SEGUNDO INFORME PRÁCTICA EMPRESARIAL

COOPERATIVA MULTIACTIVA DE TRABAJADORES DE COLOMBIA

COOMULDENORTE

JEIMMY JORLENNYS TORRES CAPACHO

COD: 1094270804

UNIVERSIDAD DE PAMPLONA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y EMPRESARIALES
PROGRAMA DE CONTADURIA PÚBLICA
PAMPLONA
2018
 SEGUNDO INFORME PRÁCTICA EMPRESARIAL

COOPERATIVA MULTIACTIVA DE TRABAJADORES DE COLOMBIA

COOMULDENORTE

JEIMMY JORLENNYS TORRES CAPACHO

COD: 1094270804

Trabajo de grado presentado como requisito para optar al título de

CONTADOR PÚBLICO

Director: PAOLA ANDREA ARTEAGA CIAVATO

CONTADOR PÚBLICO
[email protected]

UNIVERSIDAD DE PAMPLONA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y EMPRESARIALES
PROGRAMA DE CONTADURIA PÚBLICA
PAMPLONA
2018
 TABLA DE CONTENIDO

Pág.

1
INTRODUCCIÓN
1 2
INFORME DE PRACTICA PROFESIONAL
1.1 2
RESEÑA HISTÓRICA DE LA EMPRESA
1.2 3
ASPECTOS CORPORATIVOS
1.2.1 3
LOGOTIPO
1.2.2 3
MISIÓN
1.2.3 3
VISIÓN
1.2.4 3
VALORES COOPERATIVOS
1.2.5 4
PRINCIPIOS COOPERATIVOS
1.3 4
DIAGNÓSTICO:
1.3.1 4
OBJETO SOCIAL
1.3.2 4
UBICACIÓN
1.3.3 7
BIENES Y SERVICIOS QUE OFRECE
1.3.4 9
ORGANIGRAMA
1.3.5 10
MATRIZ FODA
1.3.6 13
DIAGNOSTICO DE LA MATRIZ FODA
1.4 15
DESCRIPCIÓN DEL ÁREA DE TRABAJO
1.5 16
FUNCIONES ASIGANDAS AL ESTUDIANTE EN PRÁCTICA
1.6
ESTRUCTURACIÓN DE LA PROPUESTA DE 17
MEJORAMIENTO
1.6.1 17
Título
1.6.2 17
Objetivos
1.6.2.1 17
General
1.6.2.2 17
Específicos
1.6.3 18
Justificación
1.6.4 19
Cronograma

2. DESARROLLO DE LA PROPUESTA DE MEJORAMIENTO 20

2.1 DIAGNOSTICO PARA CONOCER LA SITUACION REAL DE

20
LA EMPRESA

2.2 INVENTARIO 21

3 MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA LA EL MANEJO DE

26
ACTIVOS FIJOS
 LISTA DE FIGURAS

Pág.
Figura 1 Logotipo 3
Figura 2 Agencia Pamplona 5
Figura 3 Agencia Cúcuta 5
Figura 4 Agencia Ocaña 6
Figura 5 Agencia Chinácota 6
Figura 6
Figura 7
 INTRODUCCIÓN

La práctica profesional está contemplada como una opción de grado por parte de
la Universidad de Pamplona, siendo este un componente indispensable en la
formación académica profesional permitiendo al estudiante evidenciar los
conocimientos y capacidades obtenidos en la formación académica.
Con la finalidad de adquirir experiencia logrando desenvolverme positivamente
dentro del ambiente laboral, desarrollando habilidades competentes en el área
contable y financiero. Para el desarrollo de la práctica empresarial como requisito
para la obtención del título profesional como contador público realizare esta
práctica en la COOPERATIVA MULTIACTIVA DE TRABAJADORES DE
COLOMBIA.
Con el fin de presentar este informe y facilitar su compresión este trabajo está
presentado en tres etapas. Como primera parte después de conocer la
información necesaria como su historia, su estructura administrativa entre otros se
procede a realizar un diagnóstico en el cual se definirá una propuesta de
mejoramiento.
En la segunda parte se empieza con la ejecución de la propuesta, donde se
realizará el cumplimiento de cada uno de los objetivos propuestos para cumplir el
objetivo general.
Y como etapa final se presentará la compilación de las dos primeras etapas,
asimismo las conclusiones, recomendaciones y anexos de este trabajo.

1
1 INFORME DE PRACTICA PROFESIONAL

1.1. RESEÑA HISTÓRICA DE LA EMPRESA

COOPERATIVA MULTIACTIVA DE TRABAJADORES DE COLOMBIA

COOMULDENORTE, nació gracias al sueño del señor Rubén Ángel Becerra
Arévalo, en la creación de una empresa de economía solidaria específicamente
en Cooperativismo, fundada el 22 de noviembre del año 2002, dando inicio a
sus labores en el municipio de pamplona, departamento norte de Santander,
atendida por algunos asociados, en cabeza del gerente, comenzando sus
operaciones en el año 2004.
Para el año 2006 la Cooperativa contaba con más de 500 asociados
registrando un incremento del 80% con respecto a los asociados existentes en
el año anterior; logrando ese mismo año dar apertura de la sede en Ocaña
atendida por el señor Norman Yesid Torrado Picón. Dos años después se logró
dar apertura de una oficina en la ciudad de Cúcuta, logrando en el año 2009 un
nivel de asociado de más de 1000, esto fue tomando por la administración
como un índice de credibilidad y aceptación de la calidad de los servicios por
parte de sus asociados y para el año 2011 se logró la apertura de la agencia
en Chinácota. Cabe resaltar que para el año 2017 en el mes de junio, se
obtuvo la certificación de ICONTEC en el Sistema de Gestión De Calidad ISO
9001:2015, generando el cumplimiento de los objetivos, la mejora de los
procesos que se producen durante su implementación, así como también la
capacitación y calificación de los empleados, todo esto con el fin de lograr una
alta satisfacción al asociado.
En este mismo año nos encontramos trabajando en la transformación a
Cooperativa de Ahorro y Crédito, con el fin de prestar un mejor y nuevo servicio
a los asociados y consolidando su sentido de pertenencia hacia la Cooperativa
por medio de diferentes capacitaciones y actividades de integración.

2
1.2. ASPECTOS CORPORATIVOS
1.2.1. LOGOTIPO

Figura 1: Logotipo

1.2.2. MISIÓN

COOMULDENORTE ofrece soluciones financieras a sus asociados, familia

y sociedad, con eficiencia, eficacia y calidez.

1.2.3. VISIÓN

Ser líder en apoyo financiero con proyección social.

1.2.4. VALORES COOPERATIVOS

Con ellos alimentamos día a día la razón de ser de nuestra empresa en la

búsqueda constante de objetivos solidarios que so la marca indeleble de
todo sector y que se consolida con fortaleza aun en estos tiempos de
grandes cambios y globalización.

 Autoayuda
 Democracia
 Igualdad
3
  Solidaridad
 Honestidad
 Transformación
 Responsabilidad
 Vocación social

1.2.5. PRINCIPIOS COOPERATIVOS

 Adhesión voluntaria y abierta

 Gestión democrática por parte de los asociados.
 Participación económica de los asociados.
 Autonomía e independencia
 Educación, formación e información.
 Cooperación entre cooperativas.
 Compromiso con la comunidad.

1.3. DIAGNÓSTICO:

1.3.1. OBJETO SOCIAL

La Cooperativa Multiactiva de Trabajadores de Colombia, es un Organismo

Cooperativo de primer grado, perteneciente al sistema de la Economía,
Solidaria sin ánimo de lucro.

1.3.2. UBICACIÓN

COOMULDENORTE, tendrá su domicilio principal en el municipio de

Pamplona, Departamento Norte de Santander, República de Colombia, con
dependencias administrativas en la ciudad de Cúcuta, y en los municipios
de Ocaña y Chinácota.

4
DOMICILIO PRINCIPAL: Calle 8 No. 6-48 Centro Local de 2 Edificio Torres
de San Felipe

Figura 2: Agencia Pamplona

AGENCIA 1: Cúcuta - Calle 15A Nº 1E-77 Caobos

Figura 3: Agencia Cúcuta

5
AGENCIA 2: Ocaña - Calle 11 No. 15-59 Ed. Cataluña Local 105

Figura 4: Agencia Ocaña

AGENCIA 3: Chinácota - Carrera 4 No. 8-25

Figura 5: Agencia Chinácota

6
 1.3.3. BIENES Y SERVICIOS QUE OFRECE:

 SECCIÓN DE APORTE Y CREDITO:

Esta sección desarrollada exclusivamente con los asociados a través de los

aportes sociales, realizando las siguientes operaciones:

Celebrar contratos de apertura de crédito.

Contratar seguros que amparen y protejan los aportes, crédito y bienes en general
que sus asociados tengan en COOMULDENORTE.

 SECCION DE CONSUMO Y MERCADEO:

Esta sección tiene por objeto:

Establecer la provisión de artículos importados y nacionales destinados al
cumplimiento de las actividades propias de la Cooperativa, previa elaboración de
un plan de financiación apropiado.

Establecer almacenes y supermercados con el fin de suministrar todo lo

relacionado con los productos básicos de la canasta familiar, víveres, abarrotes,
muebles elaborados, accesorios de hogar y oficina, electrodomésticos, vestuario y
cacharrería en general.

Establecer el servicio de droguería y atención medica con el objeto de coadyuvar

al expendio de drogas farmacéuticas a precios razonables.

 PROMOCION Y ASISTENCIA TECNICA:

Esta sección tiene por objeto:

Prestar de manera directa o en asocio con terceros servicios de asistencia y
asesoría técnica, económica, financiera, administrativa, legal y en general de todo
tipo a sus asociados y personal al servicio de la cooperativa.

 SECCION DE CAPACITACIÓN:

Esta sección tiene por objeto:

Promover, organizar y dirigir, cursos, seminarios, simposios, conferencias,
paneles, talleres y programas radiales, como estrategia de desarrollo educativo.

La cooperativa puede adquirir sus propias sedes y ofrecer la prestación del

servicio educativo con el Ministerio de Educación Nacional, Los Entes Territoriales
y Organismos Territoriales, para impartir directamente la Educación en todos sus
niveles, previo el lleno de los requisitos exigidos por el Ministerio de Educación y
por la Ley de la Economía Solidaria.
En general establecer servicios de educación dirigidos a capacitar, orientar,
actualizar y asesorar a sus asociados, directivos y empleados y comunidad socio
empresarial.

7
 FOMENTO MICROEMPRESARIAL:

Esta sección tiene por objeto:

Promover la creación de medianas y pequeñas empresas en que predomine
trabajo de sus asociados.

Patrocinar y servir de intermediaria en la comercialización de productos

elaborados por microempresas constituidas por asociados.

Implementar directamente o por convenios, procesos de educación sobre las

actividades desarrolladas por las microempresas patrocinadas por la cooperativa.

Suministrar a los asociados, maquinaria, vehículos, herramientas y demás

instrumentos de trabajo correspondientes al desarrollo normal de las actividades.

Establecer talleres para reparación, adecuación, confección y arreglo de

maquinaria.

 SECCION DE PREVISION SOCIAL, RECREACION Y SERVICIOS ESPECIALES:

Esta sección tiene por objeto:

Establecer y prestar directamente mediante formas asociativas, cooperativas y
mutuales servicios de previsión, asistencia y solidaridad que propendan por la
protección del patrimonio, la estabilidad económica, la salud y el bienestar de los
asociados y sus familias.

 SECCION DE RECREACION, DEPORTE Y CULTURA:

Organizar programas de recreación, deporte y cultura de manera directa o a través

de convenios que benefician a los asociados y sus familiares.

 SECCION DE MEDIO AMBIENTE:

Organizar programas de protección, conservación y fomento de los recursos

naturales y ambientales, de manera directa a través de convenios que beneficien a
los asociados y sus familias.

8
1.3.4. ORGANIGRAMA

9
 1.3.5. MATRIZ FODA

FORTALEZAS OPORTUNIDAD DEBILIDADES AMENAZAS

 Reconocimiento y buen  La Cooperativa  Falta de aspectos  Robo de los activos

nombre de la está organizada y corporativos fijos, sin que
Cooperativa por su alto enfocada al objeto visibles al público. alguien se percate.
compromiso. social.
 Problemas en el  Cambios contantes
 Ubicación estratégica  Están en el software de la legislación en
de agencias. proceso de ATLANTIS lo que Colombia.
transformación lleva a que se
 Buena infraestructura. hacia una atrasen los  Incremento en
cooperativa de procesos valor de impuestos,
 Bajas Tasas de Interés. ahorro y crédito. contables. tasas y
contribuciones
 Aumento significativo  La contadora  Se evidencia falta
de asociados cada año. resalta la de conocimiento en  Entidades
importancia de teoría y custodia de bancarias.
 Personal competente y controlar el los activos fijos.
comprometido. inventario de los  Cambio en la
activos fijos para  Perdida de activos situación financiera
 El personal se interesa obtener una fijos por no llevar de la empresa por
por la capacitación y información un control. el mal manejo de
está presente en ellas. actualizada de los los activos fijos.
mismos.  Falta de
 Cuenta con la seguimiento
certificación de  Adecuación para permanente, por

10
 ICONTEC en el reapertura de un traslado de
Sistema de Gestión De nuevo punto de personal o
Calidad ISO 9001:2015 agencia. deserción del cargo
sin dar mayor
 El personal entiende la  Nuevo importancia a la
importancia de dependencia de reasignación de
reglamentos y el control interno. responsabilidad de
cumplimiento de los estos.
mismos.
 Exceso de
 Existe registro de confianza, pues la
comprobantes de empresa no espera
activos fijos. que se presente un
fraude, ni cree que
 Adecuación de la en sus trabajadores
infraestructura para el pueda existir una
nuevo centro de intención
cómputo. fraudulenta que los
perjudique.
 La Cooperativa ya
adopto la Normas  Activos fijos que
Internacionales de puedan estar
Información Financiera. dados de baja y
aun se sigan
 COOMULDENORTE depreciando.
lleva su contabilidad en
el sistema bajo normal  Activos fijos que
local y bajo NIIF. aparecen en el
sistema y
físicamente no
existan.

11
.
 Activos fijos que no
se están utilizando
por falta de
mantenimiento o
que solo ya no
utilizan y los dejan
en bodega.

 Daño o deterioro
de los activos fijos

 No se cuenta con
un Manual de
Procedimientos
para el Manejo de
Activos Fijos.

 Falta de un
ingeniero
permanente que
conozca del
software y de
sistemas.

12
 1.3.6. DIAGNOSTICO DE LA MATRIZ FODA

ESTRATEGIA FO ESTRATEGIA FA ESTRATEGIA DO ESTRATEGIA DA

 La Cooperativa cuenta  COOMULDENORTE  Poner a la vista  Realizar

con la certificación puede competir con del asociado y controles para
ICONTEC en el sistema entidades bancarias ya demás los evitar el robo de
de gestión de calidad que ofrece a sus aspectos activos fijos e
ISO 9001:2015 que asociados tasas de Corporativos informar por
comprende la inclusión interés bajas. para dar escrito al
de Manuales. confianza y encargado si se
 Formatos de entrega, reconocimiento. presenta algún
 El sistema debe traspaso y daño de los
mantener actualizado responsabilidad del  Si se establece mismos.
sobre los activos fijos. activo fijo. un Manual de
Procedimientos  Definir políticas
 COOMULDENORTE  Creación de un manual para el Manejo de control de los
debe aprovechar el de procedimientos de de Activos Fijos activos fijos.
bueno nombre que Activos Fijos bajo NIIF. se tendrá una
tiene para dar a base para evitar
conocer la cooperativa que se asignen  Definir
con puntos activos sin mecanismo de
estratégicos. conocimiento del control físico de
encargado. los activos fijos.
 Capacitaciones sobre la
trasformación de ahorro  Realizar  Realizar un
y crédito de la seguimientos inventario, en
cooperativa a los para evitar el caso de que no

13
 asociados. fraude y la exista o exista y
pérdida de esté
 Capacitaciones a los activos fijos por desactualizado,
empleados sobre cómo no llevar un de las
se debe manejar en el control. propiedades,
sistema cuando ya planta y equipos
sean una cooperativa  Mientras que la de la
de ahorro y crédito. base de datos se Cooperativa.
mantenga
 Conocer la situación de actualizada, el
la empresa en cuanto encargado podrá
activos fijos. tener control de
los activos fijos.

 La disposición de
los altos mandos
podría ser el
mejor
instrumento para
agilizar la
implementación
de nuevos
reglamentos y
manuales.

14
 1.4. DESCRIPCIÓN DEL ÁREA DE TRABAJO

La práctica profesional la realizare en la cooperativa COOMULDENORTE en la

agencia de Cúcuta ubicada en la calle 15 A Nº 1E-77 Caobos, esta agencia está
distribuida en 8 áreas de trabajo: Secretaria General, Análisis de Crédito, Cartera,
Tesorería, Caja, Control Interno, Contabilidad y Gerencia.

Lilian Rangel es la Secretaria General la cual se encarga de realizar afiliaciones,

recepción de correspondencia y todo lo referente a comités, Marcela Torres es la
Analista de Créditos en esta área se realiza la recepción, radicación y estudio de
créditos de todas las agencias; también es la líder en el Sistema de Gestión de
Salud y Seguridad en el Trabajo donde se generan actividades de capacitación,
aplicación de encuestas, registros fotográficos, etc. Astrid Rivera jefe de Cartera
su principal objetivo es bajar el índice de cartera en mora.
El departamento de Tesorería en cabeza de Alejandra Pérez se encarga de todas
las deudas y obligaciones que posee la cooperativa como el pago de nóminas,
pagos por consignación, entre otras funciones. Sirleni Cándelo cajera se encarga
de recibir pagos, desafiliaciones, desembolsos de crédito, manejo de caja general.
María Alejandra López delegada de Control Interno donde se realizan tareas como
auditorias, movimientos de caja y que se cumpla el debido proceso, todo
virtualmente, también es la líder del sistema de Gestión de Calidad en el cual se
está pendiente de los formatos, caracterizaciones y procedimientos; por otra parte,
también es el apoyo a la gerencia en la parte administrativa.
En el área de contabilidad se debe consolidar toda la información, semanalmente
cada una de las agencias (Ocaña, Chinácota, Pamplona y Cúcuta) debe hacer
llegar los comprobantes físicos de ingreso, egreso y notas contables, para su
respectiva revisión con el sistema mensualmente se realiza todo lo relacionado
con cierre de mes como provisiones de prestaciones sociales, provisión de
cartera, registros de nóminas, conciliación de 4 Bancos, amortización de diferidos
y la recalculación para dar por cerrado el mes. Todos los departamentos cuentan
con aire acondicionado, escritorios, impresoras, papelería, computadores con un
software llamado ATLANTIS especial para el sector cooperativo, también se
cuenta con internet, cada agencia y departamento se puede comunicar por medio
de correo electrónico, teléfono fijo, skype, celular, o whatsapp. Todas las áreas y
agencias cuentan con los equipos y herramientas necesarias para el desarrollo de
sus funciones y el cumplimiento de las metas propuestas por cada departamento.

15
1.5. FUNCIONES ASIGANDAS AL ESTUDIANTE EN PRÁCTICA

 Colaborar con la revisión de información física de egresos, ingresos y

comprobantes de contabilidad vs software de todas las agencias.

 Revisión de cuentas aplicadas en cada uno de los comprobantes.

 Clasificar, registrar la información financiera de conformidad con el plan de

cuentas establecido de acuerdo a las políticas contables instituidas por la
Cooperativa.

 Informar a la contadora permanentemente las anomalías y sugerencias que

observe en la contabilidad.

 Recibir, redactar y archivar la correspondencia de contabilidad.

 Participar en las capacitaciones de actualización proporcionadas por

COOMULDENORTE y poner en práctica los conocimientos adquiridos.

 Mantener absoluta reserva sobre datos e informes de la Cooperativa que

con ocasión del desempeño de sus funciones conozca.

 Cumplir con el horario de trabajo asignado.

 Mantener en orden el sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.

 Elaborar las conciliaciones bancarias de las cuentas Bancarias de la

Cooperativa.

 Revisar soportes de caja menor de todas las agencias.

 Realizar mensualmente comprobantes de deterioro y amortización

 Realizar mensualmente provisiones de obligaciones laborales.

 Archivar los comprobantes emitidos por cada agencia.

 Archivar la documentación de los empleados que ingresan a la cooperativa.

 Cumplir con lo establecido en los Manuales y procedimientos definidos del

Sistema de Gestión de Calidad que le apliquen.

 Apoyar el proceso implementación y control del SGC para contribuir al

cumplimiento de Objetivos, Metas y Política Calidad.

 Participar en la Ejecución del Sistema de Gestión de calidad.

16
 Apoyar la conformación de un clima laboral favorable para la adaptación de
la norma ISO 9001.

 Participar en el Seguimiento y Control del Sistema de Gestión de Calidad,

para detectar las deficiencias e implementar acciones correctivas y
preventivas necesarias.

 Participar en los programas, capacitaciones y demás requerimientos en los

temas de Calidad.

 Las demás funciones inherentes a su condición de Auxiliar Contable y que

le asignen su jefe inmediato, los Estatutos, reglamentos y normas que rigen
para las organizaciones de Economía Solidaria.

1.6. ESTRUCTURACIÓN DE LA PROPUESTA DE MEJORAMIENTO:

1.6.1. Título

Diseño de un manual de procedimientos para el

manejo de Activos Fijos, bajo las Normas Internacionales de Información
Financiera en la COOPERATIVA MULTIACTIVA DE TRABAJADORES DE
COLOMBIA “COOMULDENORTE”.

1.6.2 Objetivos

1.6.2.1 General.

Diseñar un manual de procedimientos para el manejo de Activos Fijos

basados en las políticas de las Normas Internacionales de Información
Financiera NIIF.

1.6.2.2 Específicos

 Realizar un diagnóstico de los activos fijos para conocer la situación de la

empresa.

17
 Definir y clasificar los bienes según el concepto que los origine conforme
a las NIIF.
 Establecer los procedimientos generales para la verificación física,
inclusión, traslado y retiro de activos fijos, para tener un control y buen
manejo de los mismos.
 Fijar las responsabilidades de los funcionarios que participan en todas y
cada una de las etapas del proceso de compra, administración, custodia y
manejo de los Activos Fijos.
 Diseño del manual manejo Activos Fijos.

1.6.3 Justificación

En vista del crecimiento de la cooperativa COOMULDENORTE se hace

necesario formalizar procesos internos para obtener un mayor rendimiento
financiero y administrativo logrando así una mejor eficiencia en sus funciones,
es por esto que la propuesta de mejoramiento planteada es el diseño de un
manual de procedimientos para el manejo de activos fijos, siendo este un
componente del sistema de control interno que sirva como instrumento
administrativo a la Cooperativa permitiendo establecer mecanismos de control
de los bienes adquiridos por la empresa, con el fin de que se pueda obtener un
adecuado tratamiento y contabilización de los activos de tal forma que se
conozca la existencia y al valor real de los mismos.
Al no llevar un control en los Activos Fijos, se genera un impacto negativo al
interior de la empresa debido a que no se registran los valores reales de los
activos, por lo tanto, es importante proponer un adecuado procedimiento de
manejo de Activos Fijos que permita tener el inventario correcto de los mismos,
además demostrar la importancia de controlar los recursos y administrarlos de
una manera eficiente.
La importancia de este trabajo radica a contribuir correcciones en las
irregularidades que se presenten en el manejo de los activos fijos, entre los
principales errores como son la determinación de vida útil inapropiada, la
identificación física, un inventario físico actualizado, con su respectiva
codificación, traslado, baja, depreciación para un adecuado registro contable
bajo guía de las Normas Internacionales de Información Financiera. Este
manual servirá como una herramienta de ayuda para el futuro que permita
regular los procesos en el control y registros de los activos fijos.

18
1.6.4 Cronograma (diseño Gantt)

MESES FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO

SEMANAS 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Tramites de la práctica empresarial
Inducción del puesto de trabajo
Desarrollo de las funciones en el departamento de
contabilidad
Preparación y presentación
A Primer informe de práctica empresarial
C Realizar un diagnóstico de los activos fijos para conocer
T la situación de la empresa.
I Definir y clasificar los bienes según el concepto que los
V origine conforme a las NIIF.
I
Establecer los procedimientos generales para la
D
verificación física, inclusión, traslado y retiro de activos
A
fijos, para tener un control y buen manejo de los mismos.
D
E Fijar las responsabilidades de los funcionarios que
S participan en todas y cada una de las etapas del proceso
de compra, administración, custodia y manejo de los
Activos Fijos.
Diseño del manual manejo Activos Fijos.
Entrega segundo informe
Preparación y presentación del informe final

19
2. DESARROLLO PROPUESTA DE MEJORAMIENTO
2.1 DIAGNOSTICO PARA CONOCER LA SITUACIÓN DE LA EMPRESA

El diagnóstico realizado es el resultado del inventario físico comparado con los

auxiliares del sistema ATLANTIS SICO el cual arroja que existe un anticipo de un
pago de un acumulador de energía con un monto significativo, el cual físicamente
no existe y la empresa está depreciando.

De igual manera en el inventario realizado se encontró activos fijos que están en

buen estado y no son utilizados por la empresa encontrándose en bodega.

No realizan un control de los activos, no realizan inventario de ellos y no tiene

procesos de baja, traslado, etc.

20
 INVENTARIO
FORMA DE
GRUPO NOMBRE DEL ACTIVO ADQUISICION UBICACIÓN VALOR
Eq Cómputo CAMARA DIGITAL COMPRA OFICINA 7 $ 599.900
Muebles y
Enseres MESAS ETERNA COMPRA OFICINA 6 $ 260.000
Muebles y
Enseres SILLAS ETERNA RIMAX COMPRA OFICINA 6 $ 300.000
Muebles y
Enseres MUEBLES Y ENSERES COMPRA OFICINA 7 $ 597.400
Muebles y
Enseres VIDRIO DE SEGURIDAD * COMPRA OFICINA CHINACOTA $ 2.883.208
Muebles y
Enseres VIDRIO DE SEGURIDAD COMPRA OFICINA PAMPLONA $ 2.883.208
Muebles y
Enseres SOPORTES TELEVISORES COMPRA 4 AGENCIA S $ 265.000
Eq Cómputo COMPUTADOR CONTABILIDAD Y REVISORIA COMPRA OFICINA 6 $ 2.412.000
Intangibles LICENCIAS WINDOWS 8.1 COMPUTADORES COMPRA OFICINA 6 $ 268.000
Eq Cómputo IMPRESORA EPSON L555 COMPRA OFICINA 6 $ 850.000
Eq Cómputo CONMUTADOR COMPRA OFICINA 7 $ 1.000.000
Eq Cómputo PARLANTES , DIADEMA COMPRA OFICINA 7 $ 60.000
Eq Cómputo DIADEMA Y CAMARA WEB COMPRA OFICINA 7 $ 118.000
Eq Cómputo AUDIFONOS COMPRA OFICINA PAMPLONA $ 20.000
Eq Cómputo MEMORIA RAM SERVIDOR COMPRA OFICINA 7 $ 660.000
Gasto bajo NIIF LICENCIA DEL SERVIDOR COMPRA OFICINA 7 $ -
Eq Cómputo IMPRESORA MFP M127 COMPRA OCAÑA $ 595.000
Eq Cómputo CELULARES COMPRA OFICINA 7 $ 519.596
Eq Cómputo TELEVISORES COMPRA 4 AGENCIA S $ 3.103.104
Eq Cómputo COMPUTADOR TESORERIA COMPRA OFICINA 7 $ 1.100.000
Eq Cómputo IMPRESORA TESORERIA LX350 COMPRA OFICINA 7 $ 890.000
Eq Cómputo IMPRESORA OCAÑALX350 COMPRA OCAÑA $ 880.000
Eq Cómputo DISCO CAMARA VIGILANCIA COMPRA 4 AGENCIA S $ 2.273.600
Maquinaria y
Equipo AIRE ACONDICIONADO + INSTALACION COMPRA OFICINA 6 $ 1.499.138
Maquinaria y EXTINTOR Y BOTIQUIN COMPRA CADA AGENCIA $ 215.000

21
Equipo
Eq Cómputo CÁMARA DE VIGILANCIA COMPRA 4 AGENCIA S $ 2.273.600
Eq Cómputo COMPUTADOR CARTERA COMPRA OFICINA CARTERA $ 1.367.300
Intangibles LICENCIA WINDOWS COMPUTADOR CARTERA COMPRA OFICINA CARTERA $ 268.000
Eq Cómputo PORTATIL LENOVO COMPRA OCAÑA $ 2.699.600
Eq Cómputo PORTATIL LENOVO COMPRA PAMPLONA $ 2.699.600
Eq Cómputo PORTATIL LENOVO COMPRA CHINÁCOTA $ 2.699.600
Eq Cómputo VIDEOBEAM COMPRA OCAÑA $ 700.000
Terrenos TERRENO CASA NUEVA SEDE COMPRA CÚCUTA $ 477.248.427
Edificaciones CASA NUEVA SEDE COMPRA CÚCUTA $ 312.285.778
Muebles y
Enseres PUESTO DE TRABAJO CARTERA Y GERENCIA COMPRA CUCUTA $ 1.642.560
Muebles y
Enseres DISPENSADORES DE AGUA COMPRA 4 AGENCIA S $ 1.800.000
Muebles y
Enseres MOBILIARIO PARA LA NUEVA SEDE COMPRA CUCUTA $ 4.000.000
Muebles y
Enseres PUERTA NUEVA SEDE COMPRA CUCUTA $ 699.900
CHINACOTA
Eq Cómputo VIDEOBEAM COMPRA PAMPLONA $ 3.100.000
Eq Cómputo PARLANTES COMPRA 4 AGENCIA S $ 3.600.000
Eq Cómputo COMPUTADOR COMPRA CAJA $ 1.465.660
Intangibles LICENCIA WINDOWS COMPUTADOR CUCUTILLAC COMPRA CUCUTA $ 280.000
Maquinaria y
Equipo AIRE ACONDICIONADO + INSTALACION COMPRA CUCUTA $ 5.877.000
Terrenos GASTOS NOTARIALES PAGO CUCUTA $ 8.203.171
Terrenos AVALUO PAGO CUCUTA $ 211.575
Edificaciones GASTOS NOTARIALES PAGO CUCUTA $ 5.367.004
Edificaciones AVALUO PAGO CUCUTA $ 138.425
Muebles y
Enseres CORTINAS COMPRA CUCUTA $ 1.270.000
Muebles y MOBILIARIO PARA LA NUEVA SEDE COMPRA CUCUTA $ 1.400.000

22
Enseres
Muebles y
Enseres CAJA FUERTE COMPRA CUCUTA $ 4.408.000
Eq Cómputo CAMARAS DE SEGURIDAD NUEVA SEDE COMPRA 4 AGENCIA S $ 7.340.000
Eq Cómputo CELULARES COMPRA CARTERA $ 299.800
Eq Cómputo IMPRESORA LX300 COMPRA TESORERIA $ 980.000
Eq Cómputo TELEFONOS 2 COMPRA TESORERIA $ 130.000
Muebles y
Enseres SOPORTES TELEVISORES COMPRA CUCUTA $ 90.000
Muebles y
Enseres CORTINAS COMPRA CUCUTA $ 1.270.000
Muebles y
Enseres 20 SILLAS RIMAX COMPRA CUCUTA $ 680.000
Muebles y
Enseres 2 VENTILADORES COMPRA CUCUTA $ 264.000
Muebles y
Enseres SILLAS EJECUTIVAS 4 COMPRA CUCUTA $ 860.000
Muebles y
Enseres SILLAS FIJAS 3 COMPRA CUCUTA $ 240.000
Muebles y
Enseres POLTRONAS TIPO SOFA COMPRA CUCUTA $ 1.300.000
Muebles y
Enseres MOBILIARIO PARA LA NUEVA SEDE COMPRA CUCUTA $ 1.500.000
Eq Cómputo TV PARA CAMARAS COMPRA CUCUTA $ 1.900.000
Eq Cómputo CAMARAS DE SEGURIDAD COMPRA CH, PA, OC $ 5.540.000
Eq Cómputo COMPUTADOR COMPRA EQ PARA CUCUTILLA $ 1.270.000
Intangibles LICENCIA COMPRA EQ PARA CUCUTILLA $ 280.000
Eq Cómputo IMPRESORA HP LASER JET 125 COMPRA EQ PARA CUCUTILLA $ 500.000
Maquinaria y
Equipo CAFETERA COMPRA CUCUTA $ 46.900
Maquinaria y
Equipo MICROHONDAS COMPRA CUCUTA $ 131.500
Eq Cómputo FOTOCOPIADOR COMPRA CUCUTA $ 1.700.000

23
Muebles y
Enseres MOBILIARIO PARA LA NUEVA SEDE COMPRA CUCUTA $ 1.625.000
Muebles y
Enseres VENTILADORES SEDE CAOBOS COMPRA CUCUTA $ 330.000
Eq Cómputo CÁMARAS PARA AGENCIAS COMPRA CH, PA, OC $ 932.500
Muebles y
Enseres SOPORTES TELEVISORES COMPRA AGENCIAS $ 130.000
Eq Cómputo CÁMARAS PARA AGENCIAS COMPRA CH, PA, OC $ 932.500
Eq Cómputo TELEVISOR PARA CÁMARAS DE SEGURIDAD COMPRA CH, PA, OC $ 1.595.000
Muebles y
Enseres MESA PARA GERENCIA COMPRA CUCUTA $ 324.800
Muebles y
Enseres ESTANTES METÁLICOS COMPRA CUCUTA $ 1.821.200
Muebles y
Enseres ESTANTES METÁLICOS COMPRA CUCUTA $ 2.146.000
Eq Cómputo UPS 850 INITECK NEGRA DOBLE PROTECCION COMPRA CUCUTA $ 240.000
Eq Cómputo PORTATIL LENOVO IDEAPAD COMPRA CUCUTA $ 1.850.000
Muebles y
Enseres 2 SILLAS EJECUTIVAS NEUMATICAS CON BRAZOS AJUSTABLES COMPRA CUCUTA $ 440.000
Muebles y
Enseres VENTILADOR SAMURAI DEPARTAMENTO DE CONTROL INTERNO COMPRA CUCUTA $ 129.900
Muebles y
Enseres 6 LAMPARAS LED PARA ARCHIVO COMPRA CUCUTA $ 220.000
Muebles y
Enseres 30 SILLAS Y 2 MESAS PARA EL LOCAL 6 DEL AGROBANCARIO COMPRA OFICINA 6 $ 848.000
Muebles y
Enseres ESCRITORIO PARA DEPARTAMENTO DE ARCHIVO COMPRA CUCUTA $ 219.900
Muebles y
Enseres SILLA PARA DEPARTAMENTO DE ARCHIVO COMPRA ARCHIVO $ 215.000
Muebles y
Enseres ARCHIVADORES Y ESCRITORIO COMPRA OCAÑA $ 1.700.000
Muebles y
Enseres ARCHIVADORES COMPRA OCAÑA $ 1.620.000

24
Eq Cómputo CELULAR PARA DEPARTAMENTO DE TESORERIA COMPRA CUCUTA $ 259.900
Eq Cómputo CELULAR SAMSUNG GALAXY CORE2 COMPRA OCAÑA $ 300.000
Eq Cómputo CELULAR PARA RECEPCION AGENCIA CUCUTA COMPRA CUCUTA $ 280.000
CHINACOTA
Eq Cómputo CELULAR ASISTENTE ADMINISTRATIVO AGENCIA CHINACOTA COMPRA PAMPLONA $ 279.800
Eq Cómputo TELÉFONO PARA CAJA OFICINA AGRO BANCARIO COMPRA LOCAL 6 $ 249.900
Eq Cómputo CELULAR PARA LA AGENCIA DE PAMPLONA COMPRA PAMPLONA $ 290.000
COMPUTADOR DE ESCRITORIO CMAX CELERON 8GB DD 1TB
Eq Cómputo MONITOR 19 +W10PRO COMPRA OCAÑA $ 1.535.000
IMPRESORA MULTIFUNSIONAL LASER SAMSUNG PARA CONTROL
Eq Cómputo INTERNO COMPRA CUCUTA $ 520.000
Eq Cómputo COMPUTO SEDE BANCOAGRARIO COMPRA LOCAL 6 $ 1.820.000
Eq Cómputo PAGO ANTICIPO 70% COMPRA DE ACUMULADOR DE ENERGIA COMPRA CUCUTA $ 4.865.000
Maquinaria y AIRE ACONDICIONADO PARA EL LOCAL 6 EDIFICIO
Equipo AGRABANCARIO COMPRA LOCAL 6 $ 1.745.000
Maquinaria y
Equipo AIRE ACONDICIONADO ARCHIVO CUCUTA COMPRA CUCUTA $ 1.745.000
Eq Cómputo CAMARAS OFICINA EDIFICIO AGROBANCARIO COMPRA LOCAL 6 $ 650.000
TOTAL $ 928,138,954

25
 ”

26
 INDICE

Pág.

Introducción 28
Objetivo 29

1. POLITICAS CONTABLES PARA EL MANEJO DE ACTIVOS 30

FIJOS
1.1 RECONOCIMIENTO 30
1.2 MEDICIÓN 31
1.2.1 MEDICIÓN INICIAL 31
1.2.2 MEDICIÓN POSTERIOR 31
1.3 DEPRECIACIÓN 31
1.4 VIDA UTIL 33
1.5 DETERIORO 33
1.6 BAJA EN CUENTAS 34
1.7 REVELACIONES 34

2. PROCEDIMIENTO 35
2.1 PROCESO DE COMPRA DE ACTIVO FIJO 35
2.1.2 FLUJOGRAMA PROCESO DE COMPRA 37
2.2 PROCESO DE BAJA DE ACTIVO FIJO 38
2.2.1 FLUJOGRAMA PROCESO BAJA DE ACTIVO FIJO 39
2.3 PROCESO DE TRASLADO DE ACTIVO FIJO 40
2.3.1 FLUJOGRAMA PROCESO DE TRASLADO DE UN ACTIVO FIJO 41

3. POLITICA DE INVENTARIOS 42

4. ETIQUETADO 42

FORMATO DE COMPRA ACTIVO FIJO 43

FORMATO DE BAJA – TRASLADO DE ACTIVO FIJO 44

27
 INTRODUCCION

Las Propiedades, planta y equipo constituyen la inversión en recursos operativos a

recuperar en el largo plazo por la entidad. Las Propiedades, planta y equipo como
activos son recursos controlados como consecuencia de sucesos pasados que
van a permitir generar beneficios económicos futuros y que sirven de apoyo
administrativo.
Un manual de procedimientos es un documento ordenado que contiene
instrucciones de cómo debe ser el manejo de la información, como es su
tratamiento, quienes son los responsables y como hacer la ejecución
administrativa dentro de la Cooperativa.
En este manual se incluyen las actividades de adquisición, traslado y baja de
activos con el fin de tener una información actualizada en el sistema del estado de
los activos.

Para llevar un control se debe contemplar una serie de pasos que incluyen desde
la recepción, registro, instalación, hasta la conservación con el fin de lograr una
buena administración de los mismos y de obtener una gestión eficaz de los
procesos para el manejo de los bienes suministrados por la empresa.

Es importante señalar, que este manual está sujeto a actualización en la medida

que se presenten cambios en la ejecución de los procedimientos y en la
normatividad vigente.

28
 OBJETIVO

Establecer una herramienta y guía para el manejo adecuado de los Activo Fijos de
La Cooperativa Multiactiva De Trabajadores de Colombia “COMULDENORTE, que
contenga los lineamientos en cada proceso que permita hacer más eficientes los
procesos de registro y control de Activos Fijos.

29
1. POLITICAS CONTABLES PARA EL MANEJO DE ACTIVOS FIJOS EN LA
COOPERATIVA MULTIACTIVA DE TRABAJADORES DE COLOMBIA
“COMULDENORTE”

La Cooperativa Multiactiva De Trabajadores de Colombia “COMULDENORTE

utilizará el método de depreciación lineal y deberá ser manejado a través del
software contable ATLANTIS SICO.

1.1. RECONOCIMIENTO

Con base en lo establecido en el párrafo 17.4 de la NIIF para PYMES; la

cooperativa aplicará los siguientes criterios de reconocimiento para determinar si
se reconoce o no un elemento de propiedades, planta o equipo.

Por lo tanto, la Cooperativa Multiactiva de Trabajadores de Colombia

“COMULDENORTE” reconocerá el costo o valor económico de adquisición de un
elemento de propiedades, planta y equipo como un activo solo si cumple con los
dos siguientes requisitos:

 Es probable que obtenga los beneficios económicos futuros asociados con

ese elemento catalogado como propiedad, planta y equipo, y

 El costo o valor económico del elemento puede medirse con fiabilidad.

La cooperativa reconocerá elementos catalogados como propiedad, planta y

equipo, de acuerdo a los siguientes criterios:

 Edificios: adquiridos en el 2016 a 75 años, adquiridos antes del 2016 a 64

años.
 Maquinaria y equipo: 10 años
 Equipamiento de tecnología de la información: 5años
 Otras propiedades, planta y equipo: 10 años.

30
 1.2. MEDICIÓN

1.2.1. MEDICIÓN INICIAL

La cooperativa registrará las partidas de propiedades, planta y equipo por su costo

en el momento del reconocimiento inicial.

El costo se compone de:

1. El precio de adquisición, que incluye los honorarios legales y de intermediación,

los aranceles de importación y los impuestos no recuperables, después de deducir
los descuentos comerciales y las rebajas.

2. Todos los costos directamente atribuibles a la ubicación del activo en el lugar y en

las condiciones necesarias para que pueda operar de la forma prevista por la
gerencia. Estos costos pueden incluir los costos de preparación del
emplazamiento, los costos de entrega y manipulación inicial, los de instalación y
montaje y los de comprobación de que el activo funciona adecuadamente.

3. La estimación inicial de los costos de desmantelamiento o retiro del elemento, así

como la rehabilitación del lugar sobre el que se asienta, la obligación en que
incurre la entidad cuando adquiere el elemento o como consecuencia de haber
utilizado dicho elemento durante un determinado periodo, con propósitos distintos
al de producción de inventarios durante tal periodo.

1.2.2. MEDICIÓN POSTERIOR

La cooperativa medirá todas las partidas de propiedades, planta y equipo,

después de su reconocimiento inicial (después de adquirirlas) al costo menos la
depreciación acumulada y cualquier pérdida por deterioro del valor acumulado.

La Cooperativa reconocerá las cuantías o valores económicos del mantenimiento

(diario o mensual), de una partida de propiedad, planta y equipo, en los resultados
del periodo en el que incurra en dichos costos.

1.3. DEPRECIACIÓN

La depreciación es la distribución sistemática del importe depreciable de un activo

a lo largo de su vida útil. La cooperativa Multiactiva de Trabajadores de Colombia
COMULDENORTE, trabajará bajo el método de depreciación lineal con base en el
cual se espera consumir los beneficios económicos futuros del activo.

31
 El importe depreciable de un activo equivale al costo del activo menos el valor
residual.

El valor residual es el importe estimado que una entidad podría obtener en el

momento presente por la disposición de un activo, después de deducir los costos
de disposición estimados, si el activo hubiera alcanzado ya la antigüedad y las
demás condiciones esperadas al término de su vida útil.

El cargo por depreciación para cada periodo se reconocerá en el resultado, a

menos que otra política basada en la NIIF para PYMES o en las normas que le
adicionen, modifiquen o sustituyan; requiera que el cargo por depreciación se
reconozca como parte del costo de un activo.

Los valores residuales y la vida útil estimada de las propiedades plantan y equipo
se deberán revisar periódicamente para determinar que el método y periodo de
depreciación corresponden a los beneficios económicos que de estas propiedades
se ha previsto.

Los factores detallados a continuación podrían indicar que ha cambiado el valor

residual o la vida útil de un activo desde la fecha sobre la que se informa, anual
más reciente, a saber:

 Un cambio en el uso del activo,

 Un desgaste significativo inesperado,
 Avances tecnológicos y
 Cambios en los precios de mercado

Si estos indicadores están presentes, la Cooperativa Multiactiva de Trabajadores

de Colombia COMULDENORTE revisará sus estimaciones anteriores y, si las
expectativas actuales son diferentes, modificará el valor residual, el método de
depreciación o la vida útil. COMULDENORTE contabilizará el cambio en el valor
residual, el método de depreciación o la vida útil como un cambio de estimación
contable.

La depreciación de un activo comenzará cuando esté disponible para su uso, esto

es, cuando se encuentre en la ubicación y en las condiciones necesarias para
operar de la forma prevista por la administración. La depreciación de un activo
cesa cuando se da de baja en cuentas.

La depreciación no cesará cuando el activo esté sin utilizar o se haya retirado del
uso activo, a menos que se encuentre depreciado por completo. Sin embargo, si
se utilizan métodos de depreciación en función del uso, el cargo por depreciación
podría ser nulo cuando no tenga lugar ninguna actividad de producción.

32
 1.4. VIDA ÚTIL

Para determinar la vida útil de un activo, la Cooperativa Multiactiva De

Trabajadores de Colombia COMULDENORTE deberá considerar todos los
factores siguientes:

a) La utilización prevista del activo. El uso se evalúa por referencia a la capacidad o

al producto físico que se espere del mismo.

b) El desgaste físico esperado, que dependerá de factores operativos tales como el

número de turnos de trabajo en los que se utilizará el activo, el programa de
reparaciones y mantenimiento, y el grado de cuidado y conservación mientras el
activo no está siendo utilizado.

c) La obsolescencia técnica o comercial procedente de los cambios en la demanda

del mercado de los productos o servicios que se obtienen con el activo.

d) Los límites legales o restricciones similares sobre el uso del activo, tales como las
fechas de caducidad de los contratos de arrendamiento relacionados.

La vida útil es el tiempo o cuota en que se estima que el bien prestará un beneficio
a la Cooperativa.
La Vida Útil se determina en años, meses en función de factores tales como,
intensidad de uso, obsolescencia técnica, etc.

Vida Útil Total: corresponde a la vida útil asignada, en que el activo prestará
servicio en forma eficiente, en las condiciones normales de uso.

Vida Útil Transcurrida: período de tiempo de contado desde la fecha en que entra
en funcionamiento, hasta la fecha del informe.

Vida Útil Restante: cantidad de períodos pendientes de uso.

1.5. DETERIORO

En cada fecha sobre la que se informa; la Cooperativa Multiactiva de Trabajadores

de Colombia COMULDENORTE evaluará si sus activos clasificados como
propiedades, planta y equipos se han visto deteriorados. De ser así; reconocerá,
medirá y revelará dicho deterioro; con base en lo establecido en la NIIF para
PYMES y en especial en la sección 27, Deterioro del Valor de los Activos.

33
 1.6. BAJA EN CUENTAS

Un elemento de propiedades, planta y equipo se dará de baja en cuentas por las

siguientes razones:

 Por su disposición
 Por no obtención de beneficios económicos futuros por su uso o por su
disposición.

Al dar de baja un elemento de propiedades, planta y equipo se reconoce dicha

pérdida en el resultado del período.

1.7. REVELACIONES

La cooperativa Multiactiva de Trabajadores de Colombia COMULDENORTE

revelará para cada categoría de elementos de propiedad, planta y equipo, la
siguiente información:

 La base de medición utilizada para determinar el importe en libros bruto.

 El método de depreciación utilizado.

 La vida útil.

 El importe bruto en libros y la depreciación acumulada al principio y final del

periodo sobre el que se informa.

 Una conciliación entre los importes en libros al principio y al final del periodo
sobre el que se informa, que muestre por separado:

 Las adiciones realizadas.

 Las disposiciones.
 Las adquisiciones mediante combinaciones de negocios.
 Las transferencias a propiedades de inversión, si una medición fiable
del valor razonable pasa a estar disponible.
 Las pérdidas por deterioro del valor reconocidas o revertidas en el
resultado de acuerdo con la Sección 27 de la NIIF para PYMES.
 La depreciación.
 Otros cambios.

34
  La existencia e importes en libros de las propiedades, planta y equipo a
cuya titularidad la entidad tiene alguna restricción o que está pignorada
como garantía de deudas.

 El importe de los compromisos contractuales para la adquisición de

propiedades, planta y equipo.

2. PROCEDIMIENTO

2.1. PROCESO DE COMPRA DE ACTIVO FIJO

Primero se debe identificar la necesidad de un nuevo activo fijo, luego la agencia

solicitante debe diligenciar el formato de solicitud de activo fijo justificando dicha
necesidad. Esta solicitud debe estar verificada por la gerencia.

La agencia es la responsable de cotizar al menos con tres (3) proveedores

distintos el activo que requiere. Luego se procede a la compra del activo y la
cancelación de la factura.

Se procede a realizar el comprobante de egreso.

La factura es entregada en caja o tesorería quien es responsable de revisar dicha

documentación y clasificar el activo según las NIIF y las políticas contables de la
Cooperativa COOMULDENORTE para proceder a su contabilización con los
respectivos impuestos. Después de realizar la contabilización se procede a
realizar el cálculo de la depreciación.

Se hace entrega del activo fijo y debe firmar el formato.

Los responsables son:

 Agencias
 Gerente general
 Tesorería-caja
 Departamento de contabilidad

Los soportes referidos son:

 Formato de solicitud.
 Factura de compra (a nombre de COOMULDENORTE).
 Comprobante de Egreso.

35
  Depreciaciones.
 Formato de compra.

Sin perjuicio de lo anterior, será necesario adjuntar las cotizaciones para respaldar
cualquier requerimiento de auditoría respecto de la compra. Una vez contabilizado
el activo, se procederá a etiquetar el activo fijo.

36
Necesidad de Formato de un
un activo fijo activo fijo
2.1.2 FLUJOGRAMA
PROCESO DE COMPRA DE UN ACTIVO FIJO.

Autorización de Solicitud de
compra cotización

Compra del Cancelación de

activo fijo facturas

Contabilización Comprobante

Entrega del Calculo de la

activo fijo depreciación
37
2.2. PROCESO DE BAJA DE ACTIVO FIJO

La agencia o dependencia identifica el requerimiento de baja de un activo fijo,

indicando el motivo por el cual solicita la baja al departamento de contabilidad,
quien revisará los antecedentes y solicitará la baja de Activo Fijo. Este revisará
antecedentes de la solicitud y podrá solicitar ver físicamente los bienes a modo de
chequeo. Si los bienes solicitados para baja corresponden a Equipos de
Computación, se solicitará revisión por parte de los ingenieros quienes según sus
parámetros técnicos deberán indicar el estado de dicho equipo.

De esta revisión, se podrán obtener los siguientes estados y acciones a seguir:

OPERATIVO: este equipo será reasignado a un nuevo usuario y/o departamento.

NO OPERATIVO: seguirá el procedimiento de baja de activo fijo para su donación.

Una vez establecidos los bienes a dar de baja, se retirará el activo y será
recepcionado en bodega para el Proceso de Baja. Existirá un registro con los
bienes que son recepcionados en bodega. Las unidades que lo requieran podrán
solicitar traslado de estos bienes a sus dependencias para uso.

Los bienes podrán considerarse para donación según los parámetros

establecidos.

Si no existe donación para dichos bienes, éstos podrán ser eliminados de la

Cooperativa y bajados del auxiliar de activo fijo.

38
 ¿Cumple con los requisitos de baja? 2.2.1. FLUJOGRAMA
PROCESO DE BAJA DE ACTIVO FIJO
Requerimiento
de baja de
activo fijo

Si

Solicitar Asignación
baja a a nueva
unidad de agencia.
activo fijo

¿Corresponde a los
equipos de cómputo?
Revisar
antecedentes y Actualizar
completar información de
información de baja Si sistema
Si

Revisar el
estado del Donación.
bien

Aprobar y
emitir Eliminación
39 comunicado de
liquidación
2.3. PROCESO DE TRASLADO DE ACTIVO FIJO

Se identifica la necesidad de traslado de un bien, procede a llenar el Formulario de

Traslado dispuesto para este procedimiento. El traslado debe ser precisado según
la siguiente clasificación:

 Temporal
 Definitivo

A su vez, el traslado será clasificado según la ubicación final del bien:

 Dentro de la misma agencia a otra dependencia.

 Traspaso a otra agencia.

Se procede a informar y solicitar la autorización del traslado, éste a su vez autoriza

la salida del bien firmando el Formulario de Traslado.

Posteriormente, una vez que el bien ha sido recepcionado conforme por el

responsable en la nueva ubicación, éste deberá firmar el Formato de Traslado
como confirmación de recibo del bien.

Dicho formato debe ser enviado al departamento de contabilidad, con todos los
datos que permiten identificar el bien. No será procesado ningún traslado si dicho
formato no presenta los datos y firmas pertinentes, por consecuencia la
responsabilidad del bien se mantendrá en la dependencia inicial.

El departamento de contabilidad será responsable de actualizar la ubicación del

bien en el Sistema Contable y respaldar dicha documentación.

Sin perjuicio que el formulario cumpla con las firmas y formalidades de este
procedimiento, el departamento de contabilidad podrá eventualmente realizar una
revisión física y comprobar el procedimiento del traslado.

40
Requerir
traslado
del activo
2.3.1. FLUJOGRAMA
fijo PROCESO DE TRASLADO DE UN ACTIVO FIJO.

Autorizar y
enviar
formulario a
dirección de
finanzas

Verifica y
completa Chequea Actualizar
información documentación información de
y procedimiento sistema

Recepción del
bien y envía
formulario a
dirección de
finanzas

41
3. POLÍTICAS DE INVENTARIOS

Inventario: es la verificación física que consiste en constatar la existencia real de

los bienes del activo fijo, conocer su estado de conservación y condiciones de
seguridad.

Los inventarios pueden a su vez ser:

Generales: comúnmente denominado inventario masivo, incluye todos los bienes

de la Cooperativa COOMULDENORTE y el fin es sustentar los Estados
Financieros. Este tipo de inventario requiere de una adecuada programación y
debe realizarse al menos una vez al año.

Selectivos: corresponde a un grupo de bienes seleccionados previamente. Este

inventario tiene carácter de sorpresivo, busca mantener los registros actualizados
y que éstos concuerden con los registros físicos.

4. ETIQUETADO

Una vez que el bien es incorporado al sistema contable a través del auxiliar de
activo fijo procede el etiquetado, el cual consiste en un adhesivo en un lugar que
permita su fácil ubicación y que no se encuentre expuesta a daño.

Dicha etiqueta es un registro único que individualiza el bien a lo largo de su vida

útil.

Esta etiqueta contiene

 Nombre de la empresa
 Centro de costo (CU, PA, CH, OC)
 Clasificación del activo (ME, EC, ET)
 Número consecutivo.

Las Unidades son las encargadas de brindar todas las facilidades al personal
contable para realizar dicha labor y serán responsables de informar a la Unidad de
Activo Fijo cualquier situación anómala respecto de dicha etiqueta.

Una vez etiquetado el bien, se deberá ingresar al Excel el código de la etiqueta de

acuerdo al bien inventariado. Esta tarea será de labor permanente y de vital
importancia para los posteriores inventarios.

42
 FORMATO DE COMPRA DE ACTIVO FIJO

Objetivo: Reconocer la adquisición de un activo fijo de la COOPERATIVA

MULTIACTIVA DE TRABAJADORES DE COLOMBIA “COOMULDENORTE”.

ANTECEDENTES DEL BIEN

Fecha de solicitud:

Código inventario: ( uso exclusivo de “COOMULDENORTE”)

Descripción :

Ubicación: (oficina, sala, laboratorio dónde se encontrará el

activo)
Dependencia: (persona responsable del uso y cuidado del bien)

Serial :

Observaciones :

Fecha:

___________________________ ___________________________
GERENTE GENERAL CONTADOR PÚBLICO

43
 FORMATO DE BAJA - TRASLADO DE ACTIVO FIJO

Objetivo: Dar cumplimiento a la baja o traslado de un activo fijo de la

COOPERATIVA MULTIACTIVA DE TRABAJADORES DE COLOMBIA
“COOMULDENORTE”.

1 bien

Varios
(anexos)

Fecha solicitud:

Código inventario:
Descripción:

Ubicación:
Departamento:
Observaciones:

Nombre :
Rut:

___________________________ ___________________________
GERENTE GENERAL CONTADOR PÚBLICO

44
45