UNIDAD 3: HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN

3.1 FORMAS BASICS DE COMUNICACIÓN ESCRITA EN LAS

ORGANIZACIONES

 OFICIO: El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar

disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo
gestiones de acuerdos, de disposiciones, de felicitación, de colaboración,
de agradecimiento, etc. Estas redacciones se utilizan en instituciones
como: ministerios, embajadas, municipios, colegios
profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otros.

PARTES DEL OFICIO:

1.- Membrete
Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy
importante para un oficio.

2.- Nombre del Año

Es la denominación que se le da al año actual.

3.- Lugar y fecha

Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día,
el mes y el año en curso.

4.- Numeración
En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorándum; la
palabra oficio con mayúsculas, seguida del número de expedición y
separada por una línea oblicua y, a continuación, las siglas de la oficina de
procedencia con letras mayúsculas, separada por una línea oblicua y el año
en curso.

5.- Destinatario
Es la parte que abarca cuatro líneas o más, según lo requerido. Aquí se
escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se
dirige.

6.- Asunto
Es la cuarta parte y se escribe con mayúsculas la palabra ASUNTO,
seguida de dos puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el
mensaje del texto, que se explicará en el cuerpo.
7.- Referencia
Es la quinta parte que se usa, sólo cuando es necesario mencionar la
numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se
quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula y
debajo del asunto.
En algunos casos esta parte del oficio se usa para mencionar decretos,
resoluciones, directivas o convenio.

8.- Cuerpo o texto

Es la parte central del documento, donde se dará a conocer el mensaje de
la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente.
"Tengo a bien comunicarle..."
"Me es muy grato comunicarle..."
"Tengo el honor de dirigirme...

9.- Despedida
En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía.

10.- Firma y posfirma

Firma: Se escribe la rúbrica a mano.
Pos-firma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el
documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo.

11.- Iniciales
Al igual que en el memorándum, las iniciales del remitente se escriben con
letras mayúsculas y, en minúsculas, las de la persona que mecanografió el
documento.

12.- Anexo
Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio,
como catálogos, revistas, tarjetas, programas, etc.
Un anexo es una página que constituye un tipo de información de soporte
enciclopédico, que aporta información relacionada con artículos, pero que
no es un artículo en sí mismo. Este tipo de páginas utilizan el espacio de
nombres específico Anexo:, y se categorizan en la Categoría:Anexos.

13.- Distribución
Se usa, generalmente, en los oficios múltiples; aquí se menciona a las
personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio.
TIPOS DE OFICIOS:

 Oficio múltiple
Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a más de
un destinatario, y por esta razón las instituciones o dependencias incluyen el
número de oficio, dejando puntos suspensivos para escribir el nombre y el cargo ,
para especificarlo cuando el caso lo requiera. Esto sirve, además, para agilizar el
proceso que dure la documentación.
El texto de este tipo de documento se basa en la emisión de órdenes,
instrucciones, recomendaciones, sugerencias o informaciones a diferentes oficinas
o despachos simultáneamente.
El trato que se considera en el oficio múltiple es vertical descendente y horizontal.
Es decir, va dirigido a subordinados, o entre jefes de instituciones del mismo nivel
o jerarquía.
La estructura del oficio múltiple, básicamente, es igual que la del oficio simple, no
obstante lo cual es importante recordar que:

1. el número de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a

distribuir; en el oficio múltiple, necesariamente, se escribe la
palabra distribución, que viene a ser la última parte de este tipo de oficio
(véase ejemplo).

 Oficio de transcripción
La palabra transcripción nos indica la finalidad de este tipo de redacción: es un
documento que sirve para transcribir el contenido del oficio tal como se da en el
original, íntegramente y sin ninguna alteración. Todo el fragmento o párrafo
transcrito debe ir entre comillas y fiel al original.
Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas u otros
casos del mismo oficio.
El tipo de trato y/o relación que se cumple por medio de este documento es el de
autoridad a subordinados o entre autoridades del mismo nivel, dentro y fuera. Este
documento servirá para transcribir informes relevantes e importantes.
  MEMORANDO: El memorando o memorándum es un escrito breve por el
que se intercambia información entre distintos departamentos de
una organización para comunicar alguna indicación, recomendación,
instrucción, disposición...etc.
Un memorándum puede tener solo una cierta cantidad de formatos; puede tener
un formato específico para una oficina o institución. Específicamente en la ley, un
memorando es un registro de los términos de una transacción o contrato, como un
memorando de política, memorando de entendimiento, memorando de acuerdo o
memorando de asociación. Los formatos alternativos incluyen memos, notas
informativas, informes, cartas, carpetas, etc. Podrían ser de una página o muchos.
Se pueden considerar como literatura gris. Si el usuario es un ministro de gabinete
o un ejecutivo sénior, el formato puede estar rígidamente definido y limitado a una
o dos páginas. Si el usuario es un colega, el formato suele ser mucho más flexible.
En su nivel más básico, un memorándum puede ser una nota manuscrita para el
supervisor. En los negocios, las firmas suelen usar un memorando para la
comunicación interna, a diferencia de las cartas que normalmente son para
comunicación externa. [1] Por lo tanto, podemos considerar memorandos como un
proceso de comunicación ascendente a través del cual cualquier queja, problema,
opinión, punto de vista y sugerencia se presentan al nivel autorizado.

PARTES DE UN MEMORANDO:

El Memorando tienes las siguientes partes obligatorias:

1. Lugar y fecha
2. Código
3. Destinatario
4. Asunto
5. Cuerpo
6. Despedida o antefirma

Las siguientes Complementarias:

1. Membrete
2. Nombre del año
3. Referencia
4. Sello
5. Anexo
Redacción de Texto
 CIRCULAR: Es un documento de uso interno que dirige una autoridad superior
a todos o aparte de sus subalternos simultáneamente para darle a conocer
disposiciones o asuntos internos para que se cumplan a cabalidad.

Los temas a tratar en una circular puede ser generalmente lo siguiente:

 Movimiento interno de los jefes de la institución

 Acuerdos o decisiones de la alta jerarquía.
 Ascensos del personal que elabora en la empresa

FUNCIÓN. Sirve para dictar órdenes y también para informar. El mensaje que
transmite es específico y de interés general paa todos sus destinatarios.

Por ejemplo, a través de una circular se puede comunicar:

1.- Cambios de horario.

2.- Rotación de jefes.
3.- Nombramiento de comisión reorganizadora.
4.- Ascensos del personal.
5.- Aplicación de encuesta.
6.- Acuerdos y decisiones del directorio, etc.

PARTES DE UN CIRCULAR:

1.- Numeración. Se escribe la palabra circular con mayúscula seguida del

número que le corresponde, el año y las iniciales de la institución.

CIRCULAR Nº 050-...../GG.

2.- Fecha. Se escribe el día, mes y año.

3.- Destinatario. Generalmente el documento esta dirigido a un grupo de

personas interesadas.

Señores
Jefes de Departamentos
Presente
A todos los trabajadores del Departamento de Sistemas.
4.- Asuntos. Se escribe con mayúsculas, seguida de dos puntos y luego el tema
en resumen o síntesis.

ASUNTO: Cambio de horario.

5.- Cuerpo o texto. Es la parte donde se detalla el mensaje que se quiere

comunicar. Puede estar formado por varios párrafos y para mayor orden se
enumera cada párrafo.
El cuerpo o texto se redacta en el estilo bloque o semi bloque.

6.- Despedida. Es muy simple. Generalmente se utiliza una sola palabra.

Atentamente, cordialmente.

7.- Firma y cargo. La firma es la rubrica a mano como se acostumbra a firmar en

todo documento; debajo de ella se coloca los nombres y apellidos, y cargo que
ostenta la autoridad.

Guillermo Aviles
GERENTE DE VENTAS

8.- Iniciales. Se coloca al lado izquierdo del documento.

CARTA: Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente)

y enviado a un receptor (destinatario).
Normalmente, el nombre y la dirección del destinatario aparecen en el frente del
sobre, el nombre y la dirección del remitente aparecen en el reverso del mismo (en
el caso de sobres manuscritos) o en el anverso (en los sobres preimpresos).
Existen cartas con remitente, en las que no está lista o anotada la dirección de
quien envía la carta, bien por olvido o por omisión consciente del remitente.
La carta puede ser un texto diferente para cada ocasión, ya que el mensaje es
siempre distinto. En ese sentido, sólo en parte puede considerarse texto
plenamente expositivo.

ESTILOS DE CARTAS:
El estilo de la carta debe ser adecuado para el receptor y entendible:

 Formal: por carta formal se entiende todo tipo de correspondencia de ámbito

profesional, laboral, institucional...etc.
 Coloquial o informal: si se dirige a familia o amigos y se usa un lenguaje
coloquial que ambos entiendan.
 Familiar: que podría ser un derivado de la anterior, con la única diferencia de
que ésta es específicamente para familiares.
 Muy formal: en estos casos se nota una distancia aún mayor con el receptor.
Además, al momento de colocar a quién se dirige la carta debe colocarse:
Señor/Señora (su cargo. Ej.: Directora de la institución).
 informativo:informa alguna cosa con fiestas y tragedia etc.

CARACTERISTICAS DE LA CARTA FORMAL:

 Hay un receptor (destinatario) y un emisor (remitente).

 Se organiza con claridad, concisión, precisión y exactitud.
 Posee una actitud cortés y amable.
 Busca impresionar positivamente al destinatario.
 Busca una reacción favorable a los intereses del remitente
 Busca dar información completa.

CARACTERÍSTICAS LINGÜÍSTICAS DE LA CARTA:

 Utiliza frases cortas y variadas.

 Recurre a un vocabulario exacto y cortés.
 Usa oraciones completas organizadas correctamente.
 No abrevia las palabras.
 Utiliza una puntuación adecuada.
 Usa elementos cohesivos que interrelacionan las oraciones y los párrafos.

PARTES DE UNA CARTA:

Las cartas formales, en particular las cartas comerciales, cuentan al menos con
los siguientes conceptos

 Fecha y lugar: nombre, dirección, fecha del día y lugar al que se dirige.
 Saludo: personal o consolidado en fórmulas establecidas.
 Cuerpo: del asunto, con los temas determinados.
 Despedida: cortesía con la que se da término a la carta.
 Firma o nombre: clara, o en sustitución también puede llevar el nombre en
extenso.
Las cartas también pueden incluir:

 Membrete: nombre, dirección, teléfono y ciudad de la empresa que la escribe

(remitente).
 Fecha: ciudad, entidad federativa, día, mes y año en que se expide la carta
 Domicilio: nombre, dirección, ciudad y código postal de la persona a quien se
dirige la carta (destinatario).
 Vocativo: expresión de cortesía que une al firmante con el destinatario.
 Texto: exposición del asunto que motiva la carta.
 Antefirma: razón social o denominación de la causa.
 Posdata (P.D.): Es el mensaje adicional en el cual redactas algo que has
olvidado de explicar o quieras aclarar.
 Referencias finales: iniciales, mayúsculas y minúsculas respectivamente, de
la persona que dicta y de quien tipea la carta.
 Otros datos: indicaciones de los anexos que se envían o el nombre de las
personas a quienes se remite copia del documento. Estas anotaciones se
hacen al calce y antes de las referencias finales.

 INFORME: Un Informe es un documento escrito en prosa informativa

(científica, técnica o comercial) con el propósito de comunicar información
del nivel más alto en una organización. Por consiguiente, refiere hechos
obtenidos o verificados por el autor (reconocimientos, investigaciones,
estudios o trabajos). Además, aporta los datos necesarios para una
completa comprensión del caso, explica los métodos empleados y propone
o recomienda la mejor solución para el hecho tratado.

CARACTERISTICAS PRINCIPALES:

Tanto el informe como otros medios de comunicación tienen sus respectivas

partes como:

1. Portada: Datos del escritor o autor y el título del informe (no es

estrictamente necesario).
2. "Objetivo": Que se va a llevar a cabo y como.
3. Introducción: Es una breve reseña de lo que trata el tema que vamos a
estudiar.
4. Cuerpo: Es la información principal y completa del tema.
5. Conclusiones: Aquí se presentan los resultados más importantes que
permiten responder las interrogantes planteadas.
6. Bibliografía: Es el ordenamiento alfabético y por fecha de la literatura
usada para responder todas las inquietudes y plantear las ideas del trabajo.
 TIPOS DE INFORME:

Por la materia que abarcan los informes se clasifican en:

 Científicos: se refieren a temas de ciencia y utilizan un lenguaje propio y

riguroso; pertenecen a la categoría de “memorias científicas”.
 Técnicos: se desarrollan en las organizaciones públicas o privadas sobre
temas de sociología , antropología, psicología social, etc; su lenguaje es
accesible, pero mantiene el rigor de la investigación científica.
 De divulgación: destinados al público en general; su lenguaje se adapta a una
persona de mediana cultura.
 Mixtos: destinados tanto a instituciones como al público en general; su
lenguaje se adapta al de ambos grupos de destinatarios.
Por las características textuales los informes se clasifican en:

 Expositivos: contienen una información, una descripción del tema o unas

instrucciones. No es necesario incluir conclusiones, interpretación, o
evaluación; a veces, reciben el nombre de dossier.
 Analíticos: tienen como objetivo justificar una decisión o acción (ya realizada o,
al menos, proyectada). (Ibídem). Se denominan también propuesta o proyecto.
 Persuasivos: pretenden convencer al destinatario para que tome una decisión
en la línea de lo que se expone en el informe. Proponen un plan de acción (es
el informe más utilizado en consultoría).
3.2 EXPRESION Y DESENVOLVIMIENTO

3.2.1 HABLA Y EXPRESION

Habla: Es un acto singular, por el cual una persona, de forma individual y

voluntaria, cifra un mensaje concreto, eligiendo para ello el código, los
signos y las reglas que necesita. Dicho de otra manera, es el acto por el
cual el hablante, ya sea a través de la fonación (emisión de sonidos) o de la
escritura, utiliza la lengua para establecer un acto de comunicación.

Expresión: Del latín expressi, una expresión es una declaración de algo

para darlo a entender. Puede tratarse de una locución, un gesto o un
movimiento corporal.

La expresión permite exteriorizar sentimientos o ideas: cuando el acto de

expresar trasciende la intimidad del sujeto se convierte en un mensaje
transmitido del emisor a un receptor. Existen distintas formas de expresión
de acuerdo al lenguaje utilizado.

Las más habituales son la expresión oral (que se concreta a través del
habla) y la expresión escrita (mediante la escritura).

Cada vez que una persona mantiene una conversación con otra está
apelando a la expresión oral. De igual manera, cuando un sujeto camina
por la calle y encuentra carteles con información (anuncios, publicidad, etc),
se trata de expresión escrita.

La vida cotidiana también implica numerosas situaciones de expresión

corporal (el comportamiento exterior, ya sea espontaneo o intencional) y
expresión facial (Manifestación de emociones a través del rostro).

En el caso de la expresión corporal, puede tratarse de una manifestación

artística, como la danza. Otra expresión artística es la expresión literaria (La
literatura), que incluye la expresión poética, y la expresión teatral (Las obras
que utilizan el lenguaje escénico).
3.2.2 ELEMENTOS DE LA EXPRESIÓN ORAL

La expresión oral es el conjunto de técnicas que determinan las pautas generales

que deben seguirse para comunicarse oralmente con efectividad, o sea, es la
forma de expresar sin barreras lo que se piensa.

La expresión oral sirve como instrumento para comunicar sobre procesos u

objetos externos a él. Se debe tener en cuenta que la expresión oral en
determinadas circunstancias es más amplia que el habla, ya que requiere de
elementos paralingüísticos para completar su significación final.

Por eso, esta no sólo implica un conocimiento adecuado del idioma, sino que
abarca también varios elementos no verbales.

Elementos de la Expresión Oral

Aspectos importantes Entre los aspectos que deben observarse con mucha
atención, están los siguientes:

-Voz: La imagen auditiva tiene un gran impacto para el auditorio. A través de la

voz se pueden transmitir sentimientos y actitudes.

- Postura: Es necesario que el orador establezca una cercanía con su auditorio.

Por eso, debe evitarse la rigidez y reflejar serenidad y dinamismo.

- Mirada: De todos los componentes no verbales, la mirada es la más importante.

El contacto ocular y la dirección de la mirada son esenciales para que la audiencia
se sienta acogida.

- Dicción: Como se dijo anteriormente, el hablante debe tener un buen dominio

del idioma. Tal conocimiento involucra un adecuado dominio de la pronunciación
de las palabras, la cual es necesaria para la comprensión del mensaje.

- Estructura del mensaje: Es forzoso planear con anterioridad lo que se va a

decir. Un buen orador no puede llegar a [Link] mensaje debe estar bien
elaborado.

- Vocabulario: Al hablar, debe utilizarse un léxico que el receptor puede

entender.

- Gestos: Mehrabian calculó que el 55% de lo que se comunica se hace mediante

gestos.

- Cuerpo: Es importante, sobre todo, no mantener los brazos pegados al cuerpo o

cruzados.
La expresión oral está conformada por 9 cualidades son:

1. Dicción.
2. Fluidez.
3. Volumen.
4. Ritmo.
5. Claridad.
6. Coherencia.
7. Emotividad.
8. Movimientos corporales y gesticulación.
9. Vocabulario.

3.2.3 EEMENTO DE LA EXPRESION CORPORAL

Puede definirse como la disciplina cuyo objeto es la conducta motriz con finalidad
expresiva, comunicativa y estética en la que el cuerpo, el movimiento y el
sentimiento como instrumentos básicos.

Genéricamente, el concepto de "expresión corporal" hace referencia al hecho de

que todo ser humano, de manera consciente o inconsciente, intencionalmente o
no, se manifiesta mediante su cuerpo.

La Expresión Corporal proviene del concepto de Danza Libre: es una metodología

para organizar el movimiento de manera personal y creativa, constituyéndolo en
un lenguaje posible de ser desarrollado a través del estudio e investigación de los
componentes del movimiento, del cuerpo propio y de los múltiples modos de
estructuración del movimiento en el tiempo y el espacio.

El lenguaje corporal adquiere así la función de "lenguaje": la búsqueda de "un

vocabulario" propio de movimientos que, organizados en una unidad significativa
de forma-contenido permita transmitir, al igual que otros lenguajes artísticos,
ideas, emociones y sensaciones personales y subjetivas, posibles de ser
objetivadas en una elaboración externa al [Link] este caso, el producto es
una danza.

Características de la Expresión Corporal:

- Escasa o inexistente importancia asignada a la técnica, o en todo caso ésta, no

concebida como modelo al que deben llegar los alumnos. A veces se utilizan
determinadas técnicas pero como medio no como fin.

- Finalidad educativa es decir tiene principio y fin en el seno del grupo sin
pretensiones escénicas.
- El proceso seguido y vivido por el alumno es lo importante, desapareciendo la
"obsesión" por el resultado final que aquí adquiere un segundo plano.

- El eje que dirige las actividades gira en torno al concepto de habilidad y destreza
básica y con objetivos referidos a la mejora del bagaje motor del alumno.

- Las respuestas toman carácter convergente ya que el alumno busca sus propias
adaptaciones.

Finalidad de la Expresión Corporal:

La Expresión Corporal tiene una doble finalidad: por un lado sirve como base de
aprendizajes específicos y por otro, fundamentalmente tiene un valor en sí misma
ya que colabora en el desarrollo del bagaje experimental del niño.

Elementos de la Expresión corporal.

1.- Espacio: lugar donde se desarrolla la acción. Extensión ocupada, direcciones
y desplazamientos. Dependiendo de este tendremos más o menos posibilidades
de movimiento. (Amplios, pequeños...)

2.- Tiempo: dimensión que nos permite medir el curso de los hechos. (Lentos y
rápidos; Continuos y por partes...).

3.- Intensidad: Es la fuerza o energía que aplicamos a los movimientos. (Fuertes,

suaves...).Continuos y por partes...).

4.- Intensidad: Es la fuerza o energía que aplicamos a los movimientos. (Fuertes,

suaves...).
 BIBLIOGRAFIA:

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