CONTABILIDAD BASICA
UNIDAD I
LA EMPRESA: DEFINICION Y CLASIFICACION
1.1. DEFINICIÓN: Es toda actividad económica organizada para la producción, transformación,
distribución, administración o custodia de bienes, o para la prestación de servicios. (Art. 95 Código
de Comercio)
1.2. FACTORES PARA QUE EXISTA EMPRESA:
1. PERSONAS: Representados por los propietarios, los administradores y los trabajadores, es decir,
el talento humano.
2. CAPITAL: Lo conforman los aportes que hacen los propietarios ya sea en dinero, mercancías,
maquinaria, equipos, muebles y otros bienes.
3. TRABAJO: Comprende la actividad que va a desarrollar la empresa. Puede ser producción,
compraventa de mercancías o la prestación de servicios.
4. TECNOLOGÍA: Es el conjunto de técnicas o procedimientos para optimizar la producción,
comercialización o prestación de un servicio.
1.3. CLASIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS.
Las empresas se pueden clasificar según la actividad que desarrollen, el tamaño, la procedencia
del capital y el número de propietarios.
CLASIFICACIÓN SEGÚN SU ACTIVIDAD.
EMPRESAS AGROPECUARIAS: Son las que producen bienes agrícolas como el cultivo de hortalizas,
arroz, maíz, flores etc. y pecuarias como cría y levante de toda clase de ganado.
EMPRESAS INDUSTRIALES: Son las que se dedican a transformar la materia prima en productos
terminados o semielaborados, como por ejemplo fábricas de telas, de camisas, de muebles, de
calzado, etc.
EMPRESAS COMERCIALES: Su actividad principal es la compra y venta de productos terminados
sin que necesiten para ello algún proceso de transformación, ejemplo: los supermercados, los
almacenes de cadena, almacenes de electrodomésticos, etc.
EMPRESAS DE SERVICIOS: Son las que buscan satisfacer las necesidades de la comunidad, como
salud, educación, transporte, recreación, seguros, servicios públicos y otros.
CLASIFICACIÓN SEGÚN SU NÚMERO DE PROPIETARIOS.
INDIVIDUALES: La conforma una sola persona natural comerciante. UNIPERSONALES: La conforma
una sola persona natural o persona jurídica, dando origen a una Persona Jurídica totalmente
independiente. Estas empresas nacen con la Ley 222 de 1.995, y su razón social debe estar seguida
por la expresión “Empresa Unipersonal” o de la sigla E.U.
SOCIEDADES: En Colombia se constituyen sociedades con dos socios o más. Teniendo encuentra
que el Código de Comercio, dice que “Sociedad es el acuerdo entre dos o más personas”.
CLASIFICACIÓN SEGÚN LA PROCEDENCIA DE CAPITAL:
EMPRESA PRIVADA: Los aportes de capital provienen de personas o entidades particulares.
EMPRESA PÚBLICA: Los aportes de capital provienen del estado.
EMPRESA DE ECONOMÍA MIXTA: Los aportes de capital provienen de personas o entidades
particulares y del estado.
1.4. LA CONTABILIDAD EN LA EMPRESA.
La contabilidad surge como respuesta a la necesidad de llevar un control financiero de la empresa,
pues proporciona suficiente material informativo sobre su desenvolvimiento económico y
financiero, lo que permite tomar decisiones que llevan a un manejo óptimo del negocio. El estado
ejerce un control sobre las empresas a través de la contabilidad; por ello exige llevar libros de
contabilidad. Esto se manifiesta en los siguientes artículos del Código de Comercio: Art. 19,
numeral 3: es obligación de todo comerciante” llevar contabilidad de sus negocios conforme a las
prescripciones legales”; Art.48: “todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros
contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones del código y demás
normas sobre la materia”.
1.4.1. CONCEPTO DE CONTABILIDAD. Contabilidad es la ciencia y técnica que enseña a recopilar,
clasificar sistemática y estructural, las operaciones mercantiles realizadas por una empresa con el
fin de producir informes que, analizados e interpretados, permitan planear, controlar y tomar
decisiones sobre la actividad de la empresa.
1.4.2. OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD. Obtener en cualquier momento una información
ordenada y sistemática sobre el desenvolvimiento económico y financiero de la empresa.
Establecer en términos monetarios, la cuantía de los bienes, deudas y el patrimonio que posee la
empresa. Llevar un control de los ingresos y egresos. Facilitar la planeación, ya que no solamente
da a conocer lo efectos de una operación mercantil, sino que permite prever situaciones futuras.
Determinar las utilidades o pérdidas obtenidas al finalizar el ciclo contable. Servir de fuente
fidedigna de información ante terceros, (proveedores, bancos y estado).
1.4.3. CAMPO DE ACCIÓN DE LA CONTABILIDAD El campo de acción de la contabilidad es muy
amplio, tanto como actividades del quehacer humano. La contabilidad. Según el tipo de empresa
con la que se aplique. Puede ser Oficial, de servicios, comercial y industrial.
CONTABILIDAD OFICIAL: Proporciona los mecanismos para registrar las actividades económicas de
las empresas estatales y se rige por las normas que para el efecto expida su organismo rector, la
Contaduría General de la Nación.
CONTABILIDAD DE SERVICIOS: Registra las actividades económicas desarrolladas por las empresas
dedicadas a la prestación de servicios.
CONTABILIDAD BANCARIA: Registra las operaciones de los bancos o corporaciones de ahorro y
crédito, como son los depósitos en cuenta corriente y en cuenta de ahorros, liquidación de
intereses, giros, remesas, comisiones, créditos y otros servicios bancarios.
CONTABILIDAD COMERCIAL: Registra y controla las actividades que giran alrededor de la
compraventa de mercancías en las empresas comerciales.
CONTABILIDAD DE COSTOS: Registra las operaciones económicas que determinan el costo, los
productos semielaborados y terminados, en las empresas industriales.
1.5. OBLIGACIONES LEGALES. En Colombia, de acuerdo el Estatuto Tributario existen dos
regímenes para clasificar a los responsables de pagar el Impuesto al Valor Agregado (IVA), el
Régimen Simplificado y el Régimen Común; para lo cual hay que tener en cuenta los requisitos
establecidos previamente para que el contribuyente pueda elegir correctamente como debe
tributar según sus condiciones.
UNIDAD II
LAS CUENTAS Y ANALISIS DE MANEJO
2.1. DEFINICIÓN. Cuenta es el nombre que se utiliza para registrar, en forma ordenada, las
operaciones que diariamente realiza una empresa. Al asignar un nombre a una cuenta, este debe
ser tan claro, explícito y completo, que por el solo nombre se identifique lo que representa.
2.2. ESQUEMAS DE LA CUENTA T. La forma más simple para iniciar el aprendizaje de los registros
contables es mediante el esquema de la cuenta “T”, sus partes son:
NOMBRE DE LA CUENTA
DEBE HABER
2.2.1. REGISTRO EN LA CUENTA T. Debitar una cuenta es registrar un valor en el lado izquierdo,
es decir, en él Debe; Acreditar una cuenta es registrar un valor en el lado derecho, es decir, en la
columna del Haber.
Movimiento Débito, es la suma de los valores registrados en él Debe de una cuenta; Movimiento
Crédito es la suma de los valores registrados en el Haber.
DEBE HABER
70.000 40.000
50.000 20.000
10.000
120.000 70.000
2.3. CLASIFICACIÓN, NOMENCLATURA Y MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS.
Las cuentas representan las propiedades, derechos y deudas de una empresa en una fecha
determinada, así mismo, los costos, los gastos y las utilidades en un periodo determinado. De
acuerdo con su naturaleza, las cuentas se clasifican en reales o de balance, nominales o de
ganancias y pérdidas y cuentas de orden.
MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS DE ACTIVO: Estas cuentas empiezan y aumentan su movimiento
en el Debe, disminuyen y se cancelan en el Haber; por lo general, su saldo es débito.
2.- PASIVO: Representa las obligaciones contraídas por la empresa para su cancelación en el
futuro, las deudas que debe pagar por cualquier concepto.
CARACTERÍSTICASDEL PASIVO: Se caracteriza por: La obligación tiene que haberse causado, lo
cual implica el deber de hacer el pago. Existe una deuda con un beneficiario real.
MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS DEL PASIVO: Estas cuentas empiezan y aumentan su movimiento
en el Haber; disminuyen y se cancelan en él Debe, por lo general su saldo es crédito.
3.- PATRIMONIO. Es el valor resultante de la diferencia entre el Activo y el Pasivo. Representa los
aportes de los socios o dueños de una empresa, y además incluye las utilidades y reservas. Este
grupo constituye un Pasivo a favor de los dueños de la empresa, por lo cual se maneja de igual
forma que las cuentas del Pasivo.
CARACTERÍSTICAS DEL PATRIMONIO: El Patrimonio se caracteriza por qué: Está constituido por el
aporte inicial y el aporte adicional de los dueños de la empresa. Se incrementa con las utilidades y
se disminuye con las pérdidas del ejercicio.
MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS DEL PATRIMONIO: Estas cuentas empiezan y aumentan su
movimiento en el Haber; disminuyen y se cancelan en el Debe, por lo general su saldo es crédito.
1. INGRESOS. Son los valores que recibe la empresa cuando realiza una venta o presta un servicio
con el fin de obtener una ganancia.
CARACTERÍSTICAS DE LOS INGRESOS: Los ingresos se caracterizan por: Pertenecer al grupo de
nominales, transitorias o de resultado.
MOVIMIENTO DE LOS INGRESOS: Estas cuentas empiezan y aumentan en el Haber, y disminuyen
o se cancelan en la columna del Debe. Normalmente estas cuentas se debitan al final del ejercicio
contable. Su saldo generalmente es crédito.
GASTOS. Son todos los pagos o desembolsos realizados por el ente económico, para cumplir con
su funcionamiento.
MOVIMIENTO DE LOS GASTOS: Estas cuentas empiezan y aumenta en a columna Debe y
disminuyen o se cancelan en la columna del Haber, su saldo generalmente es débito.
COSTOS. Representan todos los valores de adquisición de los artículos destinados para la venta.
CARACTERISTÍCAS DE LOS COSTOS: Los Costos se caracterizan por: Pertenecer al grupo de
nominales, transitorias o de resultado. Son recuperables.
MOVIMIENTO DE LOS COSTOS: Estas cuentas empiezan y aumenta en la columna Debe y
disminuyen o se cancelan en la columna del Haber, su saldo generalmente es débito.
2.4. PLAN ÚNICO DE CUENTAS PARA COMERCIANTES.
DECRETO NÚMERO 2650 DE 1993 (diciembre 29) POR EL CUAL SE MODIFICA EL PLAN ÚNICO DE
CUENTAS PARA LOS COMERCIANTES. MINISTERIO DE DESARROLLO ECONÓMICO. DECRETO
NÚMERO 2650 DE 1993 (diciembre 29) POR EL CUAL SE MODIFICA EL PLAN ÚNICO DE CUENTAS
PARA LOS COMERCIANTES. El presidente de la República, en ejercicio de sus atribuciones
constitucionales y legales, en especial de las que le confiere el ordinal 11 del artículo 189 del la
Constitución Política y los artículos 50 y 2035 del Código de Comercio,
D E C R E T A: CAPÍTULO PRIMERO DISPOSICIONES GENERALES
ARTÍCULO 1º OBJETIVO. El Plan Único de Cuentas busca la uniformidad en el registro de las
operaciones económicas realizadas por los comerciantes con el fin de permitir la transparencia de
la información contable y, por consiguiente, su claridad, confiabilidad y comparabilidad.
ARTÍCULO 2º CONTENIDO. El Plan Único de Cuentas está compuesto por un Catálogo de Cuentas y
la descripción y dinámica para la aplicación de las mismas, las cuales deben observarse en el
registro contable de todas las operaciones o transacciones económicas.
ARTÍCULO 3º CATÁLOGO DE CUENTAS. El Catálogo de Cuentas contiene la relación ordenada y
clasificada de las clases, grupos, cuentas y subcuentas del Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos,
Gastos, Costo de Ventas, Costos de Producción o de Operación y de Orden. Dicho catálogo está
conformado por los códigos numéricos indicativos de cada cuenta y la denominación de las
mismas.
ARTÍCULO 4º DESCRIPCIONES Y DINÁMICAS. Las descripciones expresan o detallan los conceptos
de las diferentes clases, grupos y cuentas incluidas en el catálogo e indican las operaciones a
registrar en cada una de las cuentas. Las dinámicas señalan la forma en que se deben utilizar las
cuentas y realizar los diferentes movimientos contables que las afecten.
2.5.2. PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR LAS OPERACIONES MERCANTILES. Para registrar las
operaciones mercantiles en los comprobantes y libros de contabilidad, se cambia el esquema de la
cuenta “T” por los asientos de diario en forma horizontal.
El proceso para registrar correctamente una operación mercantil es el siguiente:
1- Identificar las cuentas que se afectan según el tipo de transacción: Para ello se plantearan los
siguientes interrogantes:
Al comprar: ¿Qué se compra?, ¿Cómo se cancela?
Al vender: ¿Qué se vende?, ¿Cómo se cobra su valor?
3- La empresa compra mercancía para la venta (Muebles), a YYY Ltda., por $ 2.000.000, a Crédito.
Preguntas: ¿Qué compramos? ¿Cómo cancelamos la deuda? La cuenta de Costos de Ventas g se
Debita y la Cuenta de Proveedores que g se Acredita.
! Al Cancelar una deuda: ¿Qué tipo de deuda se paga?, ¿Cómo se cancela su valor? Al comprar
mencancias a crédito por $900.000 se debe preguntar: ¿Qué se compra?: Mercancías g
6205 DE MERCANCÍAS. ! ¿Cómo se cancela?: Crédito g 2205 NACIONALES. DE MERCANCÍAS:
Cuenta de Costo de Ventas, aumenta g DÉBITO.
NACIONALES: Cuenta de Pasivo; aumenta g Crédito.
2- Determinar la cuenta que se debita y la cuenta que se acredita: Para ello, primero debe
identificarse el grupo de cuentas a que pertenece y recordar su movimiento, teniendo presente
sus aumentos o disminuciones; luego se procede a debitar o acreditar cada una. Recuerde que:
DEBE HABER
ACTIVOS AUMENTA EN EL DEBE DISMINUYEN EN EL HABER
PASIVOS DISMINUYEN EN EL DEBE AUMENTAN EN EL HABER
PATRIMONIO DISMINUYEN EN EL DEBE AUMENTAN EN EL HABER
INGRESOS DISMINUYEN EN EL DEBE AUMENTAN EN EL HABER
GASTOS AUMENTA EN EL DEBE DISMINUYEN EN EL HABER
COSTOS AUMENTA EN EL DEBE DISMINUYEN EN EL HABER
Clase 1 Activo
Clase 2 Pasivo
Clase 3 Patrimonio
Clase 4 Ingresos
Clase 5 Gastos
Clase 6 Costos de ventas
Clase 7 Costos de producción o de operación
Clase 8 Cuentas de orden deudor
Clase 9 Cuentas de orden acreedor
2.5. ASIENTOS CONTABLES.
2.5.1. PARTIDA DOBLE. Al examinar cualquier operación mercantil y recordar el manejo de las
cuentas, se descubrirá que en cada una de ellas se afectan, por lo menos, dos cuentas, una que se
debita y otra que se acredita. Es decir que es la igualdad que debe existir entre los movimientos
débitos y los movimientos créditos de un asiento contable.
2.5. ASIENTOS CONTABLES.
2.5.1. PARTIDA DOBLE. Al examinar cualquier operación mercantil y recordar el manejo de las
cuentas, se descubrirá que en cada una de ellas se afectan, por lo menos, dos cuentas, una que se
debita y otra que se acredita. Es decir que es la igualdad que debe existir entre los movimientos
débitos y los movimientos créditos de un asiento contable.
2.5.1.1. ASIENTO SIMPLE: Cuando solamente se afectan dos cuentas correspondientes a un
débito y a un crédito.
EJEMPLO: Se compra un computador ACER, para uso de la Empresa y se cancela de contado con
un cheque, POR VALOR DE $ 1.900.000, lo primero es crear una cuenta de Activo, porque es para
uso de la empresa y luego crear otra cuenta de Bancos, porque representa una disminución del
Activo, al momento de expresar el pago de la compra.
EQUIPO DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACION BANCOS
1,900,000 1,900,000
2.5.1.2. ASIENTO COMPUESTO. Cuando en el registro se afectan más de dos cuentas, pueden ser
una cuenta deudora y dos o más cuentas acreedoras, o dos o más cuentas deudoras y una
acreedora.
EJEMPLO: Se vende mercancía por $ 820.000. Se recibe $ 200.000 de contado y el saldo a crédito:
Las cuentas afectadas son tres: Caja, cuenta de Activo, que por aumentar se debita; Clientes,
cuenta de Activo, que por aumentar se debita; y Comercio al por Mayor y al por Menor, cuenta de
ingresos, que, al aumentar, se acredita.
CODIGO CUENTA DEBE HABER
1105 CAJA 200.000
1305 CLIENTES 620.000
4135 CIO X MAYOR Y 820.000
MENOR
2.6. EJERCICIOS DE APLICACIÓN:
1- La empresa XXX Ltda., se constituye con los siguientes aportes:
Socio A: $ 13.000.000
Socio B: $ 13.000.000
NOTA. AL MOMENTO DE REALIZAR TRANSACCIONES COMERCIALES SE DEBE TENER ENCUENTA
QUE EL DINERO QUE RECIBE LA EMPRESA O EL ENTE ECONÓMICO, SE DEBE REGISTRAR EN CAJA, Y
LOS DIFERENTES PAGOS SE DEBEN REALIZAR POR BANCOS.
Las preguntas: ¿Qué tipo de aporte realizan los socios? ¿Por qué concepto aportan los socios?
CODIGO DESCRIPCION PARCIAL DEBE HABER
1105 CAJA 26.000.000
110505 CAJA GENERAL 26.000.000
3115 APORTES 26.000.000
SOCIALES
31150501 SOCIO A 13.000.000
31150502 SOCIO B 13.000.000
2- La empresa constituye una cuenta corriente, con el saldo que se encuentra en caja, la adquiere
con el Banco de Bogotá en Bogotá, Suc. Chicó.
Preguntas, ¿Qué transacción realiza la empresa? En este caso un traslado de fondos, por tal
motivo se debe utilizar la cuenta de Bancos, cuenta del Activo y aumenta, Se Debita y la Cuenta de
Caja que disminuye Se Acredita.
CODIGO DESCRIPCION DEBE HABER
1110 BANCO 26.000.000
1105 CAJA 26.000.000
SALDO 26.000.000 26.000.000
