República Bolivariana de Venezuela.

Universidad Alejandro de Humboldt.

Facultad de Ciencias Económicas y Sociales.
Contaduría Pública.
Cátedra: SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES.

CODIFICACIÓN DE DATOS
FORMULARIOS Y REGISTROS

Profesor: Lcdo. Oscar Eduardo Romero Daza. Integrantes:

Contreras Yumali. V-27693789.
Vergara Gabriela. V-27622028.
Sección: ABM0401CP

Caracas, abril 2019.

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 ÍNDICE Pág.
CODIFICACIÓN DE DATOS -------------------------------------------------------- 03
Definición
Características básicas de un sistema de codificación
Sistema de codificación
CÓDIGOS CONTABLES ------------------------------------------------------------- 05
Características de un código de cuentas
Diseño de un código de cuentas
Relación de la codificación con los sistemas mecanizados
FORMULARIOS Y REGISTROS DE CONTABILIDAD ---------------------- 09
IMPORTANCIA DE CONTROLAR LOS FORMULARIOS ------------------- 09
Área de efectivo
Área de compras e inventarios
Área de personal
Área de distribución y comercialización
TÉCNICAS PARA EL DISEÑO DE FORMULARIOS -------------------------- 13
Características d los formularios
Clasificación de los formularios
Diseño de formularios
DISEÑO DE UN SISTEMA DE FORMULARIOS ------------------------------- 19
Inventario de formularios
Análisis de formularios
Clasificación de formularios
Codificación de formularios
BIBLIOGRAFÍA -------------------------------------------------------------------------- 25

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 CODIFICACIÓN DE DATOS
Definición
Codificar datos es asignar números a las modalidades observadas o
registradas de las variables que constituyen la base de datos, así como asignar
códigos (valor numérico), a los valores faltantes (aquellos que no han sido
registrados u observados).
Características básicas de un sistema de codificación
 Precisión del código: significa que un sistema debe aceptar una sola
codificación correcta para cada elemento de un conjunto, por ejemplo,
a cada persona que abra una cuenta corriente en un banco, debe
asignársele un solo código el cual debe ser único para esta cuenta.
Ejemplo:
Correcto:
013-22481-R Juan García
013-22482-T Carlos Hernández
013-22483-O José Meza
013-22484-W Juan García
Incorrecto:
013-22481-R Juan García
013-22482-T Carlos Hernández
013-22482-T José Meza
013-22483-O Juan García
 Flexibilidad: significa que la estructura debe aceptar más elementos en
casos de que se necesite agregarlos.
Ejemplo:
Correcto:
1-01-01-001 Cuenta por Cobrar del Banco del Caribe
1-01-01-002 Cuenta por Cobrar del Banco Provincial
1-01-01-003 Cuenta por Cobrar del Banco Mercantil
1-01-01-004 Cuenta por Cobrar del Banco Latino
Incorrecto:
1-01-01-1 Cuenta por Cobrar del Banco del Caribe
1-01-01-2 Cuenta por Cobrar del Banco Provincial
1-01-01-3 Cuenta por Cobrar del Banco Mercantil
1-01-01-4 Cuenta por Cobrar del Banco Latino
 Conciso: establece que no se deben adicionar códigos que no tengan
relevancia al momento de identificar un elemento dado.
Ejemplo:
Correcto:
FC-32458 Factura del Proveedor A
FC-45849 Factura del Proveedor B
FC-96749 Factura del Proveedor X
FC-83835 Factura del Proveedor Z

3
 Incorrecto:
FC-32458 Factura del Proveedor A
FC-45849 Factura del Proveedor B
FC-96749-W Factura del Proveedor X
FC-83835-O Factura del Proveedor Z
 Significativo: establece que cada elemento debe significar o indicar
alguna característica diferencial de la codificación.
Ejemplo:
Correcto:
GI-83412 Efectos por Pagar del proveedor M
GI-21225 Efectos por Pagar del proveedor W
GI-38452 Efectos por Pagar del proveedor X
GI-15238 Efectos por Pagar del proveedor U
Incorrecto:
83412 Efectos por Pagar del proveedor M
21225 Efectos por Pagar del proveedor W
38452 Efectos por Pagar del proveedor X
15238 Efectos por Pagar del proveedor U
 Operabilidad: establece que debe facilitar el manejo de los códigos por
un sistema de cómputos.
Ejemplo:
Correcto:
1-01-01-001 Cuentas por Cobrar Banco del Caribe
1-01-01-002 Cuentas por Cobrar Banco Provincial
1-01-01-003 Cuentas por Cobrar Banco Industrial
1-01-01-004 Cuentas por Cobrar Banco Latino
Incorrecto:
1-01-A235 Cuentas por Cobrar Banco del Caribe
1-01-W531 Cuentas por Cobrar Banco Provincial
1-01-X380 Cuentas por Cobrar Banco Industrial
1-01-B201 Cuentas por Cobrar Banco Latino
Sistema de codificación
Existen los siguientes sistemas de codificación:
 Secuencial, consiste en la asignación consecutiva de un número a una
lista de elementos a partir de un número predeterminado, la ventaja es
que es recomendable para listas cortas, la desventaja es que no se
pueden formar grupos para clasificar elementos
- Ventaja: es útil en listas cortas.
- Desventaja: no se pueden formar grupos para clasificar los
elementos.
 Por bloques, representa una derivación del secuencial, ya que bajo este
método los códigos se asignan secuencialmente.
- Ventaja: es útil en el procesamiento de listas cortas.

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 - Desventaja: pueden presentarse problemas de flexibilidad.
 Por grupos, establece que la codificación secuencial se subdivide en
clasificaciones sucesivas.
- Ventajas: tiene facilidad de expansión y rapidez en el procesamiento
de los datos.
- Desventaja: si no es definida adecuadamente la estructura del
código, pueden presentarse problemas de expansibilidad y
confusión en su uso.
 Alfanumérico, se asigna un código alfabético junto a un código numérico
que tiene en cuenta las características del elemento a codificar.
- Ventaja: es útil en el procesamiento de listas cortas.
- Desventaja: pueden presentarse problemas de expansibilidad si la
estructura del código no es adecuadamente definida.
 Nemotécnico, es la combinación de números y letras para identificar
varias características a cada uno de los elementos.
- Ventaja: es sumamente útil cuando los ítems a manejar son
numerosos.
- Desventaja: la codificación de los ítems puede ser engorrosa y
compleja.
 Con digito de verificación, consiste en agregar un número o letra a una
secuencia de caracteres con base en un algoritmo predefinido.
- Ventaja: es absolutamente seguro al validad la información.
- Desventaja: el desconocimiento del área, acerca de la existencia del
método y como aplicarlo porque se tiene poca información sobre el
método y la metodología para crear el algoritmo del digito de
verificación.
 De consonantes, consiste en eliminar todas las vocales posteriores a la
primera letra de la palabra.
- Ventaja: es fácil es su aplicación
- Desventajas: su uso es limitado y requiere conocimiento del método
para que tenga significado.
 Fonético, codifica los elementos de acuerdo a su sonido.
- Ventaja: es útil para la búsqueda alfabética en una lista.
- Desventaja: es aplicable a situaciones muy especificas
 De barras, es la asignación de líneas y espacios de distintos anchos y
que son impresos a un producto para su identificación.
- Ventaja: permite aplicar fácilmente un control sobre todos los
inventarios de productos masivos de una compañía.
- Desventajas: el desconocimiento en su aplicación.
CÓDIGOS CONTABLES
Son también conocidos como manual de codificación de cuentas,
clasificador de cuentas o manual de cuentas. Este manual detalla todas las
cuentas, su naturaleza y conceptos por los cuales se debitan o acreditan.

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 Para que se automaticen las operaciones contables el contador debe
definir previamente el método de codificación a utilizar por cada sistema
administrativos y contables que se pondrán en funcionamiento.
Los sistemas de codificación contables deben tener unas
características mínimas para que pueda ser adoptado como método de
procesamiento de información. El código debe ser preciso, es decir debe
aceptar una sola codificación para cada elemento de un conjunto y debe ser
flexible en caso de que se necesiten agregar más elementos
Características de un código contable
 Flexibilidad, significa que un código contable debe permitir agregar
nuevas clasificaciones o detalles.
Por ejemplo:
Correcto:
4 Ingresos operacionales
4–01 Zona Oriente
4–01–01 Producto “A”
4-01-02 Producto “B”
4-02 Zona Central
4-02-01 Producto “A”
4-02-02 Producto “B”
Incorrecto:
4 Ingresos operacionales
4 Ingresos operacionales
4-01 Producto “A”
4-02 Producto “B”
 Adecuada clasificación, un código contable debe estar clasificado de
acuerdo a las normas contables.
Ejemplo:
Correcto:
1 Activo
1-01 Circulante
1-01-01 Disponible
1-01-01-01 Caja
1-01-02 Bancos
Incorrecto:
1 Activo
1-01 Realizable
1-01-01 Caja
1-01-02 Cuentas por cobrar
 Jerarquización, el código contable debe establecer subdivisiones para
cada uno de los grupos y subgrupos que conforman los estados
financieros.
Ejemplo:

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 Correcto:
1 Activo Circulante
1-01 Disponible
1-01-01 Fondos Fijos
1-01-01-01 Fondos Fijos Tiendas
1-01-02 Bancos
1-01-02-01 Bancos Nacionales
1-01-02-02 Bancos Extranjeros
Incorrecto:
1 Activo
1-01 Disponible
1-01-01 Fondos Fijos
1-01-02 Banco Nacional y Extranjero
1-02 Realizable
 Claridad de las descripciones, un código contable debe explicar
claramente el título de las cuentas que lo integran.
Ejemplo:
Correcto:
1-01-01-01 Bancos Nacionales
1-01-01-02 Bancos Extranjeros
1-01-02-03 Cuentas a Cobrar Comerciales
Incorrecto:
1-01-01-01 Bancos
1-01-02-03 Cuentas por Cobrar
Diseño de un código de cuentas
Para elaborar el código contable se deben seguir una serie de pasos mínimos
con el objetivo de confeccionar la estructura de las cuentas. A continuación,
se presentan los pasos para lograr dicha estructura:
1. Se especifican o asignan números a os grupos generales de partidas,
tanto en el estado de situación financiera como en el estado de
resultados.
Ejemplo:
Estado de situación financiera Estado de resultados
Código Grupo Código Grupo
1 Activo 5 Ingresos Operacionales
2 Pasivo 6 Costos de Ventas
3 Patrimonio 7 Gastos de Operación
4 Cuentas de Orden 8 Otros ingresos y egresos
9 Cuentas de cierre
2. Definir o especificar el formato del código contable en dígitos y niveles.
Los códigos contables utilizados en los sistemas contables
mecanizados están compuestos por dígitos y niveles. Los dígitos
representan el número de posiciones utilizadas por el código contable,
y los niveles son el número de agrupaciones que se especifica en todos
los dígitos, de manera que se podrá diferenciar las clasificaciones que

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 se requieren en los estados financieros, permitiendo que sean
elaborados de acuerdo a las normas de contabilidad y las necesidades
de información de la empresa. Esta definición estará siempre sujeta a
la flexibilidad que tenga el software contable que esté usando, y a la
definición de los parámetros de las cuentas.
Ejemplo:
Formato Características
9-9-999 Cinco dígitos, tres niveles
9-99-99 Cinco dígitos, tres niveles
9-9-99-99 Seis dígitos, cuatro niveles
9-999-999 Siete dígitos, tres niveles
9-99-99-99 Sietes dígitos, cuatro niveles
9-9-9-9-999-99 Nueve dígitos, seis niveles
3. Se desarrolla el código contable propiamente dicho, de acuerdo con las
clasificaciones dadas por la teoría contable y las necesidades de
información de la empresa. Cada clasificación puede variar en el grado
de nivel de detalle.
Ejemplo:
Activo Pasivo y Patrimonio
Circulante Circulante
Disponible Prestaciones sociales
Exigible Pasivo a largo plazo
Realizable Otros pasivos
Fondos Capital social
Inversiones Utilidades no distribuidas
Activo fijo tangible
Activo fijo intangible
Otros activos
Cuentas de orden
Relación de la codificación con los sistemas mecanizados
Los métodos de codificación permiten clasificar adecuadamente todas
las operaciones detalles, transacciones y listas de elementos que son
manejados por un sistema de contabilidad. Los sistemas de contabilidad
comprenden una serie de elementos que funcionan en forma coordinada,
desde la simple aplicación del principio de partida doble, hasta la total
automatización de las operaciones financieras en una empresa. Si se estudian
las diferentes definiciones de la contabilidad, se podrán encontrar
características que la identifiquen, estas son: clasificación, registro, resumen,
sistematización, estructuración, análisis, interpretación.
Cada una de las características mencionadas, son llevadas a cabo para
que un sistema contable mecanizado pueda generar información organizada
de acuerdo a los requerimientos de los usuarios.
Otra característica de la contabilidad, es la sistematización de las
operaciones, lo cual indica que las transacciones deben estar organizadas de

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tal forma que su acceso y procesamiento no se dificulte, sino sea de rápida
interacción y respuesta para el usuario.
Todo sistema mecanizado requiere que la información se encuentre
almacenada bajo alguna de las técnicas aplicadas, a fin de garantizar su
posterior recuperación y procesamiento.
FORMULARIOS Y REGISTROS DE CONTABILIDAD
Los formularios son los modelos que se utilizan para capturar información del
registro, control y procesos de las operaciones de una entidad. Este es
aplicable en los negocios.
Todas las empresas requieren documentar sus transacciones, y dejar
evidencia de todo el trabajo realizado por los empleados a través de
documentos escritos.
Con el avance de la tecnología los formularios son sustituidos por operaciones
registradas en forma electrónica y debido a ello las operaciones y
transacciones del registro contable son iniciados, autorizados y procesados de
forma eléctrica.
Una de las características de este, es la tendencia de eliminar los documentos
escritos, para dar uso al nuevo estilo.
IMPORTANCIA DE CONTROLAR LOS FORMULARIOS
Existen algunas señales que indican la necesidad de implantar el control de
los formularios:
 Formularios diseñados a mano y reproducidos por fotocopiadora.
 Autorizaciones en el cuerpo del formulario que no se entienden.
 Omisión de detalles importantes para procesar la información, como por
ejemplo: fecha, persona que inicia la transacción o autorizaciones.
 Falta de pre numeración.
 Formularios con espacios reducidos o inadecuados.
 Errores en el llenado de los formularios, debido a mala explicación de
los campos.
 Formularios no codificados.
 Poca estética en el diseño de las formas.
 Formulario en el cual falta la identificación de la empresa a la cual
corresponde.
Las principales áreas de una empresa y los formularios aplicables para cada
una de ellas.
- ÁREA DE EFECTIVO
El manejo de efectivo, requiere que se implanten controles para evitar
fraudes o disposiciones no autorizadas. Para controlar el efectivo, se puede
dividir en dos tipos de operaciones: los ingresos de efectivo, constituidos por
todos los montos que recibe una empresa por concepto de ventas, servicios
de preste, intereses ganados por inversiones, venta de activos fijos, cobranzas

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de créditos otorgados y cualquier cantidad de dinero que reciba por sus
operaciones y los egresos de efectivo, constituidos por todos los
desembolsos que debe efectuar una empresa por la adquisición de bienes o
servicios, pagar el personal, pago de deudas o inversiones de excedente de
efectivo en general.
Al implantar controles, el costo de estos no puede superar el beneficio que se
espera de los mismos. Algunos de los formularios usados para controlar los
ingresos y egresos son los siguientes:
 Vales de caja.
 Recibos de caja chica.
 Reposición de fondo fijo
 Orden de pago.
 Arqueo de fondos fijos.
 Planillas de depósito.
 Avisos de cheques devueltos.
 Movimiento diario de caja.

- ÁREA DE COMPRAS E INVENTARIOS

La función de está es el manejo de compras e inventarios. La empresa de
estar en la capacidad de poder determinar cuánto, cuándo, a quién y en que
condiciones se deben efectuarlas adquisiciones que permitan a la empresa
tomar bienes y servicios en las mejores condiciones. Los objetivos del sistema
de control para los formularios de compras e inventaros, son los siguientes:
 Asegurar que las compras se realizan en las cantidades precisas, con
la calidad adecuada y en la oportunidad que se requiere.

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  Realizar únicamente las compras que se requieren y no compras en
exceso.
 Tomar en cuenta los descuentos que se deben aprovechar de los
proveedores.
Los principales formularios aplicables para las compras y manejo de
inventarios, son los siguientes:
 Requisición de materiales.
 Órdenes de compra.
 Entradas al almacén.
 Salidas del almacén.
 Tarjetas de inventario.
 Notas de entrega de mercancías.
Ejemplo de la orden de compra
ORDEN DE COMPRA
Solicitante Cargo Código de unidad
Proveedor Código Contacto
Especificaciones de la solicitud
Código Descripción Cantidad Costo unitario Total

Condiciones:
Preparado: Aprobado: Fecha:
Para uso exclusivo del departamento de compra Procesado:
Una vez que los bienes o servicios son recibidos por el departamento
encargado, deben emitirse las conformaciones de recepción que
correspondan.
El formulario informe de recepción, refleja toda la información referente a la
recepción del bien o servicio requerido y sus correspondientes conformidades,
esta debe ser comparada con la orden de compra que corresponda, para así
asegurar el bien o servicio recibido.
- ÁREA DE PERSONAL
Maneja y controla el personal de la empresa, sus datos, su ingreso, egreso,
evaluación y todas las actividades relacionadas.
Los objetivos deben cubrir los formularios del área de recursos humanos o de
personal:
 Recopilar toda la información referente a los datos del personal.
 Procesar los ingresos y egresos del personal.
 Controlar los desembolsos que se originan por los pagos al personal.
 Manejar todas las actividades de reclutamiento, selección, evaluación
y diseño de carrera del personal.

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El proceso de manejo y control del personal, se pueden identificar entre los
siguientes tipos de formularios:
 Solicitud de empleo.
 Ficha del trabajador.
 Recibo de pago.
 Planificación de vacaciones.
 Contrato de trabajo.
 Evaluación del personal.
 Requisición del personal.
 Liquidación de prestaciones.
 Control de asistencia.
 Tarjeta de tiempo.
Ejemplo de un recibo de pago.

- ÁREA DE DISTRIBUCIÓN Y COMERCIALIZACIÓN

Está relacionada con el proceso de venta y las actividades previas y
posteriores de la misma.
Los formularios que se diseñan para esta área, deben cumplir los siguientes
objetivos:
 Controlar las entradas y salidas de los inventarios por operaciones de
ventas.
 Controlar el proceso de facturación.
 Efectuar el seguimiento a los pedidos que realizan los clientes.
 Cumplir con el manejo de las políticas de inventario.

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Este involucra cifras importantes por el manejo de inventarios, los controles
que se utilizan deben hacer énfasis en la custodia y protección de tales activos.
Los formularios de esta área son:
 Nota de entrega de mercancías.
 Factura.
 Orden de pedido.
 Transferencia entre almacenes.
 Cotizaciones.
 Reporte de vendedores.
 Arqueo de facturas.
Cuando se procede el envío de los productos, las facturas pueden ser
enviadas junto a la misma, o en otra fecha. Este formulario es un documento
sin valor comercial, por lo que no puede ser utilizado para el registro de alguna
operación.
TÉCNICAS PARA EL DISEÑO DE FORMULARIOS
Se expone una serie de herramientas que ayudan a mejorar el proceso para
tales formularios. En la observación inicial de cualquier técnica, se aplica la
elaboración y confección de herramientas.
CARACTERÍSTICAS DE LOS FORMULARIOS
El diseño de un formulario, responde a la utilidad que preste el procedimiento
utilizado. Las siguientes características son:
 Sencillez en su diseño.
 Cada uno debe estar diseñado para un procedimiento específico.
 El orden en el cual se solicita la información, debe ser realizado en la
misma secuencia en la cual se generan los datos.
 Un mismo empleado no debe validar formularios que por razones de
control interno, sean incompatibles.
 Las copias deben ser hechas y distribuidas únicamente para aquellos
departamentos que manejan la información que contienen los mismos.
 En la medida de lo posible y tomando en cuenta el concepto de costo o
beneficio, donde los formularios deben estar pre-numerados.
 Los formularios deben poseer espacios adecuados para las
aprobaciones o autorizaciones.
 Todo formulario debe estar codificado bajo un esquema, de tal forma
que se pueda lograr una identificación o asociación del formato a una
función o área específica e indique su fecha de revisión.

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CLASIFICACIÓN DE LOS FORMULARIOS
De acuerdo a su presentación:
 Formularios simples: aquellos documentos que están presentados
por una sola forma y no poseen copias anexas. Tales como: depósitos
bancarios y cartas con membretes.
 Formularios compuestos: poseen más de una hoja y son elaborados
con base en un formato pre-definido y bajo un esquema de
almacenamiento o archivo especial. Dentro de este reglón se pueden
distinguir varios tipos:
 De bloques.
 Talonarios.
 Juego listo o snap out.
 Formas continuas.
De acuerdo a su uso puede ser:
 Formularios para originar una acción: tienen el objetivo de iniciar el
proceso o procedimiento de algún grupo de tareas con un cierto
objetivo. Por ejemplo, la emisión de una requisición de materiales
puede dar origen a la emisión de una orden de compra.
 Formularios para registrar una acción: guardan información que
puede ser consultada. El llenado correcto es importante desde el
principio. Ejemplo típico de este tipo, lo presentan las hojas de vida del
personal o las planillas de solicitud de empleo.
 Formularios para informar resultados: son aquellos usados para
mostrar cifras o análisis de procesos que se encuentran
estandarizados. Ejemplo, lo representan los análisis de crédito que son
realizados en las instituciones financieras, que se encargan de
comunicar los resultados del análisis de la situación financiera.
De acuerdo a su elaboración:
 Formularios manuales: formatos llenados en forma manual, es decir,
no interviene el elemento máquina.
 Formularios semimecanizados: se llevan a cabo manualmente y en
modo máquina, a través de un computador.
 Formularios mecanizados: son aquellos elaborados por una
computadora.
DISEÑO DE FORMULARIOS
Todo formulario debe seguir una serie de principios básicos, con aspectos de
funcionalidad y eficiencia de tales procedimientos, estos son:
 Facilidad para su relleno.
 Reducción de las posibilidades de error.
 Estética.
 Reducción de costos.

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En las empresas, es común que pase por alto la elaboración o el diseño del
mismo; por ello se muestra las partes que comprende un formulario.
Encabezado de un formulario
Se encuentra en la parte superior y debe contener: el título, número y la fecha
de elaboración del formulario. Se encuentran casos donde se pueden anexar
las observaciones o lugar de emisión.
Cuerpo principal
Contiene la información principal y relevante para procesar el formato. En el
caso de una factura los campos son: código de producto, unidades de
cantidad, precio, total parcial y total general.
Observaciones
Debe contener cualquier información que se considere necesaria para la
elaboración y aclaración de cualquier duda referente a la información
contenida en el formulario.
Autorizaciones
Son los campos reservados para que las personas involucradas evidencien su
aprobación acerca del procesamiento de la información.

Una vez vistas las partes, se explican los principios para su elaboración:
Facilidad para su relleno
El espacio de los campos de entrada de un formulario debe ser suficiente para
la escritura y lo solicitado. La falta de espacio hace que la elaboración y calidad
del mismo sea deficiente. Ejemplo de los diferentes rayados que se puede
encontrar al analizar un formulario.

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 Recuadro para relleno

Línea de relleno sin límite físico

Línea de relleno con número limitado de caracteres

Los formularios deben tener un espacio suficiente para la escritura.

Se muestra un ejemplo de espacio incorrecto y otro correcto:

INCORRECTO CORRECTO
Observaciones: Observaciones:

Otro de los aspectos que se deben tomar en cuenta, es el orden en el cual es

requerida la información. En el siguiente ejemplo se muestra una comparación
entre la secuencia lógica y la errada, con respecto a la información en un
comprobante contable.
Secuencia lógica Secuencia errada
 Número del comprobante.  Observaciones.
 Fecha del comprobante.  Código de cuentas.
 Descripción del comprobante.  Fecha del comprobante.
 Código de cuenta.  Número del comprobante.
 Descripción de la cuenta.  Descripción del comprobante.
 Fecha del documento.  Descripción de la cuenta.
 N° del documento.  Monto al debe.
 Monto al debe.  Monto al haber.
 Monto al haber.  N° del documento.
 Observaciones.  Fecha del documento.
 Elaborado por.  Elaborado por:
 Aprobado por.  Aprobado por:
 Grabado por.  Grabado por:

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Un formulario puede llevar instrucciones para su relleno, estas pueden ser
hechas en distintas posiciones de los campos de relleno. Se muestra un
ejemplo de las distintas variantes de campos de relleno para un campo de un
formulario.

En líneas
Nombre ___________________________
_______________________________

En un recuadro:
Nombre

En doble recuadro:
Nombre

En recuadros múltiples:
Nombres

Otro de los principios de relleno de formas, es establecer diferentes facilidades

para el uso de los formularios. Por ejemplo unas de las características es la
legibilidad de la información. De esta forma, la lectura que se vaya a efectuar
debe ser hecha de una manera muy fácil. Este principio se basa en la
información de un formulario de dos formas, fija y variable. Donde:
- La información fija, es la que viene impresa en el formulario y debe estar
establecida.
- La información variable, es aquella que es suministrada por cada una
de las personas involucradas en su elaboración. La información debe
ser clara para más facilidad.
Reducción de las posibilidades de error
Los errores en muchos casos, se originan por la falta de análisis. En el aspecto
relacionado con los formularios, los errores se reducen cuando se establecen
sólo aquellos campos que sean necesarios.
Otra características que se deben tomar en cuenta en el diseño de los
formularios, es la separación entre columnas y líneas utilizadas.

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Ejemplo de líneas para el rayado de los formularios

Línea de ½

Línea de 2

Línea de 4

Línea punteada

El último aspecto que se debe tener en cuenta para este tipo de

probabilidades, es referente a la adecuada asociación entre una información
variable y su correspondiente. Ejemplo de respuestas:

Sexo: masculino femenino

Estado civil: soltero casado divorciado viudo

Nacionalidad: venezolana otra

Estética
Establece que un formulario debe tener buena apariencia física y esto
dependerá de varios factores a considerar, entre los cuales se tiene:
 Diseño.
 Reproducción.
 Políticas de imagen empresarial.
Aspectos como el color de las copias de los formularios y los tipos de letras
utilizadas, son importantes desde el punto de vista delos usuarios.
Reducción de costos
Establece que los formularios deben elaborarse a un mínimo de costo y que al
mismo tiempo cumplan con todas las especificaciones de función. Por esa
razón, se debe tomar en cuenta el análisis que proviene de los formularios
para tomar decisiones de mejorar, combinar o eliminar.

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DISEÑO DE UN SISTEMA DE FORMULARIOS
Sistema de formularios
Comprende todos los formatos, sus prácticas, normas y reglas que rigen todo
el manejo de la información escrita, a través de los documentos en la
organización. Para diseñar un sistema, se deben seguir las siguientes etapas:
 Inventario de formularios.
 Análisis de formularios.
 Clasificación de formularios.
 Codificación de formularios.
INVENTARIO DE FORMULARIOS
La lista de formularios deberá comprender tanto los que se encuentran
diseñados, como aquellos que sean hechos de manera informal. Para realizar
este inventario, se consideran los siguientes parámetros de clasificación:
Por áreas o secciones
Para efectuar un inventario, se debe tomar en cuenta la estructura general del
organigrama y empezar a clasificar los formularios con base en la estructura
de la organización.
Por tamaños
En este caso la clasificación, es en base a las características físicas de los
documentos y por sus dimensiones.
Por cualquier características física
En general, como el tipo de papel, los colores, o si poseen o no partes
desprendibles.
Formales e informales
Los formularios que hayan estado en uso, posean algún tipo de código, y al
menos sean pre impreso, se consideran formales; y todos aquellos realizados
en papel y lápiz, deben clasificarse como informales.
ANÁLISIS DE FORMULARIOS
Una vez efectuado todos los formularios que se estén utilizando de manera
formal o informal, se debe proceder a evaluar su utilización. Un formulario
consta de dos partes:
 Información impresa o fija
 Información variable o para rellenar
Se muestra un ejemplo de un comprobante de egreso, con campos impresos
y otros variables.

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 Comprobante
De egreso N°
Cheque N° Banco Fecha
Pagado a
Por concepto

Código de
Descripción Debe Haber
cuenta

Observaciones FIRMA Y SELLO DEL BENEFICIARIO

Nombre: _______________________________
Firma: _________________________________
C.I _________________ R.I.F ______________
PREPARADO POR REVISADO POR APROBADO POR CONTABILIZADO
AUXILIARES DIARIO

Un análisis para conocer el número de personas que intervienen en el llenado

del comprobante, se realiza de tal manera:
 Auxiliar de tesorería, quien inicia el relleno del formulario y llena los
siguientes campos:
- Cheque N°
- Banco
- Fecha
- Pagado a
- Por concepto
- Observaciones
- Preparado por
 Supervisor de tesorería, el cual da la primera aprobación en el casillero
de:
- Revisado por
 Tesorero, el cual aprueba el pago y firma en:
- Aprobado por
 Beneficiario el cual, una vez recibido el pago, da su señal de
conformidad de pago en:
- Nombre

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 - Firma
- C.I o R.I.F
 Auxiliar contable, quien codifica todas las operaciones en:
- Comprobante de egreso N°
- Código de cuenta
- Descripción
- Debe
- Haber
 Transcriptor de datos, el cual graba la transacción en el sistema
contable:
- Contabilizado auxiliares
- Contabilizado diario
Cuando se analiza un formulario, se pueden encontrar situaciones en el cual
solo una persona llena y aprueba la información. Se muestra un análisis
planteado del porcentaje de empleados:

Cuando se lleva a cabo el análisis de los formularios, es necesario relacionarlo

con los procedimientos a los cuales están asociado, para ello se deben
plantear algunas preguntas:
 ¿Existe la necesidad del formulario?
 ¿El número de copias es apropiado?
 ¿La forma se encuentra duplicada?
 ¿Los campos impresos están claramente explicados?
 ¿El nombre de la forma se corresponde con su contenido?

21
  ¿La información está orientada lógicamente?
 ¿El tamaño del formulario es el apropiado?
 ¿La impresión de la forma es nítida?
 ¿El formulario se encuentra codificado?
 ¿Los campos tienen el espacio adecuado para ser rellenado?
Luego de realizar el análisis de los formularios en la organización, se conduce
a unas decisiones:
 Formas que deberán eliminarse
 Formas que deben combinarse
 Rediseño de una forma
 Creación de una forma
 Continuación de la forma
Se muestra un resumen de las decisiones y los indicadores.
Decisión Indicadores de decisión
Formas que deberán eliminarse Cuando se toma esta decisión, los formularios
involucrados no agregan ningún valor al proceso
relacionado.
Formas que deben combinarse Cuando se combinan formas, es porque existe una
duplicidad de información en diferentes formularios.
Por ello se deben listar todos los conceptos que
aparecen en ellos.
Rediseño de un formulario Este puede surgir de varias razones:
 Espacio insuficiente para el relleno de
información.
 Falta de campos para autorizaciones.
 Campos que nunca son utilizados.
 Falta de pre numeración o campos que son
llenados encima de otros.
CLASIFICACIÓN DE FORMULARIOS
Es un proceso por medio el cual se efectúa una agrupación de los formularios
con base en un criterio específico. Algunos pueden ser:
 Organigrama de la empresa
 Grado de intervención de un computador
 Su tamaño
 Su propósito
 El número de copias
 Combinaciones de los anteriores
Con base en el organigrama de la empresa
Una de las formas más sencillas de clasificación lo constituye el tomar en
cuenta los organigramas de la empresa. Ejemplo de clasificación.

22
Con base en el grado de intervención de un computador
Estos se pueden clasificar, tomando en cuenta la utilización de un
computador para su elaboración, de la primera etapa.
Con base en sus tamaños
Las medidas de este, se establecen basadas en las normas emitidas por
ISO, organismo internacional para la normalización. También son
establecidas con base en pulgadas tanto ancho, como alto. Ejemplo:
Tamaño Medida
Carta 8 x 11 pulgadas
Oficio. 8 x 14 pulgadas
Sobre. 4 x 9 pulgadas
Con base en su propósito
Éstos deben ser ubicados tomando en cuenta el objetivo para el cual dieron
diseñadas. De esta manera tenemos formas para:
 Registros contables
 Efectuar solicitudes
 Comunicar órdenes
 Análisis
 Elaboración de informes
 Registrar operaciones diferentes a las operaciones contables
Con base en el número de copias
Los formularios se agrupan como el nombre lo explica con base a las copias
que contiene cada formulario.
CODIFICACIÓN DE FORMULARIOS
Una vez clasificadas las formas, estas deben ser codificadas con base en los
métodos estudiados. Los métodos son:
 Método nemotécnico
 Método de bloques
 Método alfanumérico

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 Se muestra un ejemplo de codificación de formularios utilizando un esquema
de clasificación basado en el organigrama de una empresa.

CONTRALORÍA

TESORERIA CONTABILIDAD SISTEMAS SERVICIOS

GENERALES
 Órdenes de pago  Vauchera
 Solicitud de
OP-0201-001  Nota de debito  Recepción de
servicios llamadas
 Formato de cheque  Nota de crédito  Diseño de registro
 Conciliación  Informe de recepción
CH-0201-00  Reporte de  Salidas de materiales
bancaria
 Recibo de cobro procesos
RC-0201-003
 Relación de pago
RP-0201-004

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 BIBLIOGRAFÍA

Catacora Carpio, F. (1997). Sistemas y procedimientos contables.

Caracas, Venezuela. Editorial, MCGrawHill.

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