CATALOGACIÓN DE MATERIALES
No se podría hablar de catalogación, sin antes conocer el significado de “catalogar”; se conoce como catalogar al
proceso, actividad de apuntar, registrar o clasificar un objeto según normas de ordenación.
1.1. Concepto:
Consiste en asignar a cada material un único nombre de manera que sea imposible la existencia de
diferentes denominaciones para un mismo producto o elemento. En el proceso de catalogación, por un
lado se especifican datos técnicos de dimensión, calidad, estructura, etc., que definen las características
de los materiales considerados y se realiza la normalización de dichos, o sea se establece un estándar que
define cada uno de ellos. Para catalogar se clasifican todas las existencias similares identificadas
plenamente, de esta manera agrupando por características comunes u homogéneas, permitiendo
clasificar en clases y subclases. Como todo proceso, la catalogación consume recursos; por lo tanto, estos
deben ser cuidadosamente utilizados. En principio, no se debe catalogar todo lo que una organización
compra, sino aquello que se compra repetitivamente, como materias primas, repuestos y materiales de
oficina, entre otros; aquello que se compra una sola vez como terrenos, edificios o maquinarias grandes,
no es necesario catalogarlo, pues se consideran activos fijos.
La catalogación es sumamente importante en las empresas, por las diferentes ventajas que ofrecen a las
empresas, por tanto debe ser flexible y adaptable a los futuros cambios en la organización y en el entorno;
se dice que “sin catalogación no hay organización logística”.
1.2. Definición:
Proceso y/o actividad del área de logística que consiste en la descripción, catalogación, nominación y
numeración de cada artículo con el fin de ser identificado mediante un solo nombre, un solo número y
una sola descripción. La catalogación es la base de la identificación de los artículos y facilita de mejor
manera su adquisición. Con la catalogación se pretende en sí, crear un lenguaje único que facilite todo el
control administrativo de los materiales y/o productos.
1.3. Ventajas:
La empresa que planea, prepara y pone en ejecución un catálogo de materiales, obtiene una serie de
ventajas en relación con los inventarios y su administración, entre las cuales se citan a continuación las
más importantes:
- Prevenir la emisión de órdenes de compra de materiales innecesarios sobre todo cuando estos existan
en el almacén con otras denominaciones, lo que evitara el consiguiente gasto financiero que ello
representa.
- Optimizar el uso del espacio físico en el almacén, El tener el mismo material con varios nombres obliga
a almacenarlos separados de unos de otros, impidiendo su consolidación y aumentando los esfuerzos
para el control de stocks.
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- Reducir la inversión en inventarios, si en promedio un material tiene dos nombres entonces el sistema
logístico se multiplicara por dos; del mismo modo, el listado de inventarios y, con ello, la necesidad
de capital de trabajo para mantener este nivel de inventarios.
- Captar las relaciones de intercambialidad que existen entre los materiales, evitando así compras
innecesarias de material, ya que pueden existir en el almacén otros que pueden cumplir la misma
función.
- Mejorar los ciclos de rotación en los almacenes, evitando obsolescencias, materiales sin uso o sin
movimiento. Ello será posible al tener los materiales plenamente identificados.
- Agilizar la gestión de compras mediante el establecimiento de estándares y normas para los
materiales. El no tener estandarizado los materiales obliga a definir sus especificaciones cada vez que
se realiza la compra de estos.
- Enfocar al personal del área de compras y almacenes en una variedad menor de inventarios, aumento
así su eficiencia.
- Hacer posible la identificación y control de los artículos.
- Crear un lenguaje único en el ámbito de abastecimiento.
- Facilitar la adquisición y controlarla.
- Facilita la gestión y administración de los almacenes.
- Simplificar los inventarios, reduciendo el número de artículos y su variedad.
- Obtener un mejor resultado resultado en la administración de los inventarios por la reducción de la
influencia del costo de posesión (costo mantenimiento de inventarios)
Hay que tener en cuenta que todas las ventajas que proporciona una buena catalogación de materiales
inciden sobre los costos y utilidades de la empresa, es decir sobre sus resultados, lo cual hace que se le
considere como muy necesario.
1.4. Etapas de la catalogación:
Para que la catalogación represente un beneficio para la empresa, se recomienda su realización a través
de las siguientes cuatro etapas, las cuales se describen a continuación:
Normalización
Consiste en la selección de aquellas características fisicoquímicas, tales como tamaño, peso, densidad,
textura, entre otras; que van a regir las compras y la gestión de los mismos en el interior de la empresa.,
y que se adapten a esta; para constituir con ellas las normas, usualmente escritas, a las que deben ceñirse
las existencias de los almacenes y las adquisiciones que se hagan, así como todas las personas que
requieren y soliciten materiales en la empresa. Se define a norma como el modelo que se ha establecido
y con el cual, cualquier objeto puede ser comprado, el objetivo o finalidad de la norma es proporcionar
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criterios para juzgar, y ayudar a prevenir variaciones innecesarias en las especificaciones de los materiales
necesarios para el funcionamiento de la empresa.
Por ejemplo, en la gestión de un almacén se pueden normalizar los pallets (estructuras de transporte)
utilizados para el acomodo de los productos. Entre las características a normalizar pueden estar sus
dimensiones externas, su resistencia y el tipo de madera utilizado para su fabricación, de manera que
cada vez que se solicite la compra de pallets no se deban redefinir sus características.
La tarea de normalizar o establecer estándares requiere del uso de recursos de la organización, del
personal de compras, de los almacenes, de los usuarios de los productos e inclusive del apoyo de los
proveedores en el establecimiento de la norma o estándar. Por ello se recomienda realizar la
estandarización de aquellos materiales que representen el mayor gasto en compras o de compra
repetitiva. No es necesario establecer normas para todos los materiales.
Identificación
Consiste en establecer la descripción o denominación del artículo que se va a utilizar en la empresa,
permitiendo precisar las características particulares de cada artículo, en relación con las generales, de
manera de estar seguro de su naturaleza específica y de sus diferencias con otros artículos del mismo
grupo. Muchas veces una mala identificación de un material ocasiona la existencia de distinto nombres
para el mismo artículo. La identificación debe concluir con la elaboración de la ficha de identificación de
los materiales. En esta ficha se registra la información relacionada con el producto. Los elementos que
conforman una ficha de identificación son los siguientes:
- Descripción del material.
- Descripción corta o abreviada.
- Código del producto.
- Unidad de despacho.
- Productos intercambiables.
- Código de la norma técnica que rige el material, si es que la tuviera.
- Dimensiones del material.
- Conjunto o subconjunto del cual forma parte.
- Embalajes y formas de almacenamiento.
Clasificación
Consiste en la agrupación de las existencias en base a sus características comunes, uso, naturaleza u
origen. Los diferentes grupos que ya están clasificados deben contener artículos lo suficientemente
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distintos para evitar que un artículo pueda ser considerado en más de dos grupos diferentes, evitando así
la multiplicidad de denominaciones para un mismo artículo. La agrupación que se haga puede
fraccionarse en clases, subclases y secciones según la variedad que pueda presentarse en cada agrupación
que se haya efectuado; el número de grupos definidos, así como las divisiones dentro de un mismo grupo
dependerá de la variedad de artículos que se tenga en la empresa.
Codificación
Llamada también simbolización, es la etapa final de la catalogación de artículos y consiste en la asignación
de un código formado por números o letras o un símbolo que identificara al producto, distinguiéndolo
por las características que le pertenecen, de manera de representarlos y ahorrar esfuerzo, mental, tiempo
y gastos; e evitando errores y equivocaciones.
El empleo de letras en la elaboración de un código permite un mayor número de combinaciones posibles
que los números. En cada espacio o posición del código se pueden utilizar hasta 26 letras distintas, en
comparación de los 10 números posibles, pero debido a que los equipos de cómputo manejan los códigos
numéricos con mayor facilidad, el uso de los números es más frecuente que el de las letras. Entre los tipos
de código más usados están:
Códigos estructurados: Son aquellos códigos formados por letras o números, agrupados por familias o
clases según la etapa de clasificación. Cada grupo de dígitos tiene un significado con respecto a su posición
en el código; por ejemplo:
El código 13-139-6328 las dos primeras posiciones (13) suelen representar la familias de artículos, las
siguientes tres (139) a una clase dentro de la familia 13 y las últimas cuatro posiciones (6328) al producto.
El número de elementos o posiciones en un código estructurado debe estar planificado de manera tal
que se pueda incorporar futuros cambios, incrementos o ampliaciones en los grupos formados, sean estos
familias y/o clases.
Códigos Secuenciales: Son códigos relativos utilizados en las facturas, guías de remisión, formularios, etc.
Este tipo de código facilita el conteo del total de documentos emitidos y por tanto su control.
1.5. Procedimiento para catalogar materiales:
Determinación de las normas
Se considerara el establecimiento de normas o estándares, como necesidad primordial en la confección
del catálogo, a fin de unificar los criterios de los usuarios y lograr reducciones apreciables en los stocks
en a base a la simplificación de las existencias (catalogación). Esto es muy importante, en razón del criterio
personal de cada usuario, al analizar sus necesidades y aferrarse en la mayoría de los casos a marcas,
características, dimensiones, etc., que considera indispensables para el funcionamiento de su
dependencia y por lo tanto negándose a cambiarlas. En estos casos, mediante el dialogo con los usuarios,
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el encargado o jefe de la catalogación hacia la normalización debe convencer de las ventajas que con ella
obtiene la empresa.
Identificación de cada material
Establecido las normas y seleccionado el personal que debe realizar la catalogación, se iniciara la
identificación de los artículos en stock, teniendo presente que debe comenzarse por lo más fácil, dejando
los artículos difíciles de identificar para lo último. En esta forma se van obteniendo avances en la
catalogación, que permite apreciar resultados rápidamente.
Preparación de la clasificación a efectuar
Al efectuar la clasificación de materiales, se han seleccionado prácticamente de 2 a 4 dígitos del código
que se quiere utilizar, según abarque dicha clasificación solo clases o también subclases, quedando
únicamente lo relacionado con la identificación del articulo y el número de dígitos necesarios para
completar el código. Para establecer cuantos dígitos la identificaran plenamente el artículo, hay que
analizar la máxima cantidad de artículos que corresponden a una sección dentro de las existencias de
almacén y determinar entonces cuantos elementos se emplearan para completar el código, teniendo
presente, en estos casos, que la máxima flexibilidad posible para un buen mantenimiento del catálogo se
obtiene con 4 elementos, ya que es improbable que dentro de una sección puedan existir más de diez mil
artículos diferentes.
Ordenamiento
El ordenamiento de los artículos, dentro de cada sección del catálogo, puede hacerse con 3 formas:
- Orden Alfabético.
- Orden Numérico o por Dimensiones.
- Según el Catalogo del Productor.
Y al emitir las instrucciones, se deberá establecer que ordenamiento se empleara en cada clase de
materiales y muchas veces en cada subclase. Para ello deberá considerar lo siguiente:
1) El orden alfabético es conveniente utilizarlo con artículos que carecen de características
dimensionales y en los que la descripción prima sobre cualquier otra característica para su
identificación.
A fin de dar flexibilidad al mantenimiento del catálogo con este tipo de ordenamiento, es muy
conveniente considerar en el código el equivalente numérico de las letras con que se inicia la
descripción, de acuerdo a la tabla de equivalencias, que se muestra en el ANEXO I de esta monografía.
2) El orden numérico o por dimensiones, se utiliza generalmente con aquellos artículos cuya
característica principal en su dimensión, lo cual permite diferenciarlo de otros artículos similares. Es
necesario tener en cuenta la existencia de artículos que tienen una sola dimensión, otros que tienen
dos, tres, cuatro o más dimensiones y en consecuencia establecer tablas de equivalencia similares a
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las que se muestran en el ANEXO I de esta monografía y elegir una de las dimensiones que primara
en el ordenamiento para todos los artículos.
3) El ordenamiento según el catálogo del productor, se emplea en las clases correspondientes a
maquinarias y equipos, sus repuestos, accesorios y consiste en ordenar las secciones de acuerdo a
como el producto de dicho material ha ordenado su catálogo. En esta forma se facilita la codificación
y el mantenimiento del catálogo de la empresa, sin utilizar el código del productor, salvo que sea
factible hacerlo, lo cual se determinara mediante el análisis correspondiente.
Distribución de los materiales
Otro aspecto que normalmente se encontrara en la empresa, es lo concerniente a materiales que se piden
para entrega directa al solicitante. Es conveniente establecer una clase para materiales que se
denominaran “Material solicitado para entrega directa al solicitante, sin detención ni stock en el almacén”
y cuyas secciones correspondan a las dependencias que forman la empresa.
Elección de un sistema de catalogación
La preocupación principal para la dependencia de logística es que disponga de una biblioteca de catálogos
de productores de equipos, maquinaria y materiales en uso, con la finalidad de que el personal que realice
la identificación tenga elementos de consulta para llevarla a cabo.
Asignación de códigos
Se recomienda que la codificación de artículos nuevos se efectué sobre la requisición por materiales”
(especificación de los materiales necesitados a comprarse), enviada al Departamento de Compras a iniciar
la adquisición de estos materiales. En esta forma se evita utilizar clasificaciones provisionales, porque a
la llegada de los artículos nuevos, ya estos disponen de su respectivo código. Sin embargo, siempre es
conveniente disponer de una clase para “Clasificación provisional”, en razón de que nunca faltan compran
urgentes que eluden el tramite o procedimiento de compras.
Procesamiento de los materiales identificados
Una vez realizada la asignación a cada artículo, se recomienda que al finalizar cada mes se revise, a fin de
trasladar a su clasificación definitiva.
1.6. Finalidad de la catalogación:
Establecer una pauta o esquema general que facilite la clasificación de materiales, en la empresa.
1.7. Aspectos a tener en cuenta para un correcta catalogación:
- Se analizaran los diferentes tipos de materiales y equipos que tenga la entidad seleccionándose
aquellas clases de la clasificación general de materiales (C.G.M) que puedan utilizarse.
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- Para los materiales o equipos, típicos o propios de la empresa se emplearan las 40 últimas clases que
normalmente estarán disponibles.
- Al preparar el Manual de Catalogación, con las instrucciones que deben tener en cuenta los que
confeccionen el catálogo de la empresa, hay que indicar:
1) Finalidad del Manual.
2) Objetivos.
3) Instrucciones para catalogar materiales.
4) Clasificación de Materiales, estableciendo las clases a utilizar y si es posible sub-clases.
- El personal que lleve a cabo la catalogación no debe ser muy numeroso, para evitar en lo posible que
la variedad de criterios puedan entorpecer y alargar la confección del catálogo.
- Un clásico error es asignar códigos a los materiales y tener listados de los materiales codificados y
“creer” que es disponer de un catálogo.
1.8. Resultados y beneficios de la catalogación:
Una vez efectuado se pueden observar los resultados a través del ahorro de costos, debido a que se
simplifica los grupos de materiales, para evitar gastos innecesarios de materiales ya existentes, pero
quizás con otro nombre o misma función.
