Página 1 de 5 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
Código: 1GD-CP-0001
Fecha: 09-07-2018
GESTIÓN DOCUMENTAL
Versión: 9 POLICÍA NACIONAL
OBJETIVO ESTRATÉGICO DE LA UNIDAD: C1 incrementar los índices de satisfacción de los clientes de la Secretaría General con
OBJETIVO ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL: DH6 Potenciar la gestión del conocimiento, la innovación, implementación y uso sostenible de
la efectiva provisión de productos y servicios.
las TIC´S.
P2 - Garantizar la conservación de la memoria histórica de la institución
OBJETIVO DEL PROCESO: Establecer y ejecutar las actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y
OBJETIVO DE CALIDAD: N/A organización de la documentación recibida y producida por la Policía Nacional, con el fin de facilitar su utilización y conservación,
teniendo en cuenta las disposiciones legales vigentes en materia archivística y la optimización de los recursos asignados.
ALCANCE DEL PROCESO: Comprende el ciclo vital de la gestión de los documentos al interior de la institución. Compromete a
DUEÑO DE PROCESO: SECRETARÍO (A) GENERAL
todas las unidades y funcionarios de la Policía Nacional.
HERRAMIENTAS DE MEDICIÓN
Ver módulo indicadores de la Suite Visión Empresarial
ENTRADAS ACTIVIDADES
SALIDAS CLIENTES Y PARTES INTERESADAS
PROCESOS O PROVEEDORES
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
PLANEAR
Plan Estratégico Institucional
Proceso Direccionamiento Estratégico
Formulación Estratégica Lineamientos en Gestión Documental
Mapa de procesos 1. Definir lineamientos
Proceso Direccionamiento del Sistema de Gestión
institucionales en Gestión Secretario General Todos los procesos
Integral 1DS-MA-0002 Manual del Sistema de Gestión Documental
Integral
Archivo General de la Nación Normatividad vigente en materia Archivística Planes, programas o proyectos
Comunidad Policial Resultados encuesta de satisfacción
Secretario General
Jefes Grupo de Gestión Documental de las
Proceso Direccionamiento del Sistema de Gestión Manual para la Gestión Integral del Riesgo en la 2. Identificar y administrar los
Direcciones, Oficinas Asesoras, Mapa de riesgos y plan de manejo Proceso Gestión Documental
Integral Policía Nacional riesgos asociados al proceso
Metropolitanas, Departamentos y Escuelas
de Policía
HACER
Resolución 05391 del 26/12/2005 "Por la cual se
adoptan las Tablas de Retención Documental
para la Policía Nacional"
Resolución 04055 del 21/12/2009 "Por la cual se
desagregan los grupos de gestión documental
de la Secretaría Privada de las unidades
policiales y se modifica y adiciona la Resolución
No.02764 del 26 de junio 2008 "Por medio de la
cual se adopta el Programa de Gestión
Documental de la Policía Nacional y sus
politicas"
Resolución 04691 del 29/09/2017 "Por medio de
la cual se adopta el Índice de Información
Clasificada y Reservada para la Policía Nacional
y se dictan otras disposiciones".
Resolución 06580 del 27/12/2017 "Por la cual se
actualiza el Programa de Gestión Documental
para la Policía Nacional"
Resolución 06581 del 27/12/2017 "Por la cual se
actualizan los lineamientos generales de
implementación y fortalecimiento del aplicativo
“Gestor de Contenidos Policiales (GECOP)”
Directiva Administrativa Permanente No. 035 de
2009 Asignación de responsabilidades para
Clasificada y Reservada para la Policía Nacional
y se dictan otras disposiciones".
Resolución 06580 del 27/12/2017 "Por la cual se
actualiza el Programa de Gestión Documental
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Código: 1GD-CP-0001
Fecha: 09-07-2018
GESTIÓN DOCUMENTAL
Versión: 9 POLICÍA NACIONAL
Resolución 06581 del 27/12/2017 "Por la cual se
actualizan los lineamientos generales de
implementación y fortalecimiento del aplicativo
“Gestor de Contenidos Policiales (GECOP)”
Directiva Administrativa Permanente No. 035 de
2009 Asignación de responsabilidades para
garantizar el desarrollo de la Función Archivística
en la Policía Nacional.
Instructivo No. 004 de 2015 " Directrices
Institucionales Frente al Préstamo y/o Consulta
de Documentos que Reposan en los Archivos de
Gestión, Central o Intermedio e Histórico en la
Policía Nacional".
Instructivo No. 006 de 2016 " Lineamientos para
la Organización de Archivos de Gestión de los
Grupos de Contratos de la Policía Nacional".
Instructivo No. 007 de 2017 "Parámetros
institucionales para el cumplimientodel marco
normativo en el proceso de gestión documental"
1GD-GU-0002 Guía para la gestión de
documentos electrónicos y uso de la firma digital.
1GD-GU-0003 Guía para la Producción de
Comunicaciones Oficiales.
1GD-GU-0004 Guía para la Organización de
Jefes Grupo de Gestión Documental de las
Archivos. 3. Difundir en la Unidad los Lineamientos difundidos y socializados.
Direcciones, Oficinas Asesoras,
Proceso Gestión Documental Documentos y Lineamientos del Proceso Gestión Documental
Metropolitanas, Departamentos y Escuelas
1GD-GU-0005 Guía para la Organización de Proceso Actas de socialización.
de Policía
Fondos Acumulados.
1GD-GU-0006 Sistema Integrado de
Conservación - SIC.
1GD-GU-0007 Guía para la Disposición Final de
Documentos.
1GD-GU-0008 Guía para la Elaboración o
Actualización de Tablas de Retención
Documental y Tablas de Valoración Documental.
1GD-GU-0009 Guía para la Digitalización de
Documentos.
1GD-GU-0010 Guía para las Transferencias
Documentales.
1GD-PR-0001 Control de Registros.
1GD-PR-0002 Producir, Recepcionar, Distribuir y
Tramitar los documentos.
1GD-PR-0004 Archivo de Gestión.
1GD-PR-0005 Archivo Central o intermedio.
1GD-PR-0006 Archivo Histórico.
1GD-PR-0008 Facilitar la Consulta o préstamos
de documentos.
1GD-PR-0009 Realizar Disposición Final.
Formatos asociados
Documentales.
1GD-PR-0001 Control de Registros.
1GD-PR-0002 Producir, Recepcionar, Distribuir y
Tramitar los documentos.
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Código: 1GD-CP-0001 1GD-PR-0004 Archivo de Gestión.
Fecha: 09-07-2018
1GD-PR-0005 Archivo Central o intermedio. GESTIÓN DOCUMENTAL
Versión: 9 POLICÍA NACIONAL
1GD-PR-0006 Archivo Histórico.
1GD-PR-0008 Facilitar la Consulta o préstamos
de documentos.
1GD-PR-0009 Realizar Disposición Final.
Formatos asociados
Encuesta
Acta Comité de Gestión Documental.
Listado de las series y subseries Ministerio de Secretario General
Acta Comité de Archivo.
Defensa Nacional. Jefe Área Archivo General
Tablas de Retención Documental.
Jefe Grupo de Administración y
Resolución y/o Instructivo de
1GD-GU-0008 Guía para la elaboración de Conservación Documental
Ministerio de Defensa Nacional 4. Elaborar y Actualizar Tablas de Aplicabilidad de las Tablas de Todos los procesos
Tablas de Retención Documental y Tablas de Jefes Grupo de Gestión Documental de las
Proceso de Gestión Documental Retención Documental. Retención Documental (Cuando Unidades Policiales
Valoracióin Documental. Direcciones, Oficinas Asesoras,
aplique)
Metropolitanas, Departamentos y Escuelas
Acta de Instrucción y aplicación de las
Proyecto de Resolución de Estructura Orgánica de Policía
Tablas de Retención Documental.
de la Unidad.
Informe de seguimiento.
1GD-GU-0005 Guía para la Organización de
Archivos.
1GD-GU-0007 Guía para la Disposición Final de
los Documentos.
1GD-GU-0008 Guía para la Elaboración o
Formato Único de Inventario
actualización de Tablas de Retención
Jefes Grupo de Gestión Documental de las Documental.
Documental y Tablas de Valoración Documental.
5. Aplicar las Tablas de Retención Direcciones, Oficinas Asesoras, Publicación en la Pagina Web
Proceso Gestión Documental
Documental y Realizar Disposición Metropolitanas, Departamentos y Escuelas Formato de Eliminación Documental. Proceso Gestión Documental
1GD-GU-0010 Guía para lasTransferencias
Final de Policía Acta de Comité de Archivo de la Policía
Documentales.
Nacional.
Acta de Eliminación Documental.
1GD-PR-0004 Archivo de Gestión.
1GD-PR-0009. Procedimiento Realizar
Disposición Final .
1GD-FR-0013. Formato cronograma de
transferencias Documentales
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Fecha: 09-07-2018
GESTIÓN DOCUMENTAL
Versión: 9 POLICÍA NACIONAL
Resolución 06581 del 27/12/2017 "Por la cual se
actualizan los lineamientos generales de
implementación y fortalecimiento del aplicativo
“Gestor de Contenidos Policiales (GECOP)”
1GD-GU-0002 Guía para la gestión de
documentos electrónicos y uso de la firma digital.
Procedimiento Archivo de Gestión
1GD-PR-0004
1GD-GU-0003 Guía para la producción de
Jefes Grupo de Gestión Documental de las
Comunicaciones Oficiales.
Direcciones, Oficinas Asesoras, Documentos Tramitados (Diario)
Todos los procesos, Estado , Comunidad policial y 6. Producir, Recepcionar, Organizar Todos los procesos
Metropolitanas, Departamentos y Escuelas
comunidad 1GD-GU-0004 Guía para la Organización de y Administrar los Documentos. Comunidad Policial
de Policía Reporte Aplicativo Gestor de
Archivos.
Contenidos Policiales GECOP.
(Quincenalmente)
1GD-GU- 0005 Guía para la Organización de
Fondos Acumulados.
Inventario Documental.(anual)
1GD-PR-0002. Procedimiento Producir,
recepcionar, distribuir y tramitar los documentos.
Documentos.
Tablas de Retención Documental
1GD-GU-0006 Sistema Integrado de
Conservación- SIC.
Jefes Grupo de Gestión Documental de las
1GD-PR-0001 Control de registros.
7. Aplicar los Programas del Direcciones, Oficinas Asesoras, Seguimiento a los Programas del
Todos los procesos, Comunidad, Estado y
Proceso de Gestión Documental Sistema Integrado de Metropolitanas, Departamentos y Escuelas Sistema Integrado de Conservación
1GD-PR-0004 Archivo de Gestión. Comunidad policial
Conservación- SIC de Policía -SIC
1GD-PR-0005. Archivo Central o intermedio .
Documentos Conservados
1GD-PR-0006 Archivo Histórico.
Resolución 04691 del 29/09/2017 "Por medios
de la cual se adopta el índice de Información
Clasificada y Reservada para la Policía Nacional
ys e dictan otras disposiciones".
Resolución 06580 del 27/12/2017 "Por medio de
la cual se actualiza el Programa de Gestión
Documental para la Policía Nacional".
Instructivo No. 004 de 2015 "Directrices
institucionales frente al préstamo y/o consulta de
documentos que reposan en los archivos de Información Disponible
gestión, central o intermedio e histórico en la Jefes Grupo de Gestión Documental de las
Policía Nacional". Direcciones, Oficinas Asesoras, Formato Solicitud de Consulta
Todos los procesos, Comunidad Policial, Estado y 8. Orientar y Facilitar la Consulta de Todos los Procesos, Comunidad Policial,
Metropolitanas, Departamentos y Escuelas
Comunidad Documentos. Estado y Comunidad
Instructivo No. 007 de 2017 "Parámetros de Policía Comunicación Oficial
institucionales para el cumplimiento del marco
normativo en el proceso de gestión documental". Frecuencia: (Diario)
1GD-PR-0008 Facilitar la consulta o préstamo de
documentos.
Solicitud de consulta.
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Código: 1GD-CP-0001
Fecha: 09-07-2018
GESTIÓN DOCUMENTAL
Versión: 9 POLICÍA NACIONAL
1GD-GU-0005 Guía para la Organización de
Fondos Acumulados.
1GD-GU-0007 Guía para la Dsiposición Final de
Documentos.
Jefes Grupo de Gestión Documental de las
Tablas de Retención Documental.
9. Seleccionar la Documentación Direcciones, Oficinas Asesoras,
Archivos Centrales Policía Nacional
Proceso de Gestión Documental para su Conservación Temporal, Metropolitanas, Departamentos y Escuelas
1GD-PR-0004 Archivo de Gestión. Área de Archivo General.
Permanente o Eliminación. de Policía Disposición Final de los Documentos
1GD-PR-0005Archivo Central o intermedio.
Formato de Eliminación Documental
1GD-PR-0006 Archivo Histórico. (Anual)
1GD-PR-0009 Realizar disposición final. Acta de Eliminación Documental
(Anual)
VERIFICAR
Informe de auditorias.
Informe de auditorías externas.
1DS-FR-0020 Informe de autoevaluación del
control y de la gestión.
1DS-FR-0021 Lista de chequeo para la
Proceso Control Interno autoevaluación del control de procedimientos, Secretario General Informe de Autoevaluación del Control
Proceso de Gestión Documental
Proceso Mejora continua e innovación Quejas y reclamos. Jefes Grupo de Gestión Documental de las y de la Gestión.
Proceso Mejora Continua e Innovación
Proceso de Gestión Documental 10. Realizar la Autoevaluación del Direcciones, Oficinas Asesoras,
Proceso de direccionamiento del Sistema de
Proceso Direccionamiento del Sistema de Gestión Informes anteriores. Control y la Gestión. Metropolitanas, Departamentos y Escuelas Lista de Chequeo para la
Gestión Integral.
Integral de Policía Autoevaluación del Control de
Proceso del Direccionamiento Estragico
Resultados encuestas de satisfacción internas y Procedimientos.
externas.
1DS-GU-0013 Guía de herramientas de
seguimiento y medición en la Policía Nacional.
ACTUAR
1DS-FR-0020 Informe de autoevaluación del
control y la gestión.
informes de las auditorías internas y externas.
Resultados de la Revisión por la Dirección
Secretario General
1MC-PR-0005 Ejecutar accion correctiva, Jefes Grupo de Gestión Documental de las Plan de Mejoramiento.
Proceso Gestión Documental Proceso Gestión documental;
preventiva y corrección . 11. Implementar Acciones de Direcciones, Oficinas Asesoras,
Proceso Mejora continua e innovación Proceso Mejora Continua e Innovación;
Mejoramiento Metropolitanas, Departamentos y Escuelas Proyectos.
Proceso de Control Interno Proceso Control Interno
1CI-GU-0002 Guía para realizar auditorías de Policía
internas.
1MC-GU-0006 Guía para la mejora continua
RECURSOS
VER MANUAL DE FUNCIONES (Talento Humano), INVENTARIOS (Activos), PLAN DE COMPRAS UNIDAD E INFRAESTRUCTURA (Instalaciones), ENTRE OTROS (Según aplique)
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Capitán. TATIANA MARCELA LÓPEZ BELTRÁN
Jefe Grupo Administración y Conservación Documental
TES17. LAURA BIBIANA BRICEÑO RINCON Mayor. HERNAN MAURICIO TORRES ROZO Coronel. PABLO ANTONIO CRIOLLO
Responsable Análisis Estadístico Jefe Grupo Soporte y Apoyo Secretario General
Mayor. JENNY PATRICIA MORALES PUENTES
Jefe Área Archivo General
FECHA:22 JUNIO 2018 FECHA: 22 JUNIO 2018 FECHA: 26 JUNIO 2018
