Curso: APRENDE A REDACTAR
Autor: Araceli Ayala.
Introducción
La comunicación oral es una de las primeras cosas que hacemos y practicamos cada día en nuestra vida.
Gran parte del trabajo realizado en la oficina se hace oralmente; por lo que es necesario que toda la
información que se intercambia con otras personas sea clara, segura, comprensible y cortés. Es importante
mantener un tono agradable y cordial en nuestras conversaciones, ya que a la lo largo del tiempo hemos
desarrollado un estilo personal de expresión.
La comunicación escrita es uno de los medios de comunicación que ha ido evolucionando, es decir, la
correspondencia comercial, ha ido recogiendo toda esta cosecha de despersonalización. Cada texto está
clasificado según una redacción, la cual se realiza de una manera, un estilo, una forma y un esquema
propio. Vamos aprendiendo métodos de creación automático que nos ahorra tiempo, además los avances
tecnológicos nos ayudan aún más en esta labor.
Así también la redacción de documentos de una empresa o institución es una de las tareas más comunes de
una administrativa. Sin embargo, cada texto necesita una redacción diferente ya sea una carta, un oficio, un
informe, una solicitud, etc.; por lo que en este curso les ofreceremos las reglas básicas para redactar
cualquier tipo de documento.
¿Qué es la comunicación?
Comunicar significa manifestar o hacer saber a otro alguna cosa.
En el acto de comunicación intervienen cinco elementos.
EL EMISOR: El que habla o escribe.
EL RECEPTOR: El que escucha o lee.
EL MENSAJE: Lo que el emisor transmite al receptor.
EL CÓDIGO: O sistema de señales convenido previamente para poder entenderse.
EL CANAL: Medio a través del cual llega el mensaje (Voz humana, escritura, teléfono, convencional, etc.)
Dentro de la comunicación escrita, tenemos las siguientes características:
Claridad: Es la que no deja lugar a duda respecto a su significado, no da lugar a malos entendidos.
Concisión: Es la que emplea el menor número de palabras posibles para expresar los conceptos.
Sencillez y naturalidad: Carece de afectación y rebuscamiento, usa palabras de fácil comprensión.
Totalidad. No dejar impresión al destinatario que el mensaje es incompleto, debe tener todas las ideas
esenciales relacionadas al tema.
Redacción
Conceptos:
1.- Etimológicamente significa poner en orden, compilar.
2.- Es el arte de transmitir por escrito los pensamientos o conocimientos previamente ordenados. Dar forma
escrita a la expresión de una idea o cosa.
3.- Es un escrito en el que se desarrolla de una manera clara y precisa un tema determinado.
"Es realizar por escrito un conjunto ordenado de pensamientos, de acuerdo a las cualidades de coherencia,
claridad y belleza."
Objetivos
1.- Informar al lector sobre decisiones, proyectos o ideas.
2.- Influir en la actitud que ha de adoptar el lector al leer el mensaje.
Características
Vitales y Complementarias.
1.- Vitales (Fondo o contenido)
a.- Claridad
Es como las ideas o pensamientos se expresan en una forma concisa o breve, la cual se consigue utilizando
frases cortas y signos de puntuación. No deja lugar a dudas respecto a su significado. La redacción debe de
ser clara y fácil de comprender, los lectores deben de estar seguros de la intención de los escritos, esto se
logra mediante.
1) La selección de palabras y frases que expresen el significado exacto y se interpreten de una sola
manera.
2) Evitar el estilo telegráfico que sacrifica claridad por brevedad.
3) Generalizando, hay que utilizar la voz activa en oraciones cortas y sencillas, evitando expresiones vagas
sin sentido y ambiguas (confusas, dudosas, equívocas).
b.- Precisión
La redacción no debe de tener hechos erróneos, ni otras equivocaciones. Debe presentar solo hechos
esenciales y exactos, sin ninguna desviación o exageración.
El uso correcto de la gramática, de la puntuación y ortografía, también contribuyen a que la redacción sea
clara y fácil de comprender.
c.- Breve pero completa
Debe limitarse a hechos esenciales, ser breve y al caso. Debe abarcarse el tema completamente
manteniendo el escrito lo más breve posible, si es necesario las explicaciones deben incluirse como anexos.
d.- Coherencia
Es el desarrollo y la disposición lógica de un tema. Se logra considerando primero el tema desde el
comienzo hasta el fin y ordenar sus partes en orden lógico y que guarden armonía entre sí, que permite su
comprensión y razonamiento.
e.- Unidad
El escrito debe adherirse a una sola idea principal, este principio no solo debe aplicarse a cada oración y
párrafo, sino también a todo su escrito, si se tiene que considerar más de un tema prepare un documento
por separado.
f.- Cortesía
Los documentos deben ser redactados en términos corteses (amables, atentos, agradables) y respetuosos;
pero con el cuidado de no caer en adulación.
g.- Belleza
Cuando el contenido se ha expresado en un estilo agradable y atractivo que deleita al lector y a la vez de
elegancia a lo que e ha querido expresar, el cual se consigue dándole al contenido una naturalidad y
sencillez; evitando las frases articuladas y rebuscadas.
h- Seriedad
Sin incurrir en sequedad.
2.- Complementarias (Es la forma)
a.- Corrección, concerniente a:
1) Errores ortográficos.
2) Impresión desigual de letras.
3) Márgenes mal colocados.
4) Cartas descentradas.
5) Puntuación incorrecta.
6) Borrones.
7) División incorrecta de palabras.
8) Ideas y oraciones cortadas e incompletas.
9) Cartas ajadas y mal doblada.
10) Párrafos muy anchos o muy angostos.
b.- Cohesión
Unión, enlace, afinidad.
c.- Creación de interés
d.- Lenguaje positivo
e.- Modernismo
Elementos de la redacción:
Fondo: Son las ideas que el autor utiliza para desarrollar el tema.
Forma: El modo particular que el autor tiene para expresar esas ideas.
10 Reglas de "Oro para redactar"
1.- Haga una introducción breve.
2.- Evite frases que aburran y que cansen al lector antes de llegar al asunto.
3.- Sin olvidar la cortesía vaya directamente al objetivo principal.
4.- Sea positivo(a) emplee frases agradables. Si va a comunicar algo que contenga malas noticias no lo
manifieste al principio.
5.- Para la elaboración de los documentos (correspondencia), debe de contestar las siguientes preguntas:
a.- ¿Quién?
b.- ¿Cuándo?
c.- ¿Cómo?
d.- ¿Dónde?
e.- ¿Por qué?
6.- Dé fechas y datos concretos, nunca escriba:
a.- En un futuro
b.- Más tarde
c.- Oportunamente
7.- Evite cierres demasiado formales o aburridos, así como también, cierres con palabras articuladas.
8.- Sea seguro(a) al escribir, evite palabras como: Creo que, quizá, talvez...
9.- Incluya dentro de la carta u oficio párrafos que sean de mayor interés, para que no parezca demasiado
común, monótono o sin sentido.
10.- Haga que su lector disfrute lo que usted ha escrito.
Reglas básicas para una correcta redacción
1.- Antes de escribir se debe tener toda la documentación perteneciente, profundice en el caso, hecho o lo
que se esté dando y desde ese punto de vista enfoque su redacción.
2.- Fíjese siempre un objetivo, esto ayuda a redactar con precisión y claridad; piense siempre antes de
escribir.
3.- Dar al tema el orden estructural o lógico: Sujeto, verbo y predicado.
4.- Escriba frases cortas; pero que den una idea completa y clara.
5.- Utilice palabras fáciles de comprender, no dé la impresión de fatuidad (arrogancia, altanería, orgullo).
6.- No haga uso de palabras que tenga duda, ni haga repeticiones. No utilice dos palabras con el mismo
significado. Evite palabras innecesarias.
7.- Utilice sinónimos cuando esté hablando del mismo tema. Consulte un buen diccionario.
8.- Nunca corte un nombre propio, cifras, ni siglas al final del renglón (o margen derecho).
9.- Utilice correctamente el lenguaje y evite en lo posible la utilización de gerundios.
10.- No haga párrafos largos (8 líneas máximo) y no abuse de la puntuación.
Aspectos básicos de la redacción
1.- Expresión, escritura o forma que se refiere al conjunto de vocablos y frases utilizadas para transmitir los
pensamientos.
2.- Contenido, fondo o tema a que se refieren, las ideas o pensamientos que se quieren expresar en el
escrito o informe (documento en si).
Contenido: Se refiere al documento.
Tema: Lo específico.
Fondo: Lo entendible, de lo que hemos hablado.
Sugerencias para conseguir una buena técnica de redacción
1.- Conocimiento de estructura sintáctica.
2.- Observar la expresión oral de los que nos rodean.
3.- Adquisición de una riqueza léxica, para asimilar nuevos vocablos.
4.- Realizar ejercicios de análisis de lectura.
5.- Realizar síntesis de escrituras.
Etapas para redactar un trabajo escrito
6.- Interés por la lectura de libros, periódicos, revistas, proyectos, informes, etc.
Partes de la gramática que ayudan a tener una excelente redacción
¿Qué es gramática?
Ciencia que describe sistemáticamente y en su totalidad el lenguaje o las lenguas.
//Disciplina que atiende a los aspectos sintácticos y morfológicos del lenguaje o de las lenguas.//
Morfología: Estudio de la palabra y sus accidentes gramaticales .
//Estudio de las formas de las palabras consideradas aisladamente//.
Sintaxis: Estudio de la palabra en la frase.
//Parte de la gramática que estudia la coordinación de las palabra en las oraciones//.
Prosodia: Es el estudio de las palabras en su correcta pronunciación.
//Tratado de la pronunciación y acentuación de las letras, sílabas y palabras//.
Ortografía: Es el estudio de las palabras en su correcta escritura.
//Parte de la gramática que enseña la manera de escribir correctamente//.
Así también los signos auxiliares y de puntuación, juegan un papel muy importante al momento de redactar:
Puntuación: Punto(.), coma(,), punto y coma(;), dos puntos(:), puntos suspensivos(...)
Signos
Auxiliares: Interrogación (¿?), admiración (¡!), el paréntesis ( ), diéresis o crema (¨ü), comillas (" "), el guión
(-), la raya ( ).
El verbo
Alexander,
desayuna temprano.
toma el autobús de las siete y media.
llega a su trabajo a las ocho.
trabaja sin descanso hasta la una.
piensa en la hora de volver a casa.
1. Lexema o raíz: Es la parte de la forma verbal que contiene el significado básico del verbo, es decir,
es la parte que nos informa de la acción que ocurre.
El lexema del verbo se obtiene quitando las terminaciones: ar, er, ir al infinitivo de los verbos.
Ejemplos:
cant-ar beb-er sacud-ir
bail-ar com-er viv-ir
am-ar tem-er exig-ir
2.- Morfemas o desinencias: Los morfemas de los verbos son las terminaciones que se añaden al
lexema para construir las distintas formas verbales.
Las desinencias se obtienen al quitar el lexema a una forma verbal.
Ejemplo:
Cant-ábamos beb-eremos sacud-o
La conjugación: Es el conjunto de todas las formas de un VERBO que resultan de la combinación de un
lexema verbal con todas las desinencias verbales posibles.
Éstas se distribuyen en tres conjugaciones:
- Primera conjugación.
Está formada por todos los verbos cuyo infinitivo termina en ar.
Cantar amar salar
- Segunda conjugación.
Formada por todos los verbos terminados en er.
Coser temer comer
- Tercera conjugación.
Pertenecen todos los verbos terminados en ir.
Recibir partir vivir
Las desinencias o terminaciones aportan significados gramaticales (accidentes
gramaticales) como: Número, persona, tiempo o modo.
Accidentes Gramaticales del verbo
1.- Número: Estas formas verbales pueden estar en singular o en plural.
a.- Singular: Cuando la acción la realiza una persona.
Ejemplos:
Yo escribo
Tú hablas
Él duerme
Ella duerme
b.- Plural: Se da cuando la acción es realizada por varias personas.
Ejemplo:
Nosotros escribimos
Vosotros habláis
Ellos duermen
Ellas duermen
2.- Persona: Las formas verbales pueden estar en:
a.- Primera persona Cuando la acción la realiza el hablante solo o con otros.
Ejemplo: Yo juego
Nosotros(as) lavamos
b.- Segunda persona Una forma verbal está en segunda personal cuando la acción la realiza el oyente
solo o con otras personas distintas del hablante.
Ejemplo: Tú juegas
Vosotros(as) laváis
c.- Tercera persona Se da cuando la acción es realizada por una o varias personas distintas del hablante y el
oyente.
Ejemplo:
Él juega
Ella juega
Usted juega
Ellos lavan
Ustedes lavan
d.- Algunas formas verbales no expresan la persona gramatical que realiza la acción del verbo; por esa razón
se llaman formas no personales del verbo las cuales son: Infinitivo, gerundio y participio.
Infinitivo> cantar
Gerundio> cantando
Participio> cantado
3.- Tiempo*: Las formas verbales sitúan la acción en un tiempo determinado y cada uno de ellos
consta de seis formas que varían en número y persona.
El pasado: Indica que la acción corresponde a un momento anterior al presente.
Ejemplo: Jugaba antes, esta mañana.
El presente: Señala que la acción coincide con el momento en el que se está hablando.
Ejemplo: Juego ahora, en este momento.
El futuro: Se refiere a una acción situada en un tiempo que aún no ha llegado.
Ejemplo: Jugaré después, más tarde.
4.- El modo: Las formas verbales nos informan de la actitud que tiene el hablante cuando habla.
Esta información depende del modo en que esté la forma verbal.
a.- Indicativo Cuando hablamos de acciones que consideramos reales o seguras.
Ejemplo: Ayer llovió
Hoy llueve
Mañana lloverá
b.- Subjuntivo Cuando nos referimos a acciones que consideramos posibles, deseables o dudosas.
Ejemplo: Ojalá llueva
Quizá lloviera
c.- Imperativo Empleamos el modo imperativo cuando dirigimos órdenes afirmativas al oyente.
Ejemplo: Siéntate pronto. Venid aquí.
Tipos de correspondencia I
EL OFICIO
Es un documento de comunicación escrita, expuesto ampliamente y de carácter oficial, estructurado en una
introducción, contenido y cierre.
De acuerdo al Art. 28 de la Ley de Símbolos Patrios, Capítulo VIII, Decreto Legislativo No. 115, toda
correspondencia OFICIAL llevará el lema DIOS UNIÓN LIBERTAD, escrito con mayúsculas y sin comas que
separen las palabras.
A esta norma se exceptúa la correspondencia dirigida a empresarios, organizaciones gremiales, instituciones
de carácter privado; funcionarios o personas particulares se diferencian del anterior lineamiento
únicamente en que NO llevarán el lema:
DIOS UNIÓN LIBERTAD.
Toda carta OFICIAL se elaborará en papel membretado del Ministerio o de la Dependencia que emite el
documento, en tamaño 8½" x 11", en estilo Semibloque.
Cuando el Oficio va dirigido a los Señores Presidentes o Vicepresidentes, Ministros o Viceministros de
Estado, en el margen inferior izquierdo posterior a la firma y antes de las iniciales, se deberá escribir con
mayúsculas sostenidas (en negrita) según sea el caso la frase:
AL SEÑOR MINISTRO DE .....
ING. ...
E.S.D.O.
EL MEMORÁNDO
Es un modelo de comunicación escrita de uso exclusivamente interno a la institución o empresa, redactado
en forma extractada o concisa. Sirve para la comunicación entre los diferentes niveles jerárquicos o entre
funcionarios con similar jerarquía.
Se puede utilizar de acuerdo a las necesidades o importancia de la información, para remisiones,
solicitudes, instrucciones o disposiciones; comunicaciones extensas como informes; etc. Preferiblemente el
Memorando no debe exceder de una página.
Los cargos del destinatario, remitente y de quienes reciben copia, se escribirán debajo del nombre según
corresponda.
La firma de quien remite irá en el margen superior derecho, al lado del nombre.
No se utilizarán líneas, puntos u otro adorno tipográfico para separar el bloque de texto con el bloque
donde va el destinatario, remitente, asunto y la fecha
Los nombres y cargos de quienes recibirán copia (c.c.), irán al margen inferior izquierdo, con letra tamaño 9,
antes de las iniciales de quien firma, ordena y elabora la nota.
LAS CIRCULARES
Son escritos de carácter oficial o administrativo que responden a un estilo de comunicados, pues suelen
informar sobre leyes, instrucciones o disposiciones, cambios en una institución o empresa (cambio de
dirección, disolución-suspensión de una firma, fundación de una nueva empresa, condiciones de contratos,
etc.)
Son disposiciones por escrito de carácter administrativo, emitidas por la autoridad superior del servicio
aduanero, como expresión concreta de las relaciones jerárquicas y de las potestades administrativa que las
leyes le confieren.
El estilo de estos comunicados es muy privado, ya que la mayoría de las veces se dirige a un círculo de
personas muy limitado y cerrado (funcionarios de una institución o accionistas de una empresa). Dentro de
este grupo de personas se enviará el mismo texto de circular, sin variar el contenido.
EL INSTRUCTIVO
Es un documento que tiene por objeto orientar en detalle para llevar a cabo determinadas actividades,
estableciendo normas a seguir, tiene validez para un período de tiempo determinado.
Conjunto de disposiciones por escrito de carácter administrativo, emitidas por la autoridad superior del
servicio aduanero, que regula un determinado proceso y desarrollo de actividades, que son de
cumplimiento para el funcionario y empleado aduanero, el cual deberá ser divulgado hacia terceros para su
conocimiento y aplicación en lo que corresponda.
SOLICITUD
Es un escrito por medio del cual una persona se dirige a otra (de igual o superior jerarquía), para exponerle
cualquier problema o situación de carácter oficial o personal.
LOS INFORMES
Es un tipo de escrito muy empleado en la correspondencia comercial y se utiliza para conseguir noticias,
información acerca de un suceso, situación, negocio o persona.
Según el contenido del informe podemos distinguir varios tipos:
1.- Informes personales: Una empresa solicita a otra información sobre una persona a la que
normalmente piensa contratar.
2.- Informes comerciales: Cuando una empresa desea iniciar un negocio con otra, suele solicitar
información acerca de ella a otra empresa con la que hay comerciado anteriormente.
3.- Otros informes: Informes bancarios que suelen solicitarse para comprobar las condiciones económicas
de un particular o una empresa; e Informes que redactan representantes y viajantes de una empresa.
EL ACTA
Es un documento que generalmente sirve para hacer constar, en detalle, los acuerdos que se tomaron
durante una reunión.
También sirve para demostrar la transparencia de un procedimiento de toma de decisión sobre el cual
pudiese haber algún reclamo posterior o una solicitud de aclaración. Por tal motivo debe guardar estricta
formalidad y garantizar su confiabilidad, en cierto momento, como instrumento legal.
Por lo tanto, toda Acta debe:
1.- Elaborarse en papel membretado de la institución o empresa que la emite.
2.- Llevar el correspondiente número correlativo (En letras o cifras).
3.- Escribirse a renglón seguido (sin espacios en blancos), con texto justificado.
4.- Identificar con precisión la hora de inicio, de cierre y fecha en que se llevó a cabo la reunión.
5.- Detallar a las personas participantes (nombre y cargo) y ausente, por cada parte respectiva.
6.- Debe identificarse en forma clara el asunto que se está tratando.
7.- Por cada acuerdo tratado se consigna un número en el orden en que se han visto, así: PRIMERO,
SEGUNDO, TERCERO (en mayúsculas sostenidas).
8.- Hacer un listado de los acuerdos logrados.
9.- Firma de los presentes por jerarquía de cargo (se escriben los títulos, nombres y cargos).
EL CURRÍCULO
En las ofertas de servicios de un particular a una empresa, es generalmente imprescindible la presentación
del Currículo, también conocido como Currículum Vitae, en el que el interesado debe hacer una relación de
toda su experiencia profesional y académica, además de aportar sus datos personales. Sea claro y breve, no
mienta ni exagere sus aptitudes o experiencia profesional.
La información se detalla esquemáticamente, pero siempre se puede acompañar de documentos que
certifiquen lo dicho, aunque en un primer momento es preferible entregar tan solo el Currículo y, si se le
pide, presentar la documentación acreditativa. Es preferible entregar este documento personalmente.
Es norma que si se envía por correo, se acompañe de una carta breve de presentación.
LOS RECIBOS
Son aquellos documentos que reconocen haber recibido una empresa o persona, cierta cantidad de dinero
de otra.
LA FACTURA
Es un tipo de documento que el vendedor envía al comprador en el que detalla el género comprendido en
la venta. Cada empresa suele tener facturas impresas de antemano, en las que acostumbran a figurar el
membrete de la firma o compañía.
