Comandos Básicos de Excel XP

Iniciar y Finalizar Excel

Existen varias formas de entrar en Excel, las cuales se detallan a continuación
1. Si tiene un icono de acceso directo, de doble clic
2. Si tiene la barra de herramientas del Office le da un solo clic
3. Clic en Inicio/Todos los programas/Microsoft Excel
4. Doble clic sobre un archivo creado en Excel, este abrirá la aplicación y
luego el archivo.

Existen varias formas de salir de Excel, las cuales se detallan a continuación:

1. Dar clic en la X de la ventana
2. La combinación de las teclas ALT + F4
3. Clic en “Menú Archivo/Salir”

Descripción de los elementos de la Pantalla

Al iniciar Excel aparece una pantalla como la que se muestra a continuación:

Se vera los elementos más importantes. Así conocerá los nombres de los
deferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso.
Nota: La pantalla que se muestra a continuación puede no coincidir
exactamente con la que se tiene en su computadora, ya que cada usuario
puede decidir que elementos quiere que se vean en cada momento mediante el
comando Ver/Barras de Herramientas.
1 Barras de Herramientas

Ayudan a ejecutar los comandos más rápidamente, a continuación se

presentan las de mayor frecuencia.

Barra de menús

Contiene las operaciones de Excel, agrupadas en menús desplegables. Al

hacer clic en “Formatos”, por ejemplo, se mostrará las operaciones
relacionadas con los diferentes formatos que se pueden aplicar en Excel. Todas
las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero los comandos
más usados se realizaran más rápidamente a partir de los iconos de las otras
barras de herramientas.

Nota: en Office XP, la primera vez que se le da clic a uno de los menús,
aparecerán únicamente los comandos con mayor frecuencia de uso, para que
aparezcan todos hay que dar dos clics sobre el nombre del menú, para nuestro
ejemplo, de doble clic sobre “Insertar”.

Los menús desplegables de la barra de menús contienen tres tipos básicos de

elementos:

1. Los Comandos propios del menú: Se ejecutan de forma inmediata al

hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre de
comando, no aparece nada o aparece la combinación de teclas para
ejecutarlo desde el teclado. Por ejemplo, en el menú “Insertar”, el
comando “Hipervínculo Alt+Crtl+K”.
2. Otro Menú desplegable: Al hacer clic se abre un menú a su lado. Se
reconocen porque tienen una punta de flecha a la derecha.
3. Comandos con Ventana: Al hacer clic, aparece una ventana con todas
las posibilidades del comando. Se distinguen porque el nombre acaba
en puntos suspensivos. Por ejemplo, en el menú “Insertar/Gráfico…”

Los menús desplegables se pueden activar desde el teclado pulsando Alt +

letra subrayada del nombre del comando. Por ejemplo Alt + I para desplegar
el menú Insertar.

Hay operaciones que no están disponibles en un determinado momento. Se

identifican porque tienen el color atenuado. Por ejemplo, si apenas estamos
empezando en nuestro libro, el comando deshacer no entrará activado,
tanto el botón como el comando en el menú Edición.

Barra Estándar.
 Contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las
operaciones más comunes, tales como:

 Nuevo libro en blanco, Abrir, Guardar

 Cortar, Copiar, Pegar, Copiar formato
 Deshacer, rehacer
 Autosuma, Pegar Función
 Ordenar Ascendentemente y descendentemente
 Asistente de Gráficos

Barra de Formato

Contiene las operaciones más comunes sobre los formatos, tales como:

 Estilo, Fuente (Tipo de letra), tamaño

 Negrita, Cursiva, Subrayado
 Alineación Izquierda, Centrada, Derecha y justificada
 Formatos de números de monedas, porcentajes, separador de miles,
aumenta o disminuir decimales.

2 Columnas y Filas

En Excel las columnas se identifican con letras y las filas con número, la
intersección de una fila y una columna se llama “CELDA”, ", por ejemplo la
celda C5, implica que es la intersección de la columna C con la fila 5. Se tiene
un total 256 columnas (IV) y 65 536 filas.

3 Barra de Título
Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese
momento. Cuando crea un documento nuevo se le asigna el nombre
provisional Libro 1, hasta que lo guarde y le de el nombre que desea.

4 Barra de Fórmulas

Muestra la información que se encuentra en la celda ubicada, ya sea texto,

números o fórmulas, para modificarla de doble clic o pulse la tecla F2

5 Celda Activa o Selector de Celdas

La celda que tiene el borde más ancho, indica que es la celda activa o en
la que se encuentra ubicado el cursor. Es aquí donde empieza a introducir
información o fórmula.

6 Cuadro de Nombres
Cuando las celdas no tienen nombres (como más adelante se verá), la
información que muestra es la celda donde está ubicado, por ejemplo, Al.

7 Barras de desplazamiento
Permiten moverse a lo largo y ancho de la hoja en forma rápida y sencilla,
simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic
en las puntas de flecha sencillas.

8 Barra de estado
Muestra información del estado en que se encuentra la hoja, tal como:
 LISTO: Para introducir información o fórmula
 INTRODUCIR: Si está introduciendo información
 MODIFICAR: En el caso que está modificando la información
También si están activos determinados modos, como por ejemplo, el
modo numeración (NUM)

9 Etiquetas de hojas

Se identifica la hoja en la que está ubicado, al abrir un nuevo libro,

normalmente tiene 3 hojas, sin embargo, podría tener más hojas. Cuando se
tiene muchas hojas es aconsejable tener nombres para identificarlas.

Panel de Tareas (solo en XP)

El panel de tareas es un nuevo concepto de XP, para agilizar ciertas tareas

comunes que se ejecutan en Office. Para activarla (si no le aparece al iniciar la
aplicación) basta con seleccionar "Panel de Tareas" del menú Ver.
Existen diferentes "Paneles de Tareas", la que se presenta en la figura anterior,
es cuando desea hacer un nuevo documento. Como puede observar, está
dividida en las siguientes secciones:
1. Abrir un documento: Se listará los últimos 4 documentos que se han
abierto. Es lo mismo que ir al menú Archivo y seleccionar el archivo
deseado.
2. Nuevo: Para crear un nuevo documento en blanco
3. Nuevo a partir de un documento existente: El nuevo documento se
basará en el formato y características de uno existente, es como utilizar
una plantilla
4. Nuevo a partir de una plantilla: Existen plantillas ya determinadas que se
pueden utilizar, más adelante se verá con mayor detalle esta opción

Paneles de Tareas Adicionales

Una vez activado el Panel de Tareas, puede seleccionar otros paneles
con solo dar un clic en la punta de flecha que aparece a la par de la X.
A medida que se vaya viendo los comandos involucrados en el panel de
tareas, se explicarán con mayor detalle.

Etiquetas Inteligentes (solo XP)

Las etiquetas inteligentes ayudan a identificar datos y posibles errores en una
forma más rápida. Las más utilizada es la de "pegar”

Etiqueta Inteligente "Pegar"

Cuando se hace la función de Pegar, aparecerá esta etiqueta para

seleccionar entre varias opciones, la que mejor nos convenga
Activar o Desactivar las Barras de Herramientas

Para activar o desactivar las barras de herramientas ejecute los

siguientes pasos:

1. Clic en "Menú Ver/Barras de Herramientas"

2. Si tiene un check, implica que está activada de lo contrario está
desactivada

También puede activar o desactivar las barras de la siguiente Forma:

1. Ubique el cursor del Mouse sobre cualquier parte de las barras de

herramientas y de un clic con el botón derecho.

Guardar un documento.

Para guardar un libro (por primera vez o con otro nombre), en el disco duro del
computador o en el disquete, debe un clic en "Menú Archivo / Guardar como..."

Para guardar un libro que ya tiene nombre debe hacerlo con el comando
Guardar ("Menú Archivo/Guardar") o con el botón de Guardar de la barra de
herramientas de formato
En esta ventana debe indicar:

a) El nombre del libro

b) El tipo de archivo. Normalmente será Libro de Microsoft Excel, pero se
tiene un menú desplegable (haciendo clic en la punta de flecha de la
derecha) con otros tipos, por ejemplo, guardar el documento como una
plantilla, como ya se verá más adelante.

c) La carpeta dentro del cual va a guardar el libro. Se indica en la casilla

Guardar en y podrá cambiarlo o buscarlo mediante los botones amarillos
de la derecha.

Abrir un Libro.

Para comenzar a trabajar con un libro, hay que abrirlo con el comando Abrir, las
cuales se tienen las siguientes opciones

 Clic en "Menú Archivo/Abrir"

 La combinación de teclas "CTRL + A"
 Botón de Abrir

Esta ventana es similar a la del comando Guardar. La diferencia principal

estriba en que dispone de algunas opciones para buscar el nombre del libro
que intenta abrir.
Normalmente, conoce el nombre del archivo que desea abrir y bastará
escribirlo en la casilla "Nombre del archivo" y hacer clic en el botón "Abrir",
también puede localizarlo en la lista que se presenta, y en este caso bastará
con hacer doble clic sobre él para abrirlo.
Mediante el botón de vista, la lista puede seleccionar la forma como verá
de documentos.

Eliminar un documento

Desde el comando Abrir también puede eliminar un documento, de la

siguiente forma:

1. Seleccione el documento
2. Pulsar la tecla suprimir

Creando carpetas

También desde el comando abrir, puede crear alguna carpeta que desea
en ese momento, con el siguiente botón

Desplazamiento por la hoja de cálculo.

Puesto que la hoja de cálculo tiene una extensión de 256

columnas por 65.536 filas, Excel proporciona varias formas de desplazamiento
y visualización a través de la ventana de documento. Es importante conocerlas
y practicarlas todas, ya que cada una tiene su utilidad en determinado
momento.
El Cursor del ratón indica donde está el puntero del ratón, y adopta dos formas
según el entorno:

 Es una flecha cuando está encima de los menús o barras de

Herramientas
 es una cruz gruesa y blanca, cuando está en las celdas
 Si se está editando una celda el cursor se convierte en una I
alargada

Desplazamiento a una celda, mediante el Mouse:

Desplazar el cursor del Mouse hasta la celda deseada y hacer clic

Desplazamiento a una celda, mediante el teclado:

Con las teclas de dirección (izquierda, derecha, arriba y abajo)

Desplazamiento a una celda, mediante combinaciones de teclas;

Por medio de las teclas, se puede desplazar rápidamente por la hoja, a

continuación se muestran las mayorías de estas combinaciones
 Tecla Descripción
Flecha Arriba Se desplaza una celda hacia arriba
Flecha Abajo Se desplaza una celda hacia abajo
Flecha izquierda Se desplaza hacia la izquierda una celda
Flecha derecha Se desplaza hacia la derecha una celda
Inicio Se desplaza al inicio de la celda
Re Pág Se desplaza a la pantalla anterior
Av Pág Se desplaza a la pantalla siguiente
CTRL + Fin Se desplaza a la celda inferior derecha de los datos
CTRL. + Inicio Se desplaza hasta la primera celda disponible
CTRL. + Re Pág Se desplaza a la hoja anterior
CTRL. + Av Pág Se desplaza a la hoja posterior
CTRL. + I Despliega una ventana indicando la celda a
desplazarse

Desplazamiento a una celda, usando otros métodos:

 Usando la barra de desplazamiento y luego dando un clic en la

celda
 Usando el selector de celda
 Pulsando la tecla F5

Practique el desplazamiento a través de su hoja de cálculo utilizando cada uno

de los siguientes métodos e intente descubrir las técnicas que más le facilite su
trabajo.

Obtención de ayuda.

Excel utiliza la aplicación ayuda de Windows estándar. Para iniciar la Ayuda

puede utilizar alguna de las siguientes formas:


Seleccione la tecla F1

Barra de menú donde se encuentra el signo de interrogación “?”

Seleccione la orden contenido del "Menú de ayuda ”

Mayúscula F1 (¿Qué es esto?) y luego dando un clic sobre la
parte de la ventana o comando que uno quiere saber para qué
funciona

Rangos.
Los rangos son porciones rectangulares de su hoja de cálculo. El rango más
pequeño posible es una sola celda y el más grande es toda su hoja de cálculo.
Para que la edición sea más fácil y eficiente puede definir un rango de
cualquier tamaño.
Seleccionar un Rango

Para seleccionar un rango de varias celdas, ubique el cursor en una celda y

arrastre a la última celda deseada. También puede hacerlo
Manteniendo oprimida la tecla "SHIFT" y moviendo las flechas del teclado.

Eliminar Rangos.

Puede eliminar rangos simples y múltiples de forma rápida y fácil,

seleccionando primero el rango y luego pulsando la tecla de "SUPR", también
puede dar un clic en el "Menú Edición/Borrar/Contenido (podrá borrar Todo, los
formatos, el contenido y los comentarios).

Deshacer

En ocasiones se cometen errores y se borra, se copia, se mueve información o

se le da un formato a un rango de celdas en forma equivocada. Para estas
situaciones se tiene la opción de deshacer, la cual se puede ejecutar de las
siguientes formas:

 Dando un clic en el botón deshacer

 La combinación de teclas CTRL + Z
 Menú Edición y luego Deshacer
escritura

Las últimas acciones realizadas.

Si da un clic en la punta de flecha, que hay a la derecha del icono deshacer,

aparecerá una lista con últimas acciones para deshacer, colocando el cursor en
la lista podrá deshacer varias acciones a la vez.

Rehacer

De la misma forma, se puede rehacer las acciones que acabamos de deshacer.

Creación de la primera hoja de cálculo.

Excel permite introducir información, valores y fórmulas en las celdas de la hoja

de cálculos. A continuación se creará una hoja de cálculo sencilla sobre un
presupuesto.

Nota:
A partir de este punto, cuando encuentre la siguiente imagen, implicará
que debe ejecutar los comandos indicados

Introducción de Etiquetas.

Las etiquetas son simplemente todo aquello que no desea manipular

aritméticamente. Para introducir información puede ejecutar uno de los
siguientes pasos, una vez ubicado en la celda correspondiente:

 Escriba la información y pulse la tecla "ENTER”. Esta forma lo

ubicará en la celda de abajo. Ejemplo, si está en la celda B5, lo
posicionará en la celda B6
 Escriba la información y utilice las flechas del teclado. Esta forma
lo ubicará en la celda siguiente de la Hecha. Ejemplo, si está en la
celda B5, lo posicionará en la celda C5 si pulsó la flecha hacia la
derecha y si pulsó la flecha hacia la izquierda lo ubicará en la
celda A5
 Escriba la información y de un clic sobre cualquier otra celda
 Escriba la información y de un clic sobre el check (√), que se
encuentra en la barra de fórmula (color verde)

Notas:
Si en el momento de escribir desea corregir y no ha dado la tecla
"ENTER" puede ejecutar lo siguiente:
 Utilice la tecla de "RETROCESO" para eliminar los últimos
caracteres y volver a escribirlo
 Pulse la tecla Ese y vuelva a escribir la información

Excel despliega la información (que son etiquetas) con justificación izquierda y

los números con justificación a la derecha y permite que las etiquetas extensas
ocupen celdas adyacentes siempre y cuando éstas no estén ocupadas

Introducción de valores.
Los valores son números que desea añadir, substraer, multiplicar, dividir
y utilizar en las fórmulas y funciones. La figura 1-2 muestra los valores, o
cantidades, introducidos junto a cada una de las etiquetas de su hoja de
cálculo.
Introducción de fórmulas.
El potencial de Excel reside en su habilidad para calcular fórmulas, en las
cuales, puede utilizar direcciones de celda para representare el valor que
contendrá en un momento dado. Antes de escribir una fórmula hay que
anteponer el signo igual (=s) o el signo más (+).
Al escribir una fórmula se puede escribir el valor, la celda o se puede
seleccionar cada una de las celdas y pulsar el carácter correspondiente.
Nota: En una fórmula, NO debe haber espacios

Ejemplos:

=25*8
Implica que el resultado de la multiplicación se visualiza en
la celda donde se escribió la fórmula
=
C5*D5
Implica que multiplicará el valor de la celda C5 con el valor
de la celda D5, el resultado se visualiza en la celda donde
escribió la fórmula
=C5+540
Implica que sumará el valor de la celda C5 a 540, el
resultado se visualiza en la celda donde escribió la fórmula

Puede construir fórmula que sumen, resten, multipliquen, dividan y realicen

exponenciales. El símbolo — significa substracción; el símbolo *, multiplicación;
el símbolo /, división, y el símbolo ^ (Alt+94), operaciones con exponenciales.
(Para elevar 12 al cuadrado, utilice la fórmula =12^2.)

Excel sigue las reglas estándar de preferencia de tos operadores.

1. Las operaciones exponenciales se realizan primero
2. La multiplicación y división después
3. La suma y resta a continuación.
Para omitir estas reglas, utilice los paréntesis redondos. Excel, primero
realiza la función más interna en paréntesis anidados. La fórmula
=((1+2)*3)^4 suma 1 y 2, luego multiplica el resultado por 3, y finalmente
eleva el resultado a la cuarta potencia, siendo su resultado 6561.

Rangos,
Los rangos son porciones rectangulares de su hoja de cálculo. El rango más
pequeño posible es una sola celda y el más grande es toda su hoja de cálculo.
Para que la edición sea más fácil y eficiente puede definir un rango de
cualquier tamaño.

Seleccionar un Rango
Para seleccionar un rango de varias celdas, ubique el cursor en una celda y
arrastre a la última celda deseada. También puede hacerlo manteniendo
oprimida la tecla "SHIFT" y moviendo las flechas del teclado.

Eliminar Rangos.

Puede eliminar rangos simples y múltiples de forma rápida y fácil,

seleccionando primero el rango y luego pulsando la tecla de “SUPR ”, también
puede dar un clic en el "Menú Edición/Borrar/Contenido (podrá borrar Todo, los
formatos, el contenido y los comentarios).

Práctica 1

Introduciendo Etiquetas. Valores y Fórmulas

1. Introduzca la información que se encuentra en la ventana anterior

2. Ubique el cursor en la celda C8
3. Escriba lo siguiente:
-C1+C2+C3+C4+
4. Seleccione la celda C5 y escriba el signo más
5. Seleccione la celda C6 y pulse la tecla “ENTER ”
6 Guarde el documento con el Nombre “Práctica 1 ”

Eliminando celdas

1. Seleccione el rango A6:C6

2. Pulse la tecla “SÜP”
3. Ubíquese en la celda C8

Como puede notar, el valor de la celda se modificó, pero en la fórmula continua

la celda C6.

Nota: En el ejemplo anterior, pudo haber escrito los valores en forma

directa, tal como se muestra a continuación. Aunque el resultado es el
 mismo, en caso de que alguno de los valores se tenga que modificarlos,
habría que escribir la fórmula o modificarla

-500+12,5+100+250+125+75
Una vez escrito la fórmula, esta quedaría como se muestra en la siguiente
ventana:

Copiar y Cortar (Mover).

Cuando se habla de copiar, se refiere a colocar una copia, de un rango de

celdas, en otro lugar; mientras que cuando se habla de cortar se desea mover
el rango de celdas de un sitio para llevarlo a otro sitio. Se puede utilizar varios
métodos.

Copiar

1) Seleccione el rango de celdas

ón de copiar
También se puede dar la instrucción copiar de la siguiente forma:

 Menú Edición/Copiar
 CTRL + C
 Ubique el cursor del Mouse sobre el rango, se le da clic derecho y luego
copiar
 Ubique el cursor del Mouse sobre el perímetro del rango seleccionado,
hasta que el cursor se convierta en una flecha con una cruz con puntas
de flecha, se arrastra (con el botón izquierdo) oprimiendo y manteniendo
oprimida la tecla CTRL hasta el lugar deseado. No necesita dar la
instrucción de pegar. No es recomendable cuando desea copiar hacia
una posición muy distante
  Excel tiene una opción particular para copiar a celdas adyacentes,
la cual es ubicar el cursor en la parte inferior derecha del rango de
celdas, hasta que el cursor se convierta en una cruz delgada de color
negro y arrastre hacia las celdas de la izquierda, derecha, superior o
inferior

3) Ubíquese en el lugar que desea copiar

4) De un clic en el botón de pegar

También se puede dar la instrucción pegar de la siguiente forma:

 Pulse la tecla "ENTER"
 Menú Edición/Pegar
 CTRL+V
 Ubique el cursor del mouse sobre la posición deseada, se le da clic
derecho y luego pegar

Cortar (Mover)

1) Seleccione el rango celdas

2) De un clic en el botón de cortar

También se puede dar la instrucción cortar de la siguiente forma:

 Menú Edición/Cortar
 CTRL + X
 Ubique el cursor del mouse sobre el rango seleccionado, se le da clic
derecho y luego cortar
 Ubicando el cursor del mouse sobre el perímetro del rango
seleccionado, hasta que el cursor se convierta en una flecha con una
cruz con puntas de flecha, se arrastra (con el botón izquierdo) hasta
el lugar deseado. No necesita dar la instrucción de pegar. No es
recomendable cuando desea mover hacia una posición muy distante
3) Ubíquese en el lugar que desea mover

4) De un clic en el botón de pegar

También podemos dar la instrucción pegar de la siguiente forma:
 Pulse la tecla "ENTER"
 Menú Edición/Pegar
 CTRL + V
 Ubique el cursor del mouse sobre la posición deseada, se le da clic
derecho y luego pegar

Es aconsejable practicar todos los métodos y elegir el que nos sea más
cómodo.
Copiando celdas

1. Seleccione las celdas C1:C5

2. Pulse las teclas CTRL+C
3. Seleccione las celdas D1:E1
4. Pulse la tecla “ENTER”

Moviendo celdas

1. Seleccione las celdas C1:E8

2. Ubique el cursor en las celdas seleccionadas y llame al menú de
contexto (botón derecho)
3. De un clic en Cortar
4. Ubique el cursor en la celda B1
5. Pulse la tecla “ENTER”

Trabajando con celdas, filas y columnas.

Excel permite insertar o eliminar celdas, filas y columnas de la hoja de cálculo

con rapidez y eficiencia.

Insertando Filas, Columnas o Celdas

Filas

 Seleccione la fila (clic sobre el número de fila), ubique el cursor

 sobre la selección, llame al menú de contexto y elija Insertar
Seleccione la fila, de un clic en Menú Insertar/Fila
 Ubíquese en cualquier celda de la fila a insertar, de un clic en Menú
Insertar/Fila
 Ubíquese en cualquier celda de la fila a insertar, de un clic en Menú
Insertar/Celda, seleccione "Insertar Toda una fila".
 Ubíquese en cualquier celda de la fila a insertar, llame al menú de
contexto y elija Insertar, seleccione "Insertar Toda una fila" y luego
"Aceptar"

Columnas

 Seleccione la columna (clic sobre la letra de la columna), ubique el

Cursor sobre la selección, llame al menú de contexto y elija Insertar
 Seleccione la columna, de un clic en Menú Insertar/columna
 Ubíquese en cualquier celda de la columna a insertar, de un clic en
 Menú Insertar/columna
 Ubíquese en cualquier celda de la columna' a insertar, de un clic en
 Menú Insertar/Celda, seleccione "Insertar Toda una columna"
  Ubíquese en cualquier celda de la columna a insertar, llame al
 menú de contexto y elija Insertar, seleccione "Insertar Toda una
 columna" y luego "Aceptar"

Celdas

 Seleccione la celdas, ubique el cursor sobre la selección, llame al

menú de contexto y elija Insertar y luego "Desplazar las celdas hacia
abajo o derecha"
 Seleccione las celdas a insertar, de un clic en Menú Insertar/Celdas y
luego "Desplazar las celdas hacia abajo o derecha"

Insertando filas

1. Seleccione las filas de la 1 a la 4

2. Clic en Menú Insertar/Filas

Eliminando Filas, Columnas o Celdas

Filas

 Seleccione la fila (clic sobre el número de fila), ubique el cursor

sobre la selección, llame al menú de contexto y elija Eliminar
 Seleccione la fila a eliminar, de un clic en Menú Edición/ Eliminar
 Ubíquese en cualquier celda de la fila a eliminar, de un clic en
Menú Edición/ Eliminar, seleccione "Toda la fila" y luego "Aceptar"
 Ubíquese en cualquier celda de la fila a eliminar, llame al menú de
contexto y elija Eliminar, seleccione Toda la fila" y luego "Aceptar"

Columnas

 Seleccione la columna (clic sobre la letra de la columna), ubique el

cursor sobre la selección, llame al menú de contexto y elija
Eliminar
 Seleccione la columna, de un clic en Menú Edición/Eliminar
 Ubíquese en cualquier celda de la columna a eliminar, de un clic
en Menú Edición/Eliminar, seleccione “Toda la columna" y luego
"Aceptar"
 Ubíquese en cualquier celda de la columna a insertar, llame al
menú de contexto y elija Eliminar, seleccione "Toda la columna" y
luego "Aceptar"

Celdas

 Seleccione la celdas, ubique el cursor sobre la selección, llame al

menú de contexto y elija Eliminar y luego "Desplazar las celdas
hacia izquierda o arriba"
 Seleccione las celdas a eliminar, de un clic en Menú
Edición/Eliminar y luego "Desplazar las celdas hacia izquierda o
arriba"
Eliminando filas

1 Seleccione las filas 2

2. Clic en Menú Edición/Eliminar

Búsqueda y Reemplazo de información

Excel proporciona comandos para buscar y reemplazar información tanto en

toda la hoja como en todo el libro

Búsqueda

Para buscar información, existen dos formas, las cuales se detallan a

continuación:
Comandos Básicos

 Clic en Menú Edición/Buscar

 Ctrl + B

El botón de "Buscar siguiente" buscará lo solicitado de uno en uno, mientras

que el botón de "Buscar todo", buscará lo solicitado en toda la hoja o en todo el
libro. El botón "Opciones", le permitirá configurar la búsqueda tal como:

 Coincidir mayúscula v minúscula: Al estar activado esta casilla,

buscará lo solicitado, respetándole la forma en que lo escribió.
 Coincidir con el contenido de toda la celda: La información a buscar
debe coincidir con el contenido de la celda, por ejemplo, desea
buscar las celdas que tienen la frase "Alquiler de carro", el contenido
de la celda A 12 es "Alquiler de carro" y el contenido de la celda A 13
es "Alquiler de carro Ford"; al buscar, con esta opción activada solo
encontrará la celda A 12
 Dentro de: Buscará en la hoja actual o en todo el libro Buscar:
Buscará por filas o por columnas
  Buscar dentro de: Buscará lo solicitado en las celdas donde haya
fórmulas, valores o comentarios

Reemplazar
Para reemplazar información, existen dos formas, las cuales se detallan a
continuación:
 Clic en Menú Edición/Reemplazar
 Ctrl + L

Es muy similar a buscar información, solo que esta vez se desea reemplazar lo
buscado por otra palabra o frase.
El botón de "Reemplazar", cada vez que encuentre la información, le
preguntará si lo desea reemplazar, mientras que el botón "Reemplazar todos",
reemplazará la información sin preguntarle

Ortografía
Excel le permite comprobar la ortografía de una palabra seleccionada, de un
rango seleccionado o de todas las palabras de la hoja de cálculo. Este
comando se activa de la siguiente forma:

 Menú Herramientas/Ortografía
 Tecla F7

Al activar la ortografía le saldrá la siguiente ventana, donde aparecerá la

palabra que no encuentre en el diccionario. Para corregir una palabra Excel
sugiere la palabra que el considera correcta y a continuación seleccione el
botón Cambiar. Si considera que la palabra esta bien escrita y Excel le sugiere
otra indique el botón de omitir para que no efectúe el cambio.

El botón de "Cambiar todas", implica que si más adelante se encuentra la

misma palabra mal escrita, la sustituirá sin preguntarle si lo desea cambiar.

Trabajo con Formatos.

Con un formato apropiado, las hojas de cálculos son más fáciles de leer y más
atractivas. Esta sección pone a su disposición la forma más rápida de mejorar
su trabajo con las características de formatos de Excel.

Uso de la orden Autoformato (AutoFormat)

La característica Autoformato de Excel permite muchas tareas de asignación de
formato estándar en una sola operación. Al igual que la mayoría de las
características de Excel, puede accederse a Autoformato al dar clic en el Menú
Formato/Autoformato.
Para utilizar la orden Autoformato, ubíquese en cualquier lugar de la hoja o
seleccione el rango de celdas a la que desee dar formato, luego seleccione
Autoformato y Excel visualizará el cuadro de diálogo mostrado en la siguiente
ventana, escoja el formato deseado y de un clic en "Aceptar"

Autoformato

1. Seleccione el rango de celdas A4:E11

2. Clic en Menú Formato/Autoformato
3. Seleccione “Clásico 3” de un clic en “Aceptar”

Trabajando con el Formato Manual,

Generalmente, Excel alinea los valores en el lado derecho de la celda y las

etiquetas en el izquierdo del mismo. Puede hacer caso omiso de estas
alineaciones predeterminadas utilizando las herramientas alineación izquierda,
Alineación centrada, alineación derecha y Combinar y Centrar de la barra de
herramientas.

Combinar v Centrar
 1. En la celda A1, escriba: COMPAÑÍA LOS VALIENTES
2. Seleccione las celdas A 1 :E1
3. De un clic en el botón de “Combinar y Centrar”

Centrar

1. En la celda B3, escriba: ENE

2. En la celda C3, escriba: FEB
3. En la celda D3, escriba: MAR
4. En la celda E3, escriba: ABR
5. Seleccione las celdas B3:E3
6. De un clic en el botón "Centrar"

También puede dar estos comandos en el "Menú Formato/Celdas/ Alineación" y

aparecerá la siguiente ventana:

Alineación del Texto;

Horizontal Tiene las siguientes opciones:

 General: es el valor predeterminado para la alineación horizontal

 Izquierda: Alinea el contenido de la celda o del rango a la izquierda
 Centrar: Alinea el contenido de la celda o del rango al centro
 Derecha: Alinea el contenido de la celda o del rango a la derecha
 Rellenar: Rellena al ancho de la columna con la información que hay en la
celda
 Justificar: Alinea el texto a ambos lados (izquierdo y derecho) cuando está
activado el “Ajustar texto” de la sección control de texto, de esta misma
ventana.

Vertical Tiene las siguientes opciones:

 Inferior: es el valor predeterminado para la alineación vertical

 Centrar: Para centrar el contenido de la celda en forma centrada, pero
verticalmente.
 Justificar: Justifica la información pero en forma vertical, esto dependerá, si
está activado el "Ajustar texto", de la sección control de texto, de esta
misma ventana

Orientación;
Rotan las etiquetas y valores seleccionados que muestran, según el grado
deseado.

Orientación

1. Seleccione el rango B3:E3

2. Clic en Menú Formato/Celdas/Alineación
3. En “Grados” seleccione o escriba 60
4. En “Alineación Vertical”, seleccione “Centrar”
5. En "Alineación Horizontal, seleccione “General"
6. Clic en el botón Aceptar

Formatos a los Números.

Se puede asignar formatos numéricos tales como signos dólar, símbolos

de porcentajes y comas entre otros. Seleccione "Celdas" del "Menú Formato" y
luego la pestaña "Números" y le aparecerá la siguiente ventana:
La sección "Categoría" muestra los doces (12) formatos disponible, la sección
"Muestra" visualiza cómo aparece el valor en la celda activa cuando esta
formateado con cualquier formato,
Formato Numérico:

1. Seleccione las columnas de la “B” hasta la "E"

2. Clic en Menú Formato/Celdas/Numeración
3. Seleccione la categoría “Número"
4. Marque la casilla "Usar separador de miles (,)"
5. Seleccione 2 en la sección “Posiciones decimales”
6. Clic en "Aceptar"

Nota;
Cuando en una celda existe el signo numeral (#), significa que el ancho
de la columna no soporta el número que ha y en la celda. En la siguiente
sección se verá como cambiar el tamaño de las columnas o filas

Modificación del Tamaño de la Pila y la Columna.

Para modificar los tamaños de columnas y filas estándar, Excel permite realizar
los ajustes precisos a estas dimensiones, además, ocultar y mostrar las
columnas o filas seleccionada.

Para esto debe realizar alguno de los siguientes pasos:

 Menú Formato/Columnas o Filas/Ancho o Alto

  Ubique el cursor en la división de la letra (para columnas) o en el
número (para filas) hasta que el cursor se convierta en una raya con
flechas y arrastre el cursor a su nuevo tamaño
 Ubique el cursor en la división de letra o número y de doble clic, esto
ajustará al tamaño adecuado que hay en ese momento.

Ancho de Columnas

1. Seleccione las columnas de la "B" hasta la “E”

2. Ubique el cursor entre la letra "B" y la "C", hasta que el cursor se
convierta en una raya con flechas hacia la izquierda y derecha
3. De doble clic

Cambio de la Fuente, Tamaño de letra.

En la barra de herramientas de formato, Excel ofrece una variedad de

elecciones para cambiar la fuente (tipo de letra), tamaño negrita, cursiva y
subrayado.

También se puede utilizar el "Menú Formato/Celdas/Fuentes

Fuente:

1. Ubíquese en la celda A1
2. Clic en "Menú Formato/Celda/Fuente"
3. En “Fuente”, seleccione “Times New Román"
4. En “Estilo", seleccione Negrita
5. En “Tamaño", seleccione 16
6. En "Color", seleccione Azul
7. Clic en “Aceptar"

Los efectos especiales, tales como Tachado y subrayado, son activado por sus
cuadros de verificación. La sección "Vista Previa ” visualiza un ejemplo de la
selección de fuente actual, y la marca del cuadro Fuente Normal vuelve a
iniciar el valor predeterminado: Arial Normal de 10 puntos.

Creación de Bordes y Celdas Sombreadas.

Unas de las características más interesantes es que Excel permite crear líneas
y sombreados que sirvan de ayuda para organizar, clasificar y enfatizar la
información contenida en la hoja de cálculo.
Al utilizar la secuencia de comandos "Menú Formato/Celdas/Bordes”,
aparecerá la siguiente ventana
Primeramente seleccione el estilo de línea que desea, luego el borde que
desea con dicho estilo y por último, si lo desea, el color

Borde

1. Seleccione el rango A3:E11

2. Clic en "Menú Formato/Celda/Bordes"
3. Seleccione el último estilo de línea que se encuentra a la derecha (el que
es doble)
4. Clic en el botón "Contorno"
5. Clic en “Aceptar”

Impresión y Gestión de los Archivos.

La impresión con Excel es más sencilla y más rápida que con la mayoría de los
demás programas de hojas electrónicas conocidos. Excel además tiene varias
características de tratamiento de archivos únicas y cómodas que permiten
trabajar con más de una archivo al mismo tiempo, e importar o exportar a otros
tipos de archivos de documento. Veremos por encima estas funciones. Si no la
ha hecho ya, inicie Excel y abra su hoja de cálculo de ejercicio.

Impresión con Excel.

Para imprimir la hoja de cálculo de ejercicio, seleccione la orden imprimir del

menú de Archivo o seleccione la herramienta Imprimir de la barra de
Herramienta. Excel visualizará la siguiente ventana
El cuadro de diálogo Imprimir permite imprimir un determinado rango de
páginas, seleccionar una calidad de impresión apropiada, e introducir el
número de copias deseado. Además podemos marcar varios cuadros o
botones para imprimir sólo la hoja de cálculo, las notas de las celdas o ambas
cosas.

La Orden Configurar Página.

Cuando seleccionamos el botón Configurar página del menú de Archivo Excel

visualizará la siguiente ventana:

La sección Orientación permite seleccionar una orientación vertical estándar o

una orientación horizontal para las páginas impresas de la hoja de cálculo. El
tamaño de papel apropiado para la impresora se selecciona activando la lista
de Tamaño de papel.

La sección Escala permite ajustar el tamaño de la hoja de cálculo a un

determinado porcentaje o encajar un número determinado de páginas.

La pestaña de Márgenes permite introducir sus preferencias en centímetros, y

las casillas de verificación Centrar la página, centran la hoja de cálculo impresa
horizontal o verticalmente entre los márgenes seleccionados.
La pestaña de Hoja de esta ventana, permite seleccionar, la casilla Títulos de
filas y columnas imprime la letra de la columna y el número de la fila de los
bordes. Marcado la casilla de verificación Imprimir Líneas de División se
imprimirán las líneas que dividen las celdas de la hoja de cálculo. La casilla de
verificación imprimir Celdas en Blanco y Negro imprime las celdas en blanco y
negro.
Cuando trabajamos con hojas de cálculo cuya impresión requiera más de una
página, deseará diseñar una columna o fila particular para que aparezca como
título en cada página impresa de la hoja de cálculo. Seleccione imprimir título
introduzca la dirección del rango de la fila(s) o columna(s) que desee utilizar en
el cuadro de texto apropiado. En la definición del rango no es necesario
introducir todas las letras y números, pero debería hacer su definición absoluta.

Para establecer las filas de la 1 a la 5, como título de impresión horizontal,

introduzca la definición $1:$5, para establecer las columnas A y la B como el
título de impresión vertical introduzca la definición $A:$B.

Para imprimir y dividir las páginas de la hoja de cálculo por columnas, debemos
marcar el botón de opción Abajo, luego hacia la derecha. Para imprimir y dividir
las páginas de la hoja de cálculo por filas, debemos marcar el botón Hacia la
Derecha, Luego hacia Abajo.

La orden Vista Preliminar.

Al seleccionar la orden Vista preliminar del menú de Archivo o

seleccionar vista previa del cuadro de diálogo imprimir, Excel visualizará una
presentación preliminar de la hoja de cálculo del ejercicio. Para hacer que la
visualización del contenido de nuestra hoja de cálculo de ejemplo sea más
sencilla, se anulará la selección de la casilla imprimir línea de división en el
cuadro de diálogo configurar página.

La ventana de presentación preliminar dispone de nueve botones de mandato.

Siguiente y Anterior permite desplazarse a través de las páginas de las hojas
de cálculo. El botón Zoom amplía de la vista actual para que ocupe la ventana
completa. El botón Imprimir imprime la hoja de cálculo, configurar visualiza el
cuadro de diálogo Configurar Página y el botón Márgenes visualiza la línea de
los márgenes punteada. Es posible cambiar los márgenes de páginas
desplazando estas líneas con el ratón, Salto de página establecer un salto de
página en una posición determinada de la hoja de cálculo. Para regresar a la
ventana de principal de Excel, seleccione el botón Cerrar y el botón de ayuda
que le dará información que desee antes de imprimir.
Establecer Área de Impresión

Si NO se desea imprimir toda la hoja, sino un rango, debe establecer el rango

de impresión. Para establecer un área determinada de la hoja de cálculo a
imprimir, en primer lugar debemos seleccionar el rango que deseamos imprimir,
y a continuación seleccione del menú Archivo, Área de impresión y luego
Establecer área de impresión. Excel traza unas líneas punteadas a lo largo de
los bordes del área de impresión, y al ejecutar la orden imprimir del menú de
Archivo, Excel imprime solamente el rango establecido como área de
impresión. Para cambiar el área de impresión, debemos seleccionar el nuevo
rango de la hoja de cálculo y a continuación activar la orden Establecer área de
impresión de nuevo.
Gestión de los Archivos con Excel.

Excel permite trabajar con varias hojas de cálculo al mismo tiempo y exportar e
importar archivos hacia o desde otras aplicaciones. Todas estas posibilidades
son accesibles desde el menú Archivo. A continuación, ofrecemos una breve
discusión de cada una de ellas.

Tratamiento de varios Archivos

Cuando inicie Excel, se abre automáticamente una hoja de cálculo llamada

Libro 1. Para abrir un archivo de hoja de calculo existente utilice la orden Abrir,
Para abrir hojas de cálculos adicionales o Libro de Excel, utilice la orden Nuevo
del menú de Archivo.

Seleccione la opción de libro y a continuación Aceptar, cada uno de los libros o

hojas de cálculos abiertos se visualiza en una ventana de documento
independiente, y cada ventana se lista como una opción del menú Ventana.
Para cerrar una ventana activa, seleccione la orden Cerrar del menú Archivo. Si
ha modificado la hoja de cálculo y su atributo no es sólo lectura, Excel le
preguntará si desea almacenar sus cambios antes de cerrar.

Eliminación de Hojas de Cálculos.

Para borrar o eliminar las hojas de cálculos, seleccione la orden Eliminar hoja,
del menú Edición y Excel visualiza el siguiente cuadro

Exportar e Importar.

Para crear una hoja de cálculo exportable a otra aplicación, seleccione la orden
Guardar Como del menú de Archivo, active la lista desplegable Guardar Como
Tipo y seleccione el tipo de archivo que desea crear.

Para recuperar un archivo de hoja de cálculo creado originalmente con otra

aplicación, seleccione la orden Abrir del menú de Archivo. Active la lista
desplegable Tipo de Archivo y seleccione el tipo de archivo que desea
recuperar o importar.
Presentación de los datos en Gráfico.
Excel no limita su capacidad de presentación de la información a las filas y las
columnas de la hoja de cálculo. Las características de gráficos del programa
permiten representar gráficamente los datos de la hoja de cálculo de diferentes
formas.

Creación y trabajo con Gráfico.

Excel le permite crear una serie completa de gráficos, incluyendo gráficos de

líneas, gráficos de áreas, gráficos de barras, gráficos de columnas y circulares.
En este tema crearemos una nueva hoja de cálculo para utilizarla como
documento de ejercicio. Si tiene abierta la hoja de cálculo de ejercicio 1 en su
pantalla, utilice la orden de Cerrar del menú Archivo para retirarla, y después
seleccione la orden nuevo o de la barra de herramienta. En cualquier otro caso,
inicie Excel y se visualizará automáticamente un libro o hoja de cálculo en
blanco,
El modo más fácil y directo de convertir las hojas de cálculo en gráficos es con
Asistente para Gráficos. Al utilizar el asistente, podrá elegir el tipo de gráfico

Gráfico

1. Cierre todos los libros

2. Abra un libro nuevo y lo guarda con el nombre de “Ejercicio 2”
3. Escriba los datos que se encuentran en la siguiente ventana.
4. Para empezar, seleccione el rango de hoja de cálculo que desea realizar
un gráfico. Incluya cualquier encabezado de fila o columna en su
selección el rango A2:D4 en su hoja de cálculo de ejercicio.
5. A continuación, seleccione la herramienta Asistente para Gráficos de la
barra de herramienta. Excel visualiza el primero de los cuatros pasos de
diálogo del Asistente para Gráficos llamado Tipo de Gráficos

6. Podemos seleccionar cualquier tipo de gráfico visualizado en el cuadro

de diálogo. Para continuar nuestro ejercicio seleccione columnas, y a
continuación el botón siguiente, que se encuentra en la parte inferior del
cuadro de diálogo. Excel visualizará el segundo paso del Asistente para
gráficos
7. Excel dibuja un recuadro para mostrar los valores de su gráfico y el
Asistente para Gráficos permite seleccionar un nuevo rango en la hoja de
cálculo o introducir una nueva definición de rango en el cuadro de texto.
Las opciones Fila (o columna) indican al Asistente para Gráficos si la
primera fila (o columna) del rango de la hoja de cálculo seleccionado
contiene una serie de datos o etiquetas. La opción usar columna (o fila)
indica al asistente para Gráficos si la primera columna (o fila) del rango
de la hoja de cálculo seleccionado contiene descripciones de las series
de datos, referidas como texto de leyenda, o representa actualmente el
primer punto de datos de las series. Acepte los parámetros
predeterminados del Asistente para Gráficos y seleccione el botón de
mandato siguiente para visualizar el tercer paso de diálogo Asistente para
gráficos.

8. Ahora vamos a añadir un titulo al gráfico. Desplace el cursor de selección

al cuadro de texto Título del Gráfico e introduzca el título que desee para
su gráfico, también podemos añadir títulos a los ejes del gráfico
introduciendo el rango de hoja de cálculo apropiado para el horizontal, la
etiqueta de Eje de categorías X), y el rango para el vertical, la etiqueta
de Eje de valores (Y) o (Z), tenemos una serie de opciones que el
estudiante podrá dejar por defecto sin afectar su gráfico como son: Eje,
Líneas de división. Leyenda, Rótulos de datos. Tablas de datos.
9. Para continuar hagamos clic en siguiente y para visualizar el cuarto y
último paso de diálogo Asistente para Gráfico
 El Asistente para Gráficos permite ubicar su gráfico en una hoja de
cálculo existente o en una nueva, si tomamos la opción en una Hoja
Nueva, a continuación escriba un nombre para la hoja del nuevo gráfico,
en el cuadro en una Nueva Hoja para situar el gráfico en una hoja de
gráfico nueva.

Haga clic en Como Objeto en, seleccione el nombre de una hoja y, a

continuación, haga clic en aceptar para situar el gráfico como un objeto
incrustado en una hoja de cálculo. Arrastre el cuadro incrustado hasta
donde desee situarlo en la hoja de cálculo.

Almacenamiento, Recuperación e impresión de gráficos.

La forma más fácil de almacenar, recuperar e imprimir un gráfico es haciendo

que forme parte de la hoja de cálculo. Además es posible almacenar,
recuperare imprimir los gráficos como archivos independientes solo debe hacer
clic en cuarto cuadro de diálogo de Ubicación de gráfico de le un nombre y
Excel lo colocará en forma independiente dentro de su libro de Excel.

Impresión de Gráfico como elementos independientes.

Los gráficos se pueden imprimir como la parte de la hoja de cálculo en la que

están ubicados, o como elementos independientes. Para imprimir un gráfico
como un elemento independiente, seleccione el gráfico, vaya al menú de
Archivo y a continuación haga clic en imprimir y tome la opción imprimir Gráfico
seleccionado.

Automatización del Trabajo con Macros.

Excel permite crear programas independientes llamados macros para
automatizar las secuencias repetitivas de pulsaciones, o para utilizar
aplicaciones potentes, tales como contabilidad de puntos de ventas y gestión
de inventarios.
En esta lección muestra cómo crear una macro sencilla con la Orden Grabar
Macro y cómo activarla con la orden ejecutar.
La Orden Grabar Macro.
La forma más fácil de crear una macro es utilizando la orden grabar para
grabar las acciones que desea automatizar. Creemos una macro para introducir
una etiqueta para nuestra compañía de Ventas de repuesto como un
encabezado, aunque podríamos escribir manualmente esta etiqueta cada vez
que queremos introducirla, una macro puede automatizar el proceso.

Para empezar, desplace el selector de celda a una celda vacía en donde desee
introducir la etiqueta. Seleccione la orden Macro del menú de Herramientas y
seleccione Grabar Nueva Macro para visualizar el cuadro de dialogo mostrado
en la siguiente ventana

Introduzca un nombre para la macro puede contener cualquier combinación de

letras y números pero no espacios en blanco. También podemos introducir una
tecla equivalente que opera con la Tecla CTRL, para activar la macro. Excel
asigna letras por orden alfabético como valor predeterminado para las teclas
equivalentes.
Complete el cuadro de diálogo Grabar Macro y seleccione aceptar para
empezar la grabación. Cuando Excel visualice la palabra "Grabando" en la
barra de estado, escriba Equipos en Inventarios y luego pulse enter.
Seleccione la orden Detener Grabación

La orden Ejecutar

Para ejecutar una macro, desplace el selector de celda a una celda vacía y
pulse la combinación de teclas que asignó a la macro. Excel introducirá
automáticamente la etiqueta o los pasos que usted grabó. También puede
ejecutar una macro seleccionando del menú de Herramienta y luego la opción
Macro y la orden macros y visualizará el cuadro de diálogo mostrado en la
siguiente ventana, seleccione la macro y haga clic en ejecutar.

La orden grabar también le permite grabar macros formadas por acciones tales
como opciones de órdenes de menús, selector de celda y movimientos de
cursos y selección de rangos de la hoja de cálculo,

Las hojas de macro utilizan las mismas técnicas de impresión, almacenamiento

y recuperación que las hojas de cálculos normales. Para recuperar un archivo
de hoja de macro abra normalmente y Excel le preguntará si desea activar o
desactivar el macro de la hoja donde se generó la macro y lo puede utilizar en
otra hoja de cálculo cuando usted lo desee solamente activando desde el menú
de Herramientas y seleccionando Macro y luego Macros y ejecutando la macro
seleccionada.