GESTION DOCUMENTAL
Instrumentos Archivísticos
Digitalización de Documentos
Noviembre 13 de 2014
MARIA EUGENIA ARBOLEDA DEROA
Directora Técnica de Gestión Documental
[email protected] CONTENIDO
INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS
• Definición
• Descripción
DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS
• Digitalización sin eliminación de soporte físico
• Digitalización con sustitución del soporte físico
INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS
INTRODUCCION: Uno de los retos mas grandes de un Profesional de
Ciencias de la Información, o un archivista es administrar
adecuadamente la documentación contenida en un archivo, por tal razón
se hace necesario establecer los procesos y los procedimientos que
permitan una adecuada implementación y administración de la
información teniendo en cuenta la normatividad vigente, guías e
instructivos de buenas practicas.
INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS
DEFINICION: Son herramientas con propósitos específicos, que tienen por
objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la gestión
documental y la función archivística.
DESCRIPCION:
• Programa de Gestión Documental - PGD: Es un documento estratégico de
la gestión documental, en el cual se establecen las estrategias que
permitan a corto mediano y largo plazo la implementación y el
mejoramiento de la prestación de servicios, desarrollo de los
procedimientos, la implementación de programas específicos del proceso
de gestión documental. El PGD esta armonizado con los otros sistemas
administrativos y de gestión establecidos por el gobierno nacional, dando
alcance y cumplimiento a la aplicación de la normatividad vigente en la
materia.
INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS
• Cuadro de Clasificación Documental - CCD: Este instrumento, contiene
el listado de todas las series y sub-series documentales con su
correspondiente codificación y permitecuadro
Figura 2. Estructura la clasificación y descripción
de clasificación
archivística que hacen posible la conformación de las agrupaciones
documentales.
Empresa
Código de
dependencia
Dependencia
Codigo de serie
Nombre de la serie
Codigo de la
subserie
Nombre de la
subserie
INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS
• Tablas de Retención Documental – TRD: Permiten la clasificación
documental de la entidad acorde a sus estructura orgánico - funcional, e
indica los criterios de retención y disposición final resultante de la
valoración documental por cada una de las agrupaciones documentales.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: HOJA 1 DE 1
OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Archivo Archivo PROCEDIMIENTO
CT E M S
Gestión Central
Firma Responsable del Proceso:____________________________________________
CONVENCIONES:
CT: Conservación Total
E: Eliminación Firma : __________________________________________________________________
M: Microfilmación
S: Selección
Fecha Actualización: Comité No.:
INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS
• Tablas de Valoración Documental – TVD: Instrumento soporte,
producto del análisis y organización de un fondo acumulado que
presenta el listado de agrupaciones o series documentales con
anotación de sus fechas extremas, su valoración y su disposición final,
recuperan la memoria institucional mediante la aplicación de criterios
archivísticos que permitan realizar el plan de transferencias
secundarias, describiendo en forma sencilla y clara la totalidad del
fondo acumulado y convirtiéndose en la guía para la organización,
selección y expurgo de los documentos.
• Reglamento Interno de Archivo: Documento que regula la integración,
organización, conservación, custodia y funcionamiento del Archivo de
conformidad con unos objetivos específicos.
INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS
• Plan Institucional de Archivo de la Entidad – PINAR: Es un instrumento
para la planeación de la función archivística, el cual se articula con los
demás planes y proyectos estratégicos previstos por la entidad. Los
elementos más importantes a tener en cuenta en el Pinar, son los
estratégicos y los técnicos en el marco de la proyección que la entidad le
desee dar. Por eso es indispensable que se definan prioridades, los plazos,
los recursos humanos y los financieros.
• Inventario Documental: Instrumento de recuperación de información que
describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo
documental. La utilidad no es solo para tener el arqueo general de las
unidades documentales, sino también como soporte legal para los cambios
de custodia de información, sin ellos no sería posible las transferencias
documentales y la disposición final.
INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS
• Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos: Es
un instrumento de planeación, el cual formula los requisitos funcionales
y no funcionales de la gestión de documentos electrónicos de las
entidades.
INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS
• Bancos terminológicos de tipos, series y subseries documentales:
Instrumento Archivístico que permite la normalización de las series,
subseries y tipos documentales a través de lenguajes controlados y
estructuras terminológicas.
• Mapas de procesos, flujos documentales: Aunque no son instrumentos
específicos de la función archivística de la entidad, estos son
herramientas esenciales para la construcción de los demás instrumentos
archivísticos, estas herramientas son utilizadas para la descripción de las
relaciones entre las funciones y los procesos y ofrece una visión general
del sistema de gestión.
INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS
• Tablas de Control de Acceso: Instrumento para la identificación de las
condiciones de acceso y restricciones que aplican a los documentos. Las
aplicaciones de gestión de contenido y los gestores de información operan
bajo una capa principal base, en la cual se encuentra el repositorio de
información estructurada y sobre ella, se articulan los proceso que
interactúan sobre esa información, para este fin se hacen necesarios los
perfiles y roles de acceso, los cuales se parametrizan de acuerdo a la
necesidad.
DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS
DIGITALIZACION: Es el procedimiento tecnológico por medio del cual se
convierte un soporte análogo (papel) en una imagen digital.
Los procesos de digitalización pueden dar diferentes resultados de acuerdo a
la finalidad que se persiga. En algunos casos el documento electrónico
obtenido se mantendrá y manejará al mismo tiempo que el documento
original en soporte análogo y en otros casos sustituirá o eliminará este
último.
DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS
DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS
1. DIGITALIZACION SIN ELIMINACION DEL DOCUMENTO FISICO:
• Digitalización con fines de control y tramite: Es la que se realiza
generalmente en las oficinas de correspondencia o en oficinas que
reciben altos volúmenes de documentos, que requieren control y
trámite inmediato.
• Digitalización con fines archivísticos: Es un proceso que requiere el
uso y aplicación de estándares técnicos mínimos y normas
archivísticas, esta digitalización debe partir de documentos
agrupados en conjuntos (series documentales). Este proceso se
puede llevar a cabo como respaldo de los documentos de archivo
para ser utilizados en reemplazo de los originales y garantizar la
consulta ágil y la conservación de los mismos.
DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS
• Digitalización con fines de contingencia y continuidad del negocio:
Este proceso es realizado para asegurar que la información siempre
este disponible, de forma que se garantice la continuidad de los
procesos, el propósito es la disponibilidad y accesibilidad de los
documentos.
2. DIGITALIZACION CON SUSTITUCION DEL SOPORTE ANALOGO:
• Digitalización Certificada: El proceso tecnológico que permite convertir
un documento de soporte físico (papel) en una imagen con
certificación tecnológica de integridad, disponibilidad, fiabilidad y
autenticidad, bajo el uso de estándares adoptados por el Archivo
General de la Nación y avalada por una instancia u organismo
autorizado, con el fin de garantizar la existencia de un documento
veraz, fiable, autentico e integro, tal como el documento original.
BENEFICIOS DE LA DIGITALIZACION DE
LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Facilidad para la consulta y almacenamiento, evitándose
la manipulación de los documentos en su soporte
original y garantizando la adecuada conservación de la
documentación histórica
Menor tiempo de respuesta Seguridad de los
a las solicitudes documentos
Estadísticas validadas Disposición de la memoria
histórica con aportes al Estado.
Cumplimiento de la Atender la política de cero
normatividad papel
MUCHAS GRACIAS!
MARIA EUGENIA ARBOLEDA DEROA
Directora Técnica de Gestión
Documental
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