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PROCEDIMIENTO DE COMPRA Procedimiento

Código: FP-PC-01
Fecha de elaboración: Fecha de actualización:
Versión: 01
30/NOV/2014 30/NOV/2015
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INDICE

1. OBJETIVO. ................................................................................................................................... 2
3. RESPONSABLES Y AUTORIDADES. ............................................................................................. 3
4. DEFINICIONES.............................................................................................................................. 3
5. DESARROLLO Y ACTIVIDADES. ................................................................................................... 3
5.1. GENERALIDADES......................................................................................................................... 3
5.2. DIAGRAMA DE FLUJO .................................................................................................................. 4
6. FORMATOS ASOCIADOS. ............................................................................................................ 9
7. PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS. ................................................................................................. 9
8. LISTA DE DISTRIBUCIÓN. ............................................................................................................ 9
9. ANEXOS. ...................................................................................................................................... 9
10. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................... 9

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1. OBJETIVO.i

Establecer una metodología para la adquisición de bienes, servicios, materiales, insumos, equipos,
así como la selección evaluación y reevaluación de proveedores y contratistas críticos.

2. ALCANCE

Este procedimiento es de aplicación para la adquisición de bienes, servicios, materiales, insumos y

equipos, así como para la selección evaluación y reevaluación de proveedores y contratistas críticos
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destinados a las actividades de la organización.

3. RESPONSABLES Y AUTORIDADES.
Es responsabilidad de:
 GERENTE GENERAL
 GERENTE DE COMPRAS
 GERENTE ADMINISTRATIVO
 ASISTENTE DE GERENCIA.

NOTA: cada una de las responsabilidades y autoridades están estipuladas en el manual de funciones.

4. DEFINICIONES.

4.1. Producto: Resultado de un proceso.

NOTA 1 Existen cuatro categorías genéricas de productos:

 servicios (por ejemplo, transporte);

 software (por ejemplo, programas de computador, diccionario);
 hardware (por ejemplo, parte mecánica de un motor);
 materiales procesados (por ejemplo, lubricante).

4.2. Proveedor: organización o persona que proporciona un producto, EJEMPLO Productor,

distribuidor, minorista o vendedor de un producto, o prestador de un servicio o información.

 NOTA 1: Un proveedor puede ser interno o externo a la organización.

 NOTA 2: En una situación contractual un proveedor puede denominarse "contratista".

4.3. Proveedor Crítico: Organización o persona que proporciona un producto bien o servicio,
con potencial afectación al cumplimiento de los requisitos de seguridad, calidad y medio
ambiente.

5. DESARROLLO Y ACTIVIDADES.

5.1. GENERALIDADES.
Este procedimiento tendrá aplicación cuando existe la necesidad de realizar la compra de algún
servicio o producto que inciden en la prestación de los servicios de la organización, para lo cual se
aplica a los proveedores que están en listado de proveedores, y se realiza una evaluación de
proveedores, donde se tendrán en cuenta los proveedores que obtengan el mayor puntaje.
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Este procedimiento debe ser aplicado por todas las dependencias que requieren bienes y/o servicios;
con el fin de asegurar el cumplimiento de los requisitos de los bienes, productos y/o servicios
comprados.
Estas pautas, son obligatorias y tendrán aplicación cuando exista la necesidad de realizar la compra
de algún producto o servicio.

5.2. DIAGRAMA DE FLUJO

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COMPRAS

0
1. CONDICIONES GENERALES.
1.1. CRITIERIOS PARA COMPRAS
2.1. MONTOS DE COMPETENCIA
0 PARA LAS COMPRAS.
2. SELECCIÓN Y EVALUACIÓN
DE PROVEEDORES.

0
3. REQUISICIÓN DE PRODUCTOS O
SERVICIOS

0
NO Producto SI
Nuevo

4. COTIZACIONES

0
5. ORDEN DE COMPRA O REMISIÓN.

0
6. RESEPCIÓN DEL PRODUCTO
O SERVICIO.

0
7. RE-EVALUACIÓN DE
PROVEEDORES.
Desempeño
0
8. RETROALIMENTACIÓN A
PROVEEDORES Y PLANES DE
MEJORA.

0
FIN

Figura 1. Proceso De Compras.

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5.3. ACTIVIDAD/ DESCRIPCIÓN/RESPONSABLES

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

1.1. CRITERIOS PARA COMPRAS.

a). Caja Menor: La cuantía máxima mensual autorizada para caja menor es de,
XXXXXX, la caja menor es manejada por el asistente de gerencia, y el periodo
de reembolso se hará mensualmente.

Se establece que los pagos de servicios contratados, compras y productos se

harán por caja menor hasta por un valor correspondiente al 50% de la base de
la caja menor, sin que los mismos puedan ser fraccionados.

Por lo tanto queda prohibido el pago por caja menor de servicios que excedan
de esta suma. Se podrán autorizar por caja menor la adquisición de bienes que
sean necesarios para el funcionamiento previa verificación de que la
organización no los posea en el momento del requerimiento.
 GERENTE
No está permitido efectuar préstamos personales con recursos de la caja GENERAL
1. CONDICIONES menor.
GENERALES.
 GERENTE DE
b). Montos que excedan los XXXXXXX, son manejados directamente por la COMPRAS
gerencia.  GERENTE
ADMINISTRATIVO
1.2. MONTOS DE COMPETENCIA PARA LAS COMPRAS  ASISTENTE DE
GERENCIA.
a) Caja Menor: Los pagos de servicios contratados, compras y productos que
se hacen por caja menor son autorizados por el asistente de gerencia.
b) El gerente de compras podrá realizar el pago de servicios contratados,
compras de: productos, equipos, maquinaria y materiales, por un monto
máximo de XXXXXX, montos que excedan esta cantidad deberán ser
autorizados por la gerencia general.

c) Pagos de servicios contratados, compras de: productos, equipos,

materiales, hasta un monto de XXXXXXX son autorizados por el gerente
general.

d) Pagos de servicios contratados, compras de: productos, equipos,

maquinaria, materiales, para montos que excedan los XXXXXX, deberán
pasar por revisión de la junta de socios, con el fin de determinar si su
adquisición es necesaria o no.

Antes de realizar la compra de algún producto o servicio, se debe realizar la

selección y evaluación de proveedores.

La selección de proveedores, es la etapa previa al inicio del proceso de compra,

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mediante la cual se logra la validación o aprobación de algunos proveedores,

que tienen las competencias para satisfacer adecuadamente las necesidades
2. SELECCIÓN Y de NOMBRE DE LA RAZON SOCIAL, y sus clientes finales, además de resumir
EVALUACIÓN su portafolio de productos y servicios y pueden pertenecer al Registro de  ASISTENTE DE
DE Proveedores de NOMBRE DE LA RAZON SOCIAL. GERENCIA
PROVEEDORE  ASISTENTE
S. Por lo tanto el proveedor que desee trabajar con NOMBRE DE LA RAZON ADMINISTRATIVO
SOCIAL, debe ingresar al Registro de proveedores y se debe proporcionar la
información indicada en el formato de selección y evaluación de proveedores.

Los proveedores seleccionados serán los que obtengan los mayores puntajes.
De acuerdo a la evaluación de proveedores. O que tengan un puntaje de
calificación igual o superior al 80%.

Se diligencia el formato para la requisición del producto o servicio y se entrega

al asistente de gerencia.

3. REQUISICIÓN Se realiza la revisión de la requisición del producto o servicio, si el insumo o  INTERESADO

DE servicio es autorizado se procede a realizar la cotización respectiva con los  GERENTE GENERAL
PRODUCTOS proveedores.  ASISTENTE DE
O SERVICIOS GERENCIA
a) Si es un nuevo producto y el proveedor no se encuentra registrado en
el formato de selección y evaluación de proveedores, continúa con la
actividad número 2.
b) Si el proveedor se encuentra registrado en el formato de selección y
evaluación de proveedores se continúa con la actividad número 4.
c) Cuando se requiere la contratación de mano de obra calificada se
deben establecer las competencias y requisitos a cumplir por el
contratista.

El asistente de gerencia solicita la cotización respectiva al proveedor/es  ASISTENTE DE

4. COTIZACIONE seleccionados, mediante llamada telefónica, correo electrónico, o de forma GERENCIA.
S presencial.  ASISTENTE
ADMINISTRATIVO

Solicitar el insumo, producto o servicio al proveedor finalmente seleccionado  ASISTENTE DE

5. ORDEN DE mediante la orden de compra, remisión o la compra directa. GERENCIA
COMPRA O  ASISTENTE
REMISIÓN. La orden de compra o remisión puede ser enviada vía correo electrónico, fax, ADMINISTRATIVO
otros medios de comunicación o de forma presencial.

El responsable de solicitar el producto o servicio en conjunto con el especialista,  INTEREZADO

cuando el caso así lo amerite; realiza la recepción del producto o servicio.  GERENTE GENERAL
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Se debe verificar el estado de entrega del producto o servicio de acuerdo a la  ASISTENTE DE

orden de compra y la factura, revisando que las características, cantidades, GERENCIA
6. RECEPCIÓN especificaciones y los precios de los ítems de la orden de compra sean iguales
DEL a los de la factura y el total de las dos coincidan con el mismo valor.
PRODUCTO O
SERVICIO. Se debe Devolver el producto/servicio al proveedor, si no se cumplen los
parámetros para recibir el producto/servicio, y registrar en la hoja de vida del
proveedor.

Volver al paso No. 5 cuando remitan nuevamente el producto o servicio.

 Cuando el proveedor entrega el producto o servicio se debe dejar

registro de la verificación del estado de entrega del producto o servicio
en: la orden de remisión del proveedor, orden de remisión de la
empresa, en la factura u otro documento según sea el caso.

 Se debe Archivar en la respectiva AZ. Orden de compra/servicio o

remisión, factura, y orden de cobro en los casos que aplique.

 ASISTENTE DE
7. RE- Anualmente se realiza la reevaluación de proveedores críticos, de acuerdo a la GERENCIA
EVALUACIÓN calificación obtenida durante todo el año y se decide sobre la necesidad de  ASISTENTE
DE nuevos proveedores en el caso de que la organización se encuentre ADMINISTRATIVO
PROVEEDORE insatisfecha con algún proveedor actual.
S.
Los proveedores seleccionados serán los que obtengan los mayores puntajes.
De acuerdo a la re-evaluación de proveedores. O que tengan un puntaje de
calificación igual o superior al 80%.

 RESPONSABLE DEL
8. RETROALIME De acuerdo con el resultado de la evaluación de desempeño se informara al SG-SST.
NTACIÓN A proveedor sobre el resultado obtenido para que pueda tomar las acciones  GERENTE GENERAL.
PROVEEDORE preventivas, correctivas, de mejora o planes de acción para la mejora continua  ASISTENTE DE
S Y PLANES del sistema. GERENCIA
DE MEJORA.

9. REQUERIMIEN Como parte del proceso de selección de los proveedores se deberá incluir y
TOS DEL verificar que los mimos cumplan como mínimo con:
SISTEMA DE
GESTIÓN EN 1. Afiliación y pagos a Seguridad Social
SALUD Y 2. Reglamento Higiene y Seguridad Industrial
SEGURIDAD 3. Políticas de calidad, S&SOA y/o Ambiental
EN EL 4. Políticas de Prevención del consumo de sustancias Psicoactivas
TRABAJO. 5. Matriz de Peligros y Riesgos (Panorama de Riesgos)
6. Matriz de identificación de Aspectos e Impactos Ambientales
7. Constancia de Capacitación en prevención y atención de emergencias
(empresa)
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8. Certificación de la ARL del comportamiento de accidentalidad de la

empresa en los últimos tres (3) años * (Periodicidad: ANUAL) *La
Certificación de la ARL sobre accidentalidad, debe incluir número de
accidentes totales, número de accidentes que generaron incapacidad;
número de días de incapacidad generados; descripción de los accidentes
fatales o que generan incapacidad permanente.
9. Constancia de entrega de Elementos de Protección personal
10. Otros dependiendo las tareas a encomendar a dicho contratista
(certificaciones de alturas, valoraciones psicofísicas…)

6. FORMATOS ASOCIADOS.

 Indicadores por proceso, ver caracterización.

 Solicitud de acción correctiva, preventiva y de mejora.
 Selección, evaluación y re-evaluación de proveedores.
 formato para la requisición de productos o servicios

7. PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS.

 Procedimiento de seguimiento y medición

8. LISTA DE DISTRIBUCIÓN.

CARGO
Gerente General
9. ANEXOS. Asistente De Gerencia
responsable del SG-SST

10. CONTROL DE CAMBIOS

REV Nº Descripción del cambio Aprobado Fecha

1 Emisión Primer documento SI XXXXXX
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iLa información contenida en este procedimiento debe estar alineada al Manual de Contratación
definido por la Empresa