8/7/2019 La optimización de los inventarios de mantenimiento (MRO) - MeetLogistics
I. Introducción a los MRO
Muchas empresas invierten mucho tiempo, esfuerzos y recursos en la Gestión de Activos
Empresariales (Enterprise Asset Management-EAM). Los Inventarios de Materiales para
Mantenimiento, Reparaciones y Operaciones (Materiales MRO) también forman parte de esos
activos, pero su gestión ha sido poco entendida y mal conducida, desaprovechando el
potencial de establecer una ventaja competitiva mediante la optimización de la gestión de
inventarios de materiales MRO. Las compañías que han comprendido las características
particulares de los inventarios MRO están utilizando metodologías científicas de optimización para
obtener beneficios.
Entre los resultados directos y medibles más importantes está lograr una mayor disponibilidad de
los equipos que se traduce en mayor capacidad de planta, importantes ahorros de costos de
mantener el inventario y disminución del costo del lucro cesante causado por la indisponibilidad de
repuestos cuando son necesitados. La gestión eficaz del inventario MRO es un reto complejo.
Tradicionalmente, esta ha girado en torno a comprar de forma manual y subjetiva o con base en
información histórica errónea.
Hay bastante evidencia de bajas tasas de utilización de las plantas debido a que el personal de
mantenimiento no es capaz de responder a averías de los equipos por la falta de existencias de
inventario MRO. Para combatir este problema (falta de existencias), las empresas tienden
tradicionalmente a incurrir en un mayor gasto en materiales MRO, lo que origina exceso de
inventarios afectando negativamente la rentabilidad empresarial.
En su gran mayoría, las empresas han carecido de las herramientas de análisis y los
conocimientos técnicos necesarios para medir y controlar el comportamiento del inventario MRO.
Para cada ítem, no saben con certeza los valores óptimos de:
Punto de pedido (PP)
Cantidad de pedido (CP)
Tiempo de entrega (TE)
Con la información incompleta o errada, las empresas compran demasiado inventario de artículos
que nunca se van a utilizar en el futuro. En esencia, una gran parte del presupuesto de
funcionamiento de cada empresa es desperdiciado en exceso de inventario.
II. Inventario MRO (Mantenimiento, Reparación y Operaciones)
Inventarios MRO son piezas y materiales comprados y almacenados para brindar apoyo a sus
necesidades de funcionamiento interno. El mundo de la contabilidad considera MRO como
“material indirecto”, mientras que el “material directo” es todo aquel que forma parte del producto
terminado. En esencia, inventarios MRO se refiere efectivamente a la gestión de piezas de
repuesto para los equipos críticos de producción, instalaciones y equipos de transporte de
los que las empresas dependen diariamente. El reto es mantener en almacén suficiente
material para lograr altos niveles de disponibilidad.
La solución más fácil e inmediata es, simplemente mantener más piezas en el inventario. De esta
forma, cualquiera que sea el nivel de servicio requerido, usted tiene el inventario a la mano, sea
necesario o no. Pero mantener almacenes llenos con cantidades superiores a las realmente
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necesitadas origina costos adicionales para el negocio. El dinero queda inmovilizado, los estantes
llenos de artículos innecesarios o utilizados con muy poca frecuencia que mayoritariamente
tienden a convertirse en obsoletos y los costos se mantendrán vigentes hasta que ese inventario
no sea eliminado.
Los inventarios MRO pueden tener un fuerte impacto en la rentabilidad del negocio, pero
administrado correctamente puede crear un valor significativo mediante una mayor eficiencia y
competitividad de toda la organización.
Las decisiones de gestión de inventarios son básicamente determinar cuándo, cuánto y cuáles
artículos deben reponerse, los niveles de seguridad, cómo debe ser clasificado el inventario y qué
consideraciones deben ser hechas para equipos viejos cuyos repuestos son escasos o
posiblemente descontinuados.
Para la empresa existen muchas oportunidades en la gestión de inventarios MRO, mejorando el
desempeño financiero y operacional, especialmente a través de:
Mejora de la disponibilidad de piezas
Reducción del número de artículos de inventario
Disminución del tiempo para reparaciones
Hay muchos factores que intervienen en la toma de decisiones sobre inventario MRO que se
basan en las metas y objetivos particulares de la compañía, pero es un elemento común a todas
las empresas la necesidad de utilizar técnicas y herramientas apropiadas para el análisis de
inventario y reducir significativamente la exposición financiera y el riesgo para el negocio.
III. Optimización del Inventario MRO
El proceso de optimización de inventarios tiene como principal objetivo tener disponibles la
cantidad correcta de los artículos necesitados por el personal de operaciones y mantenimiento en
la planta para realizar sus actividades. Se requiere una gran variedad de ítems para mantener
operando la planta y las instalaciones en niveles apropiados de eficiencia y seguridad por lo que la
optimización del inventario implica determinar el nivel de servicio requerido y desarrollar los
procedimientos para garantizar que la reposición de cada ítem sea oportuna y al mínimo costo.
Para optimizar el inventario se debe comenzar teniendo en cuenta el “riesgo” que representa la
indisponibilidad de un repuesto necesario para ejecutar un trabajo de mantenimiento. Esto puede
traer consecuencias tan drásticas como la paralización total de la producción. El objetivo de la
optimización del inventario es eliminar problemas comunes, tales como:
Roturas de stock
Puntos de reorden incorrectos
Cantidades de pedido incorrectas
Exceso de inventario
Inventario obsoleto
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Tiempos de entrega inexactos
Compra continua de inventario de uso decreciente
A su vez, la optimización del inventario permite:
Altos niveles de disponibilidad de los equipos
Reconocer y resaltar los repuestos críticos
Intercambio de repuestos
Otras mejoras e iniciativas de mejoramiento
IV. Cómo lograr la optimización de inventarios de materiales MRO
Comportamiento típico de los inventarios para mantenimiento.
La gestión de los materiales MRO es más compleja que la de los inventarios de materias primas y
productos terminados por las siguientes razones:
La variedad de artículos
La diferencia de la demanda
La diferencia en precios
La diferencia en criticidad
La diferencia en tiempos de entrega
Los inventarios de materiales MRO tienen un comportamiento particular que dificulta su
optimización, por lo tanto es necesario conocer ese comportamiento para utilizar las técnicas
apropiadas para cada tipo de material.
Una las características más resaltantes de ese comportamiento es que solamente entre el 5
% y el 10 % de los artículos son utilizados frecuentemente y por tanto tienen una demanda
pronosticable. El resto, entre 90 % y 95 %, son artículos cuya demanda es muy baja y por tanto
su pronóstico resulta complejo y no se puede hacer por métodos convencionales. Otro aspecto
muy importante a considerar es que alrededor del 10 % de los materiales almacenados representa
alrededor del 80 % del valor total del inventario.
Muchas empresas han estado aplicando métodos de pronóstico tradicionales para las decisiones
relacionadas con la compra de los materiales MRO, esto trae como consecuencia costosos
errores en muchas de las transacciones realizadas, no se ajustan los valores MÍN/MAX en
artículos cuya demanda se ha incrementado, se reordena con la misma frecuencia y cantidad,
artículos cuya demanda ha estado disminuyendo. Inevitablemente el resultado será una alta
inversión en inventarios que afecta la rentabilidad empresarial.
Operaciones seguras y eficientes
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La primera consideración en este aspecto es el nivel de servicio requerido para cada ítem, el cual
está definido por la probabilidad de disponer del repuesto cuando es necesitado. Para fijar el nivel
de servicio se debe realizar un análisis de criticidad en función del impacto que tiene la
indisponibilidad del repuesto sobre la continuidad de las operaciones y del tiempo de entrega
necesario para su reposición.
La inversión necesaria para garantizar el nivel de servicio es generalmente insignificante con
respecto al riesgo económico que representa la indisponibilidad de un artículo altamente crítico.
Nivel óptimo de almacenamiento
Para la gente de mantenimiento siempre existe el deseo de mantener llenos los estantes, esto se
traduce en exceso de inventarios porque en la gran mayoría de los casos se tendrá mayor
cantidad que la realmente necesaria. La cantidad óptima a almacenar depende del nivel de
servicio requerido para cada artículo y es frecuente en muchas empresas que el nivel de servicio
sea considerado, erróneamente, igual para todos los artículos.
También es necesario tomar en cuenta la tasa de utilización del artículo para seleccionar el
modelo matemático apropiado para pronosticar la demanda. La definición de los niveles de
almacenamiento y el desarrollo de los procedimientos de reposición dependen de las siguientes
consideraciones:
Si el artículo será almacenado o no en la planta
Nivel de servicio (criticidad)
Precio unitario
Costo del proceso de compra
Costo de almacenamiento
Demanda
Tiempo de entrega
La inversión correcta
Las limitaciones impuestas a la inversión en inventarios generalmente son expresadas en términos
del deseo de la alta dirección a alcanzar un determinado nivel de rotación. Esto no está bien, en
primer lugar, porque se estaría tratando al inventario para mantenimiento como un inventario
comercial y en segundo lugar, un valor general para la rotación es simplemente una cifra promedio
que no proporciona información para la correcta toma de decisiones.
Los parámetros fundamentales que determinan la inversión necesaria son:
El tiempo de entrega
Criticidad
Demanda
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La optimización de inventarios MRO mejora el flujo de caja mediante la reducción de compra de
artículos de uso poco frecuente, consume el exceso de inventario apropiadamente y maximiza la
productividad al reducir el tiempo de inactividad de la planta.
V. Qué empresas se beneficiarían de la optimización del Inventario.
Las empresas ideales para emprender un programa de optimización de inventarios MRO son las
que presentan las siguientes características.
Gran variedad y cantidad de artículos
Indicadores claves de desempeño (KPIs) subjetivos
Baja rotación
Alto valor del inventario
Altos niveles de obsolescencia
Las consecuencias típicas de la situación anterior son
Alrededor del 25 % de las veces, el personal de mantenimiento sale del almacén sin los
artículos o cantidades solicitadas.
Cerca del 10 % del material comprado hoy será material en exceso dentro de un año.
Alrededor del 5 % del material comprado hoy nunca será utilizado.
Menos del 3 % del material excedentario será devuelto al proveedor original.
Las preguntas que surgen a raíz de esta situación constituyen el primer paso para resolver la
problemática de la gestión de inventarios MRO
¿Cuáles materiales deben comprarse en mayor cantidad para garantizar que la planta opere
de manera segura, eficiente y con altos niveles de producción?
¿Cuáles ítems del inventario están en riesgo de rotura de stock debido a que el Punto de
Pedido (PP) y la Cantidad de Pedido (CP) no satisfacen los requerimientos de suministro
debido a su tasa de utilización y cuál es la causa de esa situación?
¿Cuáles ítems del inventario son excedentarios?
¿Cuáles pueden ser devueltos directamente al proveedor original?
¿Cuáles pueden ser vendidos a otras empresas para recuperar la inversión?
¿Cuáles son los ítems que deben ser desincorporados del inventario debido a su grado de
obsolescencia?
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Muchos gerentes quedan sorprendidos al reconocer que la información necesaria para dar
respuestas a las preguntas formuladas anteriormente está registrada y disponible en las bases de
datos de sus sistemas de información para la gestión del mantenimiento y suministro de
materiales.
La extracción y análisis de esa información permitirá a las empresas determinar, para cada uno de
los artículos en inventario, el Punto de Pedido (PP) y la Cantidad de Pedido (CP), (MÍN/MÁX),
óptimos para garantizar el nivel de servicio requerido al menor costo posible.
VI. Conclusión
A la gestión de inventarios para mantenimiento no se le ha dado la importancia que tiene, ya que
en muchas empresas la gente de mantenimiento considera que ese no es su problema. La
realidad es que el gran parte de los costos totales de mantenimiento están conformados por el
costo directo de los materiales y el costo asociado a la decisión de mantenerlos almacenados. El
inventario afecta la tasa de retorno de la inversión, en primer lugar porque genera costos para su
mantenimiento y en segundo lugar porque forma parte de los activos empresariales.
Es muy importante atender cuidadosamente la gestión de inventarios de mantenimiento para
minimizar la inversión necesaria sin afectar la continuidad de las operaciones de manera segura y
eficiente.
La optimización de inventarios es un proceso que se debe llevar a cabo en todas las
organizaciones para contribuir a mejorar la rentabilidad de la empresa.
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