P-R-01
Edición: marzo de 2018
PROCESO RECALL
Versión:5
Página 1 de 5
1. Objetivo
Definir las etapas para retirar un producto del mercado de manera rápida y efectiva,
cuando se tiene la sospecha o certeza de que viola las leyes alimentarias vigentes o bien
que se transgreden los estándares de calidad establecidos por ALIMENTOS PLENOS
SAS.
2. Alcance
Aplica desde la identificación del problema de inocuidad o calidad, la identificación de su
destino, la comunicación, hasta su retiro del mercado.
3. Responsables
Se conforma un equipo recall así: Gerente Técnico, Jefe de calidad y Jefe de despacho.
El equipo de recall es el encargado de
Establecer pautas de respuesta y acción para los potenciales problemas que
pudieran generar una crisis.
Responder a cualquier problema de calidad de producto que pueda requerir su
retiro, incluyendo el manejo de toda la información relacionada con el tema, ya sea
interna o externa.
Gestionar la comunicación con las autoridades sanitarias, alta gerencia de la
empresa y los medios de comunicación.
Dirigir las acciones del recall y/o manejo de crisis cuando ésta ocurre y hasta que
la situación se resuelva.
Evaluar la eficacia del plan y proponer las acciones de perfeccionamiento con el fin
de prevenir incidentes similares o mejorar la efectividad de ésta si se vuelve a
repetir.
Reunirse periódicamente. Los miembros de este equipo se reúnen para discutir el
plan, revisarlo, actualizarlo, ponerse al día de los sucesos de la empresa y de la
industria relacionada con el recall.
4. Desarrollo
ALIMENTOS PLENOS SAS a través de su Auxiliar Administrativo tiene una base de datos
de los clientes, la cual se actualiza constantemente. Esta base de datos tiene el nombre
del cliente, contacto, teléfono. Las facturas indican los productos despachados a los
diferentes clientes y permiten identificar el destino inicial de los productos y de esta
manera tomar alguna (s) de las siguientes acciones:
P-R-01
Edición: marzo de 2018
PROCESO RECALL
Versión:5
Página 2 de 5
Inmovilizar los alimentos implicados para impedir que lleguen al consumidor.
Recuperar efectiva y eficientemente la cantidad total del producto de riesgo del
mercado, incluso aquellos que se encuentren en poder de los consumidores
Notificar a todos los interesados del riesgo potencial a la salud (en el tiempo más corto
posible).
En consecuencia, el inicio y su finalización deberán ejecutarse en el menor tiempo posible
con el propósito de minimizar la exposición de los consumidores a los productos que
puedan representar un riesgo para la salud.
Este procedimiento tiene la explicación de los mecanismos de recall y se pondrán en
funcionamiento toda vez que se detecte un problema con algún producto distribuido en el
mercado y considerado de riesgo.
En consecuencia, si alimentos plenos toma conocimiento o tiene razones para creer que
existe un potencial peligro en un producto, deberá adoptar las medidas necesarias para
proteger al consumidor.
- Realizar el retiro toda vez que detecte un riesgo
- Proceder al retiro a requerimiento de la autoridad sanitaria municipal,
departamental o nacional dentro del plazo fijado.
- Responder a la solicitud de informe por parte de la Autoridad Sanitaria en los
tiempos establecidos.
Toda decisión de retiro de productos que hayan llegado a la distribución en el mercado,
sin importar su motivo, deberá ser notificada a la Autoridad Sanitaria competente.
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Jefe de Calidad
P-R-01
Edición: marzo de 2018
PROCESO RECALL
Versión:5
Página 3 de 5
4.1. Procedimiento
El retiro de los productos del mercado contempla las siguientes etapas:
IDENTIFICACIÓN DEL INCIDENTE
EVALUACIÓN DEL RIESGO
DECISIÓN DE RETIRO NO DOCUMENTAR
SI
ESTRATEGIA DEL RETIRO
NOTIFICACIÓN DEL RETIRO
PROGRESO / MONITOREO
FINALIZACIÓN DEL RETIRO
INCIDENTE CERRADO
4.1.1. Identificación del incidente:
Se puede detectar el problema que afecta la inocuidad del producto y puede venir de:
Denuncias provenientes de:
Consumidores
Organismos gubernamentales y no gubernamentales –ONG-
Agentes de salud: Médicos (pediatras, toxicólogos, etc.), Médicos
Veterinarios, Bioquímicos, etc.
Información de un incidente a nivel internacional donde están involucrados
algunos de los productos.
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Jefe de Calidad
P-R-01
Edición: marzo de 2018
PROCESO RECALL
Versión:5
Página 4 de 5
Distribuidores
Minoristas
Actuaciones iniciadas por INVIMA o ICA
Un resultado adverso de una muestra oficial INVIMA o ICA– comunicación de la
Autoridad sanitaria competente de información o muestras recolectadas en
inspecciones de rutina.
4.1.2. Evaluación del riesgo
Conocido en incidente el equipo recall recolecta la información pertinente al producto
como nombre, número de lote y se procede a realizar una trazabilidad al interior de la
empresa y a definir el riesgo, si es significativo se localizan los clientes de acuerdo a la
información sobre el número del lote.
Clase I: El producto posee defectos que representan un riesgo grave para la salud de los
consumidores, con evidencia documentada de muerte o de consecuencias adversas
severas en la salud. El producto no deberá consumirse en ningún lugar, deberán
recuperarse incluso los que se encuentren en poder de los consumidores.
Clase II: Se aplica a aquellos incidentes en los que existe una probabilidad razonable de
consecuencias adversas temporales o reversibles en la salud de las personas al consumir
el producto.
Clase III: El motivo del retiro no representa un riesgo apreciable para la salud de los
consumidores, pero sí constituye una infracción.
4.1.3. Decisión del retiro
Evaluado el riesgo el equipo de recall procede a tomar la decisión de la retirada de
acuerdo a la clasificación del riesgo, si es Clase I, II o III.
4.1.4. Estrategia del retiro
Identificados los productos involucrados en el incidente, se procede a realizar la
investigación del destino de los productos y equipo recall definen la forma de retirar el
producto, valor del transporte, aislamiento del producto y costo de la operación.
4.1.5. Notificación del retiro
Una vez identificado el origen del problema, tipo de riesgo y acciones a realizar para la
recolección del producto, Gerencia emite un comunicado explicando el accidente
ocurrido, para que el proveedor proceda a dar congelamiento de este.
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Jefe de Calidad
P-R-01
Edición: marzo de 2018
PROCESO RECALL
Versión:5
Página 5 de 5
Una vez realizada esta comunicación se debe poner en marcha la recolección a la
empresa de los productos involucrados para darles el respectivo tratamiento según las
decisiones del equipo recall. Si el producto no se puede devolver a la empresa, se
autorizará por parte de la Gerencia su incineración en el país de destino, y se generará un
certificado que se adjunta al informe del incidente.
4.1.6. Monitoreo
Se registra la actividad en el formato. El Jefe de calidad y el Jefe de Despachos realizarán
un registro de las actividades realizadas.
4.1.7. Finalización del retiro
Una vez el producto haya llegado a la empresa en su totalidad, el Gerente Técnico y el
Jefe de Calidad realizan la investigación de los motivos del incidente y generan un informe
al comité de recall, adjuntando el respectivo reporte y registros.
Sistema de comunicación
Se debe comunicar la solución a los consumidores por parte del Jefe de Calidad en un
comunicado que indique:
Explicación de los posibles riesgos que llevaron a decisión de retiro del producto.
Opciones de devolución de dinero o cambio del producto, con indicación precisa
del procedimiento dispuesto para cada caso.
Teléfono de contacto gratuito.
Hasta cuándo estará disponible el procedimiento para los consumidores.
Referencia a información publicada en el sitio web de la empresa con información
en español en que se indique lista de productos sujetos a retiro y demás
información relevante.
El producto objeto del retiro voluntario debe estar claramente identificado,
mediante el nombre con el cual fue comercializado.
El aviso debe contemplar un formato y una letra de tamaño claro y legible, de
manera de asegurar que los consumidores puedan conocer adecuadamente el
proceso que se anuncia.
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.
- NTC-ISO 9001/2008. Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos
- NTC-ISO 9000/2005. Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y
Vocabulario.
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Jefe de Calidad
