Aplicaciones Contables 203

7. LIQUIDACIÓN DE NÓMINA
Es el procedimiento por medio del cual se relacionan en un documento lo devengado
menos (-) las deducciones (aportes salud, pensión, fondo de solidaridad, retención en la
fuente, cooperativas y/o fondos de empleados entre otros) y valor neto a pagar.

El formato de la nómina, en términos generales debe contener:

• Encabezamiento: Nombre del empleador, el nombre del documento (Nómina para
pago de sueldos) y el período de pago.

• Esquema central: Se compone de nombre(s) y apellido(s) de cada uno de los

empleados, los días laborados, valores devengados, deducciones, neto pagado y
firma con documento de identidad de los mismos. En la parte inferior los aportes
parafiscales y la apropiación para prestaciones sociales.

• Parte final: Sección para las observaciones pertinentes a novedades laborales y

valores registrados en la nómina del respectivo período, con las firmas de quien la
elabora, revisa, aprueba y contabiliza el respectivo documento.

• El valor devengado está constituido por las sumas que el empleador paga al
empleado, y está formado por los distintos conceptos que forman el salario.

• Las deducciones, voluntarias o de ley, como se explican en el capítulo dos,

corresponden a dineros que se disminuyen del valor devengado por cada uno de los
empleados.

• El valor neto corresponde a la diferencia entre el total devengado y el total deducido

de cada empleado.

• Las apropiaciones corresponden a los aportes parafiscales que debe cancelar la

empresa a las siguientes entidades:
 Aplicaciones Contables 204

ENTIDAD APROPIACIONES
8.5% del total devengado menos (-) auxilio de transporte. (Ver
Entidad Promotora de Salud (E.P.S.)
Art. 25 y 31 Ley 1607 de 2012)
Administradora de Riesgos Laborales porcentaje del salario de acuerdo a la actividad. Ver 6.4.1.2 de
(A.R.L.) esta cartilla.
12% del total devengado menos (-) auxilio de transporte (Dto.
Fondo de pensiones
4982 de 2007 Min. Hacienda)
I.C.B.F. (Instituto Colombiano de 3% del total devengado menos (-) auxilio de transporte. (Ver Art.
Bienestar Familiar) 25 parágrafo 2 y Art. 31 Ley 1607 de 2012)
SENA (Servicio Nacional de 2% del total devengado menos (-) auxilio de transporte. (Ver Art.
Aprendizaje) 25 parágrafo 2 y Art. 31 Ley 1607 de 2012)
Caja de Compensación Familiar 4% del total devengado menos (-) auxilio de transporte

De igual forma, hacen parte de las apropiaciones la provisión para el pago de prestaciones
sociales y vacaciones que corresponden a:
Cesantía 1/12 del total devengado (8,33%)
Interés sobre Cesantía 12% de las cesantías.
Prima de servicios 1/12 del total devengado (8,33%)
Vacaciones 1/24 del sueldo básico (4,16%)

Ahora, siguiendo la secuencia de las explicaciones anteriores, y lo tratado en este capítulo,

se presenta un ejemplo:

EJEMPLO 12
LIQUIDACIÓN DE NÓMINA

La empresa GENL SAS, presenta la siguiente información para liquidar la nómina, del
personal administrativo, en el mes de Marzo de 2016.

Empleados:
• Juan Herrera, Gerente General, sueldo mensual $ 2.600.000.
• Pedro Gómez, Contador, Sueldo mensual $ 1.800.000.
• Gloria Ramírez, Secretaria, sueldo mensual de $ 1.200.000, descuento mensual de
84.000.
• David Méndez, Administrador asistente, básico de $900.000 más comisión del 2.5%
sobre ventas del mes de $ 32.000.000.
• Lucio Boada, Celador del turno de la noche (10 P.M. – 6 A.M.), sueldo mensual de $
689.455, más el recargo nocturno.
• Ángel Prada, Celador diurno, sueldo básico mensual de $ 689.455, más 20 horas
extras diurnas.
 Aplicaciones Contables 205

Acorde al control de personal de la empresa:

• Ningún trabajador faltó en el respectivo mes.
• El auxilio de transporte mensual es de $ 77.700.
• Del sueldo básico mensual se descuenta el 5% para aporte al fondo de empleados
(Todos están afiliados y autorizaron el descuento por escrito).
• La empresa está calificada por la A.R.L. en la clase II (Cotización del 1,044%).

Ahora se procede a calcular cada uno de los respectivos valores.

GENL SAS NIT. 900.100.279 - 5

NÓMINA DEL 1 al 30 de ENERO de 2016
DEVENGADOS
Auxilio de Total
Nombre EMPLEADO Días Sueldo básico Horas Extras Comisiones
Transporte Devengado
Juan Herrera 30 2.600.000,00 2.800.000,00
Pedro Gómez 30 1.800.000,00 1.800.000,00
Gloria de Ramírez 30 1.200.000,00 77.700,00 1.277.700,00
David Méndez 30 900.000,00 77.700,00 500.000,00 1.477.700,00
Lucio Boada 30 689.455,00 241.309,25 77.700,00 1.008.464,25
Ángel Prada 30 689.455,00 71.818,23 77.700,00 838.973,23
TOTALES 7.878.910,00 313.127,48 310.800,00 500.000,00 9.202.837,48

DEDUCCIONES
Fondo de
Fondo de Retención
PENSIÓN Solidaridad Total NETO A RECIBI
SALUD 4% Empleados en la Libranza
4% Pensionar Deducciones PAGAR CONFORME
5% fuente
1%
112.000,00 112.000,00 28.000,00 130.000,00 382.000,00 2.418.000,00 Juan Herrera
72.000,00 72.000,00 90.000,00 234.000,00 1.566.000,00 Pedro Gómez
48.000,00 48.000,00 60.000,00 84.000,00 240.000,00 1.037.700,00 Gloria de Ramírez
56.000,00 56.000,00 45.000,00 157.000,00 1.320.700,00 David Méndez
37.230,57 37.230,57 34.472,75 108.933,89 899.530,36 Lucio Boada
30.450,93 30.450,93 34.472,75 95.374,61 743.598,62 Ángel Prada
355.681,50 355.681,50 28.000,00 393.945,50 0,00 84.000,00 1.217.308,50 7.985.528,98

7. 2 CAUSACIÓN DE NÓMINA
• El departamento de personal de la empresa, en el cual se liquida y revisa la nómina,
envía al departamento de tesorería para el pago.
• Se elabora comprobante de diario en el que se contabiliza la liquidación y pago de la
misma.
 Aplicaciones Contables 206

Para explicar el caso, se causa el ejemplo 12 asumiendo que la empresa GENL. SAS.,
tiene como procedimiento la liquidación y pago de la nómina en forma simultánea:

GENL SAS NIT. 900.100.279 - 5

COMPROBANTE DE DIARIO No. ___
Cuenta Detalle Parcial DEBE HABER
5105 Gastos de personal 9.002.837,48
510506 Sueldos 7.878.910,00
510515 Horas extras y recargos 313.127,48
510518 Comisiones 500.000,00
510527 Auxilio de transporte 310.800,00
2365 Retención en la fuente 0,00
236505 Salarios y pagos laborales 0,00
2370 Retenciones y aportes de nómina 833.627,00
237005 Aportes a entidades promotoras de salud EPS -
salud (4%) 355.681,50
237030 Libranzas 84.000,00
237045 Fondos 393.945,50
2380 Acreedores varios 383.681,50
238030 Fondos de cesantías y/o pensiones (4%) 355.681,50
238030 Fondos de cesantías y/o pensiones- Fondo de
Solidaridad (1%) 28.000,00
2505 Salarios por pagar 7.785.528,98
250501 Salarios por pagar 7.785.528,98
Sumas Iguales 9.002.837,48 9.002.837,48

FECHA CONTABILIDAD: Pedro Pérez PREPARADO POR: Irma García

30/01/2016 REVISADO POR: Tarcicio Ramírez APROBADO POR: Sebastian Herrera

GENL SAS NIT. 900.100.279 - 5

COMPROBANTE DE EGRESO No. _____
Cuenta Detalle Parcial DEBE HABER
2505 Salarios por pagar 7.785.528,98
250501 Salarios por pagar 7.785.528,98
1110 Bancos 7.785.528,98
111005 Moneda nacional - Banco Real 7.785.528,98
Sumas Iguales 7.785.528,98 7.785.528,98

FECHA CONTABILIDAD: Pedro Pérez PREPARADO POR: Irma García

30/01/2016 REVISADO POR: Tarcicio Ramírez APROBADO POR: Sebastian Herrera

En el comprobante de diario No. , utilizando P.U.C. para comerciantes, se registran los

valores correspondientes a las apropiaciones y provisiones de la nómina. Estos valores se
encuentran en la parte inferior de la hoja de nómina para pago de sueldos, que sirve como
soporte para la elaboración de estos comprobantes, ya que de ésta se extrae la respectiva
información.
 Aplicaciones Contables 207

Apropiaciones

Para la Caja de Compensación se toma el total devengado menos (- ) el auxilio de transporte,

o sea $8.892.637,48e(rVArt. 25 y 31 Ley 1607 de 2012).
GENL SAS NIT. 900.100.279 - 5
COMPROBANTE DE DIARIO No. ___
Cuenta Detalle Parcial DEBE HABER
5105 Gastos de personal 355.681,50
510572 Aportes Caja de Compensación Familiar (4%) 355.681,50
510575 Aportes I.C.B.F. ( 3 % ) 0,00
510578 SENA ( 2 % ) 0,00
2370 Retenciones y aportes de nómina 355.681,50
237010 Aportes al I.C.B.F ,SENA y Cajas de Compensación 355.681,50
Sumas Iguales 355.681,50 355.681,50

FECHA CONTABILIDAD: Pedro Pérez PREPARADO POR: Irma García

30/01/2016 REVISADO POR: Tarcicio Ramírez APROBADO POR: Sebastian Herrera

Para el cálculo de Salud, Fondos de Pensiones y Riesgo Profesional, se toma el total

devengado menos el auxilio de transporte $8.892.037,48e(rVArt. 25 y 31 Ley 1607 de
2012).
GENL SAS NIT. 900.100.279 - 5
COMPROBANTE DE DIARIO No. ___
Cuenta Detalle Parcial DEBE HABER
5105 Gastos de personal 1.159.877,37
510568 Aportes a administradoras de riesgo profesional A.R.P 1,0,44 % 92.832,87
510569 Aportes a entidades promotoras de salud EPS salud 8,5 % 0,00
510570 Aportes a fondos de pensiones y/o cesantías 12 % 1.067.044,50
2370 Retenciones y aportes de nómina 92.832,87
237005 Aportes a entidades promotoras de salud EPS - Salud 0,00
237006 Aportes a administradoras de riesgo profesional A.R.P 1,044 % 92.832,87
2380 Acreedores varios 1.067.044,50
238030 Fondos de cesantías y/o pensiones 1.067.044,50
Sumas Iguales 1.159.877,37 1.159.877,37

FECHA CONTABILIDAD: Pedro Pérez PREPARADO POR: Irma García

30/01/2016 REVISADO POR: Tarcicio Ramírez APROBADO POR: Sebastian Herrera
 Aplicaciones Contables 208

Provisión Obligaciones Laborales. El registro contable se realiza individualmente.

Para calcular la provisión de las Obligaciones Laborales se toma el total 9.202.837,48
devengado ,
excepto el calculo de las vacaciones que es menos el Auxilio de Transporte 8.892.037,48

GENL SAS NIT. 900.100.279 - 5

COMPROBANTE DE DIARIO No. ___
Cuenta Detalle Parcial DEBE HABER
5105 Gastos de personal 1.995.626,57
510530 Cesantías ( 8,33 % ) 766.596,36
510533 Intereses sobre cesantías (12%) 91.991,56
510536 Prima de Servicios ( 8,33 % ) 766.596,36
510539 Vacaciones ( 4,166 % ) 370.442,28
2610 Para obligaciones laborales 1.995.626,57
261005 Cesantías ( 8,33 % ) 766.596,36
261010 Intereses sobre cesantías (12%) 91.991,56
261015 Vacaciones ( 4,17 % ) 370.442,28
261020 Prima de Servicios ( 8,33 % ) 766.596,36
Sumas Iguales 1.995.626,57 1.995.626,57

FECHA CONTABILIDAD: Pedro Pérez PREPARADO POR: Irma García

30/01/2016 REVISADO POR: Tarcicio Ramírez APROBADO POR: Sebastian Herrera

Posteriormente y de acuerdo a los plazos fijados para el pago de los aportes y deducciones
de nómina, se elabora el respectivo comprobante en donde conste la cancelación de los
mencionados pagos, que normalmente se hacen en forma independiente a cada una de las
entidades EPS, ARL, Fondo de Cesantía y Caja de Compensación. Para este ejemplo tal
hecho se registra en un sólo pago en el comprobante de egreso No. .

Pago de obligaciones con parafiscales en Comprobante de Egreso

GENL SAS NIT. 900.100.279 - 5
COMPROBANTE DE EGRESO No. _____
Cuenta Detalle Parcial DEBE HABER
2370 Retenciones y aportes de nómina 1.282.141,37
237005 Aportes a entidades promotoras de salud EPS - Salud 355.681,50
237006 Aportes a administradoras de riesgo profesional A.R.P 1,044 % 92.832,87
237010 Aportes al I.C.B.F ,SENA y Cajas de Compensación 355.681,50
237030 Libranzas 84.000,00
237045 Fondos 393.945,50
2380 Acreedores varios 1.450.726,00
238030 Fondos de cesantías y/o pensiones 1.422.726,00
238030 Fondos de cesantías y/o pensiones 28.000,00
1110 Bancos 2.732.867,37
111005 Moneda nacional - Banco Real 2.732.867,37
Sumas Iguales 2.732.867,37 2.732.867,37

FECHA CONTABILIDAD: Pedro Pérez PREPARADO POR: Irma García

30/01/2016 REVISADO POR: Tarcicio Ramírez APROBADO POR: Sebastian Herrera
 Aplicaciones Contables 209

En relación a las provisiones de nómina, estas se hacen efectivas cuando, por Ley se cause
el respectivo pago o se consolide la nómina al final del período fiscal.

7. 3 LIQUIDACIÓN DE OBLIGACIONES LABORALES

Las prestaciones sociales se liquidan y pagan en las fechas determinadas por la Ley o a la
terminación del contrato de trabajo.

El valor de la provisión se debe causar mensualmente y contabilizar, como se explicó en el

ejercicio anterior, y al finalizar el período fiscal, una vez efectuados los ajustes del caso, se
trasladan los saldos a las cuentas de prestaciones sociales consolidadas (Cuentas 2510
Cesantías, 2515 Intereses sobre cesantías, 2520 Prima de servicios, 2525 Vacaciones y la
2540 Indemnizaciones).

7. 3. 1 Prima de servicios
En virtud del contrato de trabajo, en los meses de junio y diciembre, el empleador debe
liquidar y pagar la prima de servicios a los empleados que adquieran este derecho.

Para explicar, se toma como ejemplo el caso del empleado Camilo Sastoque, empleado de
servicios varios de la empresa GENL. SAS., de acuerdo a la información que consta en la
hoja de vida laboral del empleado se liquidará y cancelará la prima de servicios
correspondiente al primer semestre de 2016.

GENL SAS NIT. 900.100.279 - 5

Liquidación prima de servicios
Lugar y fecha: Bogotá D.C. Junio 30 de 2016
Periodo: 1er semestre 2016
Empleado: Camilo Sastoque Cargo: Servicios varios
Días en el semestre 180 días
(menos ) Ausencias no justificadas 2 días
(menos) Licencias no remuneradas 3 días
Tiempo trabajado en el semestre 175 días
Base para la liquidación
ÍTEM Pesos $
Básico mensual 689.455,00
Auxilio de transporte 77.700,00
Horas Extras 52.000,00
TOTAL 819.155,00

Valor a cancelar de prima de servicios de 175 días = (819.155/2/180) x 175 =

398.200,34

RECIBI: Camilo Sastoque C.C. 19.259.260 Bta.

PREPARADO POR: Pedro Pèrez APROBADO POR: Sebastian Herrera
 Aplicaciones Contables 210

Este pago se hace independiente del pago de la nómina, el día 30 de junio de 2016, con
comprobante de egreso No.

GENL SAS NIT. 900.100.279 - 5

COMPROBANTE DE EGRESO No. _____
Cuenta Detalle Parcial DEBE HABER
2610 Para obligaciones laborales 398.200,35
261020 Prima de Servicios 398.200,35
1110 Bancos 398.200,35
111005 Moneda nacional - Banco Real 398.200,35
Sumas Iguales 398.200,35 398.200,35

FECHA CONTABILIDAD: Pedro Pérez PREPARADO POR: Irma García

30/06/2016 REVISADO POR: Tarcicio Ramírez APROBADO POR: Sebastian Herrera

7. 3. 2 Vacaciones
Al cumplir un año de labores, el empleado adquiere el derecho a disfrutar de quince (15)
días hábiles consecutivos de vacaciones remuneradas, o proporcionalmente en el momento
del retiro.

Las vacaciones se liquidan con la asignación básica mensual que haya devengado el
trabajador, en el momento de iniciarlas.

Para explicar, continuamos con el ejemplo del caso del empleado Camilo Sastoque,
empleado de servicios varios de la empresa GENL SAS., de acuerdo a la información que
consta en la hoja de vida laboral del empleado se liquidará y cancelará las vacaciones
pendientes.

GENL SAS NIT. 900.100.279 - 5

Liquidación de pago de vacaciones

Lugar y fecha: Bogotá D.C. Agosto 1 de 2016

Empleado: Camilo Sastoque Cargo: Servicios varios
Periodo: del 01 de Junio 2015 al 01 de Junio de 2016 360 días
Actual asignación básica mensual 689.455,00
Fecha de iniciación de vacaciones: 1 de Agosto 2016
Fecha de terminación de vacaciones: 25 de Agosto de 2016
Días hábiles de vacaciones: 15
Días Calendario vacaciones: 25
Valor a cancelar por vacaciones de 25 días $ 574.545,83

FECHA RECIBI: Camilo Sastoque C.C. 19.259.260 Bta.

01/08/2016 PREPARADO POR: Pedro Pérez APROBADO POR: Sebastian Herrera
 Aplicaciones Contables 211

Este pago se hace independiente del pago de la nómina, el día 01 de Agosto de 2016, con
comprobante de egreso No.

GENL SAS NIT. 900.100.279 - 5

COMPROBANTE DE EGRESO No. _____
Cuenta Detalle Parcial DEBE HABER
2525 Vacaciones consolidadas 574.545,83
2525 Vacaciones consolidadas 574.545,83
1110 Bancos 574.545,83
111005 Moneda nacional - Banco Real 574.545,83
Sumas Iguales 574.545,83 574.545,83

FECHA CONTABILIDAD: Pedro Pérez PREPARADO POR: Irma García

01/08/2016 REVISADO POR: Tarcicio Ramírez APROBADO POR: Sebastian Herrera

7. 3. 3 Cesantías
De acuerdo al tiempo laborado de cada uno de los empleados, en cada año a 31 de
Diciembre se debe hacer un corte de cuentas de cesantías pendientes, teniendo en cuenta
la información que conste en la hoja de vida laboral de cada uno de los empleados, se
liquidan los valores pendientes por concepto de cesantías, a razón de un salario mensual
por año o proporcional al tiempo de labores del respectivo año.

Para explicar, se continúa con el ejemplo del empleado Camilo Sastoque, empleado de
servicios varios de la empresa GENL. SAS., de acuerdo a la información que consta en la
hoja de vida laboral del empleado se liquidarán las cesantías pendientes a 31 de Diciembre
de 2015, como se describe a continuación:

GENL SAS NIT. 900.100.279 - 5

Liquidación de cesantías

Lugar y fecha: Bogotá D.C. Diciembre 31 de 2015

Empleado: Camilo Sastoque Cargo: Servicios varios
Periodo: del 01 de Enero de 2015 al 31 de Diciembre de 2015
Días base para la liquidación 360 días
Asignación básica mensual 644.350,00
Auxilio de transporte 74.000,00
Horas extras promedio mensual 62.000,00
Otros 0,00
Total promedio mensual 780.350,00

Valor causado de cesantías del año 2015 $ 780.350

RECIBI: Camilo Sastoque C.C. 19.259.260 Bta.
PREPARADO POR: Pedro Pérez APROBADO POR: Sebastian Herrera
 Aplicaciones Contables 212

Se procede a elaborar el respectivo comprobante de Diario para consolidar las cesantías a

31 de diciembre de 2015 como se muestra en el comprobante No.

GENL SAS NIT. 900.100.279 - 5

COMPROBANTE DE DIARIO No. ___
Cuenta Detalle Parcial DEBE HABER
2610 Para obligaciones laborales 780.350,00
261005 Cesantías 780.350,00
2510 Cesantías consolidadas 780.350,00
251010 Ley 50 de 1990 y normas posteriores 780.350,00
Sumas Iguales 780.350,00 780.350,00

FECHA CONTABILIDAD: Pedro Pérez PREPARADO POR: Irma García

31/12/2015 REVISADO POR: Tarcicio Ramírez APROBADO POR: Sebastian Herrera

Posteriormente, dentro de los primeros cuarenta y cinco (45) días del siguiente año al de
la respectiva liquidación, se consigna dicho valor en el fondo de cesantías elegido por el
trabajador, previa elaboración del respectivo comprobante de egreso. Para nuestro
ejemplo, la empresa GENL. SAS. Consigna las cesantías del trabajador en mención el 14
de febrero de 2016, según comprobante de egreso No.

GENL SAS NIT. 900.100.279 - 5

COMPROBANTE DE EGRESO No. _____
Cuenta Detalle Parcial DEBE HABER
2510 Cesantías consolidadas 780.350,00
251010 Ley 50 de 1990 y normas posteriores 780.350,00
1110 Bancos 780.350,00
111005 Moneda nacional - Banco Real 780.350,00
Sumas Iguales 780.350,00 780.350,00

FECHA CONTABILIDAD: Pedro Pérez PREPARADO POR: Irma García

14/02/2016 REVISADO POR: Tarcicio Ramírez APROBADO POR: Sebastian Herrera

7. 3. 4 Interés sobre cesantías

De acuerdo a los pagos parciales o totales de cesantías, o sobre los saldos acumulados
por este concepto a 31 de diciembre de cada año, a más tardar dentro de los treinta (30)
días siguientes a estos pagos, se debe liquidar y cancelar los respectivos intereses de
cesantías, a razón del 12% anual.

Para ejemplificar, continuamos con el caso del empleado Camilo Sastoque, empleado de
servicios varios de la empresa GENL. SAS, de acuerdo a la liquidación de las cesantías
pendientes al 31 de Diciembre de 2015 se liquidaron y cancelaron los respectivos intereses
sobre cesantías, como se describe a continuación:
 Aplicaciones Contables 213

GENL SAS NIT. 900.100.279 - 5

Liquidación de intereses sobre cesantías

Lugar y fecha: Bogotá D.C. Enero 31 de 2016

Cargo: Servicios
Empleado: Camilo Sastoque
varios
Cesantías causadas del: 01 de Enero de 2015 al 31 de Diciembre de 2015

Valor liquidado de cesantías 780.350,00

Calculo de los intereses sobre cesantías $ 780.350 x 12% 93.642,00

Valor a cancelar por intereses sobre cesantías 93.642,00

RECIBI: Camilo Sastoque C.C. 19.259.260 Bta.

PREPARADO POR: Pedro Pérez APROBADO POR: Sebastian Herrera

El pago de los intereses sobre cesantía se puede hacer independiente del pago o en la
misma nómina del mes de Enero de 2016, pero una vez elaborada la respectiva liquidación
se procede a elaborar el cheque y el respectivo comprobante de egreso para su posterior
contabilización, como se muestra en el comprobante de egreso No.

GENL SAS NIT. 900.100.279 - 5

COMPROBANTE DE EGRESO No. _____
Cuenta Detalle Parcial DEBE HABER
2515 Intereses sobre cesantías 93.642,00
2515 Intereses sobre cesantías 93.642,00
1110 Bancos 93.642,00
111005 Moneda nacional - Banco Real 93.642,00
Sumas Iguales 93.642,00 93.642,00

FECHA CONTABILIDAD: Pedro Pérez PREPARADO POR: Irma García

30/01/2016 REVISADO POR: Tarcicio Ramírez APROBADO POR: Sebastian Herrera

7. 4 LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO DE TRABAJO

Al terminar el contrato de trabajo, la empresa debe reconocer en favor del trabajador los
salarios, prestaciones sociales, indemnizaciones y demás pagos pendientes a que tenga
derecho, de acuerdo con la legislación vigente.

Para tal efecto se sigue el siguiente procedimiento: con base en la hoja de vida laboral del
trabajador, se toman datos como el tipo de contrato de trabajo, motivo de la terminación
del contrato de trabajo, fecha de ingreso, última remuneración mensual, último periodo de
disfrute y pago de vacaciones, último pago de cesantías e interés de cesantía. Posteriormente
se efectúan los cálculos del caso y se procede a elaborar la hoja de liquidación del contrato
de trabajo.
 Aplicaciones Contables 214

Como ejemplo se presenta la hoja de liquidación del contrato de trabajo del señor Camilo
Sastoque, empleado de la empresa GENL. SAS, quien decidió retirarse de la empresa el
día de 15 de diciembre de 2016.

GENL SAS NIT. 900.100.279 - 5

LIQUIDACIÓN DE CONTRATO DE TRABAJO
Lugar y fecha Bogotá D.C. Diciembre 19 de 2016
Empleado: Camilo Sastoque
Documento de Identidad 19’259.260 Bta.
Cargo Servicios varios
Tipo de contrato Término indefinido ley 50/90
Motivo del retiro Voluntario
Fecha de ingreso Junio 1 de 2011
Fecha de retiro Diciembre 15 de 2016

AÑO MES DIA

Fecha de liquidación 2016 12 15
Fecha de ingreso 2011 6 1

5 6 14

Entonces Años a días 1.800

Meses a días 180
día 14
Total días día incluido 1
Total días 1.995
Licencias y/o ausencias 15
Total días 1.980

Licencias no remuneradas y/o ausencias : 15 días

Tiempo laborado: 5 años, 6 meses, 15 días; MENOS (-) 15 días de licencias y/o ausencias

Ultimas vacaciones disfrutadas hasta 23 de agosto de 2016 del periodo junio 1 de 2015
al 1 de junio de 2016

* Base para la liquidación:

Remuneración básica mensual 689.455,00
Horas extras promedio mensual 52.000,00
Auxilio de transporte 77.700,00
Otros 0,00
BASE PARA LIQUIDACIÓN 819.155,00
 Aplicaciones Contables 215

LIQUIDACIÓN

AÑO MES DIA

Fecha de liquidación 2016 12 15
Fecha de ingreso 2016 1 1

0 11 14+1

Entonces Años a días 0

Meses a días 330
día 14
+ día incluido 1
Total días 345
Licencias y/o ausencias -15
Días a liquidar 330

7. 4. 1 Cesantías e intereses sobre cesantías

Cesantías
Salario x días trabajados 819.155,00 x 330
= 750.892,08
360 360

Intereses sobre Cesantías

Cesantías x días trabajados x 0,12 750.892,08 x 330 x 0,12
= 82.598,12 11,0%
360 360

7. 4. 2 Prima de servicios
AÑO MES DIA
Fecha de liquidación 2016 12 15
Fecha de ingreso 2016 7 1

0 5 14+1

Entonces Años a días 0

Meses a días 150
día 14
Total días + día incluido 1
Total días 165

Prima de servicios
Salario x días trabajados en el semestre 819.155,00 x 165
= 375.446,04
360 360
 Aplicaciones Contables 216

7. 4. 3 Vacaciones
AÑO MES DIA
Fecha de liquidación 2016 12 15
Fecha de ingreso 2016 6 1

0 6 14+1

Entonces Años a días 0

Meses a días 180
día 14
Total días día incluido 1
Total días 195

Salario menos (-) auxilio de transporte x días 741.455,00 x 195 200.810,73

=
720 720

TOTAL PRESTACIONES SOCIALES 1.409.746,97

Nómina

Remuneración básica 1a. quincena de

344.727,50
Diciembre / 2016
Auxilio de transporte 1a. quincena de
38.850,00
Diciembre / 2016
Horas extras 52.000,00
Total devengado 435.577,50

Deducciones
Aportes EPS 4% 15.869,10
Aportes pensión 4% 15.869,10
Total deducciones 31.738,20

Valor a pagar por nómina 403.839,30

TOTAL A PAGAR 1.813.586,27

De acuerdo a la información de liquidación de contrato de trabajo se procede a elaborar el

cheque y el respectivo comprobante de egreso No
 Aplicaciones Contables 217

GENL SAS NIT. 900.100.279 - 5

COMPROBANTE DE EGRESO No. ___
Cuenta Detalle Parcial DEBE HABER
2610 Para obligaciones laborales 1.409.745,98
261005 Cesantías 750.892,08
261010 Intereses sobre cesantías 82.597,12
261015 Vacaciones 200.810,73
261020 Prima de Servicios 375.446,04
5105 Gastos de personal 435.577,50
510506 Sueldos 344.727,50
510515 Horas extras y recargos 52.000,00
510527 Auxilio de transporte 38.850,00
2370 Retenciones y aportes de nómina 15.869,10
237005 Aportes a entidades promotoras de salud EPS - salud (4%) 15.869,10
2380 Acreedores varios 15.869,10
238030 Fondos de cesantías y/o pensiones (4%) 15.869,10
1110 Bancos 1.813.586,28
111005 Banco Royal 1.813.586,28
Sumas Iguales 1.845.323,48 1.845.324,48

FECHA CONTABILIDAD: Pedro Pérez PREPARADO POR: Irma García

15/12/2016 REVISADO POR: Tarcicio Ramírez APROBADO POR: Sebastian Herrera

Pago de la nómina en Comprobante de Egreso

GENL SAS NIT. 900.100.279 - 5
COMPROBANTE DE EGRESO No. ___
Cuenta Detalle Parcial DEBE HABER
2505 Salarios por pagar 1.813.586,28
250501 Salarios por pagar 1.813.586,28
1110 Bancos 1.813.586,28
111005 Moneda nacional - Banco Real 1.813.586,28
Sumas Iguales 1.813.586,28 1.813.586,28

FECHA CONTABILIDAD: Pedro Pérez PREPARADO POR: Irma García

15/12/2016 REVISADO POR: Tarcicio Ramírez APROBADO POR: Sebastian Herrera

7. 5 CONSOLIDACIÓN DE OBLIGACIONES LABORALES

Al terminar cada año fiscal, por lo menos una vez al año, a 31 de diciembre, se efectúan la
liquidación de todas las obligaciones laborales a cargo de la empresa, por concepto de
prestaciones sociales, descansos remunerados y demás pagos laborales convencionales o
de ley, con el objeto de determinar en ese momento las deudas por obligaciones laborales.

Para explicar este proceso, se presenta como ejemplo la consolidación de la nómina del
personal administrativo de la empresa GENL. SAS., a 31 de Diciembre de 2015.
 Aplicaciones Contables 218

Lo primero que se realiza, con base en las hojas de vida laborales de todo el personal, es
tomar los datos de cada uno de los empleados, como fecha de ingreso, tipo de contrato de
trabajo, última remuneración mensual, última periodo de disfrute y pago de vacaciones,
último pago de cesantías e intereses sobre cesantía. Con estos datos y aplicando todo lo
establecido en la legislación laboral, se calculan los valores reales causados pendientes de
pago, por concepto de prestaciones sociales, vacaciones y demás obligaciones laborales,
vigentes a 31 de diciembre de 2015. Para nuestro caso se obtuvieron los siguientes
resultados:

V/r Calculado Recursos Humanos

Concepto a 31 Diciembre de 2015

Cesantías 7.538.000,00
Interés de cesantías 628.167,00
Vacaciones 3.564.000,00
TOTAL 11.730.167,00

A continuación se procede a verificar los saldos créditos de la cuenta (2610) provisión para
obligaciones laborales, que están a la fecha en los libros de contabilidad. Para nuestro caso
se obtuvieron los siguientes datos:

CÓDIGO SALDO
Concepto
Cuenta Contabilidad

261005 Cesantías 7.530.000,00

261010 Intereses sobre cesantías 623.167,00
261015 Vacaciones 3.560.000,00
TOTAL 11.713.167,00

Finalmente, de acuerdo con las diferencias existentes entre los valores de la provisión
existente en los libros de contabilidad y los valores calculados, causados y pendientes de
pago a la fecha, se procede a efectuar el asiento de consolidación a 31 de Diciembre de
2015, con el cual se cancelan todas las cuentas de provisión para obligaciones laborales y
se da apertura a las respectivas cuentas por obligaciones laborales. Veámoslo en el
comprobante de diario No.
 Aplicaciones Contables 219

GENL SAS NIT. 800.100.279 - 5

COMPROBANTE DE DIARIO No.
CÓDIGO DETALLE PARCIAL DEBE HABER
AJUSTE ACORDE AL CALCULO DE RECURSOS HUMANOS
5105 Gastos de personal 17.000,00
510530 Cesantías 8.000,00
510533 Intereses sobre cesantías 5.000,00
510539 Vacaciones 4.000,00
2610 Para obligaciones laborales 17.000,00
261005 Cesantías 8.000,00
261010 Intereses sobre cesantías 5.000,00
261015 Vacaciones 4.000,00
CONSOLIDACIÓN PRESTACIONES SOCIALES

2610 Para obligaciones laborales 11.730.167,00

261005 Cesantías 7.538.000,00
261010 Intereses sobre cesantías 628.167,00
261015 Vacaciones 3.564.000,00
2510 Cesantías consolidadas 7.538.000,00
Ley 50 de 1.990 y normas
251010 7.538.000,00
posteriores
2515 Intereses sobre cesantías 628.167,00
251505 Intereses sobre cesantías 628.167,00
2525 Vacaciones consolidadas 3.564.000,00
252505 Vacaciones consolidadas 3.564.000,00
SUMAS IGUALES 11.730.167,00 11.730.167,00

FECHA CONTABILIDAD: Pedro Pérez PREPARADO POR: Irma García

15/12/2016 REVISADO POR: Tarcicio Ramírez APROBADO POR: Sebastian Herrera

7. 6 ANÁLISIS DE CASOS PARTICULARES

En esta sección se comentará, analizará y explicará el manejo contable de algunos casos
específicos que se pueden presentar en relación a algunas situaciones laborales
particulares.

7. 6. 1 Empleados con salario integral

Una de las reformas que se dio con la Ley 50 de 1990 y que en parte ya se comento en el
tema de salarios, capítulo dos de esta cartilla.
 Aplicaciones Contables 220

Para estudiar el tema, tomemos el caso del señor Robusto Plata gerente general de la
empresa La Prosperidad Ltda., que para el año 2015 fue contratado por un salario integral
de diez millones de pesos mensuales ($10.000.000) y del cual se desea saber cómo se le
debe liquidar el pago salarial de un mes. Para ello se procede a calcular cada uno de los
respectivos valores:

• DEVENGADO: solamente le corresponde la asignación mensual de $10.000.000

• DEDUCCIONES: para calcular las deducciones de ley, se toma como base el 70% del
salario integral, para este caso $7.000.000, y se procede a efectuar los respectivos
descuentos conforme a las tarifas establecidas, así:

CONCEPTO Valor $
Retención en la fuente (Según tabla) 1.136.000,00
Aportes a EPS 4% 280.000,00
Aportes Fondo de Pensiones 4% 280.000,00
Aportes Fondo de Solidaridad Pensional 1% 70.000,00
TOTAL $1.766.000,00

• NETO A PAGAR $10.000.000 – $1.766.000 = 8.234.000

• APROPIACIONES: para calcular las apropiaciones de ley, igualmente se toma como

base el 70% del salario integral, para este caso $7.000.000, y se procede a efectuar
las respectivas apropiaciones conforme a las tarifas establecidas, así:
CONCEPTO Valor $
Aportes EPS (8,5%) 595.000,00
Aportes Fondo de Pensiones (12%) 840.000,00
Aportes ARL - Clase II (1,044%) 73.080,00
Caja de Compensación (4%) 280.000,00
ICBF (3%) 210.000,00
SENA (2%) 140.000,00
TOTAL $ 2.138.000,00

Para calcular las provisiones laborales, únicamente se debe tener en cuenta la provisión
para pago de vacaciones por $ 291.666 ($7.000.000/24), ya que las prestaciones sociales
(Cesantías, interés de cesantías, prima de servicios y prestaciones extralegales) ya están
implícitas con el pago de la mensualidad del salario integral.

Tomando como documento soporte, la anterior liquidación, se elaboran los respectivos

comprobantes de contabilidad y el comprobante de pago para entregarle al empleado.

Utilizamos el catálogo de cuentas, en el comprobante de egreso , se registran los valores

correspondientes a los devengados, las deducciones y el neto a pagar, y en el comprobante
de diario No. , se registran los valores correspondientes a las apropiaciones y provisiones de
la nómina.
 Aplicaciones Contables 221

LA PROSPERIDAD LTDA N.I.T 800.110.239-5

COMPROBANTE DE EGRESO No.
CODIGO DETALLE PARCIAL DEBE HABER
5105 GASTOS DE PERSONAL 10.000.000,00
510503 Salario integral 10.000.000,00
2365 Retención en la fuente 1.136.000,00
236505 Salarios y pagos laborales 1.136.000,00
2370 Retención y aportes de nómina 280.000,00
237005 Aportes a E.P.S 280.000,00
2380 Acreedores varios 350.000,00
238030 Aportes a Fondo de Pensiones 4 % 280.000,00
238030 Aportes a Fondo de Pensiones 1 % 70.000,00
1110 BANCOS 8.234.000,00
111005 Banco Royal 8.234.000,00
SUMAS IGUALES 10.000.000,00 10.000.000,00

FECHA CONTABILIDAD: Pedro Pérez PREPARADO POR: Irma García

30/01/2016 REVISADO POR: Tarcicio Ramírez APROBADO POR: Sebastian Herrera

LA PROSPERIDAD LTDA N.I.T 800.110.239-5

COMPROBANTE DE DIARIO No. __
CODIGO DETALLE PARCIAL DEBE HABER
5105 GASTOS DE PERSONAL 2.429.746,00
510539 Vacaciones 291.666,00
510568 Aportes a ARL 1,044% 73.080,00
510569 Aportes a EPS 8,5 % 595.000,00
510570 Aportes a Fondo de Pensiones y/o cesantía 12% 840.000,00
510572 Aportes a Cajas de Compensación Familiar 4% 280.000,00
510575 Aportes al ICBF 3% 210.000,00
510578 Aportes al SENA 2% 140.000,00
2370 Retención y aportes de nómina 1.298.080.00
237005 Aportes a E.P.S. 8,5% 595.000,00
237006 Aportes a ARL 1,044% 73.080,00
237010 Aportes al ICBF, SENA y Cajas de Compensación 9% 630.000,00
2380 Acreedores varios 840.000,00
238030 Aportes a Fondo de Pensiones y/o cesantía 12% 840.000,00
2610 PARA OBLIGACIONES LABORALES 291.666,00
261015 Vacaciones 4,16% 291.666,00
SUMAS IGUALES 2.429.746,00 2.429.746,00

FECHA CONTABILIDAD: Pedro Pérez PREPARADO POR: Irma García

30/01/2016 REVISADO POR: Tarcicio Ramírez APROBADO POR: Sebastian Herrera
 Aplicaciones Contables 222

Posteriormente y de acuerdo a los plazos fijados para el pago de los aportes y deducciones
de nómina, se elabora el respectivo comprobante en donde conste la cancelación de los
mencionados pagos, que normalmente se hacen en forma independiente a cada una de las
entidades EPS, ARL, Fondo de cesantías y Caja de Compensación. Para nuestro ejemplo
tal hecho lo registramos en un solo pago en el comprobante de egreso No. .

LA PROSPERIDAD LTDA N.I.T 800.110.239-5

COMPROBANTE DE EGRESO No. ___
CODIGO DETALLE PARCIAL DEBE HABER
2370 RETENCION Y APORTES DE NOMINA 1.578.080,00
237005 Aportes a EPS 875.000,00
237006 Aportes a ARL 73.080,00
237010 Aportes al ICBF, SENA y Cajas de Compensación 630.000,00
2380 Acreedores varios 1.190.000,00
238030 Aportes a Fondo de Pensiones 16% + 1 % Fondo solidaridad 1.190.000,00
1110 BANCOS 2.768.080,00
111005 Banco Royal 2.768.080,00
SUMAS IGUALES 2.768.080,00 2.768.080,00

FECHA CONTABILIDAD: Pedro Pérez PREPARADO POR: Irma García

30/01/2016 REVISADO POR: Tarcicio Ramírez APROBADO POR: Sebastian Herrera

En cuanto a las provisiones de nómina, por concepto de vacaciones, estas se hacen

efectivas cuando, por ley, se haga el pago o se consolide la nómina al final del periodo
contable.

7. 6. 2 Empleados de régimen anterior a la Ley 50 de 1990

En esta sección se analiza el caso de los empleados que laboran actualmente y firmaron
contrato de trabajo, antes de la vigencia de la Ley 50 de 1990 (28 de Diciembre de 1990) y
que posteriormente no se han acogido voluntariamente a ella.

La indemnización de los trabajadores de este régimen, que llevando más de diez años de
labores, sean despedidos sin justa causa, corresponde a los salarios dejados de percibir y
el reintegro al sitio de trabajo en las mismas condiciones de empleo que antes gozaba.

La pensión sanción se reconoce a aquellos que trabajadores que pertenezcan a éste

régimen, sean despedidos sin justa causa, cuando llevan más de diez años y menos de
quince, si no son reintegrados deben ser pensionados desde la fecha de su despido, si
cumple los requisitos de ley, o en la fecha en que cumpla tales requisitos.

La anterior situación genera mucho conflicto entre empleadores y empleados, ya que por
una parte, la mayoría de los empleados, al estar próximos a cumplir los diez años de labores,
se les presiona mediante diversos mecanismos para que se retiren voluntariamente de la
empresa o se cambien al nuevo régimen, para que la empresa no se vea afectada, en el
futuro por esta norma, lo cual en cierta forma incide en la inestabilidad laboral. Y de otra
parte, también la mayoría de los empleados que logran pasar las barreras de los diez años,
Aplicaciones Contables 223