¿Qué es la organización administrativa?

Es la forma o modo en que se estructuran y ordenan las diversas unidades

administrativas que dependen del poder ejecutivo, directa o indirectamente, a
través de las relaciones de jerarquía y dependencia, para lograr unidad de acción,
de dirección y ejecución en la actividad de la propia administración, encaminada a
la consecución de los fines del Estado.

Las organizaciones son sistemas sociales diseñados para lograr metas y objetivos
por medio de los recursos humanos o de la gestión del talento humano y de otro
tipo. También se definen como un convenio sistemático entre personas para lograr
algún propósito específico. Las Organizaciones son el objeto de estudio de la
Ciencia de la Administración, y a su vez de algunas áreas de estudio de otras
disciplinas como la Sociología, la Economía y la Psicología.

¿Cuáles son los objetivos de la organización administrativa?

Una vez definido qué se va a hacer dentro de la función de planeación,

corresponde a la función de organización determinar cómo hacerlo. Esta función
se encargará de establecer la mejor manera para lograr la planeación, a través de
una adecuada disposición y relación de los recursos de la organización.

Los objetivos organizacionales dan a los gerentes y a los demás miembros de la

organización importantes parámetros para la acción en áreas como:

1º. Guía para la toma de decisiones: una parte importante en la responsabilidad de

los gerentes es tomar decisiones que influyen en la operación diaria y en la
existencia de la organización y del personal de la misma. Una vez que los
gerentes formulan los objetivos organizacionales, saben en qué dirección deben
apuntar. Su responsabilidad se convierte, pues, en tomar las decisiones que lleven
a la empresa hacia el logro de sus objetivos.

2º. Guía para la eficiencia de la organización: dado que la ineficiencia se convierte

en un costoso desperdicio del esfuerzo humano y delos recursos, los gerentes
luchan por aumentar la eficiencia de la organización cuando sea posible. La
eficiencia se define en términos de la calidad total del esfuerzo humano y de
recursos que una empresa invierte para alcanzar sus objetivos. Por lo tanto, antes
de que pueda mejorar la eficiencia de una empresa, los gerentes deben lograr una
clara comprensión de los objetivos organizacionales. Sólo entonces los gerentes
podrán utilizar los recursos limitados a su disposición tan eficientemente como les
es posible.

3º. Guía para la coherencia de una organización: el personal de una organización

necesita una orientación relacionada con su trabajo. Si los objetivos de la empresa
se usan como actividad productiva, la toma de decisiones de calidad y la
planeación efectiva.

4º. Guía para la evaluación de desempeño: el desempeño de todo el personal de

una empresa debe ser evaluado para medir la productividad individual y
determinar lo que se puede hacer para aumentar. Los objetivos organizacionales
son los parámetros o criterios que deben utilizar como base de estas
evaluaciones.

Los individuos que aportan más al cumplimiento de los objetivos organizacionales

deben ser considerados como los miembros más productivos de ella. Las
recomendaciones específicas para aumentar la productividad deben incluir
sugerencias sobre lo que los individuos pueden hacer para contribuir a que la
empresa se dirija hacia el alcance de sus objetivos.

¿Cuáles son los principios de la organización administrativa?

Existen nueve principios que proporcionan la pauta para establecer una

organización racional, se encuentran íntimamente relacionados, y son:

1.- Del objetivo: Todas y cada una de las actividades establecidas en la

organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa. La
existencia de un puesto solo es justificable si sirve para alcanzar realmente los
objetivos, sin embargo, la realidad muestra que muchas veces se crean puestos
con la consecuente implicación de costos y esfuerzos inútiles.

2.- Especialización: El trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea
posible, a la ejecución de una sola actividad. El trabajo se realizara más fácilmente
si se subdivide en actividades claramente relacionadas y delimitadas, mientras
más especifico y menor sea el campo de acción de un individuo, mayor será su
eficiencia y destreza.
3.- Jerarquía: Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la
comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la
responsabilidad fluyan en una línea clara e ininterrumpida, desde el más alto
ejecutivo hasta el nivel más bajo.

4.- Paridad de autoridad y responsabilidad: A cada grado de responsabilidad

conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha
responsabilidad. No tiene objeto hacer responsable a una persona por
determinado trabajo si no se le otorga la autoridad necesaria para poder realizarlo.

5.- Unidad de mando: Al determinar un centro de autoridad y decisión para cada

función, debe asignarse un solo jefe, y que los subordinados no deberán reportar a
más de un superior.

6.- Difusión: Las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y

autoridad, deben publicarse y ponerse, por escrito a disposición de todos aquellos
miembros de la empresa que tengan relación con las mismas.

7.- Amplitud o tramo de control: Hay un límite en cuanto al número de

subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que éste pueda
realizar todas sus funciones eficientemente. Un gerente no debe ejercer autoridad
directa a más de cinco o seis subordinados, a fin de asegurar que no esté
sobrecargado, y que esté en la posibilidad de atender otras funciones más
importantes.

8.- De la coordinación: Las unidades de una organización siempre deberán

mantenerse en equilibrio. Todas las funciones deben apoyarse completamente y
combinarse, a fin de lograr un objetivo común; en esta forma, la organización
funcionara con un sistema armónico en el que todas sus partes actuaran
oportunamente y eficazmente, sin ningún antagonismo.

9.- Continuidad: Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional

requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente.
¿Qué es departamentalización?

La Departamentalización es un proceso por el cual se agrupan, entre los órganos

de una determinada organización, actividades o funciones similares y,
lógicamente, relacionadas. En un primer momento se reparte el trabajo por tareas
logrando una especialización que permite obtener ganancias de productividad.

¿Qué es la relación de autoridad de línea y staff?

La autoridad de línea es la relación en la que un superior ejerce supervisión

directa sobre un subordinado; una relación de autoridad en línea o pasos directos.

La naturaleza de la relación de staff es de asesoría. La función de quienes ejercen

capacidad exclusivamente de staff es realizar investigaciones y dar asesoría a los
administradores de línea.

La línea: es la sucesión de puntos en una sola dirección; dentro de una empresa

se basa en el principio de una autoridad única, donde cada jefatura responde ante
un nivel superior.

Este concepto es aplicable a la organización piramidal que emplean actualmente

la mayoría de las empresas. Las funciones de línea tienen un impacto directo en el
cumplimiento de los objetivos de la empresa. La autoridad lineal se basa en la
práctica del poder legítimo.

El Staff: se refiere directamente a los empleados que contribuyen a que el

personal de línea trabaje con mayor eficacia. Son el grupo de expertos que
asesoran en la toma de decisiones.

Las funciones de staff tienen un impacto indirecto dentro de la empresa ya que

solo ofrecen asesoría técnica, consultoría y monitoreo dentro de la misma, en
cualquiera de sus niveles. Su autoridad se basa en la práctica del poder del
experto.

¿Relaciones línea / staff o departamentalización?

Aunque un departamento puede ocupar una posición en la que predomine la línea

o staff respecto de otros departamentos, línea y staff se distinguen por relaciones
de autoridad, no por lo que la gente hace.
¿Qué es la descentralización de autoridad?

Es una estrategia utilizada normalmente en organizaciones que tienen grandes

divisiones y una autoridad central haría que esta sea muy ineficiente dando
respuestas rápidas a los imprevistos. Este tipo de enfoque es uno de los más
utilizados por las empresas multinacionales y grandes empresas. Para que la
descentralización de autoridad sea eficiente hace falta tener confianza en las
capacidades y habilidades de los trabajadores, además de una red de
comunicación apropiada. Así mismo, se debe tomar en cuenta que este
procedimiento genera motivación en los trabajadores puesto que sienten mayor
importancia en la empresa y se esmeran por hacer mejor las cosas.

¿Qué es la organización formal e informal?

Formal.
La organización formal es un conjunto fijo de normas, estructuras y procedimientos
para ordenar una organización.

La organización formal pretende indicar lo que hace cada uno, qué relación tiene
con cada uno de los miembros de la empresa y bajo las órdenes de quién está. Es
aquí donde surge el principal problema en las pequeñas empresas ya que esta
“organización formal”, si es que existe, es un mero formalismo que realmente no
se sigue.

Informal.
La organización informal, por su lado, está formada por las personas y relaciones
que se dan entre ellas, convive con la organización formal, pero muchas veces no
se presta atención a los efectos que tiene en la eficiencia de la organización
formal. La organización formal puede tanto apoyar la organización informal como
obstaculizarla.

¿Qué es un organigrama?

Un organigrama es un esquema de la organización de una empresa, entidad o de

una actividad. El término también se utiliza para nombrar a la representación
gráfica de las operaciones que se realizan en el marco de un proceso industrial o
informático.
Organigrama

Un organigrama permite analizar la estructura de la organización representada y

cumple con un rol informativo, al ofrecer datos sobre las características generales
de la organización.

Los organigramas pueden incluir los nombres de las personas que dirigen cada
departamento o división de la entidad, para explicitar las relaciones jerárquicas y
competencias vigentes.

De esta manera, los organigramas deben representar de forma gráfica o

esquemática los distintos niveles de jerarquía y la relación existente entre ellos. No
tienen que abundar en detalles, sino que su misión es ofrecer información fácil de
comprender y sencilla de utilizar.

¿Cuáles son los pasos para realizar un organigrama?

Evidentemente, cuando hablamos de diseñar un organigrama nos estamos

refiriendo a la parte gráfica. El estudio y análisis de la estructura de la empresa es
previa al diseño y damos por hecho que esa fase ya está realizada para pasar a la
siguiente, que es la del diseño del organigrama propiamente dicho.

 1 Decidir el tipo de esquema

La primera decisión que debemos tomar a la hora de diseñar nuestro organigrama

es la que dicta si el organigrama será horizontal o vertical. Este último es el más
común y el que un mayor número de empresas utilizan. Sin embargo, el
organigrama horizontal es el ideal para empresas grandes que cuentan con un
gran número de departamentos que dependen directamente de un director general
y que resultan demasiado extensos como para colocarlos en formato vertical.

 2 Tipo de estructura

Existen diferentes estructuras entre las que podemos elegir:

Funcional: organizando la compañía por departamentos o funciones. Es la más

habitual y suele dividir la empresa en: departamento de marketing, de ventas,
[Link], administración, etc.
 Por producto: se subdivide la organización en base al producto o productos,
dependiendo de los mandos que estén a cargo de cada uno de ellos.
Por cliente: existen distintos tipos de clientes y a veces cada departamento se
forma en base a las necesidades de cada uno de ellos, ya sea por sectores o por
tipo de empresa.
Geográficamente: la organización geográfica es típica de empresas comerciales
y la subdivisión se realiza en base a territorios: comunidades autónomas,
provincias, ciudades, pueblos…

 3 Niveles de la empresa

Es fundamental tener claros cuáles serán los niveles de la empresa antes de

comenzar nuestro organigrama de empresa. Para ello, deberemos tener en cuenta
el tamaño de la empresa pero también el número de trabajadores de la misma.

Recuerda que los niveles deben ser flexibles puesto que el crecimiento de la
empresa puede provocar un cambio de estructura o una reubicación de niveles.

Por último, ahora que ya sabemos los niveles, estructura y jerarquía que son
apropiados para nuestra empresa, deberemos plasmar el organigrama en papel o
en formato software mediante alguna de las herramientas comentadas
anteriormente.