INFORME 1
ACTIVIDADES QUE SE DESARROLLAN EN UN PROCESO NORMAL DE
COMPRAS
YESSICA ALEJANDRA GARCIA BUITRAGO
El proceso de compras tiene como función la adquisición de las materias primas o
insumos con los cuales la organización funciona. De ahí su importancia en la gestión de
calidad, pues el departamento de compras desde la ISO 9001, es una entrada para
muchos de los procesos, tanto misionales como de apoyo de la organización. Su gestión
impacta directamente en los resultados que busca la empresa.
Importancia del proceso de compras en la organización
Resultados económicos en la empresa: Tener buenas relaciones con los
proveedores, lo que supone obtener competitividad en los costos de los productos
que se obtienen, capacidad de negociación y selección de los artículos y
proveedores idóneos para mi empresa, impacta en el desarrollo económico que
ésta presente en los ciclos de tiempo.
Calidad del producto final: La calidad de mis materias primas o insumos impactará
directamente en el resultado de mis procesos y con ello, en la percepción del
cliente.
Satisfacción del cliente: Como lo mencioné anteriormente, las entradas de un
proceso dimensionan la calidad que el producto tendrá al final.
Confianza del cliente interno: Definimos cliente interno como la salida de cada
proceso. El departamento de compras provee los suministros a otros
procesos (clientes internos) necesarios para realizar su labor. Si estos no son
aptos, creara conflictos en el desarrollo de los objetivos de los otros procesos.
Cómo gestionar el proceso de compras
Ya entrando en materia, partamos teniendo en mente que la empresa tiene la necesidad
constante de adquirir recursos: Humanos, de medio ambiente, infraestructura y de
materiales. Sin estos recursos, la empresa no va a funcionar. Eso por un lado.
Para el funcionamiento normal de sus procesos, son necesarios recursos de personal,
de método y de presupuesto ($), sin los cuales, un proceso no va a funcionar.
Aclarado lo anterior, abordamos la gestión del proceso de compras, la cual comprende:
Identificar los productos críticos a comprar
Definir especificaciones del producto a comprar
Planear las compras
Evaluar y seleccionar proveedores
Realizar el trámite de compra
Verificar el producto comprado
Re-evaluar proveedores
Tomar acciones en el proceso de compra (correctivas, preventivas y mejora)
1. IDENTIFICAR LOS PRODUCTOS CRITICOS A COMPRAR: Los productos
críticos son aquellos que impactan directamente el centro del negocio pero con
ellos van relacionado aspectos negativos hacia el mismo, al identificar que
productos son críticos se debe seguir una reagrupación de aspectos que son
característicos de dichos productos o servicio que comercializa la empresa, y con
ello entablar diferencias entre un producto crítico y no crítico, también a qué
proceso pertenece y el producto final, es importante resaltar si el producto
impacta, si se compra en paquetes, como también resultaría provechoso mostrar
cómo sería el carácter crítico que estos poseen, si bien se puede llamar índice de
criticidad.
2. DEFINIR ESPECIFICACIONES DEL PRODUCTO A COMPRAR: En toda
organización se deben establecer y de forma definida la metodología y
responsabilidades para comunicar las necesidades de compra a los proveedores
para realizar las compras y que la metodología sea transmitida al proveedor. las
especificaciones para el proceso de compra están encadenados con requisitos de
manera definida: Por ejemplo, cantidad, material, forma, medidas, fechas, etc.
Dichos requisitos son muy variables en función del sector y necesidades de la
organización.
3. PLANEAR LAS COMPRAS: La planeación de las compras está relacionada con
los pronósticos de demanda, pues a partir de la previsión de lo que pretendo
vender, me abastezco de lo que necesito para brindarlo. Con el pronóstico de
demanda definido, se crea un programa de compras, el cual establece el producto,
las cantidades a comprar y el momento en que lo debo hacer. Tener este tipo de
cosas claras me permite mejorar las negociaciones con mi proveedor a fin de
obtener descuentos, permite disminuir stocks de inventario y mejorar el
tratamiento que le brindo al producto, en caso de que sea frágil o pueda caducar.
4. EVALUAR Y SELECCIONAR PROVEEDORES: Para seleccionar un
proveedor, la organización debe de evaluarlos en función de su capacidad
para suministrar productos o servicios. Se definen entonces, criterios de
selección de proveedores. Cada organización considerará los criterios que
considere pertinentes. Criterios comunes considerados por empresas son, por
ejemplo, que se encuentre ubicado en un lugar determinado, que tenga las
certificaciones requeridas, ser un proveedor oficial, etc. De esta forma, la
organización tendrá un listado de proveedores a los cuales comprará. Algunas
organizaciones tienen cientos de proveedores, sin embargo, los
clasifican por proveedor crítico o no crítico en función de su impacto en el
sistema de gestión de calidad. Por ende, establecen criterios para considerar
un proveedor crítico y a estos proveedores les hacen la evaluación de
desempeño, lo cual es permitido por la norma, pues esta específica que el tipo y
grado de control sobre el proveedor depende del impacto sobre el producto final.
5. REALIZAR EL TRÁMITE DE COMPRAR: Una vez ha sido seleccionado el
proveedor, el Jefe de Compra elabora lo que se le llama la "Orden de compra" y
obtiene la autorización del ordenador del gasto, asegurándose de contar con la
aprobación de la Junta Directiva.
6. VERIFICAR EL PRODUCTO COMPRADO: Siempre al recepcionar lo solicitado,
se debe de verificar (sea con una inspección, prueba, ensayo, etc.) los aspectos
requeridos del producto. Una práctica muy útil es comparar lo especificado en la
factura con lo que se tiene en el espacio físico. Aquello que no coincide, puede
considerarse una no conformidad del proveedor, según las disposiciones de la
empresa. Recuerda dejar evidencias (registros) de la verificación.
7. RE-EVALUAR PROVEEDORES: La mayoría de las organizaciones tienen
alrededor de cientos de proveedores y sin embargo, los clasifican por proveedor
de carácter crítico o no crítico en función de su impacto en el sistema de gestión
de calidad. Por lo que establecen criterios como evaluaciones para considerar un
proveedor crítico y a estos proveedores les hacen la evaluación de desempeño,
lo cual puede ser permitido por la norma, pues esta específica que el tipo y grado
de control sobre el proveedor depende del impacto sobre el producto final.
8. TOMAR ACCIONES EN EL PROCESO DE COMPRA (CORRECTIVAS,
PREVENTIVAS Y MEJORA): La medición del proceso de compras nos permitirá
tomar acciones para las respectivas correcciones y con ello la consecuente mejora
para la contribución al equilibrio esencial de toda empresa, resaltando que tener
riesgos asociados a la compra hacen más fácil el esclarecimiento de acciones
correctivas y preventivas que podemos adelantar.
CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
