UNIVERSIDAD TÉCNICA DE BABAHOYO

FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN FINANZAS E INFORMATICA

INGENIERIA COMERCIAL

GRUPO N° 6

TEMA:

 INFORME DE AUDITORIA

 HALLAZGOS

 SEGUIMIENTO DE AUDITORIA

EXPOSITORES:

GINGER BONILLA GARCIA

GINGER MONTERO SANCHEZ

GRACE OBANDO CABEZAS

EVELYN FAJARDO BARBERA

FREDDY TORRES ALVAREZ

DOCENTE:

CPA. DIANA CAICEDO MONSERRATE

CURSO:

SEPTIMO “A” ING. COMERCIAL

FREDDY TORRES

INFORME DE AUDITORIA

Al finalizar el examen de la organización, de acuerdo con el procedimiento

correspondiente, y una vez que se han seleccionado los enfoques de análisis

organizacional y cuantitativos y formulado el diagnóstico administrativo, es necesario

preparar un informe, en el cual se consignen los resultados de la auditoría e identifique

claramente el área, sistema, programa, proyecto, etc. auditado, el objeto de la revisión, la

duración, alcance, recursos y métodos empleados.

En virtud de que en este documento se señalan los hallazgos así como las conclusiones y

recomendaciones de la auditoría, es indispensable que brinde suficiente información

respecto de la magnitud de los hallazgos y la frecuencia con que se presentan, en relación

con el número de casos o transacciones revisadas en función de las operaciones que realiza

la organización. Asimismo, es importante que tanto los hallazgos como las

recomendaciones estén sustentados por evidencia competente y relevante, debidamente

documentada en los papeles de trabajo del auditor.

Los resultados, conclusiones y recomendaciones que de ellos se desprendan, deberán reunir

atributos tales como:

• Objetividad: Visión imparcial de los hechos.

• Oportunidad: Disponibilidad de la información en tiempo y lugar.

• Claridad: Fácil comprensión del contenido.

• Utilidad: Provecho que puede obtenerse de la información.

• Calidad: Apego a las normas de administración de la calidad y elementos del sistema de

gestión de la calidad.

• Lógica: Secuencia acorde con el objeto y prioridades establecidas.

Lineamientos generales para su preparación

Para que el informe tenga verdadero efecto en el desempeño de una organización, es

necesario presentarlo en forma puntual, esto es, prestar especial atención a la formulación

de criterios, si bien susceptibles de llevarse a la práctica, también con una visión

estratégica, para lo cual deben tomarse en cuenta los siguientes aspectos:

 No perder de vista el objeto de la auditoría cuando se llegue a las conclusiones y

recomendaciones finales.

 Ponderar las soluciones que se propongan para determinar practicidad y viabilidad.

 Explorar diferentes alternativas para transmitir las causas y efectos inherentes a

los hallazgos, para traducirlas en recomendaciones preventivas o correctivas, según

sea el caso.

 Homogeneizar la integración y presentación de los resultados para que exista

coherencia entre los hallazgos y los criterios para su atención.

 Aprovechar todo el apoyo posible para fundamentar sólidamente los resultados.

 A llegar a los niveles de decisión los elementos idóneos para una toma de

decisiones objetiva y congruente.

 Establecer las bases para constituir un mecanismo de información permanente.

 Crear conciencia en los niveles de decisión de la importancia que reviste el

incumplimiento (o hacerlo extemporáneamente) de las medidas recomendadas.

  Establecer la forma y contenido que deberán observar los reportes y seguimiento de

las acciones.

 Tomar en cuenta los resultados de auditorías realizadas con anterioridad, para

evaluar el tratamiento y cursos de acción tomados en la implementación de

resultados.

Es conveniente que antes de emitir el informe, una persona independiente a la aplicación

de la auditoría revise los borradores y los papeles de trabajo, a fin de verificar que se han

cumplido con todas las normas legales y éticas y que la opinión que se vaya a presentar

esté justificada y debidamente amparada por el trabajo realizado.

Tipos de informe

La variedad de opciones para presentar los informes depende del destino y propósito que se

les quiera dar, además del efecto que se pretende con su presentación.

En atención a estos criterios, los informes más representativos son:

 Informe general

 Informe ejecutivo

 Informe de aspectos relevantes

INFORME GENERAL

Responsable. Área o unidad administrativa encargada de preparar el informe.

Introducción. Breve descripción de las circunstancias que hicieron necesario aplicar la

auditoría, mecanismos de coordinación y participación empleados para su desarrollo,

duración de la revisión, así como el propósito y explicación general de su contenido.

Antecedentes. Exposición de la génesis de la organización, es decir, orígenes, cambios,

sucesos y vicisitudes de mayor relevancia que influyeron en la decisión de implementar la

auditoría.

Técnicas empleadas. Instrumentos y métodos utilizados para obtener resultados en

función del objetivo

Diagnóstico. Definición de las causas y consecuencias de la auditoría, las cuales justifican

los ajustes o modificaciones posibles.

Propuesta. Presentación de alternativas de acción, ventajas y desventajas que pueden

derivarse, implicaciones de los cambios y resultados esperados.

Estrategia de implementación. Explicación de los pasos o etapas previstas para

instrumentar los resultados.

Seguimiento. Determinación de los mecanismos de información, control y evaluación

necesarios para garantizar el cumplimiento de los criterios propuestos.

Conclusiones y recomendaciones. Síntesis de los logros obtenidos, problemas detectados,

soluciones instrumentadas y pautas sugeridas para el logro de las propuestas.

Apéndices o anexos. Gráficos, cuadros y demás instrumentos de análisis administrativo

que se consideren elementos auxiliares para la presentación y fundamentación de la

auditoría.

GINGER BONILLA

INFORME EJECUTIVO

Responsable. Área o unidad administrativa encargada de preparar el informe.

Periodo de revisión. Lapso que comprendió la auditoría.

Objetivos. Propósitos que se pretende obtener con la auditoría. Alcance. Profundidad con

la que se auditó la organización.

Metodología. Explicación de las técnicas y procedimientos utilizados para captar y

analizar la evidencia necesaria para cumplir con los objetivos de la auditoría.

Síntesis. Relación de los resultados y logros obtenidos con los recursos asignados

Conclusiones. Síntesis de aspectos prioritarios, acciones llevadas a cabo y propuestas de

actuación.

INFORME DE ASPECTOS RELEVANTES

Documento que se integra con base en un criterio de selectividad, que considera los

aspectos que reflejan los obstáculos, deficiencias o desviaciones captadas durante el

examen de la organización.

Mediante este informe se puede analizar y evaluar

 Si se llevó a cabo todo el proceso de aplicación de la auditoría.

 Si se presentaron observaciones relevantes.

 Si la auditoría está en proceso, se reprogramó o se replanteó.

 Las horas hombre que realmente se utilizaron.

 La fundamentación de cada observación.

 Las causas y efectos de las principales observaciones formuladas.

 Las posibles consecuencias que se pueden derivar de las observaciones presentadas

Las observaciones del informe se consideran relevantes cuando presentan las siguientes

características

 Inconsistencia en la cadena de valor de la organización.

 Inobservancia del marco normativo aplicable.

 Incumplimiento de las expectativas de los clientes y/o usuarios.

 Deficiencia en el servicio de los proveedores.

 Falta de información del desempeño de competidores.

 Pérdida de oportunidades de negocio.

 Baja rentabilidad y productividad.

 Existencia de una cultura organizacional débil.

 Necesidad de adecuar y/o actualizar los sistemas.

 Generación de bienes y servicios sin la calidad requerida.

 Potencial de innovación desaprovechado.

 Urgencia de replantear los procesos centrales.

 Necesidad de redireccionar el enfoque estratégico.

Para apoyar el proceso de toma de decisiones del titular de la organización, este informe

puede presentarse acompañado de un ejemplar del informe general o ejecutivo

Informe como Producto de la Auditoria

El proceso de auditoría concluye con el informe de auditoría, que constituye el medio a

través del cual el auditor comunica de manera formal y directa el reporte final de la

auditoría, junto con las recomendaciones correspondientes, a la empresa que solicitó los

servicios, específicamente a la alta gerencia. En este documento debe constar la

colaboración del personal interno, sin la cual no hubiera sido posible culminar esta labor. El

informe de auditoría es esperado con interés por el auditado, de manera que no se debe

escatimar esfuerzo, tiempo y dedicación para su elaboración, revisión, reproceso y

presentación final. Antes de finalizar el informe es conveniente realizar las aclaraciones

pendientes con los supervisores, el auditor operativo o de apoyo y personal de la propia

organización a efecto de dilucidar, aclarar o ratificar hechos y hallazgos relevantes, y no

caer en deformaciones sustanciales de la realidad; por ello se requiere de atención,

diligencia, apoyo documental de referencia y notas personales para la elaboración del

informe de auditoría. Una de las cuestiones que se deben cuidar en la elaboración del

informe es que se lleve a cabo de manera oportuna; esto es, no debe existir demasiado

tiempo entre la fecha de terminación de la actividad y la presentación del informe, ya que

esto causaría contratiempos innecesarios con la empresa y se podría acusar de negligencia

al auditor.

Objetivos del Informe

El informe de auditoría administrativa representa un documento formal dirigido a la alta

gerencia de la organización, mediante el cual se dan a conocer los resultados obtenidos con

motivo de la evaluación practicada.

CALIDAD DEL INFORME

El informe de auditoría como un producto terminado debe tener la calidad suficiente para

responder a las exigencias de la alta gerencia. Los objetivos de la auditoría deben cumplir

con estándares de calidad, los cuales se refieren a dos aspectos: la comunicación escrita y la

finalidad. A continuación, se describe cada uno de ellos:

COMUNICACIÓN

 Directo. Es esencial que el informe se enfoque en el tema central, sin dedicarle

demasiado espacio a la explicación de los de carácter intermedio. Para facilitar su

lectura y comprensión se recomienda colocar títulos y subtítulos.

 Persuasivo. Se debe cuidar que el contenido del informe sea convincente y que

señale aspectos que implican un riesgo potencial o que ya han dañado en cierta

forma a la empresa.

 Contundente y preciso. El contenido del informe no debe dejar ninguna duda de

los hallazgos encontrados y debe emplear conceptos claros, de tal forma que no

haya ambigüedades en él.

 Atractivo. Debe atraer al lector por su contenido y forma de presentación y

redacción.

FINALIDAD

 Oportuno. Un informe de auditoría tiene un valor significativo cuando es

presentado en el tiempo y el lugar convenientes para comentarse y llevar a cabo las

acciones aprobadas.

 Constructivo y de apoyo. La aportación del informe es identificar aspectos

administrativos de la organización, susceptibles de corregirse o adecuarse e

impulsar que se apoye en ellos.

 Orientado a resultados y con recomendaciones. El informe incorpora los

resultados de la evaluación y la aportación del auditor por medio de sus

recomendaciones, en donde propone, aparte de las soluciones, un tiempo de

implementación.
  Identificado con la evaluación solicitada. El contenido fundamental de un informe

de auditoría es la evaluación elaborada como parte de un programa definido y

aprobado por la organización.

Consideración básica en la elaboración del informe

El informe de auditoría aporta soluciones a la organización con base en el resultado de la

evaluación respectiva, y de los puntos de vista de alto sentido profesional y constructivo del

auditor. La redacción del informe debe tomar en cuenta los siguientes aspectos: a quién va

dirigido, contenido estructural y amplitud.

Enseguida se abordan más ampliamente estos aspectos.

A quien va dirigido. Los informes se dirigen ya sea al Consejo de administración o

directivo, a la Dirección general o específicamente a un área determinada de la empresa,

según sea el tema en cuestión. De manera que no debe existir ninguna duda al respecto.

Este aspecto queda definido desde el inicio de la actividad, lo cual permite identificar el

conducto de comunicación formal que prevalecerá y establecer el número de ejemplares

requeridos por la alta gerencia. Una imprecisión en este punto crearía contratiempos

innecesarios. Uno de los casos que llegan a presentarse en este sentido es dirigir el informe

a personal directivo ajeno al tema y actividad realizada.

Esta cuestión se relaciona con el punto resaltado a lo largo del texto, acerca de que el

auditor administrativo, por principio, debe dirigirse a las personas adecuadas que

representan al auditado.

GINGER MONTERO
Contenido estructural. Tratadistas de esta disciplina coinciden en afirmar que en el

empleo de una estructura para el informe de auditoría no existe un tipo específico, sino

ciertos apartados que sirven de apoyo.

Introducción y antecedentes. Exposición de los antecedentes de la organización y del

tema sujeto a evaluación.

La forma de redactar un informe es variada y básicamente depende del estilo personal del

auditor. Al final del capítulo se presentan tres ejemplos a manera de referencia. Después de

este apartado se puede indicar el periodo en el cual se llevarán a cabo las actividades de

auditoría y el personal que participará.

Finalidad. En este apartado se recomienda especificar en forma clara el objeto que se busca

al realizar esta evaluación, lo cual debe conocer con precisión la parte interesada, y en caso

de que no sea así se le ayudará a esclarecerlo.

Metodología. Describe el sistema seguido en el desarrollo de la actividad, lo cual incluye

las técnicas y procedimientos aplicados para obtener la información mínima requerida y la

validación de la misma. A partir de estos datos el auditor se encuentra en posibilidad de

emitir un juicio sobre los hechos examinados.

Alcance. Indica la extensión o profundidad de la actividad evaluada, que toma en cuenta

funciones, prácticas de trabajo, manuales de organización y de procedimientos y sistemas

administrativos para obtener información y desprender elementos de juicio en relación al

universo que se examina. En una organización ordenada y con buen control se suelen

aplicar menor cantidad de técnicas y procedimientos debido a que cuenta con una

integración interna.
Apreciación de hechos relevantes. Al efectuar su trabajo, el auditor suele detectar

situaciones tanto positivas como negativas, algunas consideradas de interés general y otras

de trascendencia, siendo estas últimas las que deberá comunicar, puesto que es más factible

que sus repercusiones afecten la operación de la empresa.

Tales situaciones se indicarán en el informe en un lugar preferencial, por el peso que tienen

en la actividad de evaluación.

Observaciones. En este apartado se indican los resultados obtenidos en la evaluación y

comprende el reconocimiento de los aspectos positivos, pero sobre todo las deficiencias

encontradas, que es lo que en todo caso desean conocer los directivos de la organización.

El auditor expone aquellos hechos y situaciones administrativas que impiden alcanzar en

forma eficiente y eficaz los objetivos que se ha propuesto la empresa, y que es posible

darles solución, independientemente de su causa. De acuerdo con la evaluación, se

definirán las prioridades en la solución de las observaciones detectadas (de índole crítica,

necesaria o importante); también se suele señalar el tiempo deseable para dicha solución, ya

sea inmediato (urgente) o mediato (en el mediano y largo plazo).

Salvedades. En forma profesional el auditor comunicará a la organización aquellos hechos

o situaciones que le impidan opinar en un momento dado sobre cierto aspecto de la

evaluación que practica y su actitud hacia ella.

Dichas salvedades reflejan falta de disposición de la empresa en la realización de la

actividad de auditoría, y en ocasiones falta de diligencia del auditor. Lo recomendable es

desahogar siempre la actividad, aunque se corra el riesgo de excederse demasiado en

tiempo.
Limitaciones. Contratiempos que obstaculizan el desarrollo de la evaluación e impiden

cumplir con eficiencia lo que se ha calendarizado. Una limitación que se presenta

comúnmente es el hecho de que el auditado no presenta la información documental

necesaria, lo cual impide concluir la revisión o algún aspecto de ella.

Recomendaciones. Representan la aportación profesional del auditor, que consiste en

manifestar las indicaciones y sugerencias de mejora en las áreas o funciones en las cuales

se haya detectado alguna deficiencia al momento de aplicar la evaluación. Algunas de ellas

son aplicadas por el auditado inmediatamente después de ser comentadas con el auditor.

Al presentar las recomendaciones en el cuerpo del informe es posible emplear diferentes

modalidades, algunas de las cuales se explican a continuación:

Anexos. Es un apartado que complementa la información del informe de auditoría. Por lo

general está conformado por lo siguiente: organigrama, relación de personal, diagrama de

lujo, procedimientos y estadísticas, entre otros.

Los anexos que se inserten en el informe deberán contener información clara y precisa, ya

que en ocasiones son el centro de atención para el comentario, discusión y aclaración

Importancia de la Redacción

Es indispensable que en la redacción se observen aspectos que permitan proporcionarle la

claridad deseable al documento. A continuación, se listan algunas recomendaciones sobre

lo que es preferible evitar en estos casos.

 Ahondar demasiado en los procedimientos utilizados en la evaluación, ya que

los directivos están interesados en el resultado y no en los medios para obtenerlo.

 Utilizar expresiones ambiguas, es decir, imprecisas, que resulten vagas.

 Emplear palabras rebuscadas que distraen al lector y que llegan a confundirlo.

 Citar reiteradamente un punto y utilizarlo como apoyo en la exposición, en

detrimento de la exposición del contenido.

 Personalizar errores en la exposición propicia la predisposición de los directivos

de la organización, por lo cual debe evitarse, a no ser que sea necesario.

 Utilizar lenguaje destructivo o agresivo, pues lo recomendable es expresarse en

forma positiva.

 Usar términos de manera vaga. Lo que debe prevalecer es el empleo de un

lenguaje concreto y preciso.

 Enfatizar la exposición negativa que entorpece en ocasiones la claridad de lo que

se desea expresar.

 Redundar en ideas, ya que ello le resta calidad y fluidez a la exposición del

informe.

 Utilizar palabras poco significativas y complicadas que no aportan nada al con-

tenido y tratan de impresionar con su utilización.

 Emplear palabras en un sentido erróneo, es decir, de una manera que no tiene

relación alguna con su significado.

 Repetir conceptos de manera innecesaria; esto es, cuando en diferentes puntos se

aborda el mismo comentario, lo cual denota que no revisó apropiadamente el

documento.

 Comparar la calidad operativa de las diferentes áreas; esto no es saludable, ya

que suele ocasionar enfrentamientos estériles.

Al preparar el informe de auditoría se debe tener especial atención en la redacción, para

evitar caer en lo antes mencionado; es cuestión de revisarlo repetidas veces

(independientemente de si se transcribió personalmente o con la ayuda de un asistente),

hasta quedar convencido de su calidad y entonces efectuar la impresión final.

La autocrítica es la forma de renovarse y adecuar con calidad y excelencia las actividades

que se desarrollan; también es indispensable el diálogo constante, ya que la

retroalimentación siempre ayudará a mejorar los trabajos y en este caso la redacción en el

documento.

Presentación y utilización del informe

Ciertamente la presentación del informe de auditoría es un momento de especial

importancia, de manera que se recomienda darle la formalidad que requiere al establecer el

día y hora para su discusión.

Lo importante de la presentación aludida no es únicamente la entrega física del documento,

sino la exposición de su contenido a la alta gerencia, de tal forma que se transmita en forma

directa el mensaje.

Se discute el documento (tan ampliamente como sea necesario) con las personas indicadas.

En este punto, los directivos de la organización ya conocen los resultados de la evaluación,

porque previamente han recibido reportes parciales e intercambiado puntos de vista al

respecto con el auditor, pero ésta es la oportunidad para hacer aclaraciones de los puntos

relevantes; claro está que habrá algunos aspectos que tal vez requieran tratarse con reservas

y en forma confidencial.
El informe de auditoría representa un documento formal, el cual contiene rasgos singulares

de forma (carpeta de portada, uniformidad de su papelería y captura impecable) y de fondo

(madurez profesional con la cual se trata el tema evaluado).

Cuando la organización que recibe el informe de auditoría administrativa no está de

acuerdo o conforme con los resultados de ésta, el auditor profundizará para convencerlos de

la validez de los mismos.

La empresa se basará en la información recibida para tomar decisiones e inclusive aplicar

medidas para el mejoramiento de la funcionalidad interna y por ende en su control. En

algunos casos, y por la naturaleza propia del tema, la solución se da a mediano plazo y en

ocasiones a largo plazo, pero finalmente se concretará.

A continuación, se muestran las diferentes modalidades que llega a tener la presentación del

informe. El auditor elegirá, según el caso, la modalidad que considere más adecuada o

alguna modificación de éstas. Al final de este capítulo se presentan cuatro ejemplos de

inicio de informe.
EJEMPLOS DE INFORME
EVELYN FAJARDO

HALLAZGOS DE AUDITORIA

El término hallazgo se refiere a debilidades en el control interno detectadas por el auditor.

Por lo tanto, abarca los hechos y otras informaciones obtenidas que merecen ser

comunicados a los funcionarios de la entidad auditada y a otras personas interesadas.

Los hallazgos en la auditoría, se definen como asuntos que llaman la atención del auditor

y que, en su opinión, deben comunicarse a la entidad, ya que representan deficiencias

importantes que podrían afectar en forma negativa, su capacidad para registrar, procesar,

resumir y reportar información confiable y consistente, en relación con las aseveraciones

efectuadas por la administración.

Elementos de hallazgos de auditoria

Desarrollar en forma completa todos los elementos del hallazgo en una auditoría, no

siempre podría ser posible. Por lo tanto, el auditor debe utilizar su buen juicio y criterio

profesional para decidir cómo informar determinada debilidad importante identificada en el

control interno. La extensión mínima de cada hallazgo de auditoría dependerá de cómo éste

debe ser informado, aunque por lo menos, el auditor debe identificar los siguientes

elementos:

 Condición: Se refiere a la situación actual encontrada por el auditor al examinar un

área, actividad, función u operación, entendida como “lo que es”.

 Criterio: Comprende la concepción de “lo que debe ser “, con lo cual el auditor

mide la condición del hecho o situación.

  Efecto: Es el resultado adverso o potencial de la condición encontrada,

generalmente representa la pérdida en términos monetarios originados por el

incumplimiento para el logro de la meta, fines y objetivos institucionales.

 Causa: Es la razón básica (o las razones) por lo cual ocurrió la condición, o también

el motivo del incumplimiento del criterio de la norma. Su identificación requiere de

la habilidad y el buen juicio del auditor y, es indispensable para el desarrollo de una

recomendación constructiva que prevenga la recurrencia de la condición.

Comunicación de los Hallazgos de Auditoría

La comunicación de hallazgos de auditoría es el proceso mediante el cual, el auditor jefe de

equipo da a conocer a los funcionarios responsables de la entidad auditada, a fin de que en

un plazo previamente fijado presenten sus comentarios o aclaraciones debidamente

documentadas, para su evaluación oportuna y consideración en el informe.

Su propósito es proporcionar información útil y oportuna, en torno a asuntos importantes

que posibilite recomendar, en su momento, la necesidad de efectuar mejoras en las

operaciones y en el sistema de control interno de la entidad. Los hallazgos de auditoría se

refieren a deficiencias o irregularidades identificadas, como consecuencia de la aplicación

de los procedimientos de auditoría. Tan pronto como sea desarrollado un hallazgo de

auditoría, el auditor jefe de equipo debe comunicar a los funcionarios responsables de la

entidad examinada, con el objeto de:

Obtener sus puntos de vista respecto a los hallazgos presentados;

Facilitar la oportuna adopción de acciones correctivas.

Una vez evaluada la información proporcionada y tan pronto reúna los elementos

suficientes que evidencien las presuntas deficiencias o irregularidades, el auditor jefe de

equipo procederá a formular los hallazgos de auditoría. A base de ellos, cursará los

respectivos oficios de comunicación, teniendo en consideración lo siguiente:

a) reserva,

b) materialidad o importancia,

c) hallazgos vinculados a la participación y competencia personal de su destinatario,

d) recepción acreditada y

e) plazo para la recepción de comentarios de la entidad.

En los hallazgos de auditoría a ser comunicados, se considerarán los siguientes elementos:

Condición, Criterio, Causa y Efecto.

Tipos de Hallazgos

Son asuntos que llaman la atención del auditor y que en su opinión deben comunicarse a la

entidad, ya que representan deficiencias importantes que podrían afectar en forma negativa

su capacidad para registrar, procesar, resumir y reportar información financiera, de acuerdo

con las aseveraciones es efectuada por la gerencia en los estados financieros. Pueden

referirse a diversos aspectos de la estructura de control interno, tales como: ambiente de

control, sistema de contabilidad y procedimientos de control.

Un hallazgo de auditoría es el resultado de la evaluación de la evidencia de la auditoría

recopilada frente a los criterios de auditoría.

La verificación del cumplimiento real de la norma y del sistema, nos obliga a buscar

evidencias objetivas. Estas evidencias deben ser evaluadas siguiendo los criterios de

auditoría previamente definidos, para obtener los hallazgos.

Estos se pueden categorizar de la siguiente manera:

 No Conformidad: Incumplimiento de un requisito, que puede ser de la propia

norma o del Sistema de Gestión de la Calidad de la organización, o de los requisitos

del cliente. Este tipo de desviación afecta a la conformidad del producto o servicio y

deben ser resueltas de manera inmediata.

 Desviación: Son incumplimientos como los anteriores pero que no afectan a la

calidad del producto o servicio. Se trata de fallos no sistemáticos

 Observación: Se trata de un hallazgo que no incumple ningún requisito de la

norma, o del que no se tiene una evidencia objetiva.

EJEMPLO DE HALLAZGOS

CONDICIÓN

Al cierre de la gestión en el proceso de auditoría de la Empresa XYZS, se identificó la

existencia de más de un sistema de registro informático con información de interés fiscal.

CRITERIO

De acuerdo a la Ley 2492 art. 44 numeral 5 inciso e), señala que la Administración

Tributaria podrá determinar la base imponible usando el método sobre base presunta, solo

cuando habiéndolo requerido no posea base cierta y cuando exista alteración de la

información tributaria contenida en medios magnéticos, electrónicos, ópticos o

informáticos que imposibilita la determinación sobre base cierta o exista más de un sistema
de registros informáticos contables con información fiscal no coincidentes para una misma

actividad comercial.

También se aplica el artículo 177 de la Ley 2492 que señala que es defraudación tributaria

el que dolosamente, en perjuicio0 del derecho de la Administración Tributaria a percibir

tributos, por acción u omisión disminuya o no pague la deuda tributaria. Y la NIA 240

sobre la responsabilidad de auditor frente al fraude en su parágrafo 55 que señala que

cuando el auditor obtiene entendimiento de la entidad y su entorno, incluyendo su control

interno, el auditor debe considerar si otra información obtenida señala riesgos de

representación errónea de importancia relativa debido a fraude.

CAUSA

Esta situación se debe a que la Gerencia General lleva doble contabilidad y posee más de

un juego de Estados Financieros, con el objeto de reducir impuestos por medios

inapropiados minimizando ganancias reportadas o la obtención de créditos bancarios donde

se maximizan las ganancias reportadas.

EFECTO

Al existir más de un juego de Estados Financieros la Empresa tiene un alto riesgo de

auditoría y fraude y se convierte en un limitante en la obtención de evidencia apropiada,

suficiente y de calidad lo que hace inaudible a la organización.

RECOMENDACIÓN

Se recomienda a los ejecutivos de la sociedad seguir lo dispuesto por la Ley 843 y 2492,

debido a que los mismos corren el riesgo de sufrir penalidades como lo dispuesto por el

Art. 176 de la Ley 2492, con privaciones de libertad, multas e inhabilitación para ejercer el
comercio. Se debe suprimir la doble contabilidad porque alienta la manipulación de la

información financiera con el consecuente riesgo de fraude, que perjudicaría los intereses

de la sociedad.

GRACE OBANDO

SEGUIMIENTO DE LA AUDITORÍA

El seguimiento es una etapa del proceso de auditoría en donde se verifica que se hayan

aplicado las recomendaciones deriva-das de la evaluación a la empresa.

Es pertinente que el auditor no ejerza una presión excesiva para que esta etapa se agilice,

ya que esto podría provocar incomodidad o molestia, y finalmente es la organización la

interesada en mejorar.

Por lo general, resulta más saludable que el seguimiento lo practique personal ajeno al que

participó en la auditoría, ya que esto permite que haya rotación del personal auditor y que

quienes venían haciendo la evaluación tengan oportunidad de iniciar una nueva, sin

deslindarse por completo para atender la solicitud de cualquier aclaración.

Asimismo, es recomendable que el auditor no se involucre en esta fase al grado de

encargarse de las operaciones como si fuese un empleado de línea y descuidar por ello su

tarea de corroborar lo realizado hasta ese momento en relación a lo expuesto en el informe.

También llega a presentarse el otro extremo, que es un comportamiento frío y rígido por

parte del auditor, quien se aboca solamente a verificar y observar las acciones de la

organización y el grado en que éstas solucionan las deficiencias previamente reportadas. El

auditor debe permitirse brindar apoyo administrativo, siempre y cuando no deje de cumplir

con su misión.
Por su parte, el personal auditado deberá reportar lo que ha realizado en relación a lo

indicado en el informe o, en un momento dado, expresar alguna aclaración al respecto.

De la labor de seguimiento se preparará un informe o reporte de lo que se ha corroborado y

se informará a quien corresponda; esto en ocasiones forma parte de otra auditoría

Se identifican los campos siguientes:

 Título.

 Empresa.

 Área.

 Departamento.

 Número.

 Recomendación.

 Medida correctiva implantada.

 Replanteamiento.

 Responsable.

 Fecha prevista de solución.

 Auditor encargado.

 Fecha.

Una situación anormal sería que al efectuar el seguimiento el auditor se encontrara con la

novedad de que no se ha atendido ninguna observación, situación que se consideraría como

una actitud de indiferencia a lo comentado en su momento en el informe, a no ser que exista

una razón que lo justifique.

Oportunidad en la actividad de seguimiento

La actividad de seguimiento requiere ser programada, aunque no existe un tiempo

establecido para su aplicación, ni tampoco es obligatorio. El que se lleve a cabo en el corto

o mediano plazo o que se decida omitirlo, dependerá de la naturaleza del tema evaluado y

la relevancia o gravedad de las recomendaciones señaladas en el informe; lo que sí no es

aconsejable es mantener esta actividad en forma permanente, ya que se desviaría de su

propósito original. Realizar esta actividad en forma inmediata definitivamente facilita su

desahogo en lo general, ya que las partes tienen todavía presente lo que se trató en el

proceso de evaluación. De hecho, hay recomendaciones que son tan explícitas que su

aplicación no representa ningún obstáculo y que se espera que la organización las capitalice

de manera inmediata. Es conveniente no dejar pasar tiempo para constatar la actuación de

la empresa, ni mucho menos olvidarse de ello, ya que se interpretaría como falta de

atención y profesionalismo del auditor. Aparte de la participación del auditor, también

resulta benéfico para la organización instrumentar un mecanismo para verificar que las

recomendaciones aceptadas se implementen y hacer que el personal involucrado participe,

independientemente del nivel jerárquico que ocupe. Si el personal que participa en una

adecuación administrativa está convencido de que es algo favorable, operará con diligencia,

sin burocratismos; pero si no lo cree así, se generarán contratiempos a veces insuperables.

Modalidades en la instrumentación del seguimiento

El seguimiento se representa al menos en tres modalidades claramente definidas, las cuales

se describen a continuación:

Cabe señalar que la alta gerencia es la más interesada en que se implementen las

recomendaciones para que se resuelvan vicios de funcionamiento que a la larga provoquen

mayores daños a la organización. En ocasiones las recomendaciones se aceptan sólo para

cubrir un requisito formal y el personal auditado no las opera, situación que no es honesta y

obstaculiza la finalidad de esta etapa.

También llega a suceder que el auditor complemente o cambie en determinado aspecto una

recomendación previamente presentada, esto con la finalidad de otorgar mayor fluidez a la

identificación de las medidas correctivas.

Una situación extrema que se presenta en ocasiones es cuando la decisión de no aplicar las

recomendaciones (aunque aparentemente ya las haya aceptado) es de la alta gerencia, lo

cual revela una actitud errónea del personal de la organización, que no ha comprendido el

espíritu constructivo de la actividad examinadora. Ante esta circunstancia lo que procede es

solicitar una explicación al respecto.

Resultados del seguimiento

La etapa de seguimiento generará resultados, los cuales deben integrarse en el transcurso de

la misma o al final para informar acerca de qué es lo que funciona de acuerdo a lo señalado

en las recomendaciones.

Ante cualquier situación que se presente en esta etapa posevaluatoria, el auditor debe

mantener una actitud constructiva y proponer soluciones que ataquen el problema de raíz.

Vale la pena resaltar que muchas veces las anomalías reportadas requieren una solución

urgente, por lo que es necesario el apoyo incondicional de la alta gerencia y del personal

interno relacionado directamente con la actividad en cuestión

BIBLIOGRAFIA Y LINKO

[Link]

Una-Auditoria

[Link]

AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

Proceso y aplicación Alfonso Amador Sotomayor