Proceso de construcción de la información contable: Transacciones
comerciales (documentación comercial: venta, compra y otros contratos
comerciales).
Transacciones comerciales.
Es la ocurrencia de un acto de voluntad mediante el cual dos o más personas
celebran un convenio que, de alguna manera, afecta los valores que integran el
patrimonio. Unas originaron cambios de un activo por otro activo; otras originan
cambios tanto en el activo como en el pasivo; o cambios en el activo y el capital.
Documentos Comerciales
Son todos los comprobantes entendidos por escrito en los que se deja constancia
de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil. Estos son de vital
importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se
realizan en una compañía o empresa.
Son importante porque:
En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en
una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones.
Medio de prueba para demostrar la realización de los actos de comercio
Elemento fundamental para la contabilización de dichas operaciones.
Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el
comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.
Obligados a emitir documentos comerciales: Quienes comercializan cosas
muebles, Quienes comercializan o prestan servicios, Quienes se dedican a la
locación (traspaso, cesión, arrendamiento) de bienes.
Conservación:
Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse
pueden destruirse después de 20 años contados desde el cierre. Cuando se
garantice la reproducción por cualquier medio técnico, pueden destruirse
transcurridos 10 años. El liquidador de las sociedades debe conservar los libros y
pales por el término de 5 años contados a partir de la fecha de la aprobación de la
cuenta final de liquidación
Por otra parte, no solamente se registran los documentos comerciales: los
instrumentos públicos (escrituras, hipotecas) y privados (contratos de
arrendamiento, depósito) y cualquier comprobante que sea respaldo de un registro
contable, es fuente de información (planillas de sueldos, informes).
Documentos Fuente o Soporte:
La documentación del proceso contable se hace a través de los soportes de
contabilidad que son documentos escritos de la evidencia de haber realizado una
transacción u operación propia de una actividad de operación, inversión o
financiación. Los documentos pueden ser Internos o Externos.
Internos: Sirven para registrar operaciones que no afectan directamente a
terceros, las salidas de inventario, la distribución de costos y gastos.
Externos: Documentos que se producen para registrar operaciones con terceros
como las facturas de venta, los recibos de caja, los comprobantes de pago, los
comprobantes de devoluciones o descuentos y deben contener la fecha de
expedición, numero de serie, detalle, valor y forma de pago.
Factura.
Es la relación escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las
mercancías que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y demás
condiciones de la venta.
Con este documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza su deuda a favor
del vendedor. Para el comprador es el documento que justifica la compra y con su
contabilización queda registrado su compromiso de pago.
Requisitos:
Estatuto tributario, Art. 617. “Para efectos tributarios, la expedición de factura a
que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el
lleno de los siguientes requisitos:
Estar denominada expresamente como factura de venta.
Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o
servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva
de facturas de venta.
Fecha de su expedición.
Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios
prestados.
Valor total de la operación.
El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
Recibos de caja
El recibo es una constancia de pago o de haber recibido dinero. Lo otorga siempre
el que recibe y su firma puesta al pie es la prueba de la extinción parcial o total de
la deuda.
Este documento tiene importancia:
Legal: constituye una prueba para quien hizo el pago.
Contable: para quien lo confeccionó es una constancia de los ingresos de fondos,
y para quien lo recibe es un elemento de control de la salida de valores.
Se emite por duplicado, y se registra en los libros contables.
Comprobante de egreso o de pago
Es el documento que respalda cada uno de los pagos realizados y su constancia
debe quedar impresa.
Nota de débito
Llámese así a la comunicación que envía un comerciante a su cliente, en la que le
notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por
el concepto que la misma indica. Este documento incrementa la deuda, ya sea por
un error en la facturación, intereses por pago fuera de término, cuando el banco le
carga a la empresa comisión, valor de fletes al envió de la mercancía.
Nota de crédito
Es el documento que el vendedor remite al comprador para ponerlo en
conocimiento de que ha descargado de su cuenta un importe determinado, por
alguno de los siguientes motivos:
Error en más en la facturación.
Otorgamiento de bonificaciones o descuentos.
Devolución de mercaderías.
La Nota de Crédito siempre origina una disminución en la cuenta del comprador o
deudor, por lo tanto es un documento registrable
Otros Documentos: Existen otros documentos dentro del manejo de los negocios
tanto de personas como de sociedades comerciales, en algunos casos hacen
parte de los soportes del comprobante de contabilidad y a su vez son necesarios
en las relaciones comerciales.
Nota de pedido o de compra.
Es un documento mediante el cual una persona o empresa formula un pedido de
compra a un comerciante. Este documento comercial no obliga a realizar la
operación.
Ticket.
Se emite por operaciones de contado, mientras que la factura puede ser emitida
por operaciones de contado o en cuenta corriente. Los ticket sólo pueden ser
emitidos por maquinas registradoras (o controladores fiscales) autorizadas
Cheque
Llámese cheque a una orden de pago pura y simple librada contra un banco en el
cual el librador tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente bancaria o
autorización para girar en descubierto.
Pagaré
Documento Literal o Titulo de valor o Instrumento Financiero, documento escrito
mediante el cual una persona (Emisor) Se compromete a pagar a otra persona (El
Beneficiario) Una determinada cantidad de dinero en una fecha acordada.
Letra de cambio
Es un documento literal que contiene una orden incondicional de pago dada por
una persona llamada girado, para que pague a la orden de un tercero llamado
beneficiario, cierta cantidad de dinero en la fecha y lugar señalados en el
documento
Conciliación Bancaria
Es la tarea de cotejar las anotaciones que figuran en el extracto bancario con el
libro banco a los efectos de determinar el origen de las diferencias.
La conciliación consiste en verificar la igualdad entre las anotaciones contables y
las constancias que surgen de los resúmenes bancarios, efectuando el cotejo
mediante un básico ejercicio de control, basado en la oposición de intereses entre
la empresa y el banco.
La conciliación bancaria NO es un registro contable, es una herramienta de
control.
Comprobantes de Contabilidad.
Es un documento interno que resume en forma detallada todas las operaciones
realizadas en un periodo o ciclo contable, puede ser de elaboración diaria,
semanal o mensual y previamente al registro. En el cual se indicará el número,
fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas
afectadas con el asiento. A cada comprobante se anexarán los documentos que lo
justifiquen, es decir los documentos soporte.
“ART. 53 del Código de Comercio (decreto ley 410/71). —En los libros se
asentarán en orden cronológico las operaciones mercantiles y todas aquellas que
puedan influir en el patrimonio del comerciante, haciendo referencia a los
comprobantes de contabilidad que las respalden.
Las empresas o entes económicos, además de elaborar los documentos soporte y
de registrar las transacciones comerciales tiene que cumplir algunas formalidades
o exigencias de tipo legal en cuanto a los libros de contabilidad.
El código de comercio establece algunos requisitos legales:
Todos los comerciantes tienen obligación de llevar libros de contabilidad y
registrarlos en la cámara de comercio de su localidad.
Los libros de contabilidad principales son: libro diario, libro mayor y balances,
libro de inventarios y balances, libros de actas.
Llevar los libros auxiliares para el correcto entendimiento de los libros
principales.
La contabilidad debe llevarse en idioma español
Es obligatorio que por lo menos una vez al año, antes del 31 de marzo, se
presente un balance general que refleje la situación económica de la empresa
del año respectivamente anterior.
El código de comercio prohíbe:
Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones.
Dejar asientos que faciliten adiciones en el texto de los asientos.
Hacer raspaduras, tachones o correcciones en los asientos. Los errores u
omisiones deben efectuarse con un nuevo asiento.
Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.
Los libros de contabilidad son importantes porque les permiten a las empresas,
además de cumplir con una obligación establecida por el estado, llevar una
información adecuada, oportuna y precisa de todas las operaciones realizadas en
el desarrollo de su actividad económica, con el fin de conocer en cualquier
momento su situación financiera y los resultados de esas operaciones, para la
toma de decisiones por los dueños o administradores. Los libros de contabilidad y
los documentos constituyen prueba de los hechos mercantiles, tanto para terceros
como para las entidades de vigilancia y control del estado.
Libro Diario: Registro contable en el que se anotan todas las transacciones en
forma cronológica. La anotación de un hecho económico en el libro Diario se llama
asiento; Está compuesto por el debe y el haber, donde se anotan los nombres de
las cuentas debitadas y acreditadas con sus respectivos montos cuando termina el
ciclo contable, se suman las columnas con los valores debito y crédito, para luego
trasladarlas al libro mayor y balances.
Libro Mayor: Resumen del movimiento de cada una de las cuentas del Libro
Diario. Este resumen arroja un saldo deudor o acreedor por cuenta, el cual es
trasladado posteriormente al balance. Es decir se traslada del libro diario la suma
de los débitos y créditos a cada una de las cuentas del movimiento del mes.
Teniendo en cuenta los saldos del balance anterior, se procede a determinar los
saldos de las cuentas que pasan para el mes siguiente.
Caja
XXXXX
Libro de inventario y balance.
Este libro se emplea para registrar por lo menos una vez al año los inventarios de
todos los bienes, derechos y obligaciones de la compañía o el balance general en
forma detallada, de tal forma que se presente una descripción mayor a la que se
encuentra en los demás libros principales, siendo por lo tanto necesario que su
detalle se lleve al nivel de auxiliar.
Libro de socios. Se debe registrar en la cámara de comercio, se anotara el
nombre, nacionalidad, domicilio, identificación, numero de cuotas
Libros de actas. Se debe registrar en la cámara de comercio
Las empresas deben llevar un registro escrito y detallado de los pormenores de
todas las reuniones ordinarias y extraordinarias, tanto de los directivos como de
sus dueños y de las decisiones por ellos tomadas.
