Manual de Usuario
Creación de un Reporte en Report Painter
Versión Fecha Modificado / Aprobado por Descripción de cambios / Comentarios
1.0 09.10.2014 Alfredo Elguera Creación del documento
2.0 05.09.2016 Gustavo Gonzales Actualización
1. Objetivos
El objetivo del presente manual es conocer los requisitos y el procedimiento para poder
crear un reporte simple utilizando la herramienta Report Painter.
2. Requisitos
Para poder realizar el procedimiento para la creación de un reporte en report painter, el usuario
que lea el presente documento deberá de tener un conocimiento básico en los siguientes temas:
- Módulos CO-OM (gastos generales) y EC-PCA (centros de beneficio)
- Conceptos de report painter (características, ratios, bibliotecas, variables, informes y grupos de
informes)
Así mismo, para poder manejar la herramienta de report painter es necesario que el usuario
SAP tenga los permisos correspondientes a las transacciones siguientes: FGRP, GRR1, GRR2,
GRR3, GR51, GR52, GR53, GR55, GR21, GR22, GR23, GS11, GS12, GS13, entre las principales.
3. Procedimiento
3.1. Definir el formato o layout del informe
En este punto, no es necesario acceder a SAP, porque en este punto se define la forma en
la cual queremos obtener el informe. Para report painter, siempre el reporte estará formado por
líneas y columnas. A continuación se muestra el ejemplo del formato que utilizaremos en el
presente manual.
ENE FEB MAR
X,XXX,XXX.X
Gasto Administrativo X,XXX,XXX.XX X X,XXX,XXX.XX
X,XXX,XXX.X
Gasto de Ventas X,XXX,XXX.XX X X,XXX,XXX.XX
Como se observa, para nuestro reporte ejemplo, las características están siendo mostradas
como filas y los ratios como columnas.
3.2. Definir la biblioteca que se utilizará para construir el informe
En este paso, es necesario ingresar a SAP para corroborar que nuestra biblioteca contendrá
las características y ratios necesarios para construir nuestro reporte. Las principales bibliotecas
que se usan en CO son la 8A2 y 1VK.
Para nuestro ejemplo, la biblioteca a usar será la 1VK. Para poder conocer qué
características y ratios se incluyen en esta biblioteca, es necesario ingresar a SAP a la
transacción GR23. Ingresamos a la transacción y colocamos la biblioteca 1VK:
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Al presionar Enter, se nos mostrará una pantalla resumen como la siguiente:
Luego, le daremos clic en el botón para conocer de qué objetos podemos obtener
los costos o qué datos podemos usara como filtros en nuestro informe. En nuestro ejemplo las
características que usaremos son Centro de Costo, Clase de Coste, Sociedad CO, Ejercicio,
Período, Tipo de valor y Versión. En la siguiente imagen se observan algunas características
de dicha biblioteca:
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Después, le daremos clic en el botón para saber qué ratios podemos obtener de las
características mostradas anteriormente. Para nuestro ejemplo, el ratio que vamos a utilizar es
el ISWKG (Costes reales) como se muestra en la siguiente imagen:
3.3. Definir los ratios y características de los que estará compuesto el informe
Una vez revisada la biblioteca que usaremos, es el momento de conocer los ratios y
características que usaremos para conformar nuestro informe. Para nuestro ejemplo, las
características y los ratios serán mostrados de la siguiente manera:
Ratio Costos Ratio Costos Ratio Costos
ENE FEB MAR
Características: Centros de X,XXX,XXX.X
Gasto Administrativo X,XXX,XXX.XX X,XXX,XXX.XX
Costo, Clases de Costo X
Características: Centros de X,XXX,XXX.X
Gasto de Ventas X,XXX,XXX.XX X,XXX,XXX.XX
Costo, Clases de Costo X
3.4. Definir las variables que se utilizarán en el informe
En este caso, definiremos las variables a utilizar en el informe. Es decir, qué valores pueden
ser fijados por nosotros al momento de ejecutar el reporte. Para nuestro ejemplo usaremos la
variable año, para que sea ingresado por nosotros antes de ejecutar el reporte.
Cabe mencionar que las variables deben de ser creadas antes de que el informe sea
creado. En nuestro ejemplo, la variable que usaremos ya se encuentra creada por estándar de
SAP.
Crear Variables
Ingresar la transacción GS11, indicando el nombre de la variable a utilizar, la tabla y el
campo que tendrá relación con esta variable, se da ENTER
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Aparece la siguiente pantalla: Donde en Valor de Propuesta se coloca 152
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Se presiona y aparece la pantalla
Crear SET
Ingresando a la transacción GS01, donde en Nombre de set se colocó el código a crear,
también la tabla donde se tomara el campo que se asociara, por ejemplo CCSS
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Se dara ENTER y aparece la siguiente pantalla:
Aca se buscara el campo presionando la tecla F4 y se seleccionara el campo que esta
asociado al set, para este ejemplo: se tomo el area funcional FKBER, se da ENTER y aparece
la pantalla adjunta:
Aca se indica lo valores que tendra dicho set, que servira para poder crear los informes
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3.5. Crear el informe
Para crear el informe se ingresará a la transacción GRR1, indicando la biblioteca y el
nombre del informe, y luego damos clic en .
El reporte aparecerá en blanco, como se muestra a continuación:
Comenzaremos ingresando los datos de característica, para lo cual haremos doble click en
la Linea 1. Al hacer doble click, agregaremos los campos de “Centro coste” y “Clase de
coste” :
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Una vez que tenemos fijadas las características, es necesario ingresar los datos en dichas
características. Para nuestro ejemplo usaremos el grupo de centros de costo 152ADMTOT el
cual hará referencia a la línea de gasto administrativo:
En el caso de la clase de coste, ingresaremos todas las clases de coste de gasto, en el
rango de todas las cuentas 6xxxxxx:
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Cuando tengamos estos valores ingresados, damos click en el botón confirmar. Una vez
terminado esto, cambiaremos el texto a la Linea 1 por el texto deseado:
Luego, cuando modifiquemos la línea 2, al hacer doble click se nos preguntará que datos
ingresaremos en la línea. Marcamos la opción de resumen de característica:
Para esta línea, es similar a lo que se hizo en gasto administrativo, pero cambiaremos el
grupo de centro de coste a 152VTSTOT, manteniendo el mismo rango de clases de coste:
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Cambiaremos el texto de la línea 2 a Gasto de Ventas:
A continuación, se procederá a crear una fórmula que sume ambos gastos. Para este caso
daremos doble click en la línea 3 y selecionamos la opción Fórmula:
Para la creación de la fórmula se realizará presionando los botones que hacen referencia a
cada línea y los operadores necesarios. Para nuestro caso presionaremos los botones
obteniendo lo siguiente:
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Aceptamos y cambiamos el texto de dicha línea:
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Finalmente, como la línea 4 no se utilizará, nos posicionamos en dicha línea, presionamos
click derecho y le damos click en Borrar:
Una vez hecho esto, nuestro informe debería quedar como se muestra a continuación:
A continuación, ingresaremos los ratios y filtros que se deben de colocar para cada una de
las columnas. En nuestro caso, comenzaremos por la columna 1, dando doble click en esta y
seleccionamos la opción Ratio con características:
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El ratio debe ser “Costes” y los filtros que usaremos son Período, Versión, y Tipo de
Valor:
El tipo de valor, para nuestro caso será 4 (Real), el período, como es enero, será 1 y la
versión cero.
Una vez hecho esto, podremos cambiar el texto a la columna, que sería Enero:
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Haremos lo mismo para Febrero y Marzo, cambiando solamente el campo período:
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También, la columna 4 se usará para una fórmula, usando la lógica que se utilizó en las
características:
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Una vez creado el layout del informe, es necesario agregar las selecciones generales, o
filtros que usará todo el reporte y no una fila o columna en particular. En este punto iremos a la
opción del menú Tratar Selecciones generales:
Se nos muestra la siguiente pantalla, en la cual agregaremos las características Sociedad
CO y Ejercicio. Para la sociedad CO; en nuestro ejemplo será GR01 y para el año, usaremos la
variable GJHAR:
Una vez hecho esto, podemos hacer click en el botón para verificar que nuestro informe
no tiene errores. Finalmente, grabamos con el botón y salimos de dicha transacción.
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3.6. Crear el grupo de informes
Una vez creado nuestro informe (ZCAP0000) en el punto anterior, procederemos a crear el
grupo de informes que usaremos para que pueda ser ejecutado y mostrado. Para esto debemos
de conocer la biblioteca (en nuestro ejemplo es 1VK) y el informe que será incluído en este
grupo. Para esto, accedemos a la transacción GR51 e ingresamos el código del grupo de
infomes, biblioteca y presionamos ENTER:
Cuando ingresamos a la pantalla de creación, ingresamos el texto y damos click en :
En este punto se agrega el informe que hemos creado:
Una vez hecho esto, grabamos el grupo de informes.
3.7. Generar el grupo de informes
Para poder ejecutar un informe, es necesario generar el grupo de informes. Para esto se
requiere acceder a la transacción GR55 y colocar el grupo de informes creado:
Una vez ingresado el grupo damos click en el botón para que se genere.
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3.8. Ejecutar el informe
Con el informe generado, ya es posible ejecutar el informe con la misma transacción con la
que se generó. Para este caso se presiona el botón .
Una vez ejecutado el informe se nos pedirá el año para el cuál queremos obtener los datos:
Una vez ejecutado el informe, lo que obtendríamos sería lo siguiente:
Secciones:
Se puede adicionar secciones al reporte tomando en cuenta los valores del reporte inicial, en
“Tratar/ Secciones / Nueva Seccion”
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Aparecera la siguiente pantalla:
Se realiza una formula en la nueva seccion
Se crea un promedio de total administrativo
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Se colocala siguiente formula:
Se graba y se ejecuta nuevamente y aparece la nueva seccion
Con esto se concluye el procedimiento para la creación de reportes en report painter.
4. Observaciones
- Se deben de conocer claramente las bibliotecas a usar, ya que dependen de la información que
se requiera. Por ejemplo, los datos de centro de beneficio, centros de costo, FI, u órdenes, se
obtienen de bibliotecas distintas.
- Los grupos de informes deben de tener la misma biblioteca que el informe, sino no será posible
ejecutarlos.
- Un grupo de informes puede contener varios informes, siempre y cuando mantengan filtros y
condiciones similares.
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