INTRODUCCION
El objeto del presente trabajo es, en su primera parte, realizar una presentación
de la importancia del Ciclo Contable en las actividades financieras de una
empresa, desde el principio de un período contable hasta su culminación con la
elaboración de los estados financieros. En el se identifican, el análisis de las
transacciones, registros, elaboración de balances de prueba, hoja de trabajo,
asientos de ajustes, efectos de los errores, elaboración de balances de
comprobación, elaboración y auditoría de estados financieros y finalmente el
cierre de los libros, para nuevamente comenzar con un nuevo período contable.
El principal objetivo de esta parte está en dar un conocimiento general, de los
pasos necesarios que atraviesa la contabilidad de una empresa en cada período,
como estos conducen al resultado final del mismo.
En la segunda parte de nuestro trabajo nos dedicaremos a los ingresos por
ventas su reconocimiento y medición y las ventas a crédito, para luego analizar,
las cuentas por cobrar, provisiones que deben tomarse y uno de los puntos más
importantes en nuestra Venezuela actual que es la medición de cuentas
incobrables y evaluación de las cuentas y efectos por cobrar.
Finalmente, nuestro trabajo permitirá obtener información que ayuda a tomar
decisiones relacionadas con la planeación corporativa, y a la planeación de
nuevas estrategias de las ventas.
Los párrafos anteriormente expuestos, nos dan una idea del grado de
importancia del Ciclo Contable, Ventas y Cuentas por cobrar en la empresa
industrial o comercial, y es nuestro interés transmitirles a través del presenta
trabajo su conceptualización, componentes, pasos, fines mayormente utilizados
en tan importante actividad, a partir de los libros de consulta que obtuvimos.
I. EL CICLO CONTABLE
1. Concepto
Los sistemas de contabilidad varían mucho de una empresa a otra,
dependiendo de la naturaleza del negocio, operaciones que realiza,
tamaño de la compañía, volumen de datos que haya que manejar y las
demandas de información que la administración y otros interesados
imponen al sistema.
Para definir el ciclo contable, vamos a conceptualizar las palabras que
conforman esta frase. Ciclo: Consiste en una serie de sucesos, cambios
o fluctuaciones que se repiten o bien que pueden terminar y
presentarse de nuevo. Contabilidad: Sistema adoptado para llevar la
cuenta y razón de las entradas y salidas en las empresas públicas o
privadas.
Habiendo explicado las dos palabras del tema en cuestión
encontramos que la definición más general de un sistema de
contabilidad o del ciclo contable comprende todas las actividades
necesarias para proporcionar a la administración la información
cuantificada que requiere para planear, controlar y dar a conocer la
situación financiera y las operaciones de la empresa.
Si existe un sistema de contabilidad eficiente los administradores e
inversionistas de una determinada empresa pueden obtener en
cualquier momento información como: estructura de capital,
composición, ventas, inventarios, etc. De manera de realizar los
análisis financieros necesarios para tomar decisiones en pro de sus
intereses.
Aunque la mayoría de las empresas cuentan con sistemas de
contabilidad satisfactorios, muchas son deficientes debido en parte a
la ineficacia de sus procedimientos contables.
El ciclo contable, por lo tanto, es el conjunto de pasos o fases de la
contabilidad que se repiten en cada período contable, durante la vida
de un negocio. Se inicia con el registro de las transacciones, continúa
con la labor de pase de las cantidades registradas del diario al libro
mayor, la elaboración del balance de comprobación, la hoja de trabajo,
los estados financieros, la contabilización en el libro diario de los
asientos de ajuste, su traspaso a las cuentas del libro mayor y,
finalmente el balance de comprobación posterior al cierre.
Es importante destacar que el ciclo contable se refiere al proceso de
registros que va desde el registro inicial de las transacciones hasta los
estados financieros finales. Además de registrar las transacciones
explícitas conforme van ocurriendo, el ciclo contable incluye los
ajustes para las transacciones implícitas. Es importante reconocer
cómo los ajustes para las transacciones implícitas en el período
anterior pueden afectar la contabilidad adecuadamente en el período
actual para las transacciones explícitas relativas. Por ejemplo, si se
han acumulado salarios al final del período anterior, la primera
nómina del periodo actual eliminará esa cuenta por pagar.
El pasar a un nuevo período contable se facilita cerrando los libros,
que es un procedimiento de oficina que transfiere los saldos de
ingresos y gastos a la utilidad acumulada, y prepara los libros para el
comienzo de un nuevo ciclo contable.
Sin embargo, no solamente cerrar los libros y preparar los estados
financieros completa el ciclo contable, los auditores con frecuencia
revisan los estados antes que estos se revelen al público. Una auditoría
le agrega credibilidad a los estados financieros.
Como veremos más adelante, por lo general, se cometen errores al
registrar los datos en libros. Tales errores se deben corregir cuando se
descubren, ajustando los saldos de las cuentas, de manera que sean
iguales a las cantidades que hubieran existido si se hubiera hecho el
registro correcto.
Las cuentas T ayudan a organizar el pensamiento y a descubrir las
cantidades desconocidas. La idea clave es la de llenar las cuentas
relativas con todos los cargos, abonos y saldos conocidos, y luego
resolver para encontrar las cantidades desconocidas.
2. Pasos del ciclo contable
Como explicamos anteriormente la vida de un negocio o de una
empresa se divide en períodos contables, y cada período es un ciclo
contable recurrente, que empieza con el registro de las transacciones
en el diario y que termina con el balance de comprobación posterior al
cierre. Para comprender con más exactitud y cabalidad todos los
componentes del ciclo contable se necesita que cada paso se entienda
y se visualice en su relación con los demás.
Los pasos, según el orden en que se presentan, son los siguientes:
1.- Balance General al principio del período reportado:
Consiste en el inicio del ciclo contable con los saldos de las cuentas del
balance de comprobación y del mayor general del período anterior.
2.- Proceso de análisis de las transacciones y registro en el diario:
Consiste en el análisis de cada una de las transacciones para proceder
a su registro en el diario.
3.- Pase del diario al libro mayor:
Consiste en registrar en las cuentas del libro mayor los cargos y
créditos de los asientos consignados en el diario.
4.- Elaboración del Balance de Comprobación no ajustado o una hoja
de trabajo (opcional):
Consiste en determinar los saldos de las cuentas del libro mayor y en
comprobar la exactitud de los registros. Con la hoja de trabajo se
reubican los efectos de los ajustes, antes de registrarlos en las cuentas;
transferir los saldos de las cuentas al balance general o al estado de
resultados, procediendo por último a determinar y comprobar la
utilidad o pérdida.
5.- Analizar los ajustes y las correcciones, registrarlos en el diario y
transferirlos al mayor:
Consiste en registrar en el libro diario los asientos de ajuste, con base
en la información contenida en la hoja de trabajo, en sus columnas de
ajustes; se procede luego a pasar dichos ajustes al libro mayor, para
que las cuentas muestren saldos correctos y actualizados.
6.- Elaboración de un balance de prueba ajustado
7.- Elaboración de los estados financieros formales
Consiste en reagrupar la información proporcionada por la hoja de
trabajo y en elaborar un balance general y un estado de resultados.
8.- Cierre de libros
Consiste en contabilizar en el libro diario los asientos para cerrar las
cuentas temporales de capital, procediendo luego a pasar dichos
asientos al libro mayor, transfiriendo la utilidad o pérdida neta a la
cuenta de capital. Los saldos finales en el balance general se
convierten en los saldos iníciales para el período siguiente.
Contabilidad Completa
Una de las normas más antiguas de Contabilidad, la encontramos en el
Código de Comercio. Sin embargo, las reglas contenidas en dicho cuerpo legal, sólo
limitan y obligan a un grupo perfectamente individualizado constituidos por lo
"comerciantes", es decir, por aquellos que ejecutan "actos de Comercio". Por
consiguiente, son norma de carácter general, aplicadas particularmente a los
comerciantes, los cuales, en Chile, constituyen un grupo dentro del universo
denominado "contribuyente". Los actos de comercio se definen en el artículo 3° del
Código de Comercio, puede que uno de los contratantes ejecute el acto de comercio
o bien ambos o todos los contratantes ejecuten dichas acciones, fijados en veinte
ejercicios de la posibilidad de hacer, según el siguiente orden: 01.La compra y
permuta de cosas muebles, hecha con el ánimo de venderlas, permutarlas o
arrendarlas, en la misma forma o en otra distinta, y la venta, permuta o
arrendamiento de estas mismas cosas.
Sin embargo, no son actos de comercio la compra o permuta de objetos
destinados a complementar accesoriamente las operaciones principales de una
industria no comercial. 02.- La compra de un establecimiento de comercio. 03.- El
arrendamiento de cosas muebles hecho con el ánimo de subarrendarlas. 04.- La
comisión o mandato comercial. 05.- Las empresas de fábricas, manufacturas,
almacenes, tiendas, bazares, fondas, cafés y otros establecimientos semejantes.
06.- Las empresas de transportes por tierra, por ríos o canales navegables. 07.-
Las empresas de depósito de mercaderías, provisiones o suministros, las agencias
de negocios y los martillos. 08.- Las empresas de espectáculos públicos, sin
perjuicio de las medidas de policía que corresponda tomar a la autoridad
administrativa. 09.- Las empresas de seguros terrestres a prima, inclusas aquellas
que aseguran mercaderías transportadas por canales o ríos. 10.Las operaciones
sobre letras de cambio, pagarés y cheques sobre documentos a la orden, cualquiera
que sean su causa y objeto y las personas que en ella intervengan, y las remesas
de dinero de una plaza a otra hechas en virtud de un contrato de cambio. 11.- Las
operaciones de banco, las de cambio y corretaje. 12.Las operaciones de bolsa. 13.-
Las empresas de construcción, carena, compra y venta de naves, sus aparejos y
vituallas. 14.- Las asociaciones de armadores. 15.- Las expediciones, transportes,
depósitos o consignaciones marítimas. 16.- Los fletamentos, seguros y demás
contratos concernientes al comercio marítimo. 17.- Los hechos que producen
obligaciones en los casos de averías, naufragios y salvamentos. 18.- Las
convenciones relativas a los salarios del sobrecargo, capitán, oficiales y tripulación.
19.- Los contratos de los corredores marítimos, pilotos lemanes y gente de mar
para el servicio de las naves. 20.- Las empresas de construcción de bienes
inmuebles por adherencia, como edificios, caminos, puentes, canales, desagües,
instalaciones industriales y de otros similares de la misma naturaleza.
¿Quiénes son comerciantes? En el artículo 7° del C de Comercio, tenemos la
respuesta, señala que "son comerciantes los que teniendo capacidad para
contratar, hacen del comercio su profesión habitual" El Título II del Código de
Comercio, enumera las obligaciones de los comerciantes y bajo el sub título "de la
contabilidad mercantil", signado con el N° 2, desarrolla todo un articulado en que
impone y exige llevar para su contabilidad y correspondencia Libros de
Contabilidad; lengua en que deben registrarse las operaciones; correlatividad y
cronología para hacer las anotaciones, centralizaciones, formación de inventarios,
prohibiciones de hacer, procedimientos para salvar errores u omisiones, penas o
castigos por incumplimiento, valor probatorio de los libros en juicios, calidad de fe
pública que tienen los registros contables en las causas mercantiles, obligación de
conservar y guardar libros de contabilidad y copia de cartas despachadas, La
contabilidad de los comerciantes llevada de acuerdo a las obligaciones y
procedimientos contemplados entre los artículo 25 al 47 del Código de Comercio, se
ha denominado por autores y escritores como "Contabilidad Completa".
Sistema de Contabilidad Completa
La Contabilidad Completa, es un sistema que sigue el procedimiento y
obligaciones impuestas por el Código de Comercio. En especial, lo reglado para
Libros de Contabilidad (artículo 25) y Registros Contables denominados como Libros
de Comercio, según lo dispuesto por el artículo N° 35 de dicho Código. Para llevar
una Contabilidad Completa, es necesario cumplir con lo prescrito por el artículo 25
de C. de Comercio, lo que en la práctica resulta de hacer las anotaciones en forma
diaria y cronológicamente en el Libro Diario, registros que son traspasados a otro
Libro denominado "Mayor o de cuentas corrientes", para desembocar en un
resumen periódico, generalmente anual, en un Libro de Balances. Como una
materia complementaria, una copia de cada carta escrita por los comerciantes,
relacionada con sus negocios, se deben poner en un registro especial denominado
Libro Copiador de Cartas. Todas las anotaciones registradas en los Libros de
Contabilidad descritos por el Artículo 25 comentado más arriba, deben proceder de
"operaciones naturales" ejecutada por los comerciantes, es decir, corresponde a la
verdadera realidad de sus acciones o negocios. Los libros de contabilidad contienen
las declaraciones y dichos del comerciante y ellos se pueden probar sólo con las
anotaciones de sus Libros y documentos de respaldo. La Contabilidad completa,
llevada en la forma regulada por el C. de Comercio en sus artículo 25 al 47, hace
plena prueba en los juicios agitados por los comerciantes en causas mercantiles, así
se encuentra dispuesto por el artículo 35 del cuerpo legal individualizado. En
desacuerdo de los litigantes con el contenido de sus Libros recién los tribunales
decidirán la controversia según las demás pruebas aportadas y rendidas por las
partes. Ley de Impuesto sobre la Renta. La letra A) del Artículo N° 14 del DL N°
824, desarrolla una normativa que afecta a los contribuyentes obligados a declarar
según contabilidad completa para los efectos de aplicar el impuesto Global
Complementario. En el inicio del artículo N° 14 Bis, de éste mismo cuerpo legal, el
legislador vuelve a mencionar el concepto de "contabilidad completa". En la letra b)
del N° 1 del Artículo N° 20, se introduce una norma que impide tener acceso a la
tributación sobre renta presunta a aquellos contribuyentes que "obtengan rentas de
primera categoría por las cuales deban declarar impuestos sobre renta efectiva
según contabilidad completa".
CONTABILIDAD SIMPLIFICADA
Con el objetivo de reducir los costos para el cumplimiento de las obligaciones
tributarias, la Sunat flexibilizó el uso de libros contables para las pequeñas
empresas mediante la RS N° 234-2006. De acuerdo con la norma, aquellos
contribuyentes con ingresos anuales menores a 100 Unidades Impositivas
Tributarias (UIT) podrán optar por llevar una contabilidad simplificada que
permitirá reemplazar el uso de libros contables obligatorios por libros
simplificados para efectos tributarios.
Por ejemplo, el libro diario simplificado reemplazaría el libro diario, el libro
mayor, y el libro caja y bancos. Esta medida de facilitación permitirá además
un control eficiente a la administración tributaria, precisó una fuente de la
Sunat. La norma también uniformiza en un solo cuerpo legislativo todas las
disposiciones vigentes sobre los libros y registros contables, y establece
nuevas reglas para estandarizar la información que éstos deben contener.
Es importante indicar que la legislación sobre libros contables está contenida
en el Código de Comercio, norma que data de 1902, informó la Sunat. Se
define asimismo que los libros y registros que integran la “contabilidad
completa” son: libro diario, libro mayor, libro caja y bancos, libro de
inventarios y balances, registro de compras y registro de ventas e ingresos.
En forma similar, se fijan normas referidas al procedimiento para la
autorización de uso de libros y registros contables, la forma en la cual deben
ser llevados, los plazos máximos de atraso, la pérdida o destrucción de los
mismos, así como la información mínima que éstos deben contener y los
formatos que lo integran.
Lo dispuesto sobre la contabilidad completa y el uso de los formatos que debe
contener cada libro o registro contable entrará en vigencia a partir del 1 de
enero de 2008. Sin embargo, se deja la opción para que los contribuyentes
puedan aplicar la norma, pero una vez empezado dicho uso no podrán volver
a utilizar los libros y registros contables según la legislación anterior.
QUÉ ES LA CONTABILIDAD
FINANCIERA
Es la técnica mediante la cual se recolectan, se clasifican, se registran, se sumarizan y se
informa de las operaciones cuantificables en dinero, realizadas por una entidad
económica.
Es el arte de usar ciertos principios al registrar, clasificar y sumarizar en términos
monetarios datos financieros y económicos, para informar en forma oportuna y
fehaciente de las operaciones de la vida de una empresa.
La función principal de la contabilidad financiera es llevar en forma histórica la vida
económica de una empresa, los registros de cifras pasadas sirven para tomar decisiones
que beneficien al presente u al futuro.
También proporciona estados financieros que son sujetos al análisis e interpretación,
informando a los administradores, a terceras personas ya a oficinas gubernamentales del
desarrollo de las operaciones de la empresa.
Los criterios que deben seguir en los registros de la contabilidad financiera son:
Aplicación correcta de conceptos contables clasificando lo que debe quedar incluido
dentro del activo y lo que incluirá el pasivo.
Presentar la diferencia entre un gasto y un desembolso.
Decidir lo que debe constituir un producto o un ingreso, dentro de las cuentas de
resultados.
Esta contabilidad se concreta en la custodia de los activos confiados a la empresa.
Fundamentalmente se ocupa de la preparación de informes y datos para personas
distintas de los directivos de la empresa.
Incluye la preparación, presentación de información para acciones, acreedores,
instituciones bancarias y del Gobierno.
Las técnicas, reglas y convencionalismos según las cuales se recolectan y reproducen
las cifras de la contabilidad financiera reflejan en gran parte los requisitos de esos
interesados.
Todos los sistemas contables se expresan en términos monetarios y la administración es
responsable, del contenido de los informes proporcionados por la contabilidad
financiera.
Características de la Contabilidad Financiera.
Rendición de informes a terceras personas sobre el movimiento financiero de la
empresa.
Cubre la totalidad de las operaciones del negocio en forma sistemática, histórica y
cronológica.
Debe implantarse necesariamente en la compañía para informar oportunamente de los
hechos desarrollados.
Se utiliza de lenguaje en los negocios.
Se basa en reglas, principios y procedimientos contables para el registro de las
operaciones financieras de un negocio.
Describe las operaciones en el engranaje analítico de la teneduría de libros por partida
doble.
