INTRODUCCIÓN

El control administrativo es la función administrativa por medio de la cual se evalúa

el rendimiento y garantiza que las operaciones reales coincidan con las
operaciones planificadas.

Cuando hablamos de la labor administrativa, se nos hace obligatorio tocar el tema

del control ya que es una labor gerencial básica, que puede ser considerada como
una de las más importantes para una optima labor gerencial.

El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las

actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales
coincidan con las operaciones planificadas. Todos los gerentes de una
organización tienen la obligación de controlar.

Además siendo el control la última de las funciones del proceso administrativo,

esta cierra el ciclo del sistema al proveer retroalimentación respecto a
desviaciones significativas contra el desempeño planeado. La retroalimentación de
información pertinente a partir de la función de control puede afectar el proceso de
planeación.
 CONTROL ADMINISTRATIVO

1.1. DEFINICIÓN: Controlar algo es influir en lo que sucede al objeto con el fin
de obtener el resultado deseado. Existen varios conceptos de control.
Algunos interpretan el control como algo que se reduce a verificar. Otros
ensanchan el significado para incluir aspectos preliminares como una parte
del control. Tenemos a los siguientes autores:
 Fayol, el control consiste en verificar si todo se realiza conforme al
programa adoptado, a las órdenes impartidas y a los principios
administrativos. Tiene la finalidad de señalar las faltas y los errores a fin de
que se pueda repararlos y evitar su repetición.
 Robert B. Buchele: El proceso de medir los actuales resultados en relación
con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las
medidas correctivas necesarias.
 George R. Terry: El proceso para determinar lo que se está llevando a
cabo, valorización y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de
manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.
 Buró K. Scanlan: El control tiene como objetivo cerciorarse de que los
hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.
 Harold Koontz y Ciril O´Donell: Implica la medición de lo logrado en relación
con lo estándar y la corrección de las desviaciones, para asegurar la
obtención de los objetivos de acuerdo con el plan.
 Chiavenato: El control es una función administrativa: es la fase del proceso
administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva
cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente
regulador.

Se puede concluir en que el control permite la supervisión y comparación de

los resultados obtenidos contra los resultados esperados originalmente,
asegurando además que la acción dirigida se esté llevando a cabo de acuerdo
con los planes de la organización y dentro de los límites de la estructura
organizacional.
1.2. IMPORTANCIA DEL CONTROL ADMINISTRATIVO: El control se enfoca
en evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los subordinados
para asegurar que los objetivos y planes de la organización se están
llevando a cabo.
De aquí puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es
solo a través de esta función que lograremos precisar si lo realizado se
ajusta a lo planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los
responsables y corregir dichos errores.
Sin embargo es conveniente recordar que no debe existir solo el control a
posteriori, sino que, al igual que el planteamiento, debe ser, por lo menos
en parte, una labor de previsión. En este caso se puede estudiar el pasado
para determinar lo que ha ocurrido y porque los estándares no han sido
alcanzados; de esta manera se puede adoptar las medidas necesarias para
que en el futuro no se cometan los errores del pasado.
Además siendo el control la última de las funciones del proceso
administrativo, esta cierra el ciclo del sistema al proveer retroalimentación
respecto a desviaciones significativas contra el desempeño planeado. La
retroalimentación de información pertinente a partir de la función de control
puede afectar el proceso de planeación.
 Crear mejor calidad: la administración de la calidad total, conduce a
grandes mejoras para el control. las fallas del proceso se detectan y el
proceso se corrige para eliminar errores. Los empleados tienen facultades
para inspeccionar y mejorar su trabajo. La administración de la calidad total
cambia muchas de las actitudes y los enfoques para lograr un control
efectivo.
 Enfrentar el cambio: el cambio forma parte ineludible del ambiente de
cualquier organización, los mercados cambian, los competidores ofrecen
productos atractivos y servicios nuevos. surgen materiales y tecnologías
más eficientes se aprueban o enmiendan reglamentos gubernamentales. La
función del control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las
 oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los cambios que
están afectando los productos y servicios de sus organizaciones.
 Agregar valor: una ventaja competitiva en los tiempos modernos en donde
se demanda la velocidad de producción es el agregar valor a los productos
o servicios. Con frecuencia este valor agregado adopta la forma de una
calidad arriba de la media, lograda aplicando procedimientos de control.
 Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: la tendencia
contemporánea hacia la administración participativa también aumenta la
necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajen
juntos en equipo.

1.3. OBJETIVOS DEL CONTROL ADMINISTRATIVO

El control administrativo es un elemento clave de la administración, que

permite detectar errores a tiempo y corregir fallas en su debido momento,
aplicando así los mecanismos de control adecuado para cada caso.
Los objetivos son los programas que desea lograr la empresa, los que
facilitarán alcanzar la meta de esta. Lo que hace necesaria la planificación y
organización para fijar qué debe hacerse y cómo.
De acuerdo con lo anterior el control tienen que asumirse como una función
dinámica, esto hace suponer que su génesis es el plan, el cual se establece
para satisfacer determinados objetivos. Si el plan original es deficiente, lo
más probable es que el control también lo sea, pero incluso un buen plan
no actúa por si solo, ni es garantía de buenos resultados. La actividad debe
ser controlada para asegurar estos resultados. Por ejemplo, el gerente de la
oficina de Organización y Métodos de una empresa, tienen que presentar a
la Gerencia un manual de funciones y para lo cual elabora un plan, en
donde se especifica cuál debe ser el contenido del manual, quién ha de
escribirlo, cuándo ha de hacerse, cómo hay que redactarlo. El director del
trabajo puede haber realizado los arreglos previos de la organización -
asignación del personal calificado a las fases específicas del plan,
 previsiones para las adecuadas condiciones y así sucesivamente para
completar el proyecto. Pero esto no basta. A lo largo de las varias etapas
del proyecto deberán encontrarse controles complementarios o interinos,
programas, dirección, comparaciones, acciones correctivas, etc. El objetivo
de estos controles es comprobar que la ejecución se ajusta al plan
preconcebido.

1.4. FINALIDAD DEL CONTROL ADMINISTRATIVO

La finalidad del control es garantizar que los resultados de lo que se planeó,

organizó y distribuyó se ajusten lo máximo posible a los objetivos
preestablecidos, tarea de la que deben estar muy pendientes los ejecutivos
que se encargaron de la planeación y organización. La esencia del control
radica en la verificación de si la actividad controlada está alcanzando o no
los objetivos o resultados deseados.
El control es un proceso que guía la actividad ejecutada para alcanzar un
fin determinado de antemano.
Como proceso, el control presenta fases que deben tomarse en cuenta en
todo momento. Los puntos estrictamente necesarios en cualquier sistema
de control son:
 Un objetivo, un fin predeterminado, un plan, una línea de acción, un
estándar, una norma, una regla decisoria, un criterio, una unidad de
medida.
 Un medio para medir la actividad desarrollada.
 Un procedimiento para comparar tal actividad con el criterio fijado.
 Algún mecanismo que corrija la actividad en curso, para alcanzar los
resultados deseados.
La aplicación de estos conceptos generales y abstractos a situaciones
concretas y prácticas dependerá de cada gerente. Los elementos
mencionados siempre deben estar incluidos en cualquier sistema de
 control, sea en el control de calidad, presupuestario, de producción, de
inventario, de personal, etc.

1.5. PASOS DEL PROCESO DEL CONTROL

Aunque el control puede ser interpretado básicamente como el hecho de
verificar, comparar y corregir la acción, el verdadero control se inicia antes
de la comparación y la corrección. Se inicia en el plan. Todo aquello que
esté bien planeado puede controlarse bien. Para una dirección efectiva, el
control es un proceso de tres fases:
 Preliminar. (antes)
 Concomitante (durante)
 Subsiguiente. (después)

1.5.1 FASE PRELIMINAR: Esta fase la conforman:

a) Planeación de actividades: La planeación consiste en dar respuesta con

antelación a las siguientes preguntas: qué debe hacerse?, además de
cómo?, dónde?, quién? y por qué?. Cuando los planes deben constar por
escrito, en la forma de listas de control, directrices, memorándums,
manuales, instrucciones de actuación, etc.; se establece un dispositivo de
control con el que puedan compararse los progresos y resultados. Las
actividades rutinarias que se determinan de acuerdo con un plan bien
definido tienden a controlarse por si mismas.
b) Programación:

Es la determinación de cuándo y en qué secuencia debería realizarse el

trabajo. Todo el trabajo puede ser programado e incluido el trabajo de
iniciativa. Las operaciones rutinarias y de repetición son las más fáciles de
programar y deberían ser las primeras.

La programación es especialmente importante si se utiliza equipo de

proceso electrónico de datos. Debido al alto costo hora-máquina es
recomendable conseguir la óptima utilización del equipo. Esta puede
lograrse mediante una programación efectiva.

Una buena programación debe contener los siguientes puntos:

 Cuándo ha de estar terminado el trabajo.

 Tiempo necesario para realizarlo.
 Relación de tiempo entre las diversas fases del mismo.
 Tiempo disponible.
 Tiempo necesario para los preparativos.
 Tiempo para viaje o transportes.
 Quién hará el trabajo, su capacidad y el equipo a utilizar.
 Cantidad de trabajo que se ha de efectuar.
 Procedimientos que se utilizarán.
 Condiciones bajo las que se realizará el trabajo
 Concesiones para probables (previsibles) y posibles ( imprevisibles)
retrasos y excepciones.

Esta información se obtiene de la investigación y del análisis de la

experiencia previa y que viene a conformar lo que en Auditoría se conoce
con el nombre de "Memorando de Planeación".

La programación más simple es una mera relación de cosas que han de

realizarse de modo que pueda tomarse una decisión en cuanto a las que
deberían hacerse primero y habrá que preguntarse si una tarea ha de estar
terminada en un tiempo determinado.

Si la actividad es compleja, las operaciones específicas deben usarse como

unidades de trabajo. Una operación de comprobación de todas las partes
puede constituir una unidad de trabajo. Si hace falta una operación puede
desglosarse en unidades incluso más perfiladas. En la operación de
comprobación, por ejemplo, pueden establecerse puntos específicos como
unidades y efectuarse entonces el control.
 c) Preparación:

La preparación asegura que los instrumentos, el personal, las máquinas y

los informes necesarios se encontrarán disponibles en el momento que
hagan falta. La responsabilidad de la dirección no consiste en este caso en
la preparación de los elementos, sino en delegar la autoridad. Para muchas
operaciones la preparación es tan rutinaria que difícilmente puede pasarse
por alto.

d) El inicio para actuar:

La planificación, la programación y la preparación montan el escenario;

todas deberán emprenderse por anticipado con relación al inicio de las
actividades. Cuando las personas actúan antes de que la planificación,
programación y preparación estén terminadas el resultado puede
representar un esfuerzo mal orientado, despilfarro y duplicidades.

El trámite requiere un buen sistema de comunicación es de modo que

cuando llegue la hora de empezar una determinada tarea puedan impartirse
las órdenes para que se concluya rápidamente y a un costo mínimo. La
previsión de tales comunicaciones constituye un deber concreto de la
dirección.

1.5.2 FASE CONCURRENTE: Conformada por

a) La Dirección:

La dirección es necesaria en el mismo lugar del trabajo. La planificación, la

programación y la preparación no pueden prever todas las circunstancias
que pueden surgir. Los procedimientos y las operaciones manuales quizá
necesiten algunas aclaraciones. Acaso convenga demostrar la forma de
hacer las cosas. Puede que haga falta dar instrucciones específicas.

La dirección es normalmente personal. Nada más fácil que excederse, dar

instrucciones innecesarias, o perderse en los detalles. A veces, el exceso
 de detalles más bien contribuye a la confusión que a aclarar los conceptos.
Al dar directrices, es necesario dar sólo las necesarias para garantizar una
acción correctora, y procurar darlas de una forma clara, precisa, concisa y
congruente. Desafortunadamente, no se puede suponer que todos los
empleados saben exactamente lo que han de hacer o que harán las
preguntas oportunas cuando tengan dudas. Ello requiere habilidad en la
valoración y en el trato con los individuos para saber hasta qué punto hay
que darles instrucciones, explicaciones detalladas e información general.

b) La Supervisión:
La relación entre el empleado y el supervisor es estrecha y personal.
Implica la evaluación del trabajo a medida que progresa, observando que
este se realiza de acuerdo con el plan y el programa y a veces, ayudando al
empleado a desarrollarlo.

La dirección y la supervisión están estrechamente unidas. Básicamente, la

dirección precede a la supervisión y esta es la que garantiza que las
instrucciones hayan sido comprendidas.

1.5.3 FASE SUBSIGUIENTE: La conforman:

a) La Comparación:

La comparación es la determinación del grado de acuerdo entre la

ejecución real y la ejecución planificada. La comparación tiene lugar
después de realizado un trabajo. Gran parte de la función de comparar se
realiza valiéndose de la intervención. Una intervención es una encuesta,
una inspección, una verificación o una evaluación. Puede consistir en una
verificación al azar o en un muestreo que sigue una determinada pauta,
pero que revisa cada etapa o elemento importante de una operación
periódicamente. Si un procedimiento es nuevo o si las condiciones cambian
rápidamente son aconsejables las intervenciones frecuentes.
b) La Corrección:

La corrección tiende a remediar cualesquiera desviación del plan y puede

ser especifica o general; es decir, puede corregir la desviación misma o las
circunstancias que causaron la desviación. Su objetivo es rectificar la
desviación, así como poner de manifiesto la causa de la discrepancia. Se
investigan las causas, se determinan las acciones correctivas y se toman
las medidas para evitar la repetición de errores.

La acción correctiva no es necesariamente negativa o punitiva. Puede ser

positiva y consistir en premios para cuando se alcance la realización desea
da o la eliminación de las condiciones que provocan los errores.

Cuanta mayor atención se dedique al control, los aspectos negativos y

desagradables de la acción correctiva se reducirán considerablemente. La
intensificación del control sobre la fase preliminar reduce el grado de acción
correctiva necesaria en las fases subsiguientes.
 CONCLUCIÓN

 Se puede concluir en que el control es uno de los pasos más importantes

dentro del proceso administrativo, ya que en este, se observan todas las
alteraciones que se presentaron en el proceso y facilita que se vuelvan a
hacer de acuerdo a su planeación.

 El control tiene como finalidad del control es garantizar que los resultados
de lo que se planeó, organizó y distribuyó se ajusten lo máximo posible a
los objetivos preestablecidos, tarea de la que deben estar muy pendientes
los ejecutivos que se encargaron de la planeación y organización.
 RECOMENDACIÓN

 Es recomendable para toda organización llevar un proceso de control ya

que con este proceso se puede evitar errores o identificarlos y también
establecerse estándares para llegar a nuestro objetivo planteado

 Este proceso luego de la evaluación de resultados y la toma de decisiones

a implementar, comunica a la organización y ellos puedan tomas sus
decisiones y se reinicia el proceso de control en caso sea desfavorable, lo
cual se hará de forma reiterativa y permanente.