Proceso administrativo
El proceso administrativo es la herramienta que se aplica en las
organizaciones para el logro de sus objetivos y satisfacer sus necesidades
lucrativas y sociales. Si los administradores o gerentes de una organización
realizan debidamente su trabajo a través de una eficiente y eficaz gestión,
es mucho más probable que la organización alcance sus metas; por lo
tanto, se puede decir que el desempeño de los gerentes o administradores
se puede medir de acuerdo con el grado en que éstos cumplan con el
proceso administrativo. (Hurtado, p.47)
La siguiente figura resume de forma básica lo que es el proceso
administrativo, nótese la interrelación y la continuidad de las actividades:
El proceso administrativo: planeación, organización, dirección y control
Origen
El paradigma del proceso administrativo y de las áreas
funcionales fue desarrollado por Henri Fayol (1916). Aunque
todavía se discuta si la administración es una ciencia o, por el
contrario, es arte, desde una perspectiva funcionalista se
afirma que la función básica de la administración, como
práctica, es la de seleccionar objetivos apropiados y dirigir a la
organización hacia su logro. Lo anterior implica definir la
administración como un proceso que, como tal, requiere de la
ejecución de una serie de funciones. Fayol describió las
actividades administrativas como compuestas por las funciones
de planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar. (Zapata y
otros, p.64)
Fases
Se plantean dos fases en el proceso administrativo, una mecánica y
otra dinámica.
En la primera, fase mecánica, se busca establecer qué hacer y se
prepara la estructura necesaria para hacerlo, comprende las
actividades de planeación y organización.
La segunda, fase dinámica, se refiere a cómo se maneja ese
organismo social que se ha estructurado y comprende las actividades
de dirección y control.
Actividades que lo componen
Como ya se ha mencionado, el proceso administrativo consiste de 4
etapas o funciones básicas: planeación, organización, dirección y
control. A continuación una breve introducción a cada una.
1. Planeación
Consiste en saber qué se va a hacer por anticipado, cuál va a ser la
dirección que se va a tomar para alcanzar los objetivos de la manera
más eficiente. ¿Qué se desea conseguir (objetivos)? ¿Qué se va a
hacer para alcanzarlo? ¿Quién y cuándo lo va a hacer? ¿Cómo lo va a
hacer (recursos)? La planeación trata de crear un futuro deseado.
Robbins y De Cenzo afirman que planificar abarca la definición de las
metas de la organización, el establecimiento de una estrategia
general para alcanzar esas metas y el desarrollo de una jerarquía
minuciosa de los planes para integrar y coordinar las actividades.
Establecer metas sirve para no perder de vista el trabajo que se hará
y para que los miembros de la organización fijen su atención en las
cosas más importantes.
2. Organización
La organización es un sistema que permite una utilización
equilibrada de los recursos cuyo fin es establecer una relación entre
el trabajo y el personal que lo debe ejecutar. Es un proceso en donde
se determina qué es lo que debe hacerse para lograr una finalidad
establecida o planeada, dividiendo y coordinando las actividades y
suministrando los recursos.
Robbins explica que organizar es disponer el trabajo para conseguir
las metas de la organización. Organizar incluye determinar qué tareas
hay que hacer, quién las hace, cómo se agrupan, quién rinde cuentas
a quién y dónde se toman las decisiones.
3. Dirección
La dirección es la función que trata, a través de la influencia
interpersonal, de lograr que todos los involucrados en la organización
contribuyan al logro de sus objetivos. Se ejerce a través de tres
subfunciones: el liderazgo, la motivación y la comunicación.
Finch, Freeman y Gilbert dicen que la dirección es el proceso para
dirigir e influir en las actividades de los miembros de un grupo o una
organización entera, con respecto a una tarea. La dirección llega al
fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas
que trabajan con ellos.
4. Control
El control es la función que efectúa la medición de los resultados
obtenidos comparándolos con los esperados (planeados) con el fin de
buscar la mejora continua.
Alegre, Berné y Galve sostienen que el control es la actividad de
seguimiento encaminada a corregir las desviaciones que puedan
darse respecto a los objetivos. El control se ejerce con referencia a
los planes, mediante la comparación regular y sistemática de las
previsiones y las consiguientes realizaciones y la valoración de las
desviaciones habidas respecto de los objetivos. El control, pues,
contrasta lo planeado y lo conseguido para desencadenar las
acciones correctores, que mantengan el sistema regulado, es decir,
orientado a sus objetivos.
Existen algunas otras actividades o funciones que han sido
adicionadas por diversos autores, entre ellas se tienen:
5. Integración
Integrar, con qué y quiénes se va a hacer, consiste en seleccionar y
obtener los recursos financieros, materiales, técnicos y humanos
considerados como necesarios para el adecuado funcionamiento de
un organismo social., la integración agrupa la comunicación y la
reunión armónica de los elementos humanos y materiales, selección
entrenamiento y compensación del personal.
6. Previsión
Prever, qué se puede hacer, consiste en el diagnóstico de la
información y los datos disponibles, de tal manera que se haga
posible la anticipación o construcción del contexto en el que la
organización se encontrará.
