DOCUMENTOS COMERCIALES
Los Documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia
de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres
generalizadas y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control
de todas las acciones que se realizan en una compañía o empresas. Su misión es importante ya que en ellos
queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación. También
ayudan a demostrar la realización de alguna acción comercial y por ende son el elemento fundamental para la
contabilización de tales acciones. Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas
por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.
La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge de lo siguiente:
En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada
operación, o sea sus derechos y obligaciones por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar
la realización de los actos de comercio
Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas operaciones.
Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa el comerciante y la comprobación de los
asientos de contabilidad.
Utilidad:
Son una constancia de las operaciones realizadas.
Constituyen la base del registro contable de las operaciones realizadas.
Clasificación de la documentación Contable
1. Desde el punto de vista de quién recibe o emite la documentación pueden ser:
Comprobantes externos: son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos, y conservados en la
empresa. Ej.: facturas de compras, comprobantes de pago, etc.
Comprobantes internos: son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o
circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos de caja, remisiones, cotizaciones, orden de
compra, pedidos, recibos de caja menor, entradas a almacén, salidas de almacén, comprobantes de egreso,
etc,.
2. Desde el punto de vista de documentación que se registra y archiva:
Documentos que se archivan y generan registro contable:
- Factura
- Nota de Débito
- Nota de Crédito
- Ticket
- Recibos (ingreso o egreso)
- Pagaré
- Cheque
Documentos que solo se archivan y su función es informativa
- Orden de Compra
- Pedido
- Remisión
- Estado de cuenta
- Cotización
1
- Entrada a almacén
- Salida de almacén
Por otra parte, no solamente se registran los documentos comerciales: los instrumentos públicos (escrituras,
hipotecas) y privados (contratos de arrendamientos, depósito) y cualquier comprobante que sea respaldo de
una registración contable, es fuente de información (planillas de sueldos, informes, etc,.).
Obligados a emitir documentos comerciales:
Quienes comercializan bienes muebles.
Quienes comercializan o prestan servicios
Las demás personas naturales o jurídicas que señale la ley.
Conservación:
Los documentos comerciales deben ser conservados por diez años contados desde la fecha de emisión del
documento.
Comprobantes que intervienen en:
CONCERTACIÓN DE UNA OPERACIÓN (COMPRA-VENTA)
- Solicitud de compra
- Cotización
- Orden de compra
- Pedido
DESPLAZAMIENTO DE LA MERCANCÍA
- Remisión
- Factura de venta
- Manifiesto de importación (cuando la mercancía es importada)
- Ticket de venta o documento equivalente
- Salida de almacén
- Entrada a almacén
CIRCULACIÓN DE VALORES
Contado: - Cheque
Crédito: - Recibos (ingreso o egreso)
-Nota de débito
-Nota de crédito
-Estado de cuenta
-Pagaré
Solicitud de compra: Es un instrumento de control que además de amparar la operación, evita que se efectúen
compras cuando no es necesario hacerlas. Dicha solicitud, tiene que estar autorizada por la persona que se
encarga de los inventarios y materiales, y debe incluir toda la información referente a los bienes solicitados.
Cotización: Es un documento que contiene información suministrada por un vendedor a solicitud de un cliente
referente a los artículos o servicios que se ofrecen en venta, así como las condiciones bajo las cuales se plantea
la negociación; el objetivo de esta es la de facilitar al cliente la toma de decisiones acerca de la mejor opción
por esta razón se debe realizar varias cotizaciones antes de realizar un negocio.
Orden de compra: Es un documento mediante el cual una persona o empresa formula un pedido de compra a
un comerciante o proveedor. Este documento comercial no obliga a realizar la operación. Deberán extenderse
2
cómo mínimo dos ejemplares: uno que queda en poder del que lo suscribió (comprador) y otro, que es el que
se entrega o envía al vendedor (proveedor).
Pedido Es el documento comercial en el que el vendedor detalla las mercaderías que ha vendido al comprador,
indicando, cantidad, precio, fecha de entrega, forma de pago y demás condiciones de la operación. Aceptada la
venta por parte del comprador (cliente), se formula el pedido, por lo que el vendedor toma a su cargo el
compromiso de entregarle la mercancía que se detalla en la misma, y el comprador se obliga a recibirlas. Este
documento comercial obliga a ambas partes a realizar la operación en los términos establecidos. Es emitida por
duplicado. Este documento no origina registros contables.
Remisión Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega o remisión de los bienes vendidos. En él, la
persona que recibe esos bienes deja constancia de su conformidad, y con ello queda concretado el derecho del
vendedor a cobrar y la obligación del comprador a pagar. Sirve de base para la preparación de la factura de
venta. La remisión se extiende por triplicado: El original firmado por el vendedor se entrega al adquirente; el
duplicado, con la conformidad del comprador por los efectos que los ha recibido, queda en poder del vendedor
y se destina a la sección facturación para que proceda a la emisión de la factura de venta. Por último el
triplicado permanece en la sección de almacén para constancia de las mercaderías salidas. No se registra en los
libros de contabilidad, dado a que generalmente las remisiones se emiten sin valores.
Tickete de venta: Se emite por operaciones de contado, mientras que la factura puede ser emitida por
operaciones de contado o a crédito. Los tickets sólo pueden ser emitidos por máquinas registradoras (o
controladores fiscales)
Factura de venta Es la relación escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancías que le
ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio, impuestos y demás condiciones de la venta. Con este
documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza su deuda a favor del vendedor. Para el comprador es el
documento que justifica la compra y con su contabilización queda registrado su compromiso de pago. Como
mínimo la factura debe extenderse por duplicado. El original queda en poder del comprador y el duplicado
queda para el vendedor y con el se contabiliza la venta y el cargo al comprador. La factura es el documento
principal de la operación de compraventa con ella queda concretada y concluida la operación y es un
documento de contabilidad y medio de prueba legal que presta mérito ejecutivo según el código de comercio.
Requisitos Respecto del vendedor:
- Nombres y apellidos, o razón social.
- Número de Identificación Tributaria NIT
- Régimen del impuesto a las ventas (común o simplificado)
- Domicilio y teléfonos.
- Calidad de agente retenedor de los impuestos de renta, IVA e ICA
- Condición respecto a la autorretención de renta
- Tarifa de ICA
- Que tenga preimpresa la expresión factura de venta
- Numeración preimpresa, consecutiva y progresiva.
- Número de resolución y fecha de autorización de facturación emitida por la DIAN
- Razón social y NIT del impresor preimpresa
- Y otros contemplados en el estatuto tributario articulo 617.
Respecto del comprador:
- Nombres y apellidos, o razón social.
- Domicilio y teléfono.
- Número de Identificación Tributaria NIT
3
Respecto de la mercadería vendida:
- Fecha de emisión
- Fecha de vencimiento
- Condiciones de pago
- Número de orden de compra
- Número de remisión
- Cantidad y descripción
- Valor unitario
- Valor total
Entrada de almacén: Se utiliza para registrar los ingresos de la mercancía del almacén.
Salida del almacén: Documento indispensable para el registro de salida de mercancías del almacén.
Nota de débito Es la comunicación que envía un comerciante a su cliente, en la que le notifica haber cargado o
debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que la misma indica. Este documento
incrementa la deuda, ya sea por un error en la facturación, interés por pago fuera de término, etc.
Varios son los casos en que se utiliza este documento, siendo algunos los siguientes: En los bancos: cuando se
carga al cliente de una comisión, chequera, G.M.F., o cualquier otro concepto que se aplicó con cargo a la
cuenta corriente.
En los comercios: cuando se pagó el flete por envío de una mercancía, cuando se debitan intereses por mora en
el pago, menor valor facturado, seguros y comisiones sobre documentos, etc.
Cuando el vendedor quiere poner en conocimiento al comprador de que ha cargado en su cuenta un importe
determinado, emite una Nota de Débito.
Las causas que generan su emisión pueden ser:
- Error por menor valor facturado
- Intereses.
- Gastos por fletes.
- Gastos bancarios, etc.
La Nota de Débito siempre origina un aumento en la cuenta del comprador, por lo tanto es un documento
registrable.
Nota de crédito Es un documento que el comerciante envía a su cliente, con el objeto de comunicar la
acreditación en su cuenta una determinada cantidad, por el motivo expresado en la misma. Algunos casos en
que se emplea: roturas de mercaderías vendidas, rebajas de precios devoluciones o descuentos especiales, o
corregir errores por exceso de facturación. Es el documento que el vendedor confecciona y remite al
comprador para ponerlo en conocimiento de que ha descargado de su cuenta un valor determinado, por
alguno de los siguientes motivos:
- Error por mayor valor facturado
- Otorgamiento de bonificaciones o descuentos.
- Devolución de mercancías.
La Nota de Crédito siempre origina una disminución en la cuenta del comprador o deudor, por lo tanto es un
documento registrable.
4
Cheque Se llama cheque a una orden de pago pura y simple librada contra un banco en el cual el librador tiene
fondos depositados a su orden en cuenta corriente bancaria o autorización para girar en descubierto. Como
queda dicho el cheque es una orden de pago, no una promesa de pago como el caso del pagare; entonces se
deduce que debe ejecutarse por el banco a la presentación del documento con las modalidades particulares
establecidas para cada tipo de cheque. Modos de extender un cheque: Se pueden emitir al portador, o con
restricción absoluta o restricción relativa, dependiendo de la cláusula que se inserte en él.
- Al portador
- Restricción absoluta, con la cláusula "NO NEGOCIABLE", sólo se puede cobrar consignando en cuenta
bancaria y no por ventanilla, además no se puede negociar.
- Restricción relativa, con la cláusula "PÁGUESE UNICAMENTE AL PRIMER BENEFICIARIO", no se puede
negociar, pero si se puede cobrar por ventanilla.
- Restricción relativa, con la cláusula "PÁGUESE UNICAMENTE AL PRIMER BENEFICIARIO", no se puede
negociar, pero si se puede cobrar por ventanilla.
Recibo de caja o comprobante de ingreso: Este documento es una constancia de haber recibido dinero. Lo
otorga siempre el que recibe y su firma puesta al pie es la prueba de la extinción parcial o total de la deuda.
Este documento tiene importancia:
Legal: constituye una prueba para quien hizo el pago.
Contable: para quien lo elaboró es una constancia de los ingresos de fondos, y para quien lo recibe es un
elemento de control de la salida de valores
Comprobante de egreso o de pago: Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte
de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. Lo
otorga siempre el que desembolsa los valores o recursos y generalmente se elabora por duplicado, el original
para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo.
Para mayor control en el comprobante de egreso o de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se
entrega al beneficiario.
Este documento tiene importancia:
Legal: constituye una prueba para quien hizo el pago.
Contable: para quien lo elaboró es una constancia de las salidas de recursos de la organización, y para
quien lo recibe es un elemento de control de la entrada de recursos.
Pagaré: Documento Literal o Titulo de valor o Instrumento Financiero, documento escrito mediante el cual una
persona (Emisor) Se compromete a pagar a otra persona (El Beneficiario) Una determinada cantidad de dinero
en una fecha acordada.
Los pagarés pueden ser al portador o endosables es decir, que se pueden transmitir a un tercero. Los pagarés
pueden emitirlos los individuos particulares de empresas o estados.
Personas que Intervienen en el Pagaré:
1.- Librador es quien se compromete a pagar la suma de dinero, a la vista o en una fecha futura fija o
determina.
2.- El Beneficiario o Tenedor, es aquel cuya orden debe hacerse el pago de la suma de dinero estipulada en el
pagare
3.-El Fiador o Avalista. La persona que garantiza el pago del pagare.
5
Letra de cambio: Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una
persona llamada "girador" a otra llamada "girado", para que pague a la orden o al portador, cierta suma de
dinero, a la vista o en una fecha determinada.
En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y ventas a crédito. El vendedor
hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a
sus proveedores y se llaman letras por pagar.
Estado de cuenta Es usual remitir a los clientes a fin de cada mes un resumen de su cuenta, con la finalidad de:
Comprador: le permite cotejar el saldo pendiente de pago que figura en el estado de Cuenta con el que surge
de sus propios registros. Vendedor: es una forma de recordarle al cliente el saldo pendiente.
Acciones de sociedad (Obligaciones como Títulos de Crédito)
Títulos que representan la participación individual de sus tenedores en un crédito colectivo a cargo de una
sociedad Anónima.
Finalidad: Aumento de recursos
Conciliación Bancaria
Es la tarea de cotejar las anotaciones que figuran en el extracto bancario con el libro banco a los efectos de
determinar el origen de las diferencias.
La conciliación consiste en verificar la igualdad entre las anotaciones contables y las constancias que surgen de
los resúmenes bancarios, efectuando el cotejo mediante un básico ejercicio de control, basado en la oposición
de intereses entre la empresa y el banco.
La conciliación bancaria NO es un registro contable, es una herramienta de control.
Las diferencias generalmente se generan al haber demoras en registrar algunas operaciones por falta de
información.
Las notas de débito bancarias y las notas de crédito bancarias son emitidas por el banco y también originan
diferencias. Los débitos y créditos que el banco efectúa en la cuenta corriente del cliente no son registrados
por diversos motivos:
- Por no haber recibido la nota de débito o crédito.
- La nota de débito o crédito fue recibida pero aún no se contabilizó.
- Porque el banco no emite la nota de débito, sino que directamente hace el cargo en la cuenta, y el
cliente se informa cuando recibe el resumen de cuenta. Es el caso de algunos conceptos como los
gastos de mantenimiento, de impresión de cheques, comisiones por cheques rechazados, y también los
impuestos que gravan estos servicios.
También puede ocurrir que la diferencia entre los registros de la empresa y el banco se deban a errores u
omisiones cometidas por cualquiera de ellos. Estas sí son diferencias reales que deben corregirse si son de la
empresa o reclamarse al banco si el error es suyo.
Los errores más frecuentes que se cometen son:
- Registrar una consignación, cheque, nota de débito o crédito por un valor distinto al correcto.
- Omitir de registrar algunos de los comprobantes detallados en el punto anterior
- Errores al calcular los saldos del libro banco. Cuando la empresa posee varias cuentas corrientes,
equivocarse y contabilizar un movimiento en una cuenta corriente que no corresponde.
- El banco puede cometer los mismos errores.
Tarjeta de crédito: es un tipo de crédito, el titular de una tarjeta de crédito adquiere bienes y servicios sin
utilizar dinero: se limita a firmar un comprobante. El comerciante adherido al sistema presenta en la fecha
6
establecida los comprobantes de las ventas realizadas y las cobra, previo descuento de un determinado
porcentaje.
Consignaciones bancarias Es un depósito en cuenta corriente: el Banco los conserva con la obligación de
reintegrárselos de inmediato o dentro de las 24, 48 ó 72 horas.
Depósito a plazo fijo: el Banco deberá reintegrar el dinero al depositante en un plazo convenido, devenga
interés, asegura al depositante una renta.
Recibo de caja menor: Es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren
el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor que puede ser entre $ 500.000 ó
$1.000.000, de acuerdo con las necesidades de la empresa.
Reembolso de caja menor: Es una relación de los gastos y pagos efectuados por caja menor de acuerdo con los
soportes de los gastos en que se ha incurrido. Cuando el fondo de caja menor se agota, o llega a un
determinado monto, se procede a rembolsar el dinero utilizado y así recuperar el fondo de caja menor a su
monto inicial.
Nota de contabilidad: Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un
soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre.
Comprobante diario de contabilidad: Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de
cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así
como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo
justifiquen.
Nomina para pago de sueldos: Formato diseñado para registrar el salario pagado. Permite registrar los valores
devengados por diferentes conceptos y lo deducido, por pensión, salud y otros para cada uno de los
empleados. Adicional mente cuenta con un espacio para registrar los aportes por seguridad social: salud,
pensión, fondos de solidaridad. Y en recuadro para anotar todo lo referente a cesantías, primas vacaciones, y
demás aportes para fiscales.
Hoja de inventario: Establece el control físico de las existencias de la empresa.
Bibliografía:
Contabilidad universitaria, Emma Gudiño y Lucy Coral, p 115, 137.
Código de comercio [Link]
Estatuto tributario [Link]
