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CMI-002 03
INSTRUCTIVO PARA EL
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MANEJO DE CARTERA aprobación:
10/11/2018
1. OBJETIVO
Registrar, controlar y verificar que el recaudo del dinero producto de las ventas a
nuestros Clientes sea ejecutado veraz y oportunamente, dentro de los plazos pactados.
2. ALCANCE
Inicia con el cobro oportuno y seguimiento de la cartera, involucra las actividades de
registro en Siigo de los pagos realizados para el descargue de la cuenta por cobrar con
los recibos de caja según sea el caso, Efectivos, Cheques o transferencias bancarias y
finaliza con el reporte diario del dinero recaudado. Aplica al Asistente de Cartera,
Gerente Comercial y Gerencia General.
3. RESPONSABLES
Gerente Comercial
Asistente de Cartera
4. DEFINICIONES
RECAUDO: Es el dinero obtenido como resultado de las ventas, ya sea en efectivo,
cheque o transferencia bancaria.
TRANSFERENCIA BANCARIA: Son las consignaciones que realizan los clientes en
calidad de pago, directamente a las cuentas bancarias de PRESS APLIQUE S.A.S
CONFIRMACION CHEQUE: Corresponde a las llamadas telefónicas a la entidad
financiera “COVICHEQUE / COVINOC” con el fin de que esta nos asigne un número de
autorización avalando los cheque recibidos; en los que nos solicitan los datos del
girador y los datos del cheque entregado por el cliente.
ANTICIPO: Corresponde al pago que realizan los clientes antes de facturarles y
entregarles mercancía.
5. CONDICIONES GENERALES
Es responsabilidad del Asistente de Cartera generar el informe de Cartera Morosa en
Siigo semanalmente e identificar los clientes y las facturas cuyos plazos de pago se
encuentran vencidos de acuerdo a las ventas realizadas por Press Aplique S.A.S.
Este informe es entregado a la Gerencia Comercial para ser analizado, quien lo entrega
a los Asesores Comerciales y Telemercaderistas para su respectiva gestión de cobranza.
Firma de Aprobación
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De acuerdo a la gestión realizada por el proceso comercial, se informa los pagos que se
realizaran por cliente, para que el Asistente de Cartera haga su respectiva
programación.
5.1. ELABORACION DE RECIBOS
Es responsabilidad del Asistente de Cartera la elaboración en Siigo de los Recibos de
Caja correspondientes al dinero recaudado por cualquier medio (Efectivo, Cheque o
transferencias) el día anterior.
Es responsabilidad del Mensajero, Recepcionista, Auxiliares de Logística y Coordinación
de Sistemas entregar la información respectiva en las planillas de Control de Ruta y
Archivos de Bancos respectivamente para la elaboración de los Recibos.
El Asistente de Cartera, realiza el Informe de Recaudo Diario CMF-033 adjuntando los
soportes Control de Ruta, Recibos de caja, Facturas canceladas, Cheques y sobre con
dinero efectivo a la Gerencia General para su respectiva gestión.
5.2. CONFIRMACION DE CHEQUES
El Asistente de Cartera confirma los cheques recibidos de los clientes nuevos y cartera
de clientes con dudoso recaudo, mediante llamada telefónica a Covicheque, en la cual
se debe suministrar el código de PRESS APLIQUE S.A.S. y los datos del cliente: Nit,
ubicación del cliente, dirección, barrio, teléfono, correo electrónico, datos del cheque,
Numero y Cuenta del banco y valor del cheque, si es al día o posfechado.
Las operadoras realizan la correspondiente validación y después de unos minutos en
línea, ellos determinan su autorización por medio de un número, esta información se
coloca al reverso de cada cheque con sello y el número de autorización que fue
asignada con el nombre de la persona que autoriza en Covicheque.
En caso de no ser autorizado, se procede informarle al vendedor para que este a su vez
se comunique con el cliente, quien hace la respectiva gestión ante Covicheque para
averiguar el motivo del rechazo de dicha autorización.
5.3. VERIFICACION DE FACTURAS
La Asistente de Cartera descarga mediante una interface en el programa de SIIGO la
relación de las facturas con fecha de vencimiento, con el fin de garantizar que los pagos
sean efectuados en las fechas establecidas y no tener inconvenientes con la cartera.
Las facturas con forma de pago crédito son archivadas en su respectivo fuelle por
código de vendedor, en espera de la fecha de su vencimiento para ser adjuntada con el
recibo de cancelación o pago.
5.4. COBRO VIA TELEFÓNICA
Se hace de manera cordial y efectiva, buscando persuadir al cliente para que realice el
pago lo más pronto posible. De acuerdo a la respuesta obtenida se programa recoger
dicho cobro, con el mensajero, entregando carta de autorización según requerimiento
del cliente. Los pagos no confirmados se reprograman para próxima fecha.
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5.5. COBRO VIA ELECTRÓNICA
El Asistente de Cartera envía correo electrónico adjuntando Estados de Cuenta y
Circulares morosas de a cuerdo al caso, con el propósito de que el cliente tenga avisos
escritos de dichos cobros.
Una vez realizado los cobros se debe revisar el control de ruta verificando que los
cheques y efectivos entregados correspondan a lo registrado y programado en el
Formato Control de Ruta LGF-003.
5.6. LIQUIDACIÓN Y ELABORACIÓN DE NOTAS DÉBITO Y CRÉDITO
Según el caso, y con previa autorización de la Gerente Comercial, se procede a
elaborar las notas según corresponda; en el caso de las notas crédito que se hacen por
devolución de mercancía, estas solamente se realizan con el soporte del movimiento
del sistema Siigo, ya sea entrada al inventario o devolución por calidad; en el segundo
caso la coordinadora de Aseguramiento de Calidad y Medio Ambiente entrega copia de
la no conformidad solicitando la nota y con el documento de entrada de material
rechazado por calidad a la bodega 6 se procede a realizar la respectiva nota en el
menor tiempo posible para dar respuesta al cliente. Esta nota se envía física con el
mensajero o por correo electrónico al asesor comercial para que este a su vez se la
envíe al cliente.
Las Notas debito se generan cuando existe un cheque devuelto, por menor valor
facturado o por reversión de una nota crédito, se realiza con documentos nota D-15 o N
19 cuando es por devolución de cheques, previa autorización en memorando por la
Gerente Comercial.
5.7. RECIBOS DE CAJA
A fin de mes se debe tener elaborados todos los recibos de caja que se generan por
trasferencias y se elaboran en forma consecutiva de acuerdo a la información que
actualiza la Coordinación de Sistemas en el archivo de Excel Bancos. Los recibos son
archivados en AZ de acuerdo al tipo de recibo (Efectivo, Cheques o Transferencias), con
las cuales a final de mes la Asistente de Ventas elabora los respectivos informes que
entrega a la Gerente Comercial como resultado de los movimientos del mes. Los recibos
Se causan cuando se realiza un pago anticipado y posteriormente se genera la factura,
el cual debe ser cruzado por el Asistente Contable para ir descargando la cartera.
5.8. INFORME DE CARTERA
Es responsabilidad de la Asistente de Cartera elaborar informe de pagos oportunos,
para el cierre de cada mes, en el cual se registran los pagos cancelados por los clientes
antes de su vencimiento, discriminado por código de vendedor.
5.9. SOLICITUDES DE CREDITO
Las solicitudes de crédito CMF-006 son entregadas por el Asesor Comercial o
Telemercaderista a Contabilidad para su respectiva verificación y aprobación según la
capacidad y respaldo del cliente, quien define el cupo de crédito aprobado.
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El Asistente de Cartera entrega a la Gerente Comercial para el ingreso al sistema Siigo,
del monto aprobado y las condiciones de pago que se pactan con el cliente, realizada
esta operación el formato CMF-006 se entrega a la Asistente de Cartera con los
documentos solicitados en este mismo formato para su respectivo archivo.
6. CONTROL DE REGISTROS
Medio de Almacenamiento y Ruta de Recuperación Archivo de Gestión
Responsable de
Código Nombre Tiempo de Disposición
Almacenamiento Físico Ruta Digital Ruta
Retención Final
Control de Asistente de AZ Control diario de
LGF-003 X 1 año Destrucción
Ruta Cartera ruta
Solicitud de Asistente de AZ solicitud de crédito Vigencia Archivo
CMF-006 X
Crédito Cartera cliente general
Recaudo Asistente de Carpeta Informe Diario
CMF-033 X X 1 año Destrucción
Diario Cartera de Recaudo Che-Efec
Movimientos Carpeta Informe Diario
Cuentas de Recaudo Che-Efec
Asistente de Destrucción
N.A. General X X 6 años
Cartera Backup
(Efectivo/Ch S:\SIIWI01
eque)
Recibos AZ Recibos Cheque
Asistente de Destrucción
R2 Cheque al X X 6 años
Cartera Backup
día S:\SIIWI01
Recibos AZ Recibos
Provisionales Asistente de Destrucción
R3 X X 6 años
(Cheques Cartera Backup
posfechados) S:\SIIWI01
Recibos Asistente de AZ Recibos Efectivo Destrucción
R4 X X 6 años
Efectivo Cartera S:\SIIWI01 Backup
Recibos por AZ Recibos
Asistente de Destrucción
R5 Transferenci X X Transferencia 6 años
Cartera Backup
as S:\SIIWI01
AZ Notas Crédito y
Notas por Asistente de Destrucción
C14 X X Debito 6 años
Devolución Cartera Backup
S:\SIIWI01
AZ Notas Crédito y
Notas Asistente de Destrucción
J18 X X Debito 6 años
Crédito Cartera Backup
S:\SIIWI01
AZ Notas Crédito y
Cheques Asistente de Destrucción
N19 X X Debito 6 años
Devueltos Cartera Backup
S:\SIIWI01
AZ Notas Crédito y
Asistente de Destrucción
D15 Nota Debito X X Debito 6 años
Cartera Backup
S:\SIIWI01
7. ANEXOS
No aplica
