Universidad Católica de Santa María
Facultad de Ciencias e Ingenierías Físicas y Formales
Ingeniería de Sistemas
CURSO:
GERENCIA DE SISTEMAS Y TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION
TRABAJO:
INDICADOR CLAVE DE DESEMPEÑO
INTEGRANTE:
ALFARO YARI, ROBERT ALEXANDER
AÑO Y MES:
VIERNES 30 DE NOVIEMBRE DEL 2018
AREQUIPA - PERU
¿QUÉ ES UN KPI Y PARA QUÉ SIRVE?
Un KPI es un indicador sobre el funcionamiento de nuestra empresa,
departamento o proyecto. Gracias a este indicador podemos saber el estado de
nuestras actividades en relación a los objetivos específicos marcados. Y
sabiendo el estado de nuestros objetivos, podremos tomar decisiones más
precisas y efectivas a los resultados que queremos conseguir.
Estos KPI’s se diferencian de cualquier otro objetivo porque son:
S = Específicos
M = Medibles
A = Alcanzables
R = Relevantes
T = con Tiempo determinado
Este tipo de objetivos no son resultados. Y esto es algo que tenemos que
diferenciar. Un KPI es indica por qué y para qué nos va a ser un determinado
resultado. Podríamos decir que un KPI mide el ‘éxito’ de nuestro proyecto, siendo
el causante de que obtengamos ciertos resultados. Por eso, estos objetivos
específicos se establecen desde un inicio en el plan estratégico de una empresa.
Los KPI’s más importantes se miden en un cuadro de mando, en el que recoge
por ejemplo: vamos a aumentar nuestras ventas un 20 por cierto para el próximo
semestre, o conseguiremos 10.000 leads en tres meses. Todo esto tiene que
estar recogido en nuestro cuadro de mando integral.
PARTES DE UN KPI
Antes de identificar o definir cuáles son nuestros KPI’s más importantes, para
poder monitorizarlos y tomar así las decisiones más acertadas, debemos ver las
partes en las que se compone un “Key Performance Indicator”.
Definición. Debemos dar una descripción de nuestro objetivo específico, de
manera que todo el equipo sepa bien a qué se refiere. Lenguaje claro, corto,
sencillo y al grano.
Fórmula de medición. ¿Cómo lo vamos a medir? ¿Cuál será la lógica matemática
que utilizaremos para conseguir el dato? Por ejemplo, si estamos hablando de
reducir la tasa de conversión de un ecommerce: Ventas/Visitas a la página x 100
=%
Unidades de medida. Como hemos puesto en el ejemplo anterior, debemos
indicar la unidad de medida de ese KPI. En este caso, porcentaje.
Periodicidad. ¿Cada cuánto vamos a medirlo? Se trata de la referencia temporal
de ese objetivo específico. Como todo proyecto, el resultado está sujeto a un
periodo de tiempo. Puede ser mensual, trimestral, para así preparar una
estrategia en función a ese periodo de tiempo y poder medir los resultados en
una fecha que fijemos. Esto lo podemos llamar hitos o fechas concretas en
nuestra planificación. Además, es interesante poder comparar estos resultados
con el mismo periodo de años anteriores.
Responsable del proyecto o departamento.
Actividad o proyecto al que va vinculado ese KPI. En Sinnaps, aplicación de
gestión de proyectos, puedes añadir KPI’s en las actividades y hacer un
seguimiento de todos ellos.
¿CÓMO DEFINIR UN KPI?
Si nos enfrentamos por primera vez a un cuadro de mando o si definimos unos
KPIs para un proyecto nuevo, es importante tener en consideración estas
preguntas antes de ponernos a hacer un cuadro de mando integral. De esta
manera, realizaremos actividades con sentido y utilidad para nuestro objetivo
final.
¿Qué medimos?
¿Por qué medimos este dato?
¿Realiza el seguimiento de los resultados de uno de nuestros objetivos?
¿Es un factor clave para la empresa?
¿Quién es el responsable de supervisarlo?
¿Con que periodicidad conviene supervisarlo?
TIPOS DE KPIS DE GESTIÓN DE PROYECTOS
Tipos de KPIs. Hemos visto que para cada proyecto o negocio existen unos KPIs
determinados. Según el sector de actividad, el tipo de empresa, la estrategia que
se planifique seguir con el fin de obtener una ventaja competitiva, etc. Sin
embargo, siempre suelen existir objetivos específicos comunes en estos tipos de
KPIs:
1. KPIs ventas: están orientados a convertir en ventas y facturar un
determinado producto o servicio. Y pueden existir perfectamente unos 30
indicadores para monitorizar estas ventas. Desde medir la satisfacción del
cliente hasta motivación y compromiso del equipo comercial, entre
muchos otros.
2. KPIs retail: para incrementar ventas y reducir costos, también existen
determinados KPIs utilizamos en tiendas y sector consumo.
3. KPIs financieros: centrados en una estrategia de crecimiento, aumento de
beneficios, reducción de costes y optimización de activos.
4. KPI redes sociales: de especial importancia cuando queremos medir el
impacto orgánico o pagado de nuestras publicaciones en redes sociales,
la influencia y participación de las misma para nuestro retorno de la
inversión. ¿Lo estamos haciendo bien? Nos ayudará a saber el
rendimiento y lo que nos reporta el constante trabajo en estos canales.
5. KPI logística: específico para medir el rendimiento y el nivel de
optimización de los procesos de la empresa. Por ejemplo, minimizar
errores, aumentar productividad, mejorar la calidad, etc. Son la base de la
mejora continua de muchas organizaciones.
6. KPI producción: muy relacionado con el anterior. También son clave para
una mejora continua de los procesos de producción de la empresa.
7. KPI marketing digital: nos ayudan a medir el rendimiento de las acciones
orientadas a captar leads, impactar en el público objetivo, conversiones
en cada campaña, los impactos de un banner, etc. ¿Cómo medimos todas
estas acciones para estimar un retorno de la inversión lo más realista
posible? Es clave saber para qué se realiza cada acción, por eso cada
KPI en marketing digital debe ir acompañado de un valor concreto. ¿Por
qué y para qué lo hacemos? Después, elegimos los distintos canales para
llegar al usuario.
8. Indicadores de capacidad Relación entre la cantidad que se puede
producir y el tiempo para que esto ocurra. Por ejemplo: El fabricante de
automóviles X es capaz de producir 200 coches al mes.
9. Indicadores de productividad Relación entre las salidas generadas por un
trabajo y los recursos utilizados para ello. Ejemplo: Un trabajador puede
instalar 20 m² de piso en una hora. Otro, puede instalar sólo 17 m² piso
en una hora, por lo tanto, es menos productivo que el primero.
10. Indicadores de calidad: Relación entre el total de las salidas (todo lo que
se produjo) y las salidas apropiadas para uso, es decir, sin defectos o
inconformidades. Ejemplo: 980 piezas apropiadas para cada 1000
producidas (98 %de conformidad).
11. Indicadores de beneficio Relación porcentual entre el lucro y las ventas
totales. Ejemplo: Una empresa vendió R $ 200.000,00 de mercaderías y
calcula un lucro de R $ 20.000,00. Por lo tanto, el lucro es 10 %.
12. Indicadores de rentabilidad Relación entre la ganancia y la inversión
realizada en la empresa. Ejemplo: En la misma empresa del ejemplo
anterior se invirtió R $ 500.000,00, con un lucro de R $ 20.000,00. El
rendimiento fue de 4 %.
13. Indicadores de competitividad Relación de la empresa con respecto a la
competencia. El market share o cuota de mercado se puede usar para
eso.
14. Indicadores de efectividad La efectividad es la combinación de la eficacia
con la eficiencia.
15. Indicadores de Valor: Relación entre el valor percibido cuando se recibe
algo (un producto, por ejemplo) y la cantidad gastada efectivamente para
obtener lo que se recibió.
16. indicadores clave de riesgo (kri): Son los que cuantifican el perfil de riesgo de la
compañía. Se constituyen de acuerdo con el nivel de relevancia y
representatividad de los indicadores de riesgo y de control. Por ejemplo, el
volumen de operaciones, rotación de personal, número de veces que cae el
sistema, etc.
17. indicadores clave de rendimiento o volumen: KPI Controlan la eficacia operativa
y activan señales de alerta. Estas variables proporcionan información sobre
eventos relacionados con pérdidas de tipo operacional y permiten cuantificar
objetivos del desempeño estratégico de la organización.
18. INDICADORES CLAVE DE CONTROL (KCI) Son aquellos que se encargan de
medir la efectividad, tanto de diseño como de desempeño, de un control
específico. Un deterioro en un KCI puede significar un aumento de la
probabilidad de impacto de un riesgo.
19. KPI retrospectivos: Un KPI retrospectivo es aquel que aporta visibilidad
respecto a lo que se ha hecho hasta el momento, por tanto, la mayoría de
estos KPI son datos que obtenemos directamente
20. KPI de diagnóstico: Los KPI de diagnóstico son aquellos que nos permiten
comparar la situación real con la planificada para detectar desviaciones.
