HOSPITAL MILITAR CENTRAL DOCUMENTO: CARACTERIZACION DE PROCESO CÓDIGO:

FECHA DE EMISIÓN: 14-jun-2012

MACROPROCESO: ADMINISTRACIÓN HOSPITALARIA
VERSIÓN: 02
PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
SISTEMA DE GESTION INTEGRADO SGI PÁGINA 1 DE 2

HOSPITAL MILITAR CENTRAL

NIT: 830.040.256-0

Administrar, preservar, y salvaguardar la integridad de gestión documental de la institución acorde a las pautas, principios
OBJETIVO DEL PROCESO y normatividad legal vigente, así mismo poseer una excelente organización de la documentación que se encuentra en las
Áreas de Registro y Correspondencia, Archivo Central y Bioestadística.
RESPONSABLE DEL PROCESO Coordinador Área Archivo Central - Coordinador de Bioestadística - Coordinador Área Registro y Correspondencia

PROVEEDOR ENTRADA O INSUMO ACTIVIDADES SALIDA O PRODUCTO CLIENTE

Estudios de conveniencia y Requisiciones de Proceso de Gestión de
Proceso Gestión necesidades de recurso Recursos Planeación.
Planeación de Recursos (P)
Documental. humano, tecnológico, y
financiero. Proceso Gestión Humana
 Archivo de Todos los Procesos de la
Parámetros para el manejo y
Proceso Gestión Lineamientos de manejo de documentos Institución
control de los Archivos de
Documental. Archivo de Gestión debidamente
Gestión (P)
organizados
 Almacenamiento de Todos los Procesos de la
Proceso Gestión Archivos recibidos
Organización de archivos (H) archivos Institución
Documental. Normatividad Archivística
Todos los Procesos de la Formato de Inventario de  Recepción y Archivo Todos los Procesos de la
Recepción de archivos (H)
Institución Archivo de Gestión de documentos Institución
Proceso Gestión Formato de Inventario de Sistematización de Datos e  Base de Datos para Todos los Procesos de la
Documental Archivo de Gestión Información (H) consulta Institución
Solicitud de Consulta en Todos los Procesos de la
 Suministro de
Todos los Procesos de la forma escrita, libro de Institución
Consulta de documentos (H) documentos para
Institución registro y formatos
consulta.
establecidos.

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Todos los Procesos de la
Todos los Procesos de la Oficios internos y Registro y Control de  Distribución de Institución
Institución externos Correspondencia (H) correspondencia
Entidades Externas
 Solicitud de Préstamo en Todos los Procesos de la
 Suministro de
Todos los Procesos de la forma escrita, libro de Institución
Préstamo de documentos (H) documentos para
Institución registro y formatos
préstamo
establecidos.
 Documentos exigidos:
Cédula de ciudadanía,
Todos los Procesos de la carné de servicios  Número y Carpeta de
Apertura de Historia Clínica (H) Usuarios en General
Institución médicos, cédula militar. Historia Clínica
 Formato apertura de
Historia Clínica
 Listado de programación  Historias clínicas
Todos los Procesos de la Distribución de Historias Todos los Procesos de la
consulta o cirugía. entregadas a los
Institución Clínicas (H) Institución
 Tarjetón de Remplazó diferentes servicios
 Listado de programación
consulta.
Todos los Procesos de la Devolución y Archivo de  Historia Clínica Todos los Procesos de la
 Listado de salidas de
Institución Historias Clínicas (H) Archivada. Institución
pacientes hospitalizados.
 Tarjetón de Remplazó

Todos los Procesos de la  Indicadores

Control y Seguimiento Gestión  Informes de Gestión Proceso Gestión Documental
Institución  Supervisión actividades
Documental
(v)
 Informes de gestión
Proceso Gestión Documental,
Proceso Gestión  Informe de auditoria Control de Producto No  Tratamiento del
Proceso Evaluación
Documental  Quejas y/o reclamos Conforme (A) Producto No Conforme
,Mejoramiento y Seguimiento.
Proceso Gestión  Tratamiento del Producto Verificar el cumplimiento de las:  Acciones de Proceso Gestión de la Dirección,
Documental No Conforme Mejoramiento Proceso Gestión Documental,

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Acciones Correctivas (A)  Planes de Proceso Evaluación
 Oportunidades de mejora
Acciones Preventivas (A) Mejoramiento ,Mejoramiento y Seguimiento

INDICADORES DE GESTION DOCUMENTOS VALORES

 Porcentaje Demanda efectiva  Manual de Bioseguridad  Compromiso
 Porcentaje de devolución de historias  Manual de Salud Ocupacional  Respeto
clínicas.  Código de Ética  Lealtad
 Documentos en depósito.  Procedimientos del Proceso  Transparencia
 Porcentaje de inventarios entregados.  Historia Clínica  Amabilidad
 Porcentaje de inventarios sistematizados.  Libros de Control  Equidad
 Consultas de archivos.  Listados de Distribución de Historias Clínicas
 Porcentaje de devolución de préstamos – Planilla.
 Consultas realizadas área / # total  Tarjetón de Remplazó ( Vale de préstamo)
consultas realizadas mes.  Tablas de Retención Documental
 Número de Tablas Retención Documental  Formato de Inventario
actualizadas / Número Total Tablas  Instructivo para su diligenciamiento (Archivo
Retención. General Nación - Mini Manual Tablas
 Número de documentos creados / Número Retención Documental)
total documentos.  Inventario de archivos de gestión (Oficina) -
 % Cumplimiento Revista Mensual. Excel.
 No. Historias efectivas/ No. Historias  Inventarios de archivos de gestión (UGAC)
solicitadas.  Inventarios de archivos de gestión de las
 Número de Historias clínicas/ puntos diferentes áreas y servicios que se
historias clínicas. encuentran en el depósito de la Unidad
 Número de solicitudes entregadas/Número Gestión Archivo Central
Total de Solicitudes de documentación  Archivo y correspondencia “INFORMACIÓN”
requerida por las diferentes áreas de la  Tablas de Retención Documental de las
Institución. Documentos recibidos (Reloj) de diferentes Áreas y Servicios.
entidades Externas para el HOMIC y  Planilla diaria- Oficios Internos y externos
digitalizados en el aplicativo Dinámica  Formato – oficios Externos del HOMIC
Gerencial.  Planillas- control Correo
 Documentos Externos Registrados y  Reporte entrega de documentación externa
digitalizados en el aplicativo Dinámica recibida

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Gerencial para entidades Externas.  Manual de Registro y Correspondencia.

 Asignación de Números y Archivo de
documentos Internos (Memos)
generados por dependencias o Áreas del
HOMIC.

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Ley 1122 de 2007: Por la cual se realizan ajustes al Sistema General de Seguridad Social en Salud,
teniendo como prioridad el mejoramiento en la prestación de los servicios a los usuarios. Con este fin se
hacen reformas en los aspectos de dirección, universalización, financiación, equilibrio entre los actores del
sistema, racionalización, Y mejoramiento en la Prestación, de servicios de salud, fortalecimiento en los
programas de salud pública y de las funciones de, inspección, vigilancia y control y la organización y
funcionamiento de redes para la prestación de servicios de salud.
Ley 352 de 1997: Por la cual se re estructura el Sistema de Salud y se dictan otras disposiciones en
materia de Seguridad Social para las Fuerzas Militares y la Policía Nacional.
Ley 100 de 1993: Por el cual se establece el Sistema General de Seguridad Social en Salud, desarrolla
los fundamentos que lo rigen, determina su dirección, organización y funcionamiento, sus normas
administrativas, financieras y de control y las obligaciones que se derivan de su aplicación
Decreto 1011 de 2006: Por medio del cual se modifica el Decreto 2309, estableciendo los componentes
del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad: Sistema Único de Habilitación (condiciones mínimas para
la prestación de un servicio de salud), Sistema Único de Acreditación.
Resolución 1446 de 2006: Por la cual se define el Sistema de Información para la Calidad y se adoptan
los indicadores de monitoreo del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención en Salud
Resolución 1043 de 2006: Por la cual se establecen las condiciones que deben cumplir los Prestadores
de Servicios de Salud para habilitar sus servicios e implementar el componente de auditoria para el
mejoramiento de la calidad de la atención y se dictan otras disposiciones.
REQUISITOS LEGALES Resolución 1995 de 1999-Ministerio de Protección Social: Por la cual se establecen normas para el
manejo de la Historia Clínica.
Ley 23 de 1981: Por lo cual se dictan Normas en Materia de Ética Médica.
Ley 594 de 2000: Ley General Archivos. (Objeto, Ámbito de Aplicación, Definiciones Fundamentales y
principios Generales).
Acuerdo 042 de 2002- Archivo General de la Nación. Reglamento de Archivos del Archivo general
Nación. Tablas de Retención y Transferencias Documentales (Mini-Manual). Manual de Archivista- Guía
para la Implementación de un Programa de gestión Documental.
Resolución 0244 de 1999: Se establece y se aprueba el reglamento de Archivo del Hospital Militar
Central.
Resolución 0701 de 2000: Se aprueba Tablas de Retención Documental del Hospital Militar Central.
Acuerdo 060 de 2001: Por el cual se establecen pautas para la administración de las Comunicaciones
Oficiales en las Entidades Públicas y las Privadas que cumplen Funciones Públicas.
Circular 022 de 2011: Reglamentación Manejo Correspondencia del Hospital Militar Central.
NTCGP 1000 de 2009: Sistema de Gestión de la Calidad para la Rama Ejecutiva del Poder Publico y
Otras Entidades Prestadoras de Servicios (7.6, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3)
Acuerdos Consejo Superior de Salud de las Fuerzas Militares y de la Policía Nacional.

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APROBACION
NOMBRE CARGO FECHA FIRMA

ELABORÓ Ing. Diana Lizeth Cáceres Asesora de Planeación 2012

PD. Javier A. Chávez Rincón Coordinador Archivo Central 2012

REVISÓ Ing. Oscar I. Troncoso Caballero Coordinador Bioestadística 2012

Coordinadora Registro y
SV. Rosalba González 2012
Correspondencia
APROBÓ Coronel Juan Carlos Mariño Morales Subdirector Administrativo 2012
PLANEACION –CALIDAD
Enf. Jefe Pilar Adriana Duarte Torres Coordinadora de Calidad 2012
Asesoría Técnica del Formato

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