Partes interesadas
En un proyecto, las partes interesadas son cualquier individuo, grupo u organización que
forme parte o se vea afectado por el mismo, obteniendo algún beneficio o perjuicio. Cada
organización tiene sus partes interesadas, también conocidas como grupos de interés o
públicos de interés. Cada una de las partes interesadas puede influir en el proyecto, ya sea
de forma directa o indirecta. Por ejemplo, una de las partes interesadas es el cliente.
En un proyecto se diferencia entre partes interesadas activas y pasivas. Las activas son
aquellas que trabajan directamente en el proyecto y que se ven directamente influenciados.
Normalmente se subdividen las partes interesadas activas de la siguiente forma:
Director de proyecto
Personal del proyecto
Clientes
Promotor
Patrocinador
Las partes interesadas pasivas, solo se ven afectadas de forma indirecta de la gestión de
proyectos y de sus consecuencias (ej. grupos de interés, gente que vive cerca de un
proyecto en construcción, familiares, etc). La diferenciación entre partes interesadas activas
y pasivas sirve a la estructuración y apoya al proceso de análisis y al proceso de
identificación.
Algunos factores importantes son su fuerza (poder de influencia)
su enfoque (posición). Por último desarrollará una estrategia acorde a las partes interesadas
más importantes, de manera que sepa aproximadamente como éstos tenderán a responder, y
así poder ganar su confianza y su apoyo. Para ello es posible realizar un mapa de partes
interesadas.
1. Identificación de las partes interesadas (¿Quién?),pudiendo agruparlas según características
comunes, para dirigirnos a ellas de una manera mas eficiente.
2. Creación y análisis de perfiles de las partes interesadas (¿qué?), comprender sus
influencias, intereses y actitudes hacia el proyecto, y la importancia y el poder de cada parte
interesada.
3. Definición de la estrategia para la participación de las partes interesadas (¿cómo?), definir
la manera en que el proyecto pueda aumentar el compromiso con las diferentes partes
interesadas.
4. Planificación del compromiso (¿cuándo?), definir los métodos y la oportunidad de las
comunicaciones.
5. Compromiso de las partes interesadas (hacer), concretar la participación y las
comunicaciones planificadas.
6. Medición de la efectividad (resultados), comprobar la efectividad de la participación
Gestión de las partes interesadas
La gestión de las partes interesadas debe realizarse en cada fase y etapa del proyecto,
identificando posibles problemas y sus correspondientes soluciones con alcance de
todos los partícipes del proyecto activos y pasivos.
En cada proyecto habrá diferentes interesados que a su vez querrán resultados que pueden
ser muy distintos de un mismo proyecto.
A medida que avanza el proyecto, es importante elaborar una estrategia y un plan de
comunicación que identifique cómo, cuándo y qué comunicar a cada grupo de interesados.
Parte de esto implica la presentación de informes del proyecto, que variarán en contenido y
en nivel de detalle para cada grupo.
Una parte vital de la gestión de los interesados es la gestión de estas expectativas de la
competencia desde la fase inicial hasta la implementación final.
En la fase de evaluación del proyecto, hay que averiguar a través de los grupos de interés si
el proyecto ha cumplido con sus necesidades y expectativas mediante agencias, empresas,
expertos, empleados y líderes de opinión.
Otra herramienta para que el proyecto funcione como un conjunto y lleve a éste hacia los
objetivos marcados y al éxito debe existir una estrategia de gestión de la comunicación, la
cual contiene una descripción de los medios utilizados e intervalos de la comunicación a las
diferentes partes, tanto externas como internas del proyecto. Debe existir por tanto un flujo
de información controlado y bidireccional, además de estar siempre documentado para que
pueda ser medible y pueda aportar unos resultados, siendo el director de proyecto el
encargado de realizar dicha documentación.
Evaluación de las partes interesadas
Para identificar una lista entendible de las partes interesadas, el equipo de proyecto debe
evaluar las partes interesadas en función de su influencia en el resultado del proyecto es
decir, su interés y sus actitudes hacia el proyecto.
La lista siguiente indica los aspectos principales que deben abordar sus preguntas:
Tipo de información suministrada: el tipo de información que reciben actualmente de la
organización.
Exactitud: el grado de utilidad y exactitud de la información suministrada. Si no están
satisfechos, averigüe los motivos.
Puntualidad: el grado de puntualidad y frecuencia con que se recibe la información. Si no
están satisfechos, averigüe los motivos.
Información adicional: otras necesidades de información que consideran que debería
satisfacer la organización.
Necesidades prioritarias de las partes interesadas: de las necesidades de información
actuales y adicionales anteriores, determine cuáles consideran más importantes.[12]
