REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA.

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN

UNIVERSITARIA, CIENCIA Y TECNOLOGÍA.
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE LA GRAN CARACAS
(UNEXCA), SEDE COLEGIO UNIVERSITARIO DE CARACAS (CUC)

SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN PARA EL PERSONAL DE

POSTGRADO DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL
POLITÉCNICA DE LA FUERZA ARMADA NACIONAL (UNEFA), NÚCLEO
CARACAS

Facilitadora: Participantes

Belkis Leal Avila Oscar C.I: 12.064.865

Shesar Coronado C.I: 26.921.211

Nuñez Eniyer C.I: 20.613.167

Caracas, Diciembre de 2018

 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE
VENEZUELA.
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN
UNIVERSITARIA, CIENCIA Y TECNOLOGÍA.
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE LA GRAN CARACAS
(UNEXCA), SEDE COLEGIO UNIVERSITARIO DE CARACAS (CUC)

SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN PARA EL PERSONAL DE

POSTGRADO DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL
POLITÉCNICA DE LA FUERZA ARMADA NACIONAL (UNEFA), NÚCLEO
CARACAS

Caracas, Diciembre de 2018

 DEDICATORIA

Primeramente, a Dios por haberme permitido llegar hasta este punto y haberme
dado salud para lograr mis objetivos y los que me faltan por cumplir, además de su
infinita bondad y amor. Aquí el autor inicia de esta dedicatoria en nombrando a Dios.
Recuerda todos esos momentos de estrés que viví en la realización de esta
investigación y toda la paciencia que Dios me permitió para continuar y no morir en
el intento.

Mis sobrinas para que veas en mí un ejemplo a seguir.

A mi esposo quien me apoyo y alentó para continuar, cuando parecía que me iba a
rendir. Gracias a mi amor por entenderme en todo, gracias a él porque en todo
momento fue un apoyo incondicional en mi vida, fue la felicidad encajada en una sola
persona, fue mi todo reflejado en otra persona a la cual yo amo demasiado, y por la
cual estoy dispuesto a enfrentar todo y en todo momento.

Este mismo es la pasión con la que describo el perfecto e incondicional apoyo de

mi esposo, fue el mismo con el que me ayudo a desgarrar cada parte y punto de esta
investigación tanta noche sin poder dormir colaborándome en este proyecto, Mis
sinceras gracias para mi esposo, nunca podré terminar de agradecerle por tantas
ayudas.

A mis amigos que me apoyamos a pesar de que no estudia conmigo me dieron ese
aliento para seguir continuando y no parar de luchar por mis sueños, apoyarnos
continuamente en nuestra formación profesional y que hasta ahora, seguimos siendo
amigos.

Eniyer Núñez

ii
 AGRADECIMIENTO

Le agradezco primeramente a Dios en la persona de Jesucristo, a quien le confío

todos mis sueños y planes. Él siempre responde mis oraciones dándome
entendimiento y fuerza.

Agradezco a mi querida familia compuesta por mi madre (Miriam Galarraga), mi

esposa (Mayuri Rodríguez) y mi amado hijo Axel Ávila, ellos han entendido el valor
de mis metas fortaleciendo mi corazón motivándome cada día para lograr alcanzarlas.

Agradezco al conjunto de excelentes profesionales docentes del Colegio

Universitario de Caracas por impartir conocimiento, tiempo y paciencia en mi
formación académica.
Oscar Ávila

iii
 AGRADECIMIENTO

Doy gracias primeramente a dios por darme la oportunidad de seguir con mis
estudios por la fortaleza tan grande y las ganas de seguir luchando para lograr una
meta más y no dejarme caer que no es fácil pero tampoco imposible.

A mi familia por el gran poyo que me han dado durante este periodo se que ellos
han estado pendiente de que todo esté bien por esas palabras de aliento que me han
dado cuando sentía darme por vencido.

A mi marte y a mis dos hermanos que los amo y son la base fundamental de mi
progreso de superación las ganas de seguir adelante sin caer, cuando me sentía con
ganas de dejarlo todo escucharlo decirme falta poco hermano sigue adelante, esas
palabras me reconfortaron me llenaron de fuerza.

Agradezco a mis compañeros de estudio y a los profesores por su tiempo y

dedicación que me han dado, gracias por cada momento.

Shesar Coronado

iv
 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE
VENEZUELA.
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN
UNIVERSITARIA, CIENCIA Y TECNOLOGÍA.
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE LA GRAN CARACAS
(UNEXCA), SEDE COLEGIO UNIVERSITARIO DE CARACAS (CUC)

SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN PARA EL PERSONAL DE

POSTGRADO DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL
POLITÉCNICA DE LA FUERZA ARMADA NACIONAL (UNEFA), NÚCLEO
CARACAS
Participantes:
Ávila Oscar
Nuñez Eniyer
Shesar Coronado
Facilitador:
Belkis Leal
Fecha, Diciembre de 2018
RESUMEN
La siguiente investigación se basa en el diseño de un sistema de control de gestión
para el departamento de Postgrado de la Universidad Nacional Experimental
Politécnica de la Fuerza Armada Nacional (UNEFA) de acuerdo con la necesidad
diagnosticada, de establecer e implementar mecanismos de apoyo administrativo
eficaz para coadyuvar una efectiva gestión institucional y así promover el
ordenamiento y mejoramiento en las funciones, las actividades y las tareas que se
realizan en postgrado. Se utilizaron técnicas de recolección de información como la
observación directa, la entrevista e instrumentos de guía para las entrevistas. Se le
aplico a la población del departamento de postgrado tomando como muestra un (1)

2
integrante. Cabe destacar que la Investigación Acción Participativa (IAP) fue la
opción metodológica usada, ya que esta investigación se basó en el sistema de control
de gestión para transformar y afrontar los problemas presentes en dicho departamento
a partir de nuestros conocimientos. Permitiendo concluir con recomendaciones para
aportar soluciones a la problemática que presenta el departamento de postgrado de la
UNEFA núcleo Caracas. Por consiguiente, se desarrolló una investigación de tipo
participativa con diseño de campo, dentro del nivel de la investigación descriptiva, ya
que a través de la misma se dará posibles soluciones a fin de satisfacer las
necesidades del departamento. ………………………………………………………

3
 ÍNDICE GENERAL
Pagina
Portada…………………………………………………………………………… I
Agradecimiento…………………………………………………………………… II
Resumen………………………………………………………………………………2
Introduccion…………………………………………………………………………...3

MOMENTO I
1. Diagnostico Situacional
1.1. Razón Social………………………………………………………………..9
1.2. Naturaleza Organizacional………………………………………………….9
1.3. Misión……………………………………………………………………..10
1.4. Visión……………………………………………………………………..10
1.5. Objetivo……………………………………………………………………10
1.6. Valores……………………………………………………………………..11
1.7. Localización Geográfica…………………………………………………...11
1.8. Ubicación…………………………………………………………………..11
1.9. Reseña Histórica…………………………………………………………...12
1.10. Organigrama………………………………………………………...13
1.11. Departamento donde se Realiza el Proyecto Organizacional………14
1.12. Característica Organizativo del Departamento……………………...15
1.13. Descripción de los Procesos Administrativo Presentado en la
Organización………………………………………………………………..1 7

MOMENTO II
1. Planteamiento del Problema……………………………………………………..18
2. Enunciado de objetivos
Objetivo General .................................................................................................................. 22

3
Objetivos Específicos ........................................................................................................... 22
3. Justificación.................................................................................................................... 23

MOMENTO III
1. Fundamentos Teóricas ................................................................................................... 25
2. Proceso Administrativo………………………………………………………26
3. Fase de los Procesos Administrativo………………………………………..27
4. Sistematizacion…………………………………………………………………..30
5. Deficiones de Terminos Basico de la Administracion………………………33

Marco Legal
1. Base Legales……………………………………………………………………..36
1.1. Constitucion de la Republica Bolivariana de
Venezuela…………………….36
1.2. Plan de la Patria……………………………………………………………..37
1.3. Linea de Investigacion………………………………………………………39
1.4. Ley de Simplificación de Trámites Administrativos………………………..39
1.5. Ley de Procesos Administrativo…………………………………………….40
1.6. Reglamento………………………………………………………………….40

MOMENTO IV
1. Marco Metodológico……………………………………………………………43
2. Tipo de Investigacion…………………………………………………………...43
3. Investigacion Accion Participativa……………………………………………..44
4. Actores Sociales………………………………………………………………..53
5. Viabilidad………………………………………………………………………53
6. Modalidad de la Investigación………………………………………………....55
7. Técnicas E Instrumentos de Recolección de Datos…………………………....57
8. Técnicas O Herramientas de Procedimiento y Análisis de Datos……………..58

4
MOMENTO V
1. Diseño de la Propuesta…………………………………………………………..61
2. Enunciado deobjetivos
2.1. Objetivo General……………………………………………………………61
2.2. Objetivos Específicos……………………………………………………….61
3. Justificacion…………………………………………………………………..….63
4. Propuesa del Desarrollo Tecnologico……………………………………………63

MOMENTO VI
1. Conclusiones……………………………………………………………………66
2. Recomendaciones……………………………………………………………….67
3. Referencia Bibliográfica………………………………………………………..68
4. Anexo

LISTA DE CUADRO
1. Cronograma de Actividades
2. Plan de Acción

LISTA DE GRÁFICO
1. Flujograma Pictórico…………………………………………………………….71
2. Diagrama de Flujo de los Procesos Administrativo…………………………….72
3. Ficha Técnica…………………………………………………………………….73
4. Flujograma……………………………………………………………………….74

5
 INTRODUCCIÓN

La investigación que se desarrollará a continuación propone soluciones a los

problemas relevantes, buscando mejorar la situación de la propia institución, en tal
sentido las instituciones universitarias se consideran organizaciones educativas que
forman futuros profesionales, cuentan con un personal administrativo y docente con
objetivos planteados tanto a nivel institucional como a nivel personal.
En tal sentido, las instituciones universitarias las cuales se consideran
organizaciones educativas que forman futuros profesionales, cuentan con un personal
administrativo y docente con objetivos planteados tanto a nivel institucional como a
nivel personal.
Cabe destacar que la investigación a desarrollar se estructurara de la siguiente
manera:
En el Momento I: se presenta el Diagnóstico Situacional. Razón Social.
Naturaleza Organización. Misión. Visión. Principios. Valores. Localización
Geográfica. Breve historia de la organización. Organizaciones Vinculadas con el
proyecto. Departamento o lugar donde se desarrolla el proyecto. Organigrama,
Misión, Visión, Principios, Valores y Características organizativas del Departamento.
Descripción de los procesos Administrativos presentes en la Organización.
En el Momento II corresponde al planteamiento del problema donde se hace
referencia a la problemática que presenta el departamento de postgrado de la Unefa,
describiendo el objetivo general y los objetivos específicos del proyecto y la
justificación la cual nos indica la importancia del tema.
En el Momento III se explican las bases teóricas donde se expresan los
conceptos, los propósitos dirigido a explicar el fenómeno o problema planteado
como, por ejemplo: La definición de los procesos administrativos las funciones
ejercidas, las tareas desarrolladas entre otras. A su vez se exponen las bases legales
las cuales son diversas leyes y artículos que apoyan y sustentan esta investigación.

6
 En el Momento IV se explica el marco metodológico el cual describe la
justificación de la elección metodológica asumida por el investigador. Por ejemplo, la
modalidad de la investigación que se realizará, el diseño de la investigación
seleccionado y el o los niveles a emplear.
Y para finalizar en el Momento V se presenta la propuesta en la cual se refleja el
diseño del sistema de control de gestión para el departamento de postgrado.

7
 MOMENTO I

Análisis del momento I se tomará en cuenta la razón social donde se ara el trabajo
especial de grado, partiendo de la naturaleza organizacional, que busca agrupar estas
actividades de acuerdo con los recursos humanos y materiales disponible, y la mejor
forma de usarlos, delegar en el jefe de cada grupo la autoridad necesaria para
desempeñar las actividades, nuestra base tiene como finalidad, la misión es el motivo
o la razón de ser por parte de una organización, una empresa o una institución. Este
motivo se enfoca en el presente, es decir, es la actividad que justifica lo que el grupo
o el individuo está haciendo en un momento dado, es necesario que toda organización
tenga una visión que depende de la situación presente, de las posibilidades materiales
presentes y futuras tal y como las perciba la organización, de los eventos inesperados
que puedan ocurrir y de la propia misión que ya se haya planteado teniendo
un objetivo de la organización es una situación deseada que la empresa intenta lograr,
es una imagen que la organización pretende para el futuro. Al alcanzar el objetivo, la
imagen deja de ser ideal y se convierte en real y actual, por lo tanto, el objetivo deja
de ser deseado y se busca otro para ser alcanzado, siempre y cuando todo se haga con
respecto y valores que involucran nuestros sentimientos y emociones. Valores,
actitudes y conducta están relacionados. Son creencias o convicciones de que algo es
preferible y digno de aprecio.

Localización geográfica posición es la pose o postura de algo o alguien. El

concepto también puede emplearse con referencia a su disposición o ubicación.
Geográfico, por su parte, es un adjetivo que nombra lo que está vinculado con la
geografía que se mide en latitud longitud y sistema de coordenada, Una ubicación es
un lugar, un sitio o una localización donde está ubicado algo o alguien.

Se hizo una reseña histórica que es la narración breve y compendiosa que realiza
un examen de una obra científica o artística recibe el nombre de reseña. Estas notas

8
resumen y describen las principales características de algo, permitiendo que el lector
amplíe sus conocimientos al respecto.

DIAGNÓSTICO SITUACIONAL

Razón Social

Universidad Nacional Experimental Politécnica de la Fuerza Armada Nacional

(UNEFA).

Naturaleza Organizacional

La naturaleza en la Universidad Nacional Experimental Politécnica de la Fuerza

Armada (UNEFA), se concibe como parte de un nuevo modelo educativo, centrado
en la investigación como creación intelectual para la transformación social, la
comprensión de nuestras realidades y entornos, la generación de proyectos socio-
productivos y que dé respuesta a la diversidad de 2 necesidades de desarrollo del país,
indicadas en las respectivas líneas estratégicas del Plan de Desarrollo Económico y
Social de la Nación.

Misión

La misión de la institución es formar a través de la docencia, la investigación,

y la extensión, ciudadanos corresponsables con la seguridad y defensa integral de la
nación, comprometidos en la Revolución Bolivariana, con competencias
emancipadoras y humanistas necesarias para sustentar los planes de desarrollo del
país, promoviendo la producción e intercambios de saberes como mecanismo de
integración latinoamericana y caribeña.

9
Visión

Su visión es ser la primera universidad socialista, reconocida por su

excelencia educativa a nivel nacional e internacional, líder en los saberes humanista,
científicos, tecnológicos y militares, inspirada en el ideario bolivariano.

Objetivos

 Formar profesionales universitarios mediante programa intensivo y adecuando

al desarrollo integral del país.

 Desarrolla estudios avanzados y demás actividades educativas para graduados

universitarios.

Valores

Los valores que promueve son excelencia, disciplina, honestidad, creatividad,

igualdad, justicia, dignidad, patriotismo, humanismo y laboriosidad.

Localización Geográfica

La Universidad Nacional Experimental Politécnica de la Fuerza Armada

Nacional UNEFA está ubicada en la Av. La Estancia, con Av. Caracas y Calle
Holanda, Edif. UNEFA, Chuao, Caracas, Estado Miranda.

Ubicación

10
Breve Historia de la Organización

Reseña Histórica

11
 El 3 de febrero de 1.974 se decretó la creación del Instituto Universitario
Politécnico de las Fuerzas Armadas Nacionales (IUPFAN), con sede principal en
Caracas y núcleos en los lugares del país que fueran requeridos por las Fuerzas
Armadas Nacionales. Luego de 25 años continuos de fructífera labor educativa,
considerando que el Instituto había sido una alternativa válida para la educación
superior de la Institución Castrense y de la comunidad venezolana en general, y
cumplidos los requisitos de Ley, el IUPFAN, por decreto del Ciudadano.

Presidente de la República, Teniente Coronel HUGO RAFAEL CHÁVEZ

FRÍAS, fue transformado en la Universidad Nacional Experimental Politécnica de la
Fuerza Armada (UNEFA), el 26 de abril de 1.999. El 5 de octubre de 2007 el primer
mandatario HUGO RAFAEL CHÁVEZ FRÍAS presidió en el Teatro Teresa Carreño
la graduación conjunta de 2074 profesionales de pregrado y postgrado que egresaron
de la UNEFA, en este acto anunció que la UNEFA cambiará de nombre a
Universidad Nacional Experimental Politécnica de la Fuerza Armada, junto a otros
acuerdos de gran significación para el desarrollo de la educación superior en el país,
bajo el esquema del socialismo del siglo XXI, tales como: la incorporación de los
profesionales que egresan de la universidad a los proyectos y programas del Estado a
fin de garantizarles la inserción en el campo laboral para que puedan aportar sus
conocimientos en función del desarrollo nacional.

Organigrama Vinculado con el Proyecto

12
13
Departamento o Lugar donde se Realiza el Proyecto Organización

El proyecto se está realizando en el Departamento de Postgrado del núcleo

Caracas (UNEFA).

14
Organigrama

Característica Organizativa del Departamento

El Departamento de Postgrado del núcleo Caracas cumple funciones en el

piso 15 y se crea para desarrollar nuevos programas en áreas emergentes y formación
del nivel de eficiencia y alto desempeño en los programas de Postgrado. Establece y

15
difunde las normas, políticas y procedimientos que se deberán observar en cada
trámite. Coordina las actividades administrativas, con base a los lineamientos que
establezca la dirección general y la secretaria académica.
Mantiene comunicación permanente con la coordinación académica de los
departamentos de investigación y demás unidades investigativas. Supervisar que el
control y seguimiento de los planes y programas de estudio aprobados en el
rectorado, así como el registro del historial académico de los estudiantes cumpliendo
los requerimientos institucionales. Establece y mantiene actualizados el registro y
control de los trámites de inscripción y reinscripción de los alumnos. Promueve la
difusión de los programas de estudio que se ofrecen dentro de la institución. Verifica
la oportuna y adecuada realización de los trámites que se realicen respecto a
certificar, grados, diplomas y constancias. Comunica con los diferentes
departamentos académicos por medio de sistemas de auto evolución permanente
sobre las actividades de docencia del centro.

Desde el punto de vista curricular, se ha ampliado significativamente la

oferta académica con nuevas carreras en Pregrado y Postgrado y el inicio del
Programa de Doctorado. Hay que resaltar también la apertura de carreras con
finalidad social en pregrado y la activación de Decanato de Extensión a través del
cual esta universidad está llegando a las comunidades del entorno con cursos, talleres
y diplomaturas, de interés plenamente comunitario. Agréguese la participación de la
UNEFA en las Aldeas Universitarias (con énfasis en la atención al indígena) y de
otras prometedoras experiencias como el Restaurante-Escuela de Pampatar y las casas
abrigo para niños y niñas de la patria.
Unido a lo anterior se ha registrado un aumento gigantesco en la matrícula
estudiantil que continuará creciendo hasta alcanzar las metas que el ciudadano aspira.

El presidente de la República se ha propuesto para atender sin exclusiones de

ninguna índole a la población estudiantil de menores recursos, excluida por décadas
de la educación superior, hecho que augura una universidad verdaderamente nacional,

16
es decir, con presencia real en las diferentes regiones del país y abierta a todo el
pueblo venezolano.

Procesos de la Administración que se realiza en la UNEFA y en Postgrado

Núcleo Caracas

Los procesos administrativos principales se deben emplear en la

administración de cualquier organización y los que actualmente realiza el
departamento de Postgrado de la Universidad Nacional Experimental Politécnica de
la Fuerza Armada Nacional (UNEFA) son: Planificación, Organización, Control y la
Dirección, donde la planificación y la organización se encuentran centralizadas por la
Sede del Rectorado de la Unefa. Las Universidades Nacionales Experimentales
fueron creadas para ensayar formas de gobierno, organización y funcionamiento
diferentes a las autónomas o las privadas. Están organizadas por departamentos y
programas poseen un Consejo Superior o Consejo Directivo cuya función es la de
formular políticas, supervisión general y evaluación de la institución.

Planificación: Es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio más

apropiado para el logro de los mismos antes de emprender la acción.

El proceso de planificación se realiza tomando en consideración el

cronograma anual establecido por la Unefa, y se flexibiliza de acuerdo a los cambios
generados durante los períodos, ofreciendo oportunidades de adaptación y adecuación
de los tiempos principalmente en los lapsos de las inscripciones. El principal
instrumento de planificación requerido es el Plan Operativo Anual (POA). Este
documento identifica los objetivos y metas propuestas por las unidades académicas y
administrativas con el fin de cumplir con las metas pautadas.

17
 Organización: es un conjunto de reglas, cargos, comportamientos que han de
respetar todas las personas que se encuentran dentro de la empresa, la función
principal de la organización es la excelencia educativa y esta se materializa en la
cantidad de graduandos que egresan de nuestros Postgrados.

Dirección: es orientar y conducir a la meta de la organización, dentro de ella

se encuentra la ejecución de los planes, la comunicación y la supervisión
para alcanzar las metas de la organización.

La dirección en el Departamento de Postgrado está orientada por medio de un

Coordinador Principal de Postgrado y el conjunto de los coordinadores de cada
Programa. Ellos ejecutan los planes y la supervisión dentro de cada uno de los
procesos realizados en la Unefa.

Control: es la función que se encarga de evaluar el desarrollo general de una

empresa.

Se evalúan los resultados a través de las metas, que es la cantidad de

participantes que se gradúan por programas, y a su vez el número de alumnos que
mantienen continuidad con el programa e instrumentos como oferta académica y
graduandos.

18
 MOMENTO II

Análisis del momento II, se definirá por el planteamiento del problema que es
la parte de una tesis, trabajo o proyecto de investigación en la cual se expone el
asunto o cuestión que se tiene como objeto aclarar.

Desde el punto de vista de la metodología científica, el planteamiento del

problema es la base de todo estudio o proyecto de investigación, pues en él se define,
afina y estructura de manera formal la idea que mueve la investigación.

El enunciado de los objetivos es el que expresa la acción en general que se

llevara a cabo en el proyecto, también es el propósito que se espera cumplir mediante
el proyecto.

La justificación de este apartado se explica las razones o los motivos por los
cuales se pretende realizar la investigación por lo general es breve y concisa.

Por justificación se entiende sustentar, con argumentos convincentes, la

realización de un estudio, en otras palabras, es señalar por qué y para qué se va a
llevar a cabo dicha investigación.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La administración se ha desarrollado como una herramienta esencial, encargada de

hacer que los recursos de una empresa sean productivos. Esta se puede entender como
el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las personas trabajando en
equipo alcancen con eficiencia las metas trazadas.

19
 Es importante acotar, que en las organizaciones como sistemas sociales crecen y se
perpetuán en base a un desafío permanente que las conllevan a cumplir esfuerzos
determinados, del mismo modo se ha sostenido que tal crecimiento es más seguro y
consistente en ambientes existentes debido al estímulo permanente a que se someten
los diversos componentes de la organización.

Razón por la cual, es de gran importancia para todas las organizaciones sin
diferencia de rama o actividad a la que se dedique, que el trabajador se sienta
motivado, entusiasmado y realmente satisfecho con su labor, situación que depende
de la comunicación efectiva, la práctica de la calidad total y la integración grupal que
exista en la organización, que a fin de cuenta va a contribuir de una forma
trascendental en el éxito de ésta en todas las áreas.

Por ello toda organización es importante y fundamental obtener el logro de sus

objetivos, para ello se cuenta con factores, tales como los Recursos Materiales,
financieros y los Recursos Humanos que se acoplan para manejar de manera efectiva
la vida. Debido a esta interrelación, las organizaciones deben contar con personal
capaz de llevar a cabo las tareas y responsabilidades que se les asignan; de forma que
las actividades que en ella se desarrollen formen un todo y el talento humano
empleado sepa manejarse y desenvolverse adecuadamente con los recursos con que
cuenta en determinados cargos. Si se quiere obtener mayor rendimiento en las
actividades que realizan en los distintos departamentos, para así cumplir con la
misión y visión de la institución.

La administración pública nacional ha venido manifestando una serie de cambios,

destacándose la profesionalización de sus funcionarios y la adopción de tecnologías,
para atender los nuevos requerimientos sociales de la nación, además de impulsar y
desarrollar nuevos procedimientos, técnicas e instrumentos que permitan apreciar el
desempeño de los funcionarios públicos.

20
 Establece y mantiene actualizados el registro y control de los trámites de
inscripción y reinscripción de los alumnos. Promueve la difusión de los programas de
estudio que se ofrecen dentro de la institución. Verifica la oportuna y adecuada
realización de los trámites que se realicen respecto a certificar, grados, diplomas y
constancias. Comunica con los diferentes departamentos académicos por medio de
sistemas de auto evolución permanente sobre las actividades de docencia del centro.

Hay una serie de aspectos que integran y cohesionan tales fines: económico,
sociales, ambientales, educacionales y conductuales, que se plasman y proyectan en
las personas y de esta manera se refleja en el desempeño de las actividades que se
realiza: he allí el punto central de esta investigación, donde se busca precisar un
sistema de control de gestión que sea una herramienta para facilitar a las
organizaciones el conjunto de acciones que permitan mejorar las necesidades de la
institución.

Durante las constantes visitas que se realizaron en el área de postgrado Núcleo

Caracas, se observó una serie de debilidades que se llevan a cabo en el momento de
realizar la gestión de inscripciones, ya que es realizada solamente de manera física y
no digital, indicando lo ineficaz de la gestión por la cantidad de información que se
debe manejar, esto no permite una gestión efectiva. Además, existe ausencia de
políticas de resguardo de documentos en dicho departamento, lo que origina retardo
en el proceso al momento de registrar.

Esta debilidad trae como consecuencia que, al momento de realizar la búsqueda de

información de los estudiantes, esta tenga que realizar revisando archivos físicos, que
aun con una organización adecuada, la tarea no es realizada en tiempos óptimos, se
tiende a cometer errores o extravió de documentos ya que los procesos son llevados
manualmente.

21
 Por lo siguiente se propone diseñar un sistema de control de gestiones para la
inscripción que permitirá mejorar el desarrollo de las actividades, agilizar y controlar
la información; que provea una interacción sencilla del usuario, dando información
clara y segura evitando contratiempos al momento de realizar cualquier actividad
requerida por la organización ya que se puede realizar la búsqueda de información de
forma organizada, rápida, sencilla y eficaz.

Para ello se requiere en el departamento un sistema de control de gestión

tecnológico e informativo que comprenda lo siguiente:
 Simplificar el control interno de la información.
 Permitir el acceso generalizado a información de manera rápida y permanente
por medio de herramientas fáciles de utilizar.
 Establecer líneas de acción para cada proceso como es la actualización de datos
de los estudiantes.
 Exactitud en los datos suministrados.

En la actualidad existen muchas empresas u organizaciones que mediante un

sistema administrativo administran y realizan la gestión de control de sus procesos y
cuentan con la certificación ISO 9001.

La actual competitividad ha sido un elemento decisivo para que las organizaciones

adecúen sus procesos y los adapten a las necesidades del usuario y demás partes
interesadas. Un mecanismo que garantiza la eficiencia y eficacia dentro de cualquier
tipo de organización es el Sistema administrativo, que se define como una red o
esquema de procesos cuya finalidad es favorecer el cumplimiento de los objetivos de
una organización en cuestión sean administrados de forma eficiente Las instituciones
educativas no quedan exentas de esta situación. Hoy en día, son más las instituciones
de educación universitaria (IEU) que buscan el mejoramiento continuo de sus
procesos a través de la implementación de un sistema administrativo, el cual permite

22
direccionar a la Institución y establecer sus objetivos con bases sólidas y con miras a
lograr la mejora de sus procesos sustantivos.

En este sentido, la presente investigación trata de destacar los factores de un

sistema de control de gestión que presenta como elementos claves para el desempeño
laboral, con el propósito de obtener un resultado más efectivo para personal
administrativo del área de Postgrado Núcleo Caracas.

Para aportar solución al problema planteado, se formularon las siguientes

interrogantes:

¿De qué forma afecta al personal del departamento de postgrado la ausencia de un

sistema de control de gestión para la Inscripción de los Estudiantes?

¿Cuál es la información necesaria para optimizar el proceso de control de gestión

de las inscripciones del departamento de postgrado?

¿Cómo funcionará el sistema de control de gestión para las inscripciones de los

estudiantes en el área de postgrado al momento de ejecutarse?

ENUNCIADO OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Diseñar un sistema administrativo de control de gestión con el fin de mejorar la

eficiencia y eficacia que le permita lograr los objetivos y las metas en el
departamento de postgrado núcleo Caracas piso 15.

23
OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Diagnosticar la situación actual sobre el proceso de inscripción que realiza el

departamento de Postgrado.
 Definir la información que satisfaga los requisitos de almacenamiento y
registro de datos para inscripción de los estudiantes de postgrado.
 Evaluar el sistema si funciona correctamente, para asegurar el seguimiento,
control y mantenimiento al ejecutarse.

JUSTIFICACIÓN

Con esta investigación se ratifica la importancia de la formulación y evaluación de

herramientas teóricas y administrativas utilizadas para presentar la propuesta
diseñando un sistema de control de gestión, con el fin de dotar al departamento una
herramienta técnica y moderna, de fácil manejo, que llegado el momento de la
inscripción o reinscripción dentro de la organización se logren los objetivos de la
misma, implantando teorías y métodos administrativos que ayuden a la institución de
tal forma que se pueda plantear los principales elementos para la ejecución del
proyecto y así darle solución al problema de la investigación.

El sistema de control de gestión le permitirá al personal realizar su gestión de

manera eficaz y eficiente al tiempo determinado, tendrá gran utilidad dentro de la
institución porque de manera asertiva encontrará la información necesaria o adecuada
a la hora de buscar datos de los estudiantes, por lo tanto, servirá para agilizar la
captación del alumno dentro de la organización.

24
 Con el presente trabajo de investigación se pretende diseñar un sistema de control
de gestión dentro del departamento de postgrado, es de hacer notar que este proyecto
tiene un respaldo legal y jurídico en la Constitución de la República Bolivariana de
Venezuela con el artículo 110 gracias a la reforma que se hizo en 1999 por el
Presidente de la República Bolivariana de Venezuela Hugo Chávez fría se
establecieron nuevas medidas en la reforma laboral en el cual esta proporciona y
garantiza el bienestar social de un empleo justo y capacitado que tenga una
estabilidad emocional y social, el estado con esta medida otorgada a la ciudadanía
una mejores condición de seguridad, higiene personal y del buen trato humanitario,
establece que el patrono tienen derecho y deberes que cumplir otorgando beneficio
por la leyes venezolano, Con Línea de investigación N 2 Planificación y Gestión de
Procesos este permite brindar un sistema de planeación acorde a las meta y objetivo
que se quiere alcanzar para que el trabajador puede cumplir con una buenas gestión y
con condiciones de trabajo adecuada y el Plan de la Patria 2013-2019 gran objetivo
histórico n°1 este promueve al desarrollo de capacitación de científico-tecno-
lógicas vinculadas a las necesidades del pueblo, organización, institución.

25
 MOMENTO III

Análisis del momento III, Se caracteriza por el fundamento teórico de una

investigación o proyecto es una explicación basada en ideas que están relacionadas
con un tema en particular. Es una revisión crítica de los elementos teóricos que sirven
de marco de referencia en una investigación.

Proceso administrativo es una serie o una secuencia de actos regidos por un

conjunto de reglas, políticas y/o actividades establecidas en una empresa u
organización, con la finalidad de potenciar la eficiencia, consistencia y contabilidad
de sus recursos humanos, técnicos y materiales.

La sistematización al proceso por el cual se pretende ordenar una serie de

elementos, pasos, etapas, etc., con el fin de otorgar jerarquías a los diferentes
elementos.

La definición de términos básicos es una sección opcional del proyecto, va en

el momento III, es una especie de glosario que se hace de los procesos administrativo
y el mismo sirve para clarificar mejor el problema, para evitar ambigüedades en los
términos usados para plantearlo. con ello se gana mayor claridad en la investigación.

Las bases legales no son más que se leyes que sustentan de forma legal el
desarrollo del proyecto explica que las bases legales son leyes, reglamentos y normas
necesarias en algunas investigaciones cuyo tema así lo amerite

FUNDAMENTOS TEÓRICOS

26
 Una investigación o proyecto es una explicación basada en ideas que están
relacionadas con un tema en particular. Es una revisión crítica de los elementos
teóricos que sirven de marco de referencia en una investigación.

Esta revisión crítica permite determinar cuáles son las variables que se deben
medir y cuál es la relación existente entre ellas, al mismo tiempo que se determina la
respuesta a la interrogante de Es de vital importancia que el fundamento teórico sea
lógico y claro, ya que guiará al investigador desde el inicio de su investigación hasta
su conclusión. Un mal planteamiento de los fundamentos teóricos equivale a una
investigación deficiente.

La construcción de un buen fundamento teórico requiere de una exhaustiva

revisión de la bibliografía relacionada con el tema, lo que permitirá diseñar el
esquema conceptual por el cual se va a guiar quien hace el trabajo de investigación.

PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Son las herramientas que se aplica en las organizaciones para el logro de sus
objetivos y satisfacer sus necesidades lucrativas y sociales. Si los administradores o
gerentes de una organización realizan debidamente su trabajo a través de una
eficiente y eficaz gestión, es mucho más probable que la organización alcance sus
metas; por lo tanto, se puede decir que el desempeño de los gerentes o
administradores se puede medir de acuerdo con el grado en que éstos cumplan con el
proceso administrativo, también lo podemos considerar como una actividad
compuesta de ciertas sub-actividades que constituyen el proceso administrativo único,
estos procesos están formados por 4 funciones fundamentales, planeación,
organización, ejecución y control. A las estas fases o sub-actividades estén trabajando

27
entrelazadas llevaran a cabo un proceso administrativo dentro de una organización o
institución.

Para que el proceso administrativo que se lleve a cabo sea el más indicado se
deben tomar en cuenta una serie de pasos que no por ser una parte del todo son menos
importantes, por mencionar algunos están, las metas, estrategias, políticas, etc.

Daft (2004) define La administración es la consecución de metas

organizacionales en forma adecuada y eficaz planeando, organizando dirigiendo
y controlando los recursos. Esta definición contiene dos ideas importantes:1)
Las cuatro funciones: planear, organizar dirigir y controlar; 2) La consecución
de las metas organizacionales en forma adecuada y eficiente. Los ejecutivos
usan muchas habilidades para cumplir las funciones anteriores.

Según Henry Fayol escribió que “todos aquellos gerentes llevan a cabo cinco
actividades administrativas que se conocen como el proceso administrativo, éstas son
planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar.”
Según Chiavenato define los procesos administrativos como los procesos de
planear, organizar, dirigir y controlar el empleo de los recursos organizacionales para
conseguir determinados objetivos con eficacia y eficiencia.

Anteriormente descritos los procesos administrativos por varios autores, el

proyecto estará basado con la teoría de Chiavenato Idalberto el cual describe los
procesos administrativos como cuatros: planear, organizar, dirigir y controlar.

FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

28
 La planeación: para determinar los objetivos en los cursos de acción que van a
seguirse, se originaran las preguntas de que trabajo necesita hacerse ¿Cuándo y cómo
se hará?

Actividades importantes:
 Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.
 Pronosticar los mismos.
 Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo.
 Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.
 Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para
encontrar medios nuevos y mejores de desempeñar el trabajo.
 Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño.
 Anticipar los posibles problemas futuros.
 Modificar los planes a la luz de los resultados del control.

Chiavenato, (1998) Es la primera función administrativa porque sirve de base a

las demás funciones. Esta función determina por anticipado cuáles son los
objetivos que deben cumplirse y que deben hacerse para alcanzarlo; la
planeación comienza por establecer los objetivos y detallar los planes
necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible.

La organización: para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para
establecer y reconocer las relaciones necesarias. Señalar las necesarias actividades de
trabajo entre los miembros del grupo e indicar la participación de cada miembro del
grupo. Esta distribución del trabajo este guiado por la consideración de cosas tales
como la naturaleza de las actividades componentes, las personas del grupo y las
instalaciones físicas disponibles.

Actividades importantes:
 Dividir el trabajo en unidades operativas (departamentos).

29
  Agrupar las obligaciones operativas en puestos (puestos por
departamentos.)
 Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.
 Aclarar los requisitos del puesto.
 Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.
 Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la
administración.
 Ajustar la organización a la luz de los resultados del control.

Organización es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre

las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un
organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y
objetivos señalados.

La ejecución: por los miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas
prescritas con voluntad y entusiasmo, es necesario que el gerente tome medidas que
inicien y continúen las acciones requeridas para que los miembros del grupo ejecuten
la tarea. Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para poner el grupo en
acción está dirigir, desarrollar a los gerentes, instruir, ayudar a los miembros a
mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su propia creatividad y la compensación.

Actividades importantes:
 Poner en práctica la filosofía de participación por todos los afectados por
la decisión.
 Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.
 Comunicar con efectividad.
 Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial.
 Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho.
 Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el
trabajo.

30
  Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luz de los resultados del control.

El control: de las actividades para que se conformen con los planes, en esta fase
se requiere comprobar o vigilar lo que sé está haciendo para asegurar que el trabajo
de otros está progresando en forma satisfactoria hacia el objetivo predeterminado.
Establecer un buen plan, distribuir las actividades componentes requeridas para ese
plan y la ejecución exitosa de cada miembro no asegura que la empresa será un éxito.
Pueden presentarse discrepancias, malas interpretaciones y obstáculos inesperados y
habrán de ser comunicados con rapidez al gerente para que se emprenda una acción
correctiva.

Actividades importantes:
 Comparar los resultados con los planes generales.
 Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño.
 Idear los medios efectivos para medir las operaciones.
 Comunicar cuales son los medios de medición.
 Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y
las variaciones.
 Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.
 Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.
 Ajustar el control a la luz de los resultados del control.

Para concluir se debe de tomar en cuenta que los procesos administrativos son un
conjunto de pasos que se llevan a cabo a través de la planeación, organización,
dirección y control, en el empleo de los recursos de una organización para conseguir
determinados objetivos de una manera eficaz y eficiente, es importante recordar que
de acuerdo con su buena ejecución se logra una excelente administración, las
empresas están obligadas a definir estrategias que le permitan el acceso al mundo
competitivo de hoy, y si estas estrategias no van acompañadas de las herramientas de

31
gestión que garanticen su materialización, los esfuerzos serán inútiles. En tal sentido
un adecuado diseño del Sistema de Control de Gestión es de vital importancia.

SISTEMATIZACIÓN

Es un plan orgánico concebido y analizado eficientemente que se ocupa de crear

los mejores métodos de trabajo a través del registro, análisis y examen crítico de las
formas de trabajo existentes, también la propuesta de realizar tareas aplicando
métodos y equipos más eficaces como la implementación y puesta en marcha de esas
recomendaciones.

La sistematización es un proceso teórico y metodológico que, a partir del

ordenamiento, reflexión crítica, evaluación, análisis e interpretación de la experiencia,
pretende conceptualizar, construir conocimiento y, a través de su comunicación,
orientar otras experiencias para mejorar las prácticas sociales”

Alexander Peña Sáenz: La sistematización surge como un proceso colectivo en

el que se reconstruye una determinada práctica social con el ánimo de
interpretarla en sus diferentes dimensiones y posibilitar su reestructuración
futura. Se trata de un método de impronta latinoamericana, muy próximo en su
diseño a la teoría de la educación popular y, por esta misma razón, se halla
encaminado hacia la transformación de los modelos tradicionales de
investigación, siendo sus aportes teóricos y vivenciales de suma importancia
para el contexto de la academia, tan carente de acciones de vanguardia social e
intelectual.

En Colombia se ha reflexionado sobre la pertinencia de la sistematización como

enfoque investigativo en muchísimos ámbitos sociales: política, movimientos

32
culturales, organizaciones de resistencia, etcétera; sin embargo, el trabajo pedagógico
y, en modo más amplio, la vida en la escuela (sus actores, identidades y relaciones)
ha comportado un interés especial para los sistematizadores. En este sentido se ubica
el trabajo de Carvajal Burbano, autor de Teoría y Práctica de la Sistematización de
Experiencias, quien aclara que:

Las experiencias sociales deben entenderse como procesos históricos complejos en

los que intervienen actores que conviven mediatizados por un orden económico-
social (plano general), así como por situaciones y realidades institucionales (plano
concreto) que limitan y condicionan sus posibilidades de acción.

SISTEMATIZAR LA EXPERIENCIA

Uno de los fundamentos de la sistematización de experiencias es la búsqueda de

las interrelaciones que existen entre aquello que se vive en una práctica social y el
espacio en donde se desarrolla. En consecuencia, es un proceso que genera el
ordenamiento de la experiencia categorizándola y delimitándola a través de una
metodología que, aunque siempre es propia de la vivencia que se analiza, permite
ampliarse al punto de ser utilizada como marco de referencia para otras experiencias
similares. Según Carvajal Burbano, los rasgos característicos de la sistematización
pueden ordenarse de la siguiente forma:

 La recuperación del saber

 La forma de organizar las experiencias y poderlas comunicar
 Los procesos de teorización basados en la práctica
 La evaluación de las prácticas sociales
 El mejoramiento de las propias prácticas

33
 Alfredo Ghiso menciona que, “a toda sistematización le antecede una práctica,
es decir, un hacer que puede ser recuperado, re-contextualizado, analizado y re-
informado a partir del conocimiento adquirido a lo largo del proceso. Así pues,
la sistematización no significa únicamente la narración de cierta experiencia,
sino, más bien, el análisis profundo de los elementos que le dieron forma. Es
necesario describir, pero también explicar y clasificar para que el ejercicio de
volver a lo hecho redunde en una interpretación crítica”.

Ahora, analicemos por separado las palabras sistematización y experiencia.

Sistematización, en determinadas disciplinas, se refiere principalmente a clasificar,
catalogar, ordenar datos e informaciones, a “ponerlos en sistema”. Este es el sentido
más común y utilizado de sistematización: sistematizar datos o informaciones. Por
otra parte, las experiencias son procesos socio-históricos dinámicos, individuales y
colectivos, que son vividos por personas concretas. No son simplemente hechos o
acontecimientos puntuales, ni tampoco datos; las experiencias son, en esencia,
procesos vitales que están en permanente movimiento y combinan dimensiones
objetivas y subjetivas tanto de la realidad inmediata, como de las condiciones del
contexto. Pero, además, una experiencia siempre está constituida por:

1. las acciones, esto es, por las cosas que hacemos y, claro está, por las
percepciones y emociones que cada actor tiene sobre ellas; 2. los resultados o efectos
que modifican en todo o en parte los elementos existentes anteriormente; y 3. las
reacciones que todos estos factores generan en las personas que intervienen.

La sistematización pone énfasis en el desarrollo de los procesos, por lo tanto, se

convierte en una herramienta con la que colectivos de trabajo alcanzan objetivos tales
como: capturar los significados de su acción, no repetir determinados errores, mejorar
la propia práctica, dar sentido político a lo que se hace, compartir aprendizajes con
grupos similares, generar nuevas motivaciones, lograr mayor cohesión grupal,
desenmascarar aquellos elementos de la ideología dominante que condicionan sus

34
prácticas, contribuir al enriquecimiento de la teoría, promover nuevas articulaciones,
revalorizar los movimientos sociales, incidir positivamente en la autoestima de los
actores, y transformar componentes autoritarios o sexistas que entorpecen el
desarrollo de las actividades.

DEFINICIÓN DE TÉRMINOS BÁSICOS

La administración es conducción racional de actividades, esfuerzos y recursos de

una organización, resultándole algo imprescindible para su supervivencia y
crecimiento. La administración podría ser concebida como una ciencia que estudia a
las empresas y las organizaciones con fines descriptivos, para comprender su
funcionamiento, evolución, crecimiento y conducta. Si la técnica actuara sin el
conocimiento de lo que está sucediendo, se estaría ante un ensayo empírico actuando
en forma no científica

Control: El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una

empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una
dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cual es la situación real de la
organización si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van
de acuerdo con los objetivos.

El control es una serie de procedimientos complicados que se utilizan para corregir

defectos o desviaciones en la ejecución de los planes, una vez que han sucedido. Esta
etapa se percibe como un método que reprime y presiona a los individuos de la
organización, que establece límites arbitrarios para la actuación y que comprende solo
hechos pasados o históricos. (Much Galindo).

35
 Coordinación: proceso que consiste en integrar todas las actividades y
departamentos de la empresa, facilitando su trabajo y sus resultados. Sincroniza
acciones y adapta los medios a los fines. Es el proceso más trascendente de la
empresa, permite evaluar “el grado de integración de sus miembros en el espíritu de
cuerpo, la disciplina social que tienen, su estabilidad”. (Fabio Hernández).

Dirección: define la dirección indirectamente al señalar: “una vez constituido el

grupo social, se trata de hacerlo funcionar: tal es la misión de la dirección, la que
consiste para cada jefe en obtener los máximos resultados posibles de los elementos
que componen su unidad en interés de la empresa. (Henrry Fayol).

Eficiencia: Eficiencia se emplea para relacionar los esfuerzos frente a los

resultados que se obtengan. A mayores resultados, mayor eficiencia. Si se obtiene
mejores resultados con menor gasto de recursos o menores esfuerzos, se habrá
incrementado la eficiencia. Dos factores se utilizan para medir o evaluar la eficiencia
de las personas u organizaciones: “Costo” y “Tiempo”. (Karen Mokate).

Función: es la realización de ciertas actividades o deberes al tiempo que se

coordinan de manera eficaz y eficiente en conjunto con el trabajo de los demás.
(Henrry Fayol).

Funciones: Se dice de todo aquello en cuyo diseño u organización se ha atendido,

sobre todo, a la facilidad, utilidad y comodidad de su empleo. Una parte o área
especializada de la organización tendente a conseguir un fin concreto, dentro de las
metas de la organización. (Sosa 2010 p 102).

Investigación: Realizar actividades intelectuales y experimentales de modo

sistemático con el propósito de aumentar los conocimientos sobre una determinada
materia. (Sosa 2010 p 109).

36
 Meta: Cuando las acciones de una persona persiguen una finalidad concreta y
clara, ya sea consciente o inconscientemente, significa que se ha marcado una
“meta”, que no es más que hacer lo necesario para conseguir ese deseo que quiere
alcanzar. (Jeroni Calafell).

Necesidad: El estado derivado de la falta o carencia de algo en un momento dado

y bajo circunstancias determinadas. (Chiavenato 2010, p.148).

Objetivos: Fin o intento a que se dirige o encamina una acción u operación.

(Jeroni Calafell).

Organización: Disposición de los órganos para estar organizado dentro de una

empresa. Asociación de personas regulada por un conjunto de normas en función de
determinados fines. Disposición, arreglo, orden. (Chiavenato 2010 p, 69)

Planificación: Plan general, metódicamente organizado y frecuentemente de gran

amplitud, para obtener un objetivo determinado, tal como el desarrollo armónico de
una empresa u organización, es el desarrollo económico, la investigación científica, el
funcionamiento de una industria, (Chiavenato 2010 p, 75).

Políticas: Arte o traza con que se conduce un asunto o se emplean los medios para
alcanzar un fin determinado. Orientaciones o directrices que rigen la actuación de una
persona o entidad en un asunto o campo determinado. (Chiavenato 2010 p, 78).

Tarea: Obra o trabajo. Trabajo que debe hacerse en tiempo limitado. Afán o
cuidado causado por un trabajo continuo (Chiavenato 2010 p, 108).

Inscripción: suele tratarse del primer paso para pasar a formar parte de algo. La
persona que se inscribe queda registrada y, de esa forma, ingresa en una categoría que
se diferencia de la que poseía hasta ese momento.

37
 Reinscripción: es un procedimiento mediante el cual cada alumno indica su
voluntad de continuar realizando actividades académicas (cursados y exámenes) en el
año actual.

BASES LEGALES

La presente investigación tiene su basamento legal en primer lugar, la Constitución

de la República Bolivariana de Venezuela, Plan de la Patria y Línea de Investigación,
Ley de Simplificación de Trámites Administrativos, Ley de Procesos
Administrativos, Reglamento de Postgrado.

CONSTITUCIÓN DE LA REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

(1999)

CAPÍTULO VI: DE LOS DERECHOS CULTURALES Y EDUCATIVOS

ARTÍCULO 110.

El Estado reconocerá el interés público de la ciencia, la tecnología, el

conocimiento, la innovación y sus aplicaciones y los servicios de información
necesarios por ser instrumentos fundamentales para el desarrollo económico, social y
político del país, así como para la seguridad y soberanía nacional. Para el fomento y
desarrollo de esas actividades, el Estado destinará recursos suficientes y creará el
sistema nacional de ciencia y tecnología de acuerdo con la ley. El sector privado
deberá aportar recursos para las mismas. El Estado garantizará el cumplimiento de los
principios éticos y legales que deben regir las actividades de investigación científica,

38
humanística y tecnológica. La ley determinará los modos y medios para dar
cumplimiento a esta garantía.

Como se puede observar el estado garantizara el cumplimiento de este artículo, por

ser instrumentos fundamentales para el desarrollo y seguridad el país, para lograr el
desarrollo de estas actividades el estado destinara recursos suficientes y creara un
sistema de ciencia y tecnología y bajo este mismo artículo, el sector privado debe
aportar recursos de igual forma, la ley determinara la forma del cumplimiento de esta
garantía constitucional.

La Constitución reconoce como interés público la ciencia, la tecnología, el

conocimiento, la innovación y sus aplicaciones y los servicios de informaciones a los
fines de lograr el desarrollo económico, social y político del país, porque el uso de
internet a todos los niveles mejora la calidad de vida de la población.

El Ministerio de Ciencia a y tecnología establece dentro de los planes y

programación contemplado en este decreto, los mecanismos que preservan la
identidad y necesidades culturales del país, incluyendo a los grupos indígenas, para lo
cual procurara que los sistema operativo y aplicaciones que se desarrollen se adecuen
a sus culturas, recolectado en las bases de dato de identificación poblacional en la que
podemos verificar nacionalidad año y situación civil.

EL PLAN DE LA PATRIA 2013-2019, GRAN OBJETIVO HISTÓRICO N° 1

I. DEFENDER, EXPANDIR Y CONSOLIDAR EL BIEN MÁS PRECIADO

QUE HEMOS RECONQUISTADO DESPUÉS DE 200 AÑOS: LA
INDEPENDENCIA NACIONAL.

OBJETIVO NACIONAL

39
 1.5. Desarrollar nuestras capacidades científico-tecnológicas vinculadas a las
necesidades del pueblo.

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Y GENERALES

[Link]. Fortalecer y orientar la actividad científica, tecnológica y de innovación
hacia el aprovechamiento efectivo de las potencialidades y capacidades nacionales
para el desarrollo sustentable y la satisfacción de las necesidades sociales, orientando
la investigación hacia áreas estratégicas definidas como prioritarias para la solución
de los problemas sociales.

[Link]. Crear espacios de innovación asociadas a unidades socio-productivas en

comunidades organizadas, aprovechando para ello el establecimiento de redes
nacionales y regionales de cooperación científico. Tecnológica, a fin de fortalecer las
capacidades del Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación.

[Link]. Garantizar la creación y apropiación del conocimiento para el desarrollo,

producción y buen uso de las telecomunicaciones y tecnologías de la información.

En estos artículos del plan de la patria, si tiene relación con lo que se quiere atacar
en la UNEFA, ya que se busca el mejoramiento del sistema de inscripción para que
el trabajador pueda cumplir con su labor, para fortalecer el desarrollo actividad
científica, tecnológica y de innovación que les permita alcanzar los objetivos y metas,
con unas condiciones favorables, y así permita que el personal se sienta
comprometido con la organización y reforzar capacidades del Sistema Nacional de
Ciencia, Tecnología e Innovación. Ya que en los artículos anteriormente
mencionados se dice que en el plan de la patria unos de sus objetivos fortalecer y
orientar la actividad científica y el desarrollo tecnológico aprovechando potencialidad
y capacidad nacional para el desarrollo creando espacios de innovación asociados a
unidades productivas en las comunidades organizadas.

40
 LÍNEA DE INVESTIGACIÓN N 2 PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN DE
PROCESOS, OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

2.8.-Desarrollar Sistemas de planificación que tengan como propósito la

armonización de los planes programas y proyectos para la transformación del País a
través de una justa distribución de la riqueza mediante una planificación estratégica,
democrática, participativa y de consulta abierta para la construcción de la sociedad de
justicia y equidad.

Si hay una relación con el proyecto ya que en esta línea de investigación sustenta
la planificación y gestión de procesos en relación con fortalecer el diseño del sistema
para lograr la eficiencia de los trabajadores de la UNEFA, y en el proyecto se busca a
través de estrategias reforzar los procesos planificación, organización y ejecución
para lograr los objetivos y metas del departamento de posgrado de una UNEFA.

LEY DE SIMPLIFICACIÓN DE TRÁMITES ADMINISTRATIVOS

TÍTULO II PLANES DE SIMPLIFICACIÓN DE TRÁMITES

ADMINISTRATIVOS

Artículo 7°: Los planes de simplificación de trámites administrativos deberán

contener, como mínimo, los siguientes aspectos:
1. Identificación de todos los trámites que se realicen en el respectivo órgano o ente.

2. Clasificación de los trámites de acuerdo con los destinatarios de este.

3. Determinación de los objetivos y metas a alcanzar en un lapso establecido.

4. Identificación de los indicadores de gestión conforme a los cuales se realizará la

evaluación de la ejecución de los planes.

41
TÍTULO III PRINCIPIOS GENERALES DE LA SIMPLIFICACIÓN DE
TRÁMITES ADMINISTRATIVOS

Capítulo I Simplicidad, Transparencia, Celeridad, Eficacia, Eficiencia,

Rendición De Cuentas, Solidaridad, Responsabilidad, Desconcentración
Aporte de información

Artículo 16. Para la recepción de información solicitada a las personas

interesadas, la Administración Pública deberá utilizar formularios pre elaborados que
permitan un aporte ágil y efectivo de la información necesaria para realizar el trámite,
preferiblemente mediante el uso de tecnologías de la información y medios de
comunicación remota.

La solicitud, el aporte, recepción y análisis de la información requerida al

solicitante deberá efectuarse en estricto cumplimiento del principio de buena fe
establecido en el Capítulo II de este Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley.

LEY DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Capítulo IV: De la Recepción de Documentos

Artículo 44: En los Ministerios, organismos y demás dependencias públicas se

llevará un registro de presentación de documentos en el cual se dejará constancia de
todos los escritos, peticiones y recursos que se presenten por los administrados, así
como de las comunicaciones que puedan dirigir otras autoridades.
La organización y funcionamiento del registro se establecerán en el Reglamento
de esta Ley.

42
 Artículo 45: Los funcionarios del registro que reciban la documentación
advertirán a los interesados de las omisiones y de las irregularidades que observen,
pero sin que puedan negarse a recibirla.
Artículo 46: Se dará recibo de todo documento presentado y de sus anexos, con
indicación del número de registro que corresponda, lugar, fecha y hora de
presentación. Podrá servir de recibo la copia mecanografiada o fotostática del
documento que se presente, una vez diligenciada y numerada por los funcionarios del
registro.

REGLAMENTO DE POSTGRADO

Artículo 1.- La Universidad tiene como principio establecer un régimen

disciplinario basado en la aplicación de la justicia equitativa, transparente, que
permita el derecho a la legítima defensa, así como el cumplimiento del debido
proceso, en aras de lograr el respeto mutuo entre los miembros de la comunidad
universitaria.

Artículo 2,- La observancia, cumplimiento y aplicación de este Reglamento

es obligatorio para todos, los y las estudiantes de la Universidad, civiles y militares
que realicen estudios en cualquiera de los programas formales y no formales de
pregrado, posgrado y extensión.

Artículo 3.- Todos los artículos de este Reglamento aplican para situaciones
ocurridas en:

a) El campus de la Universidad
b) Cualquier instalación propia o bajo control de la Universidad
c) Cualquier actividad académica o extracurricular que se celebre dentro o fuera del
campus.

43
d) Actividades ajenas a la Universidad en caso de que los comportamientos de los las
estudiantes lesionen la imagen de la Universidad.

Artículo 4- Las disposiciones de este Reglamento se aplicarán siempre que

los hechos que constituyan faltas no estén tipificados como delitos en las leyes
penales de la I República Bolivariana de Venezuela, en cuyo caso la competencia será
de la jurisdicción correspondiente

44
 MOMENTO IV

Análisis del momento IV, tenemos el marco metodológico que es la explicación de

los mecanismos utilizados para el análisis de nuestra problemática de investigación.
Por lo general, se trata del momento IV del proyecto y es el resultado de la
aplicación, sistemática y lógica, de los conceptos y fundamentos expuestos en el
marco teórico.

Existen varios tipos de investigación, y dependiendo de los fines que se persiguen,

los investigadores se decantan por un tipo de método u otro o la combinación de más
de uno. En este artículo describiremos tres tipos o métodos de investigación: la
descriptiva, la exploratoria y la explicativa.

Investigación Acción Participativa o IAP es un método de estudio y acción de

tipo cualitativo que busca obtener resultados fiables y útiles para mejorar situaciones
colectivas, basando la investigación en la participación de los propios colectivos a
investigar. Así, se trata de que los grupos de población o colectivos a investigar pasen
de ser objeto de estudio a sujeto protagonista de la investigación, controlando e
interactuando a lo largo del proceso investigador diseño, fases, evolución, acciones,
propuestas, y necesitando una implicación y convivencia del personal técnico
investigador en la comunidad a estudiar.

El actor social se emplea para nombrar al sujeto, el grupo de individuos o la

entidad que asume la representación de determinados intereses y que trabaja con el
fin de conseguir ciertos objetivos. Para alcanzar la meta, los diferentes actores
sociales deben interactuar entre sí.

la viabilidad es el estudio que dispone el éxito o fracaso de un proyecto a partir de

una serie de datos base de naturaleza empírica: medio ambiente del

45
proyecto, rentabilidad, necesidades de mercado, factibilidad política, aceptación
cultural, legislación aplicable, medio físico, flujo de caja de la operación, haciendo un
énfasis en viabilidad financiera y de mercado. Es por lo tanto un estudio dirigido a
realizar una proyección del éxito o fracaso de un proyecto.

Un instrumento de recolección de datos es en principio cualquier recurso de que

pueda valerse el investigador para acercarse a los fenómenos y extraer de ellos
información. De este modo el instrumento sintetiza en si toda la labor previa de la
investigación resume los aportes del marco teórico al seleccionar datos que
corresponden a los indicadores y, por lo tanto, a las variables o conceptos utilizados.

MARCO METODOLÓGICO

La metodología de un proyecto de investigación está constituida por todas

aquellas técnicas y procedimientos que se utilizan para llevarla a cabo. El fin esencial
del marco metodológico es precisar, a través de un lenguaje claro y sencillo, los
métodos, técnicas, estrategias, procedimientos e instrumentos utilizados por el
investigador para lograr los objetivos.

Según Fidias G. Arias, (2006), el marco metodológico es el cómo se realizó el

estudio para responder al problema planteado. La metodología de un trabajo especial
de grado incluye el tipo o tipos de investigación, así como las técnicas y los
procedimientos serán utilizados para llevar a cabo la investigación.

En el momento que a continuación se presenta, se enfocan los aspectos

relativos a la metodología que se empleó para realizar el presente estudio, tomando en
consideración el tipo de investigación, diseño, población y muestra, así como
también, se describen las técnicas e instrumentos de recolección de los datos, los
procedimientos que se emplearon para darle validez y confiabilidad a fin de procesar

46
y analizar los resultados y de esta manera obtener una conclusión que permita dar
respuestas a los objetivos planteados.

TIPO DE INVESTIGACIÓN

Según Fidias G. Arias, (2006), señala que en un estudio pueden identificarse

diversos tipos de investigación, existiendo muchos modelos y diversas
clasificaciones, sin embargo, independientemente de la clasificación utilizada “todos
son tipos de investigación, y al no ser excluyentes, un estudio puede ubicarse en más
de una clase.

En cuanto al tipo de investigación, existen muchos modelos y diversas

clasificaciones. Hay diferentes tipos de investigación, los cuales se clasifican según
distintos criterios. El criterio empleado en este estudio para establecer el tipo de
investigación es de acuerdo al nivel y el diseño.

INVESTIGACIÓN ACCIÓN PARTICIPATIVA

Frente a la concepción tradicional del conocimiento, se presenta la que ofrece

la Investigación Acción Participativa como una nueva alternativa de investigación,
inscrita en el marco del paradigma cualitativo, que surge para satisfacer la necesidad
que emerge de la incapacidad de los enfoques tradicionales, en dar respuestas
satisfactorias, así como por el carácter deshumanizado de la investigación social.
Existe coincidencia por parte de varios autores quienes se refieren a la Investigación-
Acción Participativa como una estrategia cuya orientación se dirige al ser humano

47
ubicado en un determinado contexto social, con un inmenso potencial creador, con
vocación de realizar acciones transformadoras.

Así mismo la investigación-acción participativa o investigación-acción es una

metodología que presenta unas características particulares que la distinguen de otras
opciones bajo el enfoque cualitativo; entre ellas podemos señalar la manera como se
aborda el objeto de estudio, las intencionalidades o propósitos, el accionar de los
actores sociales involucrados en la investigación, los diversos procedimientos que se
desarrollan y los logros que se alcanzan.
En cuanto al acercamiento al objeto de estudio, se parte de un diagnóstico inicial, de
la consulta a diferentes actores sociales en búsqueda de apreciaciones, puntos de
vista, opiniones, sobre un tema o problemática susceptible de cambiar.

Según Fals Borda (1981) la Investigación-Acción Participativa: "se relaciona

más con una actividad de investigación propia de la base popular sobre su realidad,
que con una acción receptiva de investigaciones realizadas por é1ites de intelectuales
ajenas a ellas. En la Investigación-Acción Participativa, el científico social se enfrenta
a la necesidad de compartir los objetivos y los métodos mismos con la base social. Ya
no es investigación para" las masas, sino que surge de la base social misma"

En palabras de Miguel Martínez (2009, p. 239), “analizando las

investigaciones en educación, como en muchas otras áreas, se puede apreciar que una
vasta mayoría de los investigadores prefieren hacer investigaciones acerca de un
problema, antes que investigación para solucionar un problema”, y agrega que la
investigación-acción cumple con ambos propósitos.

Por su parte, Antonio La Torre, (2007, p. 28) señala que la investigación-

acción se diferencia de otras investigaciones en los siguientes aspectos:
a) Requiere una acción como parte integrante del mismo proceso de
investigación.

48
b) El foco reside en los valores del profesional, más que en las consideraciones
metodológicas.
c) Es una investigación sobre la persona, en el sentido de que los profesionales
investigan sus propias acciones.

Igualmente, señala Antonio Latorre que las metas de la investigación-acción

son: mejorar y/o transformar la práctica social y/o educativa, a la vez que procurar
una mejor comprensión de dicha práctica, articular de manera permanente la
investigación, la acción y la formación; acercarse a la realidad vinculando el cambio
y el conocimiento, además de hacer protagonistas de la investigación al profesorado.

Asimismo, los actores sociales se convierten en investigadores activos,

participando en la identificación de las necesidades o los potenciales problemas por
investigar, en la recolección de información, en la toma de decisiones, en los procesos
de reflexión y acción. En cuanto a los procedimientos, se comparten discusiones
focalizadas, observaciones participantes, foros, talleres, mesas de discusión, entre
otros.

De lo expresado en las líneas anteriores se puede concluir que la investigación

- acción participativa presenta características bien particulares que la distinguen de
otros enfoques metodológicos y que la hacen más viable para transformar realidades
sociales.

Según Pring (citado por Antonio Latorre, 2007, p. 28), son cuatro las
características que presenta esta metodología, a saber: cíclica, recursiva, porque pasos
similares tienden a repetirse en una secuencia similar; participativa, ya que los
involucrados se convierten en investigadores y beneficiarios de los hallazgos y
soluciones o propuestas; cualitativa, porque trata más con el lenguaje que con los
números, y reflexiva, pues la reflexión crítica sobre el proceso y los resultados son
partes importantes en cada ciclo.

49
PRINCIPIOS METODOLÓGICOS PARA LA ORGANIZACIÓN DEL
PROCESO DE LA INVESTIGACIÓN ACCIÓN PARTICIPATIVA

Para organizar un proceso de investigación acción participativa es necesario

seguir los siguientes pasos:
 Negociar la demanda y el proyecto.
 Consensuar la demanda y el proyecto (consenso claro de objetivos,
competencias y finalidades).
 El trabajo ha de estar apoyado por comisiones o grupos de trabajo, donde
quede representados todas las áreas de la comunidad.
 Utilizar técnicas de investigación con orientación participativa (asambleas,
talleres, grupos de discusión...) y en aquellas técnicas cuantitativas que sean
necesarias utilizar (encuestas, estadísticas...). Hacer partícipes a los propios
componentes de la comunidad (no técnicos o becarios externos) por ejemplo,
encuestas para mayores ejecutadas por los propios mayores.
 Designar analizadores del proceso que supervisen el trabajo de todas las
comisiones (establecer un feed-back que permita ir reorientando todo el
proceso).
 Devolver siempre la información a la comunidad. Es necesario hacer cortes en
el proceso donde la información sea devuelta a la comunidad y sea esta
consensuada.
 Todo lo llevado a cabo a e estar planificado y ser evaluado.

PRINCIPIOS METODOLÓGICOS PARA LA ORIENTACIÓN DEL

PROCESO DE LA INVESTIGACIÓN ACCIÓN PARTICIPATIVA

50
 Para orientar un proceso de investigación acción participativa es necesario
seguir los siguientes pasos:
a) Evitar el vanguardismo y el monopolio del conocimiento.
b) La investigación acción participativa es un proceso formativo de la gente que
participa.
c) Reflexibilidad permanente de la acción, es decir, sobre la experiencia o papel
de la auto investigación.
d) Fomentar la participación real desde la formación de las comisiones de
investigación.
e) Evitar las representaciones legítimas, es decir, “no nombrar representar a
nadie de nadie de los grupos comunitarios”. La responsabilidad en los procesos de
investigación acción participativa debe ser rotativa y llevaba a cabo por todos los
miembros del grupo.

Villasantes también habla de una serie de reglas en relación con las

instituciones, tales como:
a) Considera importante que en las instituciones se nos de la posibilidad de la
crítica y la autocrítica de estos, además de la autoevaluación.
b) Renunciar a la identidad o sentido de pertenencia que se tiene con nuestra
administración u organismo representante.
c) Devolución permanente a la comunidad de la información y los resultados
obtenidos en la investigación. Esto favorece que se rompa con el autoritarismo que se
da en las relaciones con las instituciones que financian la investigación.

ENFOQUE DE LA INVESTIGACIÓN ACCIÓN PARTICIPATIVA COMO

UNA METODOLOGÍA CUALITATIVA.

51
 Se hace un análisis de la investigación acción participativa desde el punto de
vista cualitativo, donde analizando desde un enfoque más técnico se define como el
planteamiento ético en el que se puede desarrollar lo que se ha denominado un estilo
de resolución de problemas.

Se considera que la investigación acción participativa encaja con el modelo de

intervención de la solución de crisis y problemas, desde este modelo, es el que
fomenta los procesos de la investigación de acción participativa, se distingue en
cuatro momentos:
1) Preocupación temática: la investigación acción participativa comienza con el
desarrollo de un Plan de Acción dirigido a los cambios y a la transformación de la
realidad. Y a un Plan de Acción Formativo e Instructivo para la comunidad.
2) Plan: es una actuación para poner en marcha el Plan de Acción. Se trata de la
fase de implementación del Plan de Acción.
3) Acción: a partir de este momento comienza la ejecución del Plan de Acción.
La función básica del trabajador social es la observación y control de los efectos y
resultados que están dando las acciones en el contexto en el que se está trabajando
4) Observación y reflexión: finalmente es necesario llevar a cabo una reflexión
sobre los resultados y conceptualizando los efectos de la intervención. A
continuación, se hará una reprogramación del Plan de Acción. A este último
momento, Villegas lo denomina “espiral auto reflexiva de la intervención”.

LA INVESTIGACIÓN ACCIÓN PARTICIPATIVA COMO ESTRATEGIA DE

ACCIÓN.

Según López Cabanas y Chacón, (1997) En la investigación acción

participativa como estrategia de Acción podemos distinguir cinco fases:

52
 FASE PRELIMINAR “Difusión, negociación, marketing y publicidad”. En todo
proceso de investigación acción participativa se puede identificar una fase preliminar
en la que se da a conocer en el proyecto y se negocian las instituciones
(Administración pública,.), se gestiona y tramita la financiación (subvención)... Se
trata de una fase de difusión y negociación, de marketing y publicidad para dar a
conocer el proyecto. Dicha fase va a culminar en la elaboración, firma y acuerdo de
un convenio para desarrollar el proyecto. En dicho convenio se debe regular el
modelo de participación comunitaria en el que se va a desarrollar el proyecto. Otro
punto importante que aparece reflejado en ese convenio, es el nombramiento de los
cargos, las responsabilidades entre las personas de la comunidad, etc. Como se ha
mencionado anteriormente los cargos rotativos, pero aun así deben constar desde el
principio en dicho convenio. Es importante una gran difusión o publicidad antes de la
firma del convenio.

1) FASE “Cohesión de grupo y fijación de los objetivos”: Normalmente

comienza esta fase con un grupo motor que empieza el proceso, o se suele
contar con un nivel previo de participación con la comunidad. Se inicia
haciendo un trabajo comunitario por zonas y por sectores. Es importante
que al formar estos grupos, se establezcan unos reglamentos de régimen
interno o de funcionamiento grupal. Además, es necesario procurar que
cada grupo seleccione los temas que se van a trabajar o investigar en el
proceso de la investigación acción participativa. Una vez zanjada la parte
de cohesión grupal se procede al cierre de la primera fase, esto se da
cuando el grupo “pone sobre la mesa” los problemas y en base a ellos se
establecen unos objetivos.

2) FASE “Diagnóstico participativo y análisis crítico de los factores que

provocan los problemas seleccionados”: Esta fase cuenta con cuatro pasos
diferentes que se exponen a continuación:

53
A. Exposición del problema: provocar la expresión abierta y liberal de la
representación social del problema. Es decir, registrar abiertamente la
expresión del problema por parte de los ciudadanos. La labor del profesional
en este paso reside en grabar o registrar esas expresiones por parte de la
comunidad sobre la realidad social.
B. Debate y réplica de la comunidad: esas manifestaciones liberales expuestas
por la propia comunidad dan lugar a un debate donde se aborda el problema
desde diversos ángulos y puntos de vista.
C. Recogida de información: en este tercer paso, la comunidad ha de hace una
recogida de la información planteada sobre el problema y consensuada en el
paso anterior. Lo que hace que sean las propias personas investigadoras de la
realidad social, para lo que hay que formarlos y entrenarlos como
encuestadores, buscadores documentales, etc. En esta fase de diagnóstico la
comunidad llevará a cabo la recogida de información desde cuatro
subsistemas del contexto donde se buscan pues factores de riesgo (causas que
provocan el problema) y factores de protección (favorecedores). Dichos
subsistemas son los siguientes:
 Microsistema: hace alusión a las relaciones de las personas del entorno
inmediato. Se trata de la primera información que va a buscar la comunidad
en el proceso de investigación (familia, vecinos, etc.)
 Mesosistema: entendiendo este como el conjunto de microsistema
comunitarios (Centro de [Link]., asociaciones de vecinos, agrupaciones del
carnaval, etc.).
 Exosistema: se trata de aquellas estructuras comunitarias en las que no se
relacionan directamente las personas, pero si tienen que ver con su vida
(Plenos del Ayuntamiento, la Promoción Educativa de la Consejería de
Educación, etc). Aunque un individuo no se relacione directamente con las
estructuras de poder, las decisiones que desde éstas se tomen influirán
directamente en aspectos de su vida.

54
  Macro sistema: se trata de aquellos ámbitos macro estructurales que
organizan, determinan y regulan la vida social (Parlamento, Senado,
Normativa, Leyes, Economía Social, etc.).
D. Replanteamiento crítico del problema: trata de devolver a los grupos
participantes en la comunidad toda la información anterior recopilada en los
cuatro subsistemas. Una vez analizada la información perteneciente a los
distintos subsistemas se elabora el diagnóstico.

3) FASE “Proceder a la programación y ejecución de un Plan de Acción”:

Esta fase consiste en establecer las medidas que puedan reducir los factores de riesgo
que hemos planteado anteriormente en el diagnóstico en los cuatro subsistemas
(microsistema, Mesosistema, exosistema y macro sistema), así como establecer
también las medidas que permitan generar y potenciar los factores de protección en
los mismos.

4) FASE “Evaluación”: Esta fase cierra con la evaluación del proceso global y
la reprogramación de las acciones a llevar a cabo. Para ello se ha de tener en cuenta
cinco aspectos evaluar:
A. La nueva información que poseemos de la realidad social.
B. Las nuevas vías que han surgido de investigación.
C. Las acciones que hemos de mantener.
D. Las acciones que son necesarias corregir o cambiar.
E. Los nuevos proyectos experimentales a seguir, que serán los que vuelvan a
abrir la espiral de un nuevo proceso de investigación (diagnóstico
programación, acción y evaluación).

OBJETIVOS

55
  Concientizar a la comunidad con su realidad, sus necesidades y los factores
que la condicionan.
 Dotar de habilidades y capacidades para la toma de decisiones en la solución
de sus necesidades.
 Lograr el compromiso de la comunidad para la puesta en marcha de la acción
transformadora.
 Potenciar la aplicabilidad de la investigación, necesidades y participación.
 Integrar saberes populares y saberes académicos.
 Empoderar al sujeto social corresponsabilidad.
 Promover la concientización y conocimiento del sujeto social, problemática y
acciones.

CARACTERÍSTICAS DE LA INVESTIGACIÓN ACCIÓN

PARTICIPATIVA

 Permite integrar en el proceso a miembros de la comunidad como

investigadores activos, generando de esa manera un Feedback y llevar
a cabo un dialogo en donde se generen reflexiones acerca de la
realidad y la problemática de la comunidad como tal.
 La IAP permite concienciar sobre los problemas y las necesidades por
las cuales se atraviesa la colectividad, a fin de canalizar los medios
posibles para rápida y efectiva solución.
 Se pone de manifiesto el saber científico conjuntamente con el saber
popular.
 Utiliza diversas e innumerables técnicas y recursos metodológicos.

VENTAJAS

56
 Permite la integración masiva de la comunidad para gestionar y concienciar
sobre los problemas existentes dentro de la comunidad, asi como también permite
reflexionar sobre las necesidades reales existentes.

DESVENTAJAS

Se cuenta con muy poco tiempo para solventar problemas de mayor índole.

ACTORES SOCIALES

Los actores involucrados para esta investigación, que laboran en el

Departamento de Postgrado de la Unefa, se mencionan a continuación:

Cargo en la Estructura de Postgrado Nombre y Apellido

Coordinador General de Postgrado Coronel Edgar
Gutiérrez
Secretaria del Coordinador General Sindi Martínez
Coordinadora del Programa Maestría en Gerencia MSc. Olyan Rengifo
Logística
Asistente a la Coordinación de Maestría en Gerencia T.S.U. Oscar Avila
Logística

Como Informante Clave se presenta la Lic Laudi Pacheco.

Los informantes considerados en una investigación cualitativa se eligen
porque cumplen ciertos requisitos que, en el mismo contexto educativo o en la misma
población, no cumplen otros miembros del grupo o comunidad.
En nuestro estudio los informantes claves adicionales al equipo que demanda
y usará el sistema son los participantes y alumnos de la Coordinación del Programa
Maestría en Gerencia Logística.

57
 VIABILIDAD

Es importante si contribuye a solucionar una necesidad o problema social,

asociado con problemas económicos y culturales, si ayuda a construir una nueva
teoría o al menos a generar nuevas preguntas de investigación Es indiscutible que lo
relevante para unos, puede ser lo contrario para otros.
La investigación tiene más bases sólidas y justificación cuando mayor número
de respuestas se contestan de manera positiva u satisfactoria, frente a un cuestionario
básico.

La viabilidad, muchas veces se considera sinónimo de factibilidad o de

posibilidad, comodidad o aptitud. Técnicamente, tiene connotaciones más amplias y
determinantes.

La viabilidad considera el uso de recursos humanos de calidad, recursos

físicos o naturales compatibles con el proyecto de investigación tecnologías
adecuadas al momento histórico y a las condiciones del proyecto y recursos
económico-financieros dispuestos para alcanzar objetivos y metas, oportunos,
adecuados, tiempo, espacio y localización suficientes y adecuados al proyecto de
investigación.

TIPOS DE VIABILIDAD

La viabilidad está conformada por: aspectos técnicos, socioeconómicos,

ambientales e institucionales.

58
• Viabilidad Técnica: Permite determinar la calidad y coherencia de la
información relacionada con el objetivo mismo del proyecto, sus planteamientos
básicos, la dimensión de las variables que intervienen, soluciones y actividades.
Cuando se realiza la evaluación se debe revisar la identificación de la situación, las
alternativas técnicas propuestas, las actividades y los costos.
• Viabilidad Socioeconómica: Permite identificar y valorar los beneficios, con
el fin de determinar si el proyecto genera efectivamente dichos beneficios y sí su
valoración se encuentra en rango aceptable. Los criterios socioeconómicos se refieren
al impacto económico del proyecto a nivel regional o local y a los efectos sociales
sobre los grupos de personas afectadas.
• Viabilidad Institucional: Se refiere al análisis de los mecanismos de
ejecución propuestos en el proyecto; la evaluación de la capacidad institucional para
su ejecución, operación y seguimiento de los proyectos. Se relaciona al análisis de
impacto ambiental, como las medidas planteadas para su mitigación, prevención o
compensación, según sea el caso. Estos criterios se aplican especialmente a los
proyectos que involucran obras que tienen relación con infraestructuras y que pueden
generar impactos en el ambiente tanto positivo como negativo.

Analizar la viabilidad de cualquier proyecto sugiere un estudio minucioso la

viabilidad de un proyecto es más importante que planificarlo y para poder concluirlo,
resulta imprescindible llevar a cabo una investigación completa, que conduzca al
conocimiento de si realmente el proyecto aportará los beneficios que se esperan de él.
No es una simple formalidad, es una herramienta necesaria para la toma de decisiones
estratégica que dispone el éxito o fracaso del objeto a partir de una serie de datos de
base en naturaleza empírica encontradas principalmente en las investigaciones
sociales, estas características se nutren principalmente de varias herramientas de
evaluación como el análisis FODA y PEST. En nuestro caso de estudio esta
investigación permitirá brindar aportes, lineamientos y alternativas a la dirección
Central de Control de Estudios, con el fin de beneficiar al personar una mejora de
servicio. Desde el punto de vista teórico, por ser una investigación con elementos de

59
gestión organizacional aportará un conjunto de informaciones relevantes y
actualizadas que pueden ser utilizadas por directivos, los investigadores y como
fundamento documental en estudios similares que tengan en cuenta las variables de
esta investigación.

MODALIDAD DE LA INVESTIGACIÓN

Es la estrategia general que adopta el investigador para responder al problema

planteado. En atención a la modalidad, la investigación se clasifica en: documental,
de campo y experimental.

• INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL: La investigación documental es un

proceso basado en la búsqueda, recuperación, análisis, crítica e interpretación de
datos secundarios, es decir, los obtenidos y registrados por otros investigadores en
fuentes documentales: impresas, audiovisuales o electrónicas. Como en toda
investigación, el propósito de este diseño es el aporte de nuevos conocimientos.

• INVESTIGACIÓN DE CAMPO: La investigación de campo es aquella que

consiste en la recolección de datos directamente de los sujetos investigados, o de la
realidad donde ocurren los hechos (datos primarios), sin manipular o controlar
variable alguna, es decir, el investigador obtiene la información, pero no altera las
condiciones existentes. De allí su carácter de investigación no experimental.

• INVESTIGACIÓN EXPERIMENTAL: La investigación experimental es

un proceso que consiste en someter a un objeto o grupo de individuos, a determinadas
condiciones, estímulos o tratamiento (variable independiente), para observar los
efectos o reacciones que se producen (variable dependiente).

60
 Nuestra investigación tiene coherencia con la investigación de campo
considerando que nos permiten evaluar, estudiar, analizar y/o estudiar el fenómeno en
su entorno recordemos que nuestra investigación se está realizando en el
departamento de post grande de la UNEFA, en donde tenemos acceso en cualquier
momento sin dificultad algunas. La investigación de campo es la aplicación
extrayendo datos e informaciones directamente de la realidad a través del uso de
técnicas de recolección como entrevistas o encuestas con el fin de dar respuesta a
alguna situación o problema planteado previamente.

NIVEL DE LA INVESTIGACIÓN

El nivel de investigación se refiere al grado de profundidad con que se aborda

un fenómeno u objeto de estudio.

• INVESTIGACIÓN EXPLORATORIA: La investigación exploratoria es

aquella que se efectúa sobre un tema u objeto desconocido o poco estudiado, por lo
que sus resultados constituyen una visión aproximada de dicho objeto, es decir, un
nivel superficial de conocimientos.

• INVESTIGACIÓN DESCRIPTIVA: La investigación descriptiva consiste

en la caracterización de un hecho, fenómeno, individuo o grupo, con el fin de
establecer su estructura o comportamiento. Los resultados de este tipo de
investigación se ubican en un nivel intermedio en cuanto a la profundidad de los
conocimientos se refiere.

• INVESTIGACIÓN EXPLICATIVA: La investigación explicativa se

encarga de buscar el porqué de los hechos mediante el establecimiento de relaciones
causa-efecto. En este sentido, los estudios explicativos pueden ocuparse tanto de la
determinación de las causas (investigación post facto), como de los efectos

61
(investigación experimental), mediante la prueba de hipótesis. Sus resultados y
conclusiones constituyen el nivel más profundo de conocimientos.

TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS.

En la actualidad, en la investigación científica hay gran variedad de técnicas o

instrumentos para la recolección de información en el trabajo de campo de una
determinada investigación. De acuerdo con el método y el tipo de investigación a
realizar, se utiliza unas u otras técnicas

ENCUESTA: es una de las técnicas de recolección de información más

usadas, a pesar de que cada vez pierde mayor credibilidad por el sesgo de las
personas encuestadas.
La encuesta se fundamenta en un cuestionario o conjunto de preguntas que se
preparan con el propósito de obtener información de las personas.

ENTREVISTA: es una técnica orientada a establecer contacto directo con las

personas que se consideren fuentes de información. A diferencia de la encuesta, que
se ciñe a un cuestionario, la entrevista, si bien puede soportarse en un cuestionario
muy flexible, tiene como propósito de tener información más espontánea y abierta,
durante la misma, puede profundizarse la información de interés para el estudio.

OBSERVACIÓN DIRECTA: la observación directa cada día cobra mayor

credibilidad y su uso tiende a generalizarse, debido a que se obtiene información
directa y confiable, siempre y cuando se haga mediante un procedimiento sistemático
y muy controlado, para lo cual hoy están utilizándose medios audiovisuales muy
completo, especialmente en estudios del comportamiento de la persona en su sitio de
trabajo.

62
 Para esta investigación se utilizaron los tres instrumentos explicados que
serían la observación directa, la entrevista y la encuesta, ya que se pudo visualizar al
momento de realizar la entrevista que era necesaria la recolección de información y
luego analizar la situación del problema en el departamento de postgrado del piso 15.

en una perspectiva de tipo narrativo. La síntesis y las generalizaciones

TÉCNICAS O HERRAMIENTAS DE PROCEDIMIENTO Y ANÁLISIS DE
DATOS

Describe las distintas operaciones con las que fueron trabajados los datos
obtenidos: Clasificación, Registros, Tabulación y Codificación si fuese el caso, y lo
que se refiere al análisis se definirán las técnicas lógicas (inducción, deducción,
análisis, síntesis) o estadísticas (descriptivas o inferenciales) que serán empleadas
para descifrar lo que revelan los datos que sean recogidos.

Según Corbetta (2003): el análisis de los datos representa quizás la fase de una
investigación social en la que resulta más visible la diferencia entre el enfoque
cuantitativo y el cualitativo. el análisis de tipo cualitativo se centra en los sujetos, en
el sentido de que el individuo es observado y estudiado en su integridad. Los
resultados se presentan toman la forma de clasificaciones y tipologías. En el caso de
las entrevistas estructuradas, los datos se pueden analizar siguiendo un criterio mixto,
cualitativo y cuantitativo, al mismo tiempo.

La investigación tiene por objetivo un enfoque cualitativo porque se observa el

individuo y es estudiado en su entorno, cada estudiante inscrito en nuestro sistema
será actualizado en cada período académico y estudiaremos su evolución durante su
carrera. Hoy en día, la metodología de la investigación constituye un asunto de
permanente debate y un rasgo característico de las Ciencias Sociales, que afecta a la
discusión global sobre la necesidad de lograr la mayor eficiencia posible en la
construcción del conocimiento científico.

63
TÉCNICA DE PROCESAMIENTO

1. RECOLECCIÓN DE DATOS O RESPUESTAS: Implica elaborar un

plan detallado de procedimientos que conduzcan a reunir datos con un
propósito específico.

Las respuestas o los datos obtenidos, previamente codificados, se transfieren a

una matriz de datos y se preparan para su análisis como categorizar definir las
herramientas o programas estadísticos para el procesamiento de los datos. Hay
programas que se utilizan para almacenar datos como, hoja de cálculos, programas
estadísticos, entre otros. Es necesario escoger el que se adapte a las características de
los datos y el que conozcamos mejor. Puede procesarse manualmente.

2. PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN: Es el proceso mediante el

cual los datos individuales se agrupan y estructuran con el propósito de responder a:
 Problema de Investigación
 Objetivos
 Hipótesis del estudio
Convirtiéndose los datos en información significativa.

3. PRESENTACIÓN Y PUBLICACIÓN DE LOS RESULTADOS: Los

resultados se presentan mediante ecuaciones, gráficos y tablas, y se interpretan, Como
dice Encinas (1993), los datos en sí mismos tienen limitada importancia, es necesario
“hacerlos hablar”, en ello consiste, en esencia, el análisis e interpretación de los datos.
Reflexión sobre los resultados obtenidos en el trabajo de campo y en función de:
 Problema de Investigación
 Objetivos
 Hipótesis del estudio

64
  El marco teórico del estudio

Existen dos técnicas que son, el análisis estadístico y el análisis de contenido

descriptivo

El proceso del análisis de los datos se esquematiza en:

 Describir el tratamiento estadístico de los datos a través de gráficos, tablas,
cuadros, dibujos diagramas, generado por el análisis de los datos.
 Describir datos, valores, puntuación y distribución de frecuencia para cada
variable.
 El diseño de investigación utilizado indica el tipo de análisis requerido para la
comprobación de hipótesis.

65
MOMENTO V

66
67
DIAGRAMA PICTORICO DE LOS PROCESOS

68
DIAGRAMA DE FLUJO DE LOS PROCESOS

INSTRUCTIVO PARA EL USO DEL SISTEMA POSTGRADO UNEFA

REALIZADO CON EL PROGRAMA DE MICROSOFT ACCESS

69
1º Pantalla
1. Microsoft Access es una herramienta que permite gestionar una base de datos
a través de informes y consultas, que incluso permite importar archivos en Excel. Es
una herramienta vital debido a que permite darle forma a bases de datos de manera
sencilla e intuitiva.
2. Se inicia el programa haciendo doble clip en archivo llamado “Sistema
Postgrado Unefa”
2º Pantalla
3. Se despliega en la parte izquierda las herramientas ya creadas a usar como son
las Tablas, Consultas, formularios e Informes.
4. Los registros se realizarán usando los formularios tales como: Aulas,
Coordinadores, Estudiantes, Horarios y Programas Ofertados.
3º Pantalla
5. Al ingresar los datos en estos formularios, ellos alimentaran de forma
automática las tablas y los informes.
6. Se puede hacer modificaciones a los datos también desde las tablas, pero lo
ideal es realizarlo en los formularios.
4º Pantalla
7. El formulario Aula permite ingresar:
a. Piso: La Unefa Posee 16 pisos en toda la estructura del Núcleo Caracas.
Postgrado tiene asignado el Piso 15, sin embargo, en el tiempo se podría modificar.
b. Cód. de Aula: Es el número que posee cada aula del piso.
c. Código Aula Siceu: La Unefa posee un sistema llamado Siceu, en el cada aula
tiene un cifrado distinto al mostrado en las puertas.
d. Capacidad: De acuerdo a las dimensiones de la estructura de cada aula y el
número de sillas se asigna la capacidad máxima de alumnos que pueden
cómodamente estar en esos espacios.
8. El Formulario Coordinadores informa y se debe registrar los datos de los
líderes que gestionan las necesidades de los alumnos y participantes de cada
programa ofertado en el Postgrado de la Unefa:

70
a. Id: Asigna un número automático a cada Coordinador registrado.
b. Apellidos: Se registra los apellidos de los coordinadores.
c. Nombres: de Se registra los nombres los coordinares.
d. Teléfono: Se registra el número telefónico de cada coordinador.
e. Cédula: Se registra el número de cédula de cada coordinador.
f. Correo: Se registra el correo electrónico de cada coordinador.
g. Grado de Instrucción: Se registra el grado máximo y actual de cada
coordinador.
9. El Formulario Estudiantes registra los datos de cada participante:
a. Cédula: Se registra el número de cédula de cada estudiante.
b. Nombres: de Se registra los nombres de cada estudiante.
c. Apellidos: Se registra los apellidos de cada estudiante.
d. Teléfono: Se registra el número telefónico cada estudiante.
e. Correo: Se registra el correo electrónico de cada estudiante.
f. Condición: aquí se menciona si el alumno es civil o militar.
g. Componente: De ser un alumno de Condición Militar se debe indicar a cuál
componente de la fuerza armada venezolana pertenece.
h. Grado: Se menciona que nivel ha alcanzado el alumno militar.
i. Activo: Se marca una equis (x) si el alumno militar está activo en el servicio.
j. Cohorte: indica el periodo en el que se inscribió e inicio estudio.
k. Status: existen diferentes categorías en el proceso de estudio de cada
estudiante que van desde nuevo ingreso, alumno regular, todo menos tesis, en tesis,
entre otros.
10. El Formulario Horario permite ubicar en el tiempo y en la semana las
actividades de los estudiantes y los profesores.
a. Cód. Materia: Cada Programa que oferta las coordinaciones de Postgrado
posee diversas materias a instruir, ellas poseen un código distintivo.
b. Día de la Semana: desde lunes a sábados son los días que regularmente se
dictan las clases.

71
c. Hora de Comienzo: se asigna el momento en el cual se inicia una clase
determinada.
d. Hora de Finalización: se registra el momento en que debe finalizar la clase.
11. El Formulario Programas Ofertados permite visualizar los diferentes
programas que están en desarrollo y que participan los estudiantes de postgrado.
a. Maestrías: Se registran las maestrías ofertadas.
b. Especializaciones: Se registran las Especializaciones ofertadas.
c. Doctorados: Se registran los doctorados ofertados.

CARACTERIZACION DEL DESARROLLO TECNOLÓGICO

Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos incluido en el

paquete ofimático denominado Microsoft Office.

Access es un gestor de datos que recopila información relativa a un asunto o

propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento
de una colección de música, etc. Está pensado en recopilar datos de otras utilidades
(Excel, SharePoint, etc.) y manejarlos por medio de las consultas e informes

Microsoft Excel es una aplicación de hojas de cálculo que forma parte de la

suite de oficina Microsoft Office. Es una aplicación utilizada en tareas financieras y
contables, con fórmulas, gráficos y un lenguaje de programación.

Excel ofrece una interfaz de usuario ajustada a las principales características

de las hojas de cálculo, en esencia manteniendo ciertas premisas que pueden
encontrarse en la hoja de cálculo original, VisiCalc: el programa muestra las celdas
organizadas en filas y columnas (intersección de las filas y columnas), y cada celda
contiene datos o una fórmula, con referencias relativas, absolutas o mixtas a otras
celdas.

72
 Excel es una hoja de cálculo que permitie al usuario definir la apariencia (las
fuentes, atributos de carácter y celdas). También introdujo re-computación inteligente
de celdas, donde celdas dependientes de otra celda que han sido modificadas, se
actualizan al instante (programas de hoja de cálculo anterior recalculaban la totalidad
de los datos todo el tiempo o esperaban para un comando específico del usuario).
Excel tiene una amplia capacidad gráfica, y permite a los usuarios realizar, entre otras
muchas aplicaciones, listados usados en combinación de correspondencia.

INDICADORES DE GESTIÓN

Según Carlos Mario Pérez Jaramillo los indicadores de gestión es la expresión

cuantitativa del comportamiento y desempeño de un proceso, cuya magnitud, al ser
comparada con algún nivel de referencia, puede estar señalando una desviación sobre
la cual se toman acciones correctivas o preventivas según el caso.
Al principio su utilización fue orientada más como herramientas de control de los
procesos operativos que como instrumentos de gestión que apoyaran la toma de
decisiones. En consecuencia, establecer un sistema de indicadores debe involucrar
tanto los procesos operativos como los administrativos en una organización, y
derivarse de acuerdos de desempeño basados en la Misión y los Objetivos
Estratégicos.

En este caso, los indicadores se constituyen de acuerdo a su clasificación, en una

herramienta para evaluar la evolución de la gestión y eficiencia de las dependencias o
los procesos de la Institución; además, para evaluar sistemáticamente los programas,
proyectos y actividades que se emprenden.
Empleándolos en forma oportuna y actualizada, los indicadores permiten tener
control adecuado sobre una situación dada; la principal razón de su importancia
radica en que es posible predecir y actuar con base en las tendencias positivas o
negativas observadas en su desempeño global.

73
 Los indicadores son una forma clave de retroalimentar un proceso, de monitorear
el avance o la ejecución de un proyecto y de los planes estratégicos, entre otros.
Y son más importantes todavía si su tiempo de respuesta es inmediato, o muy corto,
ya que de esta manera las acciones correctivas son realizadas sin demora y en forma
oportuna.

El indicador es son formulados para hacer seguimiento y evaluar los resultados de

la GESTION y permiten evaluar el logro de las metas físicas de los objetivos de los
componentes, los programas, los proyectos y los procesos del Sistema de Gestión de
la Calidad.
El Indicador a evaluar lleva por nombre: Indicadores de Efectividad del Sistema
Administrativo de Inscripción
En lo ante expresado se mencionaron los indicadores de gestión necesarios para
la evaluación de dicho indicador:
Procesos:
 ingresos de datos de los participantes en el sistema
 verificación de las tablas que se genera
 visualización del reporte de participantes o estudiante
Eficiencia: Al mismo instante en que se registran los datos de los participantes, la
vinculación es inmediata generándose una base de datos en forma de tabla y un
reporte similar a un documento.
Funcionamiento del Sistema: Crear una base de datos del personal
coordinación, aulas, participante, horario y programas de la coordinación de
postgrado.
Atención: El tiempo empleado en la entrevista del participante para el ingreso en el
sistema de sus datos regularmente toma de 2 o 3 minuto por alumno.
Calidad del Sistema:
 tiempo empleado en el registro de los datos.
 Tiempo en general el informe

74
  Funcionamiento del sistema en cuanto a resguardo de la información.

CONCEPTO
INDICADORES
MUY BIEN BIEN REGULAR MALO
Procesos X

Atención X

Eficiencia X

Funcionamiento
X
del sistema

Calidad del
X
sistema

FICHA TECNICA

INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA

75
1. El diseño del programa especifica adecuadamente las necesidades de
software, así como de infraestructura que se requieran para el desarrollo del
mismo.
Alto Medio Bajo

2. Se proporciona información clara y concisa sobre el proceso de inscripción.

Alto Medio Bajo

3. Tuvo alguna dificultad para recopilar los datos necesarios para llenar el
formato.

Alto Medio Bajo

4. Cuanto tiempo fue invertido en la recopilación de datos.

Alto Medio Bajo

5. En qué parte del instrumento se le presentaron complicaciones.

Alto Medio Bajo

6. Que sugerencia puede aportar para mejorar.

Alto Medio Bajo

7. Se le presento algún error en el sistema durante el ingreso de los datos.

Alto Medio Bajo

8. Si tuvo el error en que parte del proceso y que tipo de error.

Alto Medio Bajo

76
9. Qué opina del sistema para recopilar la información posee un entorno
amigable.

Alto Medio Bajo

CONCLUSIÓN

77
 El estudio en el Departamento de Postgrado, con relación al primer objetivo
diagnosticar las tareas, funciones y responsabilidades que desempeñan los cargos en
el departamento elaborar un sistema de control de gestión que mejore las condiciones
de esta. Se puede arrojar que existen fallas en cuanto se realiza las inscripciones, ya
que en la institución se observó que el personal que allí labora, realiza estas
actividades manualmente trayendo como consecuencia puede traer el extravío de un
documento o la busca de información rápida de un estudiante, a dicho departamento
lo que conlleva a tarda tanto en el procesos de inscripción y tomando más tiempo de
lo normal en las actividades y tareas realiza los trabajadores .Debido a esto se
concluye que la opción propuesta da soluciones a las problemáticas presentadas en el
de Postgrado, ya que están enfocadas a resolver debilidades específicas y con
soluciones para cada una, todo esto dando respuesta al primer objetivo específico.
Se elaborará un sistema de control de gestión para mejorar el p rocosos de
inscripción, como lo son las funciones, autoridad, normas, procedimientos, políticas,
objetivos y cargos y controlar las debilidades encontradas durante el diagnostico,
pretendiendo alcanzar con el uso de dicho sistema, la optimización ya que, a través de
este, deducimos, analizamos y desarrollamos los datos ocupacionales relativos al
sistema y sus cualidades necesarias para desarrollarlo.

RECOMENDACIONES

78
 Los investigadores establecieron la necesidad del diseña de un sistema de control
de gestión de inscripción, que contribuya de manera determinante a incrementar la
eficiencia en el requerido proceso de inscripción que se tramitará diariamente en los
periodos de inscripción en la institución:

1. Actualización de Sistemas Operativos en algunas máquinas que permitan el

manejo del Sistema de control, de gestión de Inscripción.
2. Es recomendable diseñar un plan de seguridad y respaldo, que permita
rescatar los datos en caso de cualquier eventualidad.
3. Seguir cumpliendo con el asesoramiento a los usuarios en el manejo o
requerimiento del Sistema de control de gestión de Inscripción.

REFERENCIA BILIOGRAFICA

79
Constitución De La República Bolivariana De Venezuela
[Link]
Plan De La Patria
[Link]
Investigación De Acción Participativa
[Link]
[Link]-
[Link]?AWSAccessKeyId=AKIAIWOWYYGZ2Y53UL3A&Expires=152799898
3&Signature=k0JiWz8D6dBcWiQyN0r8RKkk13g%3D&response-content-
disposition=inline%3B%20filename%3DRepensando_la_Investigacion-
Accion_Parti.pdf
Ley De Simplificación De Trámites Administrativos
[Link]
normas/Decreto_1423_Ley_de_Simplificacion_de_Tramites_Administrativos_Reimp
resa_26_11_14.pdf
Ley Orgánica De Procedimientos Administrativos
[Link]
Reglamento De La Unefa
[Link]
[Link] Experto. (2003, Marzo 13). ¿Qué Es Proceso Administrativo?.
Recuperado De
[Link]
Reglamento de la UNEFA
[Link]
E%[Link]
Reinscripción e Inscripción
[Link]
definicion+de+reinscripcion&oq=definicion+de+reinscripcion&gs_l=psy-

80
ab.3..0i7i30k1j0i10k1l2j0i8i7i30k1l3.5125.7617.0.11796.[Link].0.0.764.1135.3-1j6-
1.2.0....0...[Link]-ab..4.2.1135...[Link]
[Link]

ENTREVISTA

81
1. ¿Posee usted o su coordinación algún sistema administrativo que le facilite
algunas de las funciones que se realizan en la coordinación?
2. ¿Cuáles son los procesos administrativos que se emplean en su coordinación?
3. ¿A su parecer que procesos administrativos no se ejecuta correctamente en
postgrado?
4. ¿Cómo se realiza la planificación en las coordinaciones o en todo postgrado?
5. ¿Qué ajustes recomienda o realizaría usted a los procesos administrativo
llevados por los coordinadores? ¿por qué?
6. ¿si algún proceso de la planificación, organización, dirección y el control no
se lleva a cabo correctamente que se hace?
7. ¿Cómo es la organización de postgrado?
8. ¿Qué debilidades ha observado en los procesos administrativos llevados por
las coordinaciones?
9. ¿cuenta con un sistema de control de gestión?
10. ¿La capacitación para utilizar el sistema para la gestión es importante?
11. ¿Cómo es clima laboral en el departamento de postgrado que se vive dentro de
su organización?
12. ¿Cree que el ambiente laboral influye en el desempeño?
13. ¿Cómo se planifica cuando se púbica la oferta académica?
14. ¿cumple con las metas y/o objetivos de la UNEFA?
15. ¿Cuáles podrían ser las herramientas que permitan mejorar el nivel laborar?
16. ¿Cómo es el proceso de inscripción de programa cuando son ofertado?

82
 Anexos

DIAGRAMA PICTOGRAMA DE LOS PROCESOS

83
DIAGRAMA DE FLUJO DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS

84
FICHA TECNICA

PROCEDIMIENTOS
Inicio: Es la persona que le va a enseñar cómo crear el usuario, utilizaran, y le
indicara cuáles son sus herramientas para usarlo.
1-El coordinar es el encargado de crea los usuarios quienes utilizaran el sistema de
control de gestión para las inscripciones.
2- El coordinador creara los usuarios correspondientes a cada persona que lo
utilizara.
3- Si el empleado no se acuerda de su usuario debe reportarlo para desbloquearlo.
4- El coordinado debe llenar una especificación indicada en el sistema para crear
el usuario.
5- Ya el usuario creado lo volverá al inicio debe darle click a usuario después que
entra debe colocar los datos indicado para inicia sección.

85
 6- Después de inicia sección debe ir a la pestaña que indica registro y empieza la
gestión de inscripción.
7-El estudiante debe responder las preguntas que le estará indicando el personal.
8-Llenara la planilla de acuerdo con la información solicitada.
9-Cuando al requisito solicitado debe entrégalo para colocar en el sistema que
tiene todo en orden.
10- Si no tiene los requisitos complete se colocará en el sistema una observación y
plazo de entrega del documento faltante.
11- Si tiene los requisitos completos sigue el proceso de inscripción.
12- Continúa llenado el formulario de acuerdo la información pedida.
13- Termina de registrar de rellanar el formulario.
14- Después que termine de llenar el formulario debe darle guarda para que la
información se guarde segura y pueda proceder a continuar con otro estudiante.
15- Debe imprimir una planilla como constancia de inscripción.
16- Ya después de unas largas jornada de inscripción debe dársela como
finalizada las inscripciones.
17- Debe cerrar sección para que el sistema pueda guardar correctamente la
información.

INDICADORES DE EFECTIVIDAD DEL SISTEMA

ADMINISTRATIVO DE INSCRIPCIÓN
Indicador Variable Concepto Formula

Visualización de los Tiempo de búsqueda 3min*100

Procesos
reportes Hora hombre 100

Tiempo de entrevistar al 3min*100

Atención Tiempo de entrevista
participante 100
Hora hombre

86
 Calidad de información Cantidad de información 2cantidad*100
Eficiencia
del participante Horas hombre 100

Funcionamiento del Búsqueda de Tiempo de buscar 1min*100

sistema información rápidamente Hora hombre 100

Tiempo de Tiempo de
funcionamiento y funcionamiento
Calidad del sistema 3min*100
resguardo de Hora hombre
100
información

CONCEPTO
INDICADORES
MUY BIEN BIEN REGULAR MALO

Procesos X

Atención X

Eficiencia X

Funcionamiento
X
del sistema

Calidad del
X
sistema

87
INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA

1El diseño del programa especifica adecuadamente las necesidades de software,

así como de infraestructura que se requieran para el desarrollo del mismo.
Alto Medio Bajo

2Se proporciona información clara y concisa sobre el proceso de inscripción.

Alto Medio Bajo

3Tuvo alguna dificultad para recopilar los datos necesarios para llenar el formato.

Alto Medio Bajo

4 Cuanto tiempo fue invertido en la recopilación de datos.

Alto Medio Bajo

5 En qué parte del instrumento se le presentaron complicaciones.

Alto Medio Bajo

6 Que sugerencia puede aportar para mejorar.

Alto Medio Bajo

7 Se le presento algún error en el sistema durante el ingreso de los datos.

Alto Medio Bajo

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 8Si tuvo el error en que parte del proceso y que tipo de error.

Alto Medio Bajo

9 Qué opina del sistema para recopilar la información posee un entorno amigable.

Alto Medio Bajo

PANTALLAS

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