Para Windows y Mac

FileMaker
Pro 5.5
Tutorial de la versión de prueba

©1995, 1997-2001 FileMaker, Inc. Reservados todos los derechos.

FileMaker, Inc.
5201 Patrick Henry Drive
Santa Clara, California 95054
www.filemaker.com
FileMaker es una marca comercial de FileMaker, Inc., registrada en los Estados Unidos y otros países y el logotipo de carpeta de
archivos es una marca comercial de FileMaker, Inc. Todas las demás marcas pertenecen a sus respectivos propietarios.
Todas las personas y empresas nombradas en los ejemplos son ficticias y cualquier parecido con personas o empresas reales es pura
coincidencia.
La mención de empresas y productos de terceras partes es meramente informativa y no constituyen ningún apoyo ni recomendación.
 Contenido

Prefacio Admisión de ODBC en FileMaker Pro xiv

Novedades de FileMaker Pro Cómo importar y convertir archivos de
Novedades de FileMaker Pro 5.5 vii Microsoft Excel xiv
Windows 2000 Professional vii Soporte de automatización de ActiveX
Mejoras en la facilidad de uso vii (Windows) xiv
Privilegios de acceso registro a registro viii QuickTime xiv
Mejoras de guión viii Publicación en Web xiv
Nuevas funciones lógicas, de diseño y de estado viii Estilos Web xiv
Funcionalidad ODBC y SQL ampliada ix Ver como tabla xv
Importación de rangos nombrados de datos de Mejoras a las lista de valores xv
Microsoft Excel ix Importar guiones xvi
Búsqueda sólo de la ruta relativa de archivos de Multiusuario (Oculto) xvi
FileMaker Pro ix Tutorial xvi
Reglas relajadas para la asignación de campos y
relaciones en la importación de guiones x Lección 1
Coincidencia de nombres de campos dinámicos en Conceptos básicos de FileMaker Pro
guiones de importación de datos x Cómo utilizar este tutorial 1-1
Importación de formatos de archivos gráficos Empezaremos con una demostración 1-1
adicionales x Explicaremos cómo funciona 1-1
Productividad mejorada con FileMaker Server x Construirá las estructuras 1-1
Capacidad para evitar que los usuarios cambien ¿Dónde se encuentran los archivos de las
contraseñas x lecciones en el disco duro? 1-1
Capacidad para evitar que los usuarios creen bases Conceptos de la base de datos 1-2
de datos xi ¿Qué es una base de datos? 1-2
Validación del número de caracteres en un campo xi ¿Por qué utilizar una base de datos? 1-2
Apertura de una base de datos de FileMaker Pro ¿Cómo se organiza una base de datos? 1-2
mediante una dirección URL (Mac OS) xi
Conceptos básicos de FileMaker Pro 1-2
Mejoras de la publicación en Web xi
Acerca de los modos de FileMaker Pro 1-3
Compatibilidad con versiones anteriores xii
Novedades de FileMaker Pro 5.5 xii Lección 2
Acceso a los comandos de menú xii Visualización de la información
Asistente Nueva presentación/informe xiii Cómo abrir una base de datos y desplazarse por los registros 2-1
Otras mejoras en presentaciones xiii Cómo visualizar la información de distintas formas 2-1
iv Tutorial de la versión de prueba

Cómo ver una presentación diferente 2-2 Desplazamiento de un campo 5-2

Cómo visualizar las presentaciones como formularios, Adición de un campo 5-3
listas y tablas 2-3 Visualización de un número como moneda 5-3
Adición de texto a una presentación 5-3
Lección 3
Adición de texto 5-3
Búsqueda y clasificación de registros
Cambio del tamaño y color del texto 5-4
Búsqueda de registros según criterios en un único campo 3-1
Adición de un gráfico a la presentación 5-4
Búsqueda de registros según criterios en campos separados 3-2
Búsqueda de registros que coincidan con distintos Lección 6
criterios en el mismo campo 3-2 Creación de listas, etiquetas postales y cartas tipo
Búsqueda de registros que coincidan con un rango de formulario
criterios en el mismo campo 3-3 Creación de una lista en columnas 6-1
Reducción de la búsqueda 3-3 Observe la lista de ejemplo 6-1
Ordenación del conjunto encontrado 3-4 Acerca de las presentaciones de listas en columnas 6-1
Creación de una lista en columnas 6-1
Lección 4
Creación de una base de datos e introducción de registros Creación de etiquetas postales 6-2
Observe las etiquetas de ejemplo 6-2
Creación de una base de datos simple y definición de
los campos 4-1 Acerca de las presentaciones de etiquetas 6-2
Observe el archivo de ejemplo 4-1 Creación de una presentación de etiquetas 6-2
Acerca de las definiciones de los campos 4-1 Creación de una carta tipo formulario 6-3
Creación de una base de datos 4-2 Observe la carta de ejemplo 6-3
Introducción de datos en la base de datos 4-2 Acerca de las presentaciones de cartas tipo formulario 6-4
Creación del primer registro 4-2 Creación de una carta tipo formulario 6-4
Creación de otro registro 4-3
Lección 7
Modificación de datos de un registro 4-3
Simplificación al introducir datos
Lección 5 Introducción de datos utilizando listas de valores 7-1
Personalización del aspecto Observe la lista de valores de ejemplo 7-1
Cómo personalizar la vista en el modo Presentación 5-1 Definición de una lista de valores 7-1
Observe las presentaciones de ejemplo 5-1 Asignación de una lista de valores a un campo y
visualización como botones circulares 7-2
Acerca de la personalización de presentaciones 5-2
Generación de valores con un campo de cálculo 7-3
Personalización de una presentación 5-2
Observe cómo los cálculos agilizan la introducción
Cambio del tamaño, desplazamiento y adición de un campo 5-2
de datos 7-3
Selección y cambio de tamaño de un campo 5-2
Creación de un campo de cálculo 7-3
 Contenido v

Prueba del cálculo 7-4 Visualización de los datos de una lista de registros
Introducción automática de un número secuencial 7-5 relacionados 10-3
Observe el ejemplo del número secuencial 7-5 Trabajo con registros relacionados en los archivos
Creación de un campo para números de serie 7-5 de ejemplo 10-3
Acerca del trabajo con listas de registros
Lección 8 relacionados 10-4
Automatización de tareas con botones y guiones Visualización de una lista de registros
Realización de una tarea utilizando un botón 8-1
relacionados 10-4

Observe el botón de ejemplo 8-1

Lección 11
Creación del botón 8-1 Cómo conservar la información
Realización de una serie de tareas utilizando un guión 8-2
Cómo realizar una copia de seguridad de las bases de datos 11-1
Ejecución de un guión en el archivo de ejemplo 8-2
Cuándo realizar la copia de seguridad 11-1
Guiones 8-2
Creación de un guión para presentar la vista previa
de presentación de etiquetas 8-2
Asignación de un guión a un botón 8-4

Lección 9
Creación y mantenimiento de informes
Generación de un informe con datos agrupados 9-1
Observe el informe de ejemplo 9-1
Acerca de los informes de subsumario 9-2
Creación de un informe de subsumario 9-2
Generación de un informe con datos agrupados y totales 9-4
Observe el informe de ejemplo 9-4
Creación de un informe con datos agrupados y totales 9-5

Lección 10
Cómo hacer bases de datos relacionales
Visualización de los datos desde un registro relacionado 10-1
Vea cómo trabajan las relaciones en los archivos
de ejemplo 10-1
Acerca de los archivos relacionados 10-1
Visualización de un registro relacionado en
un archivo 10-2
 Prefacio
Novedades de FileMaker Pro
Este prefacio proporciona una visión general de las novedades de Windows 2000 Professional
FileMaker® Pro 5.5. Consulte la página xii para ver las novedades de la Las novedades incluyen:
versión anterior, FileMaker Pro 5.
1 accesibilidad para usuarios con dificultades visuales o auditivas, con
Nota Alguna de estas novedades podrían no estar disponibles en la nuevos temas y acceso mediante teclado a las herramientas de presentación
versión de prueba. 1 soporte para administración de energía OnNow para una experiencia móvil
y ahorro de energía mejores
1 mayor facilidad de uso del software en organizaciones de gran tamaño
Novedades de FileMaker Pro 5.5 1 mantenimiento de las preferencias de los usuarios en equipos múltiples, sin
FileMaker Pro 5.5 presenta características y mejoras adicionales a la pérdida de datos
aplicación, como respuesta a los comentarios obtenidos de los usuarios
y desarrolladores. Mejoras en la facilidad de uso
FileMaker Pro 5.5 proporciona un número de mejoras en respuesta a las
Las novedades de FileMaker Pro 5.5 incluyen: solicitudes y comentarios de nuestros clientes:
1 soporte para Windows 2000 Professional 1 Un elemento de menú Abrir remoto y un paso de guión Abrir anfitrión, con
1 muchas mejoras en la facilidad de uso, por ejemplo, poder cambiar el los que podrá abrir el cuadro de diálogo Anfitriones en un solo paso.
tamaño del cuadro de diálogo Especificar cálculo
1 la capacidad asegurar registros individuales mediante los privilegios de
acceso de FileMaker Pro 5.5, incluida la seguridad registro a registro para
bases de datos publicadas en la Web
1 muchos pasos y funciones de guiones nuevos, por ejemplo un paso de
guión Ejecutar SQL
1 funcionalidad ODBC y SQL extendida, como la capacidad para ejecutar
sentencias SQL desde un valor de campo 1 Más cuadros de diálogo a los que puede cambiar el tamaño, incluido el
1 funcionalidad mejorada, por ejemplo, la capacidad para importar rangos cuadro de diálogo Especificar cálculo. Cuando cambia la posición o el
nombrados de datos de Microsoft Excel tamaño de un cuadro de diálogo, FileMaker Pro recuerda la ubicación y el
tamaño la próxima vez que vuelva a abrir el archivo o iniciar la aplicación.
1 mayor potencia de publicación en Web, por ejemplo, soporte para más Los cuadro de diálogo que no se pueden modificar se abren en la posición y
pasos de guión en la publicación en Web al instante con el tamaño por defecto.
viii Tutorial de la versión de prueba

1 Una opción para cambiar el puntero a cursor de mano cuando se encuentra

sobre un botón en los modos Visualizar y Buscar.

Limite
los privilegios
Editar
registros y
Eliminar
registros para
esta
Seleccione contraseña
para
cambiar el
puntero a
una mano

1 El nuevo paso de guión Configurar siguiente valor secuencial permite

utilizar una expresión de cálculo que determine el valor secuencial siguiente
de un campo que se haya definido como campo numérico secuencial con
Privilegios de acceso registro a registro entrada automática de datos. Esta función resulta útil si desea importar
registros a una base de datos de FileMaker Pro 5.5 con entrada automática de
FileMaker Pro 5.5 extiende el control de acceso a datos a registros datos o si desea eliminar varios números secuenciales en un archivo de
individuales. Ahora puede especificar fórmulas de cálculo para restringir FileMaker Pro 5.5.
la visualización, edición o eliminación de registros individuales, según
la contraseña del usuario.
1 En Mac OS, el paso de guión Enviar correo soporta ahora Microsoft
Outlook Express 5 o Entourage.
Por ejemplo, puede otorgar a una contraseña a nivel de administración
privilegios para acceder al registro de todos los empleados en ese Nuevas funciones lógicas, de diseño y de estado
departamento de administración. Al mismo tiempo, puede limitar los Las nuevas funciones lógicas, de diseño y de estado facilitan más que
privilegios de contraseñas que no sean de administración para visualizar nunca el trabajo con campos, archivos y presentaciones. Las nuevas
el registro personal de un solo empleado. funciones son:

Esta opción también está disponible para bases de datos publicadas en la

1 GetField(nombre de campo)
Web. 1 FieldIDs(nombre de bd, nombre de presentación)
1 GetNextSerialValue(nombre de bd, nombre de campo)
1 LayoutIDs(nombre de bd)
1 RelationIDs(nombre de bd)
Mejoras de guión
1 ScriptIDs(nombre de bd)
Las mejoras de guión incluyen:
1 ValueListIDs(nombre de bd)
1 Ahora puede imprimir los comentarios de los pasos de guión en cursiva
para una mayor visibilidad. 1 Status (CurrentFieldContents)

1 El paso de guión Permitir barra de herramientas permite ocultar barras de 1 Status (CurrentFilePath)
herramientas y desactivar los elementos de menú relacionados. 1 Status (CurrentHighContrast)
1 Status (CurrentHighContrastColor)
1 Status (CurrentLayoutAccess)
 Novedades de FileMaker Pro ix

1 Status (CurrentODBCError) Importación de rangos nombrados de datos de Microsoft

1 Status (CurrentRecordAccess) Excel
1 Status (CurrentStatusArea) La capacidad para importar rangos nombrados de datos de Microsoft
1 Status (CurrentView) Excel es muy útil cuando dispone de:
1 Status (CurrentWebSharing) 1 más de una fila de descripción
Consulte la ayuda de FileMaker Pro para obtener detalles sobre estas 1 datos de etiqueta por encima de los datos de la hoja de cálculo real que
funciones. desea importar
1 un número de conjuntos de datos tabulares en una sola hoja de cálculo que
Funcionalidad ODBC y SQL ampliada puede comenzar en cualquier ubicación de celda
FileMaker Pro 5.5 le proporciona un mayor control sobre el modo de
interacción con orígenes de datos ODBC. FileMaker Pro 5 introdujo la
capacidad de consultar los datos ODBC. Ahora puede utilizar FileMaker
Pro 5.5 para ejecutar sentencias SQL. Esta capacidad para exportar datos
y manejar tablas mejora la integración de FileMaker Pro con los orígenes
de datos de empresa como Oracle, SAP y Microsoft SQL Server. Seleccione
un rango
nombrado
FileMaker Pro 5.5 dispone de una nueva función Status
(CurrentODBCError) que muestra el estado de error publicado según las
normas ODBC, basadas en las normas ISO/IEF.

Ejecución de sentencias SQL mediante el guión de FileMaker Pro

FileMaker Pro 5.5 introduce el paso de guión Ejecutar SQL, que puede
utilizar para ejecutar cualquier sentencia SQL soportada por el origen de Búsqueda sólo de la ruta relativa de archivos de
datos.
FileMaker Pro
Ejecución de sentencias SQL desde un valor de campo Cuando abre una archivo con la opción de ruta relativa seleccionada,
FileMaker Pro busca sólo el volumen en el que se ubica el archivo
Ahora puede utilizar sentencias SQL almacenadas en un campo para
primario. No se busca en la red ni en ningún otro volumen. Cuando abre
importar y exportar datos ODBC.
un archivo con la opción de ruta relativa seleccionada en un anfitrión,
1 Utilice un campo de cálculo para generar de forma dinámica sentencias FileMaker Pro busca el volumen sólo en ese anfitrión. No se busca en el
SQL para cada registro. disco local.
1 Utilice un campo de texto si desea almacenar una sentencia SQL estática.
1 Utilice un campo global para almacenar o calcular una sentencia SQL
estática o dinámica que se ejecuta para todos los registros.
1 Utilice un campo no global para almacenar una sentencia estática distinta
para cada registro.
x Tutorial de la versión de prueba

Importación de formatos de archivos gráficos adicionales

FileMaker Pro 5.5 soporta ahora más formatos de archivos gráficos entre
plataformas.

Productividad mejorada con FileMaker Server

1 Si tiene privilegios de acceso completo y es el único invitado de una base
de datos cuyo anfitrión es FileMaker Server, podrá tener acceso al cuadro de
diálogo Definir campos directamente desde la máquina invitada. Ya no hace
falta cerrar la base de datos en FileMaker Server y volver a abrirla localmente
Cuadro de en FileMaker Pro.
verificación 1 FileMaker Pro 5.5 permite crear soluciones que descargan
automáticamente plug-ins actualizados o que faltan en un equipo invitado
desde FileMaker Server 5.5.

Reglas relajadas para la asignación de campos y 1 Ahora puede permitir a los invitados libres permanecer conectados a un
archivo anfitrión/hospedado. Esta nueva característica evita que los invitados
relaciones en la importación de guiones libres se desconecten de los archivos anfitriones de FileMaker Server si el
Al importar guiones, las mayúsculas/minúsculas ya no son relevantes archivo se ha abierto, en el cliente, con una contraseña que evita
para la coincidencia de nombres de campos y relaciones, y las claves de desconexiones libres. Por ejemplo, esto evita que los usuarios se desconecten
las relaciones ya no se comparan. Los campos se asignarán si el tipo y el de un archivo hospedado en Internet por un cliente que se utiliza como
nombre de campo es el mismo, sin tener en cuenta las mayúsculas y servidor Web.
minúsculas. Las relaciones se asignarán sin tener en cuenta el nombre de 1 El servicio de directorio LDAP permite localizar FileMaker Server
la relación. rápidamente en la red.

Coincidencia de nombres de campos dinámicos en Capacidad para evitar que los usuarios cambien
guiones de importación de datos contraseñas
Los nombres de campo se comparan dinámicamente cada vez que se FileMaker Pro 5.5 permite controlar si los usuarios pueden cambiar las
selecciona Ver por nombres coincidentes en la importación, incluso en contraseñas. Es habitual que varios usuarios accedan a la base de datos
importaciones de datos de guión. Previamente, FileMaker Pro con la misma contraseña. Esta nueva característica evita que un usuario
comparaba los nombres de campo una vez y almacenaba los resultados pueda denegar el acceso a la base de datos a todos los demás usuarios.
con el guión. Ahora, FileMaker Pro compara los nombres de campo cada
vez que se ejecuta el guión Importar registros y la orden de importación
es Ver por nombres coincidentes.
 Novedades de FileMaker Pro xi

Capacidad para evitar que los usuarios creen bases de Anfitriones. Al abrir una base de datos hospedada, se recibe su URL, que
se puede utilizar para el evento de Apple para obtener URL para volver
datos a abrir la base de datos según sea necesario.
FileMaker Pro 5.5 permite ahora a los administradores de la red definir
una opción durante la instalación para que los usuarios no puedan crear Mejoras de la publicación en Web
bases de datos de FileMaker Pro. Si define la opción durante la
instalación, FileMaker Pro muestra un mensaje de alerta cuando los Procesamiento más rápido
usuarios intenten crear una nueva base de datos. Para obtener más La capacidad de procesamiento de Web Companion de FileMaker Pro ha
información, consulte www.filemaker.com, haga clic en el botón mejorado para la publicación en Web al instante. Verá mejoras
Support (Soporte) y, a continuación, en Search TechInfo Knowledge importantes en cuanto al tiempo, por ejemplo, en la visualización de
Base (Buscar en la base de conocimiento TechInfo) para buscar datos e imágenes estáticos.
personalization file (archivo de personalización).
Además, Web Companion soporta ahora HTTP 1.1 estándar, así como
Validación del número de caracteres en un campo HTTP 1.0.
FileMaker Pro 5.5 tiene una opción para validar el número de caracteres
Mejoras de la vista Tabla
que puede introducir un usuario en los campos de texto, numéricos, de
fecha o de hora. El creador de bases de datos puede utilizar esta Las mejoras de la vista Tabla de la publicación en Web al instante
característica para optimizar la introducción de datos asegurando que incluyen soporte para botones en cabeceras y pies de página. Para ello,
éstos se introducen correctamente. Los usuarios reciben un mensaje de proporciona la capacidad de ordenar haciendo clic en las cabeceras de
alerta si intentan introducir un valor que esté fuera de los valores columnas y alturas de fila uniformes, a pesar de las diferencias en los
permitidos para el tipo de campo. tamaños de campos de contenedor y de texto.

Uso de privilegios de acceso para una seguridad registro a registro

en la Web
La seguridad de Web Companion utiliza nuevas características de
FileMaker Pro 5.5, que incluyen privilegios de acceso registro a registro.

Nota Consulte el .pdf Web Security.pdf situado en la carpeta Web

Seguridad, para obtener más información sobre la protección de bases de
datos en la Web.

Guiones y publicación en Web al instante

FileMaker Pro 5.5 mejora la capacidad para publicar soluciones de bases
de datos en la Web, soportando más pasos de guión y guiones de pasos
múltiples. En un navegador Web, los usuarios pueden ejecutar guiones
que se activan mediante un botón en una presentación. Ahora puede
implementar más de 20 pasos de guiones en la publicación Web al
Apertura de una base de datos de FileMaker Pro mediante instante, incluidos Nuevo registro/petición, Eliminar registro/petición,
una dirección URL (Mac OS) Ejecutar búsqueda, Ver como [Ver como tabla/formulario/lista], Abrir
URL e Ir al registro relacionado.
FileMaker Pro 5.5 proporciona un evento de Apple para obtener acceso
a URL remotos. Este evento de Apple abre el cuadro de diálogo
xii Tutorial de la versión de prueba

FileMaker Pro 5.5 soporta guiones de arranque que se ejecutan la

primera vez que un usuario accede a la base de datos mediante la
Novedades de FileMaker Pro 5.5
publicación en Web al instante. FileMaker Pro 5 aporta una amplia variedad de prestaciones y mejoras a
la aplicación. Al responder a los comentarios de los usuarios y
Suprimir los controles de interfaz de Publicación en Web al instante desarrolladores se ha prestado mucha atención a cómo interactúan los
FileMaker Pro 5.5 permite ahora suprimir los controles de interfaz de usuarios con el software. Los menús, los cuadros de diálogo y las barras
publicación en Web al instante generados automáticamente, mejorando de herramientas han recibido toda nuestra atención y esfuerzo para hacer
así la capacidad de flexibilidad, soluciones personalizadas mediante la que la experiencia de utilizar FileMaker Pro sea más productiva y
publicación en Web al instante. agradable, a la vez que se ha mejorado la compatibilidad de la ODBC del
software de FileMaker Pro y Microsoft Office. Algunos de estos
Si crea un guión de arranque para ocultar el área de estado, los usuarios cambios harán que el uso de FileMaker Pro sea más fácil para usuarios
que accedan a la base de datos mediante la publicación en Web al nuevos, mientras que otras satisfarán a los usuarios expertos y
instante ahora pueden navegar e introducir comandos en la base de datos desarrolladores.
mediante los botones y los pasos de guión de ScriptMaker soportados de
las presentaciones. En muchas ocasiones, esto permite crear una única Acceso a los comandos de menú
presentación mediante invitados peer-to-peer y usuarios que acceden a Hay dos formas nuevas de acceder a los comandos de menú:
la base de datos mediante el navegador Web. Debido a que la 1 seleccionando los botones en una barra de herramientas
publicación en Web al instante interpreta presentaciones como hojas en
cascada (CSS), estas presentaciones parecerán iguales.
1 mostrando los menús de contexto

Las barras de herramientas proporcionan acceso rápido a muchos

La nueva página Ordenar, disponible sólo desde presentaciones con la
comandos de menú de FileMaker Pro. Muestre y oculte las barras de
interfaz suprimida, muestra el cuadro de diálogo Ordenar de FileMaker
herramientas escogiendo Vista > Barras de herramientas, y luego el
Pro, ya conocido por los usuarios de la Web.
nombre de la barra de herramientas.
Soporte de Web Companion para tipos MIME personalizados
MIME es un protocolo utilizado en comunicaciones de Internet para Barra de herramientas estándar del modo
transmitir documentos con diferentes formatos. Puede personalizar el
soporte de Web Companion de FileMaker Pro Web Companion para
distintos tipos MIME, de forma que pueda especificar y visualizar un Para cambiar de posición las barras de herramientas, arrastrar el manipulador
rango más amplio de documentos e imágenes.

Si inserta el archivo de texto denominado mimetypes.txt en el También puede editar rápidamente objetos o datos seleccionando los
mismo directorio o carpeta que la aplicación FileMaker Pro, puede comandos de edición directamente en un menú contextual. Para mostrar
ampliar la capacidad de Web Companion de FileMaker Pro para que un menú contextual en Windows, pulse el botón secundario del ratón
interprete tipos MIME no incluidos en la aplicación FileMaker Pro. mientras el puntero se encuentra sobre un objeto o unos datos. En
Mac OS, pulse la tecla Control al hacer clic con el botón del ratón sobre
Compatibilidad con versiones anteriores un objeto o unos datos. El tipo de objeto sobre el que hace clic y el modo
Las características disponibles en FileMaker Pro 5.5 pueden tener una en el que se encuentre determinarán a qué comandos de menú tiene
funcionalidad limitada en archivos abiertos en FileMaker Pro 5. Si tiene acceso.
alguna duda respecto a la compatibilidad, consulte el tema de ayuda de
FileMaker Pro 5.5 asociado a la característica que esté utilizando.
 Novedades de FileMaker Pro xiii

Importante Algunos comandos de menú y equivalentes del teclado han

cambiado con respecto a la ubicación anterior.

Cuadros de diálogo ajustables, ordenar elementos de la lista

Los usuarios experimentados apreciarán las sutiles pero anticipadas
mejoras, tales como los cuadros de diálogo ajustables Definir campos,
Definir guiones, Definir relaciones y Definir listas de valores. Además
los contenidos de Definir campos, Definir relaciones y Definir listas de
valores pueden ordenarse fácilmente haciendo un solo clic en el
encabezado de una columna.

Impresión de las definiciones de guiones

Las definiciones de guiones se imprimen en un estilo más consistente
con su aspecto en el cuadro de diálogo Definir guiones. Cuando se
Al utilizar el nuevo asistente de presentación/informes también puede
imprime un guión, los pasos aparecen en negrita y los datos asociados
especificar un tema de presentación para mejorar el aspecto de una
con un paso aparecen en corchetes seguidos por el nombre del paso. Las
presentación o un informe y ofrecer coherencia en todas las presentaciones.
opciones del paso del guión seleccionado se muestran en texto simple
Elija entre una amplia variedad de estilos, cada uno con una variación
debajo del paso. El efecto general es que ahora los guiones impresos son
diseñada específicamente para su uso en pantalla o impresión.
más fáciles de leer e interpretar.

Asistente Nueva presentación/informe Otras mejoras en presentaciones

FileMaker Pro 5 dispone ahora de un asistente que ayudará a la creación Añadir una vista 3D a objetos de presentación
de presentaciones. (Se utilizan las presentaciones para mostrar e imprimir Es posible aplicar un efecto que añada cualidades tridimensionales a un
los datos en la base de datos.) El nuevo asistente de presentación/informe campo u objeto en una presentación, incluyendo un efecto de relieve,
le guía a través del proceso de creación de una presentación de acuerdo con grabado y el efecto de sombra paralela.
las opciones seleccionadas en una serie de paneles. Puede elegir la
creación de presentaciones apropiadas para verlas en pantalla o para Un botón sin efectos
imprimir informes. También es posible crear presentaciones que hacen
más fácil la impresión de etiquetas postales o sobres utilizando los datos Un botón con el efecto de Sombra
de la base de datos. Una vez que haya creado una presentación, tiene
control completo para modificarla adaptándola a las necesidades.
Crear colores personalizados y utilizar paletas de colores ampliadas
Ahora es posible añadir colores personalizados a los campos, líneas,
rectángulos, partes centrales y otros objetos de la presentación, así como
utilizar colores estándar de una selección más amplia de paletas de
colores, incluyendo una paleta de 88 colores, una paleta de 215 colores
compatible con Web y una paleta de 256 colores.
xiv Tutorial de la versión de prueba

Admisión de ODBC en FileMaker Pro Con automatización de ActiveX y Visual Basic es posible crear
FileMaker Pro 5 aporta también algunas mejoras importantes al soporte aplicaciones personalizadas (con su propia interfaz) y combinar diversas
ODBC. aplicaciones para ejecutar una tarea. Por ejemplo, sería posible definir
una ventana en Visual Basic con un botón que especifique “obtener los
El soporte ODBC se usa en FileMaker Pro para: datos de ventas de hoy”. El procedimiento para “obtener los datos de
1 acceder a los datos de FileMaker Pro desde aplicaciones compatibles con ventas de hoy” abriría un archivo de FileMaker, buscaría todas las ventas
ODBC para crear gráficos, realizar consultas ad-hoc, o construir un vínculo de hoy y exportaría los datos a un archivo. Luego abriría Microsoft Excel
con otras aplicaciones, como Microsoft Visual Basic y construiría un gráfico con los datos exportados.
1 realizar consultas SQL en FileMaker Pro (como en FileMaker Pro 4.1)
QuickTime
para importar datos de otras fuentes de datos ODBC como Microsoft Access
o bases de datos Oracle FileMaker Pro 5 soporta Apple QuickTime 3.0 y QuickTime VR 3.0.
Puede insertar cualquier tipo de archivo soportado por QuickTime en un
FileMaker Pro comparte datos a través de ODBC con Acceso a datos, de campo contenedor. Si la base de datos contiene películas QuickTime en
Companions. Los Companions responden a peticiones SQL enviadas campos contenedor y se publica la base de datos en la Web mediante la
desde otras aplicaciones compatibles con ODBC y sirven de relación publicación en Web al instante de FileMaker Pro, puede también
entre el controlador ODBC de FileMaker Pro y la base de datos de reproducir las películas QuickTime en un navegador Web.
FileMaker Pro. Utilice Acceso a datos locales, de Companion, para
recibir consultas de una aplicación compatible con ODBC ubicada en el Publicación en Web
mismo ordenador. Acceso a datos remotos, de Companion, puede recibir Se han realizado cambios en las características de publicación en Web al
peticiones de aplicaciones compatibles con ODBC a través de una red instante de FileMaker Pro para mejorar el aspecto de las bases de datos
TCP/IP. publicadas y potenciar la seguridad.

Cómo importar y convertir archivos de Microsoft Excel Estilos Web

La conversión de distintas versiones de hojas de cálculo de Microsoft Publicación en Web al instante de FileMaker Pro incluye ahora estilos
Excel es más fácil que nunca. FileMaker Pro puede interpretar nombres Web que determinan el aspecto de la base de datos en un navegador de
de columna como nombres de campo y asignar un tipo de datos Web. Por ejemplo, se puede escoger el estilo Lavanda para visualizar los
apropiado (texto, número, fecha u hora) a los campos, basándose en los títulos y los botones en una combinación de morados. También es
datos de la columna. Es posible importar y convertir versiones recientes posible elegir entre otros estilos diseñados especialmente para buscar o
en ambas plataformas a través de Excel 98. crear registros. Por ejemplo, se puede crear un libro de visitas con el
estilo Sólo entrada. Puede elegir un estilo diferente para cada base de
Soporte de automatización de ActiveX (Windows) datos publicada.
FileMaker Pro 5 añade soporte para automatización de ActiveX en
Windows. Al utilizar la automatización de ActiveX, es posible La mayoría de los estilos Web de FileMaker Pro simulan presentaciones.
automatizar una tarea que comprende varias aplicaciones, de forma Es decir, muestran las presentaciones en un navegador Web casi del
parecida a como Apple Events permite a una aplicación enviar mismo modo en que aparecen en una ventana de FileMaker Pro. Los
comandos a otra en el sistema Mac OS. Normalmente, esto se lleva a estilos Web pueden generar presentaciones en vista Formulario, Nuevo
cabo construyendo una aplicación personalizada en Visual Basic y registro y Editar registro. La mayoría de los estilos Web de FileMaker
utilizando esta aplicación para enviar comandos a otras aplicaciones. Pro usan hojas de estilo en cascada para interpretar presentaciones.
 Novedades de FileMaker Pro xv

Nota El navegador que accede a la aplicación FileMaker Pro a través de Es fácil cambiar el tamaño de las columnas arrastrando el borde del
FileMaker Pro Web Companion debe soportar la hoja de estilo en encabezado de la columna, ordenarlas haciendo clic en el encabezado (si
cascada para que esta característica funcione correctamente. está activado) y reordenar arrastrando la columna hasta una nueva
posición.
Nuevas opciones de Web Companion
Una nueva opción de seguridad está disponible para limitar el acceso a Mejoras a las lista de valores
las bases de datos. Ahora puede especificar las direcciones IP que Las listas de valores también se han mejorado en FileMaker Pro 5.
pueden solicitar datos a FileMaker Pro Web Companion. Por ejemplo,
especifique que pueden acceder a las bases de datos únicamente las Podemos encontrar tres mejoras fundamentales en las listas de valores:
direcciones IP que comiencen por 1.2.3.*. Además el formato del 1 Ahora puede basar la lista de valores en una relación. Esto puede producir
archivo de registro se ha modificado para que sea compatible con el un subconjunto de valores del campo, en lugar de todos los valores
formato de Registro común de NCSA/CERN. Además, existen nuevas contenidos en el mismo. La lista de valores sólo mostrará valores de registros
opciones en los archivos de registro para realizar un seguimiento de la que coincidan con el criterio definido en la relación subyacente a la lista.
actividad de Web Companion. 1 Cuando se derivan valores de un campo, pero se muestran los contenidos
de otro, es posible clasificar en el primer campo (al que se almacenan los
Ver como tabla valores) o en el segundo (el campo cuyos valores simplemente se muestran).
FileMaker Pro siempre ha ofrecido dos formas de visualizar las 1 Ahora es posible especificar una lista de valores definida en otra base de
presentaciones: Ver como formulario, que muestra un registro en la pantalla datos de FileMaker Pro 5. Esto permite reducir la repetición de listas de
a la vez, y Ver como lista, que muestra más de un registro a la vez. valores personalizadas o basadas en campos reutilizando una lista central en
FileMaker Pro 5 añade ahora un tercer método para visualizar los datos en varios archivos y utilizar las listas de valores en portales (donde es necesario
pantalla: Ver como tabla. Con la opción Ver como tabla, los datos aparecen utilizar una lista de valores preexistente al archivo relacionado).
dispuestos en cuadrículas, de forma similar en su aspecto al de una hoja de
Nota La lista de valores externos (utilizando valores relacionados) debe
cálculo, en la que cada fila muestra un registro y cada columna un campo.
estar en el mismo archivo que el campo relacionado en el portal.

El ejemplo que aparece a continuación muestra una lista de valores

basada en una relación. El mismo campo muestra una lista diferente de
valores ya que el valor en el campo de comparación Categoría ha
cambiado.
xvi Tutorial de la versión de prueba

Multiusuario (Oculto)
Ahora puede ocultar fácilmente las bases de datos compartidas en una
red seleccionando la opción Multiusuario (Oculto). Esta función es
especialmente útil para evitar que los usuarios de la red abran
Lista de valores basada en el valor del campo clave “Accesorio” accidentalmente el archivo equivocado, por ejemplo el archivo
relacionado Elementos, cuando la intención era abrir un archivo
principal de entrada de datos.

Tutorial
Para hacer que los usuarios se pongan al día rápidamente, FileMaker Pro
Lista de valores basada en el valor del campo clave “Ropa”
incluye un extenso tutorial. Las lecciones del tutorial muestran las tareas
comunes, incluyendo la búsqueda de registros, la creación de bases de
Importar guiones datos, cálculos, guiones e informes y definición de relaciones.
Ahora es posible importar guiones de otras bases de datos de
FileMaker Pro 5 a la base de datos actual. Cuando se importa un guión,
FileMaker Pro utiliza un protocolo para asignar campos, presentaciones,
guiones, listas de valores, archivos, relaciones y referencias de guiones.
Los objetos que no se asignan se importan de todas formas, pero se
marcan como desconocidos, permitiéndole asignar los pasos de guión
del archivo de origen a las referencias apropiadas en el archivo de
destino.

Ahora es posible actualizar registros o campos individuales en un

archivo con información procedente de registros coincidentes o campos
de otro archivo. Se selecciona el criterio que determina qué registros
coinciden y qué registros y campos serán los actualizados. Esta es una
magnífica función para sincronizar la información de un ordenador
portátil con la del sistema de la oficina.

Esta función es accesible para cualquier archivo que pueda importarse.

 Lección 1
Conceptos básicos de FileMaker Pro
Bienvenidos al tutorial de FileMaker® Pro. Este tutorial muestra cómo Este tutorial asume que está familiarizado con el sistema operativo de su
gestionar la información en FileMaker Pro. ordenador. Abrir archivos, localizar carpetas y otras actividades que
requieren algún conocimiento del sistema operativo de su ordenador son
Aprenderá cómo utilizar el software de FileMaker Pro software para: parte necesaria para completarlo.
1 localizar y clasificar información
Nota Todas las personas y empresas utilizadas en los archivos de
1 crear e introducir registros en una base de datos simple ejemplo son ficticias y cualquier parecido con personas o empresas
1 crear etiquetas postales reales es pura coincidencia.
1 crear cálculos, botones y guiones Los archivos incluidos en este tutorial están pensados para ilustrar
1 crear y ejecutar informes las funciones de FileMaker Pro, y como tales pueden no ser
1 utilizar las capacidades relacionales de FileMaker Pro recomendables como plantillas para posteriores desarrollos.

Tardará aproximadamente cuatro horas en completar este tutorial y Empezaremos con una demostración
podrá hacerlo en una o varias sesiones de menor duración. Para mostrar el objetivo de cada lección al inicio, le guiaremos a través
de un archivo de ejemplo que ilustra una función o un concepto. De esta
forma, siempre conocerá los objetivos de la lección.
Cómo utilizar este tutorial
Explicaremos cómo funciona
Estas lecciones se basan en la base de datos de socios de una empresa
ficticia de viajes, el Club corporativo de turismo. Los socios de este club A medida que se introduzcan nuevas técnicas y conceptos, explicaremos
ahorran dinero en el coste de los viajes, y los gastos del club se sufragan cómo se utilizan en otras situaciones.
mediante una cuota anual que pagan los socios del club. Utilice
FileMaker Pro para realizar el seguimiento de los nombres de los socios, Construirá las estructuras
direcciones, estado de suscripción, así como para generar etiquetas y Cómo utilizar el propio FileMaker Pro es la forma más eficaz de
cartas tipo formulario para ponerse en contacto con los socios. aprender la aplicación, cada lección incorpora una actividad adecuada y
diseñada para guiarle a través de menús, pantallas y conceptos paso a
Es mejor completar estas lecciones en su secuencia lógica, ya que los paso.
conceptos presentados en lecciones anteriores se asumen en lecciones
posteriores. Sin embargo, como las lecciones son en sí una unidad ¿Dónde se encuentran los archivos de las lecciones en el
completa, es posible saltar lecciones completas, o realizarlas
posteriormente si así lo deseara. disco duro?
Los archivos utilizados en este tutorial se instalan como parte de la
instalación Típica de FileMaker Pro. También se incluyen el la versión
de prueba.
1-2 Tutorial de la versión de prueba

Los archivos de ejemplo ilustran los conceptos explicados en las

lecciones, y permiten ver cómo trabajan las funciones antes de
Conceptos de la base de datos
construirlas. Vuelva a consultar el archivo de ejemplo asociado a cada ¿Qué es una base de datos?
lección si lo necesita. Los archivos de ejemplo del tutorial de las
lecciones 2 a la 9 se instalan en la carpeta Prueba de FileMaker Una base de datos es un método para organizar y analizar la
Pro 5.5\Aprendizaje\Archivos de ejemplo. Los archivos de ejemplo del información. Probablemente ha utilizado varias bases de datos
tutorial de la lección 10, que explica las bases de datos relacionales se recientemente sin saberlo. Un calendario, una lista de piezas o incluso la
instalan en la carpeta Prueba de FileMaker Pro 5.5\ agenda de direcciones son bases de datos.
Aprendizaje\Archivos de ejemplo\Ejemplo10.
¿Por qué utilizar una base de datos?
Los archivos de trabajo reproducen los archivos de ejemplo, excepto en El almacenamiento de la información en archivos de bases de datos
aquellos casos en que las funciones que se muestran en lecciones proporciona diversas ventajas. Una base de datos no sólo contiene
concretas se han eliminado. Añadirá estos elementos y estructuras que información: también ayuda a organizar y analizar la información de
faltan a medida que complete cada lección. Los archivos de trabajo para diversas formas, por ejemplo, las bases de datos permiten agrupar la
las lecciones 5 a la 9 se instalan en la carpeta Prueba de FileMaker Pro información para hacer informes, ordenar la información para hacer
5.5\ Aprendizaje\Archivos de trabajo. Los archivos de trabajo de la etiquetas postales, hacer un recuento del inventario o encontrar una
lección 10 se instalan en la carpeta Prueba de FileMaker Pro determinada factura.
5.5\Aprendizaje\Archivos de trabajo\MisArchivos10.
Las bases de datos informatizadas ofrecen muchas ventajas adicionales
Visión general de la estructura de la carpeta del tutorial de FileMaker Pro con respecto a sus homólogas en papel: velocidad, fiabilidad, precisión
y capacidad para automatizar muchas tareas repetitivas.

¿Cómo se organiza una base de datos?

Carpeta Prueba de FileMaker Pro 5.5 Un archivo de base de datos se organiza en registros. Cada registro es un
conjunto de campos.

Piense que su agenda de direcciones es un archivo de base de datos de

FileMaker Pro. Cada persona de la agenda es un registro. Cada registro
Tutorial de FileMaker Pro
dispone de información como el nombre, la dirección y el número de
teléfono. Cada uno de estos datos, como el nombre, la dirección y el
teléfono, se almacena en un campo diferente.
Archivos de ejemplo Archivos de trabajo

Ejemplo02.fp5 MiArchivo05.fp5
Conceptos básicos de FileMaker Pro
Ejemplo03.fp5 MiArchivo06.fp5
Ejemplo04.fp5 MiArchivo07.fp5 A diferencia de la mayoría de los procesadores de texto u hojas de
Ejemplo05.fp5 MiArchivo08.fp5 cálculo, FileMaker Pro guarda el trabajo automáticamente. Por ello es
Ejemplo06.fp5 MiArchivo09.fp5 importante considerar con detenimiento las acciones en el momento de
Ejemplo07.fp5 Carpeta MisArchivos10
Ejemplo09.fp5 MisEmpresas.fp5 realizar cambios masivos en los archivos, especialmente cuando se
Ejemplo09.fp5 MisMiembros.fp5 eliminan registros. Una vez que se han borrado los registros, se eliminan
Carpeta Ejemplo 10
Empresas.fp5 permanentemente de la base de datos.
Miembros.fp5
 Conceptos básicos de FileMaker Pro 1-3

Tal como verá en la lección 11, deberá realizar copias de seguridad de

los archivos con regularidad. Las copias de seguridad pueden ahorrarle
muchas horas de trabajo innecesario en el caso de que se pierdan o se
dañen los archivos o se borren los registros de forma inadvertida.

Acerca de los modos de FileMaker Pro

Cuando se trabaja en FileMaker Pro, lo hace en uno de los cuatro
modos siguientes.
1 Utilice el Modo Visualizar para introducir datos y visualizar
registros.
1 Utilice el Modo Buscar para localizar un registro o grupo de
registro rápidamente.
1 Utilice el Modo Presentación para especificar qué aspecto tendrá
la información en pantalla o al imprimirla.
1 Utilice el Modo Vista previa para ver el aspecto que tendrán las
páginas al imprimirlas.
Una vez haya abierto una base de datos, puede pasar de un modo a otro
utilizando bien el menú Vista o el menú desplegable situado en la parte
inferior de la ventana de la aplicación. También puede saber rápidamente
qué modo utiliza la base de datos de FileMaker Pro consultando dicho
menú desplegable.

Nombre del archivo

Nombre de la
presentación

Número del
registro actual

Campos

Modo
Visualizar
 Lección 2
Visualización de la información
Los datos se visualizan, introducen o cambian en el Modo En el área de estado, fíjese que existen 30 registros y que se muestra
Visualizar. Este es el modo más sencillo de interactuar con la base de el primero de ellos.
datos.

En esta lección: Marcador

Agenda, icono
1 abrirá una base de datos que ya contiene datos
1 se desplazará entre registros Número de
registros
1 visualizará la información de diversas formas cambiando Área de estado
presentaciones
Registro mostrado actualmente
1 verá las diferencias entre las vistas formulario, lista, y tabla.
5. Haga clic en la parte inferior de la página del icono del libro cada
Cómo abrir una base de datos y vez que desee desplazarse hacia delante un registro, y haga clic en la
parte superior de la página cada vez que desee retroceder un registro.
desplazarse por los registros 6. Desplácese entre los registros arrastrando el marcador hacia arriba
Para abrir una base de datos de ejemplo para esta lección: o hacia abajo.
1. Abra la carpeta Aprendizaje de la carpeta Prueba de FileMaker También puede escribir el número de un registro en el área situada
Pro 5.5. inmediatamente debajo del icono del libro para cambiar el registro
2. Abra la carpeta Archivos de ejemplo. actual que se muestra.

Deberá estar aquí: Prueba de FileMaker Pro 5.5\

Aprendizaje\Archivos de ejemplo. Cómo visualizar la información de distintas
3. Abra el archivo Ejemplo02.fp5.
formas
4. Fíjese que la base de datos está en modo Visualizar. FileMaker Pro
Aunque introduzca una sola vez la información en FileMaker Pro,
toma por defecto el modo Visualizar cuando se abre una base de
puede utilizar esa información de distintas formas. El modo
datos.
Presentación permite visualizar algunos o todos los campos.

Como no es necesario ver todos los campos en cada presentación,

El menú desplegable de éstas son una herramienta potente para trabajar la información o
modo identifica el modo
en que se encuentra
2-2 Tutorial de la versión de prueba

simplemente para imprimir la información que necesita para llevar a

cabo una tarea concreta.

Sergio Gómez
Carretas, 7
28026 Madrid, España

Querida María,

Gracias por reservar un crucero con nosotros.

Valoramos y apreciamos la oportunidad de
Lista de teléfonos trabajar con usted.

Juanita Álvarez 91-3660105 Si tiene alguna duda sobre las reservas, no

Nicolás García 91-3880106 dude en llamarnos. Nuestro deseo es que
Eduardo García 91-3669897 quede satisfecha del crucero.
Sergio Gómez 91-4080850
Rodolfo Fernández 948-545278 Atentamente,
Mario Pérez 98-4510105 Juan García
Juan García 91-8557894
Emilio Velilla 91-3679105
Le Nguyen 91-3469926
Kentaro Ogawa 91-5653660
Carlos Martínez
John Smith
91-4289516
94-5278588
La Presentación Nº 1 muestra todos los campos de la base de datos
Carmen López 91-3366010
Sergio Gómez 91-4536601
Luis Alfredo Gracia 94-3660985
3. Vaya al menú desplegable de presentaciones y elija la presentación
Lista de socios.
Los mismos datos se organizan de diferentes maneras con distintas presentaciones.
Esta presentación muestra cada registro en cada una de las filas de
una lista distribuida en columnas. Observe que la presentación Lista
Cómo ver una presentación diferente de socios contiene sólo cuatro campos que se presentaron en la
Para ver algunas presentaciones, utilice el archivo de ejemplo Presentación Nº 1. No se ha eliminado información de la base de
Ejemplo02.fp5 que acaba de abrir. datos. Como en esta presentación existen menos campos, algunos
datos simplemente no aparecen.
1. Haga clic en el menú desplegable de presentación, situado por
encima del icono del libro. Aparece una lista que muestra las
presentaciones disponibles en este archivo.

Menú desplegable de
presentaciones

2. Examine la Presentación Nº1. La Presentación Nº 1 muestra todos

los campos de la base de datos Ejemplo02.fp5.
 Visualización de la información 2-3

La presentación Lista de socios muestra sólo cuatro de los campos presentes en

Presentación Nº 1
Cambie entre la vista formulario, lista y tabla en la misma
4. Vaya al menú desplegable de presentaciones y vuelva a presentación para ver las diferencias entre ellas.
Presentación Nº 1. No se han perdido datos.
1. En el archivo Ejemplo02.fp5, cambie a la presentación Lista de
socios. Puede ver muchos registros en forma de lista.
Cómo visualizar las presentaciones como 2. Elija en el menú Vista > Ver como formulario.

formularios, listas y tablas Ahora puede ver un único registro, que se muestra en la misma
presentación. Sólo ha cambiado la opción de visualización.
Puede visualizar las presentaciones de tres formas diferentes: como
un formulario, como una lista y como una tabla. 3. Elija en el menú Vista > Ver como tabla.

1 Ver como formulario muestra la presentación actual con un La función Vista como tabla le permite visualizar muchos registros
registro cada vez. a la vez en forma de cuadrícula.

1 Ver como lista muestra la presentación actual como una lista, con 4. Elija en el menú Vista > Ver como lista para volver a la vista original
un registro debajo de otro. de la presentación de Lista de socios.

1 Ver como tabla muestra muchos registros a la vez en una

cuadrícula.

Generalmente las presentaciones pueden cambiarse entre la vista de

formulario, de lista y de tabla mientras la base de datos se encuentra
en el modo Visualizar.
2-4 Tutorial de la versión de prueba

5. Cuando acabe con la lección, cierre el archivo seleccionando en el

menú Archivo > Cerrar.
 Lección 3
Búsqueda y clasificación de registros
Una base de datos es un conjunto de registros. A veces trabajará con todos 3. Abra el archivo Ejemplo03.fp5.
los registros de la base de datos (para remitir por correo un catálogo anual 4. Elija el menú Vista > Modo Buscar.
a cada registro de cliente de la base de datos, por ejemplo). Sin embargo,
a menudo trabajará con un subconjunto de la base de datos, personas de En el Modo Buscar, cree una petición de búsqueda utilizando los
una determinada ciudad, por ejemplo, o registros encuadrados en un campos de la presentación que se visualiza. Escriba el criterio que
margen concreto de fechas. desea utilizar para la búsqueda en los campos incluidos en dicha
petición.
En FileMaker Pro, este proceso de búsqueda de registros que 5. Escriba Nueva York en el campo Ciudad.
coincidan con un criterio concreto se llama buscar registros. Una vez
6. Haga clic en el botón Buscar del área de estado.
que ha encontrado los registros con los que desea trabajar, podrá
cambiar el orden. Puede ordenar los registros en orden ascendente o
descendente.

En esta lección:
1 buscará registros que coincidan con un criterio en un único campo
y en varios campos
1 buscará registros que coincidan con un margen de fechas Botón
Buscar
1 reducirá las búsquedas omitiendo registros
1 ordenará registros en orden ascendente y descendente

Búsqueda de registros según criterios en un

único campo
La petición devuelve registros de cuatro socios que viven en Nueva
En la base de datos de socios, busque todos los socios que sean de la
York. Este es el conjunto encontrado.
ciudad de Nueva York.

1. Abra la carpeta Aprendizaje en la carpeta Prueba de FileMaker

Pro 5.5.
Número total de registros en la base
2. Abra la carpeta Archivos de ejemplo. de datos
Deberá estar aquí: Prueba de FileMaker Pro 5.5\Aprendizaje\ Número de registros en el conjunto
encontrado
Archivos de ejemplo.
3-2 Tutorial de la versión de prueba

7. Haga clic en el icono del libro para visualizar cada uno de los cuatro Búsqueda de registros que coincidan con
registros del conjunto encontrado.
distintos criterios en el mismo campo
A veces es necesario buscar registros que coincidan con más de un
Búsqueda de registros según criterios en criterio en un único campo. Por ejemplo, es posible que deba buscar
campos separados todos los socios de Nueva York o Londres. Este tipo de búsqueda se
suele llamar búsqueda OR, ya que el conjunto encontrado constará
Puede buscar registros que coincidan con distintos criterios, por
de registros de cualquiera de los criterios de búsqueda.
ejemplo, socios que sean tanto de los Estados Unidos como socios
nuevos. Para llevar a cabo una búsqueda OR en FileMaker Pro, será
Este tipo de búsqueda se suele conocer como búsqueda AND. Para necesario que utilice distintas peticiones de búsqueda.
realizar una búsqueda AND en FileMaker Pro, escriba cada criterio 1 Escriba el primer criterio de búsqueda en el campo apropiado de la
de búsqueda directamente en el campo apropiado en el Modo Buscar. primera petición de búsqueda.
Para buscar todos los socios que vivan en los Estados Unidos y que 1 Cree una segunda petición de búsqueda e introduzca el segundo
sean socios nuevos: criterio en el mismo campo.
1. Elija el menú Vista > Modo Buscar.
Cuando haga clic en el botón Buscar, FileMaker Pro recuperará
2. Escriba EE.UU. en el campo País. todos los registros que coincidan con cualquiera de los criterios
3. Localice el campo Tipo de socio y seleccione el botón circular introducidos.
Nuevo.
Para buscar todos los socios que viven en Nueva York o Londres:

Seleccione el botón circular Nuevo 1. Elija el menú Vista > Modo Buscar.
en el campo Tipo de socio
2. Escriba Nueva York en el campo Ciudad.
3. Elija el menú Peticiones > Añadir nueva petición.
Fíjese que el área de estado muestra la existencia dos peticiones.
4. Haga clic en Buscar del área de estado.
La petición de búsqueda devuelve un conjunto de dos registros para
los dos nuevos socios que viven en los Estados Unidos.
5. Para buscar todos los registros de la base de datos, elija en el menú Número de
peticiones
Registros > Mostrar todos los registros.

Nota No es necesario elegir Mostrar todos los registros antes de 4. Escriba Londres en el campo Ciudad de esta segunda petición.
realizar una Búsqueda, ya que FileMaker Pro siempre busca registros 5. Haga clic en Buscar del área de estado.
en la base de datos completa.
 Búsqueda y clasificación de registros 3-3

La petición de búsqueda devuelve un conjunto de seis registros para 4. La petición de búsqueda deberá mostrar 1/1/2000... en el
los seis socios que viven en Nueva York o Londres. campo Fecha de pago. Inmediatamente después de la elipsis (...),
escriba 30/6/2000.

Búsqueda de registros que coincidan con

un rango de criterios en el mismo campo
A veces deseará buscar registros que coincidan con un rango de
criterios dentro de un único campo. Por ejemplo, es posible que 5. Haga clic en Buscar.
desee buscar todos los registros que estén dentro del periodo de un
La búsqueda devuelve seis registros, para seis socios que abonaron
mes, o localizar todas las facturas de ventas numeradas entre la
las cuotas dentro de los seis primeros meses del año 2000.
número 500 y la 1000.

Para llevar a cabo este tipo de búsqueda en FileMaker Pro, se utiliza

un símbolo de rango especial en la petición de búsqueda para
Reducción de la búsqueda
especificar los límites inferior y superior del criterio de búsqueda. A veces es posible que necesite buscar registros que coincidan con
ciertos criterios mientras que al mismo tiempo se excluyen otros,
Para buscar los socios que abonaron su cuota de socio entre el 1 de como buscar todos los registros que se añadieron en un año concreto
enero del 2000 y el 30 de junio del 2000: excepto aquellos que se añadieron en febrero, o buscar todos los
1. Elija el menú Vista > Modo Buscar. clientes que residan en el estado de Nueva York, excepto los que
vivan en la ciudad de Nueva York. Puede llevar a cabo estos tipos de
2. Escriba 1/1/2000 en el campo Fecha de pago.
búsqueda utilizando una combinación de peticiones de búsqueda
3. En el área de estado, haga clic en el menú desplegable Símbolos. múltiples y omitiendo ciertos registros.
Seleccione el rango en la lista.
Como FileMaker Pro procesa las peticiones de búsqueda múltiples
en el orden en que se crean, de esta forma es posible crear búsquedas
muy específicas. La omisión de los registros en una búsqueda no los
elimina de la base de datos.

Para buscar los registros de los socios que abonaron sus cuotas en los
primeros seis meses del 2000, excepto los que lo hicieron en febrero:
Símbolos, menú
desplegable 1. Elija el menú Vista > Modo Buscar.
2. Escriba 1/1/2000 en el campo Fecha de pago.
3. En el área de estado, haga clic en el menú desplegable Símbolos.
Seleccione el rango en la lista.
4. Después de la elipsis, escriba 30/6/2000.
3-4 Tutorial de la versión de prueba

5. Elija el menú Peticiones > Añadir nueva petición. Fíjese que el área 2. Elija en el menú Registros > Ordenar.
de estado muestra que esta es la segunda petición. 3. Si aparece cualquier campo en la columna Tipo de ordenación a la
6. Escriba 1/2/2000 en el campo Fecha de pago. derecha del cuadro de diálogo, haga clic en Borrar todos
7. En el área de estado, haga clic en el menú desplegable Símbolos y 4. En la lista de campos disponibles, seleccione Apellido y haga clic
seleccione rango en la lista. en Mover.
8. Después de la elipsis, escriba 29/2/2000 en el campo Fecha de
pago.
9. Haga clic en Omitir en el área de estado para seleccionarla.

Los botones de
dirección de
Ordenación se
activan al
Cuadro de seleccionar un
verificación Omitir campo

Fíjese que el símbolo de la dirección de ordenación situado a la

10. Haga clic en Buscar. derecha del campo Apellido aumenta de tamaño de izquierda a
derecha. Esto indica que cuando la base de datos se ordene por este
La búsqueda devuelve cinco registros, para cinco socios que abonaron campo, los datos estarán en orden ascendente (de la “a” a la “z”).
las cuotas dentro de los seis primeros meses del año 2000, excepto los 5. Haga clic en Ordenar .
del mes de febrero.
Los nombres de la Lista de socios están ordenados alfabéticamente
por sus apellidos.
Ordenación del conjunto encontrado 6. Cuando acabe con la lección, cierre cada uno de los archivos
abiertos eligiendo en el menú Archivo > Cerrar.
Una vez que haya encontrado un conjunto de registros con los que
trabajar, podrá ordenar dichos registros. Por ejemplo, podrá mostrar
los registros en orden alfabético u ordenarlos desde el más reciente
hasta el más antiguo.

Para ordenar los registros en orden alfabético por los apellidos de los
socios:
1. Vaya al menú desplegable de presentaciones y elija la
presentación Lista de socios. Esta presentación hará más sencillo ver
los resultados de la ordenación.
 Lección 4
Creación de una base de datos e introducción de registros
En las lecciones anteriores, ya hemos visto cómo utilizar una base de Aparecerá el cuadro de diálogo Definir campos con todos los campos
datos simple con datos existentes. Ahora crearemos archivos y de la base de datos.
añadiremos registros.

En esta lección:
1 creará una base de datos simple
1 definirá los campos para contener diferentes tipos de datos
1 creará registros
1 introducirá datos
1 modificará datos

Si no está familiarizado con los aspectos básicos de una base de

datos, previamente deberá realizar las dos primeras lecciones de este
tutorial.

Creación de una base de datos simple 5. Fíjese que los campos Nombre y Apellidos son del tipo Texto,
Importe pagado del tipo Numérico, y Fecha de pago del tipo Fecha.
y definición de los campos 6. Haga clic en Hecho.
Observe el archivo de ejemplo 7. Fíjese que los datos de cada campo corresponden al tipo de campo.
El archivo de ejemplo es el modelo para el archivo que va a crear. En la lección 5 aprenderá cómo añadir texto y gráficos, como el título
Muestra cómo se definen los campos y cómo los distintos tipos de y el logotipo.
éstos contienen diferentes clases de datos.
1. Abra la carpeta Aprendizaje en la carpeta Prueba de FileMaker Acerca de las definiciones de los campos
Pro 5.5. Se crea un campo para cada categoría de información que necesita,
2. Abra la carpeta Archivos de ejemplo. como Nombre o Ciudad. Para buscar, ordenar, calcular y mostrar los
datos correctamente, el tipo de campo debería coincidir con la clase
Deberá estar aquí: Prueba de FileMaker Pro 5.5\Aprendizaje\
de datos que contiene (texto, número, fecha, etc). Por ejemplo, no
Archivos de ejemplo.
podrá buscar valores de texto en un campo del tipo Numérico.
3. Abra el archivo Ejemplo04.fp5.
4. Elija el menú Archivo > Definir campos. En lecciones posteriores aprenderá otros tipos de campos.
4-2 Tutorial de la versión de prueba

Creación de una base de datos 12. Escriba Fecha de pago en la casilla Nombre de campo,
1. Elija en el menú Archivo > Nueva base de datos. seleccione Fecha en el área Tipo, luego haga clic en Crear.

2. Si aparece el cuadro de diálogo Nueva base de datos, elija Crear un

Los campos definidos deben coincidir con los del archivo de
nuevo archivo vacío, luego haga clic en Aceptar. Si no, vaya al paso 3. ejemplo.
13. Haga clic en Hecho.
3. Vaya a la carpeta Archivos de trabajo y selecciónela como
ubicación para este archivo. Puede ver los campos vacíos en un registros nuevo y en blanco. Las
4. Para Nombre de archivo, escriba MiArchivo04.
etiquetas de los campos identifican a éstos. El archivo está listo para
la entrada de datos.
5. Haga clic en Guardar.
El cuadro de diálogo Definir campos para aparece en pantalla. Ahora Introduzca los
creará los campos para almacenar la información. datos aquí
Etiquetas de
campo
6. Para crear el primer campo, escriba Nombre en la casilla Nombre
de campo.
7. Fíjese que el tipo de campo es Texto. FileMaker Pro guarda automáticamente los cambios a medida que
trabaja.

Introducción de datos en la base de datos

Ahora puede empezar a introducir los datos de los socios.

Creación del primer registro

1. Si no puede ver las casillas de los campos, pulse la tecla del
tabulador para empezar la introducción de datos.
Nombrar un
campo 2. Escriba Jane en el campo Nombre.
Especificar
el tipo de 3. Pulse la tecla del tabulador para desplazarse al siguiente campo.
campo
4. Escriba Doe en el campo Apellidos.
5. Escriba 25 en Importe pagado.
8. Haga clic en Crear.
En la siguiente lección aprenderá cómo dar formato a los campos de
9. Escriba Apellidos en la casilla Nombre de campo.
los números para visualizar la moneda.
10. Haga clic en Crear.
6. Escriba 11/11/2000 en Fecha de pago.
11. Escriba Importe pagado en la casilla Nombre de campo,
El registro completo deberá tener este aspecto:
seleccione Numérico en el área Tipo, luego haga clic en Crear.
 Creación de una base de datos e introducción de registros 4-3

Creación de otro registro

1. Elija el menú Registros > Nuevo registro.
2. Al igual que hizo para el registro de Jane Doe, introduzca los datos
para John Smith, que pagó una determinada cantidad en la
fecha 2/2/2000.
La base de datos contiene dos registros. Haga clic en el icono del
libro para ver cada uno de ellos.

Modificación de datos de un registro

Supongamos que Jane Doe pagó la mitad de la cantidad especificada.
Puede corregir esta entrada con toda facilidad.
1. Vaya al registro de Jane Doe.
2. Seleccione la cantidad en Importe pagado.

3. Escriba la nueva cantidad.

4. Haga clic en un área vacía fuera de un campo para guardar el
cambio.
5. Cuando acabe con la lección, cierre cada uno de los archivos
abiertos eligiendo en el menú Archivo > Cerrar.
 Lección 5
Personalización del aspecto
Puede mejorar el aspecto de los datos añadiendo gráficos y otros
Menú desplegable de
efectos. presentaciones

En esta lección:
1 aprenderá cómo las presentaciones determinan lo que ve
1 añadirá, cambiará el tamaño y desplazará campos
Puede observar una presentación simple.
1 mostrará valores en un campo de número como moneda
5. Seleccione Presentación Nº 2 en el menú desplegable de
1 añadirá texto a una presentación y cambiará el tamaño y color
presentaciones.
1 añadirá gráficos
6. Fíjese que aunque es el mismo registro, ahora:
1 verá dónde buscar otras formas de personalizar una presentación
1 Nombre y Apellido están uno al lado del otro
1 Se puede ver el campo Ciudad
Cómo personalizar la vista en el modo 1 Importe pagado muestra el tipo de moneda
Presentación 1 El nombre del club y el logotipo aparecen ahora en la parte
superior de la pantalla
Observe las presentaciones de ejemplo
1. Abra la carpeta Aprendizaje en la carpeta Prueba de FileMaker
Pro 5.5.
2. Abra la carpeta Archivos de ejemplo.
Deberá estar aquí: Prueba de FileMaker Pro 5.5\Aprendizaje\
Archivos de ejemplo.
3. Abra el archivo Ejemplo05.fp5.
4. Seleccione Presentación Nº 1 en el menú desplegable de
presentaciones si todavía no está seleccionado. En esta lección realizará los cambios mencionados anteriormente.
7. Escoja el menú Vista > Modo Presentación.
5-2 Tutorial de la versión de prueba

Utilice el modo Presentación para personalizar el aspecto de los Cambio del tamaño, desplazamiento
datos. Fíjese que aunque los datos aún están en el archivo, no los ve
aquí. y adición de un campo
Selección y cambio de tamaño de un campo
Acerca de la personalización de presentaciones
1. En el modo presentación, haga clic en el campo Nombre para
Para diseñar presentaciones en el modo Presentación, puede incluir
seleccionarlo.
cualquier combinación de campos, texto y gráficos en una
presentación. Puede cambiar la fuente y el color de los campos y el
texto, así como el formato de los campos Número o Fecha. Manipulador

Los cambios realizados en el modo Presentación afectan sólo al

aspecto de los datos. Los datos en sí permanecen tal como se 2. Arrastre el controlador de la esquina inferior derecha del campo
introdujeron. hacia la izquierda hasta que sea menor, aún siendo lo suficientemente
grande para que muestre el nombre más largo que espere encontrar
Deje el archivo de ejemplo abierto para utilizarlo de referencia a en el archivo.
medida que trabaja con estas funciones en el archivo.
3. Elija en el menú Vista > Modo Visualizar para ver el campo.
Personalización de una presentación 4. Pase por los registros.
Cambiará una presentación simple en los archivos de trabajo de esta Si no muestra los nombres totalmente, vuelva al modo Presentación
lección para que tome el aspecto de la Presentación Nº 2 del archivo y agrande el campo.
de ejemplo.
5. Repita este proceso para Apellido.
1. Abra la carpeta Aprendizaje en la carpeta Prueba de FileMaker
Pro 5.5. Desplazamiento de un campo
2. Abra la carpeta Archivos de trabajo. 1. Escoja el menú Vista >Modo Presentación.
Deberá estar aquí: Prueba de FileMaker Pro 5.5\Aprendizaje\ 2. Haga clic en el interior del campo Apellido y arrástrelo junto al
Archivos de trabajo. campo Nombre.
3. Abra MiArchivo05.fp5.
4. Escoja el menú Vista >Modo Presentación.
Puede observar una presentación simple. En las siguientes secciones
modificará esta presentación de diversas formas.
3. Arrastre la etiqueta del campo Apellido y en el campo Apellido.
4. Arrastre la etiqueta del campo Nombre y en el campo Nombre.
5. Elija en el menú Vista > Modo Visualizar para ver los resultados.
 Personalización del aspecto 5-3

Adición de un campo 5. Elija en el menú Ventana > MyFile05.fp5.

Si se ha definido un campo en Definir campos, puede mostrarlo en 6. Escoja el menú Vista >Modo Presentación.
una presentación. En esta base de datos, algunos campos definidos 7. Seleccione el campo Importe pagado.
no se muestran en esta presentación. Ahora añadirá uno de estos
8. Elija el menú Formato > Número.
campos.
9. Seleccione las opciones mostradas en el siguiente cuadro de
1. Escoja el menú Vista >Modo Presentación.
diálogo.
2. Utilizando la herramienta Campo, arrastre el campo sobre la
presentación y colóquelo debajo del campo Nombre.

Arrastre
Herramienta el nuevo
Campo campo

3. En el cuadro de diálogo Especificar campo, seleccione el campo

Ciudad.
4. Haga clic en OK.
5. Elija en el menú Vista > Modo Visualizar para ver el campo.
Puede ver una ciudad en cada registro. Los datos de Ciudad se 10. Haga clic en OK.
introdujeron anteriormente, y el campo contiene los datos.
11. Elija en el menú Vista > Modo Visualizar para ver los datos con
formato.
Visualización de un número como moneda
Puede visualizar un número como moneda, incluso aunque sólo se Adición de texto a una presentación
escriba en el campo el número.
Añadirá el nombre de la organización en la parte superior de la
1. Elija en el menú Ventana > Ejemplo05.fp5. presentación, luego dará formato al texto.
2. Elija en el menú Vista > Modo Visualizar.
Adición de texto
3. En la Presentación Nº 2, observe Importe pagado y fíjese en el
número de muestra como moneda. 1. Elija en el menú Ventana > Ejemplo05.fp5.

4. Haga clic en el número para ver los datos escritos en el campo. 2. Seleccione en el menú Vista > Modo Presentación y observe el
encabezado de la parte superior de la presentación.
El formato afecta sólo a la forma en que se muestran los datos. No
cambia los datos. Éste es su modelo.
5-4 Tutorial de la versión de prueba

3. Abra MiArchivo05.fp5 si todavía no lo está. Adición de un gráfico a la presentación

4. Escoja el menú Vista >Modo Presentación.
Añada un logotipo junto al nombre del club.
5. Seleccione la herramienta Texto.
1. Elija en el menú Ventana > Ejemplo05.fp5.
2. En Presentación Nº 2, seleccione en el menú Vista > Modo
Presentación y fíjese dónde aparece el logotipo en la presentación.
3. Abra MiArchivo05.fp5 si todavía no lo está.
Herramienta Texto 4. Escoja el menú Vista >Modo Presentación.
5. Haga clic junto al texto Club corporativo de turismo en
lugar en el que desea colocar el logotipo del club.
Aún no verá cambios en pantalla.
6. Escoja el menú Insertar >Imagen.
7. Abra la carpeta Archivos de trabajo.
8. Asegúrese de que se muestran todos los tipos de archivos, y
6. Haga clic en la parte superior de la presentación en donde desea seleccione logo.gif.
que comience la línea del texto.
9. Haga clic en Abrir.
7. Escriba Club corporativo de turismo.
10. Arrastre el logotipo para desplazarlo, si fuera necesario.
8. Haga clic en la herramienta de selección para finalizar la
11. Elija en el menú Vista > Modo Visualizar para ver la presentación
entrada de texto.
terminada.

Cambio del tamaño y color del texto 12. Cuando acabe con la lección, cierre cada uno de los archivos
abiertos eligiendo en el menú Archivo > Cerrar.
1. Haga clic en el texto Club corporativo de turismo para
seleccionar el bloque de texto.

2. Escoja el menú Formato >Texto.

3. Seleccione 18 puntos de la lista de Tamaño.
4. Para Color, seleccione cualquier azul oscuro.
5. Haga clic en OK.
 Lección 6
Creación de listas, etiquetas postales y cartas tipo
formulario
Puede crear con facilidad presentaciones para visualizar e imprimir la Menú desplegable de
información de diferentes formas. presentaciones

En esta lección creará:

1 una lista de los registros
1 etiquetas postales
Puede ver una lista en columnas que muestra algunos de los campos.

1 una carta tipo formulario

Creación de una lista en columnas

Una lista en columnas muestra muchos registros de manera simultánea.
Cada fila es un registro. Cada columna contiene una categoría de datos,
como por ejemplo Apellido o Teléfono.
Acerca de las presentaciones de listas en columnas
Observe la lista de ejemplo
Seleccione en el menú Vista > Modo Presentación para visualizar la
Puede crear una lista de registros que muestre simplemente la presentación que resulta de la lista en columnas que está viendo.
información que desea ver.
Cada campo de la presentación aparece una vez, pero la lista muestra
1. Abra la carpeta Aprendizaje en la carpeta Prueba de FileMaker
Pro 5.5.
muchos registros.
2. Abra la carpeta Archivos de ejemplo.
Deberá estar aquí: Prueba de FileMaker Pro 5.5l\Aprendizaje\Archivos
de ejemplo.
3. Abra Ejemplo06.fp5.
4. Seleccione la presentación Lista de socios en el menú desplegable Creación de una lista en columnas
presentaciones. 1. Abra la carpeta Aprendizaje en la carpeta Prueba de FileMaker
Pro 5.5.
2. Abra la carpeta Archivos de trabajo.
Deberá estar aquí: Prueba de FileMaker Pro 5.5\Aprendizaje\Archivos
de trabajo.
6-2 Tutorial de la versión de prueba

3. Abra MiArchivo06.fp5. Los datos de todos los registros para los campos Apellido, Nombre,
4. Escoja el menú Vista >Modo Presentación. Empresa, y Tipo de socio aparecen en la presentación Lista de socios.
5. Elija el menú Presentación > Nueva presentación/informe.
6. En Nombre de presentación, escriba Lista de socios.
Creación de etiquetas postales
7. Seleccione Lista/informe en columnas para el nuevo tipo de
presentación y haga clic en Siguiente. Observe las etiquetas de ejemplo
8. Seleccione de nuevo la presentación Lista/informe en columnas, luego 1. Elija en el menú Ventana > Ejemplo06.fp5.
haga clic en Siguiente.
2. Elija en el menú Vista > Modo Visualizar.
9. Haga doble clic en cada uno de los siguientes campos en el orden que
3. Seleccione Etiquetas en el menú desplegable de presentaciones menú.
desee que aparezcan en la lista:
Puede ver la etiqueta postal para el registro actual.
1 Apellidos
4. Elija el menú Vista > Modo Vista previa.
1 Nombre
Verá una página de etiquetas tal como se imprimirá.
1 Compañía 5. Fíjese que no todos los registros tienen el mismo número de líneas de
1 Tipo de socio texto.
Los registros con direcciones de cuatro líneas muestran todas las líneas.
Estos campos pasan a la lista Campos de la presentación.
En los registros que sólo necesitan 3 líneas, la línea extra se omite de
modo que no existan líneas en blanco en las etiquetas.
6. Escoja el menú Vista >Modo Presentación.
Podrá ver los nombres de los campos que aparecerán en las etiquetas.

Campos de fusión

Acerca de las presentaciones de etiquetas

Las presentaciones de etiquetas utilizan campos de fusión. Los campos
de fusión se agrandan o se reducen para ajustar los datos al campo, y no
ocupan espacio si el campo está vacío. El propósito de los campos de
fusión es únicamente de visualización e impresión. No se introducen
10. Haga clic en Siguiente.
datos en los campos de fusión.
11. Haga clic en Siguiente en cada uno de los siguientes paneles para
aceptar los valores por defecto. Creación de una presentación de etiquetas
12. Haga clic en Finalizar. En esta sección se utilizará el asistente de Nueva presentación/informe
13. Elija en el menú Vista > Modo Visualizar. para:
 Creación de listas, etiquetas postales y cartas tipo formulario 6-3

1 crear una presentación de etiquetas 5. Haga doble clic en Dirección 1 en la lista y luego pulse Intro
(Windows) o Retorno (Mac OS).
1 seleccionar campos que se incluirán en las etiquetas
6. Haga doble clic en Dirección 2 en la lista y luego pulse Intro
(Windows) o Retorno (Mac OS).
Creación de la etiqueta
7. Haga doble clic en Ciudad en la lista.
1. Elija en el menú Ventana > MiArchivo06.fp5.
8. Escriba una coma, luego un espacio.
2. Escoja el menú Vista >Modo Presentación.
9. Haga doble clic en País en la lista.
3. Escoja el menú Presentación >Nueva presentación/informe.
Ya ha configurado los campos de fusión.
4. Para Nombre de presentación, escriba Etiquetas.
10. Haga clic en Siguiente.
5. Seleccione Etiquetas para el nuevo tipo de presentación.
11. Haga clic en Ver en Modo Presentación.
6. Haga clic en Siguiente.
12. Haga clic en Finalizar.
7. Seleccione Avery 5160 de la lista Usar las medidas de las etiquetas para.
La etiqueta debería tener este aspecto:
8. Haga clic en Siguiente.
Ahora está listo para especificar los contenidos de las etiquetas.

Seleccione los campos que aparecerán en las etiquetas

1. Haga doble clic en Nombre de la lista.
Nombre se desplaza al área Contenido de etiqueta. El punto de inserción
parpadea. 13. Cuando haya acabado de ver la presentación de la etiqueta,
seleccione en el menú Vista > Modo Vista previa.
Las etiquetas deberán tener el aspecto de las del archivo de ejemplo.

Creación de una carta tipo formulario

Observe la carta de ejemplo
1. Elija en el menú Ventana > Ejemplo06.fp5.
2. Elija en el menú Vista > Modo Visualizar.
3. Seleccione Carta de bienvenida en el menú desplegable de
presentaciones.
4. Recorra los registros y observe la carta. Es posible que necesite
avanzar en la carta para verlos todos.
2. Después de Nombre, introduzca un espacio. 5. Fíjese en la dirección personalizada y el saludo para cada registro.
3. Haga doble clic en Apellido de la lista.
4. Después de Apellido, pulse Intro (Windows) o Retorno (Mac OS).
6-4 Tutorial de la versión de prueba

6. Fíjese también que el texto de cada carta es el mismo, excepto que el 5. Seleccione Presentación en blanco para el tipo de la nueva
nombre de la empresa para cada registro aparece en el primer párrafo. El presentación.
texto se ajusta al nombre de la empresa, independientemente de la 6. Haga clic en Finalizar.
longitud.
7. En la presentación, haga clic en la pestaña Cabecera, luego pulse
Esta carta está lista para imprimirse para cada uno de los registros de Retroceso (Windows) o Suprimir (Mac OS).
la base de datos. 8. Haga clic en la pestaña Pie, luego pulse Retroceso (Windows) o
Suprimir (Mac OS).
Acerca de las presentaciones de cartas tipo formulario Esta carta no utilizará ni cabecera ni pie.
La carta es una presentación simple que contiene texto, campos de 9. Arrastre la pestaña Cuerpo hacia abajo aproximadamente
fusión y un gráfico. 25 centímetros.
1. Escoja el menú Vista >Modo Presentación. Al soltar el botón del ratón, podrá ver los límites de la página. Si no los
ve, arrastre la pestaña Cuerpo algo más hacia abajo.
2. haga clic en cualquier lugar del texto.
Puede ver los controladores en las esquinas del bloque de texto
completo. Todo el texto es un único bloque.
3. Fíjese que Empresa es un campo de fusión en el cuerpo de la carta.
La dirección y el saludo utilizan también campos de fusión.
Pestaña Cuerpo Límites de la página
Creación de una carta tipo formulario
Para crear esta carta, tendrá que: 10. Arrastre ahora la pestaña Cuerpo hasta justo por debajo del límite de
1 crear una presentación en blanco la página.
1 crear un bloque de texto que contenga la carta La línea del límite de página desaparecerá.
11. Utilice la barra de desplazamiento situada en la parte inferior de la
1 añadir campos de fusión para el nombre y dirección del pantalla para desplazarse algunos centímetros hacia la derecha.
destinatario
Verá una línea de puntos gruesos en el lado derecho. Este es el límite
1 escribir la carta derecho de la página. La carta se encuentra entre estos límites.
1 personalizar la carta con el nombre de la empresa del destinatario 12. Desplácese totalmente hacia la izquierda.

1 añadir la despedida 13. Desplácese hasta la parte superior de la presentación.

Creación de una presentación de una página en blanco Creación de un bloque de texto

1. Elija en el menú Ventana > MiArchivo06.fp5. Creará un bloque de texto con un margen de 4 centímetros por todos
lados.
2. Escoja el menú Vista >Modo Presentación.
3. Escoja el menú Presentación >Nueva presentación/informe. 1. Haga clic en la herramienta Texto .
4. Para Nombre de Presentación, escriba Carta de bienvenida.
 Creación de listas, etiquetas postales y cartas tipo formulario 6-5

2. Arrastre un rectángulo comenzando aproximadamente a Introducción de la carta

4 centímetros desde la parte superior izquierda de la presentación y 1. Pulse Intro (Windows) o Retorno (Mac OS) dos veces para crear dos
terminando aproximadamente a 4 centímetros de la parte inferior espacios de línea al final de la dirección.
derecha, según se indica por los límites de la página.
2. Inicie la línea del saludo: escriba Estimado/a y un espacio.
Cuando suelte le ratón, el punto de inserción parpadeará en la parte
3. Introduzca los campos de fusión para el nombre y apellidos, separados
superior izquierda del cuadro de texto. Escribirá la carta dentro de
por un espacio.
este cuadro.
En sus propias cartas puede utilizar más campos (por ejemplo un campo
para el título) y conseguir un saludo más apropiado.
4. Escriba una coma y dos espacios de línea.
5. Escriba la carta:
El Club corporativo de turismo le da la bienvenida a
usted y a su empresa.
Esperamos hacer negocios con usted muy pronto y que
La herramienta disfrute de muchos viajes con nosotros en el futuro.
Texto está
seleccionada
Personalización de la carta con el nombre de la empresa
1. Haga clic tras la palabra empresa del primer párrafo.
2. Escriba una coma y un espacio.
3. Introduzca un campo de fusión para el nombre de la empresa.
4. Escriba otra coma.

Adición de la dirección Adición de la despedida

1. Haga clic al final del texto e introduzca dos espacios de línea.
1. Elija el menú Insertar > Campo de fusión.
2. Pulse el tabulador varias veces para centrar el bloque de texto.
2. Seleccione Nombre de la lista y haga clic en Aceptar.
3. Escriba Atentamente, y luego cuatro espacios de línea.
3. Introduzca un espacio.
4. Pulse la tecla del tabulador varias veces para alinear el punto de
4. Elija el menú Insertar > Campo de fusión.
inserción con Sin nada más que añadir y escriba John Jones.
5. Seleccione Apellido de la lista y haga clic en Aceptar.
5. Introduzca un espacio de línea, luego pulse de nuevo el tabulador para
6. Pase a la siguiente línea (introduzca un espacio de línea): alinear el cursor con las líneas anteriores de texto y escriba Presidente.
Windows: pulse la tecla Intro sobre la tecla Mayúscula del teclado. La presentación deberá tener el aspecto de la carta del archivo de
Mac OS: pulse Retorno. ejemplo.
7. Añada los campos de fusión para la dirección postal, la ciudad y 6. Elija en el menú Vista > Modo Visualizar para ver la carta.
el país, con los espacios apropiados, nuevas líneas y la puntuación Deberá tener el aspecto de la carta del archivo de ejemplo. Consulte la
adecuadas. lección 5 para aprender a añadir un logotipo.
7. Cuando acabe con la lección, cierre cada uno de los archivos abiertos
eligiendo en el menú Archivo > Cerrar.
 Lección 7
Simplificación al introducir datos
Es posible simplificar la forma de introducir los datos en FileMaker 4. Seleccione Presentación Nº 1 en el menú desplegable de
Pro y mejorar la exactitud mediante listas de valores, campos de presentaciones si todavía no está seleccionado.
cálculo y entrada automática de datos. 5. Localice el campo Tipo de socio del registro actual. Podrá ver dos
botones circulares, uno para Nuevo y otro para Renovado.
En esta lección:
Corresponden a las dos opciones de la lista de valores de Tipo de
1 verá cómo las listas de valores pueden ayudar a la entrada de datos socio. Haga clic en uno para introducir el valor correspondiente en el
1 escribirá y probará fórmulas de cálculo campo.
1 utilizará opciones de entrada automática en un campo para la
introducción de datos ista de valores con valores predefinidos, mostrada como botones circulares

Introducción de datos utilizando listas Definición de una lista de valores

de valores 1. Abra la carpeta Aprendizaje en la carpeta Prueba de FileMaker
Las Listas de valores permiten elegir los valores que desee a partir Pro 5.5.
de una lista, un menú desplegable, cuadros de verificación o botones 2. Abra la carpeta Archivos de trabajo.
circulares. Estas listas pueden contener valores predefinidos, o
Deberá estar aquí: Prueba de FileMaker Pro 5.5\Aprendizaje\
pueden construirse de forma dinámica en base a los valores de un
Archivos de trabajo.
determinado campo. Son un método eficaz para introducir valores
utilizados con frecuencia en la base de datos. 3. Abra MiArchivo07.fp5.
4. Seleccione Presentación Nº 1 en el menú desplegable de
Observe la lista de valores de ejemplo presentaciones si todavía no está seleccionado.
1. Abra la carpeta Aprendizaje en la carpeta Prueba de FileMaker 5. Elija en el menú Archivo > Definir listas de valores.
Pro 5.5.
6. Haga clic en Nueva.
2. Abra la carpeta Archivos de ejemplo.
7. Nombre la nueva lista de valores escribiendo Tipo de socio.
Deberá estar aquí: Prueba de FileMaker Pro 5.5\Aprendizaje\
Archivos de ejemplo.
3. Abra Ejemplo07.fp5.
7-2 Tutorial de la versión de prueba

8. Haga clic en el cuadro mayor e introduzca los valores para la lista,

Nuevo y Renovado, escribiendo cada valor en su propia línea.

Seleccione Seleccione
botones la lista de
circulares valores
Tipos de
socio

6. Haga clic en OK. Los botones circulares deberán verse en el Modo

Presentación.

9. Haga clic en OK.

10. Haga clic en Hecho.

Asignación de una lista de valores a un campo

y visualización como botones circulares
1. Escoja el menú Vista >Modo Presentación.
2. Seleccione el campo Tipo de socio.

Campo Tipo
de socio con
formato de
botón
circular
3. Elija el menú Formato > Formato de campo.
4. En el área Estilo , haga clic en el triángulo junto a Lista desplegable
7. En el Modo Visualizar, pruebe la lista de valores y los botones
y seleccione Botones circulares de la lista.
haciendo clic sobre ellos.
5. Haga clic en el triángulo a la derecha de utilizando lista de valores y
seleccione Tipos de socios en el menú.
 Simplificación al introducir datos 7-3

Generación de valores con un campo de 5. En el campo Tipo de socio, haga clic en Renovado. El valor de
Tarifa de renovación cambia a 10.000.
cálculo 6. Borre este registro eligiendo Registros > Eliminar registro.
Cuando desee que FileMaker Pro realice un cálculo, por ejemplo, Es necesario borrar este registro para configurar una parte posterior
para determinar el importe de impuestos debidos o la cuota de esta lección.
apropiada, se utiliza un campo de cálculo. Los campos de cálculo son
7. Haga clic en Borrar en el cuadro de diálogo de confirmación.
uno de los tipos de campo de FileMaker Pro. FileMaker Pro puede
realizar cálculos simples y complejos.
Creación de un campo de cálculo
La fórmula del cálculo utiliza valores del registro actual o registros Existen varias formas diferentes de formular un cálculo, cada una de
relacionados. La fórmula puede utilizar valores de todo tipo de las cuales puede aportar el resultado correcto. El siguiente método
campos. Puede utilizar cálculos que devuelvan valores de texto (por utiliza una Secuencia If para comparar los datos introducidos en el
ejemplo, combinando los contenidos de los campos de nombre y campo Tipo de socio con uno de los tipo de socio. El cálculo
apellidos en un campo para el nombre completo), fechas, horas y devuelve uno de los dos resultados.
contenidos de los campos contenedores.
1. Seleccione MiArchivo07.fp5 en el menú Ventana.

Observe cómo los cálculos agilizan la introducción de 2. Elija el menú Archivo > Definir campos.
datos 3. En Nombre del campo, escriba Tarifa de renovación.
Los socios del Club corporativo de turismo pagan una cuota anual. 4. En Tipo, haga clic en Cálculo para hacer de este campo un campo
Los socios nuevos abonan una cuota de 20.000 pesetas, mientras que de cálculo.
los que renuevan abonan 10.000 pesetas.

Los siguientes pasos muestran cómo se construirá el cálculo. El

cálculo devuelve una cuota de renovación en base al tipo de socio.
1. Elija en el menú Ventana > Ejemplo07.fp5.
2. Seleccione Presentación Nº 1 en el menú desplegable de
presentaciones si todavía no está seleccionado.
3. Cree un nuevo registro eligiendo en el menú
Registros > Nuevo registro. Fíjese que no existen datos en el campo
Tarifa de renovación.
4. En el campo Tipo de socio, haga clic en Nuevo. El campo Tarifa
de renovación indica 20.000.
El campo Tarifa de renovación es un campo de cálculo.
Haga clic en Cálculo
7-4 Tutorial de la versión de prueba

5. Haga clic en Crear.

El cuadro de diálogo Especificar cálculo aparece en pantalla.
6. Revise la lista de fórmulas en la esquina superior derecha del
cuadro de diálogo Especificar cálculo hasta que localice
If (prueba; resultado uno; resultado dos). Haga doble clic en esta
fórmula de modo que aparezca en este cuadro de diálogo.
Esta fórmula tiene tres partes: una prueba, un resultado si la prueba El cálculo completo
se evalúa como verdadera (resultado uno), y un resultado si es falsa
(resultado dos). Sustituirá las incógnitas prueba, resultado uno, y
resultado dos por los componentes reales del cálculo.

11. Haga clic en OK.

Lista de Lista de
campos fórmulas Si recibe un mensaje de error, asegúrese de que todos los espacios y
puntuación son idénticos a la fórmula mostrada anteriormente.
12. Haga clic en Hecho.
Sustituya las incógnitas por el
cálculo El campo Tarifa de renovación aparece en la parte inferior de la
presentación. Dependiendo del tamaño de la pantalla, es posible que
Verifique el tipo de datos
que devolverá el cálculo necesite desplazarse por ella para verlo.

La fórmula de cálculo ya está completada. Cuando se introducen los

datos en el campo Tipo de socio, FileMaker Pro los comparará con
la palabra que estamos probando, “Renovado”. La prueba es
7. Seleccione la incógnita prueba y escriba Tipo de socio = verdadera si coincide la palabra, y el cálculo devuelve el primer
“Renovado” exactamente como aparece aquí. resultado, 100. Si no coincide, la prueba es falsa y entonces devuelve
8. Seleccione la incógnita resultado uno, y escriba 10000. el segundo resultado.
9. Seleccione la incógnita resultado dos, y escriba 20000.
Prueba del cálculo
10. Asegúrese de que el resultado del cálculo se configura como
Para ver si el cálculo funciona adecuadamente, intente cambiar el
Numérico.
valor del campo Tipo de socio a Nuevo, y fíjese en el resultado del
campo Tarifa de renovación; deberá cambiar ya que el tipo de socio
ha cambiado.
 Simplificación al introducir datos 7-5

Introducción automática de un número

secuencial
Seleccione
FileMaker Pro permite introducir automáticamente ciertos tipos de el número
datos; por ejemplo, números incrementales, al crear un nuevo
registro.
8. Haga clic en OK.

Observe el ejemplo del número secuencial 9. Haga clic en Hecho.

1. Elija en el menú Ventana > Ejemplo07.fp5. El nuevo campo aparece en la parte inferior de la presentación. (Es
2. Vaya al último registro de la base de datos. posible que necesite avanzar en la pantalla para verlo.)

3. Localice el campo Número de socio y anote el número actual de 10. Pruebe la opción de entrada del nuevo campo eligiendo en el
este registro. menú Registros > Nuevo registro. Cada vez que se crea un registro
nuevo, el valor del campo Número de socio aumenta en uno.
4. Cree un nuevo registro eligiendo en el menú
Registros > Nuevo registro. Para aprender cómo cambiar la posición del nuevo campo, consulte
la lección 5.
El valor del campo Número de socio aumenta en uno.
11. Cuando acabe con la lección, cierre cada uno de los archivos
Nota Si realizó la primera actividad de este capítulo, observará que abiertos eligiendo en el menú Archivo > Cerrar.
el valor del Número de socio es 32, incluso aunque ahora existen 31
registros en la base de datos Ejemplo07.fp5. FileMaker Pro continúa
aumentando los números secuenciales incluso si se borraran
registros intermedios, como es en este caso el registro 31.

Creación de un campo para números de serie

1. Elija en el menú Ventana > MiArchivo07.fp5.
2. Elija el menú Archivo > Definir campos.
3. En Nombre de campo, escriba Número de socio.
4. Seleccione Numérico como tipo de campo.
5. Haga clic en Crear.
6. Haga clic en Opciones.
7. Seleccione Número secuencial en la pestaña Autointroducir. No es
necesario que cambie las cantidades en siguiente valor e incremento
para este ejercicio.
 Lección 8
Automatización de tareas con botones y guiones
FileMaker Pro automatiza muchas tareas de la base de datos con Creación del botón
botones y guiones. Estas potentes funciones pueden ahorrar bastante 1. Abra la carpeta Aprendizaje en la carpeta Prueba de FileMaker
tiempo desarrollando una serie de acciones con un simple clic. Pro 5.5.
En esta lección: 2. Abra la carpeta Archivos de trabajo.
1 realizará y utilizará un botón para llevar a cabo una tarea Deberá estar aquí: Prueba de FileMaker Pro 5.5\Aprendizaje\
1 creará y ejecutará un único guión para llevar a cabo una tarea de Archivos de trabajo.
varios pasos 3. Abra MiArchivo08.fp5.
1 utilizará un botón para llevar a cabo un guión 4. Seleccione Presentación Nº 1 en el menú desplegable de
presentaciones si todavía no está seleccionado.
Realización de una tarea utilizando 5. Seleccione en el menú Vista > Modo Presentación para cambiar al
modo de presentación.
un botón
6. Haga clic en la herramienta Botón .
Observe el botón de ejemplo 7. Dibuje el botón en la parte superior de la presentación.
Un botón es un objeto en una presentación en el que puede hacer clic
para realizar muchos comandos de FileMaker Pro. Puede utilizar un Botón
botón para cambiar presentaciones de la base de datos.
1. Abra la carpeta Aprendizaje en la carpeta Prueba de FileMaker
Pro 5.5.
2. Abra la carpeta Archivos de ejemplo.
Deberá estar aquí: Prueba de FileMaker Pro 5.5\Aprendizaje\
Archivos de ejemplo.
3. Abra Ejemplo08.fp5.
4. Localice el botón etiquetado Ir a lista de socios en la parte superior
de la Presentación #1.
5. Haga clic en el botón. Debería estar viendo la presentación Lista
de socios (según lo indicado por el menú desplegable de
presentaciones). 8. En el cuadro de diálogo Especificar botón, seleccione el comando
Ir a la presentación en la lista.
8-2 Tutorial de la versión de prueba

9. En el área Opciones, seleccione la presentación Lista de socios. 2. Elija en el menú Guiones > Vista previa presentación de etiquetas.

Ahora debería ver la presentación Etiquetas, en modo Vista previa.

Este guión le permite previsualizar las etiquetas antes de
imprimirlas.
Especifique la
presentación de
Lista de socios Guiones
Un guión permite construir una serie de instrucciones para que las
ejecute FileMaker Pro. Al igual que los botones, los guiones
permiten automatizar la mayoría de los comandos de menú de
FileMaker Pro, así como activar algunos comandos que no se
encuentran en la estructura de menús de FileMaker Pro (como Enviar
correo y Marcar número). Los guiones simples llevan a cabo una
única tarea, mientras que los complejos combinan elementos (como
10. Haga clic en OK.
respuestas y control del usuario) con técnicas de programación
11. Fíjese que el punto de inserción se encuentra Ahora en el centro (como estructura en árbol y bucles) para construir conjuntos de
del botón. Escriba Ir a Lista de socios en el botón para guiones dinámicos y de gran potencia.
identificarlo.
12. Haga clic fuera del botón. Creación de un guión para presentar la vista previa de
Si necesita desplazar el botón, selecciónelo y arrástrelo hasta el presentación de etiquetas
punto deseado, como lo haría con cualquier otro elemento de la 1. Elija en el menú Ventana > MiArchivo08.fp5.
presentación. 2. Seleccione el menú Guiones > ScriptMaker.

Para probar el botón, vaya al Modo Visualizar y haga clic sobre él. 3. En la casilla de texto Nombre de guión, escriba Vista previa de
El botón muestra la presentación Lista de socios. presentación de etiquetas.
4. Haga clic en Crear.
Fíjese que en el cuadro de diálogo Definición de guiones se ha
Realización de una serie de tareas creado un guión y que incluye algunos pasos de guión por defecto.
utilizando un guión Todos los guiones de FileMaker Pro se crean con estos elementos de
guión por defecto ya incluidos. Puede borrar estos pasos por defecto
Tal como acaba de ver, puede utilizar un botón para llevar a cabo un
antes de añadir sus propios pasos al guión.
comando simple. Para hacer que FileMaker Pro lleve a cabo una
secuencia de comandos, utilice un guión.

Ejecución de un guión en el archivo de ejemplo

1. Elija en el menú Ventana > Ejemplo08.fp5.
 Automatización de tareas con botones y guiones 8-3

9. Con este paso de guión seleccionado, cancela la selección del

cuadro de verificación Pausa del área Opciones.
Cuando se utiliza un guión para cambiar de modos, FileMaker Pro
Borre estos ofrece la opción de detener el guión. Esto puede ser de utilidad si se
pasos por
defecto del requiere información a antes de continuar el guión. En este ejemplo,
guión Modo Vista previa es el último paso del guión, y no es necesario que
el usuario dé más información.

El guión
acabado

5. Haga clic en Borrar todos.

6. Seleccione el paso de guión Ir a la presentación y haga clic en el
botón Mover. (También puede seleccionar y mover los pasos de
guiones haciendo doble clic sobre ellos.)
7. En el área Opciones, seleccione la presentación Etiquetas de la
lista de presentaciones disponibles.

10. Haga clic en Aceptar, luego en Hecho.

11. Para ejecutar el guión que acaba de crear, seleccione en el menú
Guiones > Vista previa de presentación de etiquetas. FileMaker Pro
muestra la presentación Etiquetas y cambia al Modo Vista previa.

Especifique la
presentación a
la que desea
que vaya el
guión

8. En la lista de la izquierda, desplace y seleccione el paso de guión

Modo Vista previa, y muévalo sobre el guión.
8-4 Tutorial de la versión de prueba

Si aún no ha creado este guión, siga los pasos indicados en “Creación

de un guión para presentar la vista previa de presentación de
etiquetas” en la página 8-2.

Asignación de un guión a un botón

Mientras que los botones normalmente son más convenientes para 6. Haga clic en OK para guardar este botón.
los usuarios, los guiones son una función mucho más potente,
permitiéndole combinar muchos comandos de menú en una sola Cambio de nombre del botón
acción ejecutable. El uso de un botón para ejecutar un guión le ofrece 1. Haga clic en la herramienta Texto .
lo mejor de ambas funciones. 2. Haga clic en el botón una vez. Aparece el punto de inserción de
texto en el botón.
Para asignar el guión que acaba de crear a un botón:
3. Escriba Vista previa presentación de etiquetas para
1. En MiArchivo.08.fp5, seleccione Presentación Nº 1 en el menú
cambiar el nombre de este botón.
desplegable de presentaciones.
2. Escoja el menú Vista >Modo Presentación. Prueba del botón
3. Haga doble clic en el botón que creó anteriormente en esta lección. 1. En el Modo Visualizar, pruebe el botón haciendo clic sobre él.
4. En el cuadro de diálogo Especificar botón, seleccione el paso de Al hacer clic sobre este botón se ejecuta el guión, mostrando la
guión Realizar guión en la parte superior de la lista a la izquierda. presentación Etiquetas y cambiando al Modo Vista previa.
5. En el área Opciones, seleccione Vista previa de presentación de 2. Cuando acabe con la lección, cierre cada uno de los archivos
etiquetas en la lista de guiones disponibles. Deje el resto de los abiertos eligiendo en el menú Archivo > Cerrar.
parámetros por defecto tal cual.
 Lección 9
Creación y mantenimiento de informes
El proceso de recuperación y organización de los datos de una base 5. Examine el informe resultante.
de datos se llama creación de informes. Los informes sumario En primer lugar, observe que se encuentra en Modo Vista previa. El
presentan simplemente los totales de los datos, no fraccionan la Modo Vista previa es necesario para ver los datos resumidos en
información en grupos menores. Los informes de subsumario, pantalla. En segundo lugar, observe que los socios se agrupan por el
también llamados informes con datos agrupados, categorizan la tipo de socio y además están ordenados alfabéticamente dentro de
información por un campo o campos concretos, y agrupan la cada una de estas categorías.
información jerárquicamente. La información en el subsumario
puede ser subtotalizada, calculada la media o contada.

En esta lección:
Este informe agrupa
1 generará un informe con datos agrupados los datos por el
campo Tipo de
1 generará un informe con datos agrupados y totales socio, también
llamado el campo de
separación

Generación de un informe con datos

agrupados
Observe el informe de ejemplo
Este ejemplo muestra un informe que agrupa a los socios por tipo de
socio. El informe se ha guardado en un guión.
1. Abra la carpeta Aprendizaje en la carpeta Prueba de FileMaker
Pro 5.5.
2. Abra la carpeta Archivos de ejemplo.
Deberá estar aquí: Prueba de FileMaker Pro 5.5\Aprendizaje\
Archivos de ejemplo.
3. Abra el archivo Ejemplo09.fp5.
6. Haga clic en el botón Continuar del área de estado para completar
4. Seleccione en el menú Guiones > Informe de tipo de socio para el guión y volver a la Presentación Nº 1.
generar el informe de tipo de socios.
9-2 Tutorial de la versión de prueba

Acerca de los informes de subsumario

Un informe con datos agrupados requiere un número de elementos
para trabajar adecuadamente.

Los informes de subsumario, incluyen:

1 una parte de subsumario en la presentación del informe para cada nivel
de detalle que desee separar. El asistente Nueva presentación/informe los
crea.
1 un campo o campos por los que agrupar los registros. Estos campos
se conocen como campos de separación.
1 registros ordenados mediante estos campos de separación, para
que las partes del subsumario aparezcan en la presentación del
7. Seleccione Informe con datos agrupados y haga clic en Siguiente.
informe.

Creación de un informe de subsumario

Para crear el Informe tipo de socio:
1. Abra la carpeta Aprendizaje en la carpeta Prueba de FileMaker
Pro 5.5.
2. Abra la carpeta Archivos de trabajo.
Deberá estar aquí: Prueba de FileMaker Pro 5.5\Aprendizaje\
Archivos de trabajo.
3. Abra MiArchivo09.fp5.
4. En Modo Presentación, seleccione en el menú Presentación >
Nueva presentación/informe.
5. En Nombre de presentación, escriba Informe tipo de socio. Seleccione los campos utilizados en este informe
1. Haga doble clic en Tipo de socio, el primer campo que se va a
6. Seleccione Lista/informe en columnas para el nuevo tipo de
utilizar en este informe, para desplazarlo a la lista Campos de la
presentación y haga clic en Siguiente.
presentación.
2. Seleccione y mueva el campo Apellidos.
3. Seleccione y mueva el campo Nombre.
 Creación y mantenimiento de informes 9-3

Esto ordena los registros en cada grupo de tipo de socio

alfabéticamente por los apellidos de los socios. Fíjese que el campo
de separación Tipo de socio aparece automáticamente en la parte
superior de la lista Tipo de ordenación para permitir que
FileMaker Pro agrupe los registros por esta categoría.

4. Haga clic en Siguiente.

5. Mueva el campo Tipo de socio a la lista Categorías de informes para
organizar los registros por tipo de socio.

8. Haga clic en Siguiente.

Selección de un tema y creación de la cabecera y el pie

1. Seleccione el tema Estándar para ajustar el tamaño del texto, color
y estilo del informe acabado.
2. Haga clic en Siguiente.
3. Vaya a la lista Superior centro y seleccione Texto personalizado
grande.
4. Escriba Informe tipo de socio para la cabecera del informe
y haga clic en Aceptar.
Al tipo de socio se hace referencia como un campo de separación
debido a que se utiliza el contenido de este campo para separar los 5. Vaya a la lista Inferior centro y seleccione Número de página para
registros en categorías dentro del informe. numerar las páginas en el pie del informe.

6. Haga clic en Siguiente.

7. Mueva el campo Apellidos a la lista Tipo de ordenación.
9-4 Tutorial de la versión de prueba

1. Para visualizar el informe de ejemplo finalizado, seleccione del

menú Ventana > Ejemplo09.fp5.
2. Seleccione en el menú Guiones > Informe tarifa de socio para
generar el informe de las tarifas de socios.
3. Examine el informe resultante.
Al igual que en el ejemplo anterior, los socios se agrupan por su tipo.
Además, las tarifas recogidas para cada tipo de socio se subtotalizan
bajo los nombres de dichos socios y un total general de todas las
tarifas aparece en la parte inferior del informe.

6. Haga clic en Siguiente.

Creación de un guión para ejecutar de nuevo este informe

1. Haga clic en Crear un guión.
2. Deje Nombre del guión tal como aparece. Haga clic en Siguiente.
3. Haga clic en Ver el informe en Modo Vista previa si todavía no está
Subtotales
seleccionado.
4. Haga clic en Finalizar.
El informe finalizado debería presentar el aspecto del informe que
aparece en la página 9-1.

Total
Generación de un informe con datos general

agrupados y totales
Observe el informe de ejemplo
Este informe de subsumario:
4. Haga clic en el botón Continuar para completar el guión y volver a
1 agrupa los socios por tipo
la Presentación Nº 1.
1 realiza el subtotal de las tarifas recogidas por cada tipo de socio
1 proporciona un total general de estas tarifas
 Creación y mantenimiento de informes 9-5

Un informe con datos agrupados y totales requiere los mismos Seleccione los campos utilizados en este informe
elementos que un informe con datos agrupados: una parte de 1. Seleccione el primer campo que se va a utilizar en este informe,
subsumario en la presentación del informe para cada categoría, un Tipo de socio y muévalo a la lista Campos de la presentación.
campo o campos por el que agrupar los registros y una ordenación de
2. Seleccione y mueva el campo Apellidos.
la base de datos por esos campos.
3. Seleccione y mueva el campo Nombre.
Además son necesarios dos elementos más: 4. Seleccione y mueva el campo Importe pagado.
1 una parte de la presentación de sumario general 5. Haga clic en Siguiente.
1 campo(s) sumario para mostrar los totales, medias, o recuentos 6. Desea organizar los registros por Tipo de socio. Mueva este
campo a la lista Categorías de informes.
Creación de un informe con datos agrupados y totales
7. Haga clic en Siguiente.
Para crear el Informe tarifa de socio:
8. Mueva el campo Apellidos a la lista Tipo de ordenación, para
1. Elija en el menú Ventana > MiArchivo09.fp5.
ordenar los registros en cada grupo de tipo de socio alfabéticamente
2. En Modo Presentación, seleccione en el menú Presentación > por los apellidos de los socios.
Nueva presentación/informe. 9. Haga clic en Siguiente.
3. En Nombre de presentación, escriba Informe tarifa de socio.
4. Seleccione Lista/informe en columnas para el nuevo tipo de Especificación de subtotales y totales generales
presentación y haga clic en Siguiente. Un campo sumario es un tipo de campo que puede especificar
cuando se definen los campos. Los campos sumario permiten
5. Seleccione Informe con datos agrupados y luego seleccione Incluir
cálculos en todos los registro del conjunto encontrado. En general,
subtotales e Incluir total general.
cuando necesite totalizar datos de diversos registros, debe utilizar un
campo sumario.

En el Informe tarifa de socio, verá los subtotales para las cuotas

pagadas por cada tipo de socio, nuevo y renovado, y un total general
de las cuotas de ambos grupos al final del informe. Para hacer esto,
necesitará especificar campos de sumario de subtotal y total general
en el Asistente Nueva presentación/informe.

El campo sumario que utilizará es Tarifa de renovación, campo ya

definido anteriormente. Tarifa de renovación totaliza las tarifas
introducidas en el campo Importe pagado.

6. Haga clic en Siguiente.

9-6 Tutorial de la versión de prueba

1. Haga clic en Añadir subtotal para añadir el campo Tarifa de Selección de un tema y creación de la cabecera y el pie
renovación como subtotal. Esto le indica a FileMaker Pro que cree 1. Seleccione el tema Estándar para ajustar el tamaño del texto, color
un subtotal de las tarifas de socio pagadas bajo cada categoría de y estilo del informe acabado.
socio.
2. Haga clic en Siguiente.
2. Haga clic en Siguiente.
3. Vaya a la lista Superior centro y seleccione Texto personalizado
grande.
4. Escriba Informe tarifa de socio para la cabecera del informe
y haga clic en Aceptar.
5. Vaya a la lista Inferior centro y seleccione Número de página para
numerar las páginas en el pie del informe.
6. Haga clic en Siguiente.

Creación de un guión para ejecutar de nuevo este informe

1. Haga clic en Crear un guión.
2. Deje Nombre del guión tal como aparece. Haga clic en Siguiente.
3. Haga clic en Ver el informe en Modo Vista previa si todavía no está
3. Haga clic en Añadir total general para añadir el campo Tarifa de seleccionado.
renovación como total general al final del informe. Esto indica a 4. Haga clic en Finalizar.
FileMaker Pro que cree un total general de las tarifas de los socios.
El informe finalizado debería presentar el aspecto del informe que
aparece en la página 9-4.
5. Cuando acabe con la lección, cierre cada uno de los archivos
abiertos eligiendo en el menú Archivo > Cerrar.

4. Haga clic en Siguiente.

 Lección 10
Cómo hacer bases de datos relacionales
Las bases de datos relacionales permiten visualizar fácilmente las 4. Abra el archivo Empresas10.fp5 y visualice los registros.
relaciones entre los archivos y agilizar la entrada de datos. Puede Hay un registro para cada una de las tres empresas que tienen socios
introducir los datos una vez y luego visualizar y utilizar los datos en en el Club corporativo de turismo.
archivos relacionados.
5. Abra el archivo Socios10.fp5 y visualice los registros.
En esta lección: 6. En el archivo Socios10.fp5, cree un nuevo registro para Jane
1 verá cómo trabajan las bases de datos relacionales Doe.
1 definirá una relación 7. Para Empresa, seleccione la empresa ABC.

1 mostrará los datos desde un registro relacionado

1 mostrará una lista de registros relacionados

Los archivos de ejemplo de esta lección incluyen registros con datos 8. Fíjese que la dirección de la empresa ABC aparece
de los socios del Club corporativo de turismo y las empresas donde automáticamente.
trabajan. Cada empresa tiene un gran número de socios.

Visualización de los datos desde un

registro relacionado
Vea cómo trabajan las relaciones en los archivos de
ejemplo Acerca de los archivos relacionados
1. Abra la carpeta Aprendizaje en la carpeta Prueba de FileMaker Los archivos Empresas10.fp5 y Socios10.fp5 son archivos
Pro 5.5. relacionados.
2. Abra la carpeta Archivos de ejemplo.
Cuando introduce el nombre de una empresa en un registro del
3. Abra la carpeta Ejemplo10. archivo Socios, FileMaker Pro identifica el registro para esa empresa
Deberá estar aquí: en el archivo Empresas. FileMaker Pro muestra entonces la
Prueba de FileMaker Pro 5.5\Aprendizaje\Archivos de dirección desde dicho registro de empresa en el archivo Socios.
ejemplo\Ejemplo10.
10-2 Tutorial de la versión de prueba

¿Cómo ocurre esto? El archivo Socios tiene una relación con el Los campos del archivo con los que está trabajando en
archivo Empresas que está basada en los datos coincidentes del (MisSocios10.fp5) se encuentran en la izquierda. Los campos del
campo Empresa en ambos archivos. El campo Empresa es el campo archivo del que desea ver los datos (MisEmpresas10.fp5) se
coincidente. El archivo Socios muestra la dirección de la empresa encuentran en la derecha.
utilizando campos relacionados basados en esta relación. 8. Fíjese que el nombre de la relación por defecto toma el nombre del
archivo de relación: MisEmpresas10.
Aprenderá ambas partes de este proceso: cómo definir la relación y
cómo mostrar los datos mediante dicha relación.

Salga o abandone FileMaker Pro para cerrar ambos archivos antes de

continuar.

Visualización de un registro relacionado en un archivo

Definición de una relación con otro archivo
1. Abra la carpeta Aprendizaje en la carpeta Prueba de FileMaker
Pro 5.5.
2. Abra la carpeta Archivos de trabajo.
3. Abra la carpeta Misarchivos10.
Deberá estar aquí: 9. Haga clic en OK y después en Hecho.
Prueba de FileMaker Pro 5.5\Aprendizaje\Archivos de
trabajo\MisArchivos10. Visualización de los datos desde un registro relacionado
MisSocios10.fp5 y MisEmpresas10.fp5 son iguales que los archivos Una vez definida la relación, configure la presentación para que
de ejemplo, pero sin las estructuras relacionales. Ahora construirá muestre los datos utilizando dicha relación. Aquí, se mostrará la
estas estructuras. dirección de la empresa.
4. Abra el archivo MisSocios10.fp5. 1. En MisSocios10.fp5, seleccione en el menú Vista > Modo
Presentación.
5. Elija en el menú Archivo > Definir relaciones.
2. Utilizando la herramienta Campo , arrastre un campo
6. Haga clic en Nueva, vaya a la carpeta MisArchivos10 en la carpeta
sobre la presentación.
Archivos de trabajo, y haga doble clic en MisEmpresas10.fp5.
Puede ver una lista de los campos del archivo.
7. En el cuadro de diálogo Definir relaciones, seleccione el campos
Empresa de la columna izquierda y el campo ::Empresa de la columna 3. En el cuadro de diálogo Especificar campo, haga clic en Archivo
derecha. actual (“MisSocios10.fp5”) y seleccione la relación MisEmpresas10 de
la lista.
 Cómo hacer bases de datos relacionales 10-3

Ahora puede ver una lista de los campos en el archivo relacionado Visualización de los datos de una lista de
MisEmpresas10.fp5. Los dos puntos (::) antes de cada nombre de
campo muestran que son campos relacionados, no campos definidos registros relacionados
en el archivo sobre el que actualmente trabaja. Estos campos Suponga que desea mostrar todos los socios del club de cada
relacionados mostrarán los datos del archivo relacionado. empresa. Además, quiere añadir nuevos socios al archivo Socios sin
introducir el nombre de la empresa para cada uno.

Elija la relación para

visualizar campos del Trabajo con registros relacionados en los archivos de
archivo relacionado ejemplo
Visualización de una lista de registros relacionados
1. Abra la carpeta Aprendizaje en la carpeta Prueba de FileMaker Pro
5.5.
2. Abra la carpeta Archivos de ejemplo.
3. Abra la carpeta Ejemplo10.
Deberá estar aquí:
4. Haga clic en ::Dirección de empresa, luego haga clic en OK.
Prueba de FileMaker Pro 5.5\Aprendizaje\Archivos de
5. Repita los pasos comprendidos entre el 2 y el 4 para Ciudad y País. ejemplo\Ejemplo10.
6. Mueva los campos si fuera necesario y haga los campos 4. Abra el archivo Empresas10.fp5.
suficientemente grandes para que muestren todos los datos que
5. Visualice los registros.
contienen. Los campos deberán tener este aspecto:
Puede ver una lista de socios en cada empresa. Son todos los
individuos del archivo Socios.

Adición a la lista
1. Vaya al registro de la empresa ABC.
2. Añada un nuevo socio haciendo clic en la primera línea vacía debajo
de Nombre.
7. Seleccione en el menú Vista > Modo Visualizar y pase por los
registros para visualizar la dirección de empresa del archivo
MisEmpresas y del archivo MisSocios.
8. Cuando haya acabado, salga o abandone FileMaker Pro para
cerrar todos los archivos antes de continuar.
10-4 Tutorial de la versión de prueba

Ambas relaciones utilizan el mismo campo de coincidencia,

”Empresa”, pero esta vez existe más de un registro coincidente en el
Muestra una lista d archivo relacionado debido a que existe más de un socio de cada
socios del archivo empresa. Un portal en el archivo Empresa muestra los socios de cada
relacionado
empresa.
Haga clic aquí
para introducir un
nuevo socio para Cuando se añade Joe Williams a la lista de socios que trabajan en la
esta empresa
Empresa ABC, la relación automáticamente creó un registro para Joe
Williams en el archivo Socios. La empresa ABC se introduce
automáticamente en el campo de coincidencia debido a que se añadió
3. Escriba Joe, luego pulse el Tabulador y escriba Williams en el el nombre al portal del registro de la Empresa ABC.
campo Apellido.
Un nuevo socio añadido al archivo Socios aparece automáticamente
Visualización del nuevo registro en el archivo relacionado al final de la lista en el registro de empresa coincidente del archivo
1. Abra el archivo Socios10.fp5. Empresa.

2. En Socios10.fp5, vaya al último registro. Salga de FileMaker Pro para cerrar todos los archivos abiertos.
Puede ver el registro de Joe Williams con la información de la
empresa. Se creó automáticamente al escribir Joe Williams en la lista Visualización de una lista de registros relacionados
del archivo Empresa. Creación de un portal para visualizar los registros coincidentes
1. Abra la carpeta Aprendizaje en la carpeta Prueba de FileMaker
Adición de un nuevo registro y visualización en la lista
Pro 5.5.
1. En Socios10.fp5, cree un registro para un nuevo socio que trabaja
2. Abra la carpeta Archivos de trabajo.
en la empresa ABC.
3. Abra la carpeta Misarchivos10.
2. Ahora vuelva a Empresas10.fp5 y fíjese en el registro Empresa ABC.
Deberá estar aquí:
Puede ver el nuevo socio en la lista (desplácese por ella si fuera
Prueba de FileMaker Pro 5.5\Aprendizaje\Archivos de
necesario).
trabajo\MisArchivos10.

Acerca del trabajo con listas de registros relacionados 4. Abra MisEmpresas10.fp5.

En “Visualización de los datos desde un registro relacionado” en la Una relación debe definirse siempre antes de poder mostrar los datos
página 10-1, una relación en el archivo Socios muestra los datos de los registros relacionados. La relación con MisSocios10.fp5 se ha
(direcciones de empresa) del archivo Empresa. Aquí, una relación en definido, utilizando el proceso descrito en “Definición de una
el archivo Empresas muestra los datos (nombres de socio) del relación con otro archivo” en la página 10-2.
archivo Socios. 5. Para visualizar la relación, seleccione el menú Archivo > Definir
relaciones, seleccione la relación (MisSocios10) y haga clic en Editar.
 Cómo hacer bases de datos relacionales 10-5

6. Seleccione Permitir la creación de registros relacionados. Esto 6. Elija en el menú Vista > Modo Visualizar para ver la lista de socios.
permite añadir un nombre a la lista. 7. Pruebe la nueva estructura: escriba el nombre de un nuevo socio
7. Haga clic en OK y después en Hecho. de la empresa ABC, luego fíjese si aparece en MisSocios10.fp5 (será
8. Escoja el menú Vista > Modo Presentación. el último registro).

9. Haga clic en la herramienta Portal y dibuje un cuadro para que 8. Cuando haya acabado con la lección, cierre o salga de
contenga la lista de nombres . FileMaker Pro para cerrar todos los archivos abiertos.

10. El cuadro de diálogo Ajustar portal, muestra los registros de la

relación MisSocios10.
11. Muestre 7 filas en el portal.
Cada fila muestra un registro de socio coincidente.
12. Seleccione Mostrar barra de desplazamiento vertical.
13. Haga clic en OK.

Disposición de los campos en el portal

1. Haga que la primera fila del portal (la parte blanca en la parte
superior del portal) lo bastante alta como para contener un campo.
2. Utilizando la herramienta Campo , arrastre un campo
a la primera fila del portal.
3. Seleccione el campo ::Nombre y haga clic Aceptar.
4. Arrastre otro campo junto a ::Nombre y especifique ::Apellido.
5. Mueva las etiquetas de campo de Nombre y Apellido encima del
portal, por encima de sus respectivos campos.
El portal deberá tener un aspecto parecido a éste cuando termine.
 Lección 11
Cómo conservar la información
Los problemas de corriente, problemas con el disco y otros
problemas inesperados con los ordenadores pueden ocurrir en Seleccione el
disco y carpeta
cualquier momento. Para ayudar a evitar la pérdida de datos realice, en la que desea
de forma regular, copias de seguridad de todos los documentos guardar la copia
importantes del ordenador, incluyendo las bases de datos.
Acepte el
En esta lección aprenderá: nombre de Guarde una
archivo por copia del
1 cómo y cuándo realizar una copia de seguridad defecto para la archivo
copia o cámbielo actual
1 dónde aprender acerca de otros sistemas de protección

5. Haga clic en Guardar.

Cómo realizar una copia de seguridad de
las bases de datos Importante La próxima vez, realice la copia de seguridad en un disco
o volumen diferente. No realice nunca la copia de seguridad sobre la
Existen diversas formas de realizar una copia de seguridad de un única o más reciente copia del archivo. Deberá disponer de varias
archivo. A continuación, proponemos un método posible. copias de seguridad diferentes al mismo tiempo.
1. Determine el tamaño de la base de datos.
Windows: haga clic con el botón derecho del ratón en el icono del
archivo, luego seleccione Propiedades.
Cuándo realizar la copia de seguridad
Deberá hacerlo:
Mac OS: haga clic en el icono del archivo, luego seleccione en el
menú Archivo > Información. 1 con la frecuencia necesaria para garantizar que puede restaurar
todos los datos en caso de emergencia.
2. Identifique un disco o volumen que disponga de espacio suficiente
para una copia de la base de datos. 1 antes de realizar un cambio importante o irreversible, como por
ejemplo borrar registros, borrar un campo desde Definir campos o
3. Abra la base de datos de la que desea realizar una copia de
sustituir datos mediante las funciones Importar o Reemplazar.
seguridad.
4. Seleccione en el menú Archivo > Guardar una copia como. Recuerde: ¡Se tarda mucho menos tiempo en hacer una copia de
seguridad que en volver a crear un archivo dañado o perdido!