TEMA 3
GESTIÓN DE EXISTENCIAS E INVETARIOS Y SISTEMAS DE
ALMACENAJE.
CLASIFICACIÓN DE MEDIOS MATERIALES SANITARIOS.
ELABORACIÓN DE FICHAS DE ALMACEN.
INVENTARIOS: CLASIFICACIÓN Y ELABORACIÓN.
NORMAS DE SEGURIDAD E HIGIENE APLICADA EN ALMACENES DE
CENTROS SANITARIOS.
GESTIÓN DE EXISTENCIAS E INVENTARIOS Y SISTEMAS DE
ALMACENAJE.
Tipos de almacén
Como mínimo en los hospitales debemos de tener dos almacenes
• Almacén general
• Almacén de farmacia
La complejidad de los hospitales obliga al desdoblamiento del almacén
general en otros mas especializados.
• Almacén de productos sanitarios
• Almacén de talleres
• Almacén de papelería
• Almacén de informática
• Almacén de lencería
• Almacén de menaje, etc
Y a su vez estos cabe la posibilidad de que se encuentren subdivididos en
función de la complejidad del hospital y del material que contengan.
Tanto los centros de salud como los de especialidades tienen un sistema de
almacenamiento mucho mas centralizado atendiendo a la complejidad de los
servicios ofrecidos en el centro.
El almacén. Conceptos básicos. Métodos de almacenamiento.
El almacén es el espacio físico destinado para el depósito temporal de los
suministros hasta el momento de su utilización.
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Funciones del almacén
• Custodia
• Aprovisionamiento que asegura al centro disponer de la cantidad
adecuada de material necesario para su buen funcionamiento.
• Distribución según necesidades
Conceptos básicos
La organización de los almacenes tiene una serie de conceptos básicos que
son aplicables a todo tipo de almacén.
• Entradas: llegadas de mercancías servidas por los proveedores
• Almacenaje: estancia provisional de la mercancía en el almacén,
implica
- Colocación
- Conservación
- Control de existencias
• Salidas: consumo del material almacenado por los servicios.
• Stock: cantidad de un producto almacenada
• Inventario: es el contaje de los materiales existentes para confrontarla
con las existencias anotadas.
En el diseño, organización y gestión de los almacenes debemosn de tener en
cuenta
• La optimización del espacio disponible
• Tendencia a reducir costes por almacenaje
• Minimización de riesgos
• Máxima flexibilidad para futuras adaptaciones
Dependiendo de las técnicas de manipulación de los productos, con las
convencionales, encontramos igualmente las móviles, sirva de ejemplo
algunas estanterías de historias clínicas o productos farmacéuticos.
El tamaño del almacén debe de ser dos o tres veces el del volumen que se
necesita en el almacenaje en si.
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Concepto a tener en cuenta en la gestión de los almacenes es el de índice
de rotación considerando a este como el tiempo transcurrido desde que un
artículo entra en el almacén hasta que sale.
Otro concepto que debemos de considerar es el de plazo de
aprovisionamiento consistente en el tiempo que tarda el contratista en
suministrar el producto.
Zonas del almacén
Las principales son:
• Muelle de carga
• Recepción y control de mercancías
• Zonas de Stock o almacenamiento
• Zona de preparación para el reparto
• Zona de salida y verificación en la que se realiza una nueva verificación
para su reparto.
• Zona administrativa.
La clasificación de los productos
Se hace fundamental la enumeración de los productos almacenados para
conseguir una coherencia en el almacenamiento de los mismos.
Para la clasificación de los productos, debemos de tener en cuenta.
• Los productos deben ser identificados rápidamente y sin confusión
alguna
• El código de identificación que se le asigna a cada producto debe de
tener la longitud mínima que permita clasificar todos los productos.
• El código debe de facilitar la agrupación de los productos en virtud de
su naturaleza y búsqueda.
• Los códigos numéricos facilitan el proceso de informatización de los
almacenes y son los más usados aunque no es de excluir otros
sistemas de clasificación
• El código debe de ir siempre acompañado de una descripción de
longitud limitada y de formato preestablecido, así como de una
indicación clara de la unidad de medida que se emplea.
Clasificación de los productos en función de su valor de uso
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Entendemos por valor de uso al producto del consumo de un producto en un
periodo de tiempo determinado por la media de su precio a lo largo de un
período de tiempo.
El producto que representa el mayor flujo de dinero en un período de tiempo
no tiene por que ser el mas caro ni el mas utilizado.
Es importante saberlo para que la gestión del almacén se centre en ese
producto.
Se establece una clasificación ABC.
• Los productos de tipo A son los que aun siendo pocos, representan un
porcentaje importante importante del total del valor de uso.
• Los productos del tipo B son intermedios
• Los productos de tipò C son una gran cantidad de productos que
representan un pequeño porcentaje del total del valor de uso.
El mayor esfuerzo en la gestión del almacén debe de ponerse en una
cantidad pequeña de productos del tipo A así como en un porcentaje
importante de productos del C.
Clasificación de los productos según su impacto.
Se tiene en consideración el impacto que la ausencia de este producto
genera en el centro.
Por ese motivo a cada producto se le asigna a cada producto una prioridad.
Es preciso tener unos criterios para seleccionar el material que ha de salir del
almacén para atender una petición concreta.
De esta manera, conociendo esta prioridad podremos elegir tener una mas
alta cantidad de los productos mas demandados..
El sistema más extendido es el FIFO según el cual el primer producto llegado
al almacén es el primero que sale. Este sistema facilita la no existencia de
caducidades u obsolescencias.
Métodos de almacenamiento.
En función de la asignación de ubicaciones existen diversos tipos de
almacenamiento.
• Localización preasignadas: todos los productos tienen identificado su
lugar de colocación.
◦ Ventajas.
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▪ Se localizan rápidamente los productos
▪ Los productos mas utilizados pueden localizarse en zonas
mas cercanas al punto de consumo.
◦ Inconvenientes.
▪ Infrautilización de las capacidad de ubicación
• Localización aleatoria: ningún espacio está predeterminado
◦ Ventajas.
▪ Aprovecha al máximo los volúmenes
◦ Inconvenientes.
▪ Requiere un gran control de localización
• Tipo Mixto: Cada familia de productos tiene asignada una ubicación,
siendo aleatoria la ubicación concreta de cada uno.
CLASIFICACIÓN DE MEDIOS MATERIALES SANITARIOS
Dado el gran numero de productos consumidos en los centros sanitarios, se
hace necesaria un correcto funcionamiento de las unidades y servicios de
aprorvisionamiento lo que incluye la recepción, el almacenamiento y
distribución de los productos a las unidades, lo que se considera como
ternos.
De acuerdo con el Real Decreto 521/1987, de 15 de abril, de Hospitales, el
área de actividad de suministros queda adscrita a la División de Gestión y
Servicios Generales.
En los hospitales los materiales consumidos se clasifican en:
Material sanitario y material no sanitario.
• Material no sanitario
- Material para mantenimiento y reparación, útiles y herramientas.
- Material y productos de hostelería, menaje, comestibles y bebidas.
- Materiales para limpieza y aseo.
- Ropería, uniformes, vestuario del paciente encamado, lencería.
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- Papelería, material de oficinas, imparesos, materiales de informeica
• Material sanitario
- Materiales de osteosíntesis, agujas, clavos, granas, hilos, cemento óseo,
tuercas, alambres.
- Suturas.
- Material general, algodón, gasas, vendas , apósitos, esparadrapos,
sondas, drenajes, agujas, jeringas, catéteres, bolsas, guantes, material
de aspiración, equipos de administración de líquidos.
- Material de esterilización.
- Materiales radiológicos, reveladores, fijador, películas, placas.
- Material de laboratorio.
• Otros materiales
- Suministro de agua, gas ciudad, propano, butano, alumbrado, consumo
de energía eléctrica, tubos fluorescentes, combustibles de calefacción,
etc.
- Materiales radioactivos, isótopos, cobalto.
- Boletines oficiales, prensa diaria, revistas, publicaciones de legislación,
libros, revistas científicas, etc.
Materiales fungibles y no fungibles
Otra clasificación es la basada en la permanencia o no del material ras su
utilización
Materiales fungibles.
Se trata de materiales que desaparecen tras su utilización, debiendo de
reponer dado que ha desaparecido.
Materiales no fungibles.
Son los materiales que no desaparecen con su uso.
Este material debe de ser inventariado y otorgarle un código para
periódicamente comprobar su existencia dentro de la unidad.
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Almacenamiento de material estéril
Ha de ser estéril todo el medicamento o producto sanitario que vaya a entrar
en el organismo o vaya a tener contacto con el medio interno del mismo.
Estos materiales han de preservar la esterilidad durante todo el periodo de
tiempo en el que están almacenados y su transporte hasta el momento en el
que van ha ser utilizados.
Antes de admitir el material estéril en el almacén el responsable debe de
cerciorarse de :
• Ningún paquete tiene el embalaje exterior roto, húmedo o estropeado.
• El material estéril de un solo uso lleva indicados en el envoltorio
externo el tipo de material que contiene, el procedimiento de
esterilización y la fecha de caducidad. Así mismo los indicadores de
esterilidad deben de haber cambiado al color correcto.
• El material reutilizado y esterilizado en el centro, deben de llevar
indicada igualmente en el envoltorio externo la fecha de caducidad y
sus indicadores igualmente deben de haber cambiado de color.
ELABORACIÓN DE FICHAS DE ALMACEN
Debe de realizarse una ficha de almacén para cada producto y sus variantes
en la que debe de aparecer:
• Denominación del artículo.
• Nombre del artículo
• Tipo de presentación.
• Cantidades de unidades por caja.
• Código interno del almacén.
• Nombre y señas del proveedor.
• Código para pedidos.
• Características técnicas del producto.
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• Clientes o consumidores mas frecuentes del artículo.
• Anotaciones sobre calidades o prestaciones
INVENTARIOS: CLASIFICACIONES Y ELABORACIÓN
Gestión de inventarios
• Actividades esenciales en la gestión de inventarios:
- Determinar la existencia física de los productos a controlar.
- Analizar el resultado de la operación de inventario.
• Objetivo del inventario: conocer si las existencias que fueron previamente
determinadas se encuentran en la unidad.
Tipos de inventarios
Dependiendo de las características de los productos disponemos de los
siguientes inventarios:
• Inventarios de productos originarios: en ellos el producto no se ha
modificado por la actividad del centro.
• Inventarios de productos en transformación: los productos están
siendo modificadoras por la actividad del centro, no encontrando se de
estos en los centros sanitarios.
• Inventarios de productos ya elaborados: productos que van a ser
servidos a las unidades.
• Inventario de productos que van a dar soporte a la actividad del
centro: son aquellos que permiten el funcionamiento de las unidades,
maquinarias, repuestos, artículos de oficina, etc.
Otro tipo de clasificación es la basada en su concepción logística.
• Inventarios clínicos o de lote: se crean cuando se acumula material
hasta una cierta cantidad para proceder a servirlo de una vez.
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• Inventarios estacionales o periódicos: se cuentan los productos
demandados en función de la época del año en la que nos encontraros y
la actividad que se ofrezca en el centro sanitario.
• Inventarios de seguridad: se crean para cubrir el riesgo de las
fluctuaciones de los pedidos en los centros sanitarios o de los errores en
la previsión de la demanda en relación a un determinado producto.
NORMAS DE SEGURIDAD E HIGIENE APLICADAS EN ALMACENES DE
CENTROS SANITARIOS.
Como almacenes entendemos el lugar, edificio o zona donde se guardan los
materiales o sustancias que se van a utilizar en distintos períodos durante el
proceso de trabajo o que una vez terminados se dejan preparados para su
expedición o entrega a los clientes.
Normas generales de almacenamiento
• La zona de almacenamiento debe de estar adecuadamente iluminada y
ventilada.
• Los materiales se depositarán en los lugares previstos, sin invadir los
espaciosos destinados al transito de personas o vehículos.
• No se debe de sobrepasar la capacidad de carga máxima de estanterías.
• Antes de depositar los materiales en las estanterías se debe de comprobar
su estabilidad.
• No se debe de trepar por las estanterías, para lo que se utilizarán
escaleras adecuadas.
• El apiñamiento de materiales que por sus características puedan rodar se
asegurará mediante cuñas, calzos u otros medios que impidan su
deslizamiento.
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• Siempre que sea posible se evitarán las pilas demasiado altas para
garantizar su estabilidad.
• cuando se baje un bulto de una pila nunca nos situaremos frente a la pila
sino a un lado.
• Durante el almacenamiento de productos inflamables está prohibido fumar.
• Existirá un fácil acceso a los medios de extinción de incendios, los cuales
deberán de mantenerse despejados.
• Los materiales almacenados no deben de ocultar las señales de
advertencia, los equipos de primeros auxilios, los cuadros eléctricos, etc.
• Los materiales nunca deben bloquear o tapar los salidas o las puertas de
emergencias.
Clasificación del almacenamiento.
Atendiendo a sus características intrínsecas, el almacenamiento de
materiales se puede clasificar en grupos.
Materiales en general
Estos almacenamientos variarán en función del material que se trate, aunque
la mayoría de los mismos se realiza sobre estanterías y estructuras.
Estanterías y estructuras
En la primera los elementos de fijación son menos resistentes y están
destinados a soportar cargas ligeras.
• Riesgos de instalación: los riesgos relacionados con su montaje son
- Caída de cargas o elementos de las cargas sobre pasillos o zonas
de trabajo.
- La iluminación debe de asegurar una correcta visibilidad en
pasillos y estanterías.
- Modificación de las estanterías
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Cualquier modificación en los elementos de las estanterías debe de
realizarse de acuerdo con el fabricante o instalador que realizará los cálculos
para su adecuación.
• Riesgos del personal:
- Caída de cargas sobre la zona de paso debido a:
▪ Utilización de elementos de carga (paletas, etc...) sin tener
todas las garantías de resistencia y puesta en servicio.
▪ Mal montaje de las cargas sobre los elementos de carga,
que permiten que sobresalgan de la zona perimetral de los
mismos.
• Ausencia o dispositivo de retención defectuoso.
• Colocación defectuosa de los elementos de carga.
• Mala apreciación de la altura de colocación de la carga.
• Hundimiento de las plataformas de carga por:
- Sobrecargas locales o generales que producen deformaciones
elementos de la estructuras.
- No respetar los límites máximos de carga
• Golpes o choques de la carretilla elevadora o de su carga, provocando
deformaciones de los elementos de la estructura y perjudicando la
estabilidad del conjunto.
• Golpes y atropellos por vehículos de automoción al no existir plan de
circulación
• Golpes entre vehículos y estructuras al ser los pasillos demasiado
estrechos.
Condiciones de trabajo y seguridad
Comprende los siguientes ámbitos:
• Condiciones de seguridad: quedan incluidas en este grupo todos
aquellos relacionados con la posibilidad de la aparición de daños
personales y materiales. Estos factores son la seguridad en las
instalaciones, maquinas, productos y protección contra incendios.
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• Contaminación ambiental: se incluyen aquellos factores que por
exposición continuada puedan ocasionar enfermedades profesionales.
Deben de controlarse factores como.
- Radiaciones
- Ruidos
- Vibraciones
- Contaminantes químicos
- Contaminantes biológicos.
• Medio ambiente de trabajo: están incluidos los factores ambientales
presentes en el trabajo que inciden directamente en el confort del
puesto de trabajo.
- Iluminación
- Temperatura
- Humedad
- Superficie y volumen libre del local de trabajo
- Ventilación.
- Servicios de higiene y limpieza del puesto de trabajo.
• Carga mental: se incluyen aquí los factores que conllevan la aparición
de fatiga mental.
- Complejidad del trabajo
- Prisas
- Atención y minuciosidad.
• Aspectos pisco-sociológicos: son los factores relacionados con
- La motivación
- La satisfacción laboral
- La iniciativa
- La correcta comunicación
- La cooperación
- El horario de trabajo
• Trabajo con pantallas
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- Ordenadores
Factores de riesgo
• Físicos
- Incendios
- Eléctricos
- Exposiciones
- Traumatismos y heridas
- Riesgos de trauma sonoro: se recomienda que el ruido no supere los
45 decibelios durante el día y 35 por la noche.
- Radiaciones ionizantes
- Radiaciones no ionizantes como radiaciones ultravioletas, rayos
láser, campos magnéticos y radiofrecuencia
• Químicos
En los hospitales se utilizan gran cantidad de sustancias químicas,
pudiendo muchas ocasionar lesiones. El eccema alérgico profesional
es uno de los problemas que surgen entre el personal sanitario.
Los productos químicos que puedan representar un riesgo para la
salud deberán de ser manipulados siguiendo los protocolos de manejo
y las normas generales de seguridad de como utilizarlos.
• Biológicos
En los hospitales se realizan muchas actividades que pueden
representar riesgos de exposición a agentes biológicos como:
- Extracción de sangre
- Manipulación de muestras biológicas
- Cateterismo
- Intervenciones quirúrgicas
- Mantenimiento de aparatos
- Clasificación de ropa sucia
- Residuos biosanitarios
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Realizar las técnicas correctamente así como una correcta gestión de los
residuos sanitarios es imprescindible.
Tipo de sustancias almacenadas
Material lábil es el que se estropea fácilmente. Son lábiles las sustancias
perecederas, termolábiles, las termosensibles y las higroscópicas.
• Sustancias perecederas: son aquellas que se degradan en poco
tiempo. Se consideran medicamentos perecederos a aquellos que
caducan antes de transcurridos cinco años desde la fecha de su
fabricación
• Sustancias termolábiles: son las que se alteran facilmente con la
acción del calor.
• Sustancias fotosensibles: son las que se alteran por la acción de la
luz.
• Sustancias higroscópicas: son las que absorben el agua con
facilidad, en ella está incluida la humedad del ambiente
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