: Existen tres campos en la ficha del artículo que no tienen un significado predefinido. Estos
campos pueden programarse en el apartado de configuración de artículos.

Mensaje emergente: Este campo te permite introducir un texto que le aparecerán a los usuarios del programa cuando
utilicen este artículo en las entradas y salidas en almacén.

Observaciones / notas: Teclea las observaciones que estimes oportunas.

Artículo compuesto: Indica si el artículo es o no un artículo compuesto. Desde el botón Composición podrá acceder a
la configuración del compuesto.

Filtros y controles: Existen cinco filtros: No permitir utilizar el artículo, No imprimir el artículo en ningún listado,
artículo descatalogado, Desactivar los mensajes de stock para el artículo y Traspasar a MovilSOL / N!PREVENTA.

Cuenta de ventas: Este campo te permite indicar el código de cuenta de ventas, este código de cuenta se enlaza con
nuestro programa de contabilidad ContaSOL.

Cuenta de compras: Este campo te permite indicar el código de cuenta de compras, este código de cuenta se enlaza
con nuestro programa de contabilidad ContaSOL.

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ICONO PROVEEDORES

En este icono puedes introducir manualmente las últimas compras que se han hecho del artículo a los diferentes
proveedores.

A medida que vayas realizando entradas de mercancías, se crearán de forma automática los registros de las compras
en esta solapa.

ICONO INTERNET

Las opciones que puedes configurar en esta pantalla son:

Permitir el uso de este artículo en la web: Indica si este artículo será incluido en la base de datos que FactuSOL puede
subir a Internet a petición del usuario.

Control de stock del artículo: Indica la forma en que se mostrará el stock del artículo a un usuario que esté realizando
un pedido on-line.

Descripción web del artículo: Indica la descripción detallada que se mostrará en la web.

Mensaje emergente web: Configura el mensaje que se mostrará siempre que algún usuario acceda al artículo.

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ICONO CONDICIONES

En esta pantalla se mostrarán las condiciones especiales de venta que se hayan creado en el programa para el artículo.
También será posible realizar el mantenimiento de dichas condiciones, crearlas, modificarlas y borrarlas para distintos
clientes.

ICONO IMAGEN

Puedes seleccionar un archivo de imagen de formato gráfico para cada artículo. Los formatos admitidos son: BMP,
JPG, ICO, WMF, EMF, GIF.

Si trabajas con el programa en red local, te aconsejamos que selecciones una ruta de red para los archivos de manera
que sean accesibles desde cualquier equipo. Por ejemplo, en lugar de seleccionar los archivos en C:\IMAGENES
hacerlo a través de la ruta de red: \\central\c\imagenes

ICONO ESTADÍSTICAS

En esta solapa puedes consultar e imprimir diferentes estadísticas resultado de la utilización del artículo en las
compras/ventas de tu empresa.

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SOLAPA NÚMEROS DE SERIE / LOTE

Puedes consultar aquí los números de serie / lote del artículo que han sido introducidos en sus documentos de
compras y ventas, obteniendo como datos, dichos número de serie, la fecha en la que se produjo la entrada y el stock
resultado de las operaciones de entrada y salida en las que ha sido utilizado este número de serie.

SOLAPA TALLAS Y COLORES

Si has activado dentro de los datos generales de la empresa el uso de tallas y colores, podrás acceder a través de esta
solapa al desglose de tallas y colores del artículo.

En esta ventana se seleccionan las distintas tallas y colores en los que el artículo está disponible, con el objetivo de
agilizar esta introducción de datos, podrás seleccionar uno de los tallajes que previamente se hayan definido en la
Solapa Almacén > Grupo Artículos > Icono Tallas y colores, opción Archivo de tallajes.

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Icono precios: Indica un precio de venta independiente para cada una de las tallas y colores del artículo. Puedes
utilizar los botones existentes en esta pestaña para agilizar la entrada de datos y evitar teclear varias veces el mismo
precio.

Icono Códigos EAN: Puedes indicar desde aquí un código EAN independiente para cada talla y color, de esta forma
podrás automatizar la selección de talla y color en el programa. En los documentos de venta y de compra en los que se
lea este código de barras el programa aplicará de forma automática el código del artículo, la talla y el color. Podrías
dejar esta información en blanco para posteriormente generar estos códigos de barras de forma automática desde la
opción disponible en la rejilla principal del fichero de artículos.

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UNIDAD 5 Y 6.- CIRCUITO DOCUMENTAL DE LA COMPRAVENTA, GESTIÓN

DOCUMENTAL DE LA COMPRAVENTA

Condiciones de venta

TARIFAS

Tal y como se ha explicado anteriormente, aunque FactuSOL se entrega con una sola tarifa, el fichero de tarifas te
permite crear tantas tarifas como necesites en la gestión de tu empresa. El icono Tarifas se encuentra en el grupo
Precios de la solapa Almacén.

Puedes indicar al crear una tarifa el margen deseado, que se utilizará por omisión al crear los precios en el fichero de
artículos; Se debe indicar también si el precio del artículo se introducirá IVA incluido. También puedes duplicar una
tarifa ya existente, con lo cual, se respetaran los precios de ventas introducidos manualmente. Esta opción se
encuentra en el menú desplegable del botón +Opciones.

No es recomendable excederse en el número de tarifas creadas, ya que posteriormente se hacen demasiado

laboriosas las labores de actualización de precios periódicas.

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DESCUENTOS

Esta opción del programa permite crear un escalado de descuentos para aplicarlos sobre el precio de tarifa de venta.
Se encuentra en el Grupo Condiciones de venta dentro de la solapa Ventas.

La pantalla que se muestra es la siguiente:

Tal y como has estudiado, existe un fichero de tipos de clientes mediante el que puedes hacer agrupaciones entre tus
clientes. Después, en la ficha de clientes, dentro del icono Comercial, existe un campo llamado Tipo de cliente.

Esta opción permite crear un porcentaje de descuento a un determinado tipo de cliente. Para crear un nuevo
descuento, pulsa el botón Nuevo. La pantalla que se muestra es la siguiente:

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Selecciona en primer el tipo de descuento que quieres aplicar (porcentaje o importe). A continuación elige el tipo de
cliente al que vas a aplicar ese descuento y por último el artículo o familia de artículos.

Seleccionando la opción No dejar modificar, puedes impedir que el programa deje modificar el mismo en el momento
de crear el albarán o factura.

Recomendamos el uso de esta opción de programación de descuentos en contra de la creación de varias tarifas, ya
que en el caso de variar los precios de coste del proveedor, sólo tendrías que modificar una tarifa de ventas.

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OFERTAS

Los archivos de ofertas se encuentran en el desplegable del icono Ofertas dentro del grupo Condiciones de venta de la
solapa Ventas.

OFERTAS DE PRECIOS

Esta opción del programa te permite crear ofertas que serán aplicadas a un artículo determinado.

Se debe indicar el artículo al

que es aplicable la oferta, el
rango de fechas en el que la
oferta estará vigente, el
precio de venta del artículo
durante el periodo de la
oferta y opcionalmente el
tipo de cliente al que va
dirigida la oferta.

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OFERTA DE DESCUENTO

Esta opción del programa te permite crear descuentos que serán aplicados a un artículo determinado.

Se debe indicar el artículo al

que es aplicable la oferta, el
rango de fechas en el que la
oferta estará vigente y el
descuento aplicable al
artículo durante el periodo de
la oferta.

OFERTA 3 X 2

Esta opción del programa te permite crear ofertas 3 x 2 que serán aplicadas a un artículo determinado.

Debes indicar el artículo al

que es aplicable la oferta y el
rango de fechas en el que la
oferta estará vigente.

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OFERTA REGALO

Esta opción del programa te permite crear ofertas de regalo que serán aplicadas a los artículos determinados.

Debes indicar el artículo al

que es aplicable la oferta, el
rango de fechas en el que la
oferta estará vigente, el
primer artículo de regalo y el
segundo artículo de regalo.

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TARIFA ESPECIAL

Esta opción del programa te permite crear ofertas de tarifa especial que serán aplicadas a los artículos determinados.
Se encuentra dentro del grupo Condiciones de venta dentro de la solapa Ventas.

Al pulsar esta opción y pulsar el botón Nuevo para crear un nuevo artículo en tarifa especial, se abre la siguiente
pantalla:

Debes indicar en primer lugar el artículo al que es aplicable la oferta y a continuación seleccionar entre las dos
opciones disponibles:
 Fijar un precio de venta
 Fijar un porcentaje de descuento.

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CONDICIONES ESPECIALES

A través de esta opción es posible predefinir precios de artículos o porcentajes de descuento a aplicar para clientes
específicos. Se encuentra en el grupo Condiciones de Venta, dentro de la solapa Ventas.

Al pulsar esta opción se muestra la siguiente pantalla:

Para crear una nueva condición especial de venta, pulsa el botón Nuevo dentro del archivo de condiciones especiales.
Selecciona en primer lugar a qué cliente quieres aplicar esta condición especial de venta y pulsa el botón Nueva.

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Al crear una nueva condición especial

de venta tienes que tener en cuenta
que:
- En caso de indicar un precio final,
éste predomina sobre cualquier otro
precio especificado para el artículo
en cualquiera de las tarifas
existentes.

- En caso de indicar un porcentaje de

descuento, éste se indicará en la
línea de venta y se aplicará sobre el
precio al que estemos realizando la
venta.

Esta posibilidad de asignar precios o descuentos en la venta de un artículo, es útil en el caso que acuerde un precio
especial con algún cliente. No es recomendable abusar de esta opción ya que conllevaría en el futuro un arduo trabajo
para su actualización.

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Ciclo de compras

El ciclo de compras es el proceso que engloba toda la relación con los proveedores, desde la adquisición de bienes y/o
servicios hasta la recepción de las facturas y el pago a los proveedores. Todos los documentos que engloban el ciclo de
compras se encuentran en el Grupo Documentos de la Solapa Compras. Estos documentos son: Pedidos a
proveedores, Entradas, Facturas recibidas y Devoluciones

PEDIDOS A PROVEEDORES

La opción de pedidos a proveedores es la primera opción que encuentras en el grupo Documentos de la solapa
Compras.

Al pulsar esta opción se abre el fichero de pedidos a proveedores. La pantalla que se muestra es la siguiente:

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Puedes controlar desde esta opción los pedidos a proveedores que realice tu empresa. Puedes crearlos, consultarlos,
modificarlos e imprimirlos siempre que desees. Puedes acceder también a los contadores generales de compras.

Al entrar en esta opción, FactuSOL te mostrará una ventana con los pedidos que actualmente estén creados.

Puedes utilizar la barra superior de títulos para, haciendo clic en la misma, ordenar por la columna que desees.

Desde el fichero de pedidos a proveedores es posible seleccionar cualquiera de ellos y con las opciones de los grupos
Mantenimiento e Impresión duplicarlos, modificarlos, anularlos, consultarlos o imprimirlos. También puedes realizar
una copia del documento en el siguiente ejercicio (esta opción se encuentra en el menú desplegable de la opción
Duplicar).

Con los iconos Filtro y Buscar es posible hacer una selección de los presupuestos que deseas consultar, ver los
presupuestos de un determinado cliente, agente, consultar la trazabilidad del documento, etc. Las pantallas que se
muestran son:

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Icono buscar: Icono Filtro:

Grupo Consultas:

Detallado por proveedor

Detallado por
artículo

Con el icono Ver pedidos detallados por proveedor, puedes consultar todos los pedidos que se hayan realizado a un
proveedor determinado.

Pulsando el icono Ver pedidos detallados por artículo, puedes consultar los pedidos de un artículo determinado, es
posible ver los pedidos de clientes y los pedidos a proveedores.

El icono Trazabilidad, te muestra los documentos anteriores y posteriores al que estamos consultando.

Grupo Acciones:

Pulsando el icono SMS, podrás enviar un SMS a los proveedores de los pedidos seleccionados.

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Puedes recalcular las unidades pendientes y servidas de un pedido pulsando el icono Recalcular pendiente y servido.

Desde la opción Generar pedido a proveedor puedes generar un pedido automático a partir del stock mínimo o
máximo del artículo (esta opción la estudiarás con más detalla a continuación)

Puedes también exportar los pedidos de un proveedor a un fichero para su posterior importación desde la opción de
pedidos de cliente. Esta opción se encuentra en el grupo acciones representada por el icono Exportar pedidos a
archivo. Esta opción es muy útil para la comunicación entre las distintas delegaciones de una misma firma.

CONFIGURACIÓN

En la barra de iconos superior de la ventana principal de pedidos a proveedores, se encuentra el icono Configuración,
que te permitirá acceder a la ventana de configuración. La pantalla que se muestra se divide en 3 solapas:

Solapa General:

Números automáticos:
En este apartado puedes configurar los
contadores para las nueve series de
pedidos así como su denominación.

Por defecto...:
Puedes seleccionar algunos valores por
defecto para ahorrar tiempo en la
creación de documentos.

Solapa Vista:

Filtros de consultas:
Permite configurar los pedidos que serán
visibles en la ventana principal.

Especiales:
Puedes seleccionar si ver o no el panel de
márgenes, descuentos, etc.

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Solapa Impresión:

En esta solapa puedes incluir una nota al

pie del documento.

También puedes seleccionar algunas

opciones de impresión.

ENTRADAS

La opción Entradas se encuentra en el grupo Documentos de la solapa Compras. Esta opción del programa te permite
la introducción de los albaranes de entradas de mercancías en tu almacén. El material introducido en las entradas de
mercancías acumulará el stock en el almacén seleccionado en la misma.

Al pulsar esta opción FactuSOL te muestra el archivo de entradas.

FactuSOL te mostrará una ventana con las entradas de mercancías que existan actualmente en el programa. Desde las
opciones del grupo Mantenimiento y Emisión, puedes crear, consultar, modificar e imprimir estas entradas siempre
que lo desees.

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 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

El icono Trazabilidad del grupo Consultas, te muestra los documentos anteriores y posteriores al que estás
consultando.

Pulsando el icono Factura del grupo Acciones, puedes facturar directamente las entradas que desees. Basta con
seleccionar una o varias entradas de un mismo proveedor, (pulsando la tecla ctrl. y haciendo clic a la vez), y pulsar este
botón.

También es posible importar entradas de mercancías desde un fichero, que ha debido ser previamente preparado
desde la opción de exportación a fichero de albaranes de clientes. En esta opción de importación, se procederá a la
actualización de los artículos incluidos en el fichero de ventas. Esta opción es muy útil para la comunicación entre las
distintas delegaciones de una misma firma.

Puedes utilizar la barra superior de títulos para, haciendo clic en la misma, ordenar por la columna que desees.

CONFIGURACIÓN

En la barra de iconos superior de la ventana principal de entradas se encuentra el icono Configuración, que te
permitirá acceder a la ventana de configuración de las entradas que gestiones en FactuSOL. La pantalla que se
muestra se divide en 3 solapas:

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 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

Solapa General:
- Números automáticos:
Contadores para las nueve
series de entradas.
- Por defecto...:
Puedes seleccionar algunos
valores por defecto.
- Actualización de los precios
de ventas.
- Actualización de precios de
costo.
- Opciones:
Bloquear documentos desde
una fecha.
Avisar de artículos en stock
mínimo.
Introducir documentos en
divisa original.

Solapa Vistas:

Filtros de consultas:
Permite configurar las entradas
de pedidos que serán visibles
en la ventana principal.

Gastos proporcionales:
Te recalculará el importe de
costes de los artículos según
los gastos configurados,
variando o sin variar el importe
del documento activo.

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 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

Solapa Impresión:

Desde esta solapa podrás

configurar algunas opciones de
impresión: Imprimir cabecera,
totalizar, imprimir trazabilidad,
etc.

VALIDACIÓN

Desde el icono Validar, puedes confirmar un pedido a proveedor parcialmente o de forma total. Esta opción se
encuentra en el grupo Líneas.

Al pulsar esta opción en la creación de una línea de entrada te aparecerá la siguiente pantalla:

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[Link] 117
 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

Desde esta pantalla de validación de líneas de documento, podrás modificar el contenido de las líneas y elegir si
quedan validadas o no para introducirlas en el documento de entrada.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

[Link] 118
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FACTURAS RECIBIDAS

La opción de Facturas recibidas se encuentra en el grupo Documentos de la solapa Compras.

Al entrar en esta opción, FactuSOL te mostrará una ventana con las facturas recibidas que existan actualmente en el
programa.

Desde las opciones de los grupos Mantenimiento y Emisión de la solapa Facturas recibidas, es posible seleccionar
cualquiera de ellas y duplicarlas, modificarlas, anularlas, consultarlas o imprimirlas.

Desde las opciones del grupo Consultas, puedes ver totales de facturas, buscar un artículo por el número de serie que
se introdujo al crear el documento y mediante el icono Trazabilidad ver el documento anterior y el posterior al
seleccionado.

En el grupo Acciones de esta opción encontrarás los siguientes iconos:

 Gastos de agentes: Permite generar un gasto de agente comercial como consecuencia de la factura recibida; Para
ello, basta con seleccionar una factura y pulsar este botón.
 SMS: Permite enviar SMS a los proveedores de las facturas seleccionadas.
 Pagaré: Pulsando este icono, puedes generar directamente desde esta ventana el pagaré del documento
seleccionado o acceder a la ventana de pago del documento.
 Pagar: Pulsando esta opción puedes generar un pago de una única factura o de un pago múltiple.
 Cambio de número de documento: Pulsando esta opción, puedes modificar el número del documento
seleccionado.
 Huecos: Permite localizar huecos en la numeración de facturas recibidas.

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 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

Puedes utilizar la barra superior de títulos para, haciendo clic en la misma, ordenar por la columna que desees.

CONFIGURACIÓN

En la barra de botones inferior de la ventana principal de facturas recibidas se encuentra el icono Configuración, que
te permitirá acceder a la ventana de configuración de esta opción. La pantalla que se muestra se divide en 4 solapas:

Solapa General:

Números automáticos:
Contadores para las nueve series de
facturas y denominaciones de éstas.

Por defecto...:
Puedes seleccionar algunos valores
por defecto para ahorrar trabajo en la
creación de documentos.

Opciones:
Utilizar descuentos en las líneas de
documento, impedir la anulación,
modificación de facturas recibidas
pagadas o anteriores a la fecha
indicada.

Solapa Vistas:

Filtros de consultas:
Permite configurar los pedidos que
serán visibles en la ventana principal.

Puedes limitar la consulta principal a

los últimos 100 documentos
existentes

Permite recordar los filtros de vista

utilizados la última vez.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

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 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

Solapa Impresión:

Puedes incluir una nota al pie de la

factura.

Opciones:
 Imprimir la cabecera de la
empresa
 Totalizar las facturas al imprimir
 Añadir el IVA al totalizar
 Valorar las líneas de facturas
 Imprimir datos de trazabilidad

Solapa Generación de facturas recibidas:

Desde esta solapa puedes seleccionar

las siguientes opciones:

 Generar facturas recibidas por

proveedor no habitual.

 Agrupar por artículo.

VALIDACIÓN

Desde una factura recibida puedes validar un pedido a proveedor o una entrada de mercancías, tanto parcialmente
como de forma total. El funcionamiento es exactamente igual al que vimos en el apartado anterior.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

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DEVOLUCIONES

La opción devoluciones se encuentra en el grupo Documentos de la solapa Compras.

Al entrar en esta opción, FactuSOL te mostrará una ventana con las devoluciones que existan actualmente en el
programa.

El funcionamiento de esta opción es similar al resto de opciones del ciclo de compras.

CONFIGURACIÓN

En la barra de iconos superior de la ventana principal de devoluciones se encuentra el botón Configuración, que te
permitirá acceder a la ventana de parametrización de esta opción. La pantalla que se muestra se divide en 3 solapas:

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

[Link] 122
 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

Solapa General:

Números automáticos:
Contadores para las nueve
series de devoluciones.

Por defecto...:
Puedes seleccionar algunos
valores por defecto para
ahorrar trabajo en la creación
de documentos.

Opciones:
Utilizar descuentos en las líneas
de documento.

Solapa Vistas:

Podrás seleccionar en esta

solapa diversas opciones de
consultas.

Solapa Impresión:

En esta solapa podrás

configurar algunas opciones
como imprimir la cabecera de la
empresa, totalizar las
devoluciones en la impresión…

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

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CREACIÓN DE UN DOCUMENTO DE COMPRAS

Al hacer clic en la creación o modificación de un documento de compra, te aparecerá una ventana. Esta ventana verás
que se divide en los siguientes apartados:

 Cabecera del documento

 Detalle
 Totales
 Otros datos

CABECERA DEL DOCUMENTO

Los datos que se solicitan en la cabecera del documento son los siguientes:

Serie y número: Has de seleccionar en este campo el número de serie que deseas para el documento (por omisión
siempre será la serie 1). En el botón configuración del documento que estés creando, se encuentran los contadores
automáticos de cada serie. Puedes indicar el número que deseas o dejarlo con valor 0 y el programa le asignará de
forma automática el número correlativo.

Estado: Puedes indicar a priori el estado del pedido, entrada o factura. Por cada uno de los documentos el programa
ofrece por omisión un estado.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

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Código de la factura: Indica el número real de la factura del proveedor.

Fecha: Indica la fecha del documento con el formato DDMM o DDMMAA. Si pulsas la tecla Enter el programa tomará
de forma automática la fecha actual del sistema.

Su Ref.: Este campo es opcional, y puedes introducir un número de referencia que pueda servirte para localizar el
documento. Por ejemplo: número del pedido asignado por el proveedor, número de reserva, etc.

Proveedor: Introduce el código de proveedor. Puedes utilizar la función F1 para localizarlo en el fichero de
proveedores. También puedes utilizar la tecla de función F2 para introducir manualmente un proveedor que no exista
actualmente en el programa.

Almacén: Selecciona el almacén al que entrará el material pedido en el documento que estás creando.

Albarán de entrada: Indica, como referencia interna, el número del albarán que te remite el proveedor.

DETALLE

Línea del documento

Los datos solicitados en este apartado son:

Líneas del documento: En la parte central de la ventana debes introducir ayudado por el botón Nueva línea los
artículos que deseas incluir en este documento.

Código de artículo: Introduce el código del artículo que deseas incluir. Puedes utilizar las teclas de función F1 y F2 para
localizar el artículo dentro del fichero. Si no introduces ningún código del artículo y pulsas Enter, puedes escribir
cualquier texto como descripción del artículo sin utilizar el fichero de artículos.

Descripción: Aparecerá en este campo el nombre del artículo que hayas introducido en el código. Si no has
introducido ninguno, puedes escribir la descripción de forma manual. La longitud máxima de este campo es de 65.000
caracteres.

Talla / Color: Si has activado el uso de tallas y colores dentro de los datos generales de la empresa y el artículo
seleccionado tiene configuradas diferentes tallas y colores, el programa ofrece la posibilidad de indicar esta
información en la línea de detalle. Pulsando la tecla F3, activarás la introducción asistida de tallas y colores, desde aquí
podrás indicar para cada color y talla las unidades que quieras introducir en el documento, el programa generará una
línea de detalle para cada combinación de talla y color con unidades.
Cantidad: Introduce la cantidad a pedir.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

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 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

Precio: Introduce el precio unitario sin IVA; si introduces el importe del artículo IVA incluido y pulsas la tecla de
función F3, el programa te descompondrá el precio sin IVA.

Descuentos: Introduce los porcentajes de descuentos aplicados a este artículo por el proveedor.

Total: En este campo aparecerá el importe total de la línea.

Números de serie / lote: Indica el/los números de serie / lote del artículo, con ellos podrás realizar búsquedas de
artículos desde presupuestos, pedidos de clientes, facturas emitidas, albaranes, consultar el stock de las distintas
series / lotes desde el fichero de artículos, imprimir un informe de trazabilidad para controlar en todo momento el
origen y destino de las diferentes series/lotes…

Formato de impresión: Puedes indicar aquí el formato en el que se imprimirá la línea de detalle, negrita, cursiva,
subrayado o una combinación de estas características.

Solapas auxiliares: Si seleccionas un artículo, FactuSOL mostrará en la ventana de introducción de artículos cuatro
fichas con la información importante del mismo: existencias, precios de venta, costos, y proveedores.

Botón configuración: Puedes configurar con este botón, tal y como vimos en el Módulo anterior, los campos que
deseas que el programa te solicite dentro de la introducción de artículos.

TOTALES

Puedes acceder a los datos del pie del documento pulsando el botón Ver totales de documento desde el icono Detalle
o pulsando el icono Totales del grupo Mostrar de la pantalla de creación del documento. Si accedes a los totales desde
el icono Detalle los datos que se muestran son:

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

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 Porcentajes / importes del pié del pedido, de descuento, de descuento por pronto pago, de portes y de
financiación
 Base
 Porcentajes / importes de IVA
 Porcentajes / importes RE
 Porcentaje / importe IRPF

Si accedes a los totales desde el icono Totales del grupo mostrar, podrás indicar al programa, además de los
anteriores, los siguientes datos:

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

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Forma de pago: Selecciona la forma de pago del documento.

Vencimientos: Puedes modificar los vencimientos de la factura que FactuSOL ha calculado automáticamente.

Observaciones: Puedes introducir dos renglones de observaciones que se imprimirán en el pedido.

OTROS DATOS

Desde el icono Otros datos puedes indicar los datos adicionales que quieras acompañar al documento como por
ejemplo: las condiciones acordadas para el pedido, agencia de transportes, comentarios… En los documentos de
devolución también incluye un apartado: Documentos asociados, donde puedes consultar la trazabilidad de la
devolución.

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Ciclo de ventas

El ciclo de ventas es el proceso que engloba toda la relación de la empresa con los clientes, desde la elaboración de un
presupuesto, hasta la entrega de los productos y/o servicios, emisión de las facturas y el cobro a los clientes. Todas las
opciones del ciclo de ventas de la empresa se encuentran en FactuSOL en la solapa Ventas. Los documentos que
componen el ciclo de ventas son: Presupuestos, Pedidos de clientes, Albaranes, Facturas y Abonos.

PRESUPUESTOS

La opción Presupuestos se encuentra en el grupo Documentos de la solapa Ventas.

Puedes gestionar desde esta opción los presupuestos que realice tu empresa a sus clientes. Puedes crearlos,
consultarlos, modificarlos e imprimirlos siempre que desees.

Al entrar en esta opción, FactuSOL te mostrará una ventana con los presupuestos que actualmente estén creados.
Desde aquí es posible seleccionar cualquiera de ellos y con las opciones del grupo Mantenimiento e Impresión
duplicarlos, modificarlos, anularlos, consultarlos o imprimirlos.

Con los iconos Filtros y Buscar es posible hacer una selección de los presupuestos que deseas consultar, ver los
presupuestos de un determinado cliente, agente, consultar la trazabilidad del documento, etc. También puedes
realizar una copia del documento en el siguiente ejercicio o generar automáticamente un pedido de cliente, albarán o
factura.

El icono Trazabilidad, te muestra los documentos anteriores y posteriores al que estás consultando.

Puedes utilizar la barra de títulos para, haciendo clic en la misma, ordenar por la columna que desees.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

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 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

CONFIGURACIÓN

En la barra de iconos de la ventana principal de presupuestos se encuentra el icono Configuración, que te permitirá
acceder a la ventana de configuración. La pantalla que se muestra se divide en 4 solapas:

Solapa General:

Números automáticos:
Contadores para las nueve series
de presupuestos.

Por defecto...:
Puedes seleccionar algunos
valores por defecto para ahorrar la
creación de documentos. Podrás
indicar aquí la página de
condiciones y presentación.

Opciones:
Opciones que puedes definir para
economizar tiempo.

Solapa Vistas:

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

[Link] 131
 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

Filtros de consultas:
Permite configurar los
presupuestos que serán visibles en
la ventana principal.

Especiales:
Ver panel de márgenes,
descuentos, etc.

Solapa Impresión:

Aquí podrás configurar algunas

opciones de impresión como por
ejemplo Totalizar los presupuestos
en la impresión, Añadir el IVA al
totalizar, Imprimir nombre del
cliente y dirección en dos líneas en
los modelos…

Solapa Modelos de impresión:

En esta solapa podrás seleccionar

el modelo de impresión
predeterminado para cada serie.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

[Link] 132
 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

HOJA DE CONDICIONES / PRESENTACIÓN

Puedes crear en el programa hojas de condiciones y de presentación para adjuntar al presupuesto impreso. Estas
opciones se encuentran en el icono desplegable de la opción Presupuestos del grupo Documentos de la solapa Ventas.

Puedes crear tantas hojas como desees. El programa te pedirá un nombre para el documento para posteriormente ser
utilizado en las condiciones del presupuesto, y el texto de la misma. La longitud máxima por hoja de condición y
presentación es de 65.000 caracteres.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

[Link] 133
 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

PEDIDOS DE CLIENTES

La opción Pedidos de clientes se encuentra en el grupo Documentos de la solapa Ventas.

Al entrar en esta opción se muestra el archivo de pedidos de clientes. La pantalla es la siguiente:

Puedes gestionar desde esta opción los pedidos que realicen a tu empresa tus clientes. Puedes crearlos, consultarlos,
modificarlos e imprimirlos siempre que desees.

Al entrar en esta opción, FactuSOL te mostrará una ventana con los pedidos de clientes que actualmente estén
creados. Desde aquí es posible seleccionar cualquiera de ellos y mediante las opciones del grupo Mantenimiento e
Impresión duplicarlos, modificarlos, anularlos, consultarlos o imprimirlos.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

[Link] 134
 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

Encontrarás en la barra de iconos superior un icono para realizar los pedidos a proveedor derivados de los pedidos de
cliente seleccionados.

Basta con seleccionar uno o varios pedidos, (pulsando la tecla Ctrl. y haciendo clic a la vez), y pulsar este icono para
crear los pedidos a proveedores necesarios para atender la demanda de artículos de los pedidos de clientes. También
es posible importar pedidos de cliente desde un fichero, que ha debido ser previamente preparado desde la opción de
exportación a fichero de pedidos desde los pedidos a proveedores. Esta opción es muy útil para la comunicación entre
las distintas delegaciones de una misma firma.

Desde la opción Trazabilidad del grupo Consultas puedes, en cualquier momento consultar la trazabilidad del
documento seleccionado, así como generar automáticamente un albarán o una factura con los datos del pedido.

Puedes utilizar la barra superior de títulos para, haciendo clic en la misma, ordenar por la columna que desee.

Con los iconos Filtros y Buscar FactuSOL permite, introduciendo el texto que deseas buscar, visualizar en pantalla
todos los pedidos que contengan este texto. Esta búsqueda se realiza sobre la columna activa en la ventana (marcada
con el título en negrita).

A través de esta opción puedes consultar todos los pedidos que se hayan realizado a un proveedor determinado;
también puedes consultar los pedidos de un artículo determinado, es posible ver los pedidos de clientes y los pedidos
a proveedores, etc.

CONFIGURACIÓN

En la barra de iconos de la ventana principal de Pedidos de clientes, se encuentra el icono Configuración, que te
permitirá acceder a la configuración de los pedidos de clientes. La pantalla que se muestra se divide en 3 solapas:

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

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 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

Solapa General:

Números automáticos:
Contadores para las nueve series
de pedidos.

Por defecto...:
Puedes seleccionar algunos
valores por defecto para ahorrar
la creación de documentos.

Opciones:
Opciones que puedes definir
para economizar tiempo en la
entrada de datos y ajustar el uso
de pedidos a tus necesidades.

Solapa Vistas:

Filtros de consultas:
Permite configurar los pedidos
que serán visibles en la ventana
principal.

Especiales:
Ver panel de márgenes,
descuentos, etc.

Solapa Impresión:

Aquí podrás configurar algunas

opciones de impresión como por
ejemplo Totalizar los pedidos de
clientes en la impresión, Añadir
el IVA al totalizar, Imprimir
nombre del cliente y dirección
en dos líneas en los modelos…

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

[Link] 136
 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

Solapa Modelos de impresión:

En esta solapa podrás seleccionar

el modelo de impresión
predeterminado para casa serie.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

[Link] 137
 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

VALIDACIÓN

Dentro de la pantalla de creación de pedidos de clientes y desde el icono Validar, puedes confirmar las líneas de un
presupuesto parcialmente o de forma total.

Desde la pantalla de validación de líneas de documento, podrás modificar el contenido de las líneas y elegir si quedan
validadas o no para introducirlas en el pedido de clientes.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

[Link] 138
 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

ALBARANES

La opción Albaranes se encuentra en el grupo Documentos de la solapa Ventas.

Posiblemente esta es la opción más utilizada en FactuSOL. Desde aquí puedes gestionar todos los albaranes que
realice tu empresa a sus clientes. Desde las opciones de los grupos Mantenimiento y Emisión de la solapa Albaranes,
puedes crearlos, consultarlos, modificarlos e imprimirlos siempre que desees.

Al entrar en esta opción, FactuSOL te mostrará una ventana con los 100 últimos albaranes que actualmente estén
creados. Desde aquí es posible seleccionar cualquiera de ellos y mediante las opciones del grupo Mantenimiento e
Impresión duplicarlos, modificarlos, anularlos, consultarlos o imprimirlos.

También tienes la opción de, al finalizar la creación, guardarlo, enviarlo por e-mail o bien guardar, imprimir y cerrar.

Con la barra superior de iconos es posible hacer una selección de los albaranes que deseas consultar, ver los albaranes
de un determinado cliente, agente, si están facturados, pendientes, consultar la trazabilidad del documento, etc.
También puedes cambiar el número de albarán y buscar un artículo por el número de serie que se introdujo al crear el
documento. Igualmente puedes acceder al icono de Nuevo cobro y generar un cobro de una única factura o de un
cobro múltiple.

Es posible exportar los albaranes de un cliente a un fichero para su posterior importación desde la opción de entradas
de mercancías, también serán incluidos en el fichero los artículos de los albaranes que hayan sido enviados. Esta
opción es muy útil para la comunicación entre las distintas delegaciones de una misma firma.

También encontrarás en la barra de iconos superior un icono para facturar directamente los albaranes que desees.
Basta con seleccionar un albarán o varios albaranes de un mismo cliente, (pulsando la tecla Ctrl. y haciendo clic a la
vez), y pulsar este icono.

Puedes utilizar la barra superior de títulos para, haciendo clic en la misma, ordenar por la columna que desees.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

[Link] 139
 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

CONFIGURACIÓN

En la barra de iconos de la ventana principal de albaranes se encuentra el icono Configuración, que te permitirá
acceder a la ventana de configuración de albaranes. La pantalla que se muestra se divide en 4 solapas:

Solapa General:

Números automáticos:
Contadores para las nueve series
de albaranes.

Por defecto...:
Puedes seleccionar algunos
valores por defecto.

Opciones:
Opciones que puedes definir para
economizar tiempo en la entrada
de datos (Utilizar siempre la
ventana de cambio, bloquear
documentos facturados, Mostrar
la trazabilidad del documento…)

Solapa Vistas:

Filtros de consultas:
Permite configurar los pedidos que
serán visibles en la ventana
principal.

Especiales:
Ver panel de márgenes,
descuentos, etc.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

[Link] 140
 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

Solapa Impresión:

Desde esta pantalla podrás

configurar algunas opciones de
impresión.

Solapa Modelos de impresión:

En esta pestaña se puede

predeterminar el uso de un
formato de impresión para cada
serie de albaranes.

TOTALIZAR

El icono Totalizar se encuentra en el grupo Consultas de la solapa Albaranes (activa cuando se entra en la opción
Albaranes)

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

[Link] 141
 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

Desde esta opción e introduciendo un rango de fechas, el programa te totalizará los albaranes existentes entre las
mismas. También puedes acceder a los totales por trimestre o por año, pulsando sobre las opciones.

VALIDACIÓN

Desde la opción de albaranes puedes validar un presupuesto o un pedido de cliente parcialmente o de manera total.
El funcionamiento de esta opción es igual al funcionamiento en el fichero de Pedidos de clientes.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

[Link] 142
 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

FACTURAS EMITIDAS

La opción Facturas se encuentra en el grupo Documentos de la solapa Ventas.

Al entrar en esta opción se muestra el archivo de facturas emitidas. La pantalla es la siguiente:

En esta opción puedes crear facturas directas sin tener que pasar por albaranes. Tienes la flexibilidad de poder
consultarlas, modificarlas e imprimirlas siempre que lo desees.

Al entrar en esta opción, FactuSOL te mostrará una ventana con las 100 últimas facturas creadas. Desde aquí es
posible seleccionar cualquiera de ellos y mediante las opciones del grupo Mantenimiento y Emisión duplicarlos,
modificarlos, anularlos, consultarlos o imprimirlos.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

[Link] 143
 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

Con la barra superior de iconos es posible hacer una selección de las facturas que deseas consultar, ver las facturas de
un determinado cliente, agente, si están cobradas, pendientes, consultar la trazabilidad del documento, etc.

Igualmente puedes acceder al icono de Nuevo cobro y generar un cobro de una única factura o de un cobro múltiple.

También puedes cambiar el número de factura de cualquiera de ellas, realizar el pedido a proveedor de los artículos
incluidos en la factura seleccionada, realizar una copia del documento en el siguiente ejercicio, cobrar una factura o
realizar un abono de la misma.

Puedes utilizar la barra superior de títulos para, haciendo clic en la misma, ordenar por la columna que desees.

CONFIGURACIÓN

En el menú de cintas superior de la ventana principal de facturas se encuentra el icono Configuración, que te permitirá
acceder a una ventana donde puedes configurar el funcionamiento de esta opción. La pantalla que se muestra se
divide en 5 solapas:

Solapa General:

Números automáticos:
Contadores para las nueve series y
sus denominaciones.

Por defecto...:
Puedes seleccionar algunos
valores por defecto.

Opciones:
Opciones que puedes definir y
opciones de bloqueo de
documentos anteriores a una
fecha dada.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

[Link] 144
 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

Solapa Vistas:

Filtros de consultas:
Permite configurar los
presupuestos que serán visibles en
la ventana principal.

Especiales:
Ver panel de márgenes,
descuentos, etc.

Solapa Impresión:

Nota al pie: Puedes incluir una

nota en la impresión.

Opciones:
 Opciones
 Denominación de copias
 Código 1kB

Series con I.V.A. incluido

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

[Link] 145
 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

Solapa Generación de facturas:

A través de esta opción, es posible

configurar opciones relativas a la
facturación automática de
albaranes.

Solapa Modelos de impresión:

En esta pestaña se puede

predeterminar el uso de un
formato de impresión para una
determinada serie de facturación.

TOTALIZAR

Esta opción se encuentra en el grupo Consultas de la solapa Facturas emitidas.

Desde el icono Totalizar e introduciendo un rango de fechas, el programa te totalizará las facturas existentes entre las
mismas desglosando por tipo de IVA las bases imponibles y las cuotas.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

[Link] 146
 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

VALIDACIÓN

Desde la opción Facturas puedes validar un presupuesto, un pedido de cliente o un albarán parcialmente o de
manera total. El funcionamiento de esta opción es igual al funcionamiento en el fichero de Pedidos de clientes.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

[Link] 147
 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

ABONOS

La opción Abonos se encuentra en el grupo Documentos de la solapa Ventas.

Al entrar en esta opción se muestra la siguiente pantalla:

En esta opción puedes crear abonos de las facturas emitidas manualmente. Tienes la flexibilidad de poder
consultarlos, modificarlos e imprimirlos siempre que lo desees.

Al entrar en esta opción, FactuSOL te mostrará una ventana con los 100 últimos abonos que actualmente estén
creados. Desde aquí es posible seleccionar cualquiera de ellos y con la barra de iconos superior, modificarlos,
anularlos, consultarlos o imprimirlos.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

[Link] 148
 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

Con la barra superior de iconos es posible hacer una selección de los abonos que deseas consultar, ver los abonos de
un determinado cliente, agente, etc. También puedes cambiar el número de abono de cualquiera de ellos.

Puedes utilizar la barra superior de títulos para, haciendo clic en la misma, ordenar por la columna que desees.

CONFIGURACIÓN

En la barra de iconos superior de la ventana principal de Abonos se encuentra el icono Configuración, que te permitirá
acceder a una ventana donde podrás configurar el funcionamiento de esta opción. Se divide en 3 solapas:

Solapa General:

Solapa Vistas:

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

[Link] 149
 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

Solapa Impresión:

TOTALIZAR

Esta opción se encuentra en el grupo Consultas de la solapa Abonos (activa cuando se entra en la opción Abonos).

Desde el icono Totalizar e introduciendo un rango de fechas, el programa te totalizará los abonos existentes entre las
mismas desglosando por tipo de IVA las bases imponibles y las cuotas.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

[Link] 150
 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

CREACIÓN DE UN DOCUMENTO DE VENTAS

Al hacer clic en la creación o modificación de un documento de venta, te aparecerá una nueva ventana. Esta ventana
se divide en los siguientes apartados:

 Cabecera del documento.

 Detalle.
 Totales.
 Otros datos.
 Rentabilidad.

CABECERA DEL DOCUMENTO

Cabecera del documento

Serie y número: Has de introducir en este campo el número de serie que deseas (por omisión siempre será la serie 1).
Puedes indicar el número de documento que deseas o dejarlo con valor 0 y el programa le asignará de forma
automática el número correlativo.

Fecha: Indica la fecha del documento con el formato DDMM o DDMMAA. Si pulsas la tecla Enter el programa tomará
de forma automática la fecha actual del sistema.

Su Ref.: Este campo es opcional, y puedes introducir un número de referencia que pueda servirte para localizar el
documento. Por ejemplo: número del pedido del proveedor, número de reserva, etc.

Estado: Puedes indicar a priori el estado del documento.

Cliente: Introduce el código de cliente al que se refiere el documento. Puedes utilizar la función F1 para localizarlo en
el fichero de clientes. También puedes utilizar la tecla de función F2 para introducir manualmente un cliente que no
exista actualmente en el programa o modificar los datos del cliente que se imprimirán en el documento. Pulsando la
combinación de teclas Alt+V, te mostrara la ficha del cliente; pulsando la tecla de función F4 podrás ver el estado de
cobros del cliente.

Direcciones: Puedes indicar, si el cliente tiene varias direcciones de entrega, a cuál de ellas va a ser dirigida el
documento.

Almacén: Selecciona el almacén del que saldrá el material.

Agente: Indica el código del agente al que pertenece el cliente seleccionado. Por omisión el programa te facilitará el
agente asignado en la ficha del cliente. Puedes utilizar la tecla de función F1 para acceder al fichero de agentes.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

[Link] 151
 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

DETALLE

Líneas: En la parte central de la ventana debes introducir ayudado por el icono Nueva los artículos que deseas
introducir en el documento que estés creando. Igualmente, puedes introducir las líneas validando algún documento
anterior, pulsando la opción Validar.

Código de artículo: Introduce el código del artículo. Puedes utilizar las teclas de función F1 o pulsar los botones de
búsquedas para localizar el artículo dentro del fichero. También puedes activar el control de ensamblados pulsando la
tecla F3. Con Ctrl+F4 podrás ver los artículos consumidos por ese cliente. Si no introduces ningún código del artículo y
pulsas Enter, puedes escribir cualquier texto como descripción del artículo a presupuestar sin utilizar el fichero de
artículos.

Descripción: Aparecerá en este campo el nombre del artículo que hayas introducido en el código. Si no has
introducido ninguno, puedes escribir la descripción de forma manual. La longitud máxima de este campo es de 65.000
caracteres.

Talla / Color: Si has activado el uso de tallas y colores dentro de los datos generales de la empresa y el artículo
seleccionado tiene configuradas diferentes tallas y colores, el programa te ofrece la posibilidad de indicar esta
información en la línea de detalle.

Cantidad: Introduce la cantidad. Si pulsas la combinación de teclas Ctrl+F2, te aparecerá una ventana con las ultimas
condiciones de venta en ese artículo determinado.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

[Link] 152
 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

Precio: Introduce el precio unitario sin IVA, si introduces el importe del artículo IVA incluido y pulsas la tecla de
función F3, el programa descompondrá el precio sin IVA.

Descuentos: Introduce los porcentajes de descuentos que deseas aplicar a este artículo.

Total: En este campo aparecerá el importe total de la línea.

Números de serie / lote: Indica el/los números de serie / lote del artículo, con ellos podrás más tarde, realizar
búsquedas de artículos desde presupuestos, pedidos de clientes, facturas emitidas, albaranes, consultar el stock de las
distintas series / lotes desde el fichero de artículos, imprimir un informe de trazabilidad para controlar en todo
momento el origen y destino de las diferentes series/lotes.

Dimensiones auxiliares: Si activas su utilización en el botón configuraciones, puedes introducir las dimensiones del
artículo. De esta forma el total de la línea se calculará teniendo en cuenta las unidades y el total de dimensiones
auxiliares.

Número de bultos: Indica en este campo el número de bultos del que consta la cantidad de artículos introducida.

Comisión del agente: Señala en este campo el porcentaje de comisión que se le asigna al agente por este movimiento.

Formato de impresión: Puedes indicar aquí el formato en el que se imprimirá la línea de detalle, negrita, cursiva,
subrayado o una combinación de estas características.

Información del artículo: Solapas auxiliares: Si seleccionas un artículo, te aparecerá en la ventana de introducción de
artículos cuatro fichas con la información importante del mismo: existencias, precios de venta, costos, y proveedores.

Botón ocultar: Puedes ocultar la información de los datos de línea de detalle para así tener más espacio a la hora de
introducir datos en el documento.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

[Link] 153
 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

TOTALES

Al pulsarlo, se mostrarán los datos vinculados a los totales del documento que se recogerán al pié del documento.
 Porcentajes / importes del pié del documento:
 Porcentajes / importes de descuento.
 Porcentajes / importes de descuento por pronto pago.
 Porcentajes / importes de portes.
 Porcentajes / importes de financiación.
 Porcentaje / importe de retención.

Forma de pago: Selecciona la forma de pago.

Banco de cargo: Puedes seleccionar un banco de cargo desde el fichero de cuentas bancarias del cliente, en caso de no
seleccionar ningún banco de cargo se recogerán los datos bancarios existentes en la ficha del cliente.

Observaciones: Puedes introducir dos renglones de observaciones que se imprimirán en el documento.

Vencimientos: En el caso de las facturas emitidas, puedes modificar los vencimientos de la factura que FactuSOL ha
calculado automáticamente.

Factura rectificada: Si es una factura rectificativa, indica la serie y número de la factura rectificada.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

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OTROS DATOS

Desde este icono puedes indicar las condiciones ofrecidas. Puedes consultar la trazabilidad del documento, añadir
información asociada, imágenes, etc.

RENTABILIDAD

Puedes consultar durante la creación o modificación del documento la rentabilidad del mismo, teniendo la opción a
calcularla sobre la base imponible o sobre el importe neto del documento.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

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UNIDAD 7.- FACTURACIÓN

En la unidad 3, has aprendido a crear de manera manual los documentos de compra y de venta. En esta unidad
estudiarás las opciones que permiten generar facturas y recibos de manera automática.

Generación de facturas emitidas

Todas las opciones de generación de facturas se encuentran en el menú desplegable de la opción Generación que se
encuentra en el grupo Facturación de la solapa Administración.

GENERACIÓN POR NÚMERO DE ALBARÁN

Este proceso factura los albaranes pendientes de facturar entre un rango de números. Se creará una factura por cada
albarán facturado.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

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GENERACIÓN POR NÚMERO DE ALBARÁN (AGRUPANDO)

Este proceso factura los albaranes pendientes de facturar entre un rango de números. Se creará una factura por cada
cliente, (si el proceso encuentra más de un albarán de un mismo cliente, se facturarán todos en una única factura).

GENERACIÓN ENTRE FECHAS DE ALBARÁN

Este proceso factura los albaranes pendientes de facturar entre un rango de fechas, indicando además un importe
mínimo para la selección. Se creará una factura por cada albarán encontrado.

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GENERACIÓN POR FECHA DE ALBARÁN (AGRUPANDO)

Este proceso factura los albaranes pendientes de facturar entre un rango de fechas, indicando además un importe
mínimo para la selección. Se creará una factura por cada cliente, (si el proceso encuentra más de un albarán de un
mismo cliente, se facturarán todos en una única factura).

GENERACIÓN POR CLIENTE Y NÚMERO DE ALBARÁN

Este proceso factura los albaranes pendientes de facturar entre un rango de clientes y un rango de números de
albarán. Se creará una factura por cada cliente, (si el proceso encuentra más de un albarán de un mismo cliente, se
facturarán todos en una única factura).

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

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GENERACIÓN POR CLIENTE Y FECHA

Este proceso factura los albaranes pendientes de facturar entre un rango de clientes y un rango de fechas de albarán,
indicando un importe mínimo para la selección. Se creará una factura por cada cliente, (si el proceso encuentra más
de un albarán de un mismo cliente, se facturarán todos en una única factura).

GENERACIÓN POR CLIENTE/DIRECCIÓN Y ALBARÁN

Este proceso factura los albaranes pendientes de facturar seleccionando una de las opciones disponibles.

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GENERACIÓN POR CLIENTE Y SELECCIÓN DE ALBARANES

Este proceso factura los albaranes que se seleccionen, de un determinado cliente. El proceso emitirá una factura
conteniendo todos los albaranes seleccionados.

GENERACIÓN POR FORMA DE PAGO

Este proceso factura los albaranes de una determinada forma de pago entre un rango de fechas. El proceso emitirá
una factura por cada albarán seleccionado.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

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GENERACIÓN POR FORMA DE PAGO (AGRUPADO)

Este proceso factura los albaranes de una determinada forma de pago entre un rango de fechas. El proceso emitirá
una factura por cada cliente, (si el proceso encuentra más de un albarán de un mismo cliente, se facturarán todos en
una única factura).

GENERACIÓN POR AGENTE Y FECHA

Este proceso factura los albaranes pendientes de facturar entre un rango de agentes y un rango de fechas de albarán.
Se creará una factura por cada cliente, (si el proceso encuentra más de un albarán de un mismo cliente, se facturarán
todos en una única factura).

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

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GENERACIÓN PERIÓDICA

Este proceso factura según los conceptos de facturación incluidos en la ficha del cliente.

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Recibos

Este proceso del programa gestiona los recibos generados en la empresa. Los recibos pueden crearse por medio de
tres opciones del programa:

1. Si en la ficha del cliente se selecciona la opción Crear recibo al facturar, a la vez que se generan las facturas
del cliente, se crearán también los recibos.
2. Puedes generar los recibos en las opciones específicas en este menú.
3. Puedes crear manualmente los recibos a través de este fichero.

FICHERO DE RECIBOS

Pulsando el icono Recibos del grupo Cobros de la solapa Administración accedes al fichero de recibos.

La pantalla que se muestra es la siguiente:

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Una vez creados los recibos, ya sea por el medio que sea, estos podrán anularse, modificarse e imprimirse en
cualquier momento. Estas funciones se encuentran en los grupos Mantenimiento e Impresión del fichero de recibos.

Los datos requeridos para la creación de un recibo son los siguientes:

 Nº del recibo: Se compone del número de serie, número de recibo y número de vencimiento. Si dejas a cero el
número del recibo, el programa utilizará el contador automático de su serie al grabar el mismo.
 Lugar de expedición, Importe, fecha de expedición y de vencimiento.
 Conceptos: Puedes indicar el texto descriptivo del concepto del recibo.
 Estado del recibo: Por omisión el estado será “Pendiente”.
 Datos del pagador: Puedes introducir el código del cliente o escribir manualmente todos los datos necesarios.
 Domiciliación bancaria: Puedes indicar los datos de la domiciliación bancaria manualmente, recoger de forma
automática los datos bancarios del cliente seleccionado o acceder al fichero de cuentas bancarias del cliente para
seleccionar una.

ICONO CONFIGURACIÓN

En la barra de iconos de la ventana principal del fichero de pedidos se encuentra el icono Configuración. La ventana
de configuración de recibos se divide en 4 solapas:

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

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Solapa General:

Números automáticos:
Contadores para las nueve series de recibos.

Por defecto...:
Puedes seleccionar algunos valores por defecto
para ahorrar la creación de documentos.

Solapa Vistas:

Filtros de consultas:
Permite configurar los pedidos que serán
visibles en la ventana principal.

Solapa Impresión:

En esta solapa podrás indicar los ajustes de

impresión.

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Solapa Creación de Recibos automática:

 Girar clientes no habituales: Si marcas esta

opción se girarán en los procesos de
generación de recibos los clientes que no
existan en el fichero de clientes.
 Incluir número de factura en las líneas de
conceptos: Si activas estas casillas, el
programa agregará al final del texto de la
línea de concepto, el número de factura.
 Forma de pago: Puedes recoger la forma de
pago de la ficha del cliente o del
documento.
 Tipo de factura a girar: Puedes crear recibos
desde distintas series.
 Texto de los conceptos del recibo

Todas las opciones de generación de recibos se encuentran en el menú desplegable de la opción Recibos del grupo
Cobros de la solapa Administración.

GENERACIÓN DE RECIBOS ENTRE Nº DE FACTURAS

Este proceso tiene la función de crear los recibos correspondientes al rango de facturas introducido. El procedimiento
de creación generará tantos recibos como vencimientos haya en cada factura. La fecha de expedición del recibo será
la fecha de la factura.

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GENERACIÓN DE RECIBOS ENTRE Nº DE FACTURAS (AGRUPANDO)

Este proceso tiene la función de crear los recibos correspondientes al rango de facturas introducido. Si existiera más
de una factura de un mismo cliente dentro del rango seleccionado, se emitirá un solo recibo por el importe de todas
ellas. El procedimiento de creación generará tantos recibos como vencimientos haya. La fecha de expedición del
recibo será la fecha de la última factura del cliente.

GENERACIÓN DE RECIBOS ENTRE FECHAS DE FACTURAS

Este proceso tiene la función de crear los recibos correspondientes al rango de facturas introducido. El procedimiento
de creación generará tantos recibos como vencimientos haya en cada factura. La fecha de expedición del recibo será
la fecha de la factura.

GENERACIÓN DE RECIBOS ENTRE FECHAS DE FACTURAS (AGRUPANDO)

Este proceso tiene la función de crear los recibos correspondientes al rango de facturas introducido. Si existiera más
de una factura de un mismo cliente dentro del rango seleccionado, se emitirá un solo recibo por el importe de todas
ellas. El procedimiento de creación generará tantos recibos como vencimientos haya. La fecha de expedición del
recibo será la fecha de la última factura del cliente.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

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 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

GENERACIÓN DE RECIBOS POR FORMAS DE COBRO DE FACTURAS

Este proceso tiene la función de crear los recibos correspondientes al rango de facturas introducido. El procedimiento
de creación generará tantos recibos como vencimientos haya. La fecha de expedición del recibo será está
determinada por la forma de pago utilizada en la factura.

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UNIDAD 8 Y 9.- COBRO Y PAGO AL CONTADO, COBRO Y PAGO APLAZADOS

En esta unidad estudiarás opciones relativas a los cobros y pagos de tu empresa:

 Cobros y la configuración de las contrapartidas de cobros

 Anticipos
 Cheques
 Pagos y la configuración de las contrapartidas de pagos
 Pagarés
 Control de caja/cuentas corrientes

Cobros

A partir de estos ficheros puedes gestionar los cobros de los diferentes documentos existentes en FactuSOL.

El control de cobros de albaranes, facturas y recibos se encuentran en diferentes opciones pero su funcionamiento es
exactamente igual para cada uno de ellos. Al pulsar la opción se muestra la siguiente pantalla:

Al entrar en la gestión de cobros aparece la ventana principal de cobros mostrándote las facturas/albaranes/recibos
pendientes de cobro, y donde puedes localizar:

 Icono Filtro. Puedes limitar una consulta del estado de los cobros por número de documento, por fechas,
acotar un cliente o un agente.

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 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

 Estado. También puedes solicitar que le muestre los documentos pendientes de cobro, los cobrados o los
cobrados parciales.
 Barra de títulos de la rejilla de datos. Haciendo clic sobre ella se ordenarán los registros mostrados por la
columna seleccionada.
 Iconos del grupo Mantenimiento. Puedes cobrar una factura pendiente o modificar un cobro realizado con
anterioridad.

Para crear un nuevo cobro pulsa la opción Nuevo del grupo Mantenimiento.

Datos para introducir un cobro:

 Código: Indica aquí la serie y número de documento (factura, albarán o recibo).
 Línea de cobro: Has de introducir una línea de cobro con el pago de cliente. Un albarán, factura o recibo se
puede cobrar en un número indefinido de pagos.
 Fecha de cobro: Introduce la fecha del cobro. Pulsando la tecla F3, puedes localizar un anticipo del cliente
grabado con anterioridad.
 Importe cobrado: Introduce el importe cobrado. Pulsando la tecla F1 el programa automáticamente indicará el
importe de cierre del cobro de la factura. Pulsando la tecla de función F2, el programa inserta el importe y cierra
el cobro completamente.
 Concepto: Descripción explicativa del cobro.
 Contrapartida: Este apartado sirve para controlar la contrapartida del cobro. Es decir, si se ha cobrado a caja, si
se recibe transferencia, talón, etc.
 Observaciones: Puedes indicar aquí cualquier tipo de observación referente a la línea de cobro.

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CONFIGURACIÓN DE CONTRAPARTIDAS

La opción para configurar las contrapartidas se encuentra en el menú desplegable de la opción Cobros.

Al pulsar esta opción se muestra la siguiente pantalla:

Puedes configurar hasta 99 contrapartidas

para utilizar en la gestión de cobros de
documentos. Para crear una, pulsa el botón
Nuevo:

En cada contrapartida deberás indicar:

 Código: Indica el código de la contrapartida, dejar a cero para código automático.

 Descripción: Nombre que le deseas dar a la contrapartida.
 Cuenta contable: Si enlazas la gestión de cobros con nuestro programa ContaSOL, Indica la cuenta contable a
la que serán traspasados los cobros de cada contrapartida.
 Apuntes en control de caja: FactuSOL te da la posibilidad de que, al realizar el cobro de una factura, de un
albarán o de un recibo, éste quede reflejado a su vez como un movimiento en el control de caja. Deberás
seleccionar el tipo de movimiento cuyo cobro generará el apunte en caja y la caja a la que será asociado el
apunte.

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Anticipos

La opción Anticipos se encuentra dentro del grupo Clientes de la solapa Ventas.

A través de esta opción puedes registrar en el programa los anticipos pagados por los clientes. No es necesario que
para ello apliques el importe a ningún documento de ventas.

El programa te solicitará los siguientes datos:

 Código del anticipo. El programa lo generara automáticamente.

 Fecha del anticipo. Fecha en la que se entrega el anticipo.
 Cliente. Cliente al que pertenece dicho anticipo.
 Importe del anticipo. Importe total del anticipo
 Estado, (No aplicado/Aplicado): Te indicará si el anticipo ha sido aplicado a algún documento. Para aplicar
un anticipo, debes utilizar el mecanismo existente en la gestión de cobros.
 Documento. Una vez que se vayan aplicando los anticipos, la aplicación ira cumplimentando esos campos.
 Observaciones. Observaciones, si las hubiese, de este anticipo en concreto.
 Enlazar a caja. Crear apunte de caja al grabar anticipo.

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Cheques

La opción Cheques se encuentra en el grupo Cobros de la solapa Administración.

Este archivo gestiona los cheques recibidos por la empresa de los clientes. Una vez creados, permite consultar,
modificar, anular en cualquier momento. Los datos que se solicitan al crear un nuevo cheque son:

 Código: Nº de orden para el archivo. Si dejas este campo con valor 0, el programa le asignará un número
automático correlativo.
 Clave documento: Introduce aquí el nº del documento físico del cheque.
 Lugar de emisión, Importe, Fecha de emisión, Fecha de vencimiento.
 Cliente: Introduce el código del cliente. Puedes utilizar la tecla de función F1 para acceder al fichero de clientes.
 Banco de cargo: Introduce el código de la entidad bancaria. Pulsa F1 para acceder al fichero de bancos.
 Cláusula: Introduce las clausulas pertinentes al documento.
 Líneas de concepto: Puedes indicar los diferentes conceptos por los que se ha recibido el cheque.
 Concepto: Texto explicativo.
 Importe: Importe del concepto.

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Pagos de facturas

A partir de este fichero puedes controlar los pagos de las facturas recibidas de tus proveedores. El archivo de pagos de
facturas se encuentra en el grupo Pagos de la solapa Administración representada por el icono Pagos.

Al entrar en la opción, FactuSOL te muestra la siguiente pantalla:

Icono Filtro. Puedes limitar una consulta del estado de los pagos por número de documento, por fechas, acotar un
proveedor.

Estado. También puedes solicitar que te muestre los documentos pendientes de cobro, los cobrados o los cobrados
parciales.

Barra de títulos de la rejilla de datos. Haciendo clic sobre ella se ordenarán los registros mostrados por la columna
seleccionada.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

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 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

Iconos de mantenimiento. Puedes pagar una factura pendiente o modificar un pago realizado con anterioridad.
Seleccionando una factura, puedes crear una línea de pago. La pantalla que se muestra es la siguiente:

Al crear un nuevo pago se solicitan los siguientes datos:

 Número de factura: Indica la serie y número de factura.
 Línea de cobro: Has de introducir una línea de pago con el importe pagado al proveedor. Una factura se puede
pagar en un número ilimitado de pagos.
 Fecha de pago: Introduce la fecha del pago.
 Importe pagado: Introduce el importe pagado. Pulsando la tecla F1 el programa automáticamente indicará el
importe de cierre del pago de la factura. Pulsando la tecla de función F2, inserta el importe y cierra el pago
completamente.
 Concepto: Descripción explicativa del pago.
 Contrapartida: Este apartado sirve para controlar la contrapartida del pago. Es decir, si se ha pagado por caja, si
se envía transferencia, talón, etc.

CONFIGURACIÓN DE CONTRAPARTIDAS

La opción para configurar las contrapartidas de pagos de facturas se encuentra en el menú desplegable de la opción
Pagos del grupo Pagos de la solapa Administración.

Puedes configurar hasta 99 contrapartidas para utilizar en la gestión de pagos de documentos. Pulsando el botón
Nuevo del archivo de contrapartidas, accedes a la ventana de creación. En cada contrapartida deberás indicar:

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

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 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

 Código: Indica el código de la contrapartida, dejar a cero

para código automático.
 Descripción
 Cuenta contable: Si enlazas la gestión de pagos con
nuestro programa ContaSOL, debes indicar aquí la cuenta
contable a la que serán traspasados los pagos de cada
contrapartida.
 Apuntes en control de caja: FactuSOL te da la posibilidad
de que al realizar el pago de una factura recibida éste
quede reflejado a su vez como un movimiento en el
control de caja. Deberás seleccionar el tipo de
movimiento cuyo pago generará el apunte en caja y la
caja a la que será asociado el apunte.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

[Link] 176
 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

Pagarés

La opción Pagarés se encuentra en el grupo Pagos de la solapa Administración.

Este archivo gestiona los pagarés emitidos por la empresa a los proveedores. Una vez creados, permite consultar,
modificar, anular e imprimir en cualquier momento.

Puedes filtrar para ver el estado de pagarés:

 Sin imprimir.
 Impresos.
 Enviados.

Los datos que se solicitan al crear un pagaré son los siguientes:

 Nº de pagaré: Nº de orden para el archivo. Si dejas este campo con valor 0, el programa le asignará un
número automático correlativo.
 Nº documento: Introduce aquí el nº del documento físico del pagaré (nº de cheque, por ejemplo).
 Lugar de emisión, Importe del pagaré, Fecha de emisión, Fecha de vencimiento.
 Proveedor o acreedor: Introduce el código del proveedor. Puedes utilizar la tecla de función F1 para acceder
al fichero de proveedores.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

[Link] 177
 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

 Nombre de proveedor: Es posible cambiar el nombre del proveedor para un pagaré, este nombre será el que
se imprimirá en el documento.
 Banco de cargo: Introduce el código de la entidad bancaria. Pulsa F1 para acceder al fichero de bancos.
 Cláusula: Introduce las clausulas pertinentes al documento.
 Estado del pagaré: Puedes controlar el estado actual de los pagarés. El estado inicial es “Sin imprimir”.
 Líneas de concepto: Puedes indicar los diferentes conceptos por los que se emite el pagaré.
 Concepto: Texto explicativo.
 Importe: Importe del concepto.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

[Link] 178
 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

Caja

En esta opción del programa puedes registrar todos los movimientos que realice la caja de la empresa. Los
movimientos se graban en documentos que pueden contener varios movimientos (por ejemplo todos los movimientos
de un día). Se encuentra tanto en el grupo Cobros como en el grupo Pagos de la solapa Administración.

Una vez registrados los movimientos, puedes consultarlos, modificarlos y anularlos siempre que lo desees.

Los datos que se solicitan para crear un movimiento de caja son los siguientes:
 Número de documento: Es el número que identifica al documento, si no se indica ninguno, el programa asignará
el número siguiente al más alto existente en ese momento.
 Fecha del documento: Indica la fecha de los movimientos.
 Caja/cuenta corriente: Introduce la caja, banco, etc. creadas en el fichero de Cajas / Cuentas Corrientes.
 Movimientos: Un documento puede tener infinitos movimientos.
 Concepto: Explicación del movimiento.
 Importe: Importe del movimiento, ya sea al debe o al haber.

CAJAS/CUENTAS CORRIENTES

Esta opción se encuentra en el menú desplegable de la opción Caja. Puedes configurar hasta 10 cajas/cuentas
corrientes diferentes para utilizar en la introducción de datos del fichero de caja.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

[Link] 179
 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

[Link] 180
 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

UNIDAD 10 Y 11.- LA GESTIÓN DE EXISTENCIAS, VALORACIÓN DE EXISTENCIAS E

INVENTARIOS

Las opciones relativas a la valoración y control de las existencias se encuentran en FactuSOL en la solapa Almacén >
grupo Almacén.

Consolidación de inventario

El archivo de consolidación de inventario se encuentra en el grupo Almacén de la solapa Almacén, representado por el
icono Inventario.

Este apartado del programa permite fijar un stock determinado en una fecha determinada. Suele utilizarse para
introducir el inventario inicial y posteriormente para asentar un inventario real puntualmente.

A partir de que se asiente el stock de un determinado artículo en una determinada fecha, todo el control de unidades
en existencias de ese artículo pasará a controlarse a partir de esa fecha y con ese stock inicial.

Si estás utilizando Series y Lotes, debes indicar los números de serie / lote de las distintas unidades consolidadas para
el artículo.

Al pulsar esta opción se abre el archivo de consolidaciones de inventario:

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

[Link] 181
 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

Pulsando el botón Nuevo, accedes a la pantalla de creación de una consolidación de inventario. La introducción de la
consolidación se desarrolla en la siguiente ventana:

Los datos que se solicitan son:

 Almacén a consolidar
 Fecha de consolidación
 Código del artículo
 Stock actual
 Unidades contadas
 Si fuese necesario habría que poner las
Series/Lotes y las Tallas/Colores.

Desde el botón +Opciones accedes a las siguientes opciones:

Opción Reiniciar y cargar consolidación del año anterior

Esta opción sirve para eliminar todas las consolidaciones de stock que haya en el archivo, y cargar con fecha 1 de
enero, el stock existente en el ejercicio anterior de la empresa.

Opción Puesta a cero

A través de esta opción podrás inicializar en una fecha determinada el stocaje de tu almacén creando una
consolidación de inventario con cero unidades para todos los artículos.

Opción Rango de artículos

Este procedimiento crea una consolidación de inventario en la fecha y con las unidades indicadas para los artículos
seleccionados.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

[Link] 182
 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

Opción Acceso al listado

Desde esta opción accedes a la pantalla para emitir el listado de consolidaciones de inventario. Podrás seleccionar
entre distintos intervalos, opciones y elegir la impresión o no de los límites seleccionados.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

[Link] 183
 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

Valoración de almacenes

La opción de valoración de almacenes, se encuentra en el grupo Almacén de la solapa Almacén, representado por el
icono Valoración.

En este apartado del programa es posible ver el valor total de un almacén o de todos los almacenes que existan en el
programa. La valoración se lleva a cabo a precio de costo y a precio de venta (según tarifa elegida).

El resultado se puede ver de forma detallada, (aparecerá una

valoración por cada artículo existente en el almacén, y un
sumatorio al pie), o de forma resumida. También es posible
acotar un rango de artículos y un rango de familias.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

[Link] 184
 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

Salidas internas de artículos

Es muy habitual, que el control de las unidades de stock de cualquier almacén, se vean afectadas por motivos que no
se deriven directamente de los procesos naturales de compras y ventas. También es posible que te afecten roturas,
mermas, hurtos, etc., que sin duda desvirtuarán la valoración y el conteo de las unidades de stock. El archivo de
salidas internas de artículos se encuentra en el grupo Almacén de la solapa Almacén, representado por el icono
Salidas internas.

Como es necesario indicarle al programa cualquier movimiento de entrada y salida en los almacenes para que calcule
de forma fiable las existencias, y para evitar desvirtuar también los datos de compras / ventas de la empresa, puedes
utilizar esta opción para indicar los cambios en tu almacén. Estos cambios se refieren a unidades a dar de baja fuera
de las operaciones de venta, no a los cambios de inventario, que se deben reflejar en la opción Consolidación de
inventario.

Al pulsar esta opción se muestra la siguiente pantalla:

Para crear un nuevo registro de salidas internas, pulsa el botón Nuevo. La pantalla que se muestra es la siguiente:

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

[Link] 185
 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

Introduce la fecha, almacén y las observaciones que

quieras que consten en esta salida interna y pulsa el
botón Nueva para cada línea o artículo que quieras
añadir:

En un mismo documento de salida puedes escribir todos los artículos que desees, indicando la fecha, el almacén al
que afecta la salida, una observación acerca del movimiento, y cada uno de los artículos y unidades a dar de baja así
como el número de serie/lote de la salida.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

[Link] 186
 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

Traspaso entre almacenes

En esta opción del programa se registran los traspasos de artículos realizados entre los almacenes existentes. El
archivo de traspaso entre almacenes se encuentra en el grupo Almacén de la solapa Almacén, representado por el
icono Traspaso entre almacenes.

Al pulsar esta opción se muestra el archivo de traspasos entre almacenes.

Puedes consultar, modificar e imprimir un documento de traspaso siempre que lo desees. La opción Imprimir se
encuentra en el menú desplegable del botón +Opciones.

Para crear un nuevo traspaso, pulsa el botón Nuevo. Cada documento de traspaso puede contener un número
ilimitado de artículos traspasados.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

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 Manual del alumno – Operaciones administrativas de compraventa – FactuSOL 2015

Para cada línea/artículo que quieras incluir en el

traspaso, pulsa el botón Nueva

No es necesario que haya existencias en un almacén para traspasar unidades del mismo. El traspaso de la mercancía
se efectúa en la fecha indicada.

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Volcado de stock

Este proceso carga el stock de un rango de artículos con las unidades que se deseen. La opción de volcado de stock,
puedes encontrarla en el grupo Almacén dentro de la solapa Almacén.

Este proceso suele ser utilizado por empresas que no requieran el control de almacén en el programa, y deseen evitar
los mensajes de stock bajo mínimos, stock en negativo, etc.

Después de un volcado de stock, sólo puede reponerse el stock correcto utilizando la opción Regeneración de stock.

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Regeneración de stock

Este procedimiento vuelve a calcular el stock de cada artículo en cada uno de los almacenes de la empresa, teniendo
en cuenta las entradas, salidas, traspasos y fabricaciones registradas en el ejercicio. La opción de regeneración de
stock se encuentra en el grupo Almacén dentro de la solapa Almacén.

Si existiera una consolidación de inventario con una fecha posterior a la del inicio del ejercicio, solo se tomarán los
movimientos posteriores a dicha fecha.

La duración de la ejecución de este proceso puede variar según el número de artículos existentes en la empresa, así
como la cantidad de movimientos registrados en la misma.

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Notas

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Notas

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Notas

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Notas

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