SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
GUIA DE APRENDIZAJE PARA EL PROGRAMA DE FORMACION
COMPLEMENTARIA VIRTUAL
ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
NOMBRE: Bladimir Alvarez cordero
3.1 Actividades de reflexión inicial:
Antes de elaborar las actividades propuestas en esta guía de aprendizaje, es
preciso verificar la realización de las siguientes actividades previas al proceso
formativo
a) Actualizar los datos
b) Contestar el sondeo de conocimientos previos
c) Presentarse ante su instructor y compañeros en el foro social
ACTIVIDADES DE REFLEXION INICIAL
es necesario que intente dar respuesta a los siguientes interrogantes, dentro
del proceso de reflexión que se está abordando:
¿Sabe que es administración?
R/=La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el
uso de los recursos y las actividades de trabajo con el propósito de lograr los
objetivos o metas de la organización de manera eficiente y eficaz.
¿Considera que los documentos también se pueden administrar, por
qué?
R/= Desde mi punto de vista personal puedo considerar que los documentos si se
pueden administrar ya que estos cuentan con un ligero ordenamiento que se nos
considera fácil manejar cada documento.
¿Sabía usted que los archivos son objeto de clasificación y
categorización?
R/= Si lo sabía ya que dichos archivos son de vital importancia para la empresa en
si en breves palabras lo puedo resumir que son de vital uso
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¿Por qué considera que la persona encargada del archivo deba tener un
perfil específico y cumplir con unos requisitos para desempeñarse en
el cargo de archivista?
R/= Se necesita un buen personal altamente calificado en la organización del
archivo ya que este debe ser organizado en su debido orden y saber relacionarlo de
acuerdo a las normas legales vigentes de la empresa.
3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos para
el aprendizaje.
El aprendiz en formación fundamentará sus saberes previos, complementando
conocimientos mediante la consulta de textos y referencias bibliográficas sobre el
tema especificado en relación.
Administración documental
La administración documental es una función de mucha responsabilidad la cual
busca la protección de las memorias empresariales o institucionales de una
manera correcta y transparente.
Evolución histórica de los archivos
Es muy probable que la historia de los archivos se remonte al origen de la escritura,
suceso que liga al hombre con la comunicación y el surgimiento de instituciones. El
manejo de la información, entonces, tiene su punto de partida desde el comienzo
de la historia de la humanidad. Desde tiempos muy remotos fue tanta la información
que se logró reunir, que es posible que haya dado origen a la primera agrupación
de escritos bien organizados, los que se convirtieron en instrumento de control de
las riquezas y poder, en las civilizaciones posteriores.
Clases de archivo
Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las
etapas, es decir, archivo de gestión, central o histórico.
a) Según la Organización.
Archivo centralizado: cuando una sola dependencia controla toda la
documentación de la organización.
• Archivo descentralizado:
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Es aquel que lleva cada una de las dependencias de la organización. Es decir, es
independiente de todo proceso archivístico.
. • Archivo descentralizado con control descentralizado: este depósito de
información lo lleva cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada
oficina.
• Archivo descentralizado con control centralizado: este depósito de archivo se
maneja de acuerdo con las necesidades de cada dependencia con archivo
descentralizado, pero que a su vez se controla desde el archivo central.
b) Según su Uso
El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se determina en cada una de
las etapas documentales, sujetándose a los requerimientos de la organización:
• Archivo activo: compuesto por documentos del año actual o años anteriores, que
se encuentren en proceso de tramitación, como: historias laborales, resoluciones,
contratos y demás documentos que se encuentren en el proceso de consulta. Por
tanto, es el que satisface las necesidades de conservación y consulta permanente.
• Archivo semiactivo: son los documentos que varían en su periodo de
conservación y su consulta es menor.
• Archivo inactivo: son los documentos con una durabilidad perpetua en el periodo
de conservación, de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales, comerciales o
históricas.
c) Según su Naturaleza
Se clasifica de acuerdo al tipo de entidad que realiza el proceso de archivo:
• Archivo público: es todo documento que pertenece a las entidades del Estado.
• Archivo privado de interés público: son aquellos documentos que por su valor
histórico, investigativo, científico o cultural son de interés público.
• Archivo privado: son los documentos que pertenecen a personas naturales o
jurídicas
d) Según su Ciclo Vital
• Archivo de gestión: corresponde a la documentación que se encuentra
depositada y está sujeta a consulta administrativa por toda la organización. •
Archivo central: es la agrupación de documentos que han sido transferidos por
diferentes archivos de gestión de cada dependencia; su consulta no es tan
frecuente, pero siguen en vigencia.
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• Archivo histórico: aquellos documentos que se transfieren desde el archivo
central al archivo de conservación permanente.
Normatividad archivística
La normatividad archivística, está regulada por el Archivo General de la Nación,
por tal motivo adoptan Leyes, resoluciones, acuerdos, circulares y reglamentos,
que permitan normalizar y controlar esta labor.
Ley 594 de 2000, "La presente ley tiene como objeto establecer las reglas y
principios generales que regulan la función archivística del estado"
Reglamento de General de Archivos, mediante acuerdo 7 de junio de 1994. Este
Reglamento establece lineamientos que permiten el buen manejo de los
documentos y a su vez criterios para la toma de decisiones de las entidades
públicas y privadas.
Cualidades del archivista
Las cualidades de un buen archivista son:
1) ORDEN: Hay que disponer metódicamente los elementos y documentos con
que se trabaja, para ejercer sobre ellos un control que permita saber, en
cualquier momento, en qué parte se hallan.
2) RESPONSABILIDAD: El archivo debe mantenerse al día. Por consiguiente,
a esta tarea se le debe dedicar diariamente el tiempo que sea necesario.
3) PRONTITUD: Los papeles que se solicitan al archivo deben encontrarse en
forma inmediata.
4) CORDIALIDAD: El manejo del archivo impone relaciones con otras personas
de la empresa. La persona encargada del archivo debe estar siempre
dispuesta al dar amablemente las informaciones que le soliciten y suministrar
los documentos que le pidan.
5) SIGILO PROFESIONAL: Tanto el archivista como la secretaria u oficinista
en general, deben ser personas altamente reservadas. Pero esta cualidad
adquiere especial importancia para la persona que archiva, pues debe
guardar los secretos de la empresa y no divulgar nunca lo que conoce por
medio de los archivos.
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6) CONCENTRACIÓN: Debe ejecutar con toda atención las labores del archivo,
para evitar errores que dificultarían su manejo.
Elementos de archivo
Los elementos del archivo son:
El local: El espacio destinado al archivo deberá ser funcional, amplio con una
iluminación y ventilación adecuada para evitar el deterioro de los documentos.
El archivista: Para el manejo correcto y la acertada clasificación de los papeles es
conveniente que el archivo sea manejado por un archivista, persona debidamente
capacitada para ello.
El archivero: Son muebles diseñados especialmente para guardar los documentos.
Los hay en diferentes presentaciones (gavetas anaqueles) y materiales (madera o
metal). Los de gavetas varían en tamaño, las hay desde una hasta cinco o seis
gavetas. Estas se recorren sobre rieles que facilitan su deslizamiento.
3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y
Teorización).
El desarrollo del resultado de aprendizaje “Conceptualizar la terminología
archivística teniendo en cuenta la normatividad vigente y las políticas
institucionales”, hace necesario que el aprendiz en formación apropie los
conocimientos basados en los siguientes temas:
Historia y evolución de los archivos
Es muy probable que la historia de los archivos se remonte al origen de la escritura,
suceso que liga al hombre con la comunicación y el surgimiento de instituciones. El
manejo de la información, entonces, tiene su punto de partida desde el comienzo
de la historia de la humanidad. Desde tiempos muy remotos fue tanta la información
que se logró reunir, que es posible que haya dado origen a la primera agrupación
de escritos bien organizados, los que se convirtieron en instrumento de control de
las riquezas y poder, en las civilizaciones posteriores.
Entre las culturas que más aportaron a este surgimiento documental, se
encuentran:
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• Los egipcios, ya que éstos reflejaban en los templos del clérigo inscripciones
dirigidas a la doctrina. Esto también ocurría en China e India
. • Las civilizaciones de Roma y Grecia dejaban por escrito testamentos y otros
documentos, en vestigios en madera y mármol
. • Los arcadios, sumerios y babilonios tallaban sus escritos en pieles, en madera y
mármol con implementos metálicos, y en tablillas de arcilla blanda para dejar
escrituras con instrumentos en forma de cuña.
A partir de dichas culturas se da inicio a la evolución del archivo. Se tiene registro
en los siglos XII y XIII de los primeros indicios de documentación con carácter
financiero. Hacia el siglo XIV se encuentran archivos bien estructurados y
cumpliendo con algunos de los requerimientos que rigen en la actualidad, como por
ejemplo su seguridad. Como muestra de ello, se puede referenciar al archivo de la
corona Real, el cual acude a otra clase de soportes documentales como planos,
mapas y otros hallazgos importantes cronológicamente hablando
Concepto de archivo
El archivo es un lugar (físico o informático) donde se guarda información por algún
motivo. En el ámbito privado, necesitamos organizar nuestros papeles y para ello
puede ser útil una carpeta a modo de archivo. Lo mismo sucede en el mundo
empresarial, ya que toda la documentación que se genera debe ser custodiada para
garantizar el buen funcionamiento de una entidad. Un coleccionista necesita
clasificar y ordenar con un criterio aquello que acumula para satisfacer su afición y,
en consecuencia, deberá tener un archivo para que su colección pueda ser
controlada y supervisada.
Importancia de los archivos
Según el artículo 4 de la Ley General de Archivos:
Los Archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los
documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones
basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son
potencialmente parte del patrimonio cultural y de la Identidad Nacional.
También son importantes porque nos sirven para:
Toma de decisiones
Imagen confiable
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Respaldo legal
Memoria Institucional
Fuente Cultural
Refleja Resultados
Procedimientos Únicos
Historia
Clases de archivo:
Las clases del archivo son:
1) Según su organización:
Archivo centralizado: cuando una sola dependencia controla toda la
documentación de la organización.
• Archivo descentralizado: aquel que lleva cada una de las dependencias de la
organización. Es decir, es independiente de todo proceso archivístico.
Archivo descentralizado con control descentralizado: este depósito de
información lo lleva cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada
oficina.
• Archivo descentralizado con control centralizado: este depósito de archivo se
maneja de acuerdo con las necesidades de cada dependencia con archivo
descentralizado, pero que a su vez se controla desde el archivo central.
2) Según su uso:
El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se determina en cada una
de las etapas documentales, sujetándose a los requerimientos de la
organización:
Archivo activo: compuesto por documentos del año actual o años anteriores,
que se encuentren en proceso de tramitación, como: historias laborales,
resoluciones, contratos y demás documentos que se encuentren en el proceso
de consulta. Por tanto, es el que satisface las necesidades de conservación y
consulta permanente.
Archivo semiactivo: son los documentos que varían en su periodo de
conservación y su consulta es menor.
Archivo inactivo: son los documentos con una durabilidad perpetua en el
periodo de conservación, de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales,
comerciales o históricas.
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3) Según su naturaleza
Se clasifica de acuerdo al tipo de entidad que realiza el proceso de archivo:
Archivo público: es todo documento que pertenece a las entidades del Estado.
Archivo privado de interés público: son aquellos documentos que por su
valor histórico, investigativo, científico o cultural son de interés público.
• Archivo privado: son los documentos que pertenecen a personas naturales
o jurídicas
4) Según su ciclo vital
Archivo de gestión: corresponde a la documentación que se encuentra
depositada y está sujeta a consulta administrativa por toda la organización.
Archivo central: es la agrupación de documentos que han sido transferidos por
diferentes archivos de gestión de cada dependencia; su consulta no es tan
frecuente, pero siguen en vigencia.
Archivo histórico: aquellos documentos que se transfieren desde el archivo
central al archivo de conservación permanente.
5) Cualidades de los archivos
Tiene que ver propiamente con las ventajas que este sistema presta a la
organización, de manera que su correcta implementación adiciona elementos de
competitividad al contar con herramientas sustentables de la información generada,
patrimonio invaluable de conocimiento institucional.
Son características de los documentos que componen un archivo:
Económicos: Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las
búsquedas de documentación.
Simples: Identifica el contenido de la información de manera sencilla.
Funcionales: Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de
manera eficiente.
Exactos: La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar
equivocaciones.
Técnicos: Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para
no delegar equivocadamente al personal técnico de archivo.
6) Cualidades del archivista
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Con la entrada en vigor de la reforma laboral y el contexto actual de crisis que
nos rodea, lo cierto es que ha cambiado por completo el perfil del candidato
demandado por las empresas de nuestro país. Antes se daba mucha
importancia al currículum vitae del candidato y a los años de experiencia
acumulados en el sector. Ahora, los seleccionadores de personal dan más
importancia a los valores personales que el aspirante puede aportar a la
empresa. Buscan calidad profesional y personal, por lo que cada vez resulta
más importante realizar una buena entrevista personal, donde el reclutador
observará detenidamente tu actitud y tus gestos. Así que, ¡analiza tus fallos y
prepárate bien!
En este sentido, Factor Humano, la consultaría de RRHH de Grupo Constant,
te confía las diez cualidades más buscadas en un candidato.
1.Compromiso. Con la empresa y también con los proyectos en los que se
trabaja.
2.Responsabilidad. Sobre todo, a la hora de realizar las tareas con el objetivo
de optimizar la gestión del tiempo.
3.Implicación con los valores y misión de la empresa y capacidad de trabajar
en equipo.
4.Adaptabilidad. No sólo al contexto coyuntural sino también a los cambios que
puedan producirse en la empresa a nivel interno.
5.Proactividad. Toma la iniciativa, emprende acciones y asume la
responsabilidad de que las cosas suceden sin dejar que el entorno te influya
negativamente.
6.Actitud positiva. Intenta transmitir ilusión por los proyectos en los que
participas.
7.Interés por el puesto de trabajo al que vas a optar. Para ir entrando en
materia, puedes buscar información sobre la empresa antes de la entrevista.
Muchos seleccionadores de personal lo aconsejan.
8.Especialización en nuevas tecnologías. Las nuevas tecnologías, Internet y
las redes sociales han ganado tanto peso, que tener conocimientos específicos
de este ámbito es un punto a tu favor.
9.Sinceridad. Mentir en el currículum vitae y/o en la entrevista personal puede
hacernos perder una buena oportunidad de encontrar empleo. ¡Tenlo en cuenta!
10.Empatía. Finalmente, la capacidad de mostrar cercanía y comprensión con
los jefes y todos los compañeros de trabajo te puede ayudar a crear un clima
laboral favorable.
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7) Categorización de los archivos
archivos desde su punto de vista de su jurisdicción y competencia. Los archivos
desde su punto de vista de su jurisdicción y competencia se clasifican en:
A. Archivo general de la nación
B. Archivo general del departamento
C. Archivo general del municipio
D. Archivo general del distrito
8) Elementos de archivo
El local: El espacio destinado al archivo deberá ser funcional, amplio con una
iluminación y ventilación adecuada para evitar el deterioro de los documentos.
El archivista: Para el manejo correcto y la acertada clasificación de los papeles es
conveniente que el archivo sea manejado por un archivista, persona debidamente
capacitada para ello.
El archivero: Son muebles diseñados especialmente para guardar los documentos.
Los hay en diferentes presentaciones (gavetas anaqueles) y materiales (madera o
metal). Los de gavetas varían en tamaño, las hay desde una hasta cinco o seis
gavetas. Estas se recorren sobre rieles que facilitan su deslizamiento.
Los anaqueles resultan más prácticos por la facilidad para manejar las carpetas
archivadas y por el poco espacio que ocupan.
En los archiveros, se agrupan los papeles ya clasificados y ordenados en carpetas
o folders; estos tienen una pestaña hacia arriba en donde se anotan los datos de
identificación de cada uno.
Las gavetas tienen al frente una porta membrete en donde se anotan los datos que
nos permitirán saber lo que en ellas se guarda.
3.4 Actividades de transferencia de conocimiento
Para cumplir con esta evidencia, es importante haber revisado, leído y comprendido
el material de estudio presentando en esta guía. De acuerdo con las indicaciones
del instructor se entregará en la plataforma LMS la actividad (evidencia)
desarrollada.
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Evidencia final:
“Ensayo: Importancia de los Archivos”. Entregar un ensayo utilizando terminología
archivística sobre la Importancia de los archivos teniendo como base su origen,
evolución, sus cualidades, clasificación, categorización y aplicación en medio
actual.
“ABRIR EN EL OTRO DOCUMENTO ENVIADO”
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