ARCHIVOS

ACTIVOS,
SEMIACTIVOS
E INACTIVOS

0
 DOCUMENTACIÓN

“AÑO DEL BUEN SERVICIO AL CIUDADANO”

FACULTAD: CONTABILIDAD
ASIGNATURA: DOCUMENTACIÓN
MERCANTIL
DOCENTE: LIC. PEDRO LÉVANO

INTEGRANTES:
 MONJARÁS MACEDO, CRISTEL
 VALENCIA ROJAS, KAROLINE
 PÉREZ FLORES, KEYLA
 HUAMÁN TACAS, ROCIO
 QUICHCA GARCÍA, LUIS
 ROMERO MARCA, BANIA
 LEGUA CORDOVA, ANDY

CICLO: II

ICA-PERÚ
2017
2017
2017
 DOCUMENTACIÓN

DEDICATORIA
Los integrantes que conforman el presente grupo, dedicamos este
trabajo monográfico a Dios y a nuestros padres. A Dios porque ha
estado con nosotros a cada paso que damos, cuidándonos y
dándonos fortaleza para continuar. A nuestros padres, quienes a lo
largo de nuestra vida han velado por el bienestar y educación de cada
uno de nosotros, siendo un gran apoyo en todo momento.
Depositando su entera confianza en cada reto que se nos presentaba
sin dudar ni un solo momento en nuestra inteligencia y capacidad.
 DOCUMENTACIÓN

ÍNDICE
Introducción………………………………….……..…….….Pág.2
Archivos…………………………………………….………...Pág.3
Importancia de los Archivos………………………………..Pág.4
Funciones de los archivos………………………………….Pág.5
Conservación de la información………………………….Pág.6
Normas que regulan la conservación de documentos….Pág.7
Condiciones de un buen archivo………………..………..Pág.8
Actitudes ante el archivo..…………………………………Pág.9
Mecánica del archivo……………………..………………..Pág.10
Principales consejos para archivar con facilidad….……Pág.11
Control de seguimiento, traslado y destrucción…….....Pág.12
Equipos y sistemas de conservación de documentos…Pág.14
Clasificación de los archivos según el grado de
utilización………………….…………….………...........…..Pág.15
Archivos Activos...………………………..………….…......Pág.16
Documentos de sector activo……………………………..Pág.17
Archivo Semiactivo...……………………………........…..Pág.18
Documentos del sector inactivo………………………… Pág.19
Archivo Inactivo…………………………….………….…...Pág.20
Organización de los sectores dentro de un archivador de tres
gavetas………………………………………………….......Pág.21
Conclusión……………………….………….……………....Pág.22
Bibliografía…………………………………………………..Pág.23
 DOCUMENTACIÓN

INTRODUCCIÓN
En este trabajo monográfico se dará a conocer la manera de
clasificación de los archivos según su uso. Debido a que las
empresas públicas o privadas realizan transacciones diversas, las
cuales originan registros en forma de cotizaciones, facturas,
pedidos y solicitudes diversas. Muchos de estos documentos
requieren ser conservados en forma ordenada, sistemática, de
forma tal que cuando haya necesidad de referirse a ellos por
cualquier circunstancia, puedan ser localizados fácil y prontamente.

El archivo en la empresa es uno de los instrumentos más

importantes, ya que en él se recopila en forma organizada los
registros, documentos de interés para la empresa. El procedimiento
de clasificar, organizar y conservar los registros de una empresa en
forma sistemática se le conoce como archivar, actividad que se
realiza con la finalidad de lograr rapidez y eficacia en la localización
de los documentos.

ARCHIVOS ACTIVOS, SEMIACTIVOS E INACTIVOS 22

 DOCUMENTACIÓN

ARCHIVOS
El término archivo proviene del latín archīvum, se usa comúnmente
para designar a un conjunto ordenado de documentos. También al
local donde se conservan los documentos elaborados y recibidos
por una entidad como consecuencia de la realización de sus
actividades.

El archivo es un conjunto de documentos generados como producto

de una gestión, por lo general instituciones, que una vez cumplido
su trámite, deben ser conservados orgánicamente, esto es, dentro
de la sección responsable de su trámite, en el mismo orden en el
que se formó el expediente (orden natural) e íntegramente para que
se garantice la continuidad de los hechos o actividades y
actuaciones administrativas y que será consultado posteriormente
con fines administrativos.
La archivística es la ciencia que se ocupa de las técnicas aplicadas
a los archivos.

ARCHIVOS ACTIVOS, SEMIACTIVOS E INACTIVOS 32

 DOCUMENTACIÓN

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

La finalidad de un archivo es tener por meta disponer de
manera organizada la documentación que conservan, de la
manera que mejor permita la recuperación e integridad de la
información institucional y su preservación.
El archivo representa tanto para los individuos como para las
organizaciones la evidencia memorística de la conservación
de documentos, físicos y digitales, teniendo en consideración
que sólo se conservan aquellas evidencias de real importancia
y utilidad.
La importancia de los archivos se deriva de ser
consustanciales a la organización y funcionamiento del
Estado, son también una parte fundamental y constitutiva de
la administración, instrumentos básicos en la definición de las
políticas y finalidades de las instituciones, son
manifestaciones concretas de la gestión y soporte de la
modernización, permiten tomar decisiones basadas en
antecedentes y por sus valores se convierten en fuentes para
la historia y componentes del patrimonio cultural y de la
identidad nacional.

ARCHIVOS ACTIVOS, SEMIACTIVOS E INACTIVOS 42

 DOCUMENTACIÓN

FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS

La principal función del archivo consiste en:

La conservación de documentos, ya que la Ley obliga a ello

estableciendo unos plazos mínimos de conservación, durante
los cuales puede ser requerida su presentación. Estos
documentos se conservaran debidamente ordenados y
clasificados. Esta conservación proporciona información sobre
el funcionamiento y los asuntos tratados por la entidad. El
archivo será eficaz cuando se encuentra rápidamente lo que
se busca.

La de ser un centro activo de información que permite

relacionar los nuevos documentos con los ya archivados.

Sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en

las actuaciones del pasado.

Sirve como elemento probatorio cuando el organismo o

entidad pretende demostrar la realización de un acto o la
forma de hacerlo.

ARCHIVOS ACTIVOS, SEMIACTIVOS E INACTIVOS 52

 DOCUMENTACIÓN

CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Conservar la documentación transferida, custodiarla en las mejores

condiciones de seguridad y orden adecuado se fundamentan en dos
principios básicos:

 Adopción de medidas para asegurar la perdurabilidad material

de los documentos:
Mantenimiento y control de las instalaciones del archivo,
(estado de edificios, instalaciones eléctricas, estanterías, etc.)
Medidas preventivas contra los diversos factores de deterioro,
destrucción o desaparición de los documentos: control de
humedad, incendio, robo, etc.
Restauración de documentos deteriorados.
Reproducción de la documentación más representativa.

 Aplicación de los criterios y métodos de organización

documental (clasificación y ordenación) según las normas de la
teoría archivística. Realmente solo existe archivo cuando hay
una organización, de otro modo se trata de un conjunto
almacenado de papeles.

ARCHIVOS ACTIVOS, SEMIACTIVOS E INACTIVOS 62

 DOCUMENTACIÓN

NORMAS QUE REGULAN LA

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

LIBROS OFICIALES:

LIBROS OBLIGATORIOS: reflejan de forma ordenada los

aspectos contables de la actividad empresarial: Libros de
inventarios y cuentas anuales, Libro Diario y Libro de actas
.
LIBROS AUXILIARES: Facilitan el almacenamiento de la
información: libro de clientes, libro de caja, Libro Mayor
(recoge las operaciones contables agrupadas por los códigos
de las cuentas correspondientes). No son obligatorios, pero al
ser auxiliares de otros suelen guardarse juntos durante el
mismo tiempo.

LIBROS DE REGISTRO: Recogen el detalle de ciertas

operaciones reflejadas en una serie de documentos. Se
pueden llevar tantos como se deseen, pero obligatoriamente
se dispondrán de: Libro de Registros facturas emitidas, Libro
de Registros de facturas recibidas, Libro de Registros de
bienes de inversión.

ARCHIVOS ACTIVOS, SEMIACTIVOS E INACTIVOS 72

 DOCUMENTACIÓN

CONDICIONES DE UN BUEN ARCHIVO

 SER DE FÁCIL USO: Cualquiera puede buscar en él.

 DEBE SER RÁPIDO: Que se tarde poco en encontrar la

documentación que se busca.

 DEBE SER FLEXIBLE: Debe permitir oscilaciones razonables

del volumen sin crear grandes dificultades

 DEBE SER EFICAZ: Ha de ser continuamente comprobado

en cuanto a su eficacia

 DEBER SER SEGURO: Los documentos no deben

deteriorarse por la humedad, roedores.

En general, deben ser rentables, es decir, que su eficacia sea

máxima a un coste mínimo. Como norma, el coste del archivo, más
el coste de la búsqueda de documentación en el mismo deben ser
menores que el gasto que se ocasiona por la falta del documento,
entendiendo gasto en un sentido amplio

ARCHIVOS ACTIVOS, SEMIACTIVOS E INACTIVOS 82

 DOCUMENTACIÓN

ACTITUDES ANTE EL ARCHIVO

Para que la tarea de archivo se más agradable y útil a todo el

mundo se deben tener en cuenta estas cinco reglas:

Elige un método de archivo adecuado, que sea simple,

preciso, cómodo y flexible.

Archiva al día. No acumules los papeles y respeta el tiempo

dedicado al archivo.

Divide el trabajo en diferentes operaciones, pero de la

misma manera cada día: primero clasificar y rotular,
después separar por epígrafes y después guardar.

Haz fácil la búsqueda por distintos medios: marca con

rotulador fluorescentes los títulos, incrementa la visibilidad
de los datos, usa colores, pon referencias.

Controla los préstamos fijando plazos de devolución,

anotando los datos de quien lo retira, reclamando los
préstamos a su vencimiento.

ARCHIVOS ACTIVOS, SEMIACTIVOS E INACTIVOS 92

 DOCUMENTACIÓN

MECÁNICA DEL ARCHIVO

Los pasos que se necesitan para archivar son los

siguientes:

 Inspección.
 Clasificación.
 Codificación.
 Pre archivo.
 Archivo.

En los archivos de papel se tiende a tener demasiadas

categorías. En el ordenador se tiende a tener demasiado
pocas: directorios y subdirectorios.

ARCHIVOS ACTIVOS, SEMIACTIVOS E INACTIVOS 102

 DOCUMENTACIÓN

LOS PRINCIPALES CONSEJOS PARA

ARCHIVAR CON FACILIDAD SON LOS
SIGUIENTES:

 Archivar sobre la marcha.

 Utilizar carpeta para el pendiente de archivar.
 Usar separadores.
 Colocar información reciente en la parte delantera de las
carpetas.
 Sujetar los papeles con grapas.
 Unir las copias de las respuestas.
 Alinear los bordes de los papeles que se archivan.
 No recargar cajones.
 Archivar la correspondencia por asuntos.
 Consultar cada cuanto tiempo se debe vaciar archivo.
 Archivar por apellidos la correspondencia de particulares.
 Procurar que las carpetas no contengan muchas
materias.
 Apuntar con lápiz la fecha en que se puede eliminar
material.
 Doblar hacia fuera los impresos de gran tamaño.
 Cuando se retiren documentos del archivo indicar quien
lo tiene.
 Destinar un sitio a cada cosa.
 Todas las normas establecidas para los métodos
manuales son aplicables a los procedimientos
informáticos.

ARCHIVOS ACTIVOS, SEMIACTIVOS E INACTIVOS 112

 DOCUMENTACIÓN

CONTROL DE SEGUIMIENTO,
TRASLADO Y DESTRUCCIÓN

Para que un archivo funcione, necesita de un responsable, a ser

posible profesional de la materia y que se encargará de establecer:

 Normas para el funcionamiento del archivo.

 Normas para el control de los documentos.
 Normas para transferencia de documentos.
 Normas para eliminación de archivos.

Tendrán que consensuarse o hacérselas saber al equipo que

normalmente utiliza el archivo, teniendo en cuenta sus necesidades.

El responsable tiene autoridad sobre los documentos que se

guarden y autoridad para imponer que se sigan las normas.

Hay dos maneras de dar salida a los documentos: los que se

prestan y los que se sacan para dar información. Todo documento
debe llevar un control sobre las personas que lo tienen. Para llevar
este control podemos disponer de:

 Archivo recordatorio.
 Archivo de asuntos pendientes.

Para llevar este control necesitamos los siguientes materiales:

 Formulario de registro de salida.

 Formulario de comprobante.
 Hojas de colores.
 Archivo recordatorio.
 Archivo de pendiente.

Cada archivo tiene un ciclo de vida. En las normas se tiene que

establecer un período de transferencia. Se suelen hacer cada año
pero dependerá del tipo de empresa y del tipo de documentos. Esto
implicará decidir que archivos son Semiactivos o Inactivos y
expurgar los archivos antes de transferir.

ARCHIVOS ACTIVOS, SEMIACTIVOS E INACTIVOS 122

 DOCUMENTACIÓN

Las transferencias deben ser programadas y en un archivo

semiactivo se tiene que expurgar. Se tiene que guardar un índice de
los archivos transferidos. Los pasos para la transferencia son:
Preparar lista de carpetas transferidas.
Preparar cajas de transferencia.
Sacar un índice de lo que se transfiere.
El último paso en la vida de un documento es la eliminación o el
paso al archivo histórico. Todos los documentos obsoletos se deben
de eliminar.
El archivo de departamento está formado por documentos
recientes, en plena vigencia jurídica y administrativa, de consulta
continua.
El archivo central recibe los documentos tramitados en los
departamentos. Tienen menor vigencia jurídica y administrativa y
deben ser tratados por el archivero.
El archivo intermedio forma parte del archivo central y está formado
por los documentos que tienen menos uso.
El archivo histórico recibe los documentos con más de 25 años y su
misión principal es servir de fuente para la investigación histórica.

ARCHIVOS ACTIVOS, SEMIACTIVOS E INACTIVOS 132

 DOCUMENTACIÓN

EQUIPOS Y SISTEMAS DE
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
Cuando tenemos que decidir los equipos para los archivos tenemos
que tener en mente algunas consideraciones fundamentales que
son las siguientes:
 Estandarización de los equipos.
 La colocación de los despachos.
 Tipo de documentos.
 La durabilidad.
 La estética.

PARA GUARDAR LOS DOCUMENTOS TENEMOS:

 Archivos verticales.
 Archivos horizontales.
 Archivos de anillas.
 Carpetas colgantes.
 Subcarpetas.
 Guías para el archivo.

También tenemos los tarjeteros y las tarjetas de registro que

disponen de las siguientes ventajas:
 La información puede ser intercalada.
 Se puede suprimir información.
 Se puede arreglar la información.

La microfilmación es un sistema de conservación de documentos

que permite ahorrar espacios. Sus ventajas son:
 Menor capacidad de espacio.
 Ahorro de tiempo.
 Mayor seguridad.
 Mayor economía.

SUS INCONVENIENTES SON:

 Es un procedimiento costoso.
 Hay que utilizar compañías externas.
 Se necesitan lectores para los documentos.
 Las películas tienen una vida relativa.

ARCHIVOS ACTIVOS, SEMIACTIVOS E INACTIVOS 142

 DOCUMENTACIÓN

CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS

SEGÚN EL GRADO DE UTILIZACIÓN

La información es un recurso indispensable para el desarrollo de la

gestión administrativa. La base para una decisión correcta es una
información correcta, precisa y oportuna.

Estas variables dependen, en gran medida, de la clasificación y

ordenación que con anterioridad se le da a la información que se va
a archivar. Esto se debe a que la información que se recibe es
heterogénea y empleada para las diferentes situaciones.

La información tiene, además, la connotación de ser dispersada por

cuanto la necesitan las demás personas de las organizaciones o de
otras organizaciones en un momento dado.

Por las razones expuestas, es muy importante saber cómo y dónde

se va a guardar esta información.

Se puede hablar entonces de una clasificación del archivo según la

función y el uso activo, semiactivo, e inactivo.

ARCHIVOS ACTIVOS, SEMIACTIVOS E INACTIVOS 152

 DOCUMENTACIÓN

ARCHIVO ACTIVO

También llamados archivo corriente, vigente o de gestión. Se

caracteriza porque la información que conserva es de consulta
permanente. El archivo activo está compuesto por documentos del
año actual, o de los años anteriores que estén en tramitación o
pendientes de esta. En este archivo se conserva el 100% de la
información, la cual deberá ser evaluada anualmente por otros
traslados al archivo semiactivo. Por lo general la fecha de emisión
de los registros no es superior a los cinco años y es consultada más
de una vez al mes.

Un ejemplo de documento que suele archivarse en este tipo de

archivos son los Oficios, el Curriculum, Carta comercial, Código de
barra y huella, Cuaderno o tarjeta de asistencia.

ARCHIVOS ACTIVOS, SEMIACTIVOS E INACTIVOS 162

 DOCUMENTACIÓN

DOCUMENTOS DEL SECTOR

ACTIVO
CORRESPONDENCIA DE ENTRADA

CARTAS DE
SE CLASIFICAN POR
PEDIDO
ASUNTOS

SE CLASIFICAN POR
CARTAS DE ORDEN
INFORMACION CRONOLÓGICO

CARTAS DE SE CLASIFICAN POR

DOCUMENTACION ORDEN
ALFABÉTICO

CARTAS
PERSONALES Y SE CLASIFICAN POR
CONFIDENCIALES ASUNTOS

ARCHIVOS ACTIVOS, SEMIACTIVOS E INACTIVOS 172

 DOCUMENTACIÓN

ARCHIVO SEMIACTIVO

Se denomina también intermedio o central. Es el archivo constituido

por documentos que ya cumplieron su trámite, pero que por razones
legales, fiscales o administrativos aún siguen vigentes. Se
caracteriza por ser un documento que es revisado ocasionalmente,
por lo que su actividad es clasificada como moderada o media.

Suelen contener documentos procedentes del archivo activo. El

porcentaje de información es de más o menos un 60%. Este tipo de
archivos se mantienen durante un período de tiempo estipulado,
después se deben realizar evaluaciones periódicas de esta
información para decidir su conservación permanente o eliminación.

ARCHIVOS ACTIVOS, SEMIACTIVOS E INACTIVOS 182

 DOCUMENTACIÓN

DOCUMENTOS DEL SECTOR

SEMIACTIVO

UNA COPIA SE CLASIFICA POR

FACTURAS DE ORDEN NUMÉRICO. LA
VENTAS SEGUNDA COPIA SE CLASIFICA
POR ORDEN CRONOLÓGICO
TIPOS DE DOCUMENTOS

FACTURAS DE SE CLASIFICAN POR ORDEN

COMPRAS NUMÉRICO O ALFABÉTICO

DOCUMENTOS
SE CLASIFICAN POR ASUNTOS
CONTABLES

DOCUMENTOS SE CLASIFICAN POR ASUNTOS

FISCALES

POR ASUNTOS O
CRONOLÓGICOS
CONTRATOS

CORRESPONDENCIA SE CLASIFICAN POR ORDEN

ALFABÉTICO O
CRONOLÓGICO

DOCUMENTOS DE
DEPARTAMENTO SE CLASIFICAN POR ORDEN
DE PERSONAL ALFABÉTICO

SE CLASIFICAN POR ORDEN

DOCUMENTOS CRONOLÓGICO
BANCARIOS

ARCHIVOS ACTIVOS, SEMIACTIVOS E INACTIVOS 192

 DOCUMENTACIÓN

ARCHIVO INACTIVO

También conocidos como históricos o inactivos. En él se suelen

guardar aquellos documentos que no se consultan o si se hace, se
hará de forma esporádica.

El archivo permanente contiene la información vital para la

compañía y la que va conformando su historia. A este archivo se le
denomina erróneamente archivo inactivo, porque el índice de
consulta es muy bajo. Conserva además, información que puede
ser útil para la ciencia, la historia o la cultura de un país. Representa
generalmente el 10% de la documentación de la empresa.
Comprende el traspaso definitivo de los papeles, para su
conservación perpetua de acuerdo con disposiciones legales. El
archivo inactivo recibe información del archivo semiactivo o
directamente del activo.

Un ejemplo de documento que suele archivarse en este tipo de

archivos son las escrituras de constitución de la empresa, archivos
documentales o históricos que representan un valor simbólico para
la empresa. Desde este archivo podrán pasar algunos documentos
a su destrucción definitiva.

ARCHIVOS ACTIVOS, SEMIACTIVOS E INACTIVOS 202

 DOCUMENTACIÓN

ORGANIZACIÓN DE LOS SECTORES

DENTRO DE UN ARCHIVADOR DE
TRES GAVETAS

ENTRADA DE
DOCUMENTOS

 CARTAS PENDIENTES DE CONTESTACIÓN.

ARCHIVO  CARTAS CONTESTADAS QUE FORMAN
ACTIVO PARTE DE UNA GESTIÓN EN TRÁMITE.
1°GAVETA  CARTAS CONTESTADAS FUENTES DE
INFORMACIÓN.

 FACTURAS.
ARCHIVO  DOCUMENTOS CONTABLES.
SEMIACTIVO  DOCUMENTOS FISCALES.
2°GAVETA  CONTRATOS.
 CORRESPONDENCIA CONTESTADA.
 DOCUMENTOS DE DEPARTAMENTO DE
PERSONAL.
 DOCUMENTOS BANCARIOS.

ARCHIVO
INACTIVO  DOCUMENTOS FISCALES
 MANUALES DE OFICINA
3°GAVETA
 ARCHIVO HISTÓRICO

TRANSFERENCIA

ARCHIVO PERPETUO

LIBRO DE DESTRUCCION

DESTRUCCION DE DOCUMENTOS

ARCHIVOS ACTIVOS, SEMIACTIVOS E INACTIVOS 212

 DOCUMENTACIÓN

CONCLUSIÓN:
Para concluir con el presente documento podemos decir que, de
esta forma, la permanencia de los expedientes o documentos, en
cada uno de estos archivos depende básicamente de la vigencia del
asunto que les dio origen.

Y cuando un documento carece de importancia, rápidamente pasa

de un Archivo Activo, aquellos que son consultados con gran
frecuencia por los usuarios, a un Archivo Semiactivo, donde sigue
estando a disposición de las búsquedas y consultas escazas. No
obstante, cuando el Archivista repara en que ha pasado
determinado tiempo sin que nadie consulte este tipo de
documentos, o incluso su pertinencia ya no representa algo
importante, el documento es pasado a un Archivo Inactivo, en miras
de su eliminación, a fin de abrir espacio para los nuevos
documentos. Un archivo, que este bien organizado es fundamental
para el desarrollo de información en cualquier oficina, ya que sin
esta organización en una empresa, su funcionamiento no sería
factible y existiría una gran pérdida de información.

ARCHIVOS ACTIVOS, SEMIACTIVOS E INACTIVOS 222

 DOCUMENTACIÓN

BIBLIOGRAFÍA
[Link]

[Link]

[Link]
los-documentos-de-archivo#.WINKSdLhDcs

[Link]
documentos/clasificacion-documentos

[Link]

[Link]

[Link]

[Link]

[Link]

[Link]
archivo_concepto-[Link]

[Link]

[Link]

[Link]

ARCHIVOS ACTIVOS, SEMIACTIVOS E INACTIVOS 232