PROJECT MANAGEMENT
UNIVERSIDAD “CÉSAR VALLEJO” - TRUJILLO
Facultad de Ingeniería
Escuela Profesional de Ingeniería Civil
TEMA:
GESTIÓN DE COSTOS DEL PROYECTO
ASIGNATURA:
PROJECT MANAGEMENT
DOCENTE:
ING. HERRERA VILOCHE, ALEX
AUTORES:
CHAVARRI BAZAN, Carlos
IRIGOIN CUBAS, Alex
OBESO RAMÍREZ, César
PEREZ PAREDES, Linder
ROMERO PAZ, Sayda
TRUJILLO – PERÚ
2018
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ÍNDICE
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 3
I. OBJETIVOS ........................................................................................................................ 4
OBJETIVO GENERAL .................................................................................................. 4
OBJETIVOS ESPECÍFICOS ........................................................................................ 4
II. MARCO TEÓRICO ............................................................................................................ 5
2.1 GESTIÓN DE COSTOS DEL PROYECTO ............................................................ 5
2.2 GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO .................................................. 7
2.2.1 Plan de gestión de costos: ............................................................................ 7
2.2.2 Tipos de costos ................................................................................................ 8
2.3 PROCESOS DE LA GESTIÓN DE COSTOS ....................................................... 9
2.3.1 Planificación de la Gestión de costos ........................................................ 9
3.3 ENTRADAS ...................................................................................................................... 9
3.3.1. plan para la dirección del proyecto:............................................................... 9
3.3.2. acta de constitución: ............................................................................................ 9
3.3.3. Factores Ambientales de la Empresa:.......................................................... 10
3.3.4. Activos de los Procesos de la Organización:............................................. 10
3.4. HERRAMIENTAS ......................................................................................................... 11
3.4.1. juicio de expertos: .............................................................................................. 11
3.4.2. técnicas analíticas: ............................................................................................. 11
3.4.3. reuniones: ............................................................................................................. 11
3.5 SALIDAS......................................................................................................................... 11
3.5.1. plan de gestión de costos: ............................................................................... 11
3.6. ESTIMAR LOS COSTOS DEL PROYECTO ....................................................... 14
3.6.1 dentro de la estimacion de los costos tenemos: ................................... 14
o entradas: ................................................................................................................... 14
3.7. determinar el presupuesto: ................................................................................. 15
3.8. CONTROLAR LOS COSTOS ................................................................................ 18
4. CONCLUSIONES............................................................................................................. 22
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INTRODUCCIÓN
La gestión de costos del proyecto incluye todas aquellas actividades
necesarias para la planificación, estimación, obtención del plan de referencia
de costos y control de costos, con objeto de completar el proyecto dentro del
presupuesto asignado. Sin embargo, desde una perspectiva amplia por
tanto, la gestión de costos no va a consistir únicamente en controlar los
gastos de manera que no superen el presupuesto de costos, sino también
en gestionar los ingresos de manera que se minimicen las necesidades de
financiación y se maximice el disponible.
El jefe de proyecto deberá procurar maximizar los ingresos siempre que
exista una causa contractual justificada o exista la posibilidad, mediante
negociación con el cliente, de recuperar costos no previstos inicialmente en
los que se haya incurrido. La sincronización de pagos y cobros, es importante
para determinar las necesidades de financiación, gestionar el disponible, y
optimizar el resultado económico del proyecto. Esta gestión de costos
permitirá ver los conceptos, técnicas y herramientas empleadas para
gestionar eficientemente el costo en los proyectos.
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I. OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Describir los procesos de la Gestión de costos del proyecto.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Definir la planificación de Gestión de costos del proyecto.
Explicar la estimación de costos del proyecto.
Explicar la determinación del presupuesto.
Detallar el control de costos.
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II. MARCO TEÓRICO
2.1 GESTIÓN DE COSTOS DEL PROYECTO
El propósito de la gestión de costos del Proyecto consiste en estudiar
el coste de las actividades + determinar un presupuesto
realista + ajustarlo a los fondos financieros disponibles. Debemos
considerar los costos durante todo el ciclo de vida en cualquier
momento del Proyecto se puede incurrir en costos. Además se debe
considerar el efecto de las decisiones: sobre los costes del uso,
mantenimiento y soporte del resultado, producto y/o servicio del
Proyecto, cuando finalmente sea entregado y se opere con él. De esta
manera podemos conocer por adelantado los costes y minimizar el
riesgo de superar el presupuesto inicial.
Estos procesos interactúan entre sí y con procesos de las otras áreas
de conocimiento. Dependiendo de las necesidades del proyecto, cada
proceso puede implicar el esfuerzo de una persona o grupo de
personas. Cada proceso se ejecuta por lo menos una vez en cada
proyecto y en una o más fases del proyecto, en caso de que el mismo
esté dividido en fases. Aunque los procesos se presentan aquí como
componentes diferenciados con interfaces bien definidas, en la práctica
se superponen e interactúan de formas que no se detallan aquí. En
algunos proyectos, especialmente en aquéllos de alcance más
pequeño, la estimación de costos y la preparación del presupuesto de
costos están ta estrechamente ligadas que se consideran un solo
proceso, que puede realizar una sola persona en un periodo de tiempo
relativamente corto. Estos procesos se presentan aquí como procesos
distintos, porque las herramientas y técnicas requeridas para cada uno
de ellos son diferentes.
La Gestión de los Costos del Proyecto debe tener en cuenta los
requisitos de los interesados para la obtención de los costos. Los
diversos interesados medirán los costos del proyecto de diferentes
maneras y en tiempos diferentes. La Gestión de los Costos del
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Proyecto trata principalmente acerca del costo de los recursos
necesarios para completar las actividades del proyecto. La Gestión de
los Costos del Proyecto también debe tener en cuenta el efecto de las
decisiones del proyecto en los costos recurrentes subsecuentes de
utilizar, mantener y apoyar el producto, servicio o resultado del
proyecto.
En muchas organizaciones, la predicción y análisis del desempeño
financiero probable del producto del proyecto se llevan a cabo fuera del
proyecto. En otras, como un proyecto de obras de infraestructura, la
Gestión de los Costos del Proyecto puede incluir este trabajo. Cuando
tales
proyecciones y análisis forman parte del proyecto, la Gestión de los
Costos del Proyecto puede recurrir a procesos adicionales y a
numerosas técnicas de gestión, como el retorno de la inversión, el flujo
de caja descontado y el análisis de la recuperación de la inversión. El
esfuerzo de planificación de la gestión del costo tiene lugar en las
etapas iniciales de la planificación del proyecto y establece el marco de
referencia para cada uno de los procesos de gestión de los costos, de
modo que el desempeño de los procesos sea eficiente y coordinado.
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2.2 GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO
SENGUN PMBOK®, la Gestión de los Costos del Proyecto incluye los
procesos involucrados en estimar, presupuestar y controlar los costos
de modo que se complete el Proyecto dentro del presupuesto
aprobado. Debe tener en cuenta los requisitos de los interesados para
la obtención de los costos, ya que los diversos interesados medirán los
costos del Proyecto de diferentes maneras y en tiempos diferentes.
2.2.1 Plan de gestión de costos:
El trabajo necesario para llevar a cabo los procesos de la Gestión de
los Costos, debe estar precedido de un esfuerzo de planificación por
parte del equipo del Proyecto, que forma parte del proceso Desarrollar
el Plan para la Dirección del Proyecto. De él obtendremos, entre otros,
el Plan de Gestión de Costos, que determina el formato y establece
los criterios necesarios para planificar, estructurar, estimar,
presupuestar y controlar los cotos del Proyecto.
La Gestión de los Costos del Proyecto debe considerar las
necesidades de los interesados, ya que diferentes interesados
medirán los Costos de diferentes formas y en diferentes momentos.
Este proceso establece las políticas, procedimientos y documentación
necesaria para planificar, dirigir, ejecutar y controlar los Costos, Entre
otros, puede establecer lo siguiente:
Nivel de exactitud de las estimaciones del costo de las actividades.
Unidades de medida utilizadas en las mediciones.
Relación de las cuentas de control (CA) con la EDT. Es decir, a
cada cuenta de control (CA) se le asigna un código vinculado con
el sistema de contabilidad de la organización.
Umbrales de control. Porcentaje de variación o desviación
permitida antes de actuar, con respecto a la línea base de costos
del Plan para la dirección del Proyecto.
Reglas para medir el desempeño. Gestión del valor ganado:
Earned Value Managemente (EVM).
Formato de informes.
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Descripción de los procesos.
2.2.2 Tipos de costos
Costos variables: Costos dependientes del volumen de
producción. Por ejemplo, los materiales a utilizar. Cuantas más
plantas tenga el edificio que vamos a construir, más hormigón
necesitaremos.
Costos fijos: Costos que no varían con el volumen de
producción. Por ejemplo, los alquileres. Independientemente del
número de plantas que tenga el edificio que vamos a construir, el
alquiler que se paga por las casetas de obra se mantendrá fijo.
Costos directos: Costos repercutibles directamente al Proyecto.
Por ejemplo, el coste del hormigón es repercutible en entregables
(por ejemplo, las zapatas) del Proyecto de construcción del
edificio.
Costos indirectos: Costos necesarios para llevar a cabo el
Proyecto, pero que no se pueden repercutir directamente en
ninguna actividad. Por ejemplo, los gastos de estructura
(contabilidad, luz, teléfono, PMO, etc.).
Costo de oportunidad: Costo de la mejor opción no realizada.
Por ejemplo, si tenemos un presupuesto de 10 soles para elegir
entre comprar caramelos o chicles, decidamos lo que decidamos,
tendremos un coste de la oportunidad. Si decidimos finalmente
adquirir caramelos, habremos renunciado a los chicles y
viceversa. Se basa en el principio de la rentabilidad esperada, y
parte de que los agentes económicos racionales basan sus
decisiones en base al coste o privación de recursos para
conseguir la mayor rentabilidad.
Costos hundidos o enterrados: Costo en el que ya se ha
incurrido, independientemente de si se realiza o no el Proyecto,
de manera que no es relevante para la toma de decisiones. Que
se debe suprimir en el análisis y la evaluación del Proyecto. Por
ejemplo, la realización de un estudio de viabilidad de un Proyecto.
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Se debe realizar para evaluar si el Proyecto es viable. Tendrá un
coste, pero éste no influye en el análisis de rentabilidad del
Proyecto.
2.3 PROCESOS DE LA GESTIÓN DE COSTOS
2.3.1 Planificación de la Gestión de costos
El primer paso para gestionar el coste del Proyecto es la correcta
identificación de los trabajos a realizar. La Gestión de los Costos del
Proyecto debe considerar las necesidades de los interesados, ya
que diferentes interesados medirán los Costos de diferentes formas y
en diferentes momentos.
Este proceso establece las políticas, procedimientos y documentación
necesaria para planificar, dirigir, ejecutar y controlar los Costos.
3.3 ENTRADAS
3.3.1. plan para la dirección del proyecto:
Se utilizarán todos los componentes del este plan que, ya desarrollados,
como por ejemplo las líneas base del Alcance y del Cronograma,
cualquier información que se considere útil para establecer las guías de
la Gestión del Costos del Proyecto.
3.3.2. acta de constitución:
Desarrollada en el grupo de procesos de inicio, provee de información
sobre el marco del Proyecto a tener en cuenta para establecer las guías
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de la Gestión del costo del Proyecto, por ejemplo, el resumen de
presupuesto a priori destinado por el patrocinador para realizarlo.
3.3.3. Factores Ambientales de la Empresa:
Los factores ambientales de la empresa que influyen en el proceso
Planificar la Gestión de los Costos incluyen, entre otros:
La cultura y la estructura de la organización, que pueden ambas
influir en la gestión de los costos;
Las condiciones del mercado, que describen los productos,
servicios y resultados que se encuentran disponibles en el
mercado local y en el mercado global;
Las tasas de cambio de divisas, para los proyectos cuyos costos
se originan en más de un país;
La información comercial publicada, tal como los ratios de costos
de recursos, que a menudo se encuentra disponible en bases de
datos comerciales que realizan el seguimiento de las habilidades
y los costos de los recursos humanos, y que proporcionan costos
estándar para materiales y equipos; otras fuentes de información
como son las listas de precios publicadas por los proveedores.
El sistema de información para la dirección de proyectos, que
proporciona diferentes posibilidades para la gestión de los costos.
3.3.4. Activos de los Procesos de la Organización:
Los activos de los procesos de la organización que influyen en el
proceso Planificar la Gestión de los Costos incluyen, entre otros:
Procedimientos de control financiero (p.ej., informes de tiempos,
revisiones requeridas de gastos y desembolsos, códigos
contables y disposiciones contractuales estándar).
Información histórica y bases del conocimiento de lecciones
aprendidas.
Bases de Datos financieras.
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Las políticas, procedimientos y guías existentes, formales e
informales, relacionados con la gestión de costos y el
presupuesto.
3.4. HERRAMIENTAS
3.4.1. juicio de expertos:
El juicio de expertos se aplica también para establecer las políticas,
procedimientos, técnicas, métodos y herramientas que se utilizarán en la
Gestión de Costos del Proyecto. Esta experiencia es proporcionada por
cualquier persona o grupo de personas con conocimientos y/o formación
especializados y puede obtenerse de numerosas fuentes.
3.4.2. técnicas analíticas:
Para poder elegir racionalmente entre varias estrategias de financiación:
por autofinanciación, por intercambio y por endeudamiento. También,
para poder optar por diversas maneras de comprar recursos, tales como
fabricar, comprar, alquilar, etc. Además, es posible que los procedimientos
corporativos recomiendan utilizar técnicas financieras específicas a la
hora de determinar una estimación y tomar la decisión adecuada: periodo
de recuperación retorno de la inversión flujo de caja y valor neto presente.
3.4.3. reuniones:
Del equipo de Proyecto. Sirven para discutir y abordar cualquier asunto
relacionado con establecer las políticas, procedimientos, técnicas,
métodos y herramientas que se utilizarán en la Gestión de Costos del
Proyecto.
3.5 SALIDAS
3.5.1. plan de gestión de costos:
Es necesario elaborar un Plan de Gestión de Costos. Se deben detallar
los criterios para estructurar, estimar, preparar y aprobar el presupuesto
del Proyecto. También para controlarlos. Los procesos de Gestión de
Costos varían por área de aplicación. Por lo tanto, es conveniente
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seleccionarlos y documentarlos en el Plan de Gestión de Costos del
Proyecto, que debe establecer:
unidades de medida. para cada uno de los recursos se definen las
unidades a usar en la medición de los costos, como por ejemplo, costes
indirectos, tasas horarias, etc.
nivel de exactitud. el grado de redondeo permitido a las estimaciones de
los costos.
nivel de precisión. las estimaciones de costos se ajustarán a una
precisión prescrita dependiendo del alcance de los paquetes de trabajo y
de la magnitud del proyecto. también pueden incluir una cantidad para
contingencias.
enlaces con los procedimientos de la organización. el componente de
la edt usado para la contabilidad del coste del proyecto suele ser la cuenta
de control (ca). a cada cuenta de control se le asigna un código o número
de cuenta. Éste está vinculado de forma directa al sistema de contabilidad
de la organización ejecutante. Dado que la cuenta de control incluye la
estimación de los Costos de los paquetes de trabajo, hay que tener en
cuenta los métodos idóneos para presupuestar dichos paquetes.
umbrales de control. se suelen dejar definidos umbrales de control para
permitir desviaciones de costo antes de tomar acciones correctivas o
preventivas.
reglas para la medición del rendimiento. por ejemplo:
1) se dejan definidas las fórmulas para calcular pronósticos.
2) Se dejan establecidos criterios y reglas para imputar Costos.
3) Se fijan los niveles de la EDT en los que se realizará el análisis
De valor ganado.
formatos de informe. se definen los diferentes tipos de informes de
rendimiento de costes.
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descripciones de los procesos. se documentan los procedimientos a
emplear en cada uno de los tres procesos de la gestión de costos.
detalles adicionales. fuentes de financiación recomendadas, normas
para aplicar los cambios de moneda, reglas para la imputación de los
costes incurridos, etc.
en el plan de gestión de costos puede incluir otra información adicional. además,
está incluido en el plan de dirección del proyecto y es un plan subsidiario de éste.
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3.6. ESTIMAR LOS COSTOS DEL PROYECTO
Estimar los Costos es el proceso que consiste en desarrollar una
estimación aproximada de los recursos monetarios necesarios para
completar las actividades del proyecto. El beneficio clave de este
proceso es que determina el monto de los costos requerido para
completar el trabajo del proyecto.
La estimación de costos es una predicción basada en la información
disponible en un momento dado. Incluye la
identificación y consideración de diversas alternativas de cómputo de
costos para iniciar y completar el proyecto. Para lograr un costo óptimo
para el proyecto, deben tomarse en cuenta las concesiones entre
costos y riesgos, tales como fabricar en lugar de comprar, comprar en
lugar de alquilar, y el intercambio de recursos.
La estimación de costos debe refinarse durante el transcurso del
proyecto para reflejar los detalles adicionales a medida que éstos se
hacen disponibles. La exactitud de la estimación del costo de un
proyecto aumenta conforme el proyecto avanza a lo largo de su ciclo
de vida.
Las fuentes de información de entrada derivan de las salidas de los
procesos del proyecto en otras áreas del conocimiento. Una vez
recibida, toda esta información permanecerá disponible como entradas
para los tres procesos de Gestión de los Costos del Proyecto. Los
costos se estiman para todos los recursos que se asignarán al
proyecto. Esto incluye, entre otros, el trabajo, los materiales, el equipo,
los servicios y las
instalaciones, así como categorías especiales tales como una
asignación por inflación o un costo por contingencia. Una estimación
de costos es una evaluación cuantitativa de los costos probables de los
recursos necesarios para completar la actividad.
3.6.1 dentro de la estimacion de los costos tenemos:
o entradas:
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Línea Base del Alcance
Cronograma del Proyecto
Planificación de los Recursos Humanos
Registro de Riesgos
Factores Ambientales de la Empresa
Activos de los Procesos de la Organización
o herramientas y tecnicas:
Juicio de Expertos
Estimación Análoga
Estimación Paramétrica
Estimación Ascendente
Estimación por Tres Valores
Análisis de Reserva
Costo de la Calidad
Software de estimación de costos para la dirección
de proyectos
Análisis de Propuestas para Licitaciones
o salidas:
Estimaciones de Costos de las Actividades
Base de los Estimados
Actualizaciones a los Documentos del Proyecto}
3.7. determinar el presupuesto:
Determinar el Presupuesto es el proceso que consiste en sumar los
costos estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo
para establecer una línea base de costo autorizada. Esta línea base
incluye todos los presupuestos autorizados, pero excluye las reservas
gestión.
Los presupuestos del proyecto constituyen los fondos autorizados para
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ejecutar el proyecto. El desempeño de los costos del proyecto se
medirá con respecto al presupuesto autorizado.
o entradas:
Estimaciones de Costos de las Actividades
Base de las Estimaciones
Línea Base del Alcance
Cronograma del Proyecto
Calendarios de Recursos
Contratos
Activos de los Procesos de la Organización
o herramientas y técnicas:
Suma de Costos
Análisis de Reserva
Juicio de Expertos
Relaciones Históricas
Conciliación del Límite del Financiamiento
o salidas:
Línea Base del Desempeño de Costos
Requisitos de Financiamiento del Proyecto
Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
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3.8. CONTROLAR LOS COSTOS
Controlar los Costos es el proceso por el que se monitorea la situación
del proyecto para actualizar el presupuesto del mismo y gestionar
cambios a la línea base de costo. La actualización del presupuesto
implica registrar los costos reales en los que se ha incurrido a la fecha.
Cualquier incremento con respecto al presupuesto autorizado sólo
puede aprobarse mediante el proceso Realizar el Control Integrado
de Cambios.
El monitoreo del gasto de fondos sin tomar en cuenta el valor del
trabajo que se está realizando y que corresponde a ese gasto tiene
poco valor para el proyecto, más allá de permitir que el equipo del
proyecto se mantenga dentro del financiamiento autorizado. De esta
manera, gran parte del esfuerzo del control de costos implica analizar
la relación entre el uso de los fondos del proyecto y el trabajo real
efectuado a cambio de tales
gastos. La clave para un control de costos efectivo es la gestión de la
línea base aprobada de desempeño de costos y de los cambios a es
línea
base.
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El control de costos del proyecto incluye:
• Influir en los factores que producen cambios en la línea base de
costo.
• Asegurarse de que todas las solicitudes de cambio se lleven a cabo
de manera oportuna.
• Gestionar los cambios reales cuando y conforme suceden.
•Asegurarse de que los gastos no excedan el financiamiento
autorizado para el proyecto, tanto por periodo como total.
• Monitorear el desempeño de los costos para detectar y comprender
las variaciones con respecto a la línea base aprobada de costo.
• Monitorear el desempeño del trabajo con relación a los fondos en
los que se ha incurrido.
• Evitar que se incluyan cambios no aprobados en los informes sobre
costos o utilización de recursos.
• Informar a los interesados pertinentes acerca de todos los cambios
aprobados y costos asociados.
• Realizar acciones para mantener los sobrecostos previstos dentro
de límites aceptables.
El control de costos del proyecto busca las causas de las variaciones
positivas y negativas, y forma parte del proceso Realizar el Control
Integrado de Cambios
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o entradas
Plan para la Dirección del Proyecto
Requisitos de Financiamiento del Proyecto
Información sobre el Desempeño del Trabajo
Activos de los Procesos de la Organización
Controlar los Costos
o herramientas y técnicas
Gestión del Valor Ganado
Proyecciones
Índice de Desempeño del Trabajo por Completar (TCPI)
Revisiones del Desempeño
Análisis de Variación
Software de Gestión de Proyectos.
o SALIDAS
Mediciones del Desempeño del Trabajo
Proyecciones del Presupuesto
Actualizaciones a los Activos de los Procesos de
la Organización
Solicitudes de Cambio
Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto
Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
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4. CONCLUSIONES
Los costos juegan un papel muy importante en el proceso de la toma de
decisiones en un proyecto cuando se pueden sumar valores cuantitativos a las
opciones, la gerencia de proyectos cuenta con un indicador acerca de cuál es la
más conveniente desde el punto de vista económico.
En principio la competitividad de las empresas bajo condiciones de mercado mas
estables, se basa no solo en el precio. De hecho el buen nombre de la empresa
las obras similares ejecutadas antes, la experiencia y la calidad de los
profesionales que conforman la empresa, la capacidad financiera de la misma.
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