ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE # 7: EVIDENCIA 4: PROPUESTA “CASO PIO PIO

Y MÁS PIO”

Aprendiz
JUAN CAMILO GARCÍA GÓMEZ
JUAN DAVID MOLINA
XIMENA PATRICIA RUBIO ARCIA

PRESENTACIÓN “CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA”

Instructor vocero
LUIS CARLOS MEJIA PERAFAN

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

PROGRAMA DE FORMACIÓN EN GESTIÓN LOGÍSTICA FICHA DE
CARACTERIZACIÓN NO. (1565230)
2018
 INTRODUCION

Por medio de este trabajo queremos dar nuestra opinión frente a diferentes dificultades que
vemos que presenta cada unas de las áreas mencionadas en el “Caso pio pio y más pio”.
Saber qué áreas debemos manejar y como es su organización para que todo marche de modo
correcto y no tener inconvenientes con los clientes internos ni externos, dar a conocer que
todo personal que labore dentro de la empresa debe estar calificado para hacer parte de
cualquier área donde sea requerido y que los empleados deben adaptarse fácilmente a las
políticas de la empresa.
 OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
- Conocer las problemáticas existentes dentro de la empresa y brindar una posible solución
para que todo dentro de la empresa funcione de manera correcta.

OBJETIVOS ESPECIFICOS
- Mostrar un diagrama de flujos donde podemos observar la falta de comunicación entre las
áreas y que esto puede ser el gran causante de que haya errores dentro de la organización.

- Llegar a una conclusión donde podamos resaltar que si se puede dar solución a las
problemáticas para que de esta manera la empresa siga funcionando sin ningún contratiempo.
 -  Efectuar un diagnóstico acerca de las fallas presentes en cada una
de las áreas mostradas en el caso propuesto para la evidencia.

PROBLEMÁTICA

- Personal no comprometido con la labores de la empresa.

- Falta de organización dentro de cada una de las áreas.
- Falta de comunicación entre los empleados y la áreas dispuestas para la entregas.
- Falta de rutas para cada entrega, que no sea una sola ruta para todas las entregas porque
de esta manera se va a retrasar todos los pedidos.
- Falta de vehículos para cubrir otras rutas.
-Falta de actualización de inventario disponible
-Stock de inventario escaso.

-  Establecer las posibles soluciones para los problemas identificados,

contemplando:

SOLUCIONES

- Más compromiso con la empresa de parte del personal.

- Organización con los productos y puestos de trabajo.
- Organizar las rutas para hacer cada entrega a tiempo.
- Ampliación del stock de inventarios y una bodega que cuente con las instalaciones
necesarias para tener todo organizado y donde se pueda producir más y poder cumplir con la
demanda de los clientes.
- Contratar personal competente.
- Fomentar más comunicación entre las áreas y los empleados.
- Conseguir más vehículos para cubrir las rutas. Tener personal que no pueda adaptarse a las
políticas de la empresa.
- Nuevos horarios de entrega no solo en la mañana también en la tarde

- La descripción de los procesos

Los ciclos a tener en cuenta a la hora de realizar un pedido son:

 Recepción del Pedido. Este proceso inicia cuando se recibe la información acerca de
un producto que necesita el cliente y es entregada por el asesor o vendedor.

 Procesamiento del pedido. Una vez que la orden de pedido es recibida en la empresa
se debe realizar una comprobación de esa orden verificando toda la información y
condiciones del pedido, se consultara la existencia en inventario teniendo en cuenta la
mercancía por llegar para comprobar si se puede responder con el pedido y quedará
como pedido pendiente.

 Inventario. Es de vital importancia que este se encuentre actualizado y verifique con

varios ciclos para tener información veraz al momento de procesar un pedido, además
el departamento de ventas deberá tener acceso a esta información en tiempo real.

 Pedidos pendientes. Se debe verificar los pedidos que están por entregar,
determinando cuales tienen prioridad en el servicio, se confirmara el despacho para
después facturar y al instante actualizar la base de datos.
  Preparación del Pedido. Se aclara las características del transporte del pedido, se
debe hacer un informe de retiro de producto, hacer las guías, generar uniforme a
bodega, verificar el producto y corregir errores (si los hay) y llevarlo alistamiento.

 La toma del pedido se deba a su hora de montada entre más temprano se monte más
temprano debe salir.

 Se debe tener la capacidad de asumir pedidos extras y poder cumplirlos con calidad,
esto se puede con un inventario disponible de un tome de unidades mínimo por
referencia, aclarando que el pedido no llegara en la mañana siguiente pero si en la
tarde.

 Envío y Entrega. Una vez listos los pedidos estos deberán ser clasificados y revisados.
Se organizaran las facturas o documentos que deben acompañar los pedidos para su
entrega esta labor la debe hacer despacho, el transporte se coordinara según la
prioridad de pedidos según horarios y distancias y zonas, es deber de transporte
cargar y recibir pedidos completos según documentos, El pedido es despachado y
entregado al cliente, el cliente firmara guía o factura dejando anotado si hubo alguna
novedad en el recibo del pedido.

 Facturación. Se hace entrega de toda la documentación que soporta el precio del

producto y sus declaraciones y cláusulas. También se analiza la forma de pago. Se
recibe la cantidad de dinero acordado para el pago del producto.

 Cobro: Se recibe la cantidad de dinero acordado para el pago del producto.

- Tiempos de respuesta requeridos por los clientes internos y externos.

La comercializadora PIO PIO y MAS PIO es una empresa con variedad de clientes, los cuales
requieren puntualidad, eficacia, eficiencia, despacho exacto, deben ser conscientes que sin
clientes no hay pedido, sin pedido no hay producción, sin producción no hay operarios y sin
operarios no hay empresa, por tal motivo es muy importante la buena relación clientes –
empresa
El área de logística de la productora y comercializadora PIO PIO y MAS PIO existen una serie
de errores comunes, los cuales son causados inicialmente por falta de sentido de pertenencia
con la empresa y segundo escases de coordinación y buena comunicación. El área logística
de una empresa es el pilar para que las importaciones y exportaciones sean todo un éxito.
Falta de veracidad en los inventario. Se evidencia claramente que hay inconsistencia en el
inventario, no implementan un software que actualice automáticamente al ingresar y
despachar mercancía, ocasionando errores en los despachos e incumplimiento en los mismos.
Manejar un buen stock, no necesariamente tener cantidad y cantidad a fin de que se pierda
pero si un número significativo y variedad en productos para poder cumplir a cabalidad con los
pedidos extemporáneos que realizan los clientes y si no hay la cantidad por lo menos contar
con la variedad suficiente, lo importante acá no es vender sino no perder el cliente. Deben
tener concordancia a la hora de despachar una ruta, lo ideal es que manejen la misma zona,
al planificar los pedidos del día tienen que tener en cuenta la hora en que se van a entregar
(un carro no puede estar en dos lugares al tiempo)Se podría tener en cuenta
las siguientes soluciones que son útiles para el mejoramiento del área logística.
  Analizar la oferta – demanda para determinar si la cantidad que están vendiendo es
más elevada que la que se produce.
 La toma de pedidos se deben tener claro tiempo de proceso por la bodega y tiempos
de entrega siempre deben ser de por lo menos dos turnos de 8 horas

 Organizar las rutas de acuerdo a la cantidad de clientes por zonas.

 Verificar si la cantidad de personal contratado es suficiente para cumplir a cabalidad o

si hay necesidad de requerir más empleados.

 Implementar un buen software de inventario que actualice automáticamente cada vez

que se ingresa y despacha mercancía.

 Entregar a las rutas el orden en el que deben despachar la mercancía, con el fin de
evitar incumplimientos.

 Verificar lo que se despacha antes de entregar el producto.

 Realizar capacitaciones en trabajo en equipo, solución de conflictos empresariales,

servicio al cliente.

- Costos asociados con la operación, que garanticen el flujo de bienes,

servicios y transacciones.

Creo que en la propuesta es importante:

 Crear una planeación a través de un organigrama de tareas y tiempos de ejecución
 Replantear el sistema de distribución, de tal forma que sea posible o más fácil
realizar una medición constante de desempeño frente a los clientes
 Es necesario desarrollar estrategias de redes de distribución
 Hay que crear un enrutamiento por clientes y horarios de los vehículos para
cumplirle a todos los clientes y realizar una trazabilidad a través de un sistema gps
(Satrack)
 Replantear nuestro sistema de transporte y desarrollar mecanismo de seguimiento al
cliente, que permitan conocer las necesidades reales del cliente, conocer sus
inconformidades. Seguramente identificando las rutas críticas, nuestros clientes
objetivo se crearían rutas especializadas, es decir, contar con una ruta para casinos,
donde su tiempo de recepción es corto, para lo cual le podríamos llegar a tiempo; otra
ruta para T a T, así llegamos temprano a aquellas zonas rojas, ya que si no iniciamos
temprano el vehículo podría ser víctima de asalto, otro sistema de distribución para
clientes especiales, clientes varios.
 Los vendedores deben negociar con algunos clientes para ampliar los horarios de
entrega o correr algunos para la tarde, debido a que la mayoría se deben entregar
entre 8:00 a.m. y 10:00 a.m., pues, a todos no les podemos llegar en el mismo
período de tiempo, para ello tendríamos que contar con vehículos exclusivos para
cada cliente y eso es realmente imposible sin tener sobre costos muy elevados.
 Es necesario plantear directrices, planes de trabajo, diseñar procesos y
procedimientos en cada puesto de trabajo, sensibilizar sobre el flujo del proceso y
sobre todo, hacerlo cumplir; plantear políticas organizacionales y replantear funciones
 de los colaboradoras para equilibrar cargas y sobre todo crear estrategias que
conlleven a mejorar el funcionamiento del área y de la compañía.
 Sería importante que en los puestos de trabajo haya rotación, para que todos estén
en la capacidad de asumir ciertas funciones de las áreas de trabajo claves y así no
sería traumática la operación al momento de faltar un colaborador.
 También sería muy útil replantear la información que arroja el inventario, por no ser
confiable o generarlo 2 o 3 veces al día, para que sea un dato más aproximado de las
referencias disponibles para la venta.
 Recolectar información del histórico de ventas que permita desarrollar e implementar
un pronóstico de la demanda, esto nos permitirá conocer el mercado, tener claro el
comportamiento de las referencias y/o preferencias del consumidor, adicional será de
gran utilidad para el manejo de inventario, que puede darse por familias de
referencias, de esta manera le daremos a nuestros clientes el producto que necesita,
en la cantidad que requiere y el día que lo necesita.
 Capacitar a los colaboradores en diferentes temas, entre los que son necesario
servicio al cliente interno y externo, trabajo en equipo, resolución de conflictos, lo cual
tendrá como resultado un clima laboral más agradable, este proceso se fortalecería
con un buen proceso de comunicación entre todos.

- Recomendar el uso de tecnologías de la información para actividades

de graficación, simulación y creación de sistemas de información, con
la respectiva descripción del software o sistemas empleados.

 Implementación de Project para establecimiento de tareas y tiempos de los diferentes

procesos que intervienen
 Un sistema ERP para sistema de inventarios
 Un sistema como SAP a través del cual se manejan todos los procesos en línea,
informes, inventarios, facturación, a través de transacciones para cada área que hace
parte del proceso y en el cual se le puede dar una trazabilidad a los pedidos y ver el
estado en el que este, al igual los pagos de los clientes, clientes fuertes y
significativos es decir que son ya clientes fijos que hay que priorizar, todo manejado
desde una plataforma que esté disponible en línea para que así pueda ser consultada
en tiempo real y no permita retrasos o se les pueda priorizar a tiempo.
 CONCLUSION

Encontrar soluciones veraces para contrarrestar las problemáticas que afronta la empresa, se
diseñó un diagrama de flujos donde pudimos analizar que la falta de comunicación es una
gran causante de desorganización entre las áreas.

Pudimos observar que dando prioridad a cada una de las soluciones la empresa puede volver
a tomar el rumbo sin necesidad de hacer recorte de personal porque este motivo atrasaría aún
más los procesos.

Sería bueno tener claro que al ser una empresa de alimentos el tiempo es contra reloj y
cumplir con las entregas ganaremos más clientes satisfechos.