GUIA 3

Plan de Gestión de Riesgos

Presentado por:

Paula Constanza Manrique Ramírez

Daniel Santiago Pérez Gutiérrez

Ricardo Ramírez Gómez

Carolina Tabares Guerrero

Docente:

Cesar Daniel Andrés Bernal

Universidad EAN

11 de Agosto del 2019

Bogotá, Colombia.
 Gestión de Riesgos, Especialización en Gerencia de Proyectos

Tabla de contenido
Información del Proyecto 3

Metodología 3

Roles y Responsabilidades 3

Presupuesto 4

Calendario 4

Categorías de Riesgo 4

Estructura de Desglose de Riesgos (RBS) 5

Definiciones de Probabilidad e Impacto de Riesgos 5

Definiciones de Probabilidad 5

Definiciones de Impacto 6

Matriz de Probabilidad e Impacto 6

Amenazas (Riesgos) 6

Oportunidades 6

Revisión de la tolerancia de los interesados (Stakeholders) 7

Formatos de los Informes 7

Seguimiento 7

Aprobaciones 8

Referencias 9
 Gestión de Riesgos, Especialización en Gerencia de Proyectos

Información del Proyecto

Empresa / Organización Consultora Risk y asociados S.A

Proyecto Transporte sostenible eléctrico 2030

Fecha de preparación Agosto 2019

Cliente Alcaldía de Bogotá

Patrocinador principal Daniel Santiago Pérez Gutiérrez

Gerente de Proyecto Carolina Tabares Guerrero

1. Propósito y justificación del proyecto

El sector de transporte es la segunda fuente más grande de emisiones de CO2

proveniente del uso de energía. El sector de transporte emitió en el año 2012 alrededor de
10GtCO2e y consumió la mitad del consumo mundial de petróleo. Las emisiones de CO2
del sector de transporte aumentaron más rápidamente que las emisiones de otras fuentes
en las últimas dos décadas.

Al implementar el transporte eléctrico (DistritoTME), en lugar del transporte

convencional en la ciudad de Bogotá, se podrían evitar 200MtCO2 de emisiones de
Gases de Efecto Invernadero (GEI) por año.

El número de buses, especialmente en los países en vía de desarrollo, está creciendo

rápidamente. Se espera que más del 80% de los buses en el 2020, sean adquiridos en
países en vía de desarrollo o sea éstos serán el principal mercado y el mayor potencial
para nuevas tecnologías. Por lo tanto, el enfoque de este proyecto es sobre el uso de
buses eléctricos en la ciudad de Bogotá, Distrito Capital.

Conforme a lo anterior, el objetivo principal de este proyecto, es el de establecer un

sistema de transporte que aminore los efectos ambientales causados por la contaminación
emitida por los combustibles fósiles, sin afectar la eficiencia en la movilidad de la
población en la ciudad de Bogotá.

2. Metodología

XMETODOLOGIA BASADA EN EL PMBOK

FIENTES DE
PROCESO DESCRIPCION HERRAMIENTAS PERIODICIDAD
INFORMACION
 Gestión de Riesgos, Especialización en Gerencia de Proyectos

Enunciado del
Alcance del Proyecto,
Plan de Gestión de
Costos, Plan de
Se trata de definir la Es un proceso
Gestión del
manera en la que realizara único que va
PLANIFICAR LA Cronograma, Plan de
la gestión de riesgos acorde Reuniones de desde el inicio
GESTION DE Gestión de las
con la importancia del Planificación y Análisis del proyecto
RIESGOS Comunicaciones,
proyecto para la hasta su
Factores Ambientales
organización culminación
de la Empresa,
Activos de los
Procesos de la
Organización

Plan de Gestión de
Riesgos, Estimaciones
de Costos de las
Actividades,
Estimaciones de la
Documentación del
Duración de la
proyecto, técnicas de
Actividad, Línea Base
Proceso iterativo en el que recopilación de
del Alcance, Registro
se busca Identificación y información, Análisis Itinerante y
de Interesados, Plan
IDENTIFICACION documentación de las con lista de verificación, varía según el
de Gestión de Costos,
DE RIESGOS características de los Análisis de supuestos, avance del
Plan de Gestión del
riesgos que puedan afectar Técnicas de proyecto
Cronograma, Plan de
al proyecto diagramación, Análisis
Gestión de Calidad,
FODA, Juicio de
Documentos del
expertos
Proyecto, Factores
Ambientales de la
Empresa, Activos de
los Procesos de la
Organización
 Gestión de Riesgos, Especialización en Gerencia de Proyectos

Evaluación de
Probabilidad e Impacto
de los Riesgos, Matriz
Registro de Riesgos,
Con este análisis se de Probabilidad e
Plan de Gestión de
establecen las prioridades Impacto, Evaluación de Este proceso se
Riesgos, Enunciado
ANALISIS según la combinación de la Calidad de los Datos realiza cada vez
del Alcance del
CUALITATIVO probabilidad de ocurrencia, sobre Riesgos, que se identifica
Proyecto, Activos de
impacto y urgencia de los Categorización de un nuevo riesgo
los Procesos de la
riesgos identificados Riesgos, Evaluación de
Organización
la Urgencia de los
Riesgos, Juicio de
Expertos
Registro de Riesgos,
Técnicas de
Plan de Gestión de
Con este análisis se Recopilación
Riesgos, Plan de Este proceso se
establece el efecto de la Representación de
ANALISIS Gestión de Costos, realiza cada vez
posible ocurrencia de los Datos, Técnicas de
CUANTITATIVO Plan de Gestión del que se identifica
riesgos identificados de Análisis Cuantitativo de
Cronograma, Activos un nuevo riesgo
forma numérica Riesgos y de Modelado,
de los Procesos de la
Juicio de Expertos
Organización
Estrategias para Riesgos
Se planifican las acciones Negativos o Amenaza,
Se realiza una
para mejorar las Estrategias para Riesgos
vez analizados
PLANIFICAR oportunidades y reducir las Positivos u Registro de Riesgos,
los riesgos y de
RESPIESTA A LOS amenazas del proyecto, en Oportunidades, Plan de Gestión de
forma iterativa
RIESGOS cuento a recursos, Estrategias de Riesgos
según aparecen
cronograma según la Respuesta para
nuevos riesgos
priorización Contingencias, Juicio de
Expertos
Es un proceso
Reevaluación de los iterativo ya que
Riesgos, Auditorías de según su
Registro de Riesgos,
los Riesgos, Análisis de aplicación
Plan para la Dirección
Variación y de pueden existir
Consiste en la puesta en del Proyecto,
CONTROL DE LOS Tendencias, Medición modificaciones
marcha de las respuestas Información sobre el
RIESGOS del Desempeño y
planificadas para los riesgos Desempeño del
Técnico, Análisis de optimizaciones,
Trabajo, Informes de
Reserva, Reuniones al igual que
Desempeño
sobre el Estado del cada vez que se
Proyecto identifica un
nuevo riesgo
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3. Roles y Responsabilidades

Ver Anexo 2. Matriz de roles y responsabilidades.

Responsabilidades
Actividad Primaria Secundaria
Cantidad de Buses
Accesorios y PM - GESTOR DEL PG - GESTOR DE
documento para PROYECTO PROGRAMA
efectuar la importación
Tiempos de
PM - GESTOR DEL PG - GESTOR DE
importación, tiempo de
PROYECTO PROGRAMA
Ensamble y pruebas
Formación Personal GO - GESTOR
CT - CONTROLLER
Operativo OPERATIVO
Logística con Empresa
de Energía adecuación
de Red para Estaciones
GO - GESTOR GO - INGENIERO
de Carga, suplencias y
OPERATIVO ELECTRICO
análisis de
confiabilidad al
sistema
Manejo de insumos,
GO - GESTOR
logística, para la nueva GO - GESTOR OPERATIVO
OPERATIVO
Flota de Buses.
Control del Costos y
GO - GERENTE PG - GESTOR DE
presupuesto Asignado
FINANCIERO PROGRAMA
al proyecto
Manejo de políticas
PG - GESTOR DE
distritales y permisos Gerente Administrativo
PROGRAMA
ambientales.
Establecer Software a
GO - INGENIERO DE PG - GESTOR DE
utilizar, pruebas y
SISTEMAS PROGRAMA
puesta en servicio
Planeación de
implementación de
GO - GERENTE PG - GESTOR DE
cambio progresivo de
FINANCIERO PROGRAMA
la flota actual a Flota
de Buses Eléctrico
Verificación de Senda
del cronograma y PG - GESTOR DE
CT - CONTROLLER
declaración de PROGRAMA
imprevistos
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4. Presupuesto

PRESUPUESTO DE GESTIÓN DE RIESGOS

PROCESO PERSONAS MATERIALES EQUIPOS TOTAL
Planificación
Base de $ $ $
de Gestión de Gerente $ 700.000 Laptop
datos - 1.000.000 1.700.000
los riesgos
laptop,
Miembros Suministr $ proyector, $ $
$ 1.500.000
funcionales os 500.000 Fotocopia 1.500.000 3.500.000
dora

Identificación Suministr $ $ $
$ 400.000
de riesgos Gerente os 100.000 Laptop - 500.000
Miembros Fotocopia $ $
$ 600.000
funcionales dora 100.000 700.000

Análisis
Suministr $ $ $
cualitativo de $ 200.000
os 100.000 - 300.000
riesgos Gerente Laptop
Miembros Fotocopia $ $
$ 200.000
funcionales dora 100.000 300.000

Planificación
Suministr $ $ $
de la respuesta $ 200.000
os 100.000 - 300.000
a riesgos Gerente Laptop
Miembros Fotocopia $ $
$ 200.000
funcionales dora 50.000 250.000

Seguimiento y
Suministr $ $ $
control de $ 200.000
os 100.000 - 300.000
riesgos Gerente Laptop
Miembros Fotocopia $ $
$ 200.000
funcionales dora 50.000 250.000

$
TOTAL PRESUPUESTO 8.100.000

5. Calendario

CALENDARIO DE GESTIÓN DE RIESGOS

PROCESO PERIODICIDAD TIEMPO

ESTIMADO
 Gestión de Riesgos, Especialización en Gerencia de Proyectos

Planificación de Gestión de los ● Al inicio del proyecto 2 semanas

riesgos

● Al inicio del proyecto una vez por

Identificación de riesgos ● En cada reunión del semana
equipo del proyecto

● Al inicio del proyecto una vez por

Análisis cualitativo de riesgos ● En cada reunión del semana
equipo del proyecto

● Al inicio del proyecto una vez por

Planificación de la respuesta a
● En cada reunión del semana
riesgos
equipo del proyecto

● En cada fase del una vez por

Seguimiento y control de riesgos
proyecto semana

6. Categorías de Riesgo

Identificados los riesgos que podrían surgir en forma de problemas en la ejecución de un

proyecto, esto se clasifica en las siguientes categorías de riesgos:

 Riesgos Técnicos
 Riesgos Externos
 Riesgos Organizativos
 Riesgos de gestión del proyecto

Adicionalmente, en cada riesgo identificado se debería señalar a que aspecto(s) del

proyecto afecta (factores impulsores del proyecto):

 Alcance
 Calendario (Tiempo)
 Presupuesto
 Recursos
 Calidad

7. Estructura de Desglose de Riesgos (RBS)

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8. Definiciones de Probabilidad e Impacto de Riesgos

La escala para categorizar y priorizar los riesgos a fin de definir el análisis Cualitativo de
Riesgos, fue establecido y definido por parte de la empresa DistritoTME, de la siguiente
forma:

8.1. Definiciones de Probabilidad

Muy Alta Muy probable

Alta Bastante probable
Media Medianamente probable
Baja Poco probable
Muy Baja Nada probable
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8.2. Definiciones de Impacto

Objetivo de Muy bajo Bajo (0,10) Medio (0,20) Alto (0,40) Muy Alto
Proyecto (0,05) (0,80)

Alcance Disminución Áreas Áreas Reducción del El elemento

del alcance secundarias principales alcance final del
apenas del alcance del alcance inaceptable proyecto es
perceptible afectadas afectadas para el Efectivament
patrocinador e inservible

Cronograma Aumento del Aumento del Aumento del Aumento del Aumento del
tiempo tiempo tiempo del tiempo del tiempo
insignificante
< 5% 5 - 10% 10 - 20% > 20%

Costo Aumento del Aumento del Aumento del Aumento del Aumento del
costo costo costo del costo del costo
insignificante
< 10% 10 - 20% 20 - 40% > 40%

Calidad Degradación Sólo se ven La reducción Reducción de El elemento

de la calidad afectadas las de la calidad la calidad final del
apenas aplicaciones requiere la inaceptable proyecto es
perceptible muy aprobación para el efectivamente
exigentes del patrocinador inservible
patrocinador

9. Matriz de Probabilidad e Impacto

La Matriz de Evaluación de Riesgos se compone de dos ejes: en el eje vertical se establecen

los valores de probabilidad (entre 0,05 – muy baja y 0,8 – muy alta) y en el eje horizontal
los valores del impacto del riesgo (donde 0,05 implica que ese riesgo no repercutirá en los
objetivos y 0,8 que dificultará en gran medida el cumplimiento de los mismos). Los
valores de la obtenidos en las diferentes celdas de la matriz son el resultado de multiplicar
la probabilidad de ocurrencia por el impacto del riesgo (P x I).

9.1. Amenazas (Riesgos)

 Gestión de Riesgos, Especialización en Gerencia de Proyectos

Impacto Muy Bajo Bajo Medio Alto Muy Alto

Probabilidad 0,05 0,10 0,20 0,40 0,80

Muy Alta 0,90 0,05 0,09 0,18 0,36 0,72
Alta 0,70 0,04 0,07 0,14 0,28 0,56
Media 0,50 0,03 0,04 0,10 0,20 0,40
Baja 0,30 0,02 0,03 0,06 0,12 0,24
Muy Baja 0,10 0,01 0,01 0,02 0,04 0,08

9.2. Oportunidades

Impacto Muy Bajo Bajo Medio Alto Muy Alto

Probabilidad 0,05 0,10 0,20 0,40 0,80

Muy Alta 0,90 0,05 0,09 0,18 0,36 0,72
Alta 0,70 0,04 0,07 0,14 0,28 0,56
Media 0,50 0,03 0,04 0,10 0,20 0,40
Baja 0,30 0,02 0,03 0,06 0,12 0,24
Muy Baja 0,10 0,01 0,01 0,02 0,04 0,08

La matriz de Probabilidad e Impacto, combina la probabilidad de que ocurra un evento, con

el impacto que éste puede causar en el Proyecto. De esta manera, conseguimos establecer
una priorización de los riesgos, en donde:

 Rojo: Riesgo Muy alto

 Amarillo: Riesgo Moderado
 Verde: Riesgo Bajo

IDENTIFICACIÓN Y ANÁLISIS CUALITATIVO DE RIESGOS

CLASIFICACIÓN DE RIESGOS MATRIZ DE PROBABILIDAD E IMPACTO
I
Causas identificadas probabilidad impacto Px I
D
1 Aprobación de Presupuesto (Que
soliciten Bajar Costos). 0,5 0,4 0,20
2 Documentación de legalización de
Importación (Retención en Aduana de 0,3 0,4 0,12
Los Buses, equipos)
3 Selección de personal y Capacitación
(Falta de personal Competente para 0,3 0,2 0,06
ejecutar las labores)
 Gestión de Riesgos, Especialización en Gerencia de Proyectos

4 Incumplimiento del cronograma de

planeación y ejecución de adecuación
de plataformas de cargas en bases y
sitios de recargas por inducción en 0,7 0,8 0,56
estación de paso. (Inconveniente por
permisos de ampliación de vías y
compra de terrenos)
5 No Obtener el convenio o acuerdo de
cooperación con la Empresa
comercializadora de energía. O
licitación Desierta por las políticas del
país (El operador de Red establezca 0,3 0,2 0,06
parámetro de costos que impacten al
proyecto, como asumir los costos de
redes y adecuaciones afectando el
presupuesto del proyecto)
6 Problemas de Acopamiento del
Software requerido por el sistema con
los existente en uso. (La empresa
0,1 0,2 0,02
Importadora debe Garantizar la
implementación del sistema de
operación con tecnologías de punta)
7 Depreciación del Dólar VS el peso
colombianos (Cambio a nivel mundial 0,1 0,1 0,01
de sistema Financiero)

La exposición al riesgo se obtiene sumando los valores de criticidad de todos los riesgos y
dividiendo entre el número de ellos. Por tanto, se estimó que la exposición al riesgo en este
proyecto corresponde a: 1,03/7 = 0,14 = 14%

Exposición al riesgo: 14%

Una organización puede tener un nivel aceptable de exposición al riesgo, de tal modo que si
este nivel es superado el gerente de proyecto deberá analizar las maneras de disminuir la
exposición o podría darse el caso de evaluar si se continúa o no con el proyecto.

10. Revisión de la tolerancia de los interesados (Stakeholders)

En cuanto la tolerancia de los interesados se tiene la siguiente matriz para el proyecto:

Tolerancia y actitud de los interesados del proyecto

 Gestión de Riesgos, Especialización en Gerencia de Proyectos

Objetivo Tolerancia Porcentaje

La organización está dispuesta a aceptar cambios menores en el
alcance, siempre y cuando no se afecte la funcionalidad
Alcance prevista. 25%
Cualquier mejora que se identifique en el producto debe ser
aprobada por la alta dirección.
La organización está dispuesta a cambios en cronograma hasta
por 2 semanas. 10%
Tiempo
La organización está dispuesta a cambios en cronograma del
Tiempo post-servicio hasta por 30 días adicionales a lo pactado 5%

La organización esta dispuesta a incrementos en el costo hasta

por el 5% 10%
Costo
La organización esta dispuesta a disminución del presupuesto
Costo hasta por el 30%, siempre y cuando no se afecte la calidad de 5%
los buses.
La organización no permite la modificación en sus estándares
20%
Calidad de calidad
Medio La organización no permite el incumplimiento de las normas
15%
ambiente ambientales
Recurso La organización esta dispuesta a cambios menores en el control
del personal extranjero. 10%
Humano

De igual forma para cada objetivo del proyecto se estableció un peso de la siguiente forma:

Objetivo Peso
Alcance 25%
Calidad 20%
Tiempo 15%
Costo 15%
Medio ambiente 15%
Recurso humano 10%

Ahora bien teniendo en cuenta que para el proyecto se obtuvo una exposición al riesgo de
un 14% es necesario que por parte del gerente del proyecto se formulen planes de
mitigación y de respuesta a los riesgos más grandes del proyecto.
 Gestión de Riesgos, Especialización en Gerencia de Proyectos

En este caso debe mitigarse los riesgos que generen variaciones de alto impacto en el
tiempo y el costo del proyecto además de plantear un Plan de manejo ambiental al igual que
un plan de calidad, que permitan asegurar el cumplimiento de estos objetivos.

De esta forma se permite mitigar la posibilidad de la materialización de riesgos que superen

la tolerancia de los interesados.

11. Formatos de los Informes

FORMATO DE EVALUACIÓN DE RIESGO

Fecha: Sitio Físico:
Departamento: Área:
Título / Descripción de la
evaluación de riesgos: (es decir,
registro de riesgos)
Alcance de la evaluación de
riesgos: (Límite de evaluación /
Asunto) "
"Tipo de evaluación de riesgos:
(Evaluación del riesgo en el
lugar de trabajo, evaluación
del riesgo de construcción,
evaluación del riesgo
corporativo) "
"Otras referencias:
Documentos / Fotografías: "
LISTA DE ASISTENTES DE EVALUACIÓN DE RIESGOS
Contratante (si
Nombre Apellido Posición en la empresa
corresponde)
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AUTORIZACIÓN DE EVALUACIÓN DE RIESGOS

Revisado por Nombre Apellido Fecha Comentarios

ENMIENDAS

Versión Fecha Revisión Aprobado Razón para el cambio

12. Seguimiento

SEGUIMIENTO DE PLAN DE GESTION DE RIESGOS

Los registros de actividades de gestión de
riesgo de deben realizar según los
REGISTRO DE formatos presentados anteriormente, y
ACTIVIDADES deben realizarse según la ocurrencia de
alguna actividad, ya sea preventiva, de
mitigación o de respuesta a un riesgo.
El registro de las lecciones aprendidas
durante el proyecto debe hacerse según
cada situación que se presente y debe
seguir los lineamientos del PMBOK debe
REGISTRO DE
contener 1. Categoría de la situación
LECCIONES
presentada - 2. descripción del riesgo
APRENDIDAD
materializado - 3. impacto de la situación
en el proyecto y la organización - 4.
recomendaciones y acciones propuestas
para futuras oportunidades
 Gestión de Riesgos, Especialización en Gerencia de Proyectos

Las auditorias de gestión de riesgo del

proyecto debe tener en cuenta todos los
procesos del presente proyecto,
recogiendo la información de forma
constante durante la ejecución del
proyecto, y materializándola en un
informe semanal que se presentara en
los informe de comité , en estos informes
los auditores de la gestión del riesgo del
proyecto determinaran la aplicación del
AUDITORIAS DE
plan de gestión de riesgo segun cada uno
RIESGO
de los riesgos encontrados y los objetivos
definidos por los stakeholders asignando
una puntuación de 1 a 10.
Adicionalmente en el informe de
auditoría se deben entregar los hallazgos
de estas, y las recomendaciones de
mejora para cada componente del
proyecto. segun este informe de deben
registrar las lecciones aprendidas y las
nuevas actividades a realizar.

13. Aprobaciones

Aprobador Fecha Firma

Paula Constanza Manrique Ramírez Agosto 10 2019

Daniel Santiago Pérez Gutiérrez Agosto 10 2019

Ricardo Ramírez Gómez Agosto 10 2019

Carolina Tabares Guerrero. Agosto 10 2019

 Gestión de Riesgos, Especialización en Gerencia de Proyectos

Bibliografía
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Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK) (Sexta ed.).
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